ARCHIEF VAN DE COMMISSIE VOOR FINANCIËLE HULP AAN SLACHTOFFERS VAN OPZETTELIJKE GEWELDDADEN EN AAN DE OCCASIONELE REDDERS ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 63 ARCHIEF VAN DE COMMISSIE VOOR FINANCIËLE HULP AAN SLACHTOFFERS VAN OPZETTELIJKE GEWELDDADEN EN AAN DE OCCASIONELE REDDERS ARCHIEFSELECTIELIJST 2011 door Kathleen DEVOLDER Brussel 2011

2

3 ARCHIEF VAN DE COMMISSIE VOOR FINANCIËLE HULP AAN SLACHTOFFERS VAN OPZETTELIJKE GEWELDDADEN EN AAN DE OCCASIONELE REDDERS ARCHIEFSELECTIELIJST 2011 door Kathleen DEVOLDER Brussel 2011

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

6

7 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefen, hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De archiefvormende diensten De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. Codes De codes bieden de mogelijkheid om elke archief moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren bij contacten tussen het Rijksarchief en de organisatie. Deze codes hebben geen enkel verband met de eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefen Het archief wordt per archief omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Datering (uiterste data) De datering archiefen gebeurt op basis van het oudste en het jongste aanwezige document of dossier en geeft dus aan welke periode de archief overspant. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de instelling en geeft aan hoe lang deze de archiefen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen goede werking te kunnen garanderen als in het kader informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de archivaris-inspecteur en de instelling. Een bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige en vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de geen nut meer bezit. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de instelling, op basis cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de nadere selectie. Opmerkingen De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie archief in kwestie. 7

8 Code Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A. DIENSTHOOFD A Briefwisseling 1987-heden 10 jaar selecteren A Tweejaarlijkse activiteitenverslagen Commissie voor financiële hulp 1992-heden 10 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren Enkel bewaren indien de briefwisseling niet in de dossiers opgenomen is. De verplichting om een verslag op te stellen en te publiceren is een gevolg inlassing, door een KB van van een bepaling die het KB van betreffende de Commissie aanvult (artikel 8, 4 alinea). A Stukken betreffende de opmaak tweejaarlijkse activiteitenverslagen 1992-heden 3 jaar vernietigen A Statistieken en cijfermateriaal betreffende de activiteiten Commissie 1987-heden 10 jaar selecteren Niet gepubliceerde of moeilijk te reconstrueren statistieken en cijfermateriaal bewaren, de overige vernietigen. Van alle publicaties Commissie zal sowieso één exemplaar in elke taal worden bewaard (A.1.15). A Huishoudelijk reglement 1987-heden tot aanpassing vernietigen Het huishoudelijk reglement wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. 8

9 Code Reeks Datering Bewaar- Definitieve Opmerkingen termijn bestemming A Stukken betreffende de samenstelling Commissie (benoeming, verlenging van mandaat, ontslag, ledenlijsten enz.) 1987-heden 10 jaar bewaren A Stukken betreffende kandidaat-commissieleden ca heden 3 jaar vernietigen A Dossiers inzake de opmaak en wijziging van wetten, koninklijke besluiten, omzendbrieven enzovoort 1987-heden 10 jaar bewaren A Dossiers inzake de organisatie en de interne werking (organigrammen, ) 1987-heden 10 jaar bewaren A Stukken betreffende contacten met het kabinet 1987-heden 5 jaar bewaren A Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 1987-heden 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd. 9

10 Code Reeks Datering Bewaar- Definitieve Opmerkingen termijn bestemming A Stukken betreffende de audit van het Rekenhof ( ) over de werking Commissie en de opvolging ervan jaar vernietigen Het betreft voornamelijk briefwisseling. Het verslag audit is gepubliceerd door het Rekenhof ( A Thematische dossiers (bijvoorbeeld: Bende van Nijvel, Dutroux ) 1987-heden 5 jaar selecteren Persknipsels en parlementaire documenten vernietigen. A Brochures over de Commissie 1987-heden tot vervanging 1 exemplaar in elke taal bewaren Er werden reeds diverse brochures (voor verschillende doelgroepen: het groot publiek, professionelen ) opgemaakt. A Artikels, publicaties gepubliceerd door de Commissie 1987-heden 5 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren A Stukken betreffende de opmaak van brochures over de Commissie 1987-heden 3 jaar vernietigen A Stukken betreffende de bijdrage Commissie voor het jaarverslag FOD Justitie 1987-heden 3 jaar vernietigen Het jaarverslag FOD Justitie wordt gepubliceerd ( 10

11 Code Reeks Datering Bewaar- Definitieve Opmerkingen termijn bestemming A Stukken betreffende het Nationaal Forum voor Slachtofferbeleid heden 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau FOD die het secretariaat van dit Forum verzekert. De Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders maakt deel uit van het Forum dat advies en aanbevelingen geeft. A Stukken betreffende internationale contacten (o.a. briefwisseling en documentatie over buitenlandse commissies voor financiële hulp) 1987-heden 5 jaar bewaren A Dossiers inzake de deelname aan zendingen en studiereizen 1987-heden 5 jaar selecteren A Arresten van het Arbitragehof/Grondwettelijk Hof 1987-heden 5 jaar vernietigen De inhoudelijk belangrijke stukken (briefwisseling, zendingsverslagen) bewaren, de stukken met betrekking tot de praktische organisatie vernietigen. De arresten van het Grondwettelijk Hof worden gepubliceerd ( A Kopieën van stukken Raad van State (arresten, memories, verslagen auditeurs, enz.) heden 5 jaar vernietigen Deze kopieën worden overgemaakt door de FOD Justitie. 1 Geïnstalleerd op 16 juni

12 Code Reeks Datering Bewaar- Definitieve Opmerkingen termijn bestemming A Personeelsdossiers 1987-heden tot uitdiensttreding vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bijgehouden door de FOD Justitie. A Dienstorders 1987-heden 10 jaar vernietigen Centraal bewaren (op het niveau FOD Justitie). A Stukken betreffende de indeling personeelsleden in functiefamilies en de competentiemetingen 2002-heden 3 jaar vernietigen A Stukken betreffende aanvragen treinabonnementen 2005-heden 3 jaar vernietigen B. SECRETARIAAT Algemene rol B Dit register heeft 4 rubrieken: het dossiernummer, de datum van binnenkomst van het verzoek, de persoonsgegevens van de verzoeker, plaats en datum feiten heden 15 jaar bewaren 12

13 Code Reeks Datering Bewaar- Definitieve Opmerkingen termijn bestemming Bijzondere rollen (per taal) B Deze registers hebben 4 rubrieken: het nummer bijzondere rol (opeenvolgende nummering sinds 1988), de naam verzoeker, het nummer kamer die het dossier behandelt, het dossiernummer (d.w.z. de link met de algemene rol) 1987-heden 15 jaar bewaren B Steekkaartensysteem aanvraagdossiers financiële hulp Alfabetisch gerangschikt 1987-ca even lang als de individuele dossiers waaraan het steekkaartensysteem refereert (15 jaar) vernietigen De gegevens zijn, met uitzondering jaren , overgenomen in de databank Commissie. Voor de periode kan gezocht worden in de algemene en bijzondere rollen. 13

14 Code Reeks Datering Bewaar- Definitieve Opmerkingen termijn bestemming B Databank db5 (Access) ( ) en heden even lang als de individuele dossiers die door de databank ontsloten worden (15 jaar) bewaren De databank werd opgestart in De dossiers ingediend in de periode werden naderhand ook in de databank ingevoerd. B Technische documentatie over de databank 1987-heden even langs als de databank zelf bewaren 14

15 Code Reeks Datering Bewaar- Definitieve Opmerkingen termijn bestemming Bewaren: 12 dossiers per jaar (één per maand), namelijk: - 8 dossiers hoofdhulp - 1 dossier noodhulp - 1 dossier aanvullende hulp - 1 onontvankelijk dossier - 1 ongegrond dossier. B Verzoekschriftdossiers voor financiële hulp 1987-heden 15 jaar selecteren Eveneens bewaren: de verzoekschriftdossiers i.v.m. de terreuraanslagen van de CCC en de Bende van Nijvel Marc Dutroux Hans Van Temsche zaak Manhaeve (slachtoffer) andere dossiers die belangrijke wetswijzigingen (zullen) teweegbrengen. B Beslissingen Commissie Originelen, ondertekend door de voorzitter en de secretaris en voorzien van een stempel Commissie 12 april heden 15 jaar bewaren 15

16 Code Reeks Datering Bewaar- Definitieve Opmerkingen termijn bestemming B Verslagen van plenaire vergaderingen Verenigde Kamers 1987-heden 10 jaar bewaren Plenaire vergaderingen zijn uitzonderlijk. Tot nog toe zijn er nog maar twee georganiseerd. Uitnodigingen voor de vergaderingen diverse kamers B Er zijn aparte uitnodigingen voor de verzoeker of zijn advocaat en voor de commissieleden. De uitnodigingen voor de leden bevatten de agenda zitting en een kopie van de nuttige stukken 1987-heden 3 jaar vernietigen B Stukken betreffende de praktische organisatie vergaderingen 1987-heden 1 jaar vernietigen B Kopieën van formulieren voor de betaling van presentiegelden, reis- en verblijfskosten ca heden 3 jaar vernietigen De originele formulieren worden bezorgd aan de FOD Justitie. B I-dossiers (d.i. vragen om informatie) 2001-heden 5 jaar vernietigen 16

17 Code Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen C. REKENPLICHTIGE C Dossiers inzake de jaarlijkse begroting 2003-heden 7 jaar vernietigen C Rekeninguittreksels van het Fonds voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en aan de occasionele redders 2002-heden 7 jaar vernietigen Betalingsopdrachten (overzicht van gezamenlijke overschrijvingen) C Sinds 2010 gebeuren de overschrijvingen via Pay@Finpost, een nieuwe toepassing voor elektronische betalingen die speciaal door de Financiële Post werd ontwikkeld voor de staatsrekenplichtigen federale overheidsdiensten 2002-heden 7 jaar vernietigen C Kopieën staten die driemaandelijks aan het Rekenhof worden overgemaakt (formulier + bijlagen) en de goedgekeurde staten die het Rekenhof terugstuurt 2002-heden 7 jaar vernietigen De commissie stuurt 2 originelen naar het Rekenhof en houdt een kopie staat bij. Het Rekenhof stuurt naderhand één goedgekeurde staat terug. 17