Wettelijke boeken: Centraal boek; Hulpdagboeken; Inventarisboek. Verantwoordingsstukken: Facturen; Creditnota s; Bankuittreksels; Voorraadlijsten;

Transcriptie

1 Bewaartermijn van documenten 1. BOEKHOUDWETGEVING Facturen; Creditnota s; Bankuittreksels; Voorraadlijsten; = stukken die geen rechtstreekse betrekkingen met derden weergeven (Bull. CBN april 1981, nr. 8) - o.a. interne documenten. 7 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting 7 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting 3 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting In hun originele versie. In hun originele versie of in afschrift. In hun originele versie of in afschrift.

2 2. DIRECTE BELASTINGEN Bescheiden: = alle documenten die dienen tot de bepaling van de belastbare inkomsten. Fabricagekaarten; Prijsoffertes; Bestelbons; Leveringsbonnen; Vervoersdocumenten; Invoerdocumenten; Analyse dossier m.b.t. geïnformatiseerde boekhouding; Ontvangstbewijsboekjes; Facturen; Bankuittreksels; Kasregisters; Betalingsstukken; BTW-bonnetjes; Fiches; Registers van de aandelen en obligaties op naam, alsmede de presentielijsten van de Algemene Vergadering; Wettelijke boeken en bescheiden noodzakelijk om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen: 7 jaar, d.w.z. tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk. Wettelijke boeken en bescheiden bewaard op geïnformatiseerde systemen: 7 jaar, d.w.z. tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk. Wettelijke boeken en bescheiden noodzakelijk om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen: In hun originele versie. Wettelijke boeken en bescheiden bewaard op geïnformatiseerde systemen: In hun originele versie of kopie.

3 Te bewaren in het kantoor, agentschap, bijhuis of elk ander beroeps- of privélokaal van de belastingplichtige waar die boeken en bescheiden werden gehouden, opgesteld of toegezonden. 3. BTW Facturen: Inkomende; Uitgaande. Andere stukken: Bestelbonnen; Leveringsbonnen; Contracten; Aankoopborderellen; Creditnota s; 7 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar volgend op hun afsluiting. Facturen of andere stukken: 7 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar volgend op hun datum. Wettelijke boeken m.b.t. oprichting van nieuwe gebouwen: 15 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar volgend op hun afsluiting. Voor diegene die de aftrek van de BTW claimt. Facturen of andere stukken m.b.t. oprichting van nieuwe gebouwen: 15 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar volgend op hun datum. Voor diegene die de aftrek van de BTW claimt.

4 Tabel van de bedrijfsmiddelen: 7 jaar, te rekenen van het verstrijken van het herzieningstijdvak. In hun originele vorm. Facturen of andere stukken: Elektronisch = in hun oorspronkelijke elektronische vorm; Papier = in hun originele vorm ofwel digitaal bewaren; Ondertekende documenten = in originele vorm bewaren. In een vestiging in België: Kantoren; Fabrieken; Ateliers; Magazijnen; 4. SOCIALE WETGEVING Personeelsregister; Speciale personeelsregister; Individuele rekening. Personeelsregister: 5 jaar, vanaf de laatste verplichte inschrijving, d.w.z. uiterlijk de zevende dag na datum van uitdiensttreding van de laatste werknemer. Speciale personeelsregister: 5 jaar, vanaf de laatste verplichte inschrijving, d.w.z. uiterlijk de zevende dag na datum van uitdiensttreding van de laatste werknemer. Individuele rekening: 5 jaar, vanaf het verstrijken van de periode van bijhouden van het document, d.w.z. van bij de jaarlijkse afsluiting van de rekening.

5 Mogen onder eender welke vorm bewaard worden, op voorwaarde dat: Kopieën leesbaar zijn; Reproductievorm een efficiënt toezicht laat. Belgische of buitenlandse werkgever, gevestigd in België: Ofwel op het adres waar hij in België ingeschreven is bij de RSZ; Ofwel op zijn woonplaats of op zijn maatschappelijke zetel in België; Ofwel op het sociaal secretariaat in België waarbij hij aangesloten is (dit geldt slechts voor de individuele rekening en de bijlagen ervan. Bewaring op de laatste twee plaatsen is slechts mogelijk mits voorafgaandelijke verwittiging van het districthoofd van Toezicht op de Sociale Wetten van het district waar de sociale documenten zullen bewaard worden. De werkgever die in België geen werknemers meer tewerkstelt: Op de maatschappelijke zetel of in zijn woonplaats indien deze in België gevestigd zijn.