Archief van de provinciale registratiecommissies voor aannemers

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 104 Archief van de provinciale registratiecommissies voor aannemers Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst [2012] door Liesbeth DE FRENNE Brussel Bruxelles 2013

2

3 ARCHIEF VAN DE PROVINCIALE REGISTRATIECOMMISSIES VOOR AANNEMERS VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST [2012]

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 104 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen AfgeleideWerken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND ISBN : Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume D/2013/531/006 Bestelnummer Numéro de commande : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 104 Archief van de provinciale registratiecommissies voor aannemers Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst [2012] door Liesbeth DE FRENNE Brussel Bruxelles 2013

6

7 DANKWOORD Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp en medewerking gekregen van een aantal personen die ik in dit woord vooraf wil vermelden. In de eerste plaats wil ik de heren Paul Delsarte, Alain Deberg en Christian De Wit bedanken, mijn contactpersonen inzake het archief van de provinciale registratiecommissies voor aannemers. Zij gaven mij tekst en uitleg over de organisatie en de werking van deze commissies, de archiefvorming en de werking van de databank. Mijn dank gaat eveneens uit naar dhr. Karel Velle, algemeen rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, Advisering en Coördinatie van Verwerving en Selectie van het Algemeen Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden ten slotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. 5

8

9 INHOUDSTAFEL DANKWOORD...5 INHOUDSTAFEL...7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN...9 A. BRONNEN...9 B. WERKEN...9 C. WEBSITES...9 LIJST VAN AFKORTINGEN...11 DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE...13 GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING...15 A. BEKNOPTE GESCHIEDENIS VAN DE COMMISSIES...15 B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE COMMISSIES...16 C. ORGANISATIE EN WERKING VAN DE COMMISSIES...17 DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE...18 A. ARCHIEFVORMING EN BEHEER...18 B. SELECTIE VAN HET ARCHIEF

10

11 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN A. BRONNEN Belgisch Staatsblad Erkenning van aannemers, FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie, Brussel, p. 3. [brochure] B. WERKEN P. BOURGEOIS, Le Ministère des Finances. Etude de l administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie : , Brussel, H. COPPENS, Archiefterminologie (AT2), Brussel, 2004, p. 44. P. DROSSENS, Archief gewogen. Een onderzoek naar de theorie en de praktijk van waardering en selectie, Brussel, Ph. FLAMME, L enregistrement des entrepreneurs, in: Journal des tribunaux, 1979 (94), pp C. WEBSITES FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie: FOD Financiën: EUR-Lex databank van de Europese Unie: 9

12

13 LIJST VAN AFKORTINGEN BS BTW FOD KB RA Belgisch Staatsblad Belasting op de Toegevoegde Waarde Federale Overheidsdienst Koninklijk Besluit Rijksarchief 11

14

15 DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE Op 1 september 2012 werd de registratieprocedure voor aannemers afgeschaft. Dit betekende dat de provinciale registratiecommissies opgeheven werden en dat hun archieven bijgevolg alle administratief nut verloren. In juni 2012 contacteerde de Algemene Administratie van de Fiscaliteit van de FOD Financiën, die sinds jaar en dag het secretariaat van deze commissies verzorgt, het Rijksarchief met de vraag of het archief van deze commissies in aanmerking kwam voor vernietiging of voor permanente bewaring. Omdat het hier archief betrof dat in elke provincie aanwezig is, werd beslist om een selectielijst te maken die dan bij alle gewestelijke directies verspreid zou kunnen worden. In augustus 2012 bracht de auteur van deze selectielijst een bezoek aan het archief van de provinciale registratiecommissie te Brussel. Op basis daarvan werd een selectielijst opgesteld en een studiedossier opgemaakt. In november 2012 werd deze selectielijst door de Algemeen Rijksarchivaris, dhr. Karel Velle, en door de Administrateur-Generaal van de Fiscaliteit, dhr. Carlos Six, goedgekeurd. 13

16

17 GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING A. BEKNOPTE GESCHIEDENIS VAN DE COMMISSIES In de strijd tegen de koppelbazen en de sociale en fiscale fraude in de bouwsector, werd in 1978 het systeem van de registratie van aannemers in het leven geroepen. 1 Enkel bij een bewezen bekwaamheid en een gebrek aan sociale en fiscale schulden kon een aannemer een registratie bekomen, die als garantie kon dienen bij het verwerven van opdrachten. Het systeem werd in de loop van de jaren aangepast en diende zelfs als een soort kwaliteitslabel waaraan een aantal voordelen werden verbonden zoals bijvoorbeeld een verlaagd BTW-tarief of een belastingvermindering voor energiebesparende investeringen. Bovendien moest een aannemer ook over een registratienummer beschikken om tot een overheidsopdracht te worden toegelaten. 2 Vanaf eind jaren 90 kwam het systeem van aannemersregistratie in België steeds meer onder druk te staan, vooral onder invloed van Europese regelgeving, in combinatie met de uitbreiding van de Europese Gemeenschap naar de Oost-Europese landen toe. Voor buitenlandse aannemers had de Belgische registratieplicht als specifiek nadeel dat het een omslachtig en tijdrovend systeem was, wat niet aangepast bleek aan de snel evoluerende economische migratie binnen de EG, en aan haar juridische hoeksteen, het vrij verkeer van diensten. 3 In een arrest van 9 november 2006 heeft het Europees Hof van Justitie gevonnist dat België in overtreding was met het vrij verkeer van diensten binnen de EU, door bepaalde verplichtingen, die waren vervat in de registratiereglementering, op te leggen aan personen die een beroep deden op niet in België geregistreerde buitenlandse aannemers. De voorafgaande registratie betekende een hoge toegangsdrempel voor buitenlandse bouwondernemingen. Na dit arrest onderging de registratieregeling voor aannemers dan ook een aantal grote wijzigingen 4. Zo werd de hoofdelijke aansprakelijkheid en de inhoudingsplicht niet langer afhankelijk gesteld van de registratie, maar wel van het al dan niet hebben van fiscale en sociale schulden. De registratie als aannemer was daarnaast geen regelmatigheidscriterium meer in de beoordeling van een offerte in het kader van overheidsopdrachten. Bovendien werden een aantal belastingverminderingen en fiscale voordelen losgekoppeld van de voorwaarde van het handelen met een geregistreerd aannemer. Deze aanpassingen bleken echter onvoldoende en de Europese Commissie oordeelde dat de registratie van aannemers niet conform was aan de verdragsbepalingen (art. 56 en 57) van het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie noch aan de bepalingen van de dienstenrichtlijn (Richtlijn 2006/123/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 december 2006 betreffende diensten op de interne markt). 5 De herhaaldelijke vermaningen 1 Ph. FLAMME, L enregistrement des entrepreneurs, in: Journal des tribunaux, 1979 (94), pp De registratie is niet te verwarren met het systeem van erkenning als aannemer, dat eerder betrekking heeft op het economisch en technisch kunnen van de aannemer. (Erkenning van aannemers, brochure van de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie, p. 3) 3 Art. 49 en 50 van het EG-verdrag van 25 maart KB van 27 december 2007 tot uitvoering van de artikelen 400, 401, 403, 404 en 406 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 en van artikel 30bis van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders. 5 Bericht van 16 augustus 2011 met betrekking tot de afschaffing van de registratie als aannemer (BS, 19 augustus 2011, 2 e editie). 15

18 van Europa noopten de Belgische overheid er uiteindelijk toe de registratie van aannemers en de hiertoe bevoegde provinciale registratiecommissies af te schaffen. 6 B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE COMMISSIES Vanaf hun ontstaan tot hun opheffing hebben de provinciale registratiecommissies voor aannemers steeds dezelfde taken uitgevoerd 7 : beslissen over de door aannemers ingediende aanvragen tot registratie beslissen over de schrapping van de registratie Om deze beslissingen te kunnen nemen diende de commissie te onderzoeken of de in de wetgeving vermelde voorwaarden om de registratie te bekomen vervuld waren of naar de omstandigheden die aanleiding konden geven tot schrapping van de registratie. Hiervoor kon zij een beroep doen op de daartoe aangestelde personeelsleden van de FOD (voordien het Ministerie van Sociale Voorzorg), de FOD Financiën (voorheen het Ministerie van Financiën) en de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (voordien Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid) en van de overheidsdienst belast met het toezicht op de werkloosheidsuitkering. In totaal werden tien registratiecommissies opgericht: één binnen elke provincie, waarbij de commissie voor Vlaams-Brabant ook de Nederlandstalige aanvragen uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest behandelde en de commissie voor Waals-Brabant hetzelfde deed voor de Franstalige aanvragen uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Elke commissie behandelde de aanvragen tot registratie en de verzoeken tot schrapping van: de natuurlijke personen die hun woonplaats hadden in haar ambtsgebied de rechtspersonen die hun maatschappelijke zetel hadden in haar ambtsgebied de tijdelijke of stille handelsvennootschappen die hun voornaamste inrichting hadden in haar ambtsgebied de maatschappen waarvan één van de vennoten zijn woonplaats of zetel in haar ambtsgebied had. Alle commissies behandelden ook aanvragen van aannemers die hun woonplaats, maatschappelijk zetel of voornaamste inrichting niet in België hadden. Voor deze buitenlandse aannemers gold dat ze hun aanvraag dienden te richten tot de commissie van het gebied waar hun voornaamste Belgische inrichting gelegen was ofwel, bij gebrek aan Belgische inrichting, bij de commissie van het ambtsgebied waar zij hun woonplaats in België gekozen hadden. 6 KB van 3 augustus 2012 tot uitvoering van artikel 21 van de wet van 7 november 2011 houdende fiscale en diverse bepalingen en tot wijziging van het KB van 27 december 2007 tot uitvoering van de artikelen 400, 401, 403, 404 en 406 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 en van artikel 30bis van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders (BS, 10 augustus 2012). 7 KB van 5 oktober 1978 tot uitvoering van de artikelen 299bis van het Wetboek van de inkomstenbelastingen en 30bis van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders (BS, 7 oktober 1978); KB van 27 december 2007 tot uitvoering van de artikelen 400, 401, 403, 404 en 406 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 en van artikel 30bis van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders (BS, 31 december 2007). 16

19 C. ORGANISATIE EN WERKING VAN DE COMMISSIES Een provinciale registratiecommissie bestond steeds uit negen leden: drie leden-ambtenaren, respectievelijk uit de bevoegdheidsdomeinen sociale zaken, financiën en werkgelegenheid, drie leden afkomstig uit de representatieve werknemersorganisaties drie leden benoemd op voorstel van de representatieve werkgeversorganisaties Het secretariaat van de commissies was in handen van de FOD Financiën en werd in de praktijk toegevoegd aan de diensten van de directie belastingen in de provinciehoofdplaatsen. De procedure voor de aanvraag tot registratie was wettelijk vastgelegd en kende doorheen de jaren een zekere evolutie. Aanvankelijk diende de aannemer zelf zijn registratie aan te vragen via een daartoe opgesteld formulier, vergezeld van de nodige bewijsstukken. De laatste jaren was de procedure evenwel vereenvoudigd en kon de aanvraag gebeuren door de ondernemingsloketten. Ook was het aantal bewijsstukken die bij de aanvraag moesten worden gevoegd sterk verminderd aangezien een groot deel van de gevraagde gegevens opgenomen was in de Kruispuntbank voor Ondernemingen, waartoe de commissie toegang had. Dit gold echter niet voor buitenlandse aannemers die nog steeds zelf hun aanvraag indienden en de nodige bewijsstukken verschaften. Binnen de twee maanden na indiening moest de registratiecommissie uitspraak over de aanvraag doen. De beslissing tot schrapping van een voordien door haar verleende registratie werd door de registratiecommissie genomen ingevolge een gemotiveerd verzoekschrift door één van de bevoegde ministers of door één van de in de commissie vertegenwoordigde organisaties. Alle beslissingen werden genomen tijdens de zittingen van de commissie, die slechts geldig waren bij aanwezigheid van minstens vijf leden. Nadien werden de beslissing betekend aan de aanvragende aannemer, waarna nog beroep mogelijk was. Iedere laatste vrijdag van de maand werden de beslissingen ook gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. 8 8 KB van 5 oktober 1978 tot uitvoering van de artikelen 299bis van het Wetboek van de inkomstenbelastingen en 30bis van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders (BS, 7 oktober 1978); KB van 27 december 2007 tot uitvoering van de artikelen 400, 401, 403, 404 en 406 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 en van artikel 30bis van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders (BS, 31 december 2007). 17

20 DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE A. ARCHIEFVORMING EN BEHEER Het beheer en de bewaring van het archief van iedere provinciale registratiecommissie voor aannemers is in handen van haar secretariaat, dat de facto uitgeoefend wordt door de dienst van de directe belastingen (Algemene Administratie van de Fiscaliteit) van de FOD Financiën in de provinciehoofdplaats waar de commissie haar zetel heeft. De commissies hebben steeds de autonomie gehad hun eigen archief te organiseren. Er kunnen dus verschillen in ordening en beschrijving van het archief voorkomen tussen de commissies. Om het volume archief van de commissies enigszins in te perken werden vanuit het hoofdbestuur wel richtlijnen gegeven over de bewaartermijnen van de documenten in de dossiers van de aannemers. In onderstaand overzicht van de archiefreeksen gaan we hier dieper op in. In essentie bewaart iedere registratiecommissie twee grote papieren archiefreeksen: de dossiers van geregistreerde aannemers enerzijds en de notulen en bijhorende vergaderstukken van de zittingen van de commissie anderzijds. Daarnaast wordt door het hoofdbestuur ook een centrale databank van alle geregistreerde aannemers bijgehouden. 1. Dossiers van geregistreerde aannemers (en registers) Voor iedere aannemer die een aanvraag indient, wordt een nieuw dossier aangemaakt. Deze krijgen een uniek registratienummer, volgens een vast stramien, bestaande uit het BTWnummer, gevolgd door een code die verwijst naar de bevoegde commissie en de categorieën waarvoor de aannemer geregistreerd is. Voor buitenlandse aannemers wordt het BTWnummer uit hun land van oorsprong gebruikt. De dossiers worden vaak geordend op BTWnummer. Soms worden aparte reeksen aangemaakt voor geregistreerde aannemers, geweigerde dossiers, geschrapte aannemers en buitenlandse aannemers, doch dit is geen algemene regel. De samenstelling van deze dossiers weerspiegelt de gevolgde procedure. Naast het aanvraagformulier en de bewijsstukken die door de aannemer of het ondernemingsloket bij de aanvraag worden ingediend, kan een dossier nog de volgende documenten bevatten: correspondentie, verslagen van het administratief onderzoek, verzoekschriften tot schrapping, een kopie van de beslissing van de commissie en het ontvangstbewijs van de betekening van deze beslissing aan de aannemer. In het geval van een administratief beroep of een juridisch geschil kunnen hierover bijkomende stukken aan het dossier toegevoegd zijn. Omwille van de gestage aangroei van deze reeks stelde de administratie van de directe belastingen zelf selectiecriteria voor deze reeks op: Dossiers van aannemers waarvan de registratie geweigerd wordt en dossiers van geschrapte registraties omwille van beëindiging van beroepsactiviteiten worden 5 jaar na afsluiten van het dossier vernietigd. Dossiers van geregistreerde aannemers worden volledig bewaard gedurende 3 jaar, nadien wordt enkel een basisdossier bewaard, bestaande uit de aanvraag en de kopieën van de beslissingen genomen door de commissie. Alle andere documenten (bewijsstukken bij de aanvraag, correspondentie, ) worden dus na drie jaar vernietigd. Zolang een aannemer geregistreerd blijft, blijft zijn/haar dossier dus bewaard en ook na schrapping wordt steeds een basisdossier bewaart (met uitzondering van de schrappingen omwille van de beëindiging van beroepsactiviteiten). Dit betekent dat deze reeks de volledige bestaansperiode van de commissies overspant, van 1979 tot nu. 18

21 Om eenvoudig en snel dossiers te kunnen terugvinden, hielden de meeste commissies een register bij van alle dossiers die zij behandeld hadden. Er is evenwel geen eenvormigheid aangaande de materiële vorm van deze toegang: bij de ene commissie gaat het om fiches, bij de andere om een accesdatabank, Dit register mag evenwel niet verward worden met de centrale databank van geregistreerde aannemers die door het hoofdbestuur van de directe belastingen bewaard wordt. 2. Notulen en bijhorende vergaderstukken van de zittingen van de registratiecommissie De notulen van de zittingen van de commissie bevatten alle beslissingen inzake registratie, schrapping en weigering, inclusief de motivatie die tot deze beslissing heeft geleid. Doorheen deze reeks notulen krijgen we een duidelijk beeld van de werking van deze commissies. In tegenstelling tot voor de dossiers van geregistreerde aannemers werden door het hoofdbestuur voor deze notulen nooit selectierichtlijnen verspreid. In principe dienden deze notulen onbeperkt bewaard te blijven en zouden alle commissies nog over een volledige reeks, van 1979 tot 2012, moeten beschikken. De informatie in deze notulen is dan ook vollediger dan in de dossiers van geregistreerde aannemers aangezien in deze laatste wel systematisch geselecteerd en vernietigd werd. 3. Centrale databank van geregistreerde aannemers Bij de oprichting van de provinciale registratiecommissies in 1979 werd een centrale databank voor geregistreerde aannemers ontwikkeld om de maandelijkse publicatie van de beslissingen van de commissies in het Belgisch Staatsblad vlot te laten verlopen. Maandelijks wordt een door de databank gegenereerd rapport naar het Staatsblad opgestuurd. Voor de commissies fungeert deze databank soms ook als nadere toegang op de dossiers, vooral in het geval zij zelf geen register ontwikkeld hebben. Per geregistreerde of geschrapte aannemer wordt een record aangemaakt dat de volgende gegevens bevat: Bedrijfsnaam Woonplaats Bedrijfsvorm BTW-nummer Code van de registratie Identificatienummer bij de RSZ Nummer van aansluiting bij een sociaal secretariaat Categorieën van werken die door de aannemer uitgevoerd worden Datum van de laatste beslissing Datum en aard van de laatste en voorlaatste wijziging Aangezien deze databank ontworpen werd voor een vlotte publicatie van de beslissingen van de commissies, worden enkel de laatste twee wijzigingen aan de registratie van de aannemer bewaard. Er is dus geen volledige historiek aanwezig. Men heeft evenwel nooit volledige records gewist. B. SELECTIE VAN HET ARCHIEF Voor een overheidsinstelling is archief in de eerste plaats een instrument voor bedrijfsvoering. De instelling ontvangt of creëert documenten tijdens de uitoefening van haar bevoegdheden. De documenten hebben een onmiddellijk doel: ze ondersteunen de eigen werking en dienen ter verantwoording van haar beslissingen en daden. Een goede informatiehuishouding is een must voor een efficiënte werking van elke administratie. 19

22 Archieven hebben naast deze administratieve waarde echter ook cultuurhistorische waarde: ze vormen het bronnenmateriaal voor de wetenschappelijke studie van de bestuurlijke instellingen en de samenleving, in het heden en in het verleden. Het is de taak van het Rijksarchief om toezicht te houden op de bewaring in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven en om de archieven van openbare besturen en hoven en rechtbanken te verwerven en te bewaren, maar dit gebeurt slechts nadat deze archieven een grondige selectie ondergaan hebben. Archiefselectie en -vernietiging zijn noodzakelijk vanwege plaatsgebrek en vanwege de hoge financiële kosten voor conservering, maar vooral ook omwille van de toegankelijkheid van het archief. Door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is. De selectieve vernietiging van minder belangrijke archiefbescheiden is van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de toegankelijkheid van het archief. Ze stelt het Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten. Het bepalen van de definitieve bestemming van een archiefreeks bewaren of vernietigen gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijs- of informatiewaarde (beleidsdocumenten zoals notulen van beslissingsorganen, of bescheiden die informatie over de werking in synthetische vorm weergeven zoals jaarverslagen en statistieken) komen in aanmerking voor permanente bewaring. Documenten die de neerslag vormen van routinematige, ondersteunende taken (zoals personeelsbeheer, financieel of materieel beheer) worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoonweg vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening gehouden met het bewaarniveau 9, met de ouderdom van de stukken en met de omvang van de reeksen. 10 De notulen van haar zittingen zijn de beleidsdocumenten bij uitstek van de provinciale registratiecommissie. Hierin zijn alle beslissingen opgenomen, voorzien van een uitgebreide motivatie. Deze reeks geeft ook een uitstekend beeld van de werking en de activiteiten van de commissie en komt dus zeker in aanmerking voor permanente bewaring. Omwille van de ordening op zittingsdatum van deze notulen, heeft deze reeks voor de onderzoeker als nadeel dat er niet rechtstreeks gezocht kan worden op naam van de aannemer. Dit struikelblok kan gedeeltelijk opgevangen worden door het gebruiken van de centrale databank van geregistreerde aannemers, die wel een zoekopdracht op naam van de aannemer toelaat. Het nadeel van deze toegang is evenwel dat in de databank geen volledige historiek bewaard is, maar enkel een verwijzing naar de twee laatste beslissingen is bijgehouden. Deze centrale databank dient na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn van 5 jaar dan ook overgebracht te worden naar het Rijksarchief. De dossiers van geregistreerde aannemers bevatten gelijkaardige informatie als de notulen, zij het in een andere ordening. In deze reeks werden echter in het verleden vaak vernietigingen uitgevoerd, zowel op microniveau (binnen de dossiers) als op reeksniveau, waardoor de informatie minder volledig is dan in de notulen. De dossiers van geregistreerde aannemers mogen dan ook na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd worden, evenals de registers die er een toegang op vormen. Tot slot wijzen wij er ook nog op dat voor het bepalen van de administratieve bewaartermijnen uitgegaan werd van de afschaffing van de provinciale registratiecommissies 9 Het bewaarniveau wordt gedefinieerd als het niveau of onderdeel van een organisatie, waar de archiefstukken in hoofdzaak zijn behandeld of waar de documenten met bewijskracht naar buiten zijn gevormd, en waar bijgevolg de archiefbescheiden moeten bewaard worden. H. COPPENS, Archiefterminologie (AT2), Brussel, 2004, p P. DROSSENS, Archief gewogen. Een onderzoek naar de theorie en de praktijk van waardering en selectie, Brussel, 2011, pp

23 voor aannemers op 1 september De eerder gehanteerde bewaartermijnen werden niet meer in de selectielijst opgenomen. 21

24 ISBN