Archief van de FOD Sociale Zekerheid Directie-generaal Sociale Inspectie. Archiefselectielijst

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 188 Archief van de FOD Sociale Zekerheid Directie-generaal Sociale Inspectie Archiefselectielijst 2015 door Kathleen DEVOLDER Brussel Bruxelles 2016

2

3 ARCHIEF VAN DE FOD SOCIALE ZEKERHEID DIRECTIE-GENERAAL SOCIALE INSPECTIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2015

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 188 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 188 Archief van de FOD Sociale Zekerheid Directie-generaal Sociale Inspectie Archiefselectielijst 2015 door Kathleen DEVOLDER Brussel Bruxelles 2016

6

7 INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL... 5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL... 7 GEBRUIKSAANWIJZING... 9 ARCHIEFSELECTIELIJST A. HOOFDBESTUUR A1. Directeur-generaal en secretariaat A2. Algemene administratieve diensten A3. Taskforce Grensoverschrijdende fraude A4. Taskforce Datamining B. BUITENDIENSTEN LOGISTIEKE STEUN Statistieken en Informatica Administratieve controle Legistieke cel Strategische cel SECTIE CONTROLE VAN DE WERKGEVERS

8

9 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) 1 bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve en hun definitieve, dit is de die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden. Deze laatste dienen naar het Rijksarchief overgebracht te worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? De archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed document- en informatiebeheer. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat écht belangrijke documenten in de massa verloren gaan. Een correcte naleving van de archiefselectielijst zal er ten slotte voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 1 Archiefwet van 24 juni 1955, zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009 (Belgisch Staatsblad, ); KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 en KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad, ). 7

10

11 GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst volgens de organisatiestructuur of het organigram van de instelling geordend. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De archiefvormende diensten Men beschouwt de verschillende onderafdelingen van de organisatie als archiefvormende entiteiten, met inachtneming van de hiërarchie der diensten. De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs is ingekleurd om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en niet op stukniveau; dit laatste zou een te zware werkbelasting betekenen). Administratieve (in de instelling) De wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open en. Tenzij anders vermeld, vangt de steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. van de documenten Dit is de die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: Bewaren en : integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief Selecteren en : gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief Vernietigen: integrale vernietiging. Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer 9

12 hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve en kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling geen archief vernietigen zonder voorafgaande toelating van het Rijksarchief. Een aanvraagformulier voor vernietiging van archieven is beschikbaar op de website van het Rijksarchief ( De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie. 10

13 A. HOOFDBESTUUR A1. Directeur-generaal en secretariaat A1.001 Dossiers inzake de opmaak van het jaarlijks operationeel plan A1.002 Dossiers inzake de opvolging van de performantie (diverse meetinstrumenten: Cockpit, Balanced Scorecard en statistieken ad hoc ) 10 jaar bewaren en 10 jaar vernietigen De directie-generaal stelt een ontwerp van operationeel plan op. In oktober wordt een seminarie georganiseerd met de regionale directeurs om dit operationeel plan te bespreken en becijferde doelstellingen per regio vast te leggen. Deze becijferde doelstellingen worden dan vertaald in het regionaal actieplan (zie reeks B5.009). 2 A1.003 Dossiers inzake de vergaderingen van de organen van het SIOD (Sociale Inlichtingenen Opsporingendienst): de Algemene Raad van Partners en het Federaal Aansturingsbureau 10 jaar vernietigen Deze dossiers moeten gearchiveerd worden door het secretariaat van SIOD (FOD WASO). 2 Jaarverslag Directie-generaal Sociale inspectie 2013, Brussel, FOD Sociale Zekerheid, p

14 A2. Algemene administratieve diensten A2.001 Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse begroting en de begrotingswijzigingen A2.002 Dossiers inzake het economaat (dubbels van bestelbons, dubbels van facturen, leveringsbonnen, aanvraagformulieren enz.) 7 jaar bewaren en 3 jaar vernietigen Originele facturen worden gearchiveerd door de stafdienst Budget & Beheerscontrole. A2.003 Dossiers inzake de opmaak en de opvolging van het personeelskader (of de jaarlijkse personeelsplannen)* 10 jaar bewaren en *Er bestaat momenteel geen personeelskader wat betreft het controlepersoneel van de DG Sociale Inspectie. Dit werd vervangen door jaarlijkse personeelsplannen. 3 A2.004 Dossiers inzake het personeelsbeheer zolang de werknemer in dienst is vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door de stafdienst Personeel & Organisatie. A3. Taskforce Grensoverschrijdende fraude A3.001 Dossiers inzake de ontwikkeling van een controlebeleid inzake grensoverschrijdende fraude 10 jaar selecteren en Bewaren en : verslagen van vergaderingen, synthesedocumenten, beleidsnota s. 3 Op. cit., p

15 A3.002 Dossiers inzake de coördinatie en de opvolging van de werkzaamheden van de regionale cellen Grensoverschrijdende tewerkstelling A3.003 Dossiers inzake contacten met buitenlandse sociale zekerheidsinstellingen (informatieuitwisseling) 5 jaar vernietigen nut voor de dienst vernietigen A4. Taskforce Datamining A4.001 Dossiers inzake de ontwikkeling van wiskundige algoritmen voor het opsporen van ondernemingen die een frauderisico vertonen nut voor de dienst vernietigen A4.002 Dossiers inzake de bepaling van risicoprofielen tot aanpassing of vervanging vernietigen 13

16 B. BUITENDIENSTEN LOGISTIEKE STEUN 1. Statistieken en Informatica B1.001 Dossiers inzake het beheer van het informaticamateriaal en de toepassingen (aankoop, levering en implementatie van hard- en softwaresystemen) zolang systeem in gebruik is vernietigen B1.002 Dossiers inzake het beheer van de communicatiemiddelen (GSM s en modems) B1.003 Dossiers inzake informatiseringsprojecten m.b.t. de Sociale Inspectie B1.004 Dossiers inzake interne opleiding van beginnende medewerkers zolang ze in gebruik zijn vernietigen 5 jaar na einde project selecteren en 5 jaar vernietigen Bewaren en : projectfiches, synthesedocumenten, verslagen van vergaderingen. 14

17 B1.005 Jaarlijkse statistieken, gegenereerd op basis van Pegasis (aantal gecontroleerde werkgevers en werknemers, het aantal werkgevers en werknemers in overtreding, het aantal Pro Justitia s, de geregulariseerde bedragen, het aantal werknemers die werden gecontroleerd, geregulariseerd of die in overtreding waren, ) B1.006 Statistieken, ad hoc gegenereerd op verzoek van de directie of van een administratieve overheid 10 jaar vernietigen De belangrijkste jaarlijkse statistieken worden gepubliceerd in het jaarverslag (zie reeks B4.001). 5 jaar vernietigen 15

18 B1.007 Databank Pegasis, met de gegevens van alle controledossiers en de gegevens en de activiteiten van de medewerkers : - de verschillende oorsprongen van alle door de Sociale Inspectie uitgevoerde onderzoeken; - de activiteiten die door de sociaal inspecteurs werden uitgevoerd voor elke onderzoeksopdracht; - alle vaststellingen die werden gedaan bij controles, per wetgeving (bijvoorbeeld: sociale zekerheid, jaarlijkse vakantie enz.) en per inbreuk. Ook het aantal waarschuwingen en regularisaties wordt geregistreerd, evenals het aantal Pro Justitia s, de bedragen van de regularisaties en het aantal werknemers die werden gecontroleerd, geregulariseerd of die in overtreding waren. Voor de wetgevingen betreffende de werknemers van lidstaten die geen lid zijn van de Europese Unie wordt ook de nationaliteit van de betrokkenen ingevoerd 4 tot vervanging (de data inzake onderzoeken bij werkgevers minstens bewaren tot 5 jaar na einde activiteit van de werkgever) vernietigen 4 Op. cit., p

19 2. Administratieve controle B2.001 Dossiers inzake het nazicht van aangiften voor de vrijstelling van sociale bijdragen in de openbare en socio-culturele sector en in het kader van sportmanifestaties (art. 17 van het KB van 28 november 1969) 5 3 jaar vernietigen 3. Legistieke cel B3.001 Wetten, besluiten, interne administratieve richtlijnen en instructies m.b.t. de oprichting, organisatie en werking van de instelling en m.b.t. de bevoegdheidsdomeinen van de Sociale inspectie 20 jaar bewaren en Deze informatie is voor de medewerkers raadpleegbaar op de intranetsite van de Sociale Inspectie ( Legistic - vroeger: Hummingbird; nu: Sharepoint). B3.002 Dossiers inzake de opmaak van wettelijke en reglementaire bepalingen op het vlak van het sociaal recht en van de sociale zekerheid (o.a. verslagen van vergaderingen waar wetteksten m.b.t. de bevoegdheidsdomeinen van de Sociale inspectie worden opgesteld) 20 jaar bewaren en 5 Dit artikel bepaalt dat sommige werkgevers van de openbare en de socioculturele sector en organisatoren van sportmanifestaties kunnen genieten van een vrijstelling van sociale bijdragen voor specifieke categorieën van werknemers voor zover hun activiteiten niet meer dan 25 werkdagen bedragen per kalenderjaar bij een of meerdere werkgevers en op voorwaarde dat de aangifte van de tewerkstelling vooraf gebeurde bij de directie-generaal Sociale Inspectie. Hoewel de werknemer niet wordt onderworpen aan de sociale zekerheid, heeft hij toch recht op een zekere sociale dekking (bijv. arbeidsongevallenverzekering). Op. cit., p

20 B3.003 Geactualiseerde synthesedocumenten m.b.t. verschillende doelgebieden (schijnzelfstandigheid, grensoverschrijdende tewerkstelling enz.) tot opmaak nieuwe versie bewaren en Deze informatie is voor de medewerkers raadpleegbaar op de intranetsite van de Sociale Inspectie. B3.004 Kabinetsnota s 5 jaar bewaren en B3.005 Databank voor de opvolging van de kabinetsnota s B3.006 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen B3.007 Dossiers inzake samenwerkingsprotocollen en akkoorden 5 jaar bewaren en 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd. 20 jaar bewaren en B3.008 Dossiers inzake de behandeling van juridische vragen/vragen om advies (vanwege personeelsleden van DG Sociale Inspectie en vanwege externen, bijvoorbeeld medewerkers van de RSZ, van de FOD Werkgelegenheid ) 5 jaar selecteren en Princiepsdossiers bewaren en. 18

21 B3.009 Excellijst voor de opvolging van de behandeling van juridische vragen/vragen om advies B3.010 Dossiers inzake de behandeling van geschillen voor burgerlijke en strafgerechten waarin de staat gedagvaard is ten gevolge van maatregelen die door de sociaal inspecteurs werden toegepast B3.011 Dossiers inzake de behandeling van geschillen over geweldplegingen of bedreigingen ten aanzien van de inspecteurs bij de uitvoering van hun opdrachten tot vervanging vernietigen 20 jaar selecteren en 20 jaar selecteren en Bewaren en : dossiers die een precedentwaarde bezitten. De overige vernietigen. Bewaren en : dossiers die een precedentwaarde bezitten. De overige vernietigen. B3.012 Dossiers inzake genadeverzoeken 10 jaar vernietigen B3.013 Dossiers inzake de erkenning van sociale secretariaten van de werkgevers en inzake toezicht op hun werking 6 zolang het sociaal secretariaat bestaat + 5 jaar vernietigen 6 De erkenningsvoorwaarden, de na te leven wettelijke en reglementaire bepalingen en de bevoegdheid die ter zake aan de sociale controleurs en inspecteurs van de Sociale Inspectie van de FOD Sociale Zekerheid is toegewezen, zijn bepaald in hoofdstuk IV (art. 44 tot 53) van het KB van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders. Om van de erkenning te kunnen genieten moet elk sociaal secretariaat van werkgevers voldoen aan een reeks voorwaarden, die bepaald zijn in art 48 van het KB. Op. cit., p

22 B3.014 Kennisgevingen van neerlegging, wijzigingen en vrijgeven van waarborgen voor sociale secretariaten bij de Deposito- en Consignatiekas B3.015 Documentatie, boeken en brochures (niet uitgegeven door DG Sociale Inspectie) zolang de waarborg bestaat + 5 jaar nut voor de administratie vernietigen vernietigen 4. Strategische cel B4.001 Jaarverslagen van de DG Sociale Inspectie 10 jaar een exemplaar in elke taal bewaren en B4.002 Dossiers inzake de opmaak van de jaarverslagen B4.003 Verslagen van de vergaderingen van de sociaal inspecteur-directeurs (stafvergaderingen) B4.004 Verslagen van vergaderingen van diverse werkgroepen of cellen 3 jaar vernietigen 10 jaar bewaren en 10 jaar bewaren en Het gaat om vergaderingen waaraan de directeurgeneraal, zijn adjuncten (adviseurs-generaal) en de sociaal inspecteur-directeurs van de verschillende regio s deelnemen. Deze vergaderingen worden gehouden op het niveau van het hoofdbestuur. De verslagen worden op de intranetsite gepubliceerd. 20

23 B4.005 Dossiers inzake de opvolging van de regionale actieplannen (RAP) 5 jaar vernietigen SECTIE CONTROLE VAN DE WERKGEVERS De sectie kent een territoriale organisatie in 8 regio s in buitendienst. 7 Binnen elke regio werden vijf gespecialiseerde onderzoekscellen opgericht: - een coördinatiecel - een cel basiswerking - een cel grote ondernemingen - een cel ECOSOC (economische uitbuiting en sociale fraude) - een cel grensoverschrijdende tewerkstelling B5.001 Algemene (niet dossiergebonden) briefwisseling 5 jaar vernietigen B5.002 Register van briefwisseling ( AZ register ) 10 jaar vernietigen Bevat: nummer, onderwerp, kopie van de brief. B5.003 Stukken betreffende het stockbeheer (kantoorbenodigdheden) 3 jaar vernietigen 7 De regio s zijn: regio 1: West-Vlaanderen (zetel: Brugge) - regio 2: Oost-Vlaanderen (zetel: Gent) - regio 3: Antwerpen (zetel: Antwerpen) - regio 4: Limburg (zetel: Hasselt) - regio 5: Henegouwen (zetel: Bergen) - regio 6: Namen, Luxemburg, Waals-Brabant (zetel: Namen) - regio 7: Luik (zetel: Luik) - regio 8. Directie A: Brussel-Hoofdstad, Vlaams- Brabant (zetel: Brussel). Directie B: Brussel-Hoofdstad (zetel: Brussel). Op. cit., p

24 B5.004 Personeelsdossiers zolang de medewerker in dienst is vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door de stafdienst Personeel & Organisatie. Deze dossiers zijn niet in alle centra aanwezig. Heel wat gegevens over de medewerkers (kilometerstanden, activiteitenstaten ) zijn opgeslagen in Pegasis en voor de evaluaties (opvolging ontwikkelcirkels) wordt gebruik gemaakt van Crescendo. B5.005 Kopieën van verlofbladen van de medewerkers 2 jaar vernietigen B5.006 ICE (contactgegevens in case of emergency) tot aanpassing vernietigen B5.007 Verslagen van de maandelijkse regiovergaderingen onder voorzitterschap van de sociaal inspecteur-directeur - regiovergaderingen (directeur + inspecteurs + controleurs) - regionale stafvergaderingen (directeur + inspecteurs) B5.008 Verslagen van de teamvergaderingen van inspecteur met controleurs (werkoverleg) 5 jaar vernietigen Deze vergaderingen hebben meerdere doelstellingen: - het behandelen van de agendapunten van de vergaderingen van de sociaal inspecteurdirecteurs; - het behandelen van de problemen eigen aan de regio; - het geven van bijkomende instructies op gebied van controle, redactie van onderzoeksverslagen; - het uitleggeven van de methode voor de registratie van statistische gegevens. Deze verslagen mogen vernietigd worden, aangezien informatie over de werking bewaard zal worden in het werkingsverslag (zie reeks B5.010). 5 jaar vernietigen 22

25 B5.009 Regionale actieplannen (RAP) Verplicht sinds Sinds 2014 vormen het werkingsverslag en het RAP één geïntegreerd document 10 jaar bewaren en Het betreft een instrument van planning en beheer waarin de acties van elke cel van iedere regio worden opgenomen. Het actieplan wordt op het einde van het jaar opgemaakt door de regionale directeur, volgens een standaardmodel en in overleg met de sociaal inspecteurs van de regio. Het regionaal actieplan vertaalt de operationele doelstellingen die moeten worden behaald op het einde van het kalenderjaar. Naast de beschrijving van de doelstellingen en de acties vermeldt het RAP de middelen (personeel, informatica ) die hiervoor moeten worden ingezet en de manier waarop het resultaat zal worden gemeten. 8 B5.010 Werkingsverslagen 10 jaar bewaren en Sinds 2014 vormen RAP en werkingsverslag één geïntegreerd document. De werkingsverslagen bevatten: - de operationele doelstellingen en de (kwantitatieve en kwalitatieve) resultaten van de regio in het werkjaar; - de prioriteiten die voor de regio werden vastgelegd voor het bedoelde werkjaar + ev. aanpassingen van de organisatiestructuur in functie van de prioriteiten; evaluatie van personeel en middelen; - een analyse van de mate waarin de doelstellingen werden gerealiseerd (per cel en per focusdomein); - analyse van de sterke punten en van de aandachtspunten. 8 Op. cit., p

26 B5.011 Dossiers inzake onderzoeken bij werkgevers: administratieve onderzoeken (de groene dossiers, uitgevoerd door de coördinatiecel) onderzoeken ter plaatse: - algemene onderzoeken, d.w.z. nazicht van inschrijving en aansluiting bij de diverse organisaties van de sociale zekerheid (witte en roze dossiers 9 ) - beperkte onderzoeken, d.w.z. nazicht van enkele reglementeringen voor een beperkt aantal werknemers (witte en roze dossiers) - controles van buitenlandse werkgevers (zalmkleurige dossiers) Dossiers van actieve werkgevers selecteren na 7 jaar: enkel de Pro Justitia s en F33 bewaren (zolang als de werkgever actief is). Sinds 2012 wordt gewerkt met epv s. Hiervan moet geen papieren afdruk meer bewaard worden. 10 Bewaartermijn van dossiers van niet-actieve werkgevers: tot 5 jaar na einde activiteit Een staal van een 50-tal witte en roze dossiers bewaren en 11, evenals de belangrijkste dossiers inzake grensoverschrijdende tewerkstelling De administratie werkt momenteel zowel met papieren als met digitale dossiers, maar voorlopig wordt het papieren dossier als het rechtsgeldige dossier beschouwd. 12 Om plaats te winnen, is het raadzaam om de dossiers te schonen vooraleer ze op te bergen in het klassement. Volgende documenten kunnen verwijderd worden: - Lege enveloppen, fardes van vorige lokalisaties, afdrukken van lokalisaties opgezocht n.a.v. een rappel - Prints van opzoekingen (internet + databanken: Kruispuntbank van Ondernemingen, Dimona, Pegasis, Genesis 13 enz.) - Inlichtingenblad MUT 14 (uitzondering: wanneer SI ambtshalve DMFA opgesteld heeft en inlichtingenblad ingevuld heeft) - Statistiekenblad (de gegevens worden ingebracht in Pegasis) - Boekhoudkundige stukken in de gevallen waarin ze geen aanleiding gaven tot regularisatie of waarin de werkgever zelf de regularisatie uitvoerde (dus zonder F33) - Individuele rekeningen zonder annotaties - Bijlagen epv (zitten digitaal in applicatie epv. Ze kunnen ook opgeladen worden in Pegasis) - Begeleidende briefwisseling (vb voor de verzending van het PJ) 9 De roze dossiers zijn auditeursdossiers (opdrachten uitgaande van de gerechtelijke instanties). Deze moeten binnen een welbepaalde termijn verwerkt worden. 10 De programmawet van 29 maart 2012 voorzag in de oprichting van de e-pv-databank (art. 92) en in de opmaak van elektronische processen-verbaal (met elektronische handtekening) die gelijkgesteld zijn aan een proces-verbaal op papieren drager, ondertekend d.m.v. een handgeschreven handtekening (art. 89). Belgisch Staatsblad, Tijdens een overgangsperiode die loopt tot 31 december 2015 wordt het e-pv nog op papieren drager gesteld en ondertekend met een handgeschreven handtekening. KB van 10 juli 2013, Belgisch Staatsblad, De regionale kantoren dienen hun dossiers over te brengen naar de Rijksarchieven in de Provinciën (voor de contactgegevens van de Rijksarchieven in de Provinciën: zie 24

27 B5.012 Dossiers inzake diverse onderzoeken en opdrachten (gele dossiers): - vragen om onderzoek 15 - vragen om inlichtingen vanwege particulieren en ondernemingen - vragen om informatie vanwege een controledienst (RSZ, RVA, federale politie enz.) - vragen om advies van een autoriteit - parlementaire vragen - erkenningen van sociale secretariaten - het registreren van de verweermiddelen uiteengezet door een werkgever, voorzien in het kader van de procedure van de administratieve geldboeten, opgelegd door de studiedienst van de FOD WASO als gevolg van een PJ - genadeverzoek - klachten over de werking van de sociale inspectie 3 jaar vernietigen 12 De FOD is wel bezig met de voorbereiding van de introductie van een e-dossier. 13 Genesis: het synthetisch kadaster van de onderzoeken, een database die informatie bevat over de lopende of afgesloten onderzoeken bij één van de vier inspectiediensten: RSZ, TSW, SI, RVA. (geraadpleegd op 5 juni 2015). 14 Dit document is immers reproduceerbaar vanuit de authentieke bron. 15 Het betreft: - onderzoeken ingesteld op vraag van andere diensten die op de gestelde vraag een antwoord moeten hebben om hun eigen dossiers te kunnen afhandelen. Deze dossiers hebben 25

28 B5.013 Prints van epv s (epv = elektronisch proces-verbaal tot vaststelling van inbreuken) nut voor de administratie vernietigen Het betreft een klassement van epv s dat in bepaalde regio s wordt bijgehouden omwille van het gebruiksgemak. B5.014 Verslagen van de vergaderingen van de GRI, de groep voor regionale interventie van de arrondissementscel, onder voorzitterschap van de arbeidsauditeur jaar bewaren en De GRI is belast met de organisatie en de coördinatie van minstens twee controledagen per maand waarop gericht gecontroleerd wordt op het naleven van de verschillende sociale wetgevingen inzake illegale arbeid en sociale fraude. De Sociale Inspectie staat in voor het secretariaat van de GRI (processen-verbaal op de G: schijf) geen betrekking op een werkgever en vormen geen klacht, d.w.z. dat er wellicht geen inbreuken werden begaan waarvoor onze dienst bevoegd is (bijv: onderzoek bij een begunstigde, op het vlak van kinderbijslag); - vragen tot onderzoek die niet tot de bevoegdheid van de Sociale Inspectie behoren en die bijgevolg aan de bevoegde diensten worden overgemaakt; - vragen tot onderzoek die zonder gevolg werden geklasseerd door de Sociale Inspectie wegens niet opportuun (onvoldoende inlichtingen, gebrek aan geloofwaardigheid enz). Jaarverslag Directie-generaal Sociale inspectie 2013, Brussel, FOD Sociale Zekerheid p Arrondissementscellen zijn operationele samenwerkingsverbanden tussen de verschillende inspectiediensten (FOD Sociale Zekerheid, FOD WASO, RSZ, RVA), de federale politie, de FOD Financiën, enzovoort, voorgezeten door de arbeidsauditeur. De opdracht van de cel bestaat hoofdzakelijk uit de organisatie en de coördinatie van controles op het naleven van de verschillende sociale wetgevingen in het kader van de strijd tegen de illegale arbeid en de sociale fraude. (geraadpleegd op 5 juni 2015). 26

29

30 5591