Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap

Transcriptie

1 Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap >Retouradres Postbus BL Den Haag Het bestuur van de rechtbank Limburg Locatie Maastricht Postbus BZ MAASTRICHT Erfgoedinspectie IPC 3500 Rijnstraat 50 Den Haag Postbus BL Den Haag Contactpersoon L. Hovy Datum Betreft 17 juni 2013 Inspectie achterstand bewerking archieven vm. rechtbank Roermond T boogert@erfgoedinspectie.nl Onze referentie Uw referentie Geacht bestuur, Hierbij ontvangt u de eindrapportage van de inspectie van één onderdeel van het archiefbeheer van de voormalige arrondissementsrechtbank Roermond, met ingang van 1 januari 2013 de locatie Roermond van de rechtbank Limburg. De Erfgoedinspectie onderzocht de voortgang van de bewerking van de archiefbescheiden in het tienjarenblok 1980 t/m De bewerking betreft de (achterstallige) selectie, vernietiging en overbrenging van de archieven in dat blok. Hierbij zijn alle sectoren en vestigingen van het voormalige arrondissement Roermond, inclusief het parket, betrokken. De reden voor de inspectie was de constatering dat de archiefonderdelen die op grond van de selectielijsten als blijvend te bewaren zijn aangemerkt, nog niet waren overgebracht naar het Regionaal Historisch Centrum Limburg, ondanks de wettelijke verplichting hiertoe. Bovendien dreigt de bewerking van het archievenblok een achterstand op te lopen. Ook hieraan besteedt deze inspectie, die in de eerste helft van 2013 werd uitgevoerd, aandacht. Deze rapportagebrief bevat eerst de algemene conclusie en de voornaamste aanbeveling. In bijlage 1 zijn de voornaamste bevindingen samengevat; in bijlage 2 worden de achtergrond, het kader en de aanpak van deze inspectie toegelicht. De rapportage is gebaseerd op het gespreksverslag en de ingewonnen documentatie. Tijdens de inspectie is de procedure van hoor en wederhoor toegepast. Pagina 1 van 8

2 Algemene conclusie Hoewel de rechtbank ervan overtuigd is dat de achterstand in de bewerking van de archieven tot en met 1989 eind 2013 volledig ingelopen is, heb ik enige reserves over de haalbaarheid van de feitelijke èn de formele afronding van dit project. 1 Op verschillende momenten hebben de rechtbank en de Rechtspraak geconstateerd dat behoud en beheer nog onvoldoende beheerst worden. Zo is er onvoldoende personele capaciteit voor de bewerking. Door het ontbreken van een vastgesteld plan van aanpak kan ik over de doeltreffendheid van de bewerkingsplannen voor het blok en de volgende tienjarenblokken geen betrouwbare uitspraak doen. Aanbeveling Omdat de minister van Veiligheid en Justitie de zorgdrager voor de gerechtelijke archieven tot 2002 is, 2 kan de bewerking van het archievenblok worden ondergebracht bij de interdepartementale archiefbewerkingsorganisatie Doc-Direkt van het ministerie van BZK. Monitoren van de uitvoering Op grond van bovenstaande conclusie sluit ik deze inspectie af. Wel zal ik aan de hand van de Monitor Erfgoedinspectie toetsen of de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komen archiefbescheiden van het blok 1980 t/m 1989 inderdaad eind 2013 is gerealiseerd. Ik verzoek u bij de beantwoording van de Monitor daarmee rekening te houden. Volgens de standaardprocedure van de Erfgoedinspectie zal deze rapportagebrief, zoals in de aankondigingsbrief van 28 augustus 2012 werd meegedeeld, 3 op de website van de Erfgoedinspectie openbaar worden gemaakt. 1 Ter toelichting: met overbrenging in formele zin wordt bedoeld dat de openbaarheidsbeperkingen in overleg met het Nationaal Archief zijn geregeld en dat de verklaring van overbrenging door beide partijen is ondertekend. 2 Tot de wijziging van de de rechterlijke organisatie in 2001 was deze minister verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de rechterlijke instanties. Zie ons referentienummer Pagina 2 van 8

3 Ik stuur een kopie aan de directeur van het Regionaal Historisch Centrum Limburg. Voorts stuur ik met het oog op de uitvoering van de boven genoemde aanbeveling een afschrift naar het ministerie van Veiligheid en Justitie. Met vriendelijke groet, Mevrouw drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur Collecties en Archieven Pagina 3 van 8

4 Bijlage 1 Voornaamste bevindingen Stand van zaken en planning archievenblok De rechtbank heeft toegezegd uiterlijk eind 2013 de achterstanden wat het archievenblok te hebben weggewerkt. Ze zal bij de inhaalslag de wettelijke kwaliteitseisen voor het in 'goede, geordende en toegankelijke staat' brengen van de archiefbescheiden nakomen. In mei 2013 is de stand van zaken deze: De bewerking van het tienjarenblok is nog niet gereed. De selectie van de over te brengen stukken is op een haar na gereed, maar de inventarisatie en vernummering moet nog gedaan worden. De omvang van de op termijn te vernietigen stukken is niet bekend. Het archief van de Raad van Beroep is gereed voor overbrenging. Er zijn nog archiefbescheiden van vóór 1980 in beheer bij de rechtbank. Hieronder bevinden zich echter volgens zeggen van de contactpersoon geen archiefbescheiden die tot de oorlogsarchieven uit de jaren kunnen worden gerekend, noch (overige) blijvend te bewaren archiefbescheiden. De planning voor de bewerking is als volgt: De rechtbank verwacht eind 2013 de desbetreffende archiefonderdelen van de rechtbank Roermond over te brengen, in omvang ongeveer 200 strekkende meter. Hierbij zijn ook de archiefbescheiden van het kanton Venlo betrokken. De overbrenging is eind 2013 zowel feitelijk als formeel, inclusief de regeling van de beperkingen van de openbaarheid, gerealiseerd. Onderdeel van de bewerking is bovendien het feitelijk vernietigen en voor vernietiging klaarzetten van de op termijn vernietigbare bestanden. Uit de verkregen informatie heeft de Erfgoedinspectie opgemaakt dat de rechtbank onvoldoende aandacht heeft voor de formele aspecten van de vernietiging 4 en de overbrenging van de archiefbescheiden. Deze activiteiten Tijdens de inspectie bleek dat de rechtbank niet kon vaststellen of ze verklaringen van vernietiging had opgesteld. Pagina 4 van 8

5 kunnen bovendien tijdrovend zijn. Aanbeveling Stel bij de vernietiging en overbrenging - conform art. 8 en 9 Archiefbesluit - een gespecificeerde verklaring op, laat deze door de gemandateerde functionaris ondertekenen en bewaar deze in goede, geordende en toegankelijk staat in het archief van de rechtbank. Een besluit tot beperking van de openbaarheid wordt bij de verklaring van overbrenging gevoegd (zie art. 10 Archiefbesluit). Geplande bewerking archievenblok Al sinds enige jaren signaleren de rechtbank en de Rechtspraak enige problemen in het archiefbeheer. 5 De huidige personeelsformatie is - ondanks een uitbreiding vorige jaar van de formatie met 1 fte - te krap om de achterstand in de bewerking weg te nemen. In een memo dat aan het gerechtsbestuur zal worden gericht, 5 is de problematiek van de achterstanden in beheer en behoud in kaart gebracht. Hierbij is ook aandacht voor de periode vanaf Er zijn twee bijzondere aandachtspunten. Ten eerste omvat de overbrenging ook digitale systemen (onder meer Compas), waarvan in de eerdere tienjarenblokken nog geen sprake was. Het archiefpersoneel moet hiertoe bijgeschoold worden. Ten tweede heeft de opslagcapaciteit van de rechtbank Limburg, mede door de geplande sluiting van drie vestigingen, haar grens bereikt. Dit geldt ook voor de locatie Roermond. Preventieve maatregelen om de bewerkingsachterstand en het capaciteitsgebrek beter te beheersen, zoekt de rechtbank onder meer in selectie 'aan de bron' en 'sequentieel' plaatsen van dossiers. De Erfgoedinspectie ziet ook mogelijkheden in een versnelde selectie en schoning. De Erfgoed inspectie kon niet goed oordelen over de doeltreffendheid van de voorstellen, omdat ze tijdens het onderzoek niet over het genoemde memo beschikte. Aanbeveling Bij de uitplaatsing van de archieven van het arrondissement Limburg in de Zie bijv. de monitor van de Erfgoedinspectie bij vraag A 11 en A 16: er is onvoldoende personeel voor het uitvoeren van de archiefwettelijke taken. Zie ook het Auditrapport (concept, sep. 2011) en het Verbeterplan n.a.v. Audit Archief Rechtbank Roermond 2011 (nov. 2111). Het memo is nog niet vastgesteld en was eind mei 2013 nog niet voor de contactpersoon beschikbaar. In de memo is gevraagd om 2 fte extra. Pagina 5 van 8

6 archiefruimte die door de Rechtspraak is ingehuurd, moet aan de blijvend te bewaren archiefbescheiden voorrang verleend worden. Dit omdat deze ruimte aan alle archiefwettelijke eisen voldoet. Pagina 6 van 8

7 Bijlage 2 Achtergrond, kader en procedure Achtergrond van de vervolginspectie In de afgelopen jaren heeft de Erfgoedinspectie in overleg met de Mandaatgroep Archieven van de rechtspraak de voortgang van een aantal verbeteracties in de informatiehuishouding van de gerechten gevolgd. Bij het monitoren gaat de Erfgoedinspectie uit van de aanbevelingen die ze in het rapport Vervolginspectie archiefbeheer gerechten 2007 (febr. 2008) heeft gedaan. 7 Het monitoren door de Erfgoedinspectie heeft tot doel de informatiehuishouding van de gerechten aan de eisen van wet- en regelgeving te laten voldoen en daarmee de kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren. Het gaat hierbij om alle procesgebonden informatie, en niet alleen om de erfgoedinformatie. In de loop van 2010 heeft de Erfgoedinspectie op grond van de beschikbare informatie geconstateerd dat de rechtbank Roermond een achterstand had bij de bewerking en de overbrenging van het archievenblok Met de onderhavige inspectie werd beoogd deze tekortkoming weg te nemen. Hierbij werden de rapportages van de doorlichting 2002 en van de Monitor Erfgoedinspectie betrokken. 8 Wettelijk kader voor overbrenging De algemene norm voor de 'goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden' is neergelegd in art. 3 van de Archiefwet; deze is in het tweede deel van de Archiefregeling uitgewerkt. In hun archiefbeheerregels moeten de zorgdragers hun beleid ten aanzien van de materiële verzorging, beveiliging, de ordening en toegankelijkheid uitwerken. Blijvend te bewaren archiefbescheiden dienen de zorgdragers twintig jaar na afsluiting van de desbetreffende dossiers naar de rijksarchiefbewaarplaats over te brengen. Bij de inspectie gevolgde procedure Na de aankondiging per van 23 januari 2013 hebben twee inspecteurs. 3 Voor de tekst, zie Voor de tekst (juli 2003), zie de website in de voorgaande voetnoot. Pagina 7 van 8

8 mevrouw P. Velthuijs-Bechthold en de heer L. Hovy, op 27 februari 2013 de inspectie ter plaatse uitgevoerd. Als contactpersoon en gesprekspartner voor de rechtbank traden op: de heer MJJ. Vandewall, hoofd Facilitaire Ondersteuning rechtbank Limburg, en de heer W. Duijzings, archivaris van de rechtbank. Tijdens het onderhoud kreeg de Erfgoedinspectie een viertal documenten overhandigd, waaronder het 'Verbeterplan n.a.v. de Audit archief rechtbank Roermond 2011'. 9 Op het conceptverslag van het gesprek, aangeboden per van 7 maart 2013, heeft de contactpersoon bij de rechtbank per van 21 mei 2013 commentaar geleverd. Met het later uitgewisselde feitenrelaas, zoals gepresenteerd in de conceptrapportage, heeft de heer Vandewall ingestemd. 9 Overige relevante documenten waren het 'Auditrapport 2011' (september 2011) en een memo met 'Advies opleveringsdatum gebouwen kantonlocaties' (maart 2013). Pagina 8 van 8