GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING

Transcriptie

1 In het verslag van de archivaris zijn per Kritische Prestatie Indicator aandachtspunten geformuleerd. Deze aandachtspunten vormen de basis voor de in dit plan opgenomen verbeteracties en planning hiervan. KPI 01 LOKALE REGELGEVING Actualiseren Archiefverordening 2014 Aanpassen aan wet- en regelgeving Actualiseren Besluit Informatiebeheer 2014 Aanpassen aan wet- en regelgeving Het besluit dient in lijn gebracht te worden met de organisatieontwikkeling en de transitie naar digitaal werken Beoordelen van de meerwaarde van het aanwijzen van de Griffie als beheerseenheid Actualiseren van de postprocedure Opstellen van ontbrekende procedures Toevoegen archiefparagraaf aan gemeenschappelijke regeling Openbaar Lichaam Duits-Nederlands Grenspark Maas-Swalm-Nette 2015 Bedrijfsjurist en specialist DIV voeren uit Bepalen verantwoordelijkheid College van Burgemeester en Wethouders voor het archiefbeheer en de zorg op basis van alle gemeenschappelijke regelingen Na het in beeld brengen van deze verantwoordelijkheid afspraken maken met de archivaris en betrokken partijen over het toezicht op het archiefbeheer en de zorg Specialist DIV en archiefinspecteur voeren uit KPI 02 INTERNE KWALITEITSZORG Ontwikkelen en implementeren van een kwaliteitssysteem Wettelijke vereist Specialist DIV, technisch gegevensbeheerder, adviseur Vaststellen van een kader waarbinnen het kwaliteitssysteem ontwikkeld wordt Het kwaliteitssysteem dient in lijn te komen met vastgestelde richtlijnen (informatiebeleid, informatiebeveiligingsbeleid, jaarplan interne controle, ) 1

2 Bedrijfsvoering en beleidsmedewerker Informatievoorziening voeren uit Organiseren toezicht op vernietigbare archiefbescheiden Opstellen herstelprocedure heeft prioriteit Incrementele aanpak in lijn met het invoeringsscenario digitaal (zaakgericht) werken Jaarlijkse verslaglegging over het toezicht op het archiefbeheer en de zorg door de archivaris 2014 Maken afspraken over het eigen toezicht (interne controle) en het toezicht door de archivaris Archiefinspecteur, specialist DIV en medewerker beleid Interne Controle voeren uit KPI 03 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Opstellen metadataschema s Specialist DIV en adviseur Bedrijfsvoering voeren uit Aandacht voor het ordenen van (dossier)informatie op productniveau (zaaktype) Aandacht voor het documenteren van informatie over gebruikte toepassingsprogrammatuur voor het maken en raadplegen van archiefbescheiden In kaart brengen welke databases archiefbescheiden bevatten (de RKS-gedachte) Anticiperen op overbrenging door metadatering volgens het Toepassingsprofiel Lagere Overheden Aandacht voor het gebruik van de ISIL-code bij op termijn over te dragen archiefbescheiden Opstellen autorisatieschema s Specialist DIV en adviseur Bedrijfsvoering voeren uit Op productniveau (zaaktype) Aandacht voor interne en externe toegankelijkheid Borgen context analoge en digitale archiefbescheiden ( College is verantwoordelijk voor de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden ) Medewerker DIV en senior medewerker DIV voeren uit 2014 Naar aanleiding van het uitbesteden van het scannen van de inkomende post dreigt met name de context van analoge archiefbescheiden verloren te gaan 2

3 03.04 Maken beheersafspraken met organisatieonderdelen ( College is verantwoordelijk voor de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden ) Specialist DIV, medewerker DIV en de betrokken teamleiders voeren uit 2014 Over beheer collecties (personeelsdossiers, cliëntendossiers, handhavingsdossiers, ) Over de omgang met brondocumenten in de context van basisregistraties Over projectarchivering Ontwikkelen bewaarstrategie Specialist DIV en technisch gegevensbeheerder voeren uit 2015 Als onderdeel van de doorontwikkeling van het informatie(beveiligings)beleid Aandacht voor duurzaamheid beeld- en geluidopnames gemeenteraadsvergaderingen Vergroten toegankelijkheid gearchiveerde webpagina s Wettelijke vereist Specialist KCC, webmaster en specialist DIV voeren uit 2015 De gemeentelijke webpagina s worden gearchiveerd met behulp van Archiefweb.eu; zoeken is alleen mogelijk op datum of trefwoord Hoe lang worden gearchiveerde webpagina s bewaard, is de gearchiveerde webpagina het archiefbescheid en waaruit blijkt de publicatietermijn? KPI 04 DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Uitvoeren 0-meting op basis van RODIN en de deelvragen in de gewijzigde KPI-tool 2014 Completeren en actualiseren 0-meting (uitgevoerd eind 2012) Wettelijk niet vereist; 0-meting geeft wel een detailbeeld als het gaat om het ontwikkelen van goed digitaal informatiebeheer in de context van veilige vervanging Opstellen lijst met documentstandaarden Wettelijk niet vereist, wel aanbevelenswaardig Specialist DIV, functioneel applicatiebeheerder en systeembeheerder voeren uit 2014 Hanteer het principe pas toe of leg uit (Forum Standaardisatie) Aandacht voor de discrepantie tussen creatie en gebruik en duurzame toegankelijkheid 3

4 04.03 Opstellen protocol elektronisch berichtenverkeer Wettelijk niet vereist, wel aanbevelenswaardig (met protocol garandeer je de afhandeling van vragen binnen de gestelde termijn) Specialist DIV, medewerker Juridische Zaken en specialist KCC voeren uit 2014 Aandacht voor het formaliseren van uitgaande s als vervanger van de briefvorm en als begeleider van archiefbescheiden Aandacht voor de omgang met social media Aandacht voor het behoud van de originele verschijningsvorm en gedrag KPI 05 VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Opstellen vernietigingsprocedure 2014 Aandacht voor vervroegd vernietigen Wettelijk niet vereist, wel aanbevelenswaardig Specialist DIV en archiefinspecteur voeren uit Controleren en, indien nodig, aanpassen van registraties met archiefbescheiden in Decos Medewerker DIV en senior medewerker DIV voeren uit 2014 Decos wordt gebruikt voor het genereren van lijsten met archiefbescheiden, die voor vernietiging in aanmerking komen; de registraties dienen qua bewaartermijnen gecontroleerd te worden op compatibiliteit met de in 2012 geactualiseerde selectielijst voor archiefbescheiden, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 KPI 06 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Overbrengen collecties Senior medewerker DIV en archiefinspecteur voeren uit 2014 Collectie kasteel Baexem Archief burgerlijk armenbestuur Grathem Archief burgerlijk armenbestuur Heythuysen Archief burgerlijk armenbestuur Baexem Opstellen procedure overbrenging Wettelijk niet vereist, wel aanbevelenswaardig Archiefinspecteur voert uit Planning in overleg met Gemeente Archief Roermond Archiveren inventarissen in Decos 2015 Inventarissen zijn aangemaakt in Mais-Flexis 4

5 Senior medewerker DIV voert uit KPI 07 ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Aanwijzen beheerder archiefruimte Beperken toegang tot de archiefruimte voor medewerkers Wettelijk niet vereist Specialist DIV en betrokken teamleiders voeren uit 2015 Door het scannen van de registers van de Burgerlijke Stand, persoonskaarten, woningkaarten en cliëntendossiers kan het aantal medewerkers, dat toegang heeft tot deze ruimte, gereduceerd worden Aansluiten bij e-depot Archiefinspecteur en specialist DIV voeren uit In samenwerking met een aantal gemeenten en provincie wordt een oriëntatie uitgevoerd op de mogelijkheden van een eigen regionaal e-depot KPI 08 TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN KPI 09 RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Aanpassen calamiteitenplan archiefruimte 2015 Calamiteitenplan dient deelplan te worden binnen de informatiebeveiligingsketen Aanpassen calamiteitenplan archiefbewaarplaats Planning in overleg met Gemeente Archief Roermond 5

6 Archiefinspecteur voert uit Herstellen en borgen betrouwbaarheid bestand met cultureel erfgoed Wettelijk niet vereist, maar afspraak binnen Veiligheidsregio Beleidsmedewerker Veiligheid en Specialist DIV voeren uit Onderdeel maken van calamiteitenplan(nen) Aandacht voor archiveren content (initieel en na wijzigingen) KPI 10 MIDDELEN EN MENSEN Bewaken benodigde kwaliteit en kwantiteit cluster DIV (zorgplicht College) Teamleider Informatievoorziening voert uit De toezichthouder concludeert 1) dat er nipt voldoende capaciteit aanwezig is om de huidige taken goed te kunnen uitvoeren en 2) dat alle DIV-medewerkers meer betrokken moeten worden bij de toekomstige ontwikkelingen De huidige hybride situatie in combinatie met de transitie naar digitaal werken vraagt terecht veel inzet en kennis(ontwikkeling); naast het feit dat binnen andere organisatieonderdelen medewerkers belast zijn met DIV-werkzaamheden (niet meegenomen in berekening) is er in het kader van de organisatieontwikkeling hiervoor aandacht: 1. pragmatisch en lean invulling geven aan ontwikkelingen op het vlak van archiefzorg en beheer; 2. uitbesteden gedeelte postverwerking; 3. mobiele inzet vanuit andere organisatieonderdelen; 4. kennisontwikkeling DIV-medewerkers; 5. de specialist DIV is volledig vrij geroosterd voor de eerdervermelde ontwikkelingen 6