Archiefselectielijst 2011

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 126 Archief van de Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg Algemene directie Toezicht op de sociale wetten Archiefselectielijst 2011 door Julie GODINAS Brussel Bruxelles 2014

2

3 ARCHIEF VAN DE WERKGELEGENHEID, ARBEID EN SOCIAAL OVERLEG ALGEMENE DIRECTIE TOEZICHT OP DE SOCIALE WETTEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 126 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Bestelnummer Numéro de commande : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 126 Archief van de Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg Algemene directie Toezicht op de sociale wetten Archiefselectielijst 2011 door Julie GODINAS Brussel Bruxelles 2014

6

7 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op elektronische, magnetische, optische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) 1 bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en hun definitieve, dit is de die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden. Deze laatste dienen naar het Rijksarchief overgebracht te worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? De archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed document- en informatiebeheer. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat écht belangrijke documenten in de massa verloren gaan. Een correcte naleving van de archiefselectielijst zal er ten slotte voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 1 Archiefwet van 24 juni 1955, zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009 (Belgisch Staatsblad, ); KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 en KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad, ). 5

8 LIJST VAN AFKORTINGEN AD AD TSW AD TWW AR BS CAO CHRIT D Dir. DIRAME IALI IAMM ICT WASO KB KBO MB OIT OR P PC P&O PV SIOD Algemene Directie Algemene Directie Toezicht op de Sociale Werken Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk Algemeen Rijksarchief Belgisch Staatsblad collectieve arbeidsovereenkomst Comité des Hauts Responsables de l Inspection du Travail digitaal Directie Directie van de Administratieve Geldboetes Association Internationale de l Inspection du Travail Informatie- en Analysecentrum Mensensmokkel en Mensenhandel Informatie en communicatietechnologie federale overheidsdienst Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg koninklijk besluit kruispuntbank van ondernemingen ministerieel besluit Organisation internationale du travail ondernemingsraad papier paritair comité Personeel en organisatie proces-verbaal Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst 6

9 GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst niet volgens de organisatiestructuur van de instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waarvan de documenten tot stand kwamen of ontvangen werden. Om en van uw dienst terug te vinden, moet u zich afvragen welke bevoegdheden en activiteiten uw dienst uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels van de tabel. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn uitgezet. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdeling vormt voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast worden, te vermijden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen. Tenzij anders vermeld, vangt de bewaartermijn steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde bewaartermijnen, zie het studiedossier. Definitieve van de documenten Dit is de die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: Bewaren en overbrengen naar het RA: integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief 7

10 Selecteren en overbrengen naar het RA: gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief Vernietigen: integrale vernietiging. Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve en kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling geen archief vernietigen zonder voorafgaande toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve en, zie het studiedossier. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier. VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD De taken en activiteiten zijn in een welbepaalde volgorde weergegeven: A. De taken inzake organisatie en beheer van de dienst Deelname aan het bestuur van de Het bestuur van de AD Het personeelsbeheer Het boekhoudkundig beheer Het beheer van de lokalen gebruikt door de dienst Het kennisbeheer Het informaticabeheer De interne en externe communicatie B. De taken en activiteiten die specifiek zijn voor de archiefvormer De belangrijkste bevoegdheden worden eerst opgesomd Voor elke bevoegdheid worden de activiteiten in dalende volgorde van belang weergegeven. Het belang wordt afgeleid van de omvang van de ontplooide activiteiten, of van de waarde die de archiefvormer eraan toekent. 8

11 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst A. ORGANISATIE EN BEHEER VAN DE DIENSTEN VAN DE AD A.1 CENTRAAL INTERN BEHEER TSW-A1101 TSW-A1102 A.1.1. DEELNAME AAN HET BESTUUR VAN DE WERKGELEGENHEID Dossiers inzake de vergaderingen van het directiecomité van de Stukken betreffende de deelname van de directeurs aan de functioneringsvergaderingen van de Werkgelegenheid TSW-A1103 Technische dossiers (adviezen, interventies) over specifieke zaken die behoren tot de bevoegdheid van TSW P/D 10 jaar vernietigen P/D 10 jaar vernietigen P/D 10 jaar bewaren Moeten bewaard worden op het niveau van directiecomité van de Werkgelegenheid. Moeten bewaard worden op het niveau van de diensten van de voorzitter. TSW-A1104 Dossiers inzake de herstructurering van de WASO P 10 jaar vernietigen Moeten bewaard worden op het niveau van het directiecomité van de WASO. A.1.2. UITOEFENEN VAN HET BESTUUR VAN DE AD TSW TSW-A1201 Jaaragenda van de directeur-generaal D 1 jaar bewaren 9

12 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst TSW-A1202 Jaaragenda van de leden van de Management Staff D 1 jaar bewaren TSW-A1203 Dossiers inzake de vergaderingen van de Management Staff van de AD TSW P/D 10 jaar bewaren TSW-A1204 Dossiers inzake het basisoverlegcomité van de AD TSW P 10 jaar bewaren TSW-A1205 TSW-A1206 Thematische dossiers gelinkt aan de opdrachten van de AD (lopende dossiers) Dossiers inzake het toezicht van de buitendiensten (synthese van de activiteitenverslagen enz.) P/D 5 jaar na het afsluiten van het dossier vernietigen P 10 jaar vernietigen TSW-A1207 Dienstnota s van de directie van de P/D einde geldigheid vernietigen TSW-A1208 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen (verstuurd naar de beleidscellen van de federale ministers) P/D 10 jaar vernietigen Kopieën van de dossiers bevinden zich bij de diensten/directies waarop deze dossiers betrekking hebben. Deze reeks moet bewaard worden op het niveau van de directie van de. Beheer van de briefwisseling TSW-A1209 Elektronische index van de in- en uitgaande briefwisseling van de centrale afdeling (Prince) D tot vervanging door een nieuw programma bewaren TSW-A1210 Index van de in- en uitgaande elektronische briefwisseling D tot vervanging bewaren Het betreft de briefwisseling van de directeur-generaal met het directiecomité van de, de verzending van officiële mails 10

13 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst TSW-A1211 (FILE MAKER) gericht aan de diverse diensten van de AD Nota s en briefwisseling met de voorzitter van het directiecomité van de TSW-A1212 Nota s en briefwisseling met de andere directies en diensten van de TSW-A1213 Kopieën van brieven met betrekking tot de controleopdracht (out) ( fiches de liaisons, klachten ) door een nieuw programma D/P 10 jaar selecteren Brieven en mails die bewijskracht hebben bewaren in hun originele vorm. D/P 10 jaar selecteren Brieven en mails die bewijskracht hebben bewaren in hun originele vorm. D/P 1 jaar vernietigen De originele briefwisseling wordt in de controledossiers van de betrokken diensten bewaard. Organisatie en interne werking van de AD TSW-A1214 Nota s gericht aan de diensten van de AD TSW P/D einde geldigheid bewaren TSW-A1215 TSW-A1216 Administratieve onderrichtingen met betrekking tot de organisatie van de diensten en de cellen (verdeling van de taken, permanenties, werkprocedures, ) Dossiers inzake de districtsvergaderingen (Wallonië, Vlaanderen, Vervoer, Netwerk ) P/D einde geldigheid bewaren P/D 10 jaar selecteren Enkel bewaren op het niveau van de dienst, van de directie belast met het opstellen van het PV. De exemplaren van de dossiers bewaard door de andere diensten vernietigen. 11

14 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst TSW-A1217 Dossiers inzake de vergaderingen van de directiehoofden P/D 10 jaar selecteren TSW-A1218 Dossiers inzake de vergaderingen van de regionale directies P/D 5 jaar selecteren TSW-A1219 Wekelijkse activiteitenverslagen van de controleurs P 2 jaar vernietigen Enkel bewaren op het niveau van de centrale afdeling. De dossiers bewaard door de andere diensten vernietigen. Enkel bewaren op het niveau van de dienst/de directie belast met de redactie van het PV. De exemplaren van de dossiers bewaard in de andere diensten vernietigen. A.1.3. PERSONEELSBEHEER TSW-A1301 Individuele dossiers van het personeel van AD TSW P tot het vertrek van het betrokken personeelslid vernietigen Deze reeks zal bewaard worden op het niveau van de P&O-dienst van de. Controleer of de documenten wel degelijk kopieën zijn en of de originelen op het niveau van P&O bewaard worden. TSW-A1302 Tuchtdossiers van het personeel van AD TSW P 10 jaar na het afsluiten van het dossier vernietigen Geklasseerd per district. Het betreft kopieën gemaakt n.a.v. het onderzoek door de algemene directie. De originelen worden bewaard door P&O van de WASO. 12

15 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst TSW-A1303 Dossiers inzake de evaluatie van de inspecteurs P 5 jaar vernietigen TSW-A1304 Verslagen van de vergaderingen van de cel Vorming P/D 5 jaar vernietigen TSW-A1305 TSW-A1306 Dossiers inzake aanvragen van het personeel voor deelname aan opleidingen Dossiers inzake de ontwikkelcirkels (individueel en confidentieel) P 1 jaar vernietigen P/D tot aan het vertrek van de ambtenaar en/of directiehoofd vernietigen De aanvragen worden doorgestuurd naar de P&O-dienst van de. Deze reeks wordt bewaard op het niveau van de dienst P&O van de. A.1.4. BOEKHOUDKUNDIG, BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER TSW-A1401 Dossiers inzake het bugdettair beheer van de diverse diensten van de AD: bestellingen, schuldvorderingen, kilometervergoedingen, onkostenstaten enz. P 5 jaar vernietigen bewaard op het niveau van de dienst Budgetbeheer en controle van de WASO. A.1.5. BEHEER VAN DE LOKALEN EN VAN DE UITRUSTING TSW-A1501 Dossiers inzake de lokalen die worden gebruikt door het personeel van de centrale afdeling P 10 jaar vernietigen De originelen worden bewaard op het niveau van de directie van de. TSW-A1502 Dossiers inzake de gebouwen die worden gebruikt door de externe directies (huur, facturen van de kosten, telefonie, toegangskaarten voor de garages en/of parkings, electriciteit, loodgieterij, ) P 10 jaar vernietigen De originele worden bewaard op het niveau van de directie van de. 13

16 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst TSW-A1503 Dossiers inzake verhuizingen in de externe directies P 10 jaar vernietigen TSW-A1504 Dossiers inzake het bureaumeubilair en de kantoorbenodigdheden van de diensten van de AD TSW P 10 jaar vernietigen TSW-A1505 Dossiers inzake leverancierscontracten P 10 jaar vernietigen TSW-A1506 Dossiers inzake tussenkomsten van informaticaleveranciers P 10 jaar vernietigen De originelen worden bewaard op het niveau van de directie van de. De originelen worden bewaard op het niveau van de directie van de. De originelen worden bewaard op het niveau van de directie van de. De originelen worden bewaard op het niveau van de directie van de. A.1.6. KENNISBEHEER TSW-A1601 Vademecum van de diensten P/D tot aanpassing/ bijwerking bewaren Bewaren op het niveau van de dienst belast met de bijwerking van het Vademecum A.1.7. INFORMATICABEHEER VAN DE AD TSW-A1701 TSW-A1702 TSW-A1703 Dossiers inzake het ontwerp en de aanpassing van programma s Voorstellingen van informaticaprogramma s gebruikt door de inspectie (documenten MAP) Verklarende nota s over het beheer van de programma s gebruikt door de inspectie P/D tot volgende bijwerking bewaren D 10 jaar vernietigen P/D tot invoering nieuw programma bewaren 14

17 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst TSW-A1704 Stukken betreffende het beheer van de toegang tot de portaalsite van de sociale zekerheid, KBO P tot einde van het gebruik van de toegang vernietigen A.1.8. INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE TSW-A1801 Jaarverslagen van de AD P/D 10 jaar bewaren Een exemplaar in elke taal bewaren. TSW-A1802 TSW-A1803 TSW-A1804 Dossiers inzkae de voorbereiding en opmaak van de jaarverslagen Diverse brochures opgesteld en gepubliceerd door de AD (Ondernemingsraad, ) Stukken betreffende de opmaak van brochures in samenwerking met andere diensten P/D 2 jaar vernietigen P 5 jaar bewaren Een exemplaar in elke taal bewaren. P/D 5 jaar vernietigen TSW-A1805 Dossiers inzake seminaries en studiedagen P/D 5 jaar vernietigen TSW-A1806 Opleidingssyllabi P/D 2 jaar vernietigen De syllabi worden geregeld bijgewerkt door de lesgevers, naargelang er zich wijzigingen voordoen in de wetgeving. De oude versies en de voorbereidende documenten mogen vernietigd worden 15

18 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst A.2 INTERN BEHEER VAN EEN DIENST OF EEN DIRECTIE A.2.1. ORGANISATIE VAN DE DIENST TSW-A2101 Dossiers inzake vergaderingen van de directiehoofden van de AD TSW P/D 5 jaar vernietigen TSW-A2102 Dossiers inzake directievergaderingen P/D 5 jaar vernietigen TSW-A2103 Dossiers inzake de organisatie van de directie (verdeling van de taken, permanenties, procedures, ) P/D 5 jaar vernietigen bewaard door het secretariaat van de directeur-generaal A.2.2. BEHEER VAN HET PERSONEEL VAN DE DIENST TSW-A2201 Administratieve dossiers van het personeel van de dienst (verloven, ziektes, loopbaanonderbrekingen, enz.) P/D tot het vertrek van de ambtenaar uit de dienst vernietigen bewaard op het niveau van de dienst P&O van de WASO. TSW-A2202 Dossiers inzake de ontwikkelcirkels (individueel en vertrouwelijk) P/D tot het vertrek uit de dienst van de ambtenaar en/of directiehoofd vernietigen bewaard op het niveau van de dienst P&O van de WASO. A.2.3. BUDGETTAIR BEHEER EN BOEKHOUDING VAN DE DIENST TSW-A2301 Dossiers inzake bestellingen, schuldvorderingen, kilometervergoedingen, onkostenstaten, P/D 5 jaar vernietigen bewaard door de dienst Budgetbeheer en controle van de 16

19 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst WASO. A.2.4. BEHEER VAN DE LOKALEN EN VAN HET MATERIEEL VAN DE DIENST TSW-A2401 Dossiers inzake het beheer van de lokalen die door de directie worden gebruikt (huur, facturen van de kosten, telefonie, toegangskaarten tot garages en/of parkings, elektriciteit, loodgieterij, enz. ) P/D 5 jaar vernietigen bewaard door de dienst Budgetbeheer en controle van de WASO. B. SPECIFIEKE FUNCTIES VAN DE AD TSW B.1 ALGEMEEN BEHEER VAN DE OPDRACHTEN VAN DE AD TSW B.1.1. OP NATIONAAL NIVEAU TSW-B1101 Dossiers inzake specifieke projecten m.b.t. de uitvoering van de opdrachten (e-pv, arrondissementscellen ) P/D 5 jaar na de start van het project selecteren De basisdocumenten van het project, de presentaties, verslagen en PV van de vergaderingen bewaren op het niveau van de projectverantwoordelijke. Documentatie vernietigen. TSW-B1102 Dossiers inzake de deelname van de AD aan werkgroepen, opgericht door andere organisaties op nationaal niveau (SIOD,..) P/D 10 jaar selecteren Bewaren : de verslagen van vergaderingen en principedocumenten, documenten waaruit het standpunt van de AD 17

20 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst TSW-B1103 Dossiers inzake partnerschapsovereenkomsten die werden gesloten met verschillende activiteitssectoren (bouw, bewaking, schoonmaak ) P/D 10 jaar vernietigen TSW-B1104 Adviezen van de juridische dienst van de WASO P/D 10 jaar bewaren TSW blijkt. B.1.2. OP INTERNATIONAAL NIVEAU TSW-B1201 TSW-B1202 TSW-B1203 Dossiers inzake de deelname van de AD aan werkgroepen opgericht op internationaal vlak door andere organisaties (CHRIT, IALI, OIT, ) Protocollen met andere nationale of internationale inspectiediensten Dossiers inzake bilaterale akkoorden inzake administratieve samenwerking P/D 10 jaar selecteren P/D 10 jaar bewaren P/D 5 jaar selecteren TSW-B1204 Kopieën van verbindingsfiches P/D 1 an vernietigen Bewaren : de interne rapporten opgesteld door de vertegenwoordiger van de AD, de verslagen van de vergaderingen en de documenten die een princiepsstandpunt of een standpunt van de AD TSW uitdrukken. Bewaren : de verslagen van de vergaderingen en de documenten waarin het standpunt van de AD uiteengezet wordt. Het betreft kopieën van formulieren verstuurd naar de externe directies. De originelen worden bewaard in de 18

21 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst TSW-B1205 Verslagen van buitenlandse zendingen P/D 10 jaar vernietigen externe directies in de dossiers van de betrokken werkgevers. bewaard op het niveau van de diensten van de voorzitter van de. B.2 CONTROLE-ACTIVITEITEN VAN DE AD TSW-B2101 B.2.1. CONTROLE VAN ONDERNEMINGEN Elektronisch register voor de opvolging van de onderzoeksdossiers van de AD (OMNIS) D 10 jaar bewaren TSW-B2102 Gegevens van de boordtabellen D 5 jaar vernietigen TSW-B2103 TSW-B2104 TSW-B2105 Dossiers inzake werkgevers die hun activiteiten hebben stopgezet Dossiers inzake internationaal huispersoneel (klachten ingediend door werknemers van ambassades) Kopieën van brieven betreffende gewone onderzoeken, verstuurd naar de verschillende directies van de AD TSW (witte formulieren) Geeft een samenvatting van de staat van het dossier, statistische gegevens, data van inkomst, resultaten van het onderzoek, opvolging van de zaak, P 20 jaar selecteren Bewaren: de arbeidsreglementen. P/D 20 jaar selecteren D/P 5 jaar vernietigen Bewaren: de dossiers bewaren die betrekking hebben op werkgevers die nog in functie zijn. 19

22 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst TSW-B2106 Nota s en briefwisseling met betrekking tot onderzoeken opgelegd door de ministeries (groene formulieren) P/D 10 jaar selecteren TSW-B2107 Kopieën van processen-verbaal opgesteld bij de controles P 10 jaar vernietigen TSW-B2108 TSW-B2109 Beroepsaanvragen van werkgevers die veroordeeld zijn tot een administratieve geldboete Accreditaties afgeleverd aan de inspecteurs van de AD TSW door Defensie voor de controle van militaire ondernemingen Enkel bewaren wat behandeld werd door de centrale diensten. Bewaren: de briefwisseling die het mogelijk maakt om de historiek van een dossier (klacht) te volgen (bewaren in oorspronkelijke vorm: mail of papier). Deze kopieën worden gebruikt als werkinstrument om opzoekingen te vergemakkelijken. Ze worden samen bewaard zodat men niet moet teruggaan naar het werkgeversdossier, waarin zich een ander kopie bevindt. Het origineel wordt bewaard bij het arbeidsauditoraat. P/D 10 jaar vernietigen Het betreft kopieën van de beroepsaanvragen die behandeld worden door de directie van de administratieve geldboetes (DIRAME). P/D tot vernieuwing van de accreditaties vernietigen Het betreft kopieën. De originelen worden naar de inspecteurs gestuurd. 20

23 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst B.2.2. CONTROLE VAN DE COÖRDINATIECENTRA TSW-B2201 Dossiers inzake de controle van de coördinatiecentra Deze bevatten: briefwisseling met de Financiën, onderzoekformulieren, onderzoeksverslagen P 10 jaar vernietigen afgesloten in Het onderzoeksverslag werd naar Financiën verstuurd. bewaard in de dossiers van de coördinatiecentra van de Financiën. TSW-B2202 Geïnformatiseerde gegevens over de resultaten van de onderzoeken D 10 jaar bewaren B.2.3. CONTROLE OP KINDERARBEID TSW-B2301 Dossiers inzake vragen voor afwijking op het verbod op kinderarbeid P/D 10 jaar vernietigen TSW-B2302 Statistische databank met de sleutelelementen van de dossiers (soorten activiteiten, toegelaten arbeidstijd ). D 5 jaar bewaren Deze databank wordt vooral gebruikt voor het opstellen van het jaarverslag. B.2.4. CONTROLE OP HET TEWERKSTELLEN VAN STUDENTEN TSW-B2401 Studentencontracten P 5 jaar vernietigen TSW-B2402 Statistische databank waarin een aantal sleutelelementen van de dossiers worden overgenomen D 5 jaar bewaren 21

24 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst B.2.5. CONTROLE VAN DE CAO 26 TSW-B2501 Dossiers CAO 26 (gehandicapten) P 10 jaar vernietigen B.2.6. CONTROLE VAN DE REGISTRATIE VAN AANNEMERS TSW-B2601 Briefwisseling met betrekking tot aanvragen van de registratiecommissie (of dossiers inzake de Registratiecommissie) P/D 5 jaar vernietigen TSW-B2602 Kopieën van aanvragen tot schrapping van registratie van aannemers P/D 5 jaar vernietigen Het origineel wordt naar de registratiecommissie gestuurd. B.2.7. CONTROLE VAN HET VERVOER VAN GOEDEREN EN PERSONEN TSW-B2701 Gegegevens van de boordtabellen D 5 jaar vernietigen TSW-B2702 TSW-B2703 TSW-B2704 Dossiers inzake controles van werkgevers die niet tot het PC 140 behoren (vervoer en logistiek), die hun activiteit hebben stopgezet Dossiers inzake werkgevers die afhangen van het PC 140 (vervoer en logistiek) die hun activiteit hebben stopgezet Gegevens van SOLID (uitleessysteem voor tachograafschijven) P 10 jaar selecteren De arbeidsreglementen bewaren. P 10 jaar selecteren De arbeidsreglementen bewaren. D/P 10 jaar vernietigen 22

25 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst Archieven met betrekking tot het Actieplan Vervoer TSW-B2705 TSW-B2706 TSW-B2707 TSW-B2708 TSW-B2709 TSW-B2710 Processen-verbaal van de vergaderingen van de permanente coördinatiecel Dossiers inzake de jaarlijkse bijwerking van het Vademecum Processen-verbaal van de vergaderingen van de provinciale cel Interventiedossiers van de provinciale cel Documenten die betrekking hebben op het actieplan voor samenwerking van de controlediensten in de sector van het wegvervoer (Actieplan Vervoer) Voorbereidende dossiers voor het aanleveren van statistieken voor het Europees verslag P/D 10 jaar bewaren P/D 5 jaar selecteren P/D 5 jaar vernietigen De opeenvolgende definitieve versies bewaren. Deze reeks wordt bewaard door de Mobiliteit die de vergaderingen leidt. P 10 jaar vernietigen Dossiers bewaard door de Mobiliteit. P/D 10 jaar selecteren P/D 5 jaar vernietigen De definitieve versies van de PV s van de vergaderingen en de jaarlijkse bijwerkingen van het Vademecum bewaren op het niveau van de directie verantwoordelijk voor het gewestelijk secretariaat van het actieplan. 23

26 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst B.2.8. STRIJD TEGEN DE MENSENHANDEL TSW-B2801 Processen-verbaal van de interdepartementale cel voor de strijd tegen mensenhandel P/D 5 jaar vernietigen De PV s van de vergaderingen worden bewaard door het secretariaat van de cel, dat wordt verzekerd door het Centrum voor Gelijkheid van Kansen en voor Racismebestrijding. TSW-B2802 Processen-verbaal van het beheerscomité van het IAMM (Informatie- en analysecentrum mensensmokkel en mensenhandel) P/D 5 jaar vernietigen De PV s van de vergaderingen worden bewaard door het secretariaat van dit comité dat verzekerd wordt door het Centrum voor Gelijkheid van Kansen en Racismebestrijding. TSW-B2901 B.2.9. CONTROLE MET BETREKKING TOT DE BEDRIJFSORGANISATIE Jaarverslag van de cel Bedrijfsorganisatie bestemd voor de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven P/D 10 jaar bewaren TSW-B2902 Controledossiers van de ondernemingsraden P 5 jaar selecteren Jaarlijk een verslag in elke taal bewaren. De voorbereidende documenten mogen vernietigd worden. Deze reeks wordt bewaard in een compactus in de kelder van de centrale zetel van de AD. Bewaren: de dossiers die melding maken van een inbreuk. TSW-B2903 Controledossiers van ondernemingen die tijdelijk geen OR P 5 jaar selecteren Bewaren: de dossiers die melding 24

27 WASO Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten Archiefselectielijst hebben TSW-B2904 Dossiers inzake de sociale verkiezingen P 5 jaar na de datum van de laatste verkiezingen vernietigen maken van een inbreuk. B CONTROLE VAN DE DETACHERING VAN BUITENLANDSE WERKNEMERS COVRON NETWERK TSW-B3001 TSW-B3002 Verslagen van de regionale vergaderingen van de netwerkinspecteurs Dossiers inzake buitenlandse ondernemingen die personeel detacheren naar het Belgische grondgebied (voor LIMOSA) P/D 5 jaar selecteren P 10 jaar bewaren TSW-B3003 Handleiding over de controlemethodiek P/D tot bijwerking bewaren Bewaren door de directie belast met het secretariaat. Tot Deze dossiers dateren van voor Werd overgenomen door LIMOSA. B CONTROLE VAN DE LOONMATIGING TSW-B3101 Dossiers inzake de loonmatiging P/D 10 jaar vernietigen 25

28 5358