Nota van bevindingen. Vervolginspectie archiefbeheer gerechten februari 2008

Transcriptie

1 Nota van bevindingen Vervolginspectie archiefbeheer gerechten februari 2008 In augustus 2007 heeft de Erfgoedinspectie / sector Archieven (voorheen: Rijksarchiefinspectie) aan de vertegenwoordiger van het Directeurenberaad Bedrijfsvoering van de gerechten een vervolginspectie aangekondigd. In de aankondigingsbrief (kenmerk 07/195/459) heeft de Erfgoedinspectie (verder: EGI) tevens gevraagd om een beknopt, geaggregeerd voortgangsverslag van de verbeteracties. De vertegenwoordiger van het Directeurenberaad, die tevens als onze contactpersoon voor deze inspectie optrad, heeft het voortgangsverslag bij brief van 22 oktober 2007 uitgebracht. Doel en aanpak De EGI onderzoekt in de vervolginspectie wat de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de verbeteracties bij de gerechten is, en gaat verder na of de resultaten tot de gewenste situatie hebben geleid. Ze gaat hierbij uit van de aanbevelingen in twee inspectierapporten: - Het verzamelrapport 'De kern van de zaak'. Doorlichting archiefbeheer rechtbanken en parketten: algemeen rapport' (oktober 2003); - de Rapportage vermissing strafdossier A. Khan bij de rechterlijke macht in Amsterdam, november 2005). De vervolginspectie in 2007 richtte zich niet alleen op de rechtbanken: omdat de verbeteracties onder regie van het Directeurenberaad niet alleen door de rechtbanken werden opgepakt, maar ook door bijna alle overige gerechten, maakt deze vervolginspectie in principe geen onderscheid tussen rechtbanken en overige gerechten. 1 Een eerdere, zij het beknopte vervolginspectie voerden we in 2005 uit. De voortgang bij de parketten wordt separaat en op een ander moment onderzocht. Aan de hand van de aanbevelingen en het voortgangsverslag van de gerechten vond op 2 november 2007 een gesprek plaats gehad met de vertegenwoordiger van het Directeurenberaad, de heer mr. P.C.M. Bary, en de voorzitter van het Landelijk Archivarissenoverleg, de heer P. Giezen. Als gezamenlijk overlegorgaan fungeert de Mandaatgroep Archieven Zittende Magistratuur (ZM), waarvan de heer Bary lid en de heer Giezen secretaris is. De kernvragen in het kader hieronder dienden daarbij als globale leidraad. Kernvragen bij vervolginspectie 2007 Is voldaan aan de aanbevelingen van de Erfgoedinspectie zoals verwoord in het verzamelrapport van oktober 2003 en het rapport dossier Khan 2005? Indien niet: waarom niet en op welke wijze en wanneer wordt daaraan wel voldaan? Indien niet volledig; in welke mate en op welke wijze is voldaan? Indien niet volledig; op welke termijn en op welke wijze denkt de zorgdrager volledig aan de aanbevelingen te kunnen voldoen? Zijn de getroffen voorzieningen operationeel, en werken deze in de praktijk zoals bedoeld? Na verwerking van het commentaar van het Directeurenberaad op de conceptnota van bevindingen vond op 18 januari 2008 een afsluitend gesprek plaats. 1 Bedoeld zijn de gerechtshoven, de Centrale Raad van Beroep en het College van Beroep voor het Bedrijfsleven. 1

2 Leeswijzer De nota van bevindingen is verder ingedeeld volgens de onderwerpen waarover de EGI in haar verzamelrapport van 2003 een aanbeveling uitbracht. Per onderwerp is het blok als volgt ingedeeld: - de aanbeveling uit het verzamelrapport 2003, of uit het rapport dossier Khan 2005; - de bevindingen van de eerste vervolginspectie in 2005; - het voortgangsverslag van de gerechten (oktober 2007); - de bevindingen op basis van de gesprekken en de schriftelijke informatie (zie bronnen achter in dit rapport). De eerste drie onderdelen zijn geciteerd uit de oorspronkelijke rapporten en verslagen. Het gaat om de volgende onderwerpen: 1. Ontwikkelingen en verbeterproces 2. Management archiefbeheer 3. Integraal informatiebeleid 4. Kwaliteitszorg 5. Beheersregels 6. Toegankelijkheid (bestandsregistraties) 7. Beheer digitale documenten 8. Selectie en overbrenging 9. Archiefruimten 10. Samenwerking 11. Planning en control 2

3 Toetsing verbeteracties [1] Ontwikkelingen en verbeterproces Aanbeveling EGI 2003 Het aantal digitale documenten neemt, zoals in vele andere organisaties, ook bij de Rechtelijke Macht sterk toe. Terecht heeft het management bij de rechtbanken en parketten de ambitie het beheer daarvan in de toekomst goed te willen regelen. De ontwikkeling naar digitale documenten betekent echter niet dat een goed beheer van papieren documenten vanaf dit moment een lagere prioriteit kan hebben. ( ) Vanuit de afzonderlijke rechtbanken en parketten heeft men in het algemeen positief gereageerd op de aanbevelingen die wij per organisatie deden. In een aantal gevallen hebben rechtbanken aangegeven dat zij een actieve coördinerende rol van de Raad voor de Rechtspraak op prijs stellen. ( ) In de afzonderlijke rapporten hebben wij een groot aantal aanbevelingen gedaan, ook op het niveau van de praktijk van de documentaire informatievoorziening. Deze rapportage behandelt vooral die maatregelen waar een rol is weggelegd voor het management van rechtbanken en parketten, de Raad voor de Rechtspraak, het College van procureurs-generaal en de minister van Justitie. Aanbeveling EGI Om tot een hanteerbare aanpak te komen, is het mijns inziens noodzakelijk dat het arrondissement duidelijke prioriteiten stelt en de voor uitvoering benodigde tijd en middelen in kaart brengt. Ik wil u dan ook verzoeken mij nog in 2003 een uitgewerkt plan van aanpak toe te sturen. Bevindingen EGI 2005 Ten derde kwam in het gesprek aan de orde dat tijdens onze inspectieronde bij een aantal rechtbanken knelpunten zijn geconstateerd. In het gesprek hebben we aangegeven bij de betreffende rechtbanken te zullen informeren naar het wegnemen van deze knelpunten [nog door EGI te inventariseren]. Ik wil dit in de eerste helft van 2006 doen en in dezelfde periode opnieuw de voortgang van de structurele maatregelen te bespreken. Voortgangsverslag rechtbanken 2007 De gerechten hebben vaak nog een afwachtende rol t.o.v. de digitale documenten en leunen nog veel op de Raad vd Rechtspraak. Een regieraad en enkele werkgroepen zijn in de slag met het organiseren van een omgeving waarin alle digitale documenten op een verantwoordde manier kunnen worden bewaard. Bij deze projecten wordt het NA [Nationaal Archief], de RHC s [regionale historische centra] en de EGI ingezet. Deze trajecten gaan traag, maar vorderen wel. Er is nog geen termijn aan te geven wanneer alle in de aanbevelingen gedane opmerkingen zijn gerealiseerd (zie bijlage voor: Beleidskader voor digitaal archiveren ). Lokaal zijn er n.a.v. het EGI-rapport van 2003 plannen opgesteld en aan de Erfgoedinspectie. Thans is ervoor gekozen om de stand van zaken van het archiefbeheer en beleid op centraal niveau te communiceren, m.u.v. de situatie m.b.t. de archiefdepots. Mocht de Erfgoedinspectie het noodzakelijk achten zullen de gerechten deze lijst zelf dienen in te vullen. Dat moet dan besproken worden. Bevindingen EGI 2007 Ontwikkelingen digitaal en papieren archiefbeheer 2 Ontleend aan een van de aanbiedingsbrieven bij de afzonderlijke inspectierapporten 2003; de andere aanbiedingsbrieven bevatten een vergelijkbaar verzoek. 3

4 Er vinden verschillende onderzoeken en proefprojecten plaats van door de gerechten aangedragen praktijkgevallen. Het Beleidskader voor digitaal archiveren geeft daarvan een overzicht. De projecten hebben een uiteenlopend karakter. Het kan over een logistiek proces gaan als het scannen van de stukkenstroom bij de rechtbank Amsterdam, of de projecten behelzen de digitalisering en archivering van zaakdossiers in de sector bestuursrecht (rechtbank Rotterdam en Breda), dan wel de archivering van metadata in bestaande processystemen (NKP, Compas en ReIS). Sommige projecten zijn nog niet begonnen. Als gemeenschappelijk kader voor de digitalisering dient sinds kort het Beleidskader voor digitaal archiveren. Dit kader wordt voorjaar 2008, na goedkeuring van het Presidentsberaad, met een advies van het Directeurenberaad aan de Raad voor de Rechtspraak ter vaststelling voorgelegd. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is de externe dienstverlening. Externe contacten maken ca. 80 % van de informatiestromen uit. In dit verband kwam nog de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA) ter sprake. Hieraan wordt in het Beleidskader niet gerefereerd (zie verder bij thema 2 en 3). Het beleidskader zal in het voorjaar 2008 worden uitgebreid met een gezamenlijke toekomstvisie omtrent het informatiebeheer. De contactpersonen zien in het informatiebeheer van de gerechten de volgende hoofdontwikkelingen optreden: een toename van de gemeenschappelijke besluitvorming binnen de ZM-kolom (zie thema 2); een grotere eenduidigheid in normering (bijv. generieke archiefbeheersregels); een verdere ontkoppeling van de OM-kolom (al gerealiseerd voor beveiliging en huisvesting); een uitbreiding van gedeelde diensten (bijv. een landelijk rekencentrum bij ICTRO of kennisvergaring bij de Justitiële Informatiedienst (JustID), een buitendienst van het ministerie van Justitie); voorlopig behoud van papier als drager voor de zaakdossiers, naast de digitale procesondersteunende systemen en experimenten met digitaal archiefbeheer. Coördinerende rol Raad voor de Rechtspraak De actieve coördinerende rol werd primair door het Directeurenberaad opgepakt. Daarnaast speelt de Raad voor de Rechtspraak een coördinerende en faciliterende rol (zie verder thema 2 en 10). Verbeterproces Het Directeurenberaad of de Mandaatgroep Archieven ZM heeft geen plan van aanpak voor de veranderacties in de informatievoorziening, al dan niet als onderdeel van het bovengenoemde Beleidskader voor digitaal archiveren. 4

5 [2] Het management als stimulans voor goed archiefbeheer Aanbeveling inspectie rechtbanken 2003 Een eerste voorwaarde voor een goed archiefbeheer is dat binnen de organisaties van rechtbank en parket het integrale management zelf het belang daarvan uitdraagt. Belangrijk is dan ook dat het management nadrukkelijk stuurt, dat wil zeggen de kaders vaststelt, afspraken maakt en mensen over de uitvoering verantwoording laat afleggen. Het kritisch volgen van de DIV-functie en het bieden van de nodige ondersteuning daaraan zal het isolement van de DIV-functie kunnen opheffen. In de afzonderlijke rapporten maakten we al melding van het feit dat het archivarissenoverleg mogelijk plaats maakt voor een overleg tussen de directeuren Bedrijfsvoering van de verschillende rechtbanken. We zouden het een goede zaak vinden als de directeuren Bedrijfsvoering hun verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening oppakken, maar benadrukken daarnaast het belang van de kennisuitwisseling die tussen de archivarissen plaatsvindt. Bevindingen EGI 2005 Uit het gesprek bleek dat de kwaliteit van de informatievoorziening bij de gerechten een plaats heeft gekregen op de bestuurlijke agenda. Hierover ben ik zeer positief. Tevens vind ik het een goede zaak dat de initiatieven voor verbetering niet alleen bij de rechtbanken zijn genomen, maar bij bijna alle gerechten op een gecoördineerde manier plaatsvinden. Voortgangsverslag rechtbanken 2007 De organisatorische structuur binnen de gerechten is verder ingericht om het archiefbeheer op gestructureerde manier op de agenda te krijgen. Er is een model ingericht waarin de archivarissen hun gezamenlijke plannen en resultaten via de hiërarchische weg bij het management op de agenda plaatsen. Het directeurenberaad heeft regelmatig overleg met het dagelijks bestuur archivarissen over gerechtsoverstijgende archiefkwesties. Bevindingen EGI 2007 Er is een volgens de gesprekspartners - werkbaar model ontstaan voor de aansturing van de verschillende informatieprocessen en -producten. Dit houdt in dat er regulier overleg is van het Directeurenberaad (Bedrijfsvoering) met het dagelijks bestuur (DB) van het Landelijke Archivarissenoverleg, ten minste viermaal per jaar, namelijk als het DB bijeenkomt. Archivarissen zijn onderdeel van het primair proces geworden. Traditionele archiefprojecten zoals de bewerking van overgedragen archieven, worden nu aangestuurd door of namens het Directeurenberaad (zie bijv. Project schoning archieven, fase 2). Het Directeurenberaad stemt verder af met het Landelijk Overleg Facilitaire Managers (LOFM). Dit overleg is in het tweede kwartaal van 2007 geformaliseerd d.m.v. statuten. Door deze afstemming zorgt het Directeurenberaad ervoor dat de ICT-voorzieningen zo goed mogelijk geborgd worden. Het beraad van gerechtspresidenten vormt bij de besluitvorming over strategische beleid - het sluitstuk van het sturingsmodel. De ICT-uitvoeringsorganisatie is bij ICTRO belegd. Deze organisatie valt weliswaar onder de directe verantwoordelijkheid van de Raad voor de Rechtspraak, maar staat daarmee niet los van de gerechten. De opdrachten komen, zij het niet formeel, feitelijk van de gerechten; zie bijvoorbeeld de praktijkgevallen in verband met de digitalisering van het informatiebeheer (zie thema 1). De aansturing van de applicatiebeheerders bij de gerechten, en hun verhouding met de archivarissen, kwam tijdens de gesprekken niet ter sprake. Voor de in de aanbeveling 2003 genoemde sturing via kaders, afspraken en verantwoording, zie thema 4, 5 en 11. 5

6 [3] Integraal informatiebeleid Aanbeveling inspectie rechtbanken 2003 Wij bevelen aan dat rechtbanken en parketten voor de eigen organisaties een integraal informatiebeleid vaststellen. Uitgangspunt daarbij is het belang van informatie voor de primaire processen, voor beleidsprocessen en voor de bedrijfsvoeringsprocessen. Het moet zowel gaan om informatie die digitaal als op papier is opgeslagen. Vertegenwoordigers van zowel de werkprocessen als de documentaire informatievoorziening als de ICT-functie zouden bij opstelling en uitvoering van dit beleid nauw moeten samenwerken. Afstemming tussen rechtbanken en parketten is noodzakelijk. Deze is niet alleen van belang om uitvoerende werkzaamheden zo nodig te coördineren, maar ook om de eigen verantwoordelijkheden van rechtbank en parket voor het archiefbeheer helder te krijgen. Bevindingen EGI 2005 Verder werd in ons gesprek duidelijk dat niet alleen de oudere archieven aandacht krijgen, maar juist ook de informatievoorziening bij de sectoren; dit laatste is essentieel voor een betrouwbare dossiervorming. Het in ontwikkeling genomen documentair structuurplan kan hierbij een belangrijke functie vervullen. Voortgangsverslag rechtbanken 2007 Wij verstaan onder integraal informatiebeleid het zicht op je informatiehuishouding van binnenkomst / opmaak tot selectie en vernietiging. Met name de procesgebonden informatie 3 is zeer goed gestructureerd. Het selecteren aan de bron is hiervan een goed voorbeeld. De bedrijfsvoeringinformatie is nu nog een aandachtspunt. De thans in ontwikkeling zijnde BSD s Zorg voor Rechtspleging en BSD beleid en bedrijfsvoering ZM zullen hierin een oplossing moeten bieden. Beide zitten thans in het vaststellingstraject. De verwachting is dat er per ultimo 2007 mee gewerkt kan gaan worden. Bevindingen EGI 2007 Integraal beleid De EGI kan op dit moment niet vaststellen, of er bij de rechtbanken beleidsplannen voor integraal informatiebeleid zijn vastgesteld. Een overkoepelend beleidsplan voor de gerechten is in ieder geval niet voorhanden. Wel is er sinds kort het al genoemde conceptbeleidskader voor de digitale archivering. Zie verder bij thema 7. Integratie in de werkprocessen Over de integrale aansturing van de verschillende organisatorische eenheden die de informatievoorziening ondersteunen, is bij thema 2 al het nodige gezegd. In dit verband moeten ook de coördinatie en afstemming tussen archivarissen en griffie genoemd worden. Deze is volgens de contactpersonen vooral bij de selectie aan de bron en de archiefoverdracht succesvol gebleken. In 2005 is daartoe in het Directeurenberaad besloten. Deze twee verbeterslagen vormen onderdeel van het door de Raad voor de Rechtspraak gefinancierde Project schoning archieven. Fase 2 (mei 2006). Ze zijn vanaf bij (bijna) alle rechtbanken doorgevoerd, vooralsnog alleen voor de zaakdossiers. Drie of vier gerechten hebben nog geen selectie aan de bron ingevoerd. De precieze redenen hiervan zijn de gesprekspartners niet helemaal bekend. Volgens hen hebben de ervaringen uitgewezen dat selectie aan de bron tijdwinst bij de selectie (geen dubbel werk) en ruimtewinst bij de opslag (door tijdige vernietiging) oplevert. Mede door de verwachte digitalisering verwachten de contactpersonen dat over niet al te lange tijd alle gerechten selectie aan de bron toepassen. 3 Bedoeld zijn de zaakdossiers, EGI. 6

7 Resultaat van de veranderslag is verder dat bij alle gerechten de dossiervorming verbeterd is (geen originelen meer in de werkdossiers). De selectie aan de bron lijdt nog aan enige kinderziekten. Een foutencontrole moet nog ingebouwd worden. Archivarissen lijken de griffie al wel scherp aan de afspraken over selectie aan de bron te houden. De integratie van de beheerfuncties in de procesondersteunende informatiesystemen bij de griffies (GPS, ReIS en dergelijke) en de systemen bij de centrale archieven is nog in ontwikkeling. Een van de bij thema 1 aangestipte projecten heeft tot doel een koppeling tussen beide onderdelen in het archiefbeheer tot stand te brengen, door een archiveringsmodule aan de bedrijfsondersteunende systemen toe te voegen en deze voor een deel met aan die systemen onttrokken metadata te vullen (zie ook thema 7). Naast de procesondersteunende systemen kunnen mogelijk ook de informatie- en kennissystemen van het Bureau Internetsystemen en -Toepassingen Rechterlijke Organisatie (BISTRO) informatie in de zin van archiefbescheiden bevatten. Uit de gesprekken kwam niet duidelijk naar voren of in die systemen ook andere informatie is opgenomen dan de informatie die in de gebruikelijke databases van de juridische uitgevers te vinden is. Afstemming gerechten en OM Afstemming tussen parket en gerecht lijkt door de ontvlechting eerder minder dan meer te worden. Afspraken over de verantwoordelijkheid voor het beheer van de gedeelde dossiers in de strafrechtketen moeten nog worden gemaakt. Zie verder bij thema 6 en 10. 7

8 [4] Systeem van kwaliteitszorg Aanbeveling inspectie rechtbanken 2003 Om een goede kwaliteit van het vastgestelde informatiebeleid te kunnen garanderen, is het van belang met een systeem van kwaliteitszorg te werken. In de praktijk functioneert vaak al een systeem van kwaliteitszorg bij de rechtbanken en parketten. Hier zou men goed op kunnen aansluiten. Van belang is om in de kwaliteitseisen voor het documentbeheer de eisen op grond van de regelgeving te verwerken. Het daadwerkelijk functioneren van een kwaliteitssysteem vereist dat regelmatig in de praktijk wordt gekeken of men aan de afgesproken kwaliteitscriteria voldoet. Hiervoor is personeel nodig dat is toegerust om deze audits uit te voeren. Belangrijk is ook dat men effectieve contacten met medewerkers uit het primaire proces kan onderhouden en in die richting een stimulerende rol kan vervullen. De huidige archivarissen echter zijn vooral geselecteerd op vaardigheden in het beheer van semi-statische archieven, en vervullen dus andere rollen. Dit vormt een aandachtspunt voor het personeelsbeleid. Bevindingen EGI 2005 Geen onderwerp van gesprek. Voortgangsverslag rechtbanken 2007 Sinds het rapport van 2003 is de kwaliteitszorg verder geprofessionaliseerd. Het archiefbeleid maakt onderdeel uit van het totale kwaliteitssysteem GMI. Dit is een systeem dat binnen de gerechten functioneert. Lokaal zijn er gediplomeerde auditeurs die de processen regelmatig controleren. De gerechten zullen zelf nog het selecteren aan de bron moeten inbedden in het kwaliteitssysteem. Bevindingen EGI 2007 Audits Control en audit worden binnen hetzelfde systeem van Gewaarmerkte Managementinformatie (GMI) uitgevoerd. Ze zijn bij alle gerechten gangbaar, al kan de jaarlijkse frequentie per gerecht uiteenlopen. De audits zijn algemeen van aard en zijn daardoor niet erg inhoudelijk. Zo vormt de kwaliteit van selectie en archiefoverdracht geen onderdeel van de audits. Kwaliteit van de dienstverlening, de traceerbaarheid en de volledigheid van de dossiers zijn wel object van onderzoek. Wat betreft de organisatie van de audits: deze zijn merendeels intern, en in enkele gevallen extern, dat wil zeggen dat de gerechten elkaar auditen. Er is geen sprake van benchmarking bij de gerechten onderling. Volgens de gesprekspartners worden de opmerkingen opgepakt en wordt de uitvoering gevolgd. De resultaten worden steekproefsgewijs door de accountant gecontroleerd. Resultaten van de audits zijn tot nu toe geweest: een snellere archiefoverdracht naar het centraal archief en onder meer hierdoor een centralisering van het archiefbeheer. Een hoger hergebruik als gevolg van een hogere kwaliteit kan niet worden aangetoond ( hergebruik van dossiers was altijd al een prioriteit bij gerechten ). Personeel De vakinhoudelijke expertise is volgens de contactpersonen voldoende. Competenties waren en zijn aandachtspunt, hoewel daaraan al veel is verbeterd. Bij de contactpersonen bestaat de indruk dat sommige archivarissen minder goed in staat zijn bij het management verandermaatregelen (zoals selectie aan de bron) te verdedigen. Er is geen gemeenschappelijk opleidingsplan, dat is een locale aangelegenheid. Er is evenmin een overzicht van locale initiatieven. Gemeenschappelijke kennisverhoging vindt jaarlijks plaats via de twee studiedagen die het DB van het Landelijke Archivarissenoverleg voor alle archivarissen organiseert (bijv. selectie aan de bron in 2008). 8

9 [5] Beheersregels Aanbeveling inspectie rechtbanken 2003 De Archiefwet schrijft voor dat organisaties beheersregels hebben. Daarin is geregeld welke afspraken en procedures er gelden voor de documentaire informatievoorziening, en wie waarvoor verantwoordelijk is. Beheersregels vormen de basis voor een goede organisatie van de documentaire informatievoorziening. De staatssecretaris van Cultuur heeft dan ook besloten dat alle organisaties van de rijksoverheid aan het eind van het jaar over beheersregels moeten beschikken. Rechtbanken en parketten beschikken over beheersregels, maar deze zijn opgesteld in de periode dat het archiefbeheer van zowel rechtbanken als parketten nog door het departement van Justitie werd aangestuurd. Het is dan ook om aan de Archiefwet te kunnen voldoen noodzakelijk dat het Ministerie van Justitie 4 voor de parketten de beheersregels actualiseert. De rechtbanken dienen nu hun eigen beheersregels vast te stellen. Afstemming tussen de rechtbanken, of, bij voorkeur, door de Raad voor de Rechtspraak namens de rechtbanken, en het College van procureurs-generaal is gewenst als het gaat om de verantwoordelijkheidsverdeling voor de procesdossiers. Het is noodzakelijk dit helder in de beheersregels vast te leggen. Inspectie dossier Khan 2005 (aanbeveling 1) De verantwoordelijkheden voor het beheer van strafdossiers dienen door de zorgdragers helder te worden vastgelegd, onder meer in beheersregels en procedures. Bevindingen EGI 2005 Geen onderwerp van gesprek. Voortgangsverslag rechtbanken 2007 Inmiddels zijn er door het departement beheersregels vastgesteld. De rechtbankarchivarissen hebben bij de totstandkoming een rol gespeeld. Vervolgens zijn de departementale beheersregels omgevormd naar de structuur van de rechterlijke organisatie. Onlangs zijn de beheersregels door de archivarissen aan het directeurenberaad aangeboden ter vaststelling. Uiterlijk ultimo 2007 zullen deze zijn vastgesteld (zie bijlage concept beheersregels). Bevindingen EGI 2007 De nieuwe, generieke archiefbeheersregels voor de gerechten zijn nog niet vastgesteld, zoals ook de beheersregels van Justitie, die als model dienden, nog niet zijn vastgesteld. Naar verwachting zullen de gerechtsbesturen hun beheersregels uiterlijk in het eerste kwartaal van 2008 vaststellen, na advisering door het Directeurenberaad Bedrijfsvoering. In de tussentijd zal het Directeurenberaad nog de facilitair managers raadplegen. Er is geen toelichting op de beheersregels, omdat het model van Justitie in de ogen van de gesprekspartners weinig toevoegde aan de regels. De uitvoering is een lokale aangelegenheid. Er zullen daarom geen modeluitvoeringsregels opgesteld worden. De EGI heeft de volgende, niet-limitatieve kanttekeningen bij de conceptregeling: - Omgang met digitaal ( , versiebeheer, informatiesystemen): hoe wordt ervoor gezorgd dat de digitale documenten en gegevens onderdeel vormen van het reguliere archiefbeheer? - Verantwoordelijkheden: onduidelijkheid over de verantwoordelijkheid voor beleid en voor beheer van overgedragen, semi-statisch archief en van gedeelde dossiers in de ketens (zie aanbeveling 2003!). 4 Moet zijn: de gerechtsbesturen. In 2003 zijn deze aangewezen als zorgdrager voor de gerechtsarchieven; EGI

10 - Waarom geen voorschriften over borging van de volledigheid van de dossiers, of over archiefoverdracht aan semi-statisch archief (art. 10, lid 4?)? - Nadere regelgeving: waarom wèl bij art. 5 en niet bij andere voorschriften? Welke bestaande regelingen zijn nog meer van toepassing? Welke staande praktijken kunnen / moeten genormeerd worden? - Reikwijdte van de regeling: geldt de regeling ook voor archiefbescheiden die door derden (bijv. ICTRO) beheerd worden? - De verantwoording van het beheer verdient nadere uitwerking (art. 18). 10

11 [6] Overzicht van de aanwezige bestanden Aanbeveling inspectie rechtbanken 2003 Zonder inzicht in wat men aan bestanden in huis heeft is geen goed archiefbeheer mogelijk. Dit punt kwam al eerder aan de orde. De staatssecretaris van Cultuur heeft naar aanleiding van het jaarlijks verslag van de Rijksarchiefinspectie over 2001 besloten dat alle organisaties van de rijksoverheid aan het eind van 2003 over een dergelijk overzicht moeten beschikken. In de Regeling Geordende en Toegankelijke Staat, een uitvoeringsregeling van het Archiefbesluit, is een dergelijk overzicht voorgeschreven. Belangrijk is in dit verband om te beschikken over een documentair structuurplan. Daarin wordt onder meer duidelijk welke organisatieonderdelen archief vormen, welke stukken in dossiers thuis horen en op welke termijn stukken en dossiers op basis van geldige selectielijsten moeten worden vernietigd. Vanuit de afzonderlijke rechtbanken en parketten heeft men overigens positief op deze aanbeveling gereageerd 5. Inspectie dossier Khan 2005 (aanbeveling 2) Het archiefbeheer dient te voldoen aan de eisen die art. 3 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden stelt: het beschikken over een overzicht van de archiefbescheiden en van de bestanden waarin deze berusten, alsmede van de verblijfplaats van de bescheiden, zodanig dat ook uitlening en beheersoverdracht van dossiers te allen tijde verantwoord kunnen worden. Het verdient aanbeveling dat dit gebeurt in overeenstemming met de reeds ingezette ontwikkeling van systemen bij de rechterlijke macht in Nederland. Bevindingen EGI 2005 Geen onderwerp van gesprek. Voortgangsverslag rechtbanken 2007 Hierin hebben de gerechten een achterstand die sinds 2004 niet veel is ingelopen. Bij sommige gerechten zijn er m.b.t. dit punt al wel voorbeeld DSP s ontwikkeld. De mandaatgroep heeft in 2007 en 2008 het ontwikkelen van een raamwerk voor een DSP of een informatieplan als speerpunt van haar beleid benoemd. Dit raamwerk kunnen de gerechten vervolgens lokaal verder invullen. Hiervoor zal allereerst een Europese aanbesteding dienen plaats te vinden. Dit neemt veel tijd in beslag. Bevindingen EGI 2007 Bestandsoverzichten De aanbeveling ging primair over de toegankelijkheid van de archieven, in het bijzonder over de bestandsregistraties. Volgens de gesprekspartners hebben alle gerechten een locaal Excel-bestand, waarin alle bij het semi-statische archief aanwezige - papieren - bestanden zijn opgenomen. De sectoren hebben daarnaast eigen toegangen. Omdat het semi-statische archief door de snellere archiefoverdracht een groter deel van het totale (papieren) archief omvat, is daarmee ook een groter deel van het gerechtsarchief volgens eenzelfde systematiek toegankelijk geworden. De bestandsregistraties zijn uniform opgebouwd voor alle gerechten en bevatten daarom ongeveer dezelfde informatie. De registraties bevatten niet alleen gegevens over de bestanden maar ook over de dossiers (minimaal vindplaats, inhoudsomschrijving, periode; vaak ook materiële staat). 5 Wettelijk gezien is een DSP (documentair structuurplan) niet meer dan een ordeningsplan of classificatieschema. Vele overheidsorganisaties breiden een DSP uit met andere hulpmiddelen, veelal om een verbinding tussen selectielijst en selectie in de praktijk te leggen; opmerking EGI febr

12 De registraties bevatten echter geen informatie over andere beheersaspecten, zoals uitlening, overdracht of vernietiging. Deze gegevens zijn doorgaans in afzonderlijke registraties voor routering en uitlening opgenomen. De registraties zijn onderworpen aan controles door auditors. Ze verschillen zeer, per gerecht en daarbinnen per sector en semi-statisch archief. Slechts bij enkele gerechten wordt gebruik gemaakt van de toepasselijke functionaliteit in de primaire processystemen; dat is overigens alleen in Berber en Compas mogelijk. Voor de in ontwikkeling zijnde integratie van beheersfuncties verwijzen we naar thema 3. Er is geen instructie opgesteld voor het dossierverkeer tussen parket en gerecht, om herhaling van het tussen wal en schip raken van het dossier Khan te voorkomen. Sepot in hoger beroep komt overigens volgens de contactpersonen zelden voor. Documentair structuurplan Voor de structurering van de te vormen archieven wil de Mandaatgroep archieven ZM een model-dsp ontwikkelen. De eisen voor de opdrachtverlening zijn nog niet gereed, evenmin als de planning voor de uitvoering daarvan. De aanbesteding omvat niet tevens de implementatie bij de gerechten. Dit is een lokale aangelegenheid. 12

13 [7] Beheer van digitale documenten Aanbeveling inspectie rechtbanken 2003 Beheer van digitale documenten is voor de meeste organisaties iets waar zij nog weinig ervaring mee hebben. Rechtbanken en parketten vormen hierop geen uitzondering. Wel zal men binnen afzienbare tijd meer ervaring met automatische informatiesystemen opdoen. De rechtbanken zijn bezig met de introductie van het GPS-systeem, bestemd voor de opslag van digitale strafdossiers. In dit systeem is vooralsnog geen archiveringsfunctie opgenomen. Het is belangrijk dat dit alsnog de nodige aandacht krijgt, en dat de eisen van de regelgeving in het systeem worden verdisconteerd. Verder is het aan te bevelen dat binnen een organisatie voor één systeem wordt gekozen. Onderhoud en verduurzaming zijn in dat geval beter te organiseren dan in een situatie met verschillende systemen. De kosten kunnen dan bovendien lager zijn. Kaders, en de door velen gewenste ondersteuning, zijn opgenomen in de eerder genoemde Regeling Geordende en Toegankelijke Staat. Het ligt niet voor de hand dat men op alle punten op dit moment al aan de eisen van de regeling voldoet. Wij vinden het daarom belangrijk dat rechtbanken en parketten voor de eigen organisatie een plan van aanpak opstellen waarin zij aangeven in welke fasen zij de diverse onderdelen van de regeling invoeren. Voor de korte termijn bevelen wij aan in ieder geval de archivering van s te regelen. Bevindingen EGI 2005 Over een aantal essentiële elementen van het momenteel in ontwikkeling zijnde GPS heb ik me dit jaar al geïnformeerd. Voortgangsverslag rechtbanken 2007 Het beheer van de procesgebonden informatie van de huidige systemen is helder. De archivarissen hebben aan de ICTRO een uitgebreide lijst gegeven met de gegevens die noodzakelijkerwijs bewaard dienen te worden. Het dwingende verzoek aan de ICTRO (lees: opdrachtgever Raad voor de Rechtspraak) is om deze gegevens te bevriezen en beschikbaar te stellen voor de selectie en inventarisatie van de procesinformatie. Hierin zal de expertise van het Nationaal Archief en de Erfgoedinspectie worden betrokken. De selectie van deze archieven zal de komende jaren worden gestart. Bevindingen EGI 2007 Zoals in thema 1 naar voren kwam, zijn er tal van proefprojecten gaande. Er ligt een conceptbeleidskader voor digitaal archiveren. Hierin wordt niet specifiek aan de archiefwettelijke eisen van Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (verder: Regeling 12) gerefereerd. Een planning voor het implementeren van Regeling 12 kan pas wordt gemaakt, als duidelijk is wanneer de nieuwe systemen GPS en ReIS worden geïnstalleerd. In die fase zal ook de beleidsrichting volgens gesprekspartners duidelijker zijn. Kennis en standaarden worden bij ICTRO en bij JustID (Centraal Digitaal Depot plus) betrokken. Bij CDD plus, omdat daar standaarden voor over te brengen digitaal archief zijn ontwikkeld. Uit de gesprekken kwam verder naar voren dat de gerechten momenteel de digitale archiefbestanden in de primaire processystemen (Compas, Berber e.d.) integraal bewaren, en niet deels verwijderen, zoals in het verleden wel is voorgekomen. Daarnaast hebben de archivarissen ICTRO een wensenlijst voor de noodzakelijke bewaring van gegevens in de primaire administratiesystemen bij overbrenging naar een rijksarchief gegeven. Deze lijst (zie bronnen onder Ontsluitingsdata) is voor commentaar aan een lid van de Adviescommissie Archieven RO voorgelegd. De lijst betreft nog uitsluitend de zaaksarchieven; de bedrijfsvoering- en beleidsarchieven vallen hier nog buiten. Afgezien van de bewaring van gegevens zijn er geen andere archiefwettelijke eisen vastgelegd. Hoewel de wensen door ICTRO zijn opgepakt, gaat het niet 13

14 om een formele opdracht van de Mandaatgroep archieven ZM. Uit de gesprekken kwam ten slotte naar voren dat er geen beleid was ontwikkeld. 14

15 [8] Planningen voor selectie en overbrenging Aanbeveling inspectie rechtbanken 2003 Het VARO-project heeft tot resultaat gehad dat de achterstanden bij de overbrenging als gevolg van de verkorting van de wettelijk voorgeschreven overbrengingstermijn tijdig kunnen worden ingelopen. Het blijft echter zaak om ook voor de toekomst planningen te maken. Het risico is anders aanwezig dat nieuwe achterstanden zullen ontstaan. Inspectie dossier Khan 2005 (aanbeveling 3) Het is noodzakelijk dat de betrokken zorgdragers een duidelijke instructie opstellen voor de wijze waarop de geldende selectielijst ten aanzien van strafdossiers en sepots moet worden toegepast, dan wel dat de selectielijst op dit punt wordt verduidelijkt. De vernietiging van dossiers moet afdoende worden verantwoord met het opstellen van verklaringen van vernietiging die voldoen aan de eisen gesteld in art. 8 van het Archiefbesluit Bevindingen EGI 2005 Ook is gebleken dat daadwerkelijke acties worden ondernomen om achterstanden weg te werken in de bewerking en overbrenging, dat er een selectielijst wordt opgesteld voor de beleidsarchieven en (.) Naast deze positieve ontwikkelingen kwam in het gesprek een aantal aandachtspunten naar voren. Allereerst spraken we over de schoning van de zaakdossiers. Dit gebeurt niet (alleen) op basis van een vastgestelde selectielijst, maar ook op basis van interne richtlijnen. Ik wijs erop dat schoning alleen is toegestaan op basis van een vastgestelde selectielijst. Als de selectielijst hierin niet voorziet, terwijl er wel een wens is de dossiers te schonen, zal de selectielijst hierop moeten worden aangepast. Tot die tijd is de beschreven werkwijze niet toegestaan. Ten tweede vind ik het noodzakelijk om naast de selectielijst voor de zaakdossiers en een lijst voor de beleidsdossiers, een lijst op te stellen voor de bedrijfsvoeringdossiers, zodat voor de bewerking en eventuele vernietiging hiervan een rechtmatige grondslag bestaat. Voortgangsverslag rechtbanken 2007 Zoals bij punt 3 al is aangegeven is het ontwikkelen van BSD s voor beleid en bedrijfsvoering inmiddels in volle gang. Selecteren, vernietigen en overdragen van deze bestanden zal echter pas worden aangevangen als de vastgestelde lijsten zijn voorzien van éénduidige handleidingen. De selectie en overbrenging van de procesdossiers is n.a.v. het rapport voortvarend opgepakt. In de meeste gerechten bestaat geen achterstand van overdracht. Op een enkeling na zijn alle archieven tot 1980 overgedragen aan het NA of een RHC. Veel gerechten hebben de archieven van de 80er jaren ook al geselecteerd en geïnventariseerd in hun bezit. Zie hiervoor ook het rapport project schoning archieven fase 2 (zie bijlage rapport schoning). De selectie van de archieven van 1990 t/m 2005 zal nu de meeste aandacht bij de archiefdiensten krijgen. Hierover zal vóór 2010 een plan van aanpak worden gepresenteerd. De archieven vanaf 2006 worden bij de meeste gerechten gevormd middels het selecteren aan de bron. Bevindingen EGI 2007 Selectielijsten Op het terrein van de gerechten ontbraken nog lijsten voor bedrijfsvoering en beleid. De gerechten maken bij het opstellen van selectielijsten een onderscheid tussen de periode van voor en na 2002, in welk jaar beleid en bedrijfsvoering uit de departementale organisatie werden ontvlecht. Het standpunt van de contactpersonen is dat op de oudere archiefbescheiden m.b.t. beleid en bedrijfsvoering (dus tot 2002) de departementale selectielijsten van toepassing zijn. De gerechten sluiten zich daarom aan bij het Basis 15

16 selectiedocument Zorg voor rechtspleging (ontwerp okt. 2007). Deze lijst is voor zowel bedrijfsvoering- als beleidszaken geschikt; ze wordt momenteel door de PWAA-organisatie opgesteld. Voor de archiefbescheiden vanaf 2002 m.b.t. de bedrijfsvoering is een aparte selectielijst opgesteld, die kort geleden in de Staatscourant is gepubliceerd (Stcrt. 2008, nr. 5; zie bronnen). De lijst omvat ook het beleid rondom de bedrijfsvoering. De EGI heeft inmiddels aan het NA doorgegeven dat een aantal handelingen in deze lijst mogelijk interfereert met de eerder vastgestelde selectielijst voor het beleidsterrein Cultuurbeheer Hierover koppelt de EGI nog terug naar de Mandaatgroep (Actie EGI!). Implementatie van de vastgestelde selectielijst Bedrijfsvoering zal plaatsvinden na het vervaardigen van een handleiding hierop. Hiervoor is nog geen planning. De gesprekspartners merkten nog op dat er wel een algemene handleiding is voor het gebruik van de primaire lijst. Volgens nadere informatie van de secretaris van de Mandaatgroep Archieven ( 1 feb. 2008) heeft de Centrale Raad van Beroep nog geen selectielijst voor de (primaire) zaakdossiers. Deze wordt tegelijk met de eerst volgende aanpassing van de selectielijst voor de gerechten ontworpen. De aanpassing wordt momenteel voorbereid. Aanwijzingscommissies In de selectielijst voor (primaire) zaakdossiers zijn criteria voor de uitzondering van in principe vernietigbare archiefbescheiden opgenomen, dit ingevolge Archiefbesluit 1995, art. 5 onder e. In zogenaamde aanwijzingscommissies moeten de unieke of exemplarische zaken geoormerkt worden. Sinds kort is ook het OM vertegenwoordigd in die commissies. De commissies functioneren naar eigen zeggen nog onvoldoende: ze komen te weinig bijeen, en aan een tijdige voorselectie van de zaken ontbreekt het veelal. Hier komt bij dat de voorselectie te weinig bij de materiedeskundigen ligt, en nog te veel bij de archivarissen. Rechters en gerechtelijke ondersteuning (idealiter het wetenschappelijk bureau) zijn te weinig alert op de relevante zaken. De sturing ligt sinds kort bij de mandaatgroep, die het probleem op de agenda heeft gezet. Volgens het Jaarverslag lokale aanwijzingscommissies is sindsdien enige vooruitgang geboekt. In april 2008 organiseert de Mandaatgroep samen met de Permanente Adviescommissie Archieven RO een workshop over (een betere methodiek voor) de aanwijzing van gerechtelijke dossiers. Uit de gesprekken kwam verder naar voren dat de aanwijzingscommissies alleen voor de archieven vanaf 2000 effectief zijn, ongeacht de hierboven geconstateerde tekortkomingen. Tot 2000 hebben alleen archivarissen de uitzonderingen geselecteerd. Bewerking en overbrenging Volgens nadere informatie 6 hebben zes gerechten hun archieven tot 1979 nog niet (helemaal) overgebracht. Bij vijf van de zes gerechten lopen de desbetreffende archieven terug tot 1930 of 1940/45 (rechtbanken Groningen en Utrecht; gerechtshof Arnhem, Centrale Raad van Beroep, College van Beroep voor het Bedrijfsleven). Van de rechtbank Roermond moet alleen nog het blok overgebracht worden. Bij enkele gerechten is het jaar van overbrenging nog onbekend. Bij de overige vier gerechten wordt het archief in 2008 overgebracht (in één geval onder voorbehoud). Volgens de contactpersonen worden geen bijzondere categorieën (zoals oorlogsgerelateerde dossiers, in het bijzonder de dossiers van de tribunalen van de bijzondere rechtspleging, of strafdossiers) van de overbrenging uitgezonderd. Bij de bewerking van de strafdossiers wordt geen onderscheid gemaakt tussen de delen van het OM en van de ZM. Het gaat bij de bewerking en overbrenging vooralsnog om de zaakdossiers: archiefbestanden m.b.t. beleid en bedrijfsvoering moeten dus nog bewerkt worden. De bewerking omvat niet alleen de overbrenging van 6 Inl. secretaris Mandaatgroep Archieven ZM, per van 1 febr

17 blijvend te bewaren archiefstukken, maar ook de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende bescheiden. Bij de overbrenging zijn planning en overleg met de rijksarchieven een punt van zorg. Dit komt niet alleen doordat de rijksarchieven onderling onvoldoende afstemmen over gemeenschappelijke eisen, maar ook omdat de afspraken van een zelfde rijksarchief kunnen veranderen, bijv. bij het wisselen van de wacht. De eisen kunnen per RHC verschillen bij het soort inventaris (klassieke inventaris, institutionele toegang) en bij overbrenging (uitstel wegens capaciteitsgebrek, vervroegde overbrenging wel/niet mogelijk). Mede hierdoor is er geen gemeenschappelijke planning voor de overbrenging van het archiefblok Voor de afzonderlijke gerechten blijkt het tevoren schriftelijk vastleggen van eenduidige afspraken een adequaat middel om tussentijdse wijzigingen van de eisen en toezeggingen tegen te gaan. Bij materiële verzorging lijken de eisen vrij eenduidig te zijn. Een bijzonder probleem bij de inspectie in betrof het opnemen en overbrengen van stukken rondom het 'geheim van de raadkamer. Onze gesprekspartners wilden op dit punt de uitkomst van het binnenkort plaats hebbende overleg van de Hoge Raad met het NA over de voorwaarden van de overbrenging afwachten. Het NA staat een beperkte openbaarheid voor. Overigens tekenden de gesprekspartners bij dit onderwerp aan dat schriftelijke neerslag van het raadkamerberaad (vooral bij afwijkende standpunten) bijna alleen bij de Hoge Raad en de Raad van State voorkomt 7. Selectie aan de bron Selectie aan de bron vindt vanaf 2006 bij de meeste gerechten plaats. Het gaat hierbij alleen om de primaire processen (zaakdossiers). Bij de meeste gerechten is het gemeengoed, bij een paar gerechten is echter voor financiering aan de archiefdienst gekozen (dat wil zeggen voor selectie achteraf), en voor enkele andere gerechten blijkt het een probleem te zijn deze werkwijze in te voeren. Het onderwerp komt in 2008 op de agenda van een thema- of studiedag van het Archivarissenoverleg. Verantwoording van de vernietiging Dit onderwerp is niet ter sprake gekomen. 7 Zie over de problematiek het themanummer Het geheim van de raadkamer in het Nederlands Juristenblad Jng. 81 (2006), pp

18 [9] Archiefruimten Aanbeveling inspectie rechtbanken 2003 Het is gewenst dat de archiefruimten worden ingericht conform de eisen van de regelgeving. Belangrijk zijn met name het verwijderen van waterleidingen en ramen. Ramen geven een verhoogd risico bij brand. Te overwegen is om met verschillende arrondissementen gezamenlijk ruimten te beheren. Een andere mogelijkheid om kosten te drukken is het apart opslaan van documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, omdat alleen voor deze documenten de eisen gelden, en niet voor documenten die op termijn zullen worden vernietigd. Ook een tijdige overbrenging heeft een gunstig effect op de kosten. Bevindingen EGI 2005 Ook is gebleken dat er naar een mogelijkheid wordt gezocht om de blijvend te bewaren bestanden centraal in een goede archiefruimte op te slaan. Voortgangsverslag rechtbanken 2007 De Raad voor de Rechtspraak heeft middels een aanbesteding een archiefdepot verworven bij M&R in Kampen. Alle gerechten kunnen hier bestanden opslaan die integraal voor vernietiging in aanmerking komen dan wel integraal kunnen worden overgebracht naar NA of RHC. Dit depot voldoet aan de eisen van de regelgeving. Op lokaal niveau zijn gerechten bezig geweest om de bestaande depots in te richten conform de eisen van de regelgeving. Separaat zal een kort overzicht worden gevoegd van de lokale maatregelen hiertoe (zie bijlage EGI 9). Een aandachtspunt voor de gerechten is het inrichten van depots waarin digitale bestanden op een goede manier bewaard kunnen blijven. Bevindingen EGI 2007 De totale omvang van de archieven bij de gerechten is aanzienlijk; deze bedroeg in 2006 ca. 165 km 1, en is nu alweer gestegen. De totale vrij beschikbare stellingenruimte bedroeg toen ca. 66 km 1, maar is inmiddels minder geworden. Actuele cijfers konden niet voor de afronding van deze inspectie verschaft worden. Inmiddels heeft de Raad voor de Rechtspraak een gemeenschappelijk archiefruimte gehuurd bij een extern bedrijf en hiermee een van de aanbevelingen opgevolgd. De toetsing van de kwaliteit van de archiefruimte overeenkomstig de archiefwettelijke eisen was onderdeel van de aanbestedingsprocedure. De gemeenschappelijke ruimte is niet bedoeld ter vervanging van de locale ruimten van de gerechten. Deze ruimte was aanvankelijk alleen bedoeld voor blijvend te bewaren archief, dat niet direct overgebracht kon worden wegens depottekorten bij sommige RHC s. Mogelijk wordt het contract verlengd voor de bewaring van archieven tot Locale ruimten blijven dus nodig en moeten of afgestoten worden of aangepast om te voldoen aan de archiefwettelijke eisen. Volgens een recent overzicht hebben ten minste twee van de zeventien rechtbanken 8 volgens eigen zeggen een archiefruimte aangepast; veel meer rechtbanken zijn daarmee bezig, of kondigen een verbouwing aan (Den Haag). Van een aantal rechtbanken is de rapportage zodanig summier dat inzicht in de stand van zaken onmogelijk is (bijv. Assen, Den Haag). De rechtbanken die het advies kregen een of meer ruimten af te stoten, hebben dat gedaan, zo lijkt het. Een of twee rechtbanken hebben geen enkele verbetering doorgevoerd. Bij twee rechtbanken hebben archiefruimten nog 8 De contactpersonen gaan ervan uit dat de bij hen ingediende opgaven op alle (neven)depots van de gerechten betrekking hebben, met uitzondering van Alkmaar en Roermond, die geen opgave verstrekten; bij EGI ingekomen brief van 22 oktober 2007 (kenmerk EGI 07/273) en inl. P. Giezen, 29 januari

19 wateroverlast (Utrecht, Den Bosch). In Noord-Holland richten de drie rechtbanken een gezamenlijke archiefruimte in. Uit de rapportages blijkt niet of bij een ruimte die onvoldoende geschikt is, het blijvend te bewaren archief of naar een geschiktere ruimte binnen de rechtbank of naar het externe bedrijf is verplaatst. Dit moet volgens de gesprekspartners wel de consequentie van een ongeschikte en onverbeterbare archiefruimte zijn. Aanvullende oplossingen van het ruimteprobleem zijn versnelde overbrenging en tijdige selectie en vernietiging. De uitplaatsing van notariële archieven (2006: ca. 14,5 km 1 ) zal naar verwachting van het ministerie van Justitie eind 2008 gerealiseerd zijn; deze zullen dan bij de CAS berusten. Opslag bij M&R is een tijdelijke mogelijkheid. Er is voor deze verbeteractie geen project(leider) geweest. In de P&C-cyclus is de kwaliteit van de archiefdepots, noch het beheer daarvan een onderwerp van gesprek. Wat betreft de langdurige opslag van digitale bestanden wil de Mandaatgroep aansluiten bij de ontwikkelingen van het ministerie van Justitie. 19

20 [10] Samenwerking Aanbeveling inspectie rechtbanken 2003 Arrondissementsarchivarissen hebben onderling overleg over gemeenschappelijke problemen en aandachtspunten. Documentaire informatievoorziening is echter geen zaak van archivarissen alleen, zoals al meerdere malen aan de orde kwam. Naast aandacht van de kant van het management is belangrijk dat er een nauwe samenwerking is tussen de documentaire informatievoorziening en de ICT-functie. Rechtbanken hebben voor een belangrijk deel dezelfde zaken te regelen, terwijl hun situaties grote overeenkomsten vertonen. Hetzelfde geldt voor de parketten in het land. Daarom is samenwerking tussen rechtbanken onderling en tussen parketten onderling zeer gewenst. Voorkomen moet worden dat iedereen hetzelfde wiel moet uitvinden. Hier is naar de mening van de inspectie een belangrijke rol weggelegd voor respectievelijk de Raad voor de Rechtspraak en het College van procureurs-generaal. Onderwerpen zoals een documentair structuurplan, integraal informatiebeleid en de ontwikkeling en aanschaf van geautomatiseerde systemen lenen zich uitstekend voor coördinatie en ondersteuning door de Raad voor de Rechtspraak en het College van procureurs-generaal. Belangrijk is ook dat rechtbanken en parketten samenwerken. Zij gebruiken immers deels dezelfde dossiers en informatiesystemen. Een bijzonder punt van aandacht is dat in de huidige situatie elke rechtbank zelf zorgdrager is. ( ) De Rijksarchiefinspectie vindt het van groot belang dat de Raad voor de Rechtspraak een coördinerende rol speelt als het gaat om het archiefbeheer van de afzonderlijke rechtbanken. Met name als het gaat om het opstellen van beheersregels en van selectielijsten kan een coördinerende en faciliterende rol van de Raad voorkomen dat veel onnodig dubbel werk wordt gedaan. Gemeenschappelijke archiefruimten komen ook beter tot stand als er één instantie is die dit coördineert. Bevindingen EGI 2005 Geen. Voortgangsverslag rechtbanken 2007 Er moet worden aangegeven dat er nog geen regulier overleg tot stand is gebracht tussen gerechten en parketten. In de toekomst zal dit overleg waarschijnlijk ook niet worden geïnitieerd omdat gerechten en parketten steeds meer verzelfstandigen. Vanuit archivistisch standpunt wordt er vanuit gegaan dat het strafdossier met als eindbeslissing een sepot of transactievoorstel dit een parketdossier blijft. Bij een vonnisafdoening zal het dossier een gerechtsdossier worden. Ook regulier overleg tussen ICT en archief laat nog zeer te wensen over. De mandaatgroep geeft vorm aan de zorgdragerstaken namens de gerechten. Gedacht moet worden aan het vaststellen van BSD s. Deze werkwijze blijkt goed te werken. De aanbeveling in het rapport EGI 2003 dat de Raad voor de Rechtspraak hierin een coördinerende en faciliterende rol zou moeten spelen is niet uitgewerkt. Door de minister is een vertegenwoordiger (hoofd advocaat generaal van justitie) voorgedragen die binnen de mandaatgroep meebeslist waar het gedeelde archieven aangaat. Te denken valt aan het BSD rechterlijke macht, waarin zowel ZM als OM handelingen zijn opgenomen. Bevindingen EGI 2007 Onder thema 1 en 2 is al veel gezegd over de coördinatie en afstemming binnen de rechterlijke macht. In deze paragraaf gaat het vooral over de samenwerking tussen gerechten en OM. 20