Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT

Transcriptie

1 Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over 2015 Auteur: Wil Mettes Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Versie 1.0 april 2016

2 Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

3 Inhoudsopgave Inleiding Rapportage KPI Scores Totaal Resultaat KPI scores niet overgebracht archief Resultaat KPI scores overgebracht archief Aandachts- en verbeterpunten Aandachtspunten Verbeterpunten Eindconclusie... 8 Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

4 Inleiding Sinds oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden. De wet vereenvoudigt het stelsel van interbestuurlijk toezicht waarbij ervan wordt uitgegaan dat de desbetreffende volksvertegenwoordiging de wettelijke medebewindstaken van haar eigen bestuur zoveel als mogelijk zelf controleert. Hiermee wordt het verticaal toezicht van het Rijk en provincies op gemeenten en waterschappen aanzienlijk verminderd. Invoering van deze wet heeft als gevolg dat het toezicht van Gedeputeerde Staten (GS) op de archiefzorg van waterschappen verandert van specifiek toezicht op het archiefbeheer door provincies (via de Provinciale archiefinspecties) naar zogenaamde horizontale generieke verantwoording. De wet schrijft voor dat rapportage over de stand van zaken over het informatiebeheer binnen de eigen organisatie jaarlijks aan het Bestuur wordt overlegd. De provincies maken gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het toezicht. De archiefinspectie behoudt een rol met betrekking tot advies en meer specifiek gerichte inspecties op basis van risico-analyses en reality checks op de uitgevoerde interne rapportage. Om toezicht te houden op het archiefterrein heeft het bestuur (en de provincie) informatie uit de organisatie nodig. Deze informatie wordt samengesteld in de vorm van een verslag op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). Deze indicatoren geven inzicht in hoeverre het archief- en informatiebeheer bij het waterschap voldoet aan wet- en regelgeving. Over 2015 zijn voor de tweede keer de KPI scores ingevuld met betrekking tot de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer bij waterschap Vechtstromen. In de rapportage wordt onderscheid gemaakt tussen de overgebrachte (ouder dan 20 jaar, het zogenaamde statisch archief) en de nietovergebrachte archieven (overige). Bij de uitwerking van de KPI s zijn de volgende uitkomsten mogelijk: Voldoet? Betekenis JA DEELS NEE (geen TVW) NEE (TVW) Er wordt voldaan aan de gestelde norm Er wordt deels voldaan aan de gestelde norm. Er is geen sprake van taakverwaarlozing. Er wordt niet voldaan aan de gestelde norm. Er is echter geen sprake van taakverwaarlozing. Er wordt niet voldaan aan de gestelde norm. Er is (mogelijk) sprake van taakverwaarlozing. Met het oplossen van de in het rapport genoemde aandachts- en verbeterpunten wordt invulling gegeven aan de rechtmatigheid van zorg en beheer van de informatie. Hiermee voldoet informatiebeheer aan de wet- en regelgeving. Tevens zullen de beschreven verbeterpunten deel gaan Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

5 uitmaken van een jaarlijkse PDCA cyclus die opgenomen zal worden in het nader uit te werken kwaliteitssysteem. In deze rapportage worden zowel de eindresultaten van 2015 als de voortgang op aandachtsgebieden uit de voorgaande rapportage op het hoogste niveau toegelicht. Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

6 1. Rapportage KPI Scores Totaal In de vragenlijst worden per KPI diverse deelvragen gesteld om tot een zo gedetailleerd mogelijk beeld te komen op welk niveau de bewuste KPI zich bevindt. Ook wordt van ieder afzonderlijke indicator een schema getoond in hoeveel procent van de eerder genoemde categorieën deze indicator valt. In dit hoofdstuk wordt slechts op hoofdlijnen aangegeven wat de stand van zaken is. Bovendien worden de belangrijkste aandachts- en verbeterpunten nader toegelicht. Voor het overgrote deel wordt een goede (groene) score behaald op zowel het overgebrachte- als het niet overgebrachte archief zoals is te zien in de onderstaande schematische weergave. Vandaar dat de complete uitwerking van de individuele KPI s, zoals in de rapportage over 2014, deze keer achterwege wordt gehouden. Dat zou teveel een herhaling van de vorige keer zijn. 1.1 Resultaat KPI scores niet overgebracht archief De belangrijkste aandachtspunten op dit onderdeel bevinden zich op het gebied van KPI #02 (interne kwaliteitszorg en toezicht). Totaaloverzicht KPI scores 2015 (niet overgebracht archief): KPI score niet overgebracht totaal in % en geeft aan in welke mate aan de kpi als geheel wordt voldaan ja nee, geen TVW deels nee TVW 80,0 11,1 6,7 2,2 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 1.2 Resultaat KPI scores overgebracht archief De belangrijkste aandachtspunten op dit onderdeel bevinden zich eveneens op het gebied van KPI #02 (interne kwaliteitszorg en toezicht). Totaaloverzicht KPI scores 2015 (overgebracht archief): KPI score overgebracht totaal in % en geeft aan in welke mate de kpi als geheel wordt voldaan 34 ja 8 deels 6 nee, geen TVW 3 nee TVW 66,7 15,7 11,8 5,9 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

7 2. Aandachts- en verbeterpunten Hieronder worden de belangrijkste aandachts- en verbeterpunten nader uitgewerkt. Als we terugkijken naar de belangrijkste aandachtsgebieden uit de rapportage over 2014, dan bleek dat er op drie aandachtsgebieden niet werd voldaan aan de norm. Hier was (mogelijk) sprake van taakverwaarlozing. Op één onderdeel dreigde een rode score wanneer geen actie werd ondernomen. 2.1 Aandachtspunten Hieronder een overzicht van de betreffende aandachtspunten met een score (gedeeltelijke) taakverwaarlozing. Aandachtspunten # Aandachtsgebied Toelichting 1 Kwaliteitssysteem 2014: Betreft KPI #02. De negatieve score wordt met name veroorzaakt omdat er nog geen kwaliteitssysteem is opgezet voor het beheer van de archieven. Na overleg met archiefinspectie 1 bleek dat dat in feite bij geen enkele overheidsinstelling aanwezig was. Dit zet alles wel in een ander perspectief, maar laat onverlet dat hier actie op vereist is. In 2015 zal hier dan ook verdere invulling aan worden gegeven door middel van het opstarten van een verbetercyclus (m.b.v. de PDCA-cirkel). 2015: De maatregelen, waaronder deze rapportage zelf, hebben geleid dat dit niet langer een aandachtspunt is. Wel zijn er op dit onderdeel verbeterpunten opgenomen. 2 Verklaring van Conversie 2014: Er is geen verklaring van conversie is opgesteld bij het opnemen van het oude archief van Regge en Dinkel in het nieuwe Document Management Systeem van Vechtstromen. Na overleg met de archiefinspectie is duidelijk geworden dat het wel zinvol is om hier alsnog een verklaring voor op te stellen. Vooralsnog scoren we op dit punt derhalve een onvoldoende. 2015: De verklaring van conversie is alsnog opgesteld. 3 Beperking van Openbaarheid 2014: Er is sprake van taakverwaarlozing bij het antwoord nee op de vraag of het college (lees: Dagelijks Bestuur), als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar, beperkende bepalingen gesteld heeft aan de openbaarheid van deze bescheiden. Voor dit punt is contact opgenomen met de archiefinspectie. Het blijkt dat hier onterecht de score rood wordt gegeven. Dit is een bug in het formulier. 2015: Dit was een softwarefout. Geen verdere actie benodigd. 4 De opschoning en inventarisering van oude archieven 2014: De archieven van Regge en Dinkel moeten voor worden opgeschoond, bewerkt, vernietigd en geïnventariseerd. Wanneer op dit onderdeel geen actie wordt ondernomen, dan zal vanaf 2016 op dit onderdeel sprake zijn van een rode score en dus taakverwaarlozing (score: rood). Hiervoor zal derhalve een separaat voorstel worden opgesteld om tot actie over te gaan. 2015: De oude archieven van Regge en Dinkel blok zijn in 2015 projectmatig opgeschoond en geïnventariseerd. Het blok zal voor 2020 worden bewerkt. De actie hiervoor is inmiddels opgenomen in de meerjarenplanning van Vechtstromen en heeft vooralsnog geen prioriteit. 1 Herfst 2014 Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

8 5 KPI #07 Gebruik archiefruimte 2014: Geen bijzonderheden. 2015: De rode score wordt veroorzaakt omdat de archiefruimte gebruikt zou worden voor de te bewaren archiefstukken. Bij het invullen van de vragenlijst is een vergissing gemaakt met de archiefbewaarplaats. Eigenlijk had deze vraag dus met nee beantwoord moeten worden. Dit is echter niet meer te herstellen waardoor de score in de rapportage onbedoeld op rood is gekomen. Er is geen actie benodigd. 2.2 Verbeterpunten Daarnaast worden er uit de KPI scores ook verbeterpunten aangedragen. Het betreft hier de onderstaande verbeterpunten: Verbeterpunten 1 KPI #02 Interne kwaliteit en toezicht 2 KPI #09 Rampen, calamiteiten en veiligheid In 2014 betrof dit onderdeel nog een aandachtspunt waarop rood werd gescoord. Door de in 2015 getroffen maatregelen waaronder deze jaarlijkse rapportage en periodieke controles op het werk van informatiebeheer- is er van een aandachtspunt niet langer sprake. Wel is er nog ruimte voor verbetering. De geplande verbeterpunten in 2016 zijn: - Opnemen van een speciale paragraaf voor Informatiebeheer in de planning en control cyclus; - Dit jaar wordt er meegedaan aan een pilot voor de KIDO 2 en DUTO 3 scan. Dit kan daarna zelf verder worden uitgezet en bijdragen aan de verbetering van de kwaliteit Vechtstromen is voor wat betreft het archief nog onvoldoende voorbereid op rampen, calamiteiten en veiligheid. In 2014 was er niet meer geregeld dan de aansluiting bij de Documentenwacht. In 2015 is er een apart calamiteitenplan voor Informatiebeheer (uitgaande van de Lopai 4 leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven) in concept opgeleverd. In 2016 zal aansluiting gezocht worden bij het centrale (waterschaps) calamiteitenplan. 3. Eindconclusie De invoering van de KPI scores geven een goed beeld van de huidige status en geeft inzage waar we het archief- en informatiebeheer verder kunnen verbeteren. Op één onderdeel kleurt de rapportage ten onrechte rood. De resultaten geven derhalve geen reden tot zorg. Op onderdelen is er wel actie benodigd. Deze actiepunten worden dan ook opgepakt in het teamplan van Informatie & ICT. 2 Kwaliteit Informatiebeheer Decentrale Overheden, hierin wordt met name gekeken naar de kwaliteit van de uitvoering van het informatiebeheer. 3 In opdracht van het ministerie van OCW, heeft het Nationaal Archief een lijst van kwaliteitseisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie ontwikkeld, kortweg DUTO. Met de DUTO-eisen kunnen overheidsorganen bepalen welke maatregelen ze moeten nemen om de digitale informatie die ze ontvangen en creëren, duurzaam toegankelijk te maken. 4 Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecties Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

9 Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer