Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid

Transcriptie

1 Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid december 2004-januari 2005 Rijksarchiefinspectie

2 Basisgegevens 1 Naam organisatie Raad voor de Transportveiligheid (RVTV) 2 Naam en functie van onze gesprekspartner(s). Naam : dhr. K. Wieske Functie : documentalist (contactpersoon) Naam : dhr. J. van Deursen Functie : hoofd Bedrijfsvoering 3 Welke omvang heeft de organisatie? Personeelsleden: c. 30 fte 4 Bestaat de organisatie uit meerdere organisatieonderdelen? Niet bekend bij contactpersoon 4.1 Zo ja, is er een overzicht van alle organisatieonderdelen? We bedoelen hier alle organisatieonderdelen die onder de zorgdrager vallen, dus ook onderdelen die op een andere locatie zijn gehuisvest. 4.2 Zijn alle organisatieonderdelen op dezelfde locatie gehuisvest? Niet bekend bij contactpersoon 4.3 Is de organisatie zelf een onderdeel van een grotere organisatie?. De organisatie is een publiekrechtelijke zbo. 2

3 Organisatie en middelen Regelingen en procedures 5 Is de contactpersoon bekend met de archiefwetgeving? Volledig bekend (documentalist) Ten dele bekend (hoofd bedrijfsvoering) Weet dat er een Archiefwet is Geheel niet bekend 6 Moet de organisatie zelf beheersregels in de zin van art. 14 van het Archiefbesluit 1995 vaststellen?. 6.1 Zo ja, heeft de organisatie beheersregels in de zin van art. 14 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld?. Deze zullen in 2005 worden herzien in verband met het opgaan van de RVTV in de Onderzoeksraad voor de Veiligheid. 6.2 Indien de organisatie zelf beheersregels moet vaststellen, maar dit nog niet heeft gedaan, wordt dan op dit moment gewerkt aan de ontwikkeling van beheersregels? 7 Wie draagt de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer van de organisatie? Functie :op dit moment de waarnemend secretaris-directeur 8 Zijn de verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer schriftelijk vastgelegd? De verantwoordelijkheden van het bestuur, de secretarisdirecteur, de coördinator bedrijfsvoering en de beheerder zijn vastgelegd in de beheersregels. Rijksarchiefinspectie

4 9 Zijn er procedures beschikbaar voor alle beheershandelingen? Er is een procedure beschikbaar voor: Ontwerpen en onderhouden van structuurplannen Onderhouden van beheersregels Postregistratie Voortgangsbewaking en afdoeningscontrole Selectie van archiefbescheiden Vernietiging van archiefbescheiden Vervreemding van archiefbescheiden Vervanging van archiefbescheiden Overdracht van dynamisch naar semi-statisch archief Toegankelijk maken archieven Materiële verzorging archieven Beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van de eigen organisatie Beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan burgers en medeoverheden Handelen in het geval van een archiefincident Overbrengen van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats Personeel Art. 14 Ab Hoeveel personeel is beschikbaar voor de uitvoering van de taken op het gebied van archiefbeheer? 1 fte 11 Is er specialistisch personeel aangesteld voor het (dynamisch en semi-statisch) archiefbeheer? 12 Is er voldoende personeel beschikbaar voor de uitvoering van alle DIV-taken? 4

5 Bestandsbeheer Geordende en toegankelijke staat Artt. 3 en 21 lid 2 Aw 1995, Artt. 12 en 24 lid 2 Ab 1995, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden Feitelijke aanwezigheid 13 Hoe zijn de archiefbescheiden vindbaar en/of raadpleegbaar gemaakt? Via een postregistratiesysteem Anders, nl. Niet Toelichting: de RVTV maakt gebruik van een geautomatiseerd registratiesysteem. Het secretariaat voert de inkomende en uitgaande post in het systeem in. De RVTV kan het systeem echter niet gebruiken om archiefstukken te zoeken. De oorzaak hiervan is dat de benodigde kennis daarvoor niet aanwezig is. 14 Is deze toegang 100% dekkend? Nota bene: zoals werd aangegeven in de toelichting op het antwoord op vraag 13, wordt het systeem niet gebruikt als toegang. Het antwoord op vraag 14 heeft betrekking op het gegeven dat in het systeem niet alle archiefbescheiden worden geregistreerd. 15 Als registratie van archiefbescheiden plaatsvindt, ligt dan vast welke archiefbescheiden worden geregistreerd?. Dit is vastgelegd in de beheersregels Worden s geregistreerd? 15.2 Worden interne stukken geregistreerd? Rijksarchiefinspectie

6 16 Wordt geregistreerd waar de stukken worden opgeborgen?. Wel wordt geregistreerd naar welke afdeling of welke behandelende medewerkers het stuk gaat Vindt registratie van dossiers plaats?. Dossiers worden geregistreerd na overdracht aan het semi-statisch archief. 17 Hoe circuleren de stukken? Centrale bewaring, kopieën naar medewerkers Originelen naar medewerkers, terug naar centrale bewaring na afhandeling. Centrale scanning, digitale afhandeling Anders, nl. Overzicht 18 Beschikt de organisatie over een actueel overzicht van de omvang en locatie van alle archieven die door de organisatie worden beheerd?, er is een volledig overzicht, dat dateert van (jaartal en eventueel maand invullen), er is slechts een overzicht van de overgedragen semistatische dossiers. Niet bekend bij de contactpersoon 18.1 Zo ja, is dit een overzicht op document- / dossier-, bestands- of archiefniveau? (meerdere antwoorden mogelijk) documenten dossiers bestanden archieven anders, nl Welke archieven zijn in dit overzicht opgenomen? semi-statisch dynamisch werkarchieven digitale archieven primaire proces(sen) ondersteunende processen 18.3 Zijn de archieven van alle organisatieonderdelen in het overzicht opgenomen? 6

7 19 Is er een documentair structuurplan? 19.1 Zo nee, hoe heeft de organisatie haar archieven dan geordend? Het overgedragen semi-statisch archief is geordend op archiefvormende eenheid en daarbinnen op nummer Zo ja, wat zijn dan de ordeningscriteria van dit structuurplan? Selectie en vernietiging Selectielijsten Artt. 5 en 9, lid 1 Aw 1995, Artt. 2-5 Ab Hanteert de organisatie één of meer geldige selectielijsten of vernietigingslijsten? 20.1 Zo ja, is de selectielijst of vernietigingslijst in gebruik bij het archiefbeheer bij alle organisatieonderdelen? 20.2 Zo ja, heeft de organisatie de ordening van haar archieven ingericht op basis van de handelingen in de selectielijst? Vernietiging Artt. 3, 5 en 6 Aw 1995, artt. 2-5 en 8 Ab Vindt vernietiging van archiefbescheiden plaats? 21.1 Zo ja, met welke frequentie worden archiefbescheiden vernietigd? Rijksarchiefinspectie

8 21.2 Op grond waarvan worden archiefbescheiden vernietigd? 21.3 Wordt altijd een verklaring opgemaakt van de vernietiging? Duurzaamheid Artt. 3 en 21 Aw 1995, art. 11 Ab 1995, Regeling duurzaamheid archiefbescheiden 22 Kan de organisatie aantonen dat het gebruikte papier, hechtmechanieken, mappen, dozen en andere verpakkingen aan de wettelijke eisen voldoen, omdat de organisatie goedgekeurde producten bestelt en de leveringen regelmatig controleert? Anders 23 Zijn de blijvend te bewaren papieren archiefbescheiden in mappen opgeborgen?, deels. Ook worden archiefbescheiden bewaard in ordners. Omdat de RVTV nog niet beschikt over een selectielijst moeten alle archiefbescheiden worden behandeld als te bewaren archiefbescheiden Welke hechtmechanieken worden gebruikt bij het opbergen van de blijvend te bewaren archiefbescheiden? Er worden kunststof hechtmechanieken gebruikt Welke mappen / omslagen worden gebruikt voor de berging van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Er worden kartonnen mappen gebruikt die niet voldoen aan de eisen van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. 24 Zijn de blijvend te bewaren papieren archiefbescheiden in dozen opgeborgen? 24.1 Wat voor soort dozen worden gebruikt? Er worden deels dozen gebruikt die voldoen aan de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en deels dozen die daar niet aan voldoen. 8

9 Archiefruimten en materiële staat Artt. 1, sub e en 21 lid 1 Aw 1995, artt. 13 en 24 lid 4 Ab 1995, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen 25 Wordt onderscheid gemaakt tussen dynamisch en semistatisch archief?. Het is de bedoeling dat de medewerkers de dossiers na afsluiting overdragen aan het semi-statisch archief. 26 Beschikt de organisatie over één of meer archiefruimten voor de opslag van semi-statisch archief?. Het semi-statisch archief wordt beheerd in een kantoorruimte. De ruimte is destijds gebouwd en ingericht door de Rijksgebouwendienst en als archiefruimte opgeleverd Hoeveel procent van de archiefruimte(n) is momenteel bezet? Circa 30 % van de beschikbare plankruimte wordt ingenomen door het semi-statisch archief Voldoet / voldoen de archiefruimte(n) op dit moment aan de eisen die worden gesteld in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen? Deels Toelichting: er is geen sprake van een archiefruimte maar van een kantoorruimte waar ook het semi-statisch archief wordt bewaard. Werkplekken en ramen zijn bijvoorbeeld niet toegestaan in en archiefruimte Zijn er afspraken vastgelegd over het beheer van de archiefruimte(n)? De afspraken kunnen ook deel uitmaken van algemene regels voor het beheer van het gebouw Is / zijn de archiefruimte(n) voor iedereen toegankelijk? 27 Controleert de organisatie regelmatig of de materiële staat van archiefbescheiden nog in orde is (faxen, kringlooppapier, videobanden, CD-ROM s)? Rijksarchiefinspectie

10 Bewerking en overbrenging Artt. 12, 13 en 15 Aw 1995, artt. 9 en 10 Ab 28 Sinds wanneer bestaat de organisatie? De organisatie bestaat sinds 1 juli Is de contactpersoon bekend met de wettelijke bepalingen over overbrenging, bijvoorbeeld: Welke archieven de organisatie moet overbrengen Op welke termijn de organisatie archieven moet overbrengen Naar welke archiefdienst de organisatie archieven moet overbrengen Aan welke eisen de archieven bij overbrenging moeten voldoen Toelichting: de RVTV beschikt nog niet over een selectielijst. Zie verder het antwoord op vraag Uit welke periode beheert de organisatie archiefbescheiden? Vóór 1945? Niet bekend bij de contactpersoon ? Niet bekend bij de contactpersoon Na 1975 Het semi-statisch archief wordt aan de moederorganisatie overgedragen 31 Beheert de organisatie archief van rechtsvoorgangers? Toelichting: de RVTV kent een wettelijke basis. De taken van de Spoorwegongevallenraad, de Commissie Binnenvaartrampenwet en de Raad voor de Luchtvaart zijn geheel overgenomen. De beheerde dossiers betreffen zaken die bij de instelling van de RvTV op 1 juli 1999 nog niet waren afgerond Zo ja, om welke rechtsvoorganger(s) gaat het dan? Een korte inspectie van het archief gaf aan dat het in ieder geval gaat om de Commissie Binnenvaartrampenwet (zie ook het antwoord bij vraag 31) Over welke periode loopt het archief van deze rechtsvoorganger(s)? Niet bekend. 10

11 31.3 Gaat het om archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van reorganisatie nog niet waren afgedaan?. Volgens onze contactpersoon. Anders, nl. Niet bekend 32 Komen de archiefbescheiden van de RVTV op grond van een geldige vernietigingslijst of selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking? Niet van toepassing omdat de RVTV niet over een selectielijst beschikt. 33 Brengt de organisatie archieven over naar een archiefbewaarplaats en / of heeft de organisatie archieven overgebracht? Niet bekend bij de contactpersoon 33.1 Zo ja, naar welke archiefbewaarplaats(en) vindt overbrenging plaats? 33.2 Zo ja, met welke frequentie vindt overbrenging naar een archiefbewaarplaats plaats? 33.3 Worden verklaringen van overbrenging opgemaakt? 33.4 Zo nee, naar welke archiefbewaarplaats is de organisatie voornemens haar blijvend te bewaren archiefbescheiden over te brengen? De RVTV is voorlopig niet voornemens om zijn archiefbescheiden over te brengen. Dit heeft de volgende oorzaak. De eindrapporten van de RVTV zijn op grond van artikel 60 van de Wet voor de Transportveiligheid openbaar. Op grond van artikel 56 van deze wet zijn echter de aan het eindrapport voorafgaande onderzoeksrapporten niet openbaar. In de Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, die in 2005 van kracht wordt, wordt de beperking van de openbaarheid geregeld in artikel 54. De RVTV beraadt zich nog op de relatie van deze bepalingen tot de archiefwettelijke bepalingen over overbrenging en openbaarheid. 34 Heeft de organisatie een machtiging tot opschorting van overbrenging voor haar archiefbescheiden ouder dan 30 jaar? Rijksarchiefinspectie

12 35 Is de contactpersoon bekend met de normen goede en geordende staat? 36 Is er een planning voor de overbrenging van archieven naar een rijksarchief beschikbaar?. Zie ook het antwoord op vraag Worden de over te brengen archieven bewerkt (van een toegang voorzien)? 38 Worden werkarchieven en toepassingsapplicaties in de bewerking meegenomen? De RVTV heeft nog geen plannen tot bewerking van zijn archieven. Onze contactpersoon is zich ervan bewust dat de toepassingsapplicaties archiefbestanden zijn. Voor de verwerking van werkarchieven en schaduwarchieven heeft de RVTV nog geen plannen. 12