D ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND

Transcriptie

1 ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND Overeenkomst tussen gemeente Edam-Volendam en Omgevingsdienst IJmond over het beheer van archiefbescheiden uit hoofde van de voor gemeente Edam-Voiendam in mandaat uit te oefenen taken op gebied van miiieuvergunningveriening, -toezicht en -handhaving. a. Het college; het college van burgemeester en wethouders van gemeente Edam-Volendam; Omgevingsdienst IJmond: Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst IJmond; c. d. Wob: Wet openbaarheid van Bestuur; pck/iup MTP mam M Bescheiden; archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.^ Datum ontvanc PARTIJEN 19 APR 2017 het college van burgemeester en wethouders van gemeente Edam-Volendam - la ttdaimjo en het dagelijks bestuur van Omgevingsdienst IJmond OVERWEGENDE DAT L Omgevingsdienst IJmond reeds enige tijd in mandaat taken op gebied van miiieuvergunningveriening, -toezicht en -handhaving voor gemeente Edam-Volendam uitvoert en ten behoeve van de efficiëntie van de uitvoering van die taak tevens het archiefbeheer ten aanzien van de archiefbescheiden die samenhangen met die taakuitvoering in mandaat wenst uit te voeren; IL Het noodzakelijk is om over het beheer van deze bescheiden afspraken te maken om te borgen dat aan de verplichtingen op grond van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, de Archiefregeling 2009 aanpalende regelingen wordt voldaan; KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN: V Gemeente Edam-Volendam verstrekt Omgevingsdienst IJmond de voor de taakoefening benodigde bescheiden uit de door haar tot 1 april 2017 gevormde archieven en systemen. De stukken worden aan Omgevingsdienst IJmond in kopievorm verstrekt en dienen in de informatiesystemen van Omgevingsdienst IJmond als zodanig herkenbaar te zijn. De stukken worden door gemeente Edam-Volendam digitaal aangeleverd. 2. Met betrekking tot de bescheiden als bedoeld in artikel 1 zijn de bepalingen van de Archiefwet 1995 niet van toepassing. Gemeente Edam-Volendam draagt zo nodig zorg voor vervanging, vernietiging, en overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de originele analoge archiefbescheiden. Van de bescheiden genoemd in artikel 1 wordt door gemeente Archiefbeheerovereenkomst gemeente Edam-Volendam - Omgevingsdienst IJmond Pagina 1 van 4

2 Edam-Volendam een lijst opgemaakt. In de lijst wordt een onderverdeling gemaakt in lopende dossiers en dossiers die zijn afgedaan. ^ Indien het voor de uitvoering van de gemandateerde taken van Omgevingsdienst IJmond noodzakelijk is om, in aanvulling op de eerder ter beschikking gestelde bescheiden, nog overige dossiers te raadplegen stelt gemeente Edam-Volendam deze digitaal in kopievorm ter beschikking. Aanvragen ingediend op een werkdag voor uur worden dezelfde dag in behandeling genomen. Indien naar verwachting de levertijd meer dan 24 uur bedraagt, wordt de aanvrager hierover geïnformeerd. 4 De bescheiden die Omgevingsdienst IJmond na ingangsdatum van het mandaat onder zich krijgt als gevolg van de uitoefening van het mandaat en die geen kopie zijn in de zin van artikel 1, zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet Omgevingsdienst IJmond verplicht zich uit deze bescheiden een archief te vormen en deze te beheren conform de bepalingen van de Archiefwet 1995 en daarop gebaseerde regelingen en voorschriften. 5. Omgevingsdienst IJmond draagt met betrekking tot de in artikel 5 genoemde bescheiden zo nodig zorg voor vervanging, vernietiging, en overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. 6. Met betrekking tot de in artikel 5 genoemde bescheiden is het Besluit Informatiebeheer van Omgevingsdienst IJmond van toepassing. 7. De archieven die Omgevingsdienst IJmond opbouwt en beheert bij de uitvoering van de haar door gemeente Edam-Volendam in mandaat gegeven taken, moeten als zodanig herkenbaar zijn in de informatiesystemen van Omgevingsdienst IJmond. ^ Gemeente Edam-Volendam blijft, als zorgdrager als bedoeld in de Archiefwet, eindverantwoordelijk voor de archivering en het houden van toezicht op de opbouw en het beheer van gemeentelijke archieven bij Omgevingsdienst IJmond. 9. Op verzoek verstrekt Omgevingsdienst IJmond informatie over en uit de door haar gevormde archieven aan gemeente Edam-Volendam en aan de functionaris die namens het college is belast met het toezicht op de opbouw en het beheer van de archieven. 10^ Ten aanzien van het beheer van de in artikel 5 bedoelde bescheiden verplicht Omgevingsdienst IJmond zich tot: a. het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen, houden en bewaren van de bescheiden die in het kader van de uitvoering van de aan Omgevingsdienst IJmond gemandateerde gemeentelijke taak ontstaan, met inachtneming van alle wettelijke voorschriften en provinciale aanwijzingen; het toekennen van de bewaar- en vernietigingstermijnen aan de hand van de geldende c. gemeentelijke selectielijst; het vernietigen van bescheiden die daartoe door het college zijn aangewezen na afloop van de geldende bewaartermijnen; Archiefbeheerovereenkomst gemeente Edam-Volendam - Omgevingsdienst IJmond Pagina 2 van 4

3 d. e. het in goede, geordende en toegankelijke staat overdragen van te bewaren bescheiden die ouder zijn dan twintig jaar, aan de archiefbewaarplaats die het college heeft aangewezen; het desgevraagd aan derden verstrekken van afschriften, reproducties, uittreksels of afbeeldingen van de openbare, gemeentelijke bescheiden, met uitzondering van informatie waarvan verstrekking gelet op artikel 10 Wob achterwege dient te blijven en van informatie waar anders dan op grond van de Wob openbaarheid beperkende maatregelen op van toepassing zijn; Omgevingsdienst IJmond verplicht zich om informatie die het college uit het door Omgevingsdienst IJmond beheerde archief nodig acht voor de behandeling van Wob verzoeken binnen twee weken nadat daarom is verzocht aan het college ter beschikking 9- te stellen; met betrekking tot het verlenen van toegang en/of beschikbaar stellen aan derden van de gemeentelijke bescheiden waarvan de openbaarheid is beperkt op grond van artikel 15, eerste en tweede lid, dan wel artikel 16, tweede lid Archiefwet en artikel 10 van het Archiefbesluit en de wijze waarop hiertegen bezwaar kan worden gemaakt, geldt wat is bepaald in Mandaatbesluit Omgevingsdienst IJmond archief gemeente Edam-Volendam. Financiële afspraken 11. a. c. De kosten van het beheer van de (digitale) bescheiden, inclusief de kosten van bewaring, vernietiging en overbrenging naar een archiefbewaarplaats, maken onderdeel uit van de jaarlijkse gemeentelijke bijdrage aan Omgevingsdienst IJmond en worden niet afzonderlijk gefactureerd; De kosten voor hardware en software die nodig zijn voor de uitvoering van het archiefproces komen ten laste van Omgevingsdienst IJmond; De kosten van het in digitale kopie-vorm ter beschikking stellen van informatie uit dossiers die zich bevinden bij gemeente Edam-Volendam en waarover Omgevingsdienst IJmond moet beschikken als gevolg van de taken die gemeente Edam-Volendam aan Omgevingsdienst IJmond heeft opgedragen, komen voor rekening van gemeente EdamVolendam Duur a. De duur van deze overeenkomst is gekoppeld aan de duur van het mandaatbesluit van gemeente Edam-Volendam met betrekking tot milieuvergunningverlening, -toezicht en handhaving door Omgevingsdienst IJmond; Na beëindiging van de overeenkomst stelt Omgevingsdienst IJmond alle bescheiden die in het kader van de uitvoering van de aan Omgevingsdienst IJmond gemandateerde gemeentelijke taken zijn ontstaan en welke nog niet zijn overgedragen aan de Archiefbewaarplaats, ter beschikking van gemeente Edam-Volendam 13. Deze overeenkomst treedt in werking op 4 april 2017 Archiefbeheerovereenkomst gemeente Edam-Volendam - Omgevingsdienst IJmond Pagina 3 van 4

4 Aldus in tweevoud opgemaakt, Volendam, \ - S' - burgemeester en wethouders van gemeente Edam-Volendam, etaris, de burgemeester. r.a.j.r. Hermans L.J.Sievers Beverwijk, \1 rm\' )l / namens het dagelijks bestuur van Omgevingsdienst IJmond L.Arf annekeet lirecteur Archiefbeheerovereenkomst gemeente Edam-Volendam - Omgevingsdienst IJmond Pagina 4 van 4

5 MANDAATBESLUIT OMGEVINGSDIENST IJMOND ARCHIEF EDAM-VOLENDAM Burgemeester en wethouders van gemeente Edam-Volendam BESLUITEN aan de directeur van Omgevingsdienst IJmond, alsmede diens plaatsvervanger, mandaat te verlenen voor de hierna te vermelden publiekrechtelijke dan wel privaatrechtelijke rechtshandelingen met betrekking tot de archiefbescheiden waarvoor de zorg, althans het beheer, aan het bestuur van Omgevingsdienst IJmond is over- of opgedragen; 1. Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties: a. Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet en artikel 6, eerste en tweede lid van het Archiefbesluit 1995; Het opmaken van een verklaring van vervanging van archiefbescheiden door reproducties, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995; Het vervreemden van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 8, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 7, eerste en tweede lid, en artikel 8 van het Archiefbesluit 1995; 3. Het opmaken van een verklaring van vernietiging van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995; 4. Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15, eerste en tweede lid en artikel 16, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 10 van het Archiefbesluit; 5. Het goedkeuren van de overdracht van informatie aan een andere beheerseenheid, overeenkomstig artikel 23 van het Besluit Informatiebeheer van Omgevingsdienst IJmond. te bepalen dat de directeur van Omgevingsdienst IJmond zich in het jaarverslag en eventuele andere periodieke verslagen verantwoordt omtrent het onder 1. tot en met 5. gestelde; te bepalen dat dit besluit geldt voor onbepaalde tijd; te bepalen dat indien ten gevolge van een wijziging van bovengenoemde (wettelijke) regelingen de uitvoering van voornoemde taken moet worden veranderd, deze aangepaste werkzaamheden tot de taken van de directeur behoren voorzover hun strekking en omvang door deze wijziging niet wezenlijk veranderen; Mandaatbesluit Omgevingsdienst Ijmond archief gemeente Edam-Volendam

6 Aldus vastgesteld in onze vergadering van 4 april Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam De sécretaris de burgemeester,, V.J.R. Hermans Mandaatbesluit Omgevingsdienst Ijmond archief gemeente Edam-Volendam