Quick scan archiefbeheer Kamer van Koophandel voor Veluwe en Twente

Transcriptie

1 Quick scan archiefbeheer Kamer van Koophandel voor Veluwe en Twente Rijksarchiefinspectie Datum bezoek: 13 december 2004 Nota van bevindingen concept: 15 december 2004 Nota van bevindingen definitief: 20 januari 2005 (bijlage bij brief RAI 05/13/312/MG) BASISGEGEVENS 1 Naam organisatie Kamer van Koophandel Veluwe en Twente 2 Naam en functie contactpersoon / gesprekspartner(s) dhr. P.B. Hamer, manager afd. Facilitaire Dienstverlening 3 Hoe groot is de organisatie? Totaal aantal personeelsleden ca. 120 fte 4 Bestaat de organisatie uit meerdere organisatieonderdelen? Ja 4.1 Zijn alle organisatieonderdelen op dezelfde locatie gehuisvest? Ja, de Kamer heeft kantoren in Apeldoorn, Barneveld, Deventer, Enschedé en Harderwijk. Het kantoor in Barneveld wordt binnenkort gesloten. De kantoren in Apeldoorn, Enschedé en Harderwijk bestaan uit meerdere afdelingen. Rijksarchiefinspectie

2 BESTANDSBEHEER Art. 3 en 21, lid 2 Aw 1995, Art 12 en 24, lid2 Ab 1995, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 5 Beschikt u over een actueel overzicht van de omvang en locatie van alle archieven die uw organisatie beheert? Ja, er is een volledig overzicht, dat dateert van.., er is een gedeeltelijk overzicht, dat dateert van.... Alle kantoren en de afdelingen daarbinnen beheren hun eigen archieven. Voor zover bij onze contactpersoon bekend, vindt in het algemeen geen registratie plaats van ingekomen en uitgaande post. Van de documenten die te maken hebben met het bijhouden van het handelsregister zijn wel overzichten te genereren via het geautomatiseerde systeem. De contactpersoon is van plan om op korte termijn in kaart te gaan brengen welke archiefbestanden opgeslagen zijn op de zolders in Apeldoorn en Enschedé. 6 Zijn er documentaire structuurplannen vastgesteld voor alle archieven die uw organisatie(onderdeel) beheert? Ja, voor alle archieven, voor een deel van de archieven 7 Beheert uw organisatie digitale bestanden? Ja, bijvoorbeeld de applicaties voor het primaire proces en de bedrijfsvoeringsprocessen, , internet en intranet. Toelichting: De gegevens in het handelsregister worden centraal beheerd door de Vereniging van Kamers van Koophandel (VVK). Hiervoor is zij door de KvK Veluwe en Twente gemachtigd. 7.1 Zo ja, Is er een actueel overzicht van de digitale bestanden die beheerd worden? Ja, er is een volledig overzicht, dat dateert van Nee, er is een gedeeltelijk overzicht, dat dateert van Nee Niet bekend bij de contactpersoon Opmerking Rijksarchiefinspectie: Deze vraag hebben we niet gesteld. 2 Rapportage quickscan archiefbeheer KvK Veluwe en Twente - definitief

3 8 Weet u of de archieven die uw organisatie beheert voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden? Ja, alle archieven voldoen aan de eisen in de regeling De archieven voldoen gedeeltelijk aan de eisen, de archieven voldoen niet aan de eisen of de archieven aan de eisen voldoen De contactpersoon is niet bekend met de eisen die in de regeling worden gesteld Rijksarchiefinspectie

4 SELECTIE EN VERNIETIGING Artt. 3, 5, 6 en 9, lid 1 Aw 1995, Artt. 2-5 en 8 Ab Zijn er voor de archieven die uw organisatie beheert vernietigingslijsten vastgesteld die tot stand zijn gekomen op basis van de Archiefwet 1962? Ja 9.1 Welke vernietigingslijst(en) is/zijn dit? Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden Kamers van Koophandel en Fabrieken in Nederland, vastgesteld in Zijn er voor de archieven die onder het beheer van uw organisatie vallen, vastgestelde selectielijsten in de zin van art. 5 van de Archiefwet 1995? Ja 11 Bestrijken de selectielijsten en vernietigingslijsten gezamenlijk alle archieven die onder het beheer van uw organisatie vallen? Ja, een klein gedeelte van de archieven, een groot gedeelte van de archieven We hebben geen selectielijsten en vernietigingslijsten Niet bekend bij de contactpersoon 12 Gebruikt uw organisatie de vastgestelde vernietigings- en / of selectielijst(en) daadwerkelijk bij de selectie en vernietiging van archiefbescheiden? Ja, volgens de contactpersoon wordt uit het semistatisch archief uitsluitend vernietigd op grond van de vernietigingslijst. Ja, maar een gedeelte van de selectielijst(en) Anders, nl... Niet bekend bij de contactpersoon of bij de afdelingen archiefbescheiden worden vernietigd op grond van de vernietigingslijst of buiten de lijst om. Toelichting: De KvK Veluwe en Twente heeft in de eigen organisatie geen expertise op het gebied van archiefbeheer of documentaire informatievoorziening. De bewerking van het semi-statisch archief is uitbesteed. 4 Rapportage quickscan archiefbeheer KvK Veluwe en Twente - definitief

5 13 Worden de vernietigings- en /of selectielijsten ook in het dynamisch archiefbeheer (bij de vorming van het archief) toegepast? Ja Deels 14 Zijn er voor de archieven die onder het beheer van uw organisatie vallen, selectielijsten in voorbereiding? Ja 14.1 Indien ja, zijn dit nieuwe lijsten of vastgestelde lijsten die in onderhoud zijn? Worden voor eerste maal vastgesteld Worden wegens onderhoud gewijzigd Beide 14.2 Welke selectielijst(en) is/zijn dit, en in welk stadium bevindt de vaststelling zich? Basisselectiedocument voor de Kamers van Koophandel en Fabrieken in Nederland en de economische commissarissen vanaf Eerste concept vastgesteld Ingebracht in driehoeksoverleg Ter inzage gelegd door de minister van OCW Voor advies voorgelegd aan de Raad voor Cultuur Vastgesteld maar nog niet in Staatscourant gepubliceerd Niet bekend bij de contactpersoon 15 Zijn/worden er binnen uw organisatie archiefbescheiden vernietigd? Ja Rijksarchiefinspectie

6 15.1 Indien ja: om welke reden/op welke grond zijn deze archiefbescheiden vernietigd? Vastgestelde vernietigingslijst (semi-statisch archief) Vastgestelde selectielijst Concept-selectielijst Machtiging tot vervanging, verkregen van de algemene rijksarchivaris Eigen informele bewaar- / vernietigingslijst Anders, namelijk... Niet bekend bij de contactpersoon op grond waarvan bij de afdelingen vernietiging plaatsvindt 16 Wordt er in het digitaal archief vernietigd? Ja Niet bekend bij de contactpersoon of er documenten en bestanden worden verwijderd. 17 Over welke periode heeft de organisatie archief vernietigd? Tot 1980 Tot 1990 Tot 2000 Anders, nl tot vrij recent 17.1 Is van deze vernietiging(en) een verklaring opgemaakt? Ja, met een specificatie van de archiefdocumenten Ja, zonder een specificatie van de archiefdocumenten Van een gedeelte van deze vernietigingen is een verklaring opgemaakt 6 Rapportage quickscan archiefbeheer KvK Veluwe en Twente - definitief

7 18 Hoe vernietigt de organisatie haar archief? Papier: Door het als oud papier met de vuilnisman mee te geven Door het te versnipperen en met de vuilnisman mee te geven Door het te laten vernietigen door een gespecialiseerd bedrijf Door het te laten vernietigen door de firma Van Gansewinkel Digitaal: Door het minder toegankelijk te maken Door de gegevens te overschrijven, de gegevensdrager opnieuw te formatteren Opmerking Rijksarchiefinspectie: Deze vraag hebben we niet gesteld. Rijksarchiefinspectie

8 BEWERKING EN OVERBRENGING Art. 12, 13 en 15 Aw 1995, artt. 9 en 10 Ab. 19 Sinds wanneer bestaat de organisatie? De KvK Veluwe en Twente is in 1999 ontstaan door een fusie van de Kamers van Apeldoorn en Enschedé. Al eerder waren de afzonderlijke KvK s voor Harderwijk en Zutphen opgegaan in de KvK Apeldoorn. 20 Beheert uw organisatie archief van rechtsvoorgangers? Ja 21 Bent u bekend met de wettelijke bepalingen over overbrenging, bijvoorbeeld: Welke archieven u moet overbrengen Op welke termijn u archieven moet overbrengen Naar welke archiefdienst u archieven moet overbrengen Aan welke eisen de archieven bij overbrenging moeten voldoen 22 Is er een planning vastgesteld voor de bewerking en overbrenging van archiefbescheiden naar een rijksarchief? Ja, de planning dateert van. 23 Met welke frequentie worden archiefbescheiden overgebracht naar een rijksarchief? Jaarlijks Eenmaal in de vijf jaar Eenmaal in de tien jaar Onregelmatig Anders, namelijk de bedoeling van de KvK is om elke 2 à 3 jaar over te brengen. Er zijn nog geen archiefbescheiden van mijn organisatie overgebracht naar een rijksarchief 24 Vindt er over de overbrenging overleg plaats met een relatiebeheerder van het rijksarchief? Ja 8 Rapportage quickscan archiefbeheer KvK Veluwe en Twente - definitief

9 24.1 Met een relatiebeheerder van welk rijksarchief? Nationaal Archief (Den Haag) Groninger Archieven (Groningen) Tresoar (voormalig Ryksargyf Fryslân) (Leeuwarden) Drents Archief (Assen) Historisch Centrum Overijssel (Zwolle) Gelders Archief (Arnhem) Rijksarchief in Flevoland (Lelystad) Het Utrechts Archief (Utrecht) Rijksarchief in Noord-Holland (Haarlem) Zeeuws Archief (Middelburg) Rijksarchief in Noord-Brabant (Den Bosch) Rijksarchief Limburg (Maastricht) Anders, namelijk 25 Zijn er in het jaar 2003 archiefbescheiden van uw organisatie overgebracht naar een rijksarchief? Ja, in totaal circa vijf strekkende meter 25.1 Naar welk rijksarchief zijn deze archiefbescheiden overgebracht? Nationaal Archief (Den Haag) Groninger Archieven (Groningen) Tresoar (voormalig Ryksargyf Fryslân) (Leeuwarden) Drents Archief (Assen) Historisch Centrum Overijssel (Zwolle) Gelders Archief (Arnhem) Rijksarchief in Flevoland (Lelystad) Het Utrechts Archief (Utrecht) Rijksarchief in Noord-Holland (Haarlem) Zeeuws Archief (Middelburg) Rijksarchief in Noord-Brabant (Den Bosch) Rijksarchief Limburg (Maastricht) Anders, namelijk 26 Beheert uw organisatie archiefbescheiden uit de periode vóór 1945? Ja, handelsregisterdossiers die nog actueel zijn omdat de betreffende organisatie nog steeds bestaat. Rijksarchiefinspectie

10 26.1 Komen deze archiefbescheiden op grond van een geldige vernietigingslijst of selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking? Ja, al deze archiefbescheiden Ja, een deel van de archiefbescheiden, al deze archiefbescheiden komen op grond van een geldige vernietigings- of selectielijst voor vernietiging in aanmerking, ze komen niet voor op een geldige vernietigingsof selectielijst 26.2 Wanneer zullen de blijvend te bewaren archiefbescheiden worden overgebracht naar een rijksarchief? Vóór 1 januari 2006, namelijk in Na 1 januari 2006, namelijk in Niet bekend. Volgens de contactpersoon worden de dossiers pas afgesloten als de betreffende onderneming ophoudt te bestaan. Vanaf dat moment gaat de termijn voor overbrenging tellen. 27 Beheert uw organisatie archiefbescheiden uit de periode ? Ja (waarschijnlijk ook afgesloten handelsregisterdossiers) 27.1 Komen deze archiefbescheiden op grond van een geldige vernietigingslijst of selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking? Ja, al deze archiefbescheiden Ja, een deel van de archiefbescheiden, al deze archiefbescheiden komen op grond van een geldige vernietigings- of selectielijst voor vernietiging in aanmerking, ze komen niet voor op een geldige vernietigingsof selectielijst 27.2 Wanneer zullen de blijvend te bewaren archiefbescheiden worden overgebracht naar een rijksarchief? Vóór 1 januari 2006, namelijk in Na 1 januari 2006, namelijk in Niet bekend bij de contactpersoon Toelichting: Het beheer van de handelsregisterdossiers, inclusief de overbrenging van de dossiers naar het rijksarchief, wordt geregeld door de manager van de betreffende afdeling. Onze contactpersoon heeft daarmee geen bemoeienis. 10 Rapportage quickscan archiefbeheer KvK Veluwe en Twente - definitief

11 28 Houdt u bij de planning en / of de feitelijke overbrenging ook rekening met de overbrenging van digitale bestanden? Ja Nee Niet bekend bij de contactpersoon Opmerking Rijksarchiefinspectie: Deze vraag hebben we niet gesteld. 29 Als er achterstanden in bewerking en overbrenging zijn: reserveert de organisatie extra financiële en personele middelen voor bewerking en overbrenging? Ja. Hiervoor is geen aparte reservering, maar de contactpersoon geeft aan dat middelen steeds beschikbaar zijn als dat nodig is. N.v.t. Rijksarchiefinspectie

12 MATERIËLE VERZORGING EN ARCHIEFRUIMTEN Art. 1, sub e, art. 3, art. 21 Aw 1995, art. 11, art. 13, art. 24, lid 4 Ab 1995; Regeling duurzaamheid archiefbescheiden; Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. 30 Beheert uw organisatie naast papieren archiefbescheiden ook Foto s Films Videobanden CD-rom's (Geluids)tapes Floppy disks/disketten Microfilms of -fiches (Veel) documenten op kringlooppapier (Veel) thermische faxen (Veel) stukken op doorslagpapier 30.1 Zo ja, zijn er maatregelen genomen om deze goed te conserveren? Regelmatige controle Regelmatige conversie Klimatologische aanpassingen Verpakkingsmateriaal Schoonmaken Anders, nl Houdt uw organisatie bij de aanschaf van materialen voor creatie en materiële verzorging van archiefbescheiden rekening met de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden? Ja Gedeeltelijk 32 Heeft u in uw dossiers wel eens aangetroffen: Schimmels Waterschade Brandschade Ongedierte 12 Rapportage quickscan archiefbeheer KvK Veluwe en Twente - definitief

13 33 Beschikt uw organisatie over archiefruimten voor de opslag van semi-statisch archief? Ja. De KvK beschikt over ruimten op de zolders van de kantoren in Apeldoorn en in Enschedé. Volgens opgave van onze contactpersoon worden alleen in de ruimte in Enschedé blijvend te bewaren archiefbescheiden beheerd. De antwoorden op de subvragen hieronder hebben betrekking op deze ruimte Hoeveel procent van de archiefruimte(n) is momenteel bezet? 100 % 33.2 Voldoet/voldoen de archiefruimte(n) aan de eisen die worden gesteld in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen? Ja Gedeeltelijk of de archiefruimte(n) aan de eisen voldoet/voldoen De contactpersoon is niet bekend met de eisen die in deze regeling worden gesteld 33.3 Heeft uw ruimte een of meer van de hiernaast staande tekortkomingen? Watervoerende leidingen Ramen Geen klimaatapparatuur specifiek voor deze ruimte Geen meetapparatuur voor de temperatuur en voor de luchtvochtigheid Geen brandblusapparatuur Volgens opgave van de contactpersoon zijn wanden, plafond en vloer van de ruimte van steen. Hij verwacht dat de ruimte zonder ingrijpende bouwkundige aanpassingen kan worden aangepast aan de eisen in de Regeling bouw en inrichting Als uw ruimte niet voldoet aan de eisen in de genoemde regeling, binnen hoeveel tijd past u de ruimte aan? Binnen... jaar, op alle onderdelen Binnen... jaar, op een aantal onderdelen We doen geen aanpassingen Niet bekend bij de contactpersoon, er zijn geen concrete plannen om de ruimte aan te passen Is er wel eens een lekkage of brand geweest in de archiefruimte? Lekkage Brand Rijksarchiefinspectie

14 34 Besteedt uw organisatie de opslag van archiefbescheiden geheel of gedeeltelijk uit aan derden? Ja, geheel Ja, gedeeltelijk: een deel van de handelsregisterdossiers is opgeslagen bij Sureguard Voldoet/voldoen de ruimte(n) waar uw archief extern wordt opgeslagen aan de eisen die worden gesteld in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen? Ja Gedeeltelijk. Volgens onze contactpersoon is de ruimte van beton, zonder ramen of leidingen, voorzien van klimaatbeheersing en goed beveiligd tegen brand en inbraak. of de ruimte(n) aan de eisen voldoet/voldoen De contactpersoon is niet bekend met de eisen die in deze regeling worden gesteld 14 Rapportage quickscan archiefbeheer KvK Veluwe en Twente - definitief