Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Koninklijke Akademie van Wetenschappen

Transcriptie

1 Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Koninklijke Akademie van Wetenschappen december 2004-januari 2005 Rijksarchiefinspectie

2 Basisgegevens 1 Naam organisatie Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen 2 Naam en functie van onze gesprekspartner(s). Naam : mw. M. Valdez Functie : Informatiespecialist Naam : hr R. Rietveld Functie : sectiehoofd van de afdeling DIV 3 Welke omvang heeft de organisatie? Personeelsleden: het bureau van de KNAW telt 127 medewerkers (113.3 fte) 4 Bestaat de organisatie uit meerdere organisatieonderdelen?. De organisatie bestaat uit een bestuur en leden, verenigd in afdelingen, raden en commissies, uit instituten en uit een bureau onder leiding van een directie. Dit bureau ondersteunt het bestuur en de leden, de raden en commissies en de instituten. Niet bekend bij contactpersoon 4.1 Zo ja, is er een overzicht van alle organisatieonderdelen? We bedoelen hier alle organisatieonderdelen die onder de zorgdrager vallen, dus ook onderdelen die op een andere locatie zijn gehuisvest.. Dit overzicht is in ieder te vinden op de website van de KNAW en wordt jaarlijks gepubliceerd in het arboek en het arverslag van de KNAW. 4.2 Zijn alle organisatieonderdelen op dezelfde locatie gehuisvest?. De instituten zijn door heel Nederland gevestigd. Niet bekend bij contactpersoon 4.3 Is de organisatie zelf een onderdeel van een grotere organisatie?. De organisatie is een zelfstandig bestuursorgaan met een publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid. 2

3 Organisatie en middelen Regelingen en procedures 5 Is de contactpersoon bekend met de archiefwetgeving? Volledig bekend (de informatiespecialist) Ten dele bekend (het sectorhoofd DIV) Weet dat er een Archiefwet is Geheel niet bekend 6 Moet de organisatie zelf beheersregels in de zin van art. 14 van het Archiefbesluit 1995 vaststellen?. 6.1 Zo ja, heeft de organisatie beheersregels in de zin van art. 14 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld?. 6.2 Indien de organisatie zelf beheersregels moet vaststellen, maar dit nog niet heeft gedaan, wordt dan op dit moment gewerkt aan de ontwikkeling van beheersregels? Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan het concept. 7 Wie draagt de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer van de organisatie? Functie : het hoofd van de Facilitaire Dienst 8 Zijn de verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer schriftelijk vastgelegd?, in de functiebeschrijving van het hoofd Facilitaire Dienst. Rijksarchiefinspectie

4 9 Zijn er procedures beschikbaar voor alle beheershandelingen? Er is een procedure beschikbaar voor: Ontwerpen en onderhouden van structuurplannen Onderhouden van beheersregels Postregistratie Voortgangsbewaking en afdoeningscontrole Selectie van archiefbescheiden Vernietiging van archiefbescheiden Vervreemding van archiefbescheiden Vervanging van archiefbescheiden Overdracht van dynamisch naar semi-statisch archief Toegankelijk maken archieven Materiële verzorging archieven Beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van de eigen organisatie Beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan burgers en medeoverheden Handelen in het geval van een archiefincident Overbrengen van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats Personeel Art. 14 Ab Hoeveel personeel is beschikbaar voor de uitvoering van de taken op het gebied van archiefbeheer? 7 medewerkers. De sectie DIV is een onderdeel van de facilitaire dienst van het bureau. Deze sectie verzorgt het archiefbeheer van het bestuur, de raden en commissies en het bureau zelf. De instituten archiveren zelfstandig. 11 Is er specialistisch personeel aangesteld voor het (dynamisch en semi-statisch) archiefbeheer? 12 Is er voldoende personeel beschikbaar voor de uitvoering van alle DIV-taken?, maar de onderhoudstaken schieten er wel eens bij in. 4

5 Bestandsbeheer Geordende en toegankelijke staat Artt. 3 en 21 lid 2 Aw 1995, Artt. 12 en 24 lid 2 Ab 1995, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden Feitelijke aanwezigheid 13 Hoe zijn de archiefbescheiden vindbaar en/of raadpleegbaar gemaakt? Via een postregistratiesysteem. De organisatie heeft sinds 1994 een geautomatiseerd systeem in gebruik. Het huidige systeem dateert van Anders, nl. Niet 14 Is deze toegang 100% dekkend? Deels 15 Als registratie van archiefbescheiden plaatsvindt, ligt dan vast welke archiefbescheiden worden geregistreerd? 15.1 Worden s geregistreerd?. De sectie DIV ontvangt 30 à 50 s per dag. De archiefwaardige s worden uitgeprint en geregistreerd Worden interne stukken geregistreerd? 16 Wordt geregistreerd waar de stukken worden opgeborgen?. In het registratiesysteem wordt aangetekend wie de behandelende medewerker is en wordt een archiefcode aan het stuk toegekend. Rijksarchiefinspectie

6 16.1 Vindt registratie van dossiers plaats?. Dossiers worden geregistreerd op het moment dat ze worden overgebracht naar het semi-statisch archief Hoe circuleren de stukken? Centrale bewaring, kopieën naar medewerkers. Originelen naar medewerkers, terug naar centrale bewaring na afhandeling (in uitzonderlijke gevallen) Centrale scanning, digitale afhandeling Anders, nl. Overzicht 17 Beschikt de organisatie over een actueel overzicht van de omvang en locatie van alle archieven die door de organisatie worden beheerd?, er is een volledig overzicht dat regelmatig wordt bijgewerkt., er is slechts een gedeeltelijk overzicht, dat dateert van (jaartal en eventueel maand invullen) Niet bekend bij de contactpersoon 17.1 Zo ja, is dit een overzicht op document- / dossier-, bestands- of archiefniveau? (meerdere antwoorden mogelijk) documenten dossiers bestanden archieven anders, nl Welke archieven zijn in dit overzicht opgenomen? semi-statisch dynamisch werkarchieven digitale archieven primaire proces(sen) ondersteunende processen 17.3 Zijn de archieven van alle organisatieonderdelen in het overzicht opgenomen?, alle organisatieonderdelen waarvoor de sectie DIV archiveert., een deel van de organisatieonderdelen Niet bekend bij de contactpersoon 6

7 18 Zijn eventuele decentrale en werkarchieven hierbij inbegrepen? 19 Is er een documentair structuurplan?. Dit plan is geordend op code Zo nee, hoe heeft de organisatie haar archieven dan geordend? Selectie en vernietiging Selectielijsten Artt. 5 en 9, lid 1 Aw 1995, Artt. 2-5 Ab Hanteert de organisatie één of meer geldige selectielijsten of vernietigingslijsten? 20.1 Zo ja, is de selectielijst of vernietigingslijst in gebruik bij het archiefbeheer bij alle organisatieonderdelen? 20.2 Zo ja, heeft de organisatie de ordening van haar archieven ingericht op basis van de handelingen in de selectielijst? Vernietiging Artt. 3, 5 en 6 Aw 1995, artt. 2-5 en 8 Ab Vindt vernietiging van archiefbescheiden plaats?, maar slechts van dubbelen afkomstig uit de werkarchieven Zo ja, met welke frequentie worden archiefbescheiden vernietigd? Rijksarchiefinspectie

8 21.2 Op grond waarvan worden archiefbescheiden vernietigd? Bij inlevering van werkarchieven wordt de inhoud van deze dossiers vergeleken met die van de centraal bewaarde dossiers. De dubbelen uit de werkdossiers worden vernietigd Wordt altijd een verklaring opgemaakt van de vernietiging? Duurzaamheid Artt. 3 en 21 Aw 1995, art. 11 Ab 1995, Regeling duurzaamheid archiefbescheiden 22 Kan de organisatie aantonen dat het gebruikte papier, hechtmechanieken, mappen, dozen en andere verpakkingen aan de wettelijke eisen voldoen, omdat de organisatie goedgekeurde producten bestelt en de leveringen regelmatig controleert? Anders 23 Zijn de blijvend te bewaren papieren archiefbescheiden in mappen opgeborgen? 23.1 Welke hechtmechanieken worden gebruikt bij het opbergen van de blijvend te bewaren archiefbescheiden? Hechtmechanieken van zuurvrije kunststof Welke mappen / omslagen worden gebruikt voor de berging van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Hechtmap zipclip plus A4. 24 Zijn de blijvend te bewaren papieren archiefbescheiden in dozen opgeborgen? 24.1 Wat voor soort dozen worden gebruikt? 8

9 Archiefruimten en materiële staat Artt. 1, sub e en 21 lid 1 Aw 1995, artt. 13 en 24 lid 4 Ab 1995, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen 25 Wordt onderscheid gemaakt tussen dynamisch en semistatisch archief?. Het archief ouder dan 2000 is semi-statisch. 26 Beschikt de organisatie over één of meer archiefruimten voor de opslag van semi-statisch archief? 26.1 Hoeveel procent van de archiefruimte(n) is momenteel bezet? 90 % 26.2 Voldoet / voldoen de archiefruimte(n) op dit moment aan de eisen die worden gesteld in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen? Deels 26.3 Zijn er afspraken vastgelegd over het beheer van de archiefruimte(n)? De afspraken kunnen ook deel uitmaken van algemene regels voor het beheer van het gebouw Is / zijn de archiefruimte(n) voor iedereen toegankelijk?. De ruimte is slechts toegankelijk voor de medewerkers van de sectie DIV. 27 Controleert de organisatie regelmatig of de materiële staat van archiefbescheiden nog in orde is (faxen, kringlooppapier, videobanden, CD-ROM s)?. Dit gebeurt niet planmatig, maar incidenteel bij de raadpleging van de stukken. Rijksarchiefinspectie

10 Bewerking en overbrenging Artt. 12, 13 en 15 Aw 1995, artt. 9 en 10 Ab 28 Sinds wanneer bestaat de organisatie? De organisatie bestaat sinds Is de contactpersoon bekend met de wettelijke bepalingen over overbrenging, bijvoorbeeld: Welke archieven de organisatie moet overbrengen Op welke termijn de organisatie archieven moet overbrengen Naar welke archiefdienst de organisatie archieven moet overbrengen Aan welke eisen de archieven bij overbrenging moeten voldoen 30 Uit welke periode beheert de organisatie archiefbescheiden? Vóór 1945? Niet bekend bij de contactpersoon ? Niet bekend bij de contactpersoon Na 1975 Het semi-statisch archief wordt aan de moederorganisatie overgedragen 31 Beheert de organisatie archief van rechtsvoorgangers? 31.1 Zo ja, om welke rechtsvoorganger(s) gaat het dan? 31.2 Over welke periode loopt het archief van deze rechtsvoorganger(s)? 31.3 Gaat het om archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van reorganisatie nog niet waren afgedaan? 10

11 32 Komen de archiefbescheiden van de KNAW op grond van een geldige vernietigingslijst of selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking? De KNAW beschikt niet over een geldige selectielijst. 33 Brengt de organisatie archieven over naar een archiefbewaarplaats en / of heeft de organisatie archieven overgebracht? Niet bekend bij de contactpersoon 33.1 Zo ja, naar welke archiefbewaarplaats(en) vindt overbrenging plaats? Het Rijksarchief in Noord-Holland 33.2 Zo ja, met welke frequentie vindt overbrenging naar een archiefbewaarplaats plaats? Er heeft een overbrenging over de periode plaatsgevonden in het jaar Worden verklaringen van overbrenging opgemaakt? 33.4 Zo nee, naar welke archiefbewaarplaats is de organisatie voornemens haar blijvend te bewaren archiefbescheiden over te brengen? 34 Heeft de organisatie een machtiging tot opschorting van overbrenging voor haar archiefbescheiden ouder dan 30 jaar? 35 Is de contactpersoon bekend met de normen goede en geordende staat? 36 Is er een planning voor de overbrenging van archieven naar een rijksarchief beschikbaar?. De organisatie is voornemens niet vóór 2008 tot overbrenging over te gaan. 37 Worden de over te brengen archieven bewerkt (van een toegang voorzien)? Rijksarchiefinspectie

12 38 Worden werkarchieven en toepassingsapplicaties in de bewerking meegenomen?. De organisatie heeft geen eigen applicaties en werkarchieven worden op termijn in het centrale archief geïntegreerd. 12