Quick scan archiefbeheer Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam

Transcriptie

1 Quick scan archiefbeheer Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam Aanwezig bij het gesprek op 14 november 2007 te Amsterdam: BJAA Mw. R. Bakker, leidinggevende Facilitaire Dienst Mw. E. de Boer, archiefmedewerker afd. Dossierbeheer, Facilitaire Dienst Erfgoedinspectie (EGI) Dhr. L. Hovy Verslag: 21 november 2007 Commentaar BJAA: 29 januari 2008 Definitieve nota: 13 maart 2008 Nota van bevindingen Deze nota van bevindingen is een feitelijke weergave van de stand van zaken, zoals die in het bovengenoemde gesprek en in de schouw van het depot naar voren is gekomen. In de nota zijn verder een aantal opmerkingen van de EGI opgenomen. De gegevens in de nota vormen de basis voor de rapportage. De geïnspecteerde organisatie heeft de gelegenheid om de nota van bevindingen op feitelijke juistheid te toetsen. Aanleiding inspectie De Erfgoedinspectie / sector Archieven houdt toezicht op de naleving van de archiefwetgeving en toetst de kwaliteit van het archiefbeheer. Een van de methoden die de inspectie hanteert is de jaarlijkse vragenlijst, waarmee een beeld wordt verkregen van de stand van zaken van het archiefbeheer bij de zorgdragers. Organisaties die de lijst bij herhaling niet invullen, worden door de Erfgoedinspectie bezocht met als doel alsnog een beeld van het archiefbeheer te verkrijgen en om het belang van het invullen van de vragenlijst bij de betreffende organisatie onder de aandacht te brengen. BJAA heeft inmiddels de jaarlijkse vragenlijst over de laatste twee verslagjaren ingevuld. Verslagjaar 2005 werd tijdig ingevuld. In de nota van bevindingen zijn de inspectiebevindingen aan de vragenlijst over 2007 getoetst. Reikwijdte van de inspectie De inspectie beperkt zich tot de archieven die samenhangen met de uitvoering van de taken op het gebied van de (gezins)voogdij (jeugdbescherming) en de jeugdreclassering. Bij deze taken worden rechtshandelingen uitgevoerd, die de rechtspositie van derden (ouders, kinderen) eenzijdig bepalen of wijzigen. In zoverre voert de Stichting BJAA openbaar gezag uit. Daarmee is het bestuur van BJAA bestuursorgaan in de zin van de Algemene Wet bestuursrecht en de Archiefwet. Pagina

2 Nota van bevindingen quickscan archiefbeheer BJAA BASISGEGEVENS 1 Naam organisatie Stichting Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam (BJAA). 2 Naam en functie contactpersoon / gesprekspartner(s) Mw. R. Bakker, leidinggevende Facilitaire Dienst (FD), en contactpersoon voor de EGI bij het BJAA, en mw. E. de Boer, archiefmedewerker/-coördinator voor de overgedragen archieven van de teams jeugdreclassering, jeugdhulpverlening en jeugdbescherming (= (gezins)voogdij). Beide zijn werkzaam bij het Centraal Bureau. 3 Hoe groot is de organisatie? Totaal aantal personeelsleden: ca. 600 fte (ca. 800 werknemers). Daarnaast zijn er nog vele vrijwilligers. De organisatie is snel gegroeid, van 300 mensen in 1999 tot 800 mensen in Tegelijk zijn ook de bewaartermijnen van de dossiers verlengd. Meer mensen en langere bewaartermijnen zorgen voor een taakverzwaring van het archiefbeheer en een grotere behoefte aan opslagruimte. BJAA heeft meer dan tien locaties. Sommige locaties hebben naast reguliere taken een bijzondere, centrale taak, zoals het Algemeen Meldpunt Kindermishandeling in Diemen. 4 Bestaat de organisatie uit meerdere organisatieonderdelen? Ja 4.1 Zijn alle organisatieonderdelen op dezelfde locatie gehuisvest? Nee, er zijn 12 locaties in en buiten de gemeente Amsterdam, inclusief de het Centraal Bureau te Amsterdam Zuid. De contactpersonen tekenen hierbij aan dat de werkwijze bij alle locaties dezelfde is, voor zover het de taken jeugdbescherming, jeugdreclassering en hulpverlening betreft. Pagina

3 ORGANISATIE EN MIDDELEN REGELINGEN EN PROCEDURES 5 Is de contactpersoon bekend met de archiefwetgeving? Weten dat er een Archiefwet is. Contactpersonen hebben enige kennis van andere informatiewetten, zoals van het privacyreglement. 6 Moet de organisatie zelf beheersregels in de zin van art. 14 van het Archiefbesluit 1995 vaststellen? Ja. 6.2 Indien de organisatie zelf beheersregels moet vaststellen, maar dit nog niet heeft gedaan, wordt dan op dit moment gewerkt aan de ontwikkeling van beheersregels? Nee. Opmerking EGI: Anders de jaarlijkse vragenlijst Vermoedelijk zijn hiermee enkele richtlijnen bedoeld. 7 Wie draagt de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer van de organisatie? Deels het hoofd FD, namens de regiodirecteur die verantwoordelijk is voor de agglomeratiebrede ondersteunende diensten. De verantwoordelijkheid is om twee redenen beperkt: 1. Ze geldt niet voor de archiefvorming en beheer bij de secretariaten van de locaties; ze beperkt zich tot de aan de afdeling Dossierbeheer (verder: het Centraal Archief) overgedragen dossiers; 2. Het hoofd FD is alleen verantwoordelijk voor het beheer van de digitale bestanden van het Centraal Archief, zoals DAS. Zie ook vraag Zijn de verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer schriftelijk vastgelegd? Nee. Pagina

4 9 Zijn er procedures beschikbaar voor alle beheershandelingen? Er is een procedure beschikbaar voor: Overdracht van dynamisch naar semi-statisch archief; Beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van de eigen organisatie; Beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan burgers en medeoverheden. De ICT-beveiliging en de bescherming persoonsgegevens (zie bijv. het privacyreglement) zijn volgens de contactpersonen goed geregeld. Het privacyreglement is de EGI ter hand gesteld. PERSONEEL Art. 14 Ab Hoeveel personeel is beschikbaar voor de uitvoering van de taken op het gebied van archiefbeheer? 1,5 fte. Taken van archiefpersoneel bij het Centraal Archief omvatten: Registreren metadata in Access; globaal controleren van volledigheid en samenstelling (geen vermenging?) afgesloten dossiers; verpakken en versturen van afgesloten dossiers; afhandelen van aanvragen van dossiers; onderhouden van overige contacten met extern opslagbedrijf, waaronder checken van vernietigingen. Er zijn geen kencijfers over de precieze bemoeienis van secretariaten met de archiefvorming en de archiefoverdracht. Deze worden niet door FD, maar door een teammanager op locatie en in laatste instantie door een van de drie directeuren aangestuurd. De secretariaten spelen een rol bij de dossieroverdracht. De secretariaten bewaken de kwaliteit van de dossiers vooral bij de afsluiting (volledigheid, indeling). Zolang de hulpverlening duurt (hetgeen jaren kan duren), berusten de desbetreffende dossiers bij de secretariaten. Hulpverleners en voogdijwerkers zijn als zgn. zorgmanagers direct verantwoordelijk voor de dossiervorming. Zij vormen papieren dossier en voegen daaraan prints uit digitaal informatiesysteem Jeugdzorg (IJ) toe, bijv. het contactjournaal (zie verder vraag 15). Ook zij worden door een teammanager op de locatie aangestuurd. Pagina

5 11 Is er specialistisch personeel aangesteld voor het (dynamisch en semi-statisch) archiefbeheer? Nee. De archiefmedewerker heeft geen DIV-opleiding, heeft alleen een beknopte workshop over de toepassing van het privacyreglement gevolgd. Momenteel wordt de functieomschrijving van de archiefmedewerker aangepast aan de feitelijke functie-inhoud van archiefcoördinator. Bij het het Centraal Bureau is geen informatiemanager werkzaam. 12 Is er voldoende personeel beschikbaar voor de uitvoering van alle DIV-taken? Ja en nee. Ja voor de lopende zaken, nee voor het inhalen van de achterstanden. Of de secretariaten voldoende zijn bemenst, is onbekend bij de contactpersonen. Pagina

6 BESTANDSBEHEER Art. 3 en 21, lid 2 Aw 1995, Art 12 en 24, lid2 Ab 1995, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 13 Beschikt u over een actueel, samenhangend overzicht van de inhoud, de omvang en de locatie van alle archieven die uw organisatie beheert? Het archief is gedeeltelijk toegankelijk via overzichten. Centraal Archief Er is een overzicht van de aan het Centraal Archief in de locatie Diemen-Zuid overgedragen dossiers. Het overzicht is/wordt aangemaakt in Access (sedert 2000). Het omvat alleen de dossiers m.b.t. de jeugdreclassering, jeugdhulpverlening en gezinsvoogdij. Daarnaast is er een overzicht van de vindplaats van de (dozen met) dossiers bij het externe bedrijf, waar BJAA zijn afgesloten archief opslaat. Registraties van uitleningen worden zowel in Access als bij het externe bedrijf in Excel bijgehouden. Locatiearchieven Voor zover bekend, hebben de secretariaten op de locaties geen overzichten van dossiers e.d. en de vindplaats daarvan. Wel kunnen deze de dossiers vinden via naam en geboortedatum en alfabetische opslag in de archiefkasten van de teams. Ook is in het informatiesysteem IJ aangegeven of een dossier lopend of gesloten is. Er is geen koppeling tussen het Access-systeem van het Centraal Archief en het bedrijfsondersteunende informatiesysteem IJ van de locatiebureaus (zie vraag 15). Wel heeft het Centraal Archief passief toegang tot IJ. De verschillende locaties kunnen de bestanden in IJ met elkaar delen. Landelijk is het nog niet zover. Algemeen Een bijzonder probleem vormt de samenhang tussen de verschillende dossiers van eenzelfde cliënt of van verschillende cliënten in eenzelfde dossier. Omdat de metainformatie eenvoudig is, kunnen deze tamelijk goed gevonden worden, althans in het Centraal Archief. Opmerking EGI: Anders de jaarlijkse vragenlijst 2007, waar sprake is van een volledig overzicht. Waarschijnlijk is het overzicht van het overgedragen archief bedoeld. Pagina

7 13.1 Is dit een overzicht op document- / dossier-, bestands- of archiefniveau? Voor zover het de dossiers in het Centraal Archief betreft: Dossiers Bestanden Archieven De laatste jaren worden de dossiers door sommige secretariaten beter verzorgd dan tevoren, door: Toevoeging van een checklist, ter controle van de volledigheid; Standaardindeling van bepaalde dossiertypen; Standaardindeling van dossiermappen Zijn de archieven van alle organisatieonderdelen in het overzicht opgenomen? Ja, alle organisatieonderdelen (locaties), behalve het Centraal Bureau. 14 Zijn er documentaire structuur- / ordeningsplannen vastgesteld voor alle archieven die uw organisatie(onderdeel) beheert? Nee, voor geen enkel organisatieonderdeel. In haar commentaar op het concept tekent de contactpersoon aan dat de strekking van de vraag haar niet helemaal duidelijk is. Opmerking EGI: In een ordeningsplan of classificatieschema (er zijn vele termen in omloop) is met het oog op de globale toegankelijkheid van een (te vormen) archief de - logische structuur vastgelegd. De structuur kan bepaald worden door (een combinatie van) de organisatiestructuur, de werkprocessen, de onderwerpen, de klanten etc. De logische structuur hoeft niet overeen te komen met de feitelijke structuur van het archief. Pagina

8 15 Beheert uw organisatie digitale bestanden? Ja, bijvoorbeeld in het Informatiesysteem Jeugdzorg (IJ), de bedrijfsapplicatie voor de klantdossiers (sedert 2002). Dit systeem bevat ook aangemaakte digitale documenten, echter geen ontvangen digitale documenten. De dossiereigenaren kopiëren in hun contactjournalen ook een onderdeel van IJ de met de klant uitgewisselde . Er is voor zover bekend geen beleid. Vóór IJ was er een ander, beperkter bedrijfsondersteunend systeem. Van 1995 tot ca was PC Doc in werking. Dit was een documentair management systeem, waarin de dossiers vanaf 1970 dus met terugwerkende kracht na scanning werden opgenomen. (Overigens bleven de papieren dossiers daarnaast bestaan.) Het scannen is lang niet compleet gebeurd. PC Doc is uitgelopen op een mislukking en is niet meer operationeel. Het beheer berust bij Automatisering. Deze afdeling valt niet onder FD. De werkzaamheden zijn grotendeels uitbesteed. Indien nodig vindt samenwerking plaats Zo ja, Is er een actueel overzicht van de digitale bestanden die beheerd worden? Niet bekend bij contactpersoon. Het zou hier vooral om de bestanden in IJ moeten gaan, omdat de overige bestanden buiten het blikveld van deze inspectie vallen (zie pag. 1). 16 Weet u of de archieven die uw organisatie beheert voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden? Nee, de ministeriële regelingen zijn onbekend. Pagina

9 SELECTIE EN VERNIETIGING Artt. 3, 5, 6 en 9, lid 1 Aw 1995, Artt. 2-5 en 8 Ab Zijn er voor de archieven die onder de zorg van de zorgdrager vallen, geldige vernietigingslijsten vastgesteld die tot stand zijn gekomen op basis van de Archiefwet 1962? Nee. 18 Zijn er voor de archieven die onder de zorg van de zorgdrager vallen, vastgestelde selectielijsten in de zin van art. 5 van de Archiefwet 1995? Nee. Vragen zijn niet toepasselijk en daarom verwijderd. De contactpersonen tekenen hierbij aan dat een vernietigingslijst of selectielijst niet nodig is, omdat de sectorale Wet op de jeugdzorg (Wjz) bewaartermijnen stelt aan de dossiers inzake: voor jeugdreclassering en (gezins)voogdij 30 jaar na het 18 e levensjaar, voor jeugdhulpverlening 10 jaar na afsluiting dossier. Opmerking EGI: Zie in dit verband de Wjz. Deze stelt de bewaartermijn voor individuele hulp op tenminste 10 jaar, terwijl de bescheiden i.v.m. gezinshulp bewaard blijven tot het meerderjarig worden van het jongste kind (art. 55). Uit de behandeling van de Wjz blijkt niet dat deze wet met de Archiefwet is afgestemd; zie bijv. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3, pag. 76, art. 50 en 51. De jeugdzorginstellingen komen niet voor in de vastgestelde lijst voor onder meer de kinderbescherming, opgenomen in de Selectielijst beleidsterrein Justitiële Jeugdzorg , Stcrt. 2006, nr. 41. Pagina

10 21 Worden de vernietigings- en /of selectielijsten ook in het dynamisch archiefbeheer (bij de vorming van het archief) toegepast? Nee, niet van toepassing (NVT). De procedure bij de toekenning van de bewaartermijnen is als volgt: FD kent bij de registratie in Access van de van de secretariaten ontvangen afgesloten dossiers een jaar van vernietiging toe, gerelateerd aan geboortejaar van de cliënt of aan jaar van afsluiting van de hulpverlening. Het vernietigingsjaar wordt op de opbergdozen van Iron Mountain opgetekend en op het standaard dossier registratie formulier, een formulier van en voor Iron Mountain. De verschillende dossiers in een doos worden hiermee op vernietigingsjaar opgeborgen. Opmerking EGI: in de jaarlijkse vragenlijst 2007 wordt een vastgestelde vernietigingslijst als grondslag opgegeven. 22 Zijn er voor de archieven die onder de zorg van de zorgdrager vallen, selectielijsten in voorbereiding? Nee. Opmerking EGI: Volgens het Privacyreglement Bureau Jeugdzorg. Tekst en toelichting (nov. 2005), pag. 10, van de Maatschappelijk Ondernemers Groep - de brancheorganisatie voor Jeugdzorginstellingen is begin 2004 vanuit de MOgroep het initiatief genomen om op landelijk niveau selectielijsten en een inventarisatie van archiefbescheiden vast te laten stellen. In heeft de EGI contact gehad met de Mogroep over het ontwerpen van een selectielijst, en daarnaast met verschillende jeugdzorginstellingen, waaronder die in Amsterdam. 23 Zijn/worden er binnen uw organisatie archiefbescheiden vernietigd? Ja, zij het dat dit nog niet vaak is voorgekomen en niet erg omvangrijk was. De contactpersonen tekenen hierbij aan dat het archiefbeheer sinds ongeveer tien jaar geprofessionaliseerd wordt. In de periode daarvoor is er archief aantoonbaar verloren gegaan (de zogenaamde X-files) Indien ja: om welke reden/op welke grond zijn deze archiefbescheiden vernietigd? Volgens de contactpersonen op grond van wettelijke bewaartermijnen (zie ook vraag 18). Pagina

11 24 Wordt in het digitaal archief vernietigd? Niet bekend bij de contactpersoon. Opmerking EGI: Tijdens de inspectie is niet gesproken over de bewaring van documenten in IJ, of de mogelijkheid tot vernietiging van documenten of andere gegevens in IJ. 25 Over welke periode heeft de organisatie archief vernietigd? Dossiers van Jeugdhulpverlening zijn tot jaargang vernietigd, de dossiers van jeugdbescherming en - reclassering tot jaargang Al bij al was de vernietiging tot nog toe zeer beperkt Is van deze vernietiging(en) een verklaring opgemaakt? Nee, er wordt geen formele verklaring opgemaakt. Wel worden de te vernietigen dossiers gespecificeerd, via registratie in het Excel-systeem van het externe opslagbedrijf, na afstemming met het Centraal Archief van BJAA. Het Centraal Archief ontvangt vóór de feitelijke vernietiging een specificatie in tweevoud van de desbetreffende dossiers, waarvan het één exemplaar ondertekend retourneert. Na de feitelijke vernietiging ontvangt het Centraal Archief dezelfde lijst, ditmaal als bewijs van vernietiging. De bewaartermijn van deze specificaties is nog niet vastgesteld. Het jaar van feitelijke vernietiging wordt niet in Access geregistreerd. 26 Hoe vernietigt de organisatie haar archief? Papier: Door het te laten vernietigen door een gespecialiseerd bedrijf (het externe opslagbedrijf), door middel van shredding. Digitaal: Niet bekend bij de contactpersoon. Pagina

12 BEWERKING EN OVERBRENGING Art. 12, 13 en 15 Aw 1995, artt. 9 en 10 Ab. 27 Sinds wanneer bestaat de organisatie, dan wel voert de organisatie openbaar gezag uit? De huidige organisatie bestaat sinds Het BJAA is voortgekomen uit een fusie van Bureau Jeugdzorg Amsterdam (BJA) met AMZW (Amstelland, Meerlanden, Zaanstreek en Waterland). BJA ontstond in 1994 uit de fusie van een aantal instellingen of onderdelen daarvan. 28 Beheert uw organisatie archief van rechtsvoorgangers? Ja. Tot hoever de geschiedenis van het BJAA en rechtsvoorgangers teruggaat, is de contactpersonen onbekend. Het Handboek archiefproject Kuifje aan zet (1999) van BJAA doet een opgave van een aantal instellingen die zijn opgegaan in BJAA of BJA, bijv.: Stichting Jeugd en Gezin; Hulp voor Onbehuisden; Jongeren Adviescentrum (JAC); Pro Juventute en Humanitas (de jeugdhulpverlening); Stichting Interculturele Jeugdzorg Amsterdam. Opmerking EGI. Volgens de gegevens van de EGI zijn de openbaar gezagtaken van WJAA ten minste tot de Wet op de jeugdhulpverlening (Stb. 1989, 358, hoofdstuk XIII), nu Wjz, mogelijk tot de Beginselenwet voor de kinderbescherming (Stb. 1961, 403) te herleiden. 29 Bent u bekend met de wettelijke bepalingen over overbrenging? Nee. De vragen zijn niet van toepassing en daarom verwijderd. 35 Beheert uw organisatie archiefbescheiden uit de periode vóór 1945? Nee Opmerking EGI: Anders de jaarlijkse vragenlijst 2007, volgens welke BJAA wel archiefbescheiden van vóór 1945 beheert. 36 Beheert uw organisatie archiefbescheiden uit de periode ? Ja Pagina

13 36.1 Komen deze archiefbescheiden op grond van een geldige vernietigingslijst of selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking? Nee, ze komen niet voor op een geldige vernietigings- of selectielijst. Opmerking EGI: Al in vraag 18 is opgemerkt dat de Wjz een van de Archiefwet afwijkend bewaarregime heeft. Sinds 2000 worden geen dossiers meer overgedragen aan cliënten, maar alleen afschriften verstrekt. De overdracht is overigens maar enkele malen gebeurd, zo tekent de contactpersoon in haar commentaar aan. Overbrenging is niet wettelijk geregeld in de Wjz Wanneer zijn/zullen de blijvend te bewaren archiefbescheiden worden overgebracht naar een rijksarchief? Niet bekend bij de contactpersoon. Opmerking EGI: Een steekproef via de websites van twee archiefinstellingen bracht geen uitkomst over eerdere overbrengingen. 37 Houdt u bij de planning en / of de feitelijke overbrenging ook rekening met de overbrenging van digitale bestanden? Nee. 38 Als er achterstanden in bewerking en overbrenging zijn: reserveert de organisatie extra financiële en personele middelen voor bewerking en overbrenging? Ja, zij het met de nodige inspanning van de FD. Voorlopig NVT op overbrenging. Oorzaken van de achterstanden zijn: Een jarenlange onderbezetting; de sterke groei van BJAA en daarmee van de afgesloten dossiers (zie ook vraag 3); de taakuitbreiding in 2005, waardoor niet alleen de teams jeugdbescherming en jeugdreclassering, maar ook jeugdhulpverlening ondersteund worden; de onregelmatige dossieroverdracht door sommige secretariaten. Pagina

14 MATERIËLE VERZORGING EN ARCHIEFRUIMTEN Art. 1, sub e, art. 3, art. 21 Aw 1995, art. 11, art. 13, art. 24, lid 4 Ab 1995; Regeling duurzaamheid archiefbescheiden; Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. 39 Beheert uw organisatie naast papieren archiefbescheiden ook andere informatiedragers dan papier? Ja, te weten: Foto s (standaard is dat deze worden teruggegeven aan de cliënt); Videobanden (alleen bij vrijwillige hulpverlening, op locatie bewaard); Floppy disks (ook in dossiers); Harde schijven, bewaard bij systeembeheer, afkomstig uit PC Doc; Thermische faxen (incidenteel); (veel) stukken op doorslagpapier Zo ja, zijn er maatregelen genomen om deze goed te conserveren? Nee 40 Houdt uw organisatie bij de aanschaf van materialen voor creatie en materiële verzorging van archiefbescheiden rekening met de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden? Nee 41 Heeft u in uw dossiers wel eens aangetroffen: Incidenteel insecten (zilvervisjes). 42 Beschikt uw organisatie over archiefruimten voor de opslag van semi-statisch archief? Nee, het betreft een tussendepot voor de overslag van de afgesloten dossiers afkomstig van de locaties, naar een extern opslagbedrijf. De overslag duurt ongeveer 3 à 6 maanden Hoeveel procent van de archiefruimte(n) is momenteel bezet? Niet bekend bij de contactpersoon. De verhuisdozen staan voor een deel op de grond Voldoet/voldoen de archiefruimte(n) aan de eisen die worden gesteld in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaar- De contactpersonen zijn niet bekend met de eisen die in deze regeling worden gesteld. Opmerking EGI: in de jaarlijkse vragenlijst 2007 is ingevuld Pagina

15 plaatsen? dat de archiefruimte BJAA deels voldoet aan de eisen Heeft uw ruimte : Ramen Geen klimaatapparatuur Geen meetapparatuur voor de temperatuur en voor de luchtvochtigheid? Ja. Opmerking EGI: Het tussendepot heeft een brandhaspel en een rookmelder Als uw ruimte niet voldoet aan de eisen in de genoemde regeling, binnen hoeveel tijd past u de ruimte aan? We doen geen aanpassingen Is er wel eens een lekkage of brand geweest in de archiefruimte? Nee. Wel is er een inbraak geweest in het tussendepot. Dit is in het souterrain gelegen en door een opstaande betonwand buiten aan het zicht van de straat onttrokken. De locatie is op een kantorenterrein gelegen. Wel is de locatie volgens de contactpersonen goed beveiligd door een alarmsysteem aangesloten op een externe, bemande meldkamer, door nachtelijke controles en door afsluiting van de kantoorruimten door de beveiliging. Bij het incident werd de beveiliging tijdig gewaarschuwd, waarna deze ook kwam. Bij de secretariaten van de locaties moeten de archiefkasten buiten kantoortijd gesloten zijn. Bij het externe opslagbedrijf is een diskette zoekgeraakt. 43 Besteedt uw organisatie de opslag van archiefbescheiden geheel of gedeeltelijk uit aan derden? Ja, geheel, voor zover het de afgesloten dossiers van de genoemde drie teams betreft. De contactpersonen weten niet op welke locaties het externe opslagbedrijf de archieven van BJAA bewaart. Het kunnen er meer dan één zijn Voldoet/voldoen de ruimte(n) waar uw archief extern wordt opgeslagen aan de eisen die worden gesteld in de Regeling bouw en inrichting archief-ruimten en archiefbewaarplaatsen? De contactpersoon is niet bekend met de eisen die in deze regeling worden gesteld. In de overeenkomst uit 1997 met het opslagbedrijf wordt niet verwezen naar de relevante archiefwettelijke bepalingen (de hiernaast genoemde regeling was nog niet van kracht). Het archiefdepot bevond zich toen in de Vierhavenstraat te Rotterdam, of in eventuele overige ruimten van het bedrijf (toen Eurostorage, tegenwoordig Iron Mountain). Opmerking EGI: Anders de jaarlijkse vragenlijst 2007, Pagina

16 volgens welke de ruimte(n) van het externe bedrijf wel aan de eisen voldoen. Afkortingen Aw BJAA DIV EGI FD MOgroep Wjz IJ Archiefwet Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam Documentaire informatievoorziening Erfgoedinspectie Facilitaire Dienst Maatschappelijk Ondernemersgroep Wet op de jeugdzorg Informatiesysteem Jeugdzorg Pagina