Archief van de Belgische Technische Coöperatie - zetel. Archiefselectielijst

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 156 Archief Belgische Technische Coöperatie - zetel Archiefselectielijst 2014 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2015

2

3 ARCHIEF VAN DE BELGISCHE TECHNISCHE COÖPERATIE - ZETEL ARCHIEFSELECTIELIJST 2014

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 156 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification: Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 156 Archief Belgische Technische Coöperatie - zetel Archiefselectielijst 2014 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2015

6

7 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefen, hun bewaartermijn en hun definitieve. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De bevoegdheden De bevoegdheden worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. s archiefen De en worden met het oog op het gebruiksgemak voorzien van een code, waarmee elke moeiteloos, snel en ondubbelzinnig geïdentificeerd kan worden. Archiefen Het archief wordt per archief omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Bewaartermijn Gebaseerd op de administratieve bewaartermijn, is de bewaartermijn gelijk- of langduriger. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een normatieve tekst, een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de archivaris-inspecteur en de archiefvormer. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige en vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de geen nut meer bezit. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief in België in overleg met de instelling, op basis cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de selectie. Voor bepaalde archiefen wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie opgenomen met betrekking tot hun inhoud, functie en/of nadere selectie. 5

8 A. ORGANISATIE EN INTERNE WERKING A.1. BEHEER STRATEGIE Algemeen A Rekenblad voor de registratie uitgaande brieven, faxen en s (digitaal) 2004-heden 10 jaar A Minuten uitgaande brieven Voorzitter (papier, chronologisch geordend) 2005-heden 10 jaar Heel wat brieven worden door de Voorzitter ondertekend, maar vervolgens door de desbetreffende diensten beheerd en bewaard. A A Ingekomen brieven voor de Voorzitter (papier, chronologisch geordend) Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen (papier, chronologisch geordend) 2001, 2004-heden 10 jaar 2006-heden 5 jaar vernietigen Heel wat brieven worden door de Voorzitter ondertekend, maar vervolgens door de desbetreffende diensten beheerd en bewaard. Deze dossiers bevatten enkel vraag en antwoord en kunnen vernietigd worden aangezien deze in het Bulletin van Vragen en Antwoorden gepubliceerd worden. A Vennootschapsakten (papier) 1999-heden 5 jaar na de vereffening 6

9 A Contracten en overeenkomsten, zowel met betrekking tot praktische (huur gebouw, facility, consultancy, enz.) als beleidsgebonden (overeenkomsten met andere landen) aspecten 2006-heden 10 jaar na verstrijken contract selecteren De beleidsgebonden contracten, alle overige vernietigen. De contracten in het kader van overheidsopdrachten worden bewaard door de desbetreffende dienst, zie A Nog andere originele contracten bevinden zich bij de betrokken diensten. Ondernemingsplan en beleidsverslag A Stukken betreffende de opmaak van het jaarlijks ondernemingsplan (digitaal) 2007-heden 5 jaar vernietigen A Jaarlijks ondernemingsplan (digitaal) 2000-heden 5 jaar 1 exemplaar in elke taal A Stukken betreffende de opmaak van het jaarlijks beleidsverslag (digitaal) , 2010-heden 5 jaar vernietigen De stukken uit de periode worden bewaard door het Secretariaat Voorzitter. A Jaarlijks beleidsverslag (digitaal) 1999-heden 5 jaar 1 exemplaar in elke taal Dit beleidsverslag zal vanaf 2010 de informatie uit het jaarverslag en het beleidsverslag bundelen. 7

10 A Rekenblad met performantiemeting van processen (digitaal) 2010-heden 5 jaar vernietigen De belangrijkste gegevens worden opgenomen in de management reviews, zie A Bestuurs- en overlegorganen A Verslagen en bijhorende stukken Ochtendbriefing, het dagelijks overleg Voorzitter met de directeurs (digitaal) 2005-heden 5 jaar vernietigen Tijdens dit overleg worden hoofdzakelijk praktische zaken besproken. Belangrijke punten komen ook aan bod op het Directiecomité. A Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité (papier en digitaal, chronologisch geordend) 1999-heden 10 jaar A Notulen en bijhorende stukken van het Gemengd Beheerscomité BTC - DGOS (papier en digitaal, chronologisch geordend) 2006-heden 10 jaar De oudere stukken uit de periode zijn voorlopig niet terug te vinden. A Notulen en bijhorende stukken Raad van Bestuur (papier en digitaal, chronologisch geordend) 1999-heden 5 jaar na de vereffening A Notulen en bijhorende stukken Algemene Vergadering (papier en digitaal, chronologisch geordend) 1999-heden 5 jaar na de vereffening 8

11 A Stukken van interne werkgroepen (digitaal) 2006-heden 5 jaar selecteren Selecteren in overleg met een archivaris van het Rijksarchief en op basis van het takenpakket van de werkgroep. Organisatiestructuur en verbeteringsprojecten A Dossiers inzake aanpassingen organisatiestructuur (papier en digitaal, chronologisch geordend) 2009-heden 10 jaar A Dossiers inzake verbeteringsprojecten (papier en digitaal, geordend per project en daarbinnen chronologisch) 2009-heden 10 jaar selecteren De verslagen en eindrapporten, alle overige stukken vernietigen. Juridisch advies en ondersteuning- personeelskwesties A Dossiers inzake juridisch advies met betrekking tot personeelskwesties (papier en digitaal, thematisch geordend) 2004-heden 10 jaar A Dossiers inzake rechtsprocedures met betrekking tot personeelskwesties (papier, geordend op familienaam) 2004-heden 10 jaar na definitieve uitspraak selecteren De dossiers met precedentwaarde, alle overige vernietigen. 9

12 Juridisch advies en ondersteuning - algemene kwesties en openbare aanbestedingen A Dossiers inzake juridisch advies (papier, chronologisch geordend) 2009-heden 10 jaar Het aantal dossiers is vooralsnog erg beperkt. A Dossiers inzake rechtsprocedures (papier, chronologisch geordend) - zakelijke rechtsvorderingen - persoonlijke rechtsvorderingen 2006-heden 30 jaar na definitieve uitspraak 10 jaar na definitieve uitspraak Het aantal dossiers is vooralsnog erg beperkt. A Rekenblad voor de registratie van aanvragen tot openbaarmaking van bestuursdocumenten (digitaal) 2009-heden 10 jaar A.2. KWALITEITSBEHEER A Policies, guidelines, templates en checklists (digitaal) 1999-heden tot invoering nieuwe versie De oude en nieuwe bestanden worden offline bewaard, maar kunnen geraadpleegd worden via het Quality platform (Q platform) (IDS Scheer ARIS) op het intranet. 10

13 A Procesnomenclatuur en -beschrijvingen (digitaal) 2005-heden tot invoering nieuwe versie De oude en nieuwe bestanden worden offline bewaard, maar kunnen geraadpleegd worden via het Quality platform (Q platform) (IDS Scheer ARIS) op het intranet. A Rekenblad verbeteringsprojecten (digitaal) 2010-heden tot invoering nieuwe versie A Rapporten van process reviews (digitaal) 2010-heden 10 jaar 1 exemplaar in elke taal A Rapporten van (half)jaarlijkse management reviews (digitaal) 2010-heden 10 jaar 1 exemplaar in elke taal A Management response op externe evaluaties, bijvoorbeeld door DGOS FOD Buitenlandse Zaken (digitaal) 2010-heden 5 jaar 1 exemplaar in elke taal De oudere bestanden zijn vooralsnog niet terug te vinden. 11

14 A.3. MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN (MVO) Audit A Notulen en bijhorende stukken van het College van Commissarissen en van het Auditcomité (papier en digitaal, chronologisch geordend) 2001-heden 5 jaar na de vereffening Deze vertoont een lacune in 2003 omdat er toen tijdelijk geen notulen zijn opgesteld. A Dossiers inzake de interne organisatie en de procedures interne audit (papier en digitaal, thematisch geordend) 2008-heden 5 jaar vernietigen De auditeurs rapporteren aan het Auditcomité en maken alle belangrijke stukken over aan dit orgaan. A Permanente dossiers, dossiers inzake de op BTC toepasbare interne en externe richtlijnen en documentatie voor de interne audit (papier en digitaal, thematisch geordend) 2008-heden 7 jaar vernietigen De auditeurs rapporteren aan het Auditcomité en maken alle belangrijke stukken over aan dit orgaan. A Dossiers inzake het intern auditplan en de jaarlijkse risicoanalyse (papier en digitaal, chronologisch geordend op jaar) 2008-heden 7 jaar vernietigen De auditeurs rapporteren aan het Auditcomité en maken alle belangrijke stukken over aan dit orgaan. A Dossiers inzake de uitvoering van interne audits (papier en digitaal, chronologisch geordend op jaar en daarbinnen per interne audit) , 2008-heden 7 jaar na ondertekening verslag vernietigen De papieren dossiers uit de periode zijn afkomstig externe consultant die de functie van interne auditeur bekleedde. 12

15 Gezondheid en veiligheid A Identificatiedocument 2008-heden tot opmaak nieuwe versie A Vijfjaarlijkse globale preventieplannen 2008-heden 10 jaar A Jaarlijkse actieplannen 2008-heden 10 jaar A Maandverslagen 2008-heden 10 jaar A Jaarverslagen en bijlagen 2008-heden 10 jaar A Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van het Basisoverlegcomité 2008-heden 10 jaar 13

16 A Register waarin werknemers voorstellen, opmerkingen of advies kunnen optekenen 2010-heden 10 jaar Dit register zal in de loop van 2010 opgestart worden. A Dossiers inzake het beleid inzake de preventie en bescherming op het werk 2008-heden 10 jaar A Dossiers inzake de samenwerking met de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk 2008-heden 10 jaar vernietigen A Wetten, besluiten en overeenkomsten betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk 2008-heden tot zolang van toepassing vernietigen A Dossiers inzake de adviezen en controles FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg 2008-heden 10 jaar vernietigen A Dossiers inzake de voorstellen en adviezen preventieadviseur in het kader van het globale preventieplan 2008-heden 10 jaar vernietigen 14

17 A Dossiers inzake de organisatie van vorming, cursussen en bijscholingen 2008-heden 10 jaar vernietigen A Dossiers inzake de organisatie van acties inzake welzijn op het werk 2008-heden 10 jaar vernietigen A Dossiers inzake de opmaak van risicoanalyses 2008-heden 10 jaar vernietigen A Verslagen van periodieke bezoeken aan de werklokalen 2008-heden 10 jaar A "Gebouwendossiers", dossiers inzake de veiligheidscoördinatie van een gebouw 2008-heden zolang het gebouw door de instelling benut wordt vernietigen A Dossiers inzake de veiligheids- en gezondheidscoördinatie bij derden of bij telewerk 2008-heden 10 jaar vernietigen 15

18 A Veiligheidsplan van tijdelijke werkplaatsen 2008-heden 10 jaar vernietigen A Gezondheidsplannen van tijdelijke werkplaatsen 2008-heden 10 jaar vernietigen A Interne noodplannen en -procedures 2008-heden tot opmaak nieuwe versie vernietigen A Verslagen brand- en evacuatieoefeningen 2008-heden 10 jaar vernietigen A Dossiers inzake de organisatie eerste hulp bij ongelukken 2008-heden 10 jaar vernietigen A Dossiers inzake de aankoop van arbeidsmiddelen, collectieve beschermingsmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen 2010-heden zolang middel of installatie in dienst is vernietigen 16

19 A Dossiers inzake de installatie of ingebruikname en het indienststellingsverslag van arbeidsmiddelen, collectieve beschermingsmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen 2010-heden zolang middel of installatie in dienst is vernietigen A Lijst gebruikte gevaarlijke stoffen en preparaten 2008-heden tot opmaak nieuwe versie vernietigen A Inventaris van het asbest 2000-heden tot opmaak nieuwe versie vernietigen A Arbeidsongevallenformulieren 2009-heden 10 jaar vernietigen A Arbeidsongevallensteekkaarten 2009-heden 10 jaar vernietigen 17

20 A "Klachtendossiers", dossiers inzake psychosociale klachten en inzake klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk (OSGW) of grensoverschrijdend gedrag (GOG) 2002-heden 10 jaar A Register van klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk (OSGW) of grensoverschrijdend gedrag (GOG) 2002-heden 10 jaar Milieu A Dossiers inzake de ontwikkeling van een milieubeleid binnen de organisatie 2009-heden 10 jaar selecteren De strategische nota s, milieujaarverslagen en statistieken, alle overige stukken vernietigen. De stukken met betrekking tot landen en projecten worden opgenomen in de formuleringsdossiers, zie B

21 Integriteit A Dossiers inzake de ontwikkeling van een integriteitsbeleid binnen de organisatie Gender en diversiteit A HIV- en aids A Dossiers inzake de ontwikkeling van een gender- en diversiteitsbeleid binnen de organisatie Dossiers inzake de ontwikkeling van een HIV- en aidsbeleid binnen de organisatie 2009-heden 10 jaar selecteren 2009-heden 10 jaar selecteren 2009-heden 10 jaar selecteren De strategische nota s en statistieken, alle overige stukken vernietigen. De stukken met betrekking tot landen en projecten worden opgenomen in de formuleringsdossiers, zie B De strategische nota s en statistieken, alle overige stukken vernietigen. De stukken met betrekking tot landen en projecten worden opgenomen in de formuleringsdossiers, zie B De strategische nota s en statistieken, alle overige stukken vernietigen. De stukken met betrekking tot landen en projecten worden opgenomen in de formuleringsdossiers, zie B

22 A.4. FINANCIEEL BEHEER Boekhouding A Databank boekhouding (MS Navision) 1999-heden 7 jaar Deze databank is gekoppeld aan de databanken vertegenwoordigingen in het buitenland. A Kredietnota s (papier, geordend op validatienummer databank) 1999-heden 7 jaar vernietigen A Facturen (papier, geordend op validatienummer databank) 1999-heden 7 jaar vernietigen A Kasstukken (papier, geordend op validatienummer databank) 1999-heden 7 jaar vernietigen A Rekeninguittreksels (papier, geordend op validatienummer databank) 1999-heden 7 jaar vernietigen A Dossiers inzake de aanpassingen (papier en digitaal, chronologisch geordend) 1999-heden 7 jaar vernietigen 20

23 A Dossiers inzake de opmaak jaarrekening, balans, resultatenrekening en toelichting (papier en digitaal, chronologisch geordend) 1999-heden 7 jaar selecteren De definitieve versie, alle voorbereidende stukken vernietigen. A Aangiften rechtspersonenbelasting (papier, chronologisch geordend) 1999-heden 7 jaar vernietigen De BTC is door de wet van 21 december 1998 ze belasting vrijgesteld. A Dossiers inzake de financiële opvolging van activiteiten in het buitenland (papier, chronologisch geordend op jaar en daarbinnen per project) 1999-heden 7 jaar vernietigen Deze dossiers dateren hoofdzakelijk uit de periode voordat de databanken aan elkaar gekoppeld waren (zie A4.01) en informatie afzonderlijk doorgegeven moest worden. A Dossiers inzake de financiële afsluiting van prestaties in het buitenland (papier en digitaal, chronologisch geordend op jaar en daarbinnen per project) 1999-heden 7 jaar vernietigen Het financieel eindverslag wordt doorgegeven aan de operationele diensten, die het op hun beurt, samen met hun inhoudelijk verslag, bezorgen aan het DGOS FOD Buitenlandse Zaken. Controlling - begroting, financiële planning, betalingen en bankrekeningen A Dossiers inzake de opmaak en goedkeuring begroting (papier en digitaal, chronologisch geordend) 2004-heden 7 jaar De oudere dossiers uit de periode zijn voorlopig niet terug te vinden. 21

24 A Dossiers inzake de opvolging van het globaal budget en van het budget hoofdkantoor en de budgetten representaties (papier en digitaal, chronologisch geordend) 2004-heden 7 jaar vernietigen De oudere dossiers uit de periode zijn voorlopig niet terug te vinden. A Financial Information Tool (FIT), databank met gegevens over de boekhouding, budgetopvolging, en financiële planning van projecten (digitaal: FileMaker Inc. FileMaker Pro) 2005-heden 7 jaar De boekhoudkundige gegevens worden overgeheveld naar de databank boekhouding: zie A De databank is echter wel een interessante bron voor statistische analyses in verband met budgetten. A Cash Calls Requests, betalingsaanvragen voor projecten (papier, geordend per land en daarbinnen per project) 2005-heden 7 jaar vernietigen A Dossiers inzake de opening van bankrekeningen en het beheer van bankmandaten 2006-heden 5 jaar na afsluiting rekening vernietigen A Auditrapporten van buitenlandse zendingen van leden van het College van Commissarissen, actieplannen en stukken betreffende de implementatie ze actieplannen 2007-heden 10 jaar 22

25 A Auditrapporten van lokale audits, actieplannen en stukken betreffende de implementatie ze actieplannen 2008-heden 10 jaar A.5. PERSONEELSBEHEER Algemeen A Verslagen Kern, het intern overleg personeelsdiensten (digitaal, chronologisch geordend) 2010-heden 3 jaar vernietigen Tijdens dit overleg worden hoofdzakelijk praktische zaken besproken. Aanwerving en selectie A s betreffende rekrutering en selectie, bewaard in de mailbox humres@btcctb.org (MS Outlook, vanaf juni 2009 IBM Lotus Notes) - s inzake kandidaten die aan de selectieprocedure hebben deelgenomen - s inzake kandidaten die niet aan de selectieprocedure hebben deelgenomen en s inzake spontane sollicitaties 2004-heden 10 jaar vernietigen 2004-heden 2 jaar vernietigen 23

26 A Dossiers inzake de inschakeling van een externe partner bij de selectie en rekrutering van kandidaten (digitaal) 2008-heden 10 jaar selecteren Het bestek en de weerhouden offerte, alle overige stukken vernietigen. A Selectieoverzicht, rekenblad met gegevens inzake de rekrutering en selectie van kandidaten (digitaal) 2006-heden 10 jaar A Jaarlijkse statistieken inzake de rekrutering en selectie van kandidaten (digitaal) 2007-heden 10 jaar A Databank kandidaten (digitaal: MS Navision) - gegevens met betrekking tot de kandidaten 2002-heden 10 jaar vernietigen - bijlagen (CV, motivatiebrieven en andere briefwisseling) 2002-heden 5 jaar vernietigen A CV s van kandidaten (papier, tot 2007 geordend op Navision volgnummer, vanaf 2008 geordend op volgnummer selectie) 2000-heden 2 jaar vernietigen 24

27 A Dossiers inzake de selectie van kandidaten (papier en digitaal, geordend per land en daarbinnen op volgnummer) - termes de référence, demande d ouverture de poste (DOP), lijst van kandidaten, proces-verbaal en lijst met uitslagen 2000-heden 10 jaar - alle overige stukken 2000-heden 5 jaar vernietigen A Dossiers inzake de rekrutering en selectie van jobstudenten - digitale stukken 2003-heden 5 jaar vernietigen - papieren stukken 2003-heden 2 jaar vernietigen A Dossiers inzake de rekrutering en selectie van stagiairs 2005-heden 2 jaar vernietigen A Dossiers inzake sourcing, de samenwerking met andere openbare diensten en instellingen (digitaal, geordend per instelling) 2005-heden 10 jaar selecteren De briefwisseling, nota s en protocollen, alle overige stukken vernietigen. 25

28 Personeelsbeheer zetel A Databank personeelsleden zetel (digitaal, SD Worx e-blox) 1999-heden 75 jaar na geboortejaar personeelslid A Rekenblad met overzicht personeelsleden personeelsleden zetel (digitaal) 2000-heden 3 jaar vernietigen A Rekenblad met overzicht afwezigheden personeelsleden zetel (digitaal) 2009-heden 3 jaar vernietigen A Personeelsdossiers personeelsleden zetel (papier, alfabetisch geordend op familienaam) 1999-heden 75 jaar na geboortejaar personeelslid selecteren Personeelsdossiers van: leidende ambtenaren (voorzitter, directeurs en diensthoofden), met inbegrip van diegenen die de functie ad interim uitoefenen experts De overige dossiers vernietigen. 26

29 A Dossiers inzake de individuele evaluatie personeelsleden zetel in het kader ontwikkelcirkels (papier, alfabetisch geordend op familienaam) 2006-heden 75 jaar na geboortejaar personeelslid selecteren Dossiers van: leidende ambtenaren (voorzitter, directeurs en diensthoofden), met inbegrip van diegenen die de functie ad interim uitoefenen experts De overige dossiers vernietigen. A Dossiers inzake de afwezigheden wegens ziekte personeelsleden zetel (papier, alfabetisch geordend op familienaam) 2010-heden 3 jaar vernietigen Deze werden vóór 2010 in het personeelsdossier bewaard. A Vakantieattesten personeelsleden zetel (papier, alfabetisch geordend op familienaam) 2010-heden 3 jaar vernietigen Deze werden vóór 2010 in het personeelsdossier bewaard. A Dossiers inzake de overuren personeelsleden zetel (papier, alfabetisch geordend op familienaam) 2010-heden 3 jaar vernietigen Deze werden vóór 2010 in het personeelsdossier bewaard. A Formulieren bedrijfsvoorheffing personeelsleden zetel (papier, chronologisch geordend) 2000-heden 10 jaar vernietigen 27

30 A Maandelijkse lijsten van betalingen personeelsleden zetel (papier, chronologisch geordend) 2000-heden 3 jaar vernietigen A Rekenblad en lijsten inzake de toekenning van maaltijdcheques aan de personeelsleden zetel (papier en digitaal, chronologisch geordend) 1999-heden 3 jaar vernietigen A Dossiers inzake de uitbetaling van vergoedingen voor het woonwerkverkeer personeelsleden zetel (papier, alfabetisch geordend op familienaam) 1999-heden 3 jaar vernietigen A Dossiers inzake de checklist, de maandelijkse afsluiting verrichtingen met betrekking tot de personeelsleden zetel (papier en digitaal, chronologisch geordend) 2010-heden 3 jaar vernietigen A Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringen voor de personeelsleden zetel (papier en digitaal, geordend per polis) 1999-heden 10 jaar na verval polis vernietigen 28

31 A Dossier inzake de tussenkomst verzekeraar voor de personeelsleden zetel (papier, alfabetisch geordend op familienaam) 2000-heden 5 jaar vernietigen Opgelet: eventuele dossiers inzake ernstige arbeidsongevallen kunnen pas na 30 jaar (indien zonder rente) of na het verstrijken looptijd rente (indien met rente) vernietigd worden. A Dossiers inzake interim-personeelsleden (papier, alfabetisch geordend op familienaam) 1999-heden 5 jaar vernietigen A Dossiers inzake Junior Assistants (papier, alfabetisch geordend op familienaam) 2009-heden 75 jaar na geboortejaar A Dossiers inzake startbaanovereenkomsten (papier, alfabetisch geordend op familienaam) 2005-heden 5 jaar vernietigen A Dossiers inzake jobstudenten (papier, geordend per groep en daarbinnen alfabetisch op familienaam) 2005-heden 5 jaar vernietigen A Dossiers inzake de leden Raad van Bestuur (papier, chronologisch geordend) 2002-heden 3 jaar vernietigen Deze handelen voornamelijk over praktische zaken, zoals de uitbetaling van zitpenningen. 29

32 A Contracten met sociaal secretariaat (papier) 1999-heden 10 jaar na verstrijken contract vernietigen Personeelsbeheer terrein A Dienstnota s voor personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, chronologisch geordend) jaar A Nota s voor het directiecomité met betrekking tot de personeelsleden met het statuut van expatriate (papier en digitaal, chronologisch geordend) 1999-heden 20 jaar vernietigen Deze nota s worden ook bewaard door het secretariaat van het Directiecomité (zie A.1.13). A Expats lijsten, rekenbladen met statistische gegevens over de personeelsleden met het statuut van expatriate (digitaal) 2000-heden 20 jaar Deze rekenbladen bevatten veel uitgebreidere gegevens dan het jaarverslag. A Rekenbladen met statistische gegevens over het lokaal aangeworven personeel (digitaal) 2008-heden 20 jaar Deze rekenbladen bevatten veel uitgebreidere gegevens dan het jaarverslag. 30

33 A Databank personeelsleden met het statuut van expatriate (digitaal: AbiWare) 2000-heden 75 jaar na geboortejaar personeelslid Deze databank bevat retroactief opgenomen gegevens uit A Personeelsdossiers personeelsleden met het statuut van expatriate, met inbegrip Junior Assistants (papier, geordend per land en daarbinnen alfabetisch op familienaam, na vertrek alfabetisch geordend op familienaam) 2000-heden 75 jaar na geboortejaar personeelslid A Dossiers inzake de individuele evaluatie van personeelsleden met het statuut van expatriate in het kader ontwikkelcirkels (papier, chronologisch geordend op jaar en daarbinnen alfabetisch op familienaam) 2009-heden 75 jaar na geboortejaar personeelslid A Verlofformulieren van personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, chronologisch geordend op jaar en daarbinnen alfabetisch op familienaam) 2000-heden tot einde contract personeelslid vernietigen A Budget forecasts, rekenbladen met driemaandelijkse begrotingsvoorstellen voor de personeelsleden met het statuut van expatriate (digitaal) 2005-heden 3 jaar vernietigen 31

34 A Richtlijnen FOD Buitenlandse Zaken en studies met betrekking tot het financieel pakket voor de personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, chronologisch geordend) 2000-heden 10 jaar vernietigen A BV lijsten en fiscale fiches , formulieren bedrijfsvoorheffing personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, chronologisch geordend op jaar en daarbinnen alfabetisch op familienaam) 2000-heden 10 jaar vernietigen A Banklijsten, maandelijkse lijsten van betalingen personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, chronologisch geordend) 2000-heden 3 jaar vernietigen A Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringen voor personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, geordend per polis) 2000-heden 10 jaar na verval polis vernietigen A Maandelijkse lijsten van betalingen in het kader verzekeringen en de Dienst voor Overzeese Sociale Zekerheid (DOSZ) voor personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, chronologisch geordend) 2000-heden 3 jaar vernietigen 32

35 Vorming A Jaarprogramma en strategische documenten inzake vorming (papier en digitaal, chronologisch geordend 2004-heden 5 jaar A Statistieken inzake vorming (papier en digitaal, chronologisch geordend) 2004-heden 5 jaar vernietigen De belangrijkste informatie is ook terug te vinden in het jaarverslag en in de sociale balans. A Rekenblad met gegevens inzake groepsvormingen en individuele vormingen (digitaal) 2003-heden 5 jaar Dit rekenblad zal binnenkort opgevolgd worden door een databank. A Dossiers inzake de organisatie van groepsvormingen (papier en digitaal, geordend per vorming) 2005-heden 3 jaar selecteren Het programma, de syllabi en de presentaties van intern ontwikkelde vormingen, alle overige stukken vernietigen. A Dossiers inzake de opvolging van individuele vormingen (papier, geordend op familienaam personeelsleden) 2004-heden 3 jaar vernietigen De belangrijkste informatie is in principe ook terug te vinden in het desbetreffende personeelsdossier. Overleg met de vakbonden A Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité (papier en digitaal, chronologisch geordend) 2002-heden 10 jaar 33

36 A.6. ICT-BEHEER Algemeen A Actieplannen en andere strategische documenten 2009-heden 10 jaar A Stukken betreffende de opmaak begroting 2009-heden 10 jaar vernietigen Aankoop, ontwikkeling en implementatie A Dossiers inzake de aankoop van hard- en softwaresystemen (digitaal, chronologisch geordend op jaar) 2009-heden 3 jaar vernietigen De originele stukken worden overgemaakt aan de logistieke diensten. A Dossiers inzake de ontwikkeling van softwaresystemen (papier en digitaal, geordend per medewerker) 2000-heden zolang systeem in gebruik is selecteren Bewaren indien de software gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te informatie, alle overige vernietigen. A Databank voor het versiebeheer bij de ontwikkeling van softwaresystemen (digitaal: My SQL) 2008-heden tot invoering nieuwe versie vernietigen Daarnaast is er ook nog een Excel-rekenblad met gegevens vanaf

37 A Softwarelicenties (digitaal) 2004-heden tot einde licentie vernietigen A Wiki met hypertextdocumenten inzake de implementatie van hard- en softwaresystemen (digitaal: GNU GPL) 2009-heden tot invoering nieuwe versie vernietigen Ondersteuning A Databank voor de ondersteuning van het gebruik van hard- en softwaresystemen (digitaal: Open source Ticket Request System, OTRS) 2010-heden tot invoering nieuwe versie vernietigen A Back-ups (veiligheidskopieën) 2010-heden volgens interne afspraken vernietigen Momenteel worden er zowel wekelijkse als maandelijkse back-ups gemaakt. A.7. KENNISBEHEER A Rekenbladen met lijsten van gearchiveerde dossiers zetel (digitaal, opgesplitst tussen interne en externe bewaring) 2008-heden 10 jaar 35

38 A.8. LOGISTIEK BEHEER Reizen A Rekenblad met belangrijkste gegevens inzake reizen en visa (digitaal) 2002-heden 20 jaar vernietigen A Dossiers inzake de organisatie reizen en visa voor personeelsleden zetel (papier, geordend op familienaam) 2002-heden 5 jaar vernietigen A Dossiers inzake de organisatie reizen en visa voor personeelsleden op het terrein (papier, geordend per land en daarbinnen op familienaam) 2002-heden 1 jaar na beëindiging contract betrokkene integreren in personeelsdossier betrokkene De dossiers worden opgenomen in de personeelsdossiers, zie A A Dossiers inzake de organisatie reizen voor studiebeurzen en -stages (papier, geordend op datum van vertrek) 2002-heden 5 jaar vernietigen 36

39 Gebouwen A Contracten met betrekking tot verzekeringen, nutsvoorzieningen, voertuigen, enz. (papier) 2000-heden tot 10 jaar na einde contract vernietigen Het originele huurcontract wordt bewaard bij het secretariaat van de Voorzitter, zie A A Dossiers inzake de huur van gebouwen in Brussel (papier, chronologisch geordend) 2000-heden tot 10 jaar na einde huurcontract vernietigen A Plannen en plattegronden gebouwen in Brussel 2000-heden zolang het gebouw door de instelling benut wordt selecteren De "as-built" plannen en plattegronden, de plannen van nutsvoorzieningen vernietigen A Dossiers inzake de werken aan gehuurde gebouwen in Brussel (papier, chronologisch geordend) 2000-heden 10 jaar na einde huurcontract vernietigen A Rekenblad met inventaris van materieel en/of meubilair in Brussel (digitaal) 2010-heden tot opmaak nieuwe versie vernietigen 37

40 A Stukken betreffende het voorraadbeheer in Brussel en bij de vertegenwoordigingen in het buitenland: dubbels van bestelbons, dubbels van facturen, leveringsbonnen, aanvraagformulieren, enz. (papier) 2000-heden 3 jaar vernietigen A Dossiers inzake de aankopen via openbare aanbestedingen in Brussel en bij de vertegenwoordigingen in het buitenland (papier en digitaal, chronologisch geordend) 2000-heden 10 jaar vernietigen A.9. BEHEER VAN MARKETING Interne communicatie A Processen-verbaal van het Directiecomité voor interne communicatie met geanonimiseerde en geschrapte gegevens (digitaal, chronologisch geordend) 2006-heden 3 jaar vernietigen A Interne nieuwsbrieven (digitaal, chronologisch geordend) 2010-heden 3 jaar 1 exemplaar in elke taal De huidige tweewekelijkse nieuwsbrief, de Management Online Letter (MOL), wordt per verzonden. 38

41 A Interne nieuwsbrieven representaties (digitaal) 2008-heden 5 jaar 1 exemplaar in elke taal A Dossiers inzake de ontwikkeling van het intranet (papier) 2006-heden 5 jaar selecteren Het bestek, de weerhouden offerte, de sitemap en de lijst van gepubliceerde bijdragen, alle overige stukken vernietigen. A Intranetsite (digitaal: Joomla, vanaf 2010 Drupal) 2007-heden tot invoering nieuwe versie selecteren De look and feel intranetsite dient vóór en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd te worden. A Databank vertalingen, met basisdocumenten (digitaal: SDL Trados) , 2008-heden 10 jaar Deze databank wordt veiligheidshalve bewaard, omdat niet gegarandeerd kan worden dat op de diensten alle stukken blijvend bewaard worden. A Rekenblad voor de registratie ingekomen brieven bij de zetel (digitaal) , 2007-heden 10 jaar A Bezoekerslijsten (papier, chronologisch geordend) 2009-heden 1 jaar vernietigen 39

42 A Verzendingsnota s, onder meer van verzendingen via diplomatieke tas (papier, chronologisch geordend) , 2007-heden 5 jaar vernietigen Externe communicatie A Strategische nota inzake de externe communicatie (digitaal) 2008-heden tot invoering nieuwe versie 1 exemplaar in elke taal A Jaarlijkse communicatieplannen (digitaal) - zetel in Brussel 2005-heden 3 jaar 1 exemplaar in elke taal - vertegenwoordigingen in het buitenland 2010-heden 3 jaar 1 exemplaar in elke taal 40

43 A Guidelines inzake communicatie (digitaal) 2008-heden tot invoering nieuwe versie 1 exemplaar in elke taal A Dossier inzake de organisatie van opleidingen omtrent communicatie (digitaal) 2007-heden 5 jaar selecteren De intern opgestelde syllabi en de presentaties, alle overige stukken vernietigen. A Nieuwsbrieven voor de communicatieverantwoordelijken (Single Point of Contact of SPOC) vertegenwoordigingen in het buitenland (digitaal: MS Outlook, chronologisch geordend) 2009-heden 1 jaar vernietigen Deze tweewekelijkse nieuwsbrief bevat hoofdzakelijk praktische informatie. A Dossier inzake de organisatie van enquêtes (digitaal) 2007-heden 10 jaar selecteren Het enquêteformulier en de enquêteresultaten, alle overige stukken vernietigen A Dossiers inzake de ontwikkeling van een huisstijl 1998-heden 10 jaar selecteren Het bestek, de weerhouden offerte en de eindproducten, alle overige stukken vernietigen. A Databank met adres- en contactgegevens in België (digitaal: FileMaker Inc. FileMaker Pro) 2007-heden 1 jaar vernietigen Deze databank wordt jaarlijks herzien en geactualiseerd. 41

44 A Perscommuniqués (digitaal) 2004-heden 5 jaar 1 exemplaar in elke taal A Dossiers inzake de organisatie van persconferenties en -reizen (digitaal) 2005-heden 5 jaar selecteren Het persdossier, het programma en/of de deelnemerslijsten, alle overige stukken met betrekking tot de praktische organisatie vernietigen. A Dossiers inzake de ontwikkeling internetsite 2003-heden 10 jaar selecteren Het bestek, de weerhouden offerte en de sitemap, alle overige stukken vernietigen. A Internetsite (digitaal: Drupal) 2010-heden tot vervanging selecteren De look and feel internetsite dient vóór en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd te worden. Van de vorige versies website uit 2003 en 2005 zijn respectievelijk enkel afdrukken en screenshots (JPEG) bewaard gebleven. 42

45 A Externe nieuwsbrieven (digitaal: MS Outlook, chronologisch geordend) 2005-heden 3 jaar 1 exemplaar in elke taal Deze nieuwsbrieven zijn gekoppeld aan de website en kunnen enkel gearchiveerd worden door middel van een afdruk. Daardoor zijn ze ook niet allemaal bewaard gebleven. A Dossiers inzake de opmaak van publicaties 2005-heden 5 jaar vernietigen A Bronbestanden publicaties (digitaal: Adobe InDesign, Fotoshop en Illustrator) 2009-heden 3 jaar vernietigen A Publicaties, met inbegrip van brochures, leaflets, posters 2005-heden 10 jaar 1 exemplaar in elke taal A Dossiers inzake de opmaak jaarverslagen 1998-heden 5 jaar vernietigen 43

46 A Jaarverslagen 1998-heden 10 jaar 1 exemplaar in elke taal A Dossiers inzake de ontwikkeling van promomateriaal 2007-heden 5 jaar selecteren Het bestek, de weerhouden offerte en de eindproducten in de vorm van objecten, enz., alle overige stukken vernietigen. A Databank foto s waarop BTC de rechten bezit (digitaal: MS Expression Media 2) 2008-heden 10 jaar De oudere foto s werden eveneens in de databank opgenomen, maar zijn niet altijd goed gedocumenteerd. A Films waarop BTC de rechten bezit (diverse dragers en formaten) 2004-heden 10 jaar A Dossiers inzake de organisatie van (personeels)evenementen, van tentoonstellingen en van het onthaal van prominente personen en groepen (digitaal) 2006-heden 5 jaar selecteren De verslagen, teksten, zaalteksten, foto's, tekeningen, enz., alle overige stukken vernietigen. 44

47 A.10. BEHEER VAN OPENBARE AANBESTEDINGEN A Rekenblad voor de registratie van aankopen via openbare aanbestedingen in Brussel (digitaal) 2005-heden 15 jaar A Dossiers inzake de aankopen via openbare aanbestedingen in Brussel (papier en digitaal, geordend op volgnummer) - werken met tienjaarlijkse aansprakelijkheid 10 jaar - alle overige werken, leveringen en diensten voor bedragen lager dan (exclusief BTW) - alle overige werken, leveringen en diensten voor bedragen hoger dan (exclusief BTW) 2009-heden 5 jaar 10 jaar selecteren Het bestek, de weerhouden offerte, het gunningsverslag, de gunningsbrief en alle processenverbaal ( voorlopige oplevering, definitieve oplevering, tekortkomingen, ingebrekestelling, enz.), alle overige stukken vernietigen. De oudere dossiers worden nog bewaard door de betrokken diensten. Sinds de centralisering overheidsopdrachten worden deze diensten geacht de uitvoeringsdossiers na afronding aan de centrale dienst over te dragen. A Dossiers inzake de interne kwaliteitscontrole ( compliance ) aankopen via openbare aanbestedingen op het terrein (papier, geordend per land en daarbinnen op Navision-code) 2007-heden 10 jaar vernietigen 45

48 A Rekenblad voor de registratie van mandaten voor de toekenning van openbare aanbestedingen op het terrein (digitaal: MS Excel) 2008-heden 10 jaar vernietigen A Mandaten voor de toekenning van openbare aanbestedingen op het terrein (papier en digitaal, geordend per land) 2005-heden 10 jaar vernietigen A.11. BEHEER VAN PARTNERSCHAPPEN A Vooralsnog geen archiefvorming

49 B. BEVOEGDHEDEN B.1. ALGEMEEN B Project Information Tool (PIT), databank met overzicht van projecten (digitaal) 2005-heden tot 5 jaar na definitieve oplevering project B.2. INTERVENTIES IN HET ZUIDEN VOOR DE BELGISCHE OVERHEID Algemeen B Verslagen departementale vergaderingen (digitaal) 2003-heden 5 jaar vernietigen Tijdens deze vergaderingen komen hoofdzakelijk praktische kwesties aan bod. Belangrijke punten worden tevens besproken door het Directiecomité (zie A.1.13). B Zendingsorders en travel expenses reports (TER) (papier, geordend per sector, daarbinnen alfabetisch op familienaam en daarbinnen chronologisch, en digitaal, geordend op code Navision) 2005-heden 10 jaar vernietigen 47

50 B Rekenblad voor de registratie Conventions Mise en Œuvre (CMO) en addenda (digitaal) 1999-heden tot invoering nieuw registratieinstrument B Conventions Mise en Œuvre (CMO) en addenda (papier, geordend per land en daarbinnen op code Navision) 1999-heden tot 5 jaar na definitieve oplevering project Deze bevat ook de originele overdrachtscontracten van projecten van het vroegere ABOS. De digitale versies worden bewaard in de Project Information Tool (PIT), zie B Formulering en technische ondersteuning B Dossiers inzake de sectorgebonden strategie (digitaal, geordend per sector en geordend per land) 2002-heden 20 jaar B Dossiers inzake de formulering projecten in het zuiden (papier en digitaal, geordend per land en daarbinnen op code Navision) 2002-heden tot 5 jaar na aanvaarding door DGD van definitieve oplevering project selecteren Het bestek en de weerhouden offerte, studies, de as built - plannen en foto s, alle overige stukken vernietigen. De originele referentiedocumenten worden bewaard in de B

51 B Dossiers inzake de technische ondersteuning van projecten in het zuiden (papier en digitaal, geordend per land en daarbinnen op code Navision) 2002-heden tot 5 jaar na aanvaarding door DGD van definitieve oplevering project selecteren Het bestek en de weerhouden offerte, de studies,de as built - plannen en foto s, alle overige stukken vernietigen. Uitvoering B Dossiers inzake de partnerprogramma s (papier en digitaal, geordend per land, daarbinnen chronologisch) 1999-heden 10 jaar Deze bevatten de verslagen vierjaarlijkse gemengde commissie, het vierjaarlijks indicatief samenwerkingsprogramma (ISP), de jaarlijkse voortgangnota s, verslagen van het uitgebreid partnercomité, verslagen van het gemengd partnercomité en zendingsorders en travel expenses reports (TER). Deze laatste kunnen vernietigd worden, zie B

52 B Dossiers inzake de uitvoering en opvolging van projecten in het zuiden (papier en digitaal, geordend per land en daarbinnen op code Navision) 1999-heden tot 5 jaar na aanvaarding door DGD van definitieve oplevering project selecteren De originele referentiedocumenten [bijzondere overeenkomst, Convention Mise en Œuvre (CMO), verslagen Gemengde Lokale Overlegstructuur (GLOS), Document Technique et Financier (DTF), het Rapport de Formulation (RDF), jaarrapporten, Mid- Term Review (MTR), eventuele End-of-Term Review (ETR), inhoudelijke en financiële afsluiting], alle overige stukken vernietigen. Studiebeurzen en -stages B Strategische documenten inzake de studiebeurzen en -stages (papier, chronologisch geordend) 2000-heden 10 jaar B Dossiers inzake de inschakeling van een externe partner bij het onthaal in het kader studiebeurzen en -stages (papier, chronologisch geordend) 2000-heden 10 jaar selecteren Het bestek en de weerhouden offerte, alle overige stukken vernietigen. 50

53 B Dossiers inzake de jaarlijkse Convention Mise en Œuvre (CMO), opvolging, evaluatie en rapportering studiebeurzen en -stages (papier en digitaal, opgesplitst tussen Belgische en lokale beurzen en daarbinnen chronologisch geordend) 1999-heden 10 jaar Tot 2005 waren er meerdere Conventions Mise en Œuvre. B Databank voor de opvolging van studiebeurzen en -stages (digitaal: FileMaker Inc. FileMaker Pro) 2000-heden 10 jaar B Dossiers inzake de opvolging van studiebeurzen en -stages met stukken betreffende de selectie, de contacten met de instelling, de administratieve opvolging, de betalingen, de verzekeringen, gecertificeerde kopieën van akten en diploma s, een exemplaar van het proefschrift, een evaluatieformulier, enz. (papier, geordend per type beurs of stage, daarbinnen op jaar en daarbinnen alfabetisch op familienaam) 1999-heden 5 jaar selecteren Voor de studiebeurzen:. Voor de stages: één jaar per decennium : 2000, 2010, enz., en de overige vernietigen. Het jaar heeft betrekking op de afsluiting van het dossier. B Lijst van gearchiveerde dossiers inzake de opvolging van studiebeurzen en -stages jaar 51

54 Micro-interventieprogramma (MIP) B Dossiers inzake de jaarlijkse Convention Mise en Œuvre (CMO), opvolging, evaluatie en rapportering van het micro-interventieprogramma (MIP) (papier, chronologisch geordend) 2007-heden 10 jaar De oudere stukken uit de periode zijn voorlopig niet terug te vinden. B.3. INTERVENTIES IN HET NOORDEN VOOR DE BELGISCHE OVERHEID Fair Trade B Dossiers inzake de opmaak, opvolging en evaluatie Convention Mise en Œuvre (CMO) 2005-heden 10 jaar B Rapporten van het pilootcomité 2005-heden 10 jaar B Dossiers inzake de externe evaluatie van het Fair Trade Centre 2005-heden 10 jaar B Dossiers inzake de externe formulering van het Trade for Development Centre 2005-heden 10 jaar 52

55 B Notulen en bijhorende stukken Technische Commissie voor eerlijke handel 2005-heden 10 jaar B Reglement inzake de steun aan producten in het zuiden in het kader van eerlijke handel 2005-heden 10 jaar B Dossiers inzake de steun aan producten in het zuiden in het kader van eerlijke handel (papier en digitaal.) 2006-heden 10 jaar vernietigen Elk ondersteund project wordt toegelicht in een afzonderlijke brochure. Zie : B B Dossiers inzake de technische bijstand in het zuiden in het kader van eerlijke handel 2009-heden 10 jaar selecteren Strategische nota s en zendingsverslagen, alle overige stukken vernietigen. B Dossiers inzake de organisatie van overlegvergaderingen met de actoren, seminaries, marketingateliers, enz. in het kader van eerlijke handel 2006-heden 10 jaar selecteren Verslagen, presentaties, foto s, enz., alle overige stukken vernietigen. B Dossiers inzake de organisatie van onderzoeken en studies met betrekking tot eerlijke handel 2005-heden 10 jaar selecteren De onderzoeksresultaten, alle overige stukken vernietigen 53

56 B Dossiers inzake de organisatie van sensibiliseringscampagnes met betrekking tot eerlijke handel 2002-heden 10 jaar selecteren Het Trade for Development Centre heeft enkele archieven geërfd van het Internationaal Huis en Stichting Max Havelaar uit de periode De begroting, het bestek, de weerhouden offerte en de eindproducten in de vorm van affiches, folders, brochures, de overige vernietigen. B Dossiers inzake de ontwikkeling internetsite met betrekking tot eerlijke handel 2006-heden 10 jaar selecteren Het bestek, de weerhouden offerte en de sitemap, alle overige stukken vernietigen. B Internetsite met betrekking tot eerlijke handel (digitaal: Fusion) 2006-heden tot vervanging selecteren De look and feel internetsite dient vóór en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd te worden. Tegelijkertijd dient ook een voorbeeld tijdelijke lay-out Week Fair Trade gearchiveerd te worden. B B Nieuwsbrief met betrekking tot eerlijke handel (digitaal) Dossiers inzake de opmaak van publicaties met betrekking tot eerlijke handel 2006-heden 10 jaar 2007-heden 10 jaar vernietigen 54

57 B Publicaties met betrekking tot eerlijke handel, met inbegrip van brochures, leaflets, posters 2007-heden 10 jaar 1 exemplaar in elke taal Juniorprogramma B B Notulen en bijhorende stukken van het overlegcomité met kabinet, DGOS en BTC (digitaal, chronologisch geordend) Notulen en bijhorende stukken van het teamoverleg (digitaal, chronologisch geordend) 2007-heden 10 jaar 2006-heden 10 jaar B Dossiers inzake de opmaak activiteitenverslagen (papier en digitaal, chronologisch geordend) 2006-heden 5 jaar vernietigen B Activiteitenverslagen (papier en digitaal, chronologisch geordend) 2006-heden 10 jaar 1 exemplaar in elke taal B B Dossiers inzake het beleid en de strategie, met Convention Mise en Oeuvre (CMO), Mid-Term Review (MTR), naamsverandering (papier en digitaal, thematisch geordend) Dossiers inzake de organisatie van informatieavonden (papier en digitaal, chronologisch geordend) 2006-heden 10 jaar 2007-heden 5 jaar vernietigen 55

58 B Dossiers inzake de selectie kandidaat Junior Assistenten (papier, geordend per medewerker en digitaal, geordend per procedurestap en daarbinnen chronologisch) 2006-heden 10 jaar vernietigen De gegevens met betrekking tot de kandidaten die geselecteerd én op het terrein ingezet worden, worden in een afzonderlijke bewaard: zie B B Tableau Central, rekenblad met gegevens Junior Assistenten die op het terrein ingezet worden (digitaal) 2009-heden 75 jaar na geboortejaar Deze Excel-tabel groepeert gegevens uit verschillende oudere Excel-tabellen en bevat retroactief gegevens sinds B Dossiers inzake de Junior Assistenten die op het terrein ingezet worden (papier en digitaal, geordend per land en daarbinnen per groep) 2006-heden 75 jaar na geboortejaar De stukken met een tijdelijk belang (zoals verloffiches en ziekteformulieren) kunnen in principe na 5 jaar vernietigd worden. De originele contracten, loonfiches en formulieren C4 worden bewaard door de personeelsdiensten voor de zetel en het terrein, zie en A.5.15 en A B Dossiers inzake de organisatie van opleidingen (papier en digitaal, geordend per groep) 2006-heden 10 jaar selecteren De programma s, de syllabi, de presentaties en de deelnemerslijsten, alle overige stuken vernietigen. 56