ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 34 ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009 door Geert LELOUP Brussel 2009

2

3 ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009 door Geert LELOUP Brussel 2009

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6 6

7 LIJST VAN AFKORTINGEN ABCU ARA B&B BOC B.S. BSC CNOC DAB DMS ECOFIN EMAS FOD GDPWB HR ICBF ICT IF INR MCESC OISZ P&O POD RAC RMA SWR Administratie Begroting en de Controle op de Uitgaven Algemeen Rijksarchief Budget en Beheerscontrole Basisoverlegcomité Belgisch Staatsblad Balanced Scorecard Commissie voor de normalisatie openbare comptabiliteit Dienst (van) Algemeen Bestuur Document Management System Raad Economische en Financiële Zaken (Europese Unie) Eco-Management and Audit Scheme Federale Overheidsdienst Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk Human Resources Interministeriële Conferentie van Financiën en Begroting Informatie- en Communicatietechnologie Inspectie van Financiën Instituut voor de Nationale Rekeningen Ministerieel Comité voor Economie en Sociale Coördinatie Openbare Instellingen Sociale Zekerheid Personeel en Organisatie Programmatorische Overheidsdienst Rijksadministratief Centrum Records Management Application Samengevoegde Wetten op de Rijkscomptabiliteit 7

8

9 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefen, hun bewaartermijn en hun definitieve. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De archiefvormende diensten De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. s archiefen De en worden met het oog op het gebruiksgemak voorzien van een code, waarmee elke moeiteloos, snel en ondubbelzinnig geïdentificeerd kan worden. Archiefen Het archief wordt per archief omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Datering (uiterste data) De archiefen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudste en het jongste aanwezige document of dossier. Bewaartermijn Gebaseerd op de administratieve bewaartermijn, is de bewaartermijn gelijk- of langduriger. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een normatieve tekst, een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de archivaris-inspecteur en de archiefvormer. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige en vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de geen nut meer bezit. Een goed voorbeeld is het gebruik van "tot substitutie", om aan te geven dat archiefbescheiden pas hun administratief nut verliezen wanneer ze (door middel van digitalisering, hoge resolutie scans, fotokopies ) integraal vervangen worden en op die manier blijvend geraadpleegd kunnen worden. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de FOD, op basis cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de selectie. Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie opgenomen. 9

10

11 A. DIENSTEN VAN DE VOORZITTER EN STAFDIENSTEN A1. DIENST VAN DE VOORZITTER A Dossiers inzake de opmaak jaarverslagen - voorbereidende stukken (papier en digitaal (MS Word)) 2003-heden 3 jaar vernietigen - definitieve versie (papier en digitaal (PDF)) 2003-heden 10 jaar 1 exemplaar bewaren. A Dossiers inzake de opmaak managementplannen (met zowel strategische als operationele plannen) - voorbereidende stukken (papier en digitaal (MS Word)) 2003-heden 3 jaar vernietigen - definitieve versie (papier en digitaal (PDF)) 2003-heden 10 jaar 1 exemplaar bewaren A Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité (papier en digitaal (MS Word en PDF)) 2003-heden 30 jaar bewaren A Notulen en bijhorende stukken van het Forum Voorzitters FOD s en POD s (papier en digitaal (MS Word en PDF)) 2003-heden 10 jaar vernietigen De originelen worden bewaard door de FOD Kanselarij Eerste Minister.

12 A Dossiers inzake de Copernicus-hervorming en de oprichting van de FOD Budget en Beheerscontrole (papier) jaar selecteren Deze worden momenteel bewaard door de documentatiedienst. De stukken met betrekking tot de oprichting FOD (verslagen, studies ) bewaren, de overige stukken vernietigen. A "Balanced Scorecard (BSC)", databank voor het meten en opvolgen werkzaamheden diensten FOD (Miro) 2006-heden 10 jaar bewaren De boordtabellen worden maandelijks in MS Word - formaat voorgelegd aan het Directiecomité. A Dossiers inzake de behandeling van schriftelijke parlementaire vragen (papier en digitaal (MS Word en ), geordend op volgnummer) 2006-heden 5 jaar vernietigen Deze dossiers worden momenteel beheerd door een medewerker van de afdeling Begroting en Controle. De vragen en antwoorden worden gepubliceerd in de parlementaire stukken. A Wetten, koninklijke besluiten en ministeriële besluiten houdende de organisatie, de procedures en de delegaties voor budget en beheerscontrole (originelen op papier) 2001-heden 30 jaar bewaren A Stukken inzake de mandaten regeringscommissarissen (papier) 1991-heden 10 jaar bewaren A Dossiers inzake de juridische geschillen (Raad van State, Grondwettelijk Hof ) 2007-heden 5 jaar na het afsluiten van het dossier bewaren Deze dossiers worden momenteel beheerd door een medewerker van de afdeling Begroting en Controle.

13 A Notulen en bijhorende stukken Directieraad van het Ministerie van Financiën verstreken vernietigen De originelen worden bewaard door de Diensten Voorzitter FOD Financiën. A Notulen en bijhorende stukken Commissie voor de normalisatie openbare comptabiliteit (CNOC) verstreken overdragen aan de FOD Financiën Het secretariaat CNOC, wordt verzorgd door de afdeling Commissies van het Hoofdbestuur Administratie van het kadaster, de registratie en de domeinen FOD Financiën. A2. DIENST ALGEMENE ONDERSTEUNING A2A. DIENST ALGEMENE ONDERSTEUNING (GROEPEERT ECONOMAAT, GEBOUW, ONTHAAL, VERTAALDIENST, WELZIJN, DUURZAME ONTWIKKELING) A2a.001. A2a.002. A2a.003. A2a.004. Agenda uitgaande brieven (papieren register) Minuten uitgaande brieven (papier en digitaal (MS Word)) Dossiers inzake het beheer van het archief (papier en digitaal (MS Word)) Dubbels bestelbons van het economaat (papier) 2003-heden 5 jaar bewaren 2003-heden 5 jaar vernietigen 2003-heden 10 jaar bewaren 2003-heden 6 jaar vernietigen

14 A2a.005. Dubbels van facturen van het economaat (papier) 2003-heden 6 jaar vernietigen De originelen worden bewaard door de stafdienst Budget en Beheerscontrole. A2a.006. Notulen en bijhorende stukken van ABA-FOR, het netwerkoverleg economen federale overheid (papier en digitaal (MS Word en PDF)) 2002-heden 5 jaar vernietigen De originelen worden bewaard door de FOD P&O. A2a.007. Dossiers inzake het beheer, het gebruik, de inrichting en de beveiliging van het gebouw (papier) 2003-heden 5 jaar vernietigen A2a.008. Inventaris lichamelijke roerende goederen (papier) 2003-heden 10 jaar vernietigen A2a.009. Dossiers inzake de vertalingen (digitaal (MS Word) 2007-heden 2 jaar vernietigen A2a.010. A2a.011. Globale preventieplannen en jaaractieplannen preventieadviseur (papier en digitaal (MS Word en PDF)) Jaarverslagen preventieadviseur (papier en digitaal (MS Word en PDF)) 2005-heden 30 jaar bewaren 2005-heden 30 jaar bewaren De FOD B&B is aangesloten bij de Gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk (GDPWB), wat de geringe archiefvorming verklaart.

15 A2a.012. Dossiers inzake de duurzame ontwikkeling (papier en digitaal (MS Word en PDF)) 2005-heden 5 jaar vernietigen Handelen onder meer over de Interdepartementale Commissie voor Duurzame Ontwikkeling (ICDO), het behalen van het EMAS-certificaat, enz. Deze materie wordt gecoördineerd door de POD Duurzame Ontwikkeling. A2a.013. Stukken met betrekking tot het logistiek beheer van het kabinet staatssecretaris voor Duurzame Ontwikkeling en Sociale Economie (huur- en leasingcontracten, copies van plattegronden) jaar vernietigen De dienst was slechts tijdelijk belast met deze opdracht. Deze wordt niet langer aangevuld. A2A. DOCUMENTATIEDIENST A2b.001. Aanwinstenlijsten voor de collectie parlementaire stukken van Kamer en Senaat met betrekking tot de begroting (digitaal: MS Excel) 1997-heden tot substitutie vernietigen A2b.002. Aanwinstenlijsten voor de collectie boeken (digitaal: MS Excel) 2003-heden tot substitutie vernietigen A2b.003. Aanwinstenlijsten voor de collectie tijdschriften (digitaal: MS Excel) 2006-heden tot substitutie vernietigen A2b.004. Formulieren voor de registratie ontleningen (papier, chronologisch geordend) 2005-heden 5 jaar vernietigen

16 A2b.005. Stageverhandelingen van medewerkers (papier, chronologisch geordend) 1968-heden 30 jaar bewaren Deze omvat ook stageverslagen van medewerkers van de Inspectie van Financiën. A2b.006. Parlementaire stukken van Kamer en Senaat met betrekking tot de begroting (papier, ingebonden, chronologisch geordend) 1830-heden 30 jaar bewaren Hoewel deze gepubliceerd zijn, is deze ingebonden uniek en handig te raadplegen. A2b.007. Dubbels omzendbrieven met richtlijnen voor de begrotingsopmaak en de begrotingscontrole (papier, chronologisch geordend) 1951-heden 50 jaar selecteren De dubbels tot en met 1999 bewaren, deze na 1999 vernietigen. De originelen worden vanaf 2000 bewaard door de afdeling Begroting en Controle (zie C1.004.). A2b.008. Documentatiebulletin van het Ministerie / de FOD Financiën (papier, chronologisch geordend) 1957-heden 30 jaar bewaren Hoewel deze gepubliceerd zijn, is deze toch vrij zeldzaam. A3. STAFDIENST BUDGET & BEHEERSCONTROLE A A Dubbels uitgaande brieven van het diensthoofd (chronologisch geordend, papier en digitaal (MS Word)) Dossiers inzake de opmaak begroting FOD (chronologisch geordend, papier en digitaal (MS Word en Excel)) 2005-heden 3 jaar vernietigen 2005-heden 6 jaar bewaren

17 A COBRA, databank voor de opvolging boekhouding (SQL) 2005-heden 6 jaar bewaren COBRA werd ontwikkeld door de FOD Mobiliteit en Vervoer, in samenwerking met de FOD Kanselarij Eerste Minister. Het zal in januari 2009 opgevolgd worden door een nieuwe en meer gedetailleerde SAP databank. A Vastleggingsdossiers met originele bestelbonnen, contracten openbare aanbestedingen, visa controleurs der vastleggingen en Inspectie van Financiën (chronologisch geordend op jaar en daarbinnen op volgnummer) 2005-heden 6 jaar vernietigen A Ordonnanceringsdossiers met originele facturen, nota s (geordend op volgnummer) 2005-heden 6 jaar vernietigen A Stukken inzake het beheer thesaurierekening voor inkomsten - briefwisseling 2005-heden 5 jaar vernietigen - rekeninguittreksels 2005-heden 5 jaar vernietigen - maandelijkse staten 2005-heden 5 jaar vernietigen - jaarlijks verslag 2005-heden 5 jaar bewaren

18 A Stukken inzake het beheer thesaurierekening voor uitgaven - dubbels van bewijsstukken (facturen, betalingsbewijzen, enz.) 2005-heden 6 jaar vernietigen De originelen worden bewaard door het Rekenhof - rekeninguittreksels 2005-heden 6 jaar vernietigen - trimesterieel verslag 2005-heden 6 jaar bewaren Een exemplaar wordt voorgelegd aan het Rekenhof. A4. STAFDIENST P&O A4A. CEL PERSONEELSADMINISTRATIE A4a.001. Agenda briefwisseling 2005-heden 5 jaar vernietigen Slechts een klein aantal papieren brieven wordt nog in dit register geregistreerd. A4a.002. Jaarboek met opgave toestand van het personeel 2005-heden 10 jaar 1 exemplaar bewaren A4a.003. Dossiers inzake de opmaak en opvolging van het personeelskader/personeelsplan en het taalkader 2005-heden 10 jaar bewaren A4a.004. Koninklijke besluiten inzake het statuut van het personeel 2007-heden 50 jaar bewaren

19 A4a.005. Koninklijke en ministeriële besluiten met betrekking tot de individuele personeelsleden (chronologisch geordend) 2005-heden 50 jaar bewaren Dubbels ze besluiten worden ook in het personeelsdossier bewaard (zie A4a.008.). A4a.006. Staten met de opgaven der wijzigingen van het personeel 2005-heden 10 jaar vernietigen A4a.007. Databank voor de registratie aankomst- en vertrektijden en verloven en afwezigheden ( ProNet, Visual Basic) 2004-heden 5 jaar vernietigen A4a.008. Personeelsdatabank ( Focus, Oracle) 2005-heden 75 jaar na het geboortejaar van het personeelslid bewaren De gegevens zullen in 2009 in het kader van het ehr-project naar een nieuwe databank overgeheveld worden. A4a.009. Personeelsdossiers individuele personeelsleden (worden opgesplitst in een dossiers inzake statutaire personeelsleden en een dossiers inzake contractuele personeelsleden, daarbinnen opgesplitst per taalrol en daarbinnen alfabetisch geordend op familienaam) heden 75 jaar na het geboortejaar van het personeelslid vernietigen Deze dossiers bevatten subdossiers met betrekking tot werving en bevordering, evaluatie, wedde, ziekte en varia (verloven, fietsvergoeding, ongevallen ).Bevatten ook dubbels van stukken uit de periode vóór 2005, die door de personeelsadministratie FOD Financiën worden bewaard. A4a.010. Jobstudentendossiers 2005-heden 10 jaar vernietigen

20 A4B. CEL HUMAN RESOURCES A4b.001. Agenda s uitgaande brieven 1993-heden 5 jaar vernietigen Slechts een klein aantal papieren brieven wordt nog in dit register geregistreerd. A4b.002. Dienstnota s (chronologisch geordend, zowel papier als digitaal (PDF)) 2003-heden 10 jaar bewaren A4b.003. Briefwisseling en s inzake spontane sollicitaties (chronologisch geordend) 2003-heden 5 jaar vernietigen A4b.004. Dossiers inzake de organisatie van aanwervings-, bevorderings- en taalexamens (chronologisch geordend) 1997-heden 10 jaar selecteren De processen-verbaal met de deelnemerslijsten, vragen en uitslagen bewaren, de overige stukken vernietigen. A4b.005. Dossiers inzake het onthaal en de integratie van nieuwe medewerkers 2003-heden 10 jaar selecteren 1 exemplaar van elke eigen brochure, handleiding en Powerpointpresentatie bewaren, de overige stukken vernietigen. A4b.006. Dossiers inzake de evaluatie van stagiairs 2003-heden 50 jaar selecteren De stageverhandelingen bewaren, de overige stukken vernietigen. Dubbele bewaring met de van de Documentatiedienst moet wel vermeden worden (zie B1c.004). De bewaartermijn is gekoppeld aan deze personeels-

21 dossiers (zie A4a.009.). A4b.007. Dossiers inzake de organisatie van interne en externe opleidingen en seminaries (chronologisch geordend) 2003-heden 10 jaar selecteren De cursussen en teksten interne opleidingen en seminaries bewaren, de overige stukken vernietigen. A4b.008. Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité (chronologisch geordend, zowel papier als digitaal (MS Word)) 2005-heden 10 jaar bewaren A5. STAFDIENST ICT A Dubbels van bestelbonnen voor aankoop van informaticamateriaal 2003-heden 5 jaar vernietigen De originelen worden bewaard door de stafdienst B&B. A Stukken inzake de ontwikkeling en implementatie databank Budgetex (papier en digitaal (MS Word)) 2004-heden tot invoering van een nieuwe databank selecteren De inhoudelijk belangrijke stukken (handleiding en/of stukken met betrekking tot bestandsformaat, versienummer, beheer gebruiksrechten) bewaren, de overige vernietigen. A Internet-, intranet en extranetsite FOD (Oracle Portal) 2005-heden vóór en na elke ingrijpende aanpassing bewaren Er is één webstek met een internet-, intranet- en extranettoegang

22 B. MACROBUDGETTAIRE DIENST, ALGEMENE GEGEVENSBANK EN DOCUMENTATIEDIENST B1. Macrobudgettaire dienst B Agenda briefwisseling en belangrijke s (papieren registers) 2001-heden 5 jaar bewaren B Agenda briefwisseling en belangrijke s (digitale MS Access databank) 2005-heden 5 jaar bewaren B Dubbels ingekomen brieven en de belangrijke s 2002-heden 5 jaar selecteren B Minuten uitgaande brieven en de belangrijke s 2002-heden 5 jaar selecteren De belangrijke brieven (meerjarenramingen, contacten met de beleidscel ) bewaren, de overige vernietigen. De belangrijke brieven (meerjarenramingen, contacten met het kabinet ) bewaren, de overige vernietigen. B Archiefbescheiden inzake de opmaak Algemene Toelichting bij de begroting - voorbereidende stukken (papier en digitaal) 2008-heden 6 maanden vernietigen De definitieve versie wordt gepubliceerd in de parlementaire stukken.

23 - laatste ontwerpversie met aanduiding wijzigingen 2006-heden 2 jaar vernietigen - definitieve versie (papier) 1970-heden 5 jaar vernietigen - definitieve versie (PDF) 2002-heden 5 jaar vernietigen B Archiefbescheiden inzake de opmaak Zilvernota over het beleid met betrekking tot de vergrijzingsproblematiek - voorbereidende stukken (papier en digitaal) 2008-heden 6 maanden vernietigen - definitieve versie (papier) 2002-heden 2 jaar vernietigen De Zilvernota wordt opgesteld op basis van een verslag Studiecommissie voor de Vergrijzing en een advies afdeling Financieringsbehoeften Hoge Raad van Financiën. De definitieve versie wordt opgenomen in de Algemene Toelichting bij de begroting (zie B1a.005). B1a.007. Archiefbescheiden inzake de opmaak van het Stabiliteitsprogramma over het Belgische budgettaire beleid voor de komende periode - voorbereidende stukken (papier en digitaal) 2008-heden 6 maanden vernietigen - definitieve versie (papier) 2002-heden 2 jaar vernietigen De definitieve versie wordt bewaard door de FOD Kanselarij Eerste Minister.

24 B1a.008. Archiefbescheiden inzake de opmaak economische en de functionele hergroeperingen - voorbereidende stukken (papier en digitaal) 1995-heden 3 jaar / 10 jaar selecteren De stukken met betrekking tot de gehanteerde methodologie na 10 jaar blijvend bewaren, de overige stukken na 3 jaar vernietigen. - definitieve versie ( : papieren publicatie, : databank IBM AS en afgedrukte papieren listings, 1999-heden: tabellen MS Excel) B2. ALGEMENE GEGEVENSBANK 1950-heden 30 jaar bewaren De gegevens worden ook doorgestuurd naar het Instituut voor Nationale Rekeningen (INR). B Agenda briefwisseling en belangrijke s (papieren registers) 1999-heden 5 jaar bewaren B Jaarverslagen (papier en PDF) 1997-heden 30 jaar bewaren B B Notulen en bijhorende stukken werkgroep Algemene Gegevensbank (papier en MS Word of Excel) Algemene Gegevensbank, tabellen met de budgettaire gegevens centrale overheden (MS Excel) 1991-heden 10 jaar bewaren 1991-heden 30 jaar bewaren

25 C. DIENST BEGELEIDING BEGROTING C1. AFDELING BEGROTING EN CONTROLE C C Agenda briefwisseling centrale cel (papieren register) Agenda briefwisseling cellen Begroting en Controle (digitaal: MS Acces) 2003-heden 5 jaar bewaren 2004-heden 5 jaar bewaren C Koninklijke besluiten inzake begrotingsmateries 2006-heden 5 jaar bewaren C Notulen en bijhorende stukken van het Forum B&B voor overleg met de andere FOD's en POD's (papier en digitaal (MS Word)) 2004-heden 5 jaar bewaren C Omzendbrieven met de richtlijnen voor de begrotingsopmaak en de begrotingscontrole (papier, chronologisch geordend) 2000-heden 7 jaar bewaren De oudere omzendbrieven zijn vernietigd, maar de documentatiedienst bewaart wel een dubbels sinds 1951 (zie B1c.006.). C "Dossiers begrotingsopmaak en -procedures", dossiers inzake de opstelling en actualisering federale begroting en begrotingen instellingen en diensten die ervan afhangen - dossiers centrale cel voor de directeur-generaal (papier, geordend per jaar en per departement) 2006-heden 2 jaar selecteren Het advies Inspectie van Financiën, de voorbereidende nota en de notulen bilaterale gesprekken, de AStabellen en eventuele andere relevante of belangrijk geachte stukken bewaren, de voorstellen

26 - dossiers cellen Begroting en Controle (papier, geordend per jaar en per departement) 2003-heden 5 jaar : selecteren 2006-heden: vernietigen vernietigen. Voor de periode dient deze selectie uitgevoerd te worden bij de cellen begroting en controle, omdat de dossiers centrale cel reeds vernietigd zijn. Deze omvat ook de dossiers in uitvoering artikelen 40 en 44 wetten op de Rijkscomptabiliteit C "Dossiers administratieve en begrotingscontrole", dossiers inzake het advies over de dossiers voorgelegd in het kader administratieve en begrotingscontrole (papier en belangrijkste stukken vanaf 2006 ook digitaal (PDF), geordend per jaar en per departement) 2002-heden 5 jaar selecteren De belangrijke dossiers en/of de principedossiers bewaren, de overige vernietigen. C '"Dossiers Ministerraad", dossiers inzake het advies uitgebracht over de dossiers voorgelegd aan de Ministerraad (papier, geordend per jaar en per departement) 2002-heden 5 jaar vernietigen Deze dossiers worden gecoördineerd door de FOD Kanselarij van de Eerste Minister en daar blijvend bewaard. C Dossiers inzake de onderhandelingen over en de opvolging beheersovereenkomsten met openbare instellingen sociale zekerheid vanuit budgettair oogpunt (papier en digitaal, geen systematische ordening) 2005-heden 5 jaar selecteren De rekening en andere belangrijke budgettaire verantwoordingsstukken bewaren, de overige vernietigen. De originele overeenkomsten worden door de voogdijminister en door elke OISZ bewaard én in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.

27 C Dossiers inzake de opvolging "lasten uit het verleden" (de betaling van uitgaven van een begrotingsjaar in het daaropvolgende begrotingsjaar) , jaar bewaren C2. AFDELING CONTROLE VAN DE VASTLEGGINGEN (M.I.V. CONTROLEURS VAN DE VASTLEGGINGEN BIJ DE DEPARTEMENTEN) C Balanced Scorecard (BSC), tabellen voor het meten en opvolgen werkzaamheden controleurs vastleggingen (MS Excel) jaar bewaren Deze gegevens worden vanaf 2006 opgenomen in een centrale databank (zie A1.007). Deze worden centraal door de dienst bewaard. C Handboeken, checklists en stappenplannen (MS Word en PDF) 2005-heden tot ingebruikname nieuwe versie 1 exemplaar bewaren Deze worden centraal door de dienst bewaard. C CODENVA, tabellen met richtlijnen voor de behandeling en codering van vastleggingsdossiers (MS Excel) 2005-heden tot ingebruikname nieuwe versie bewaren Deze worden centraal door de dienst bewaard. C Vastleggingsbulletins 2003-heden 5 jaar vernietigen Deze worden door de controleurs vastleggingen bewaard. C Nota s met opmerkingen over vastleggingen (papier, op basis CODENVA) , 2003-heden 5 jaar vernietigen Deze worden door de controleurs vastleggingen bewaard. C Nota s met opmerkingen over ordonnanceringen (papier en MS Word) , 2003-heden 5 jaar vernietigen Deze worden door de controleurs vastleggingen bewaard.

28 C Register Controle Vastleggingen, tabellen met overzicht genomen vastleggingen, gesplitste kredieten, bijkredieten en investeringsprogramma s (geordend per departement, per jaar) (MS Excel) 2003-heden 5 jaar vernietigen Deze wordt centraal door de dienst beheerd en bewaard en door de controleurs vastleggingen aangevuld. Maandelijks wordt een kopie van het register naar het Rekenhof verstuurd. Een detail vastleggingen geboekt op de gesplitste kredieten wordt maandelijks in 2 exemplaren naar het Rekenhof verstuurd. De oudere papieren registers werden reeds vernietigd. C Listings EC 244, lijsten met overzicht vaste uitgaven, ontvangen Administratie Thesaurie (geordend per departement) 2003-heden 5 jaar allen vernietigen Deze worden zowel door de dienst (alle listings) als door controleurs vastleggingen (listings voor hun toegewezen departement) bewaard. C Listings EC 211 N, lijsten met overzicht vastleggingen, ontvangen Administratie Thesaurie (geordend per departement) 2003-heden 5 jaar allen vernietigen Deze worden zowel door de dienst (alle listings) als door controleurs vastleggingen (listings voor hun toegewezen departement) bewaard.

29 C Listings EC 212, lijsten met overzicht gesplitste kredieten, ontvangen Administratie Thesaurie (geordend per departement) 2003-heden 5 jaar allen vernietigen Deze worden zowel door de dienst (alle listings) als door controleurs vastleggingen (listings voor hun toegewezen departement) bewaard. Elke maand worden 2 exemplaren naar het Rekenhof verstuurd. C RAPS, lijsten met overzicht gegevens ingevoerd in de databank CICS Administratie Thesaurie (papieren afdrukken en PDF-kopieën databank CICS) 2003-heden 5 jaar vernietigen Deze worden centraal door de dienst bewaard. C Lijsten met overzicht uitbetaalde wedden, ontvangen van de dienst CDVU Administratie Thesaurie 2003-heden 5 jaar vernietigen Deze worden centraal door de dienst bewaard. D. DIENST FEDERAL ACCOUNTANT (FEDCOM-PROJECT) D Briefwisseling van het diensthoofd (thematisch geordend) 2007-heden 5 jaar vernietigen Deze is beperkt tot die brieven die niet in het desbetreffende dossier opgeborgen worden en dus weinig interessant zijn. D Dossiers inzake de opmaak van voorstudies voor de ontwikkeling FEDCOM-databank (papier en digitaal (MS Word en Visio)) zolang de databank in gebruik is bewaren

30 D Notulen en bijhorende stukken evaluatiecommissie voor de selectie softwarefirma, briefwisseling, het bestek, de verschillende offertes (papier en digitaal (MS Word, Excel en Powerpoint & PDF)) maart januari jaar selecteren De notulen en bijhorende stukken evaluatiecommissie, belangrijke briefwisseling, het bestek en de weerhouden offerte bewaren, de overige stukken vernietigen. D Notulen en bijhorende stukken van het stuurcomité voor de begeleiding van het FEDCOM-project (papier en digitaal (MS Word, Excel en Powerpoint & PDF)) 2007-heden zolang de databank in gebruik is bewaren D Stukken inzake de processen, functionele specificaties, configuratie, aanwijzigen voor de gebruikers en de gebruikersomgeving FEDCOM-databank (papier en digitaal (MS Word)) 2007-heden zolang de databank in gebruik is bewaren D Scenario s, dynamische prototypes FEDCOM-databank (MS AVI) jaar vernietigen D FEDCOM-databank (IBM, SAP) 2009-heden zolang de databank in gebruik is bewaren D Databank voor de registratie van problemen met de SAP-software (SAP, Solution Manager) 2007-heden zolang de databank in gebruik is vernietigen

31 D Databank voor de registratie van problemen met de FEDCOMdatabank (CA, Unicenter Ticket) 2008-heden zolang de databank in gebruik is vernietigen D1.010 Boekhoudkundige rapporten over het algemeen bestuur voor het Rekenhof en het Parlement (papier en digitaal (MS Excel)) 2009-heden 30 jaar bewaren E. DIENST MANAGEMENT SUPPORT E Dossiers inzake de projecten rond interne controle, interne audit en administratieve en begrotingscontrole: opmaak van wet- en regelgeving, interne projecten voor de FOD (papier en digitaal (MS Word en Excel)) 2005-heden 10 jaar selecteren De briefwisseling, verslagen, nota s bewaren, de documentatie vernietigen. De originele koninklijke besluiten worden bewaard door de diensten Voorzitter. E Stukken inzake de opmaak van werkinstrumenten voor interne controle, interne audit en administratieve en begrotingscontrole (digitaal (MS Word en Excel)) 2005-heden 10 jaar selecteren De eindversie van het werkinstrument bewaren, de voorbereidende stukken vernietigen. E Stukken inzake de organisatie van opleidingen (digitaal (MS Word en MS Powerpoint)) 2005-heden 5 jaar selecteren De syllabi en de presentaties bewaren, de overige vernietigen G. BUREAU VOOR DEONTOLOGIE EN AMBTELIJKE ETHIEK G Dossiers inzake de opmaak van beleidsnota's inzake deontologie en ambtelijke ethiek (digitaal: MS Word, PDF) 2003-heden 10 jaar bewaren

32 G Stukken van het horizontaal forum van integriteitscoördinatoren (digitaal: MS Word, PDF, MS Powerpoint) 2003-heden 10 jaar bewaren Dit overlegorgaan is lange tijd niet actief geweest, maar zal in 2009 heropgestart worden. G Notulen en bijhorende stukken Adviesgroep Ambtelijke Ethiek en Deontologie (digitaal: MS Word, PDF) 2006-heden 10 jaar bewaren G Notulen en bijhorende stukken Interfederale Commissie voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie (digitaal: MS Word, PDF) 2009-heden 10 jaar bewaren G Dossiers inzake het ontwerp en de aanpassing van een deontologische code voor de ambtenaren van het federaal administratief openbaar ambt (digitaal: MS Word, PDF) 2006-heden 10 jaar bewaren G Dossiers inzake de ontwikkeling van een regeling voor belangenconflicten (digitaal: MS Word, PDF) 2006-heden 10 jaar bewaren G Dossiers inzake de ontwikkeling van een meldingssysteem voor deontologisch onaanvaardbaar gedrag ( klokkenluiders ) (digitaal: MS Word, PDF) 2006-heden 10 jaar bewaren G Stukken inzake het verlenen van informatie en advies over deontologie en ambtelijke ethiek aan diensten van het federaal administratief openbaar ambt (digitaal: , MS Word) 2006-heden 5 jaar vernietigen Het zou interessant zijn om op basis stukken een overzicht op te stellen diensten die advies ingewonnen hebben en dit overzicht alsnog blijvend te bewaren.

33 G Dossiers inzake de organisatie van opleidingen voor diensten van het federaal administratief openbaar ambt (digitaal: MS Word, PDF, MS Powerpoint) 2006-heden 10 jaar selecteren De syllabi en de presentaties bewaren, de overige vernietigen. G Dossiers inzake de opvolging ontwikkelingen met betrekking tot integriteitsbeleid en integriteitsbeheer op internationaal vlak: Verenigde Naties, OESO en Raad van Europa (digitaal: MS Word, PDF) 2006-heden 10 jaar selecteren De stukken die een Belgisch standpunt of initiatief weergeven bewaren (voorbereidende stukken, nota s, verslagen), de overige vernietigen. H. REGERINGSCOMMISSARISSEN EN AFGEVAARDIGDEN VAN DE MINISTER VAN FINANCIËN H Archiefbescheiden van medewerkers FOD Budget en Beheerscontrole in hun hoedanigheid van regeringscommissaris of afgevaardigde minister van Financiën bij instellingen van openbaar nut - 5 jaar selecteren De stukken met betrekking tot de geformuleerde opmerkingen en genomen (dwang)maatregelen bewaren, de instellingen ontvangen notulen en verslagen vernietigen.