Vernietigen of bewaren?

Transcriptie

1 Rapport Vernietigen of bewaren? Proeve van selectielijst voor privaatrechterlijke archiefcentra Subwerkgroep Selectie Privaatrechterlijk Archief VVBAD 13 juli 2015 Statiestraat Berchem T vvbad@vvbad.be

2 Inleiding Vraag naar een selectielijst voor privaatrechtelijk archief In de herfst van 2012 startte binnen de Werkgroep Privaatrechtelijk Archief (WPA) van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD) een Subwerkgroep Selectie. Door de specificiteit van elk organisatie- of persoonsarchief wordt bij privaatrechtelijke archieven niet op dezelfde wijze met selectielijsten gewerkt als bij publiekrechtelijke. Bovendien is er in België geen wetgeving die rechtsreeks op de privaatrechtelijke archiefvorming betrekking heeft. Er is geen enkele instantie aan wie vragen (tot advies) voor vernietiging wordt voorgelegd, zodat voor de selectie en vernietiging wordt teruggevallen op niet-archivalische wetgeving, de geldende begrippen uit de archiefwetenschap en het collectiebeleid van de instelling of vereniging en niet noodzakelijk in die volgorde. Toch kunnen selectielijsten misschien zelfs nog meer een handzaam instrument zijn, zonder dat er een verplichting aan gekoppeld is. Net zoals alle publiekrechtelijk archief dient niet alle privaatrechtelijk archief immers permanent bewaard. De werkgroep begon met het oplijsten van de wettelijke bewaartermijnen van veel voorkomende documenten (bijvoorbeeld de financiële verantwoording), met de voorwaarden voor eventuele vernietiging. Al snel groeide dan ook een summiere selectielijst. Om ze ook bruikbaar te maken voor archiefvormers die steeds vaker aankloppen voor advies werd ze uitgebreid met typische verenigingsdocumenten waarvoor net wél permanent bewaren geldt. Vervolgens werd het oor ook te luister gelegd bij het Archief en Museum voor het Vlaamse leven te Brussel (AMVB), dat uitpakte met een Digigids rond de selectie van digitale documenten (zie en het Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (CAVA) dat een selectielijst voor archieven van vzw s opstelde (zie Het resultaat dat u hieronder vind is een beknopt overzicht dat als leidraad kan dienen voor (beginnende) archiefmedewerkers en voor archiefconsulenten in hun contacten met archiefvormers. Handleiding Het spreekt vanzelf dat elke (al dan niet professionele) archivaris de nodige voorzichtigheid aan de dag legt bij de selectie van archief én elke ingreep naar vermogen registreert. Deze lijst is dan ook uitsluitend bedoeld als een handleiding voor de selectie van privaatrechtelijke archieven, waarbij de verantwoordelijkheid bij de archivaris blijft berusten. De lijst is onvolledig en zal in de toekomst steeds bijgestuurd en aangevuld worden. Vooralsnog zijn in de onderstaande lijst voornamelijk klassieke documenten en series opgenomen, waar weinig discussie over de vorm kan ontstaan. Privaatrechtelijke archieven worden verhoudingsgewijs meer geconfronteerd met uniek gevormde documenten dan de publiekrechtelijke omgeving, waar gewoonlijk meer regels gelden wat betreft de aanmaak van documenten. Een aantal vragen, zoals rond de bewaring van los documentair materiaal en van boeken, tijdschriften, grijze literatuur, uit privé-archieven die aansluiten bij het werkterrein of de interesses van een archiefvormer, maar die bij gebrek aan contextinformatie niet aan een activiteit van de archiefvormer kunnen worden gelinkt, bleven nog onbeantwoord. Veel centra stellen zich de vraag hoe ze best met die hangende eindjes omgaan, maar uitgeschreven richtlijnen zijn zeldzaam. De facto wordt vertrouwd op het oordeel van de archiefmedewerkers dat vaak erg uitgesproken is (de ene bewaart hier zowat alles van, de ander zeer weinig). De lijst beperkt zich dan ook tot vier terreinen (of beleidsdomeinen) waarin de privaatrechtelijke archiefdocumenten worden aangemaakt: organisatie en bestuur, werking, financieel beheer en sociale documenten. Bij elk van die terreinen zijn een aantal documenten opgelijst, met een bewaaradvies, eventueel enige bijkomende informatie en de termijn voor (eventuele) afstoting. 2 Vernietigen of bewaren? Subwerkgroep Selectie Privaatrechterlijk Archief VVBAD 13 juli 2015

3 Proeve van selectielijst 1 Organisatie en bestuur Beschrijving Permanent bewaren? Specificatie Termijn eventuele afstoting Statuten, huishoudelijke reglementen en dossiers over wijzigingen daaraan arverslagen, jaarplannen, beleidsplannen... Uitnodigingen, agenda s, verslagen en andere stukken i.v.m. vergaderingen van bestuursorganen Stukken m.b.t. tot de samenstelling van de bestuursorganen Ledenlijsten, briefwisseling Ledenlijsten Minimaal één lijst per jaar Algemene briefwisseling Eigendomscontracten Arbeidsreglement(en) 3 Vernietigen of bewaren? Subwerkgroep Selectie Privaatrechterlijk Archief VVBAD 13 juli 2015

4 2 Werking Beschrijving Permanent bewaren? Specificatie Termijn eventuele vernietiging* Dossiers ivm het bepalen van de strategie en doelstellingen Draaiboeken en procedures Dossiers ivm eigen evenementen en activiteiten (briefwisseling, subsidieaanvragen, verslagen van vergaderingen, aankondigingen, deelnemerslijsten, contracten, facturen ) Ten dele Inhoudelijke aspecten bewaren, administratiefpraktische luik mag verwijderd Administratief: weg wanneer niet meer relevant voor een volgend evenement Dossier ivm deelname aan activiteiten van derden Ten dele Het inhoudelijke programma Dossiers ivm contact met andere organisaties (briefwisseling, verslagen van overlegvergaderingen, stukken ivm gezamenlijke activiteiten ) Eigen tijdschriften en publicaties, foto s en affiches, promotiemateriaal en de dossiers daarover Ten dele De eindproducten. Digitale tijdperk : maak een relevante selectie van de foto's Tijdschriften, aankondigingen en publicaties van derden tenzij: Ze deel uitmaken van een dossier Het om unieke stukken gaat, die elders niet worden bewaard. Verslagen van vergaderingen van externe organisaties, van koepelorganisaties, van lokale afdelingen tenzij: ze relevant zijn voor de werking van de eigen organisatie Na controle of die stukken bij de archiefvormer in kwestie worden bewaard. 4 Vernietigen of bewaren? Subwerkgroep Selectie Privaatrechterlijk Archief VVBAD 13 juli 2015

5 3 Financieel beheer, inclusief fiscaliteit Beschrijving Permanent bewaren? Specificatie Termijn eventuele vernietiging* Begrotingsdossiers Definitieve jaar- en/of projectbegroting en bijstellingen Balans- en resultatenrekeningen (zoals goedgekeurd door de Algemene Vergadering) Historiek van de (analytische) rekeningen Originele boekhoudingsboeken: ongesplitste dagboek, centraalboek en inventarisboek Bewijsstukken (facturen e.d.m. die dienen als basis voor de boekhoudkundige verwerking en die bewijskracht hebben t.o.v. derden) tenzij : tenzij - balans- en resultatenrekeni ng / historiek rekeningen ontbreken - ze waardevolle extra informatie bevatten (bijvoorbeeld namen van schenkers - zowel balansen resultatenrekeningen als de deelelementen van de boekhouding ontbreken - ze dateren van vóór 1945 en de kwaliteit van de grafische vormgeving van bepaalde exemplaren een argument is voor bewaring Opmerking: bij een dossier-gebonden bewaring van facturen blijven de (kopies van) facturen in het dossier Na 7 jaar, gerekend vanaf 1 jan. van het jaar volgend op de afsluiting Opgelet: subsidiërende overheden kunnen een langere bewaartermijn opleggen voor bewijsstukken dan de wettelijke minimumtermijn. Na 7 jaar, gerekend vanaf 1 jan. van het jaar volgend op de afsluiting Opgelet: subsidiërende overheden kunnen een langere bewaartermijn opleggen voor bewijsstukken dan de wettelijke minimumtermijn. Interne stukken (zonder bewijskracht tov derden) Na 3 jaar, vanaf 1/1 van het jaar volgend op de afsluiting Rekeningafschriften Na 7 jaar, gerekend 5 Vernietigen of bewaren? Subwerkgroep Selectie Privaatrechterlijk Archief VVBAD 13 juli 2015

6 vanaf 1 jan. van het jaar volgend op de afsluiting Akten i.v.m. eigendomsverwerving, boedelbeschrijvingen Dossiers m.b.t. leningen Originele aangiften van de rechtspersonenbelasting, BTW... tenzij : Dit de enige plaats is waar de jaarrekening zich bevindt / enige manier is om zicht te krijgen op de eigendommen van een organisatie Na 10 jaar Originele documenten waarvan het opstellen of afleveren verplicht is door de BTW-wetgeving: facturen, transportdocumenten, rekeningen en berichten van ontvangst, import- en exportdocumenten Na 7 jaar, vanaf 1 jan. volgend op de datum van opstellen of afleveren Facturen of originele documenten in verband met intracommunautaire verwervingen van goederen of in het buitenland verrichte handelingen tenzij Niet aanwezig in de boekhouding Na 7 jaar, vanaf 1/1 volgend op de datum van opstellen of afleveren Stukken ivm fiscale aftrek, kwitanties, inventaris, bestel- en leveringsbonnen... Na 7 jaar,vanaf 1/1 volgend op de datum van opstellen of afleveren Vervallen verzekeringspolissen tenzij Ze waardevolle informatie bevatten over de eigendommen van een organisatie. Dossiers met betrekking tot aankopen 6 Vernietigen of bewaren? Subwerkgroep Selectie Privaatrechterlijk Archief VVBAD 13 juli 2015

7 4 Sociale documenten/ stukken personeelsbeheer Soort document Permanent? Specificatie Termijn eventuele vernietiging Personeelsregister (algemeen en speciaal) Individuele personeelsdossiers (geschoond, zie hieronder), met contactgegevens, contract, stukken ivm evaluatie, taakomschrijving edm Voor grote organisaties kan een steekproef worden overwogen Medische dossiers tenzij Inhoudelijk interessante informatie (beroepsziekten bijv) 15 jaar, vanaf de dag volgend op het einde (einde uitvoering) van het contract Bewijsstukken voor dagen van afwezigheid (jaarlijksverlof, technische werkloosheid, sociale promotie, betaald educatief verlof) 5 jaar, te rekenen vanaf 1/1 van jaar na de afwezigheden. Doktersbriefjes na 2 jaar arlijkse individuele rekening, maandelijkse loonfiches Na 5 jaar, te beginnen bij het afsluiten van het jaar Formulieren 281 (individuele loonfiches) en 325 (samenvattende opgaven) Na 5 jaar, te beginnen bij het afsluiten van het jaar. Als formulier 281 dient voor pensioenberekening: 50 jaar Dimona-aangiften 5 jaar na aangifte Overeenkomst tewerkstelling als student (contract), stages en vrijwilligers Bij organisaties met een sterke vrijwilligerswerking: ook stukken die deze werking documenteren. Boekhoudkundig overzicht van de driemaandelijkse RSZ-aangiftes Na 5 jaar, te tellen vanaf de uiterste verzenddatum van de aangifte Arbeidsongevallensteekkaarten 35 jaar na pensionering 7 Vernietigen of bewaren? Subwerkgroep Selectie Privaatrechterlijk Archief VVBAD 13 juli 2015

8 Stukken m.b.t. afhandeling arbeidsongeval Ten vroegste 10 jaar vanaf de dag waarop het slachtoffer uit dienst gaat. Bij permanente arbeidsongeschiktheid langer Stukken i.v.m. afhandeling beroepsziekte (incl. ivm vaccinaties, werkverwijdering ter verkoming beroepsziekte) 10 jaar vanaf datum uit dienst 8 Vernietigen of bewaren? Subwerkgroep Selectie Privaatrechterlijk Archief VVBAD 13 juli 2015