RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

Transcriptie

1 RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 4 oktober 2016

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding van het onderzoek 3 2 Algemene conclusie 4 3 Resultaten Lokale regelingen Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Digitale archiefbescheiden Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Archiefruimten Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen 9

3 1 INLEIDING 1.1 AANLEIDING VAN HET ONDERZOEK Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) heeft op dinsdag 8 maart 2016 een follow-up gedaan in navolging van de audit in 2013 waarin het archiefbeheer van de nietovergebrachte archieven van de gemeente Valkenswaard werd getoetst aan de archiefregelgeving. De doelstelling van de follow-up is het in beeld brengen in hoeverre er verbeteringen en maatregelen naar aanleiding van de audit in 2013 zijn getroffen. De volgende probleemstellingen staan bij dit onderzoek centraal: In hoeverre zijn er maatregelen getroffen naar aanleiding van de audit in 2013 en in hoeverre wordt het archiefbeheer voldoende gewaarborgd?" Aandachtspunten in het onderzoek zijn: Gemeenschappelijke regelingen; Mandaat; Kwaliteitssysteem; o Ordeningsstructuur; Borging van de duurzame toegankelijkheid; Metagegevensschema; Digitale vernietiging; o Overbrenging; Archiefruimten; Calamiteitenplan ten aanzien van archiefbescheiden; Mensen. Bij de toetsing is gebruik gemaakt van de rapportage van de audit in 2013 en interviews met coördinator DIV, consulent DIV, digitale projectleider en team manager (en informatiebeveiligingsofficier Samenwerking A2 gemeenten).

4 2 ALGEMENE CONCLUSIE Op basis van de onderzochte onderdelen kan geconcludeerd worden dat de gemeente Valkenswaard volop bezig is met de gemeentelijke ontwikkelingen. Daarnaast heeft de gemeente ten aanzien van de overbrenging en de archiefruimte voldoende maatregelen getroffen. Ondanks de inspanningen ten aanzien van de digitalisering en de naderende samenwerking in de gemeenschappelijke regeling Samenwerking A2 gemeenten zijn er nog verbeterpunten aan te brengen in de lokale regelingen, kwaliteitszorg, ordeningsstructuur, hybride archivering, digitale duurzaamheid, metadata, vernietiging en ten aanzien van calamiteiten zodat een goed archiefbeheer en daarmee de compliance van de organisatie gewaarborgd kan worden..

5 3 RESULTATEN 3.1 LOKALE REGELINGEN Aandachtspunt; Gemeenschappelijke regelingen Constatering 2013: Er ontbreken bepalingen ten aanzien van het archiefbeheer bij gemeenschappelijke regelingen. Constatering 2016: De gemeente heeft geen maatregelen getroffen om de ontbrekende bepalingen in het archiefbeheer in gemeenschappelijke regelingen te herstellen. Aandachtspunt: Mandaat en machtiging Constatering 2013: De huidige mandaatregeling is ten aanzien van de mandaatgevende organen onjuist en/of onvolledig. Constatering 2016: Er zijn geen maatregelen getroffen voor het aanpassen van de man aatregeling. Er wordt verwacht dat een actualisatie plaatsvindt wanneer de Samenwerking A2 gemeenten meer vorm gaat krijgen1. re Conclusie: Er is nog niet voldoende voorzien in de voorwaarden om een goed archiefbeheer in samenwerkingsverbanden mogelijk te maken. Ook ten aanzien van het mandaat zijn er nog niet voldoende maatregelen getroffen om een goed archiefbeheer te waarborgen. AANBEVELINGEN 1) Onderzoeken wanneer een wijziging in gemeenschappelijke regeling gaat plaatsvinden en deze gelegenheid gebruiken om omissie(s) ten aanzien van de regels en bepalingen uit de Archiefwet 1995 die van toepassing zijn te herstellen; 2) Onderzoeken welke maatregelen er moeten worden getroffen ten aanzien van mandaatgeving. Vastleggen wanneer de mandaatregeling wordt aangepast. 3.2 INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Aandachtspunt: Kwaliteitssysteem Constatering 2013: Een kwaliteitssysteem als bedoeld in de NEN-ISO serie ontbreekt. Constatering 2016: Een kwaliteitssysteem is volgens de gemeente volop in ontwikkeling. Een kwaliteitssysteem is het geheel van procedures (content value chain), systemen (hard en software), kennis, personeel en organisatie en gebruikte standaarden, formats en modellen, waarmee inhoud en vorm wordt gegeven aan de documentaire informatiehuishouding (of onderdeel beheer). En wel op zodanige wijze dat de documentaire informatie voldoet aan de verantwoording- en informatiefunctie. Momenteel zijn er elementen, al dan niet vastgelegd, van een kwaliteitssysteem in de organisatie aanwezig. De focus ligt op de actieve samenwerking met de gemeenten Cranendonck en Heeze-Leende. De intentie is om in de Samenwerking A2 gemeenten een aantal van de elementen van het kwaliteitssysteem op te pakken en uit te voeren. Op dit moment is de werkdruk zo hoog dat er voornamelijk praktisch wordt gewerkt, afspraken zijn daarom mondeling en worden veelal niet vastgelegd. Er is veel aandacht voor de technische inrichting en ondersteuning in de samenwerking, maar er lijkt weinig aandacht voor het archiefbeheer te zijn. Ten aanzien van het beleidsplan ( ) is de focus op een 'vervolgplan, Project Digitalisering, verplaatst van digitalisering in et informatiebeheer naar digitalisering in de 1 Machtigingen richting de Samenwerking A2 gemeenten vallen niet onder de mandaatregeling.

6 bedrijfsvoering. In het Project Digitalisering lijkt minder aandacht te zijn voor het archiefbeheer. Er wordt aangegeven dat naast het project Digitalisering een informatiebeleidsplan zal worden opgesteld, maar daarvoor zal nog een planning moeten worden gemaakt. het archiefbeheer goed te waarborgen. BConclusie: Er zijn nog niet voldoende maatregelen getroffen om de kwaliteitszorg in AANBEVELINGEN 1) Onderzoeken waarom afspraken niet kunnen worden vastgelegd. Vervolgens afspraken vastleggen; 2) Opstellen en vastleggen van het informatiebeleidsplan met daarin voldoende aandacht voor zowel analoog als digitaal archiefbeheer; 3) Onderzoeken welke elementen tot het kwaliteitssysteem behoren, deze benoemen en vastleggen; 4) Vervolgens vaststellen van het kwaliteitssysteem. 3.3 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID Aandachtspunt: Ordeningsstructuur Constatering 2013: Een vastgestelde ordeningsstructuur ontbreekt. Constatering 2016: De ordeningsstructuur van Verseon/I-navigator wordt gebruikt. Er bestaat een hybride situatie die niet als optimaal wordt ervaren in de organisatie maar er wordt nog altijd op deze wijze gewerkt. Ten aanzien van het digitaal werken moet een handboek worden opgesteld. Aandachtspunt: Borging van de duurzame toegankelijkheid Constatering 2013: Er moeten maatregelen genomen worden ten aanzien van de duurzaamheid van digitale informatie. Constatering 2016: In het project Digitaal Duurzaam Beheer Systeem (DDBS), een samenwerking tussen de gemeenten uit de regio, is men bezig met het ontwikkelen van een E-depot waarbij de gemeente zal aansluiten. Dit e-depot is slechts een gedeelte van de oplossing voor een duurzame toegankelijkheid. Conclusie: Er worden maatregelen getroffen om de ordening, authenticiteit, context en toegankelijkheid te waarborgen, maar ten aanzien van de digitale duurzaamheid van de archiefbescheiden zijn er nog niet voldoende maatregelen getroffen. Daarmee wordt het archiefbeheer onvoldoende gewaarborgd. Ten aanzien van het E-depot worden er maatregelen genomen om een E-depot te ontwikkelen en daarmee een goed digitaal archiefbeheer te waarborgen. AANBEVELINGEN 1) Vaststellen van de te gebruiken ordeningsstructuur; 2) Opstellen en vastleggen van een handboek voor digitaal werken. 3) Draagvlak creëren voor de noodzaak van het borgen van de digitale duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. 4 oktober 2016

7 3,4 DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Aandachtspunt: Metagegevensschema Constatering 2013: Er is geen metagegevensschema vastgelegd. Constatering 2016: Er is geen metagegevensschema vastgesteld. Er is wel meer aandacht voor metadatering en er wordt overleg gevoerd met afdelingen om hierover af te stemmen. In de Samenwerking A2 gemeenten zal aan een uniforme inrichting van een metagegevensschema worden gewerkt. Hiermee worden stappen gezet om het archiefbeheer voldoende te waarborgen. 0Conclusie: Er zijn maatregelen getroffen om een metagegevensschema in te richten. AANBEVELING 1) Het metagegevensschema voltooien en vaststellen. 2) Na vaststelling implementeren van het metagegevensschema in Verseon. 3.5 VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Aandachtspunt: Digitale vernietiging Constatering 2013: Er is geen aandacht en grip op de vernietiging van digitale archiefbescheiden. Constatering 2016: Ten aanzien van 2013 is er al meer aandacht voor vernietiging van digitale bescheiden en probeert men hierop grip te krijgen. Vernietiging van digitale bescheiden is slechts voor één proces (verlenen Vergunningen) in kaart gebracht. Daarnaast is door middel van instructie aan de ambtenaren geprobeerd grip te krijgen op vernietiging. De intentie is om een handboek of plan op te stellen waarin de vernietiging van digitale bescheiden opgenomen wordt. Dit ligt alleen niet vast in het beleidsplan en de organisatie gaat er van uit dat deze taak bij DIV ligt. Een technische inrichting van de digitale vernietiging ontbreekt. Conclusie: Op dit moment is er minimale aandacht voor digitale vernietiging. Er zijn hieromtrent nog niet voldoende maatregelen getroffen. Een goed archiefbeheer kan ; hierdoor niet worden gewaarborgd. AANBEVELINGEN 1) Onderzoeken waarom de vernietiging van digitale archiefbescheiden geen aandachtspunt binnen de organisatie is; 2) Opnemen van het onderdeel vernietiging in het informatiebeleidsplan; 3) Uitwerken en vastleggen van de procedure van vernietiging van digitale archiefbescheiden en het opnemen van deze procedure in het kwaliteitssysteem; 4) In kaart brengen welke digitale archiefbescheiden er voor vernietiging in aanmerking komen; 5) Het technisch inrichten van de digitale vernietiging; 6) Daadwerkelijk vernietigen van de digitale archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen.

8 3.6 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Aandachtspunt: Overbrenging Constatering 2013: Niet alle over te brengen archiefbescheiden zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Constatering 2016: Het bestuursarchief van de gemeente is overgebracht, maar het bouwvergunningenarchief is nog niet overgebracht. In het kader van substitutie is het bouwvergunningenarchief gedigitaliseerd, maar de gemeente is nog niet klaar met de controle van de scans. Na toetsing door de gemeente zullen de bouwvergunningen worden getoetst door het RHCe en na goedkeuring vindt overbrenging van het digitale bouwvergunningenarchief naar het RHCe plaats. Conclusie: Er zijn maatregelen getroffen om de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden over te brengen waarmee wordt voldaan aan de normering en eisen van de wet- en regelgeving. Het archiefbeheer wordt hiermee goed gewaarborgd. AANBEVELING Inschatting maken van de opleverdatum van de controle van de scans en afspreken met het RHCe wanneer het RHCe haar toetsing op de scans kan uitvoeren. 3.7 ARCHIEFRUIMTEN Aandachtspunt: Archiefruimten Constatering 2013: De archiefruimten moeten zowel bouwkundig als klimatologisch worden aangepast. Constatering 2016: De archiefruimte op zolder is nu volledig geklimatiseerd en beveiligd. Tevens zijn de akten van de Burgerlijke Stand naar deze ruimte verplaatst. Conclusie: Er zijn voldoende maatregelen getroffen om de archiefruimte te laten voldoen aan archiefregelgeving. Het archiefbeheer wordt hiermee goed gewaarborgd. AANBEVELING Er zijn geen aanbevelingen. 3.8 RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Aandachtspunt: Calamiteitenplan ten aanzien van archiefbescheiden Constatering 2013: De gemeente beschikt niet over een calamiteitenplan ten aanzien van archiefbescheiden. Constatering 2016: Er is nog geen calamiteitenplan ten aanzien van archiefbescheiden. De gemeente is aangesloten bij de Documentenwacht, een bedrijf dat optreedt indien schade aan kwetsbare en onvervangbare objecten van culturele waarde zich dreigt voor te doen. Er is geen calamiteitenplan ten aanzien van archiefbescheiden. Door de inmiddels benoemde informatiebeveiligingsofficier (Chief Information Security Officer(CISO)) Samenwerking A2 gemeenten, is een toezegging gedaan dat er maatregelen worden getroffen om een dergelijk calamiteitenplan op te stellen. Dit calamiteitenplan zal onderdeel uitmaken van het informatiebeveiligingsplan dat nog moet worden vastgesteld.

9 Conclusie: Op dit moment zijn er geen maatregelen getroffen om een calamiteitenplan : ten aanzien van archiefbescheiden vast te stellen, maar dit heeft wel de aandacht. Er wordt gestreefd naar een goede waarborging van het archiefbeheer. AANBEVELING Zodra de Samenwerking A2 gemeenten meer vorm gaat krijgen, bepalen en vaststellen van een calamiteitenplan ten aanzien van archiefbescheiden. 3.9 MIDDELE EN MENSEN Aandachtspunt: Mensen Constatering 2013: De digitalisering betekent een verandering in de taken en werkzaamheden van de huidige DIV-medewerkers. Constatering 2016: Volgens een externe benchmark (Beerenschot) is de bezetting nominaal en zijn er in verhouding tot DIV-medewerkers veel applicatiebeheerders in dienst. De taken van de DIV-medewerkers zijn gedeeltelijk verschoven van het registreren, beheren en vernietigen van analoge archiefbescheiden naar het ondersteunen, controleren en uiteindelijk vernietigen van digitaal archief. In feite verrichten de DIV-medewerkers dubbele werkzaamheden omdat men met hybride archief werkt. Daarnaast staat DIV steeds meer aan de voorkant van de organisatie om in te spelen en te adviseren op gemeentelijke ontwikkelingen die gevolgen hebben voor het archiefbeheer. Hierdoor lijken de benodigde en toegewezen capaciteit voor de archiefzorg en het archiefbeheer niet in balans te zijn. De gemeente werkt steeds meer digitaal, maar een vacature voor een coördinator digitale archivering wordt pas ingevuld totdat de Samenwerking A2 meer wordt vormgegeven. H Conclusie: archiefbeheer Ten te aanzien maken van hebben de veranderingen zijn geen maatregelen in taken bij genomen. de mensen Het die is met dan ook de vraag of het archiefbeheer goed gewaarborgd kan worden. AANBEVELING In kaart brengen welke veranderingen er ten aanzien van het archiefbeheer zijn en vervolgens de kwantiteit en kwaliteit van medewerkers daarop aanpassen.

10 I