Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn"

Transcriptie

1 * PA * Post en Archief Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn Gemeente Zuidhorn

2 Samenvatting Voor u ligt het verslag Archiefzorg en -beheer gemeente Zuidhom. Dit verslag is opgesteld ter uitvoering van artikel 8 van de ArchiefVerordening Daarin is vastgelegd dat burgemeester en wethouders tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag doen over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders wordt dit verslag ter kermis gebracht aan de gemeenteraad. Per 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden. De invoering van deze wet betekent een grote verandering in het interbestuurlijk toezicht (IBT) op de uitvoering door gemeenten van onder meer de Archiefwet Het college moet nu in de eerste plaats verantwoording afleggen aan de gemeenteraad (horizontale verantwoording) over de uitvoering van taken. De provincie maakt vervolgens gebmik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het toezicht achteraf. Om gemeenten te ondersteunen bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven heeft de VNG een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) ontwikkeld. Voor de opbouw van dit verslag is gebmik gemaakt van dezelfde indeling als de KPI's (een overzicht daarvan vindt u op blz. 3). Een puntsgewijze beantwoording daarvan (inclusief alle deelvragen) is als bijlage bij dit verslag opgenomen. Uit de verslaglegging is een aantal actiepunten naar voren gekomen, waarvan wij de meest urgente hier vermelden: Opzetten kwaliteitssysteem (in het 2^ kwartaal van 2014 zal daarvoor een basisdocument worden opgesteld) Opzetten geordend overzicht te bewaren archiefbescheiden (start september 2014) Opzetten metadataschema (start september 2014) Toetsen archiefiuimte Bouw- en Woningtoezicht (4^ kwartaal 2014) Onze aanbeveling is dat de bovenstaande punten zo snel mogelijk worden opgepakt omdat daarbij op termijn sprake kan zijn van mogelijke taakverwaarlozing. Voor de prioritering van de overige actiepunten verwijzen wij u naar de aanbevelingen aan het einde van dit verslag.

3 Inleiding Voor u ligt het verslag Archiefzorg en -beheer gemeente Zuidom. Dit verslag is opgesteld ter uitvoering van artikel 8 van de Archiefverordening Daarin is vastgelegd dat burgemeester en wethouders tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag doen over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders wordt dit verslag ter kennis gebracht aan de gemeenteraad. Ontwikkelingen archiefwetgeving en toezicht Per 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden. De invoering van deze wet betekent een grote verandering in het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten van onder meer de Archiefwet Het specifieke toezicht door de provincie is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturende toezicht vooraf is vervangen door een meer temghoudend toezicht achteraf. Het college van burgemeester en wethouders moet in de eerste plaats verantwoording afleggen aan de gemeenteraad (horizontale verantwoording) over de uitvoering van taken. De provincie maakt gebmik van dezelfde informafie bij de uitoefening van het toezicht. Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven te ondersteunen heeft de VNG een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) ontwikkeld. Door het beantwoorden van de bij deze KPI's behorende vragen blijkt of de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. Daarnaast bieden zij een kapstok voor het verslag dat B&W aan de gemeenteraad moet uitbrengen. Omdat de KPI's landelijk worden gebmikt zorgen zij ook voor uniformering in de wijze van verslaglegging, waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. Indeling verslag Voor de opbouw van dit verslag is gebmik gemaakt van dezelfde indeling als de KPI's. Dat wil zeggen dat achtereenvolgens de volgende thema's aan de orde komen: Lokale regelingen Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefl^escheiden Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Vemietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Archiefbewaarplaatsen, archiefiaiimten en e-depots Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen Per thema wordt een algemeen beeld geschetst van de situatie bij de gemeente Zuidhom. Daamaast wordt voor specifieke onderdelen waar de gemeente nog niet (volledig) aan de eisen voldoet verbeteracties aangegeven.

4 De puntsgewijze beantwoording van alle KPI's (inclusief alle deelvragen) is als bijlage bij dit verslag opgenomen. Lokale regelingen (KPI 1) De gemeentelijke regelingen voldoen over het algemeen goed aan de gestelde eisen. De ArchiefVerordening en het Besluit Informatiebeheer zijn geactualiseerd in 2009/2010 (aanpassing i.v.m. de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden) en voldoen daarmee aan de gestelde eisen. De wijzigingen vanuit de Wet revitalisering generiek toezicht moeten hierin nog wel worden verwerkt. De mandatering van de besluitvorming is goed geregeld. Er is recent een aantal wijzigingen in overheidstaken geweest waarvoor mogelijk nog voorzieningen omtrent archiefbescheiden moeten worden getroffen. Per 1 november 2013 zijn alle milieutaken van de gemeente ondergebracht bij de Omgevingsdienst Groningen. De gemeente Zuidhom blijft hierbij echter het bevoegd gezag en de milieudossiers hoeven dan ook niet te worden overgedragen. Voor wat betreft de regionalisering van de brandweer per 1 januari 2014 zijn kopieën van personeelsdossiers ter beschikking gesteld aan de Veiligheidsregio Groningen. De originele dossiers blijven in Zuidhom en worden afgesloten per 31 december Over de gebmiksvergunningen zijn nog geen afspraken gemaakt. Hierop moet nog actie worden ondernomen. Het register gemeenschappelijke regelingen is voor het laatst in 2006 vastgesteld. Voor alle daarin opgenomen regeling zijn afspraken gemaakt over het bewaren van de archiefbescheiden. Het archiefbeheer van de gemeente is als zodanig niet uitbesteed, maar er zijn wel gegevens die extern worden beheerd. Hier is geen duidelijk overzicht van en daarom gaan wij hier een inventarisatie van maken. Wij zullen daarbij ook aangeven hoe het beheer ervan is geregeld. Actie: Vastleggen afspraken met Omgevingsdienst Groningen en Veiligheidsregio Groningen over de wijze van beschikbaarstellen van archiefbescheiden. Inventariseren op welke plekken extem archiefbescheiden worden beheerd en daarvoor overeenkomsten afsluiten. Aanpassing Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer i.v.m. invoering Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Inteme kwaliteitszorg en toezicht (KPI 2) Op dit onderdeel scoort de gemeente Zuidhom op dit moment nog niet optimaal. Het belangrijkste manco hierbij is het ontbreken van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. Dit kwaliteitssysteem is vereist op grond van art. 16 van de Archiefregeling Er is een Handboek Post- en Archiefzaken waarin diverse afspraken zijn vastgelegd, maar dat is niet meer actueel en bovendien ontbreken hierin de toetsbare eisen. Omdat dit een nieuwe eis is die ook andere gemeenten nog niet duidelijk hebben is in 2013 vooral informafie verzameld. In de loop van 2014 wordt een basisdocument opgesteld.

5 Verslaglegging over het toezicht op het archiefbeheer en het beheer van de archieftjcwaarplaats heeft tot dusverre niet plaatsgevonden. Wel is jaarlijks toezicht uitgeoefend door de provinciaal archiefinspecteur (tot 2011 vanwege de wijzigingen in het interbestuurlijk toezicht). Met het verslag dat nu voor u ligt wordt aan deze eis voldaan en de verslaglegging zal vanaf nu jaarlijks plaatsvinden. Er is geen gemeentearchivaris benoemd, maar in het Besluit Informatiebeheer 2010 is het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden belegd bij de secretaris. Daarmee voldoen wij aan art. 32 lid 1 van de Archiefwet Actie: Opzetten kwaliteitssysteem (in het 2^ kwartaal van 2014 wordt daarvoor een basisdocument opgesteld) Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden (KPI 3) Op dit onderdeel voldoen wij niet volledig aan de eisen. Op grond van de Archiefregeling 2009 dienen wij te beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden. Een aantal jaren geleden is een inventarisatie gemaakt van alle fysieke (papieren) archiefbestanden die zich in onze archiefbewaarplaats bevinden. Deze inventarisatie nemen wij als uitgangspunt voor het gevraagde overzicht. De beschikbare informatie moet daartoe wel worden aangevuld. Vooral over de te bewaren gegevens in diverse geautomatiseerde systemen is weinig vastgelegd. Daamaast beschikken wij momenteel (nog) niet over een metadataschema (welke gegevens leggen wij waar vast en in welke vorm) terwijl wij wel metadata vastleggen. Omdat wij steeds meer richting digitale archivering gaan worden deze metadata steeds belangrijker. Er zijn een aantal modellen beschikbaar die wij kunnen gebmiken om een metadataschema op te zetten. Wij gaan hierin een keuze maken en starten in de loop van 2014 met de uitwerking van het schema. Van ons wordt gevraagd de toegankelijkheid zodanig te waarborgen dat te bewaren archiefbescheiden binnen een redelijke termijn temg te vinden zijn. Over het algemeen kunnen wij hier goed aan voldoen. Tenslotte is de duurzaamheid van onze papieren archieven goed gewaarborgd, door het gebmik van duurzame materialen die voldoen aan de daarvoor gestelde normen. Voor digitale archiefbescheiden is het nog niet altijd even duidelijk aan welke duurzaamheidseisen moet worden voldaan. Om de duurzame bewaring te kunnen blijven garanderen moeten wij daar afspraken over maken. Actie: Opzetten geordend overzicht te bewaren archiefbescheiden Opzetten metadataschema Vastleggen van afspraken en opstellen van procedures om de duurzaame bewaring van te bewaren archiefbescheiden te kunnen waarborgen

6 specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden (KPI 4) Op dit onderdeel voldoen wij nog niet optimaal aan de gestelde eisen. De gescande documenten in het zaaksysteem Verseon worden opgeslagen in PDF/A. Hoewel dit strikt genomen geen open standaard is wordt dit wel algemeen als zodanig geaccepteerd. Daarmee voldoen wij aan de gestelde eisen. Van compressie en encryptie wordt op dit moment geen gebmik gemaakt. In voorkomende gevallen zullen wij hiervoor de nodige voorzieningen treffen. In het verleden is conversie en migratie van gegevens naar nieuwe systemen op ad-hoc basis gebeurd en lag daaraan geen conversie- en migratiebeleid ten grondslag. Wanneer dit in de toekomst weer aan de orde komt zullen wij hiervoor beleid opstellen. De beheeromgeving voor onze digitale archiefbescheiden is nog niet getoetst aan het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Deze checklist kurmen wij gebmiken om te zien waar wij binnen de gemeente Zuidhom staan op het gebied van digitaal informatiebeheer. Deze toetsing is niet verplicht maar zal wel een duidelijk beeld geven van de huidige situatie. Er zijn geen duidelijke fiinctionele eisen vastgesteld om de authenticiteit van digitale archiefbescheiden te kunnen garanderen. Wij gaan in de loop van 2014 inventariseren welke eisen er worden gesteld. Op basis daarvan maken wij een model voor Zuidhom om de informatie vast te kunnen leggen Actie Toetsing digitale beheeromgeving aan Referentiekader Opbouw Digitaal hiformatiebeheer (RODIN) Inventariseren en vaststellen fiinctionele eisen digitale archiefbescheiden Vemietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden (KPI 5) Op dit onderdeel scoren wij goed. Vemietiging van archiefbescheiden vindt in principe jaarlijks plaats. De achterstand die door verschillende omstandigheden over de periode was opgelopen is in 2013 ingehaald. Vanaf 2014 zal dit weer jaarlijks gaan plaatsvinden. Vervanging van archiefbescheiden wordt de komende jaren actueel in verband met de steeds verdergaande digitalisering. Vervanging houdt in dat originele (papieren) archiefbescheiden door een digitale kopie worden vervangen waarna het origineel wordt vemietigd. Om dit te mogen doen was tot voor kort een machtiging van Gedeputeerde Staten nodig. Vanaf 1 januari 2013 mogen wij zelf een besluit tot vervanging nemen maar dit moet dan wel gebeuren binnen de kaders van de archiefregeling. Momenteel ligt de nadmk bij de digitalisering op de uitrol van het zaaksysteem Verseon. Wanneer dit is gerealiseerd (2015) kunnen wij beginnen met de procedure om te komen tot een besluit tot vervanging. Van vervreemding is sprake wanneer archiefbescheiden aan een ander overheidsorgaan worden overgedragen. Dit is bij de gemeente Zuidhom nog nooit aan de orde geweest.

7 Actie Jaarlijkse vemietigingsronde 2014 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats (KPI 6) Op dit onderwerp is sprake van een achterstand. Te bewaren archiefbescheiden die ouder zijn dan 20 jaar moeten officieel worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Pas daama zijn ze openbaar. De archieven van de voormalige gemeenten Aduard, Grijpskerk en Oldehove zijn officieel overgebracht. Voor het archief van de voormalige gemeente Zuidhom geldt dat nog niet, omdat dit eerst nog moet worden geïnventariseerd. In eigen huis ontbreekt hiervoor momenteel de kennis maar er is een mogelijkheid om dit op te pakken in het kader van de opleiding Voortgezette Vorming Archiefbeheer ( W A ). Binnen de afdeling Post- en Archiefzaken is er belangstelling om deze opleiding te gaan volgen. Anders zal dit moeten worden uitbesteed. In 2014 maken wij de keuze hoe wij dit gaan oppakken. Daamaast moet er duidelijkheid komen over het afsluiten van het archief van na de herindeling (1990-heden). Omdat dit archief nog steeds wordt aangevuld lijkt de overgang naar digitale archivering hiervoor een natuurlijk moment. Een tijdstip hiervoor is moeilijk aan te geven. Eenmaal afgesloten moet ook dit archief worden geïnventariseerd en overgebracht. Hierbij kan ook weer gebmik worden gemaakt van de opgedane kennis vanuit de opleiding zoals die in de vorige alinea is beschreven. Actie Keuze maken inzake inventarisatie archief voormalige gemeente Zuidhom Planning afsluiten archiefblok 1990-heden Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots (KPI 7) Op dit onderwerp voldoen wij nog niet volledig aan de gestelde eisen. Onze gemeente beschikt over een eigen archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden die daarin zijn opgenomen wordt door onszelf uitgevoerd. Na goedkeuring door de provinciaal archiefinspecteur is de archiefkluis in de kelder van het gemeentehuis in 1997 door de raad aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. Ook op andere plekken in het gemeentehuis worden archieven bewaard. Wanneer een archiefhiimte wordt gebmikt voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen worden hieraan in de Archiefregeling 2009 specifieke eisen gesteld. De archiefhiimte bij bouw- en woningtoezicht moet nog worden getoetst aan deze eisen. De omgevingsvergunningen die hier (tijdelijk) worden bewaard zijn namelijk voor het overgrote deel te bewaren archiefbescheiden. De omgevingsvergunningen (voorheen bouwvergunningen) tot en met 2011 zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats. Wij maken nog geen gebmik van een e-depot voor de blijvende bewaring en beschikbaarstelling van digitale archiefbescheiden. Er zijn landelijk verschillende ontwikkelingen gaande waarbij e-depots worden opgezet, met de mogelijkheid voor individuele organisaties om daarbij aan te sluiten. Na de eerder - bij KPI 4 - genoemde toetsing aan RODIN kunnen wij hierin keuzes gaan maken.

8 Actie Toetsen archiefruimte bouw- en woningtoezicht Volgen landelijke ontwikkelingen e-depots Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (KPI 8} Op dit onderwerp voldoen wij (bijna) volledig aan de gestelde eisen. Alle overgebrachte - en dus openbare - archieven zijn door eenieder kosteloos te raadplegen en iedereen kan hiervan kopieën of afbeeldingen (laten) maken. Ook kan men schriftelijk een verzoek om informatie uit openbare archieven doen. Warmeer archiefonderzoek wordt uitgevoerd door archiefmedewerkers (met name bij schriftelijke verzoeken) en voor het verstrekken van kopieën brengen wij kosten in rekening. Deze kosten zijn opgenomen in de Legesverordening (Titel 1, Hoofdstuk 10). Voor bezoekers van het archief is een bezoekersreglement vastgesteld. De inventarissen van de verschillende archieven zijn te vinden op en zijn op die manier door iedereen te raadplegen. Er is een aantal stukken waarvan de openbaarheid is beperkt op grond van wettelijke bepalingen. Dit geldt met name voor akten van de burgerlijke stand. Deze beperkingen zijn vastgesteld bij de overbrenging van de archieven naar de archiefbewaarplaats. Omdat het archief van de voormalige gemeente Zuidhom nog niet officieel is overgebracht zijn hier dus ook nog geen openbaarheidsbeperkingen voor vastgesteld. In de praktijk wordt hiermee echter op dezelfde wijze omgegaan. Rampen, calamiteiten en veiligheid (KPI 9) Op dit onderwerp voldoen wij nog niet volledig aan de gestelde eisen. In 2013 is geconstateerd dat het in het gemeentelijk rampenplan geen procedure is opgenomen voor het veiligstellen van objecten met een cultuurhistorische waarde, zoals (te bewaren) archiefbescheiden. Wij hebben dit inmiddels bij de Veiligheidsregio onder de aandacht gebracht. Voor de archiefbewaarplaats en andere archiefruimten gaan wij de komende tijd een veiligheidsplan/calamiteitenplan opstellen. Daarbij zullen wij aansluiting zoeken bij het gemeentelijk rampenplan. Actie Ontwikkelen veiligheidsplan/calamiteitenplan archiefbewaarplaats en overige archiefrijimte(n) Middelen en mensen (KPI 10) Op dit onderwerp voldoen wij bijna volledig aan de gestelde eisen. Met de middelen zoals die in de begrofing zijn opgenomen voor het archiefbeheer kunnen de zorg voor en het beheer van onze archiefbescheiden over het algemeen goed worden uitgevoerd.

9 In 2013 beschikte onze organisatie over 2,3 formatieplaatsen voor het beheer van zowel de overgebrachte als de niet overgebrachte (dynamische) archieven. De medewerkers zijn voldoende opgeleid om bijna alle wettelijk verplichte werkzaamheden te kunnen uitvoeren. De enige verplichting die wij op dit moment nog niet kunnen nakomen is het inventariseren ten behoeve van overbrenging. Hiertoe ontbreekt op dit moment nog de daarvoor benodigde kennis en opleiding (zie ook KPI 6). Voor het toezicht op het beheer - in de ArchiefVerordening 2009 belegd bij de secretaris - is geen specifieke formatiemimte vastgesteld. Gezien de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht zal de uitvoering van dit toezicht de komende tijd wel geregeld moeten worden. Acfie Regelen intern toezicht op de archiefzorg (gewenst in het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht) Aanbevelingen ln het kader van de nieuwe wetgeving brengen wij vanaf nu ook jaarlijks verslag uit aan de provinciale toezichthouder (voorheen de Archiefinspectie). De provincie heeft de mogelijkheid gekregen om in te grijpen bij het vermoeden van taakverwaarlozing. Binnen de Kritische Prestatie Indicatoren zijn een aantal onderwerpen aangemerkt als extra gevoelig. Wanneer op een van deze onderwerpen niet aan de eisen wordt voldaan wordt dit aangemerkt als taakverwaarlozing. Op grond van het bovenstaande doen wij de aanbeveling om de volgende acties prioriteit te geven omdat daarbij op termijn sprake kan zijn van mogelijke taakverwaarlozing: Opzetten kwaliteitssysteem (in het 2^ kwartaal van 2014 zal daarvoor een basisdocument worden opgesteld) Opzetten geordend overzicht te bewaren archiefbescheiden (start september 2014) Opzetten metadataschema (start september 2014) Toetsen archiefruimte Bouw- en Woningtoezicht (4^ kwartaal 2014) Voor de overige actiepunten geldt mogelijke taakverwaarlozing niet, maar ze moeten wel worden opgepakt. Een aantal zaken kunnen op korte termijn (in 2014) worden opgepakt omdat ze weinig tijd kosten of al op de planning staan: Aanpassing ArchiefVerordening en Besluit Informatiebeheer i.v.m. invoering Wet Revitalisering Generiek Toezicht ( 2^ kwartaal 2014) Vastleggen afspraken met Omgevingsdienst Groningen en Veiligheidsregio Groningen over de wijze van beschikbaarstellen van archiefbescheiden (start september 2014) Jaarlijkse vemietigingsronde 2014 (najaar 2014) Toetsing digitale beheeromgeving aan Referentiekader Opbouw Digitaal Informafiebeheer (RODIN) (najaar 2014) Afspraken inzake inventarisafie archief voormalige gemeente Zuidhom (najaar 2014) Voor de resterende actiepunten is moeilijk aan te geven hoeveel tijd een en ander gaat kosten. Voor zover mogelijk zullen wij hier in 2014 nog een begin mee maken.

10 Inventariseren op welke plekken nog meer archiefbescheiden worden beheerd en daarvoor indien nodig overeenkomsten afsluiten (start september 2014) Vastleggen van afspraken en opstellen van procedures om de duurzaame bewaring van te bewaren archiefbescheiden te kunnen waarborgen (start september 2014) Inventariseren en vaststellen funcfionele eisen digitale archiefbescheiden (start september 2014) Planning afsluiten archiefblok 1990-heden (2015, afhankelijk van stand van zaken digitalisering) Volgen landelijke ontwikkelingen e-depots (doorlopend) Ontwikkelen veiligheidsplan/calamiteitenplan archiefbewaarplaats en overige archiefiaiimte(n) (2015) Regelen intern toezicht op de archiefzorg (gewenst in het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht) (2015) In het jaarverslag over 2014 zullen wij verslag doen van de stand van zaken met betrekking tot de bovengenoemde actiepunten. 10

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema

Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema Advies B&W tģļļ flj/j ^ĩorsële B&W 22 januari 2013 Beslissing Akkoord Bespreken Registratienummer Burgemeester Gelok Raadsinformatiebijeenkomst n.v.t. Secretaris Van den Berge yy y Gemeenteraadsbijeenkomst

Nadere informatie

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER 2014-2015 Inleiding Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT) in werking getreden. De invoering

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp:

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: 1 Gemeente ļj įí Berçen Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom III II III II III INI III IIII o 1 NOV. 2013 Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Verslag Kritische

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk ,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk , VERORDENING INFORMATIEBEHEER GEMEENTE GRONINGEN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394, gelet op de artikelen 30, eerste

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F Verslag archief 2015 2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 3 DIV 2015 3 POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 3 INTERBESTUURLIJK

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

Wordt er voldaan aan de norm. Het "Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zuidhorn 2010" is vastgesteld in de B&W-vergadering van 2 februari 2010.

Wordt er voldaan aan de norm. Het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zuidhorn 2010 is vastgesteld in de B&W-vergadering van 2 februari 2010. * UITWERKING KPI'S GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN Wordt er voldaan aan de norm Norm (onderdeel) 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 Verordening

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2016 GR Ferm Werk 6 juli 2017 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording af aan het algemeen bestuur en Gedeputeerde Staten

Nadere informatie

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

RAADSVOORSTEL 16R.00535

RAADSVOORSTEL 16R.00535 RAADSVOORSTEL 16R.00535 gemeente WOERDEN Indiener: college van burgemeester en wethouders Datum: 20 september 2016 Portefeuillehouder(s): burgemeester Portefeuille(s): Bestuurlijke en juridische zaken

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over 2015 Auteur: Wil Mettes Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Versie 1.0 april 2016 Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Wetgeving Regeling/Model Kwaliteitscriteria Oordeel gemeenteraad. archiefzorg. Medegedeeld aan GS. Informatiebeheer tbv archiefbeheer

Wetgeving Regeling/Model Kwaliteitscriteria Oordeel gemeenteraad. archiefzorg. Medegedeeld aan GS. Informatiebeheer tbv archiefbeheer Publieke verantwoording gemeentelijke archiefzorg en -beheer Wetgeving /Model Kwaliteitscriteria Oordeel art. 30 art. 32 Algemene wet bestuursrecht titel 10.1. Gemeentewet art. 160-169 Burgerlijk Wetboek

Nadere informatie

Jaarverslag archiefbeheer en -zorg

Jaarverslag archiefbeheer en -zorg 2014 Colofon Opgesteld door : A.W. Boot Datum : 9apri 2015 Versie : 1.0 Document : 15-18576-3643 Inhoudsopgave 1. Inleiding......3 2. Wettelijke verplichtingen.....3 3. Beheer van archieven.....3 4. Huisvesting...

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

O O *

O O * O16.001718 O16.001718* Verslag verantwoording archief- en informatiebeheer gemeente Súdwest-Fryslân 2014-2015 Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 2. Bevindingen en aanbevelingen... 6 2.1 Lokale regelingen...

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Avalex gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 2 maart 2017 gelet op artikel 40,

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING

GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING In het verslag van de archivaris zijn per Kritische Prestatie Indicator aandachtspunten geformuleerd. Deze aandachtspunten vormen de basis voor de in dit plan opgenomen verbeteracties en planning hiervan.

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen 30,

Nadere informatie

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12 AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER Raadsvergadering: 27 mei 2015 Registratienummer: TB15.5023243 Agendapunt: 12 Onderwerp: Vaststelling archiefverordening gemeente Ten Boer 2015 Voorstel: 1. De Archiefverordening

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Jaarverslag archief. Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen. Datum: 20 febr. 2017

Jaarverslag archief. Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen. Datum: 20 febr. 2017 Jaarverslag archief 2016 Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen Datum: 20 febr. 2017 Voorwoord Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden. Hierdoor is onder

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Midden-Delfland februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L 2 0 1 6 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Aanleiding

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Besluit van Provinciale Staten

Besluit van Provinciale Staten Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland 2014 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN - Bijlage bij VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011- VNG-MODEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 Datum: 27 oktober 2014 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Persoverleg: Nee Bijlagen: 4 Afschrift

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda

Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda Rapportage Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda Gouda, april 2016 Auteur: Maro Pas Managementsamenvatting De gemeente Gouda hecht belang aan een gemeentebrede aanpak van het informatiebeheer.

Nadere informatie

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee:

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee: Postregistrator Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: VNG [VNG@VNG.NL] dinsdag 13 november 2012 11:30 gemeente Ledenbrief 12/099: Toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 IN12.06707 IIIIIIlllllllUlllllllIHll

Nadere informatie

Plan van aanpak behorende bij het KPI-verslag archiefbeheer Versie 2.7 (definitief)

Plan van aanpak behorende bij het KPI-verslag archiefbeheer Versie 2.7 (definitief) Plan van aanpak behorende bij het KPI-verslag archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Lokale regelingen 4 2. Kwaliteitssysteem informatiebeheer 5 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid

Nadere informatie

provinciale archieftoezicht op de waterschappen vindt in de nieuwe constellatie plaats op grond van de Gemeentewet.

provinciale archieftoezicht op de waterschappen vindt in de nieuwe constellatie plaats op grond van de Gemeentewet. Bijlage bij Statenbrief - zaaknummer 2015-010342 Memorie van toelichting. Inleiding Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277, gewijzigd Stb. 233 en 276, 2012 en Stb. 243,

Nadere informatie

16 december 2014 Corr.nr , BJC Nummer 74/2014 Zaaknr

16 december 2014 Corr.nr , BJC Nummer 74/2014 Zaaknr 16 december 2014 Corr.nr. 2014-47.635, BJC Nummer 74/2014 Zaaknr. 546408 Voordracht van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten van Groningen ter vaststelling van de wijziging van de Archiefverordening

Nadere informatie

Archiefverordening Avri 2016

Archiefverordening Avri 2016 NOTITIE Archiefverordening Avri 2016 Auteur Avri Versie 1 Datum 25 januari 2016 Archiefverordening Avri 2016 Het algemeen bestuur van Avri gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 1 februari

Nadere informatie

655070 rapportage Toezichtinformatie 2014

655070 rapportage Toezichtinformatie 2014 Heemstede De raad van de gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE Verzenddatum Bijlage Ons kenmerk Betreft 1 4 JULI 2015 655070 rapportage Toezichtinformatie 2014 Geachte raad, Op 1 oktober 2012

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

RAADSVOORSTEL. B en W-besluit nr.: Naam programma: Onderwerp

RAADSVOORSTEL. B en W-besluit nr.: Naam programma: Onderwerp RAADSVOORSTEL Rv. nr.: B en W-besluit d.d.: B en W-besluit nr.: Naam programma: Bestuur en dienstverlening Onderwerp Verordening Archief- en Informatiebeheer Leiden 2015 Aanleiding: Gemeenten zijn op grond

Nadere informatie

Overzicht met verbeterpunten welke eenvoudig kunnen worden aangepakt:

Overzicht met verbeterpunten welke eenvoudig kunnen worden aangepakt: Verslag dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager aan de raad aanbiedt omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet Inleiding Op grond

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

Tweejaarlijks verslag archief. Op grond van de Archiefverordening Oss 2011 periode

Tweejaarlijks verslag archief. Op grond van de Archiefverordening Oss 2011 periode Tweejaarlijks verslag archief Op grond van de Archiefverordening Oss 2011 periode 2012-2014 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GIDALC Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Samenstelling

Nadere informatie

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom ) : rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij staat vermeld negatief

Nadere informatie

lllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll

lllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll Gemeente ř Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom lllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll Uw kenmerk Uw brief Ons kenmerk U17-009649 Beh.

Nadere informatie

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2016

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2016 Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2016 Opsteller: Vincent Robijn - Gemeentearchivaris Aan: College van Burgemeester en Wethouders Datum: 8 juni 2017 1. Inleiding Zoals voorgeschreven

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer 2015

Besluit Informatiebeheer 2015 15.0002092 Besluit Informatiebeheer 2015 Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek, gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2015, Overwegende dat: - de voortschrijdende

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

JAARVERSLAG ARCHIEF 2014. Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG

JAARVERSLAG ARCHIEF 2014. Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG JAARVERSLAG ARCHIEF 2014 Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG Inleiding Het voorliggende KPI-verslag gemeente Aalten is gebaseerd

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN *ZE99C6E6C79* = Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN = = datum: 30 april 2014 ons kenmerk: ZA.14-26938/DU.14-20279 doorkiesnummer: (0599) 320 183 uw brief van: uw kenmerk: onderwerp: verslag en verantwoording

Nadere informatie

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht)

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) VERANTWOORDING U treft aan het verslag van de coördinator DIV met betrekking tot het archief van de Gemeente Achtkarspelen. Daarmee worden zowel

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief noord-hollands archief Noord-Hollands Archief Verslag over 2015 betreffende het door de gemeentearchivaris gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats Samenstelling Klaartje Pompe, hoofd afdeling archief-

Nadere informatie

Archiefverordening GGD Hart voor Brabant Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015

Archiefverordening GGD Hart voor Brabant Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015 f AB 20150112-5.4-1 Hart voor Brabant Gezondheid telt! Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015 Het algemeen bestuur van de GGD Hart voor Brabant, gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van

Nadere informatie

agendapunt 3.b.9 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Datum 11 oktober 2016 Bijlagen 3 Zaaknummer 52992

agendapunt 3.b.9 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Datum 11 oktober 2016 Bijlagen 3 Zaaknummer 52992 agendapunt 3.b.9 1272673 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 11 oktober 2016 Aard bespreking Besluitvormend

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag over de periode van januari 2014 tot mei 2015 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die nog niet

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Gemeenteblad nr. 348, 5 januari 2017 Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten, Gelet op: Artikel 6 van de Archiefverordening 2017; Overwegende

Nadere informatie

Verslag verantwoording archief- en informatiebeheer Dongeradeel 2015

Verslag verantwoording archief- en informatiebeheer Dongeradeel 2015 Verslag verantwoording archief- en informatiebeheer Dongeradeel 2015 StreekarchiefNoordoost Friesland Tj. Jongsma, april 2016 1 Inleiding Dit verslag is in feite een actualisatie van het verslag over 2014,

Nadere informatie

Team DIV Aan de Gemeenteraad van Purmerend Postbus DM PURMEREND

Team DIV Aan de Gemeenteraad van Purmerend Postbus DM PURMEREND gemeentebestuur PURMEREND Team DIV Aan de Gemeenteraad van Purmerend Postbus 15 1442 DM PURMEREND uw brief van uw kenmerk ons kenmerk 1369280 datum 2 mei 2017 onderwerp KPI-verslag archieftoezicht 2016

Nadere informatie

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1.

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1. Jaarverslag 2010 Archiefbeheer en zorg Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot Datum : 21 april 2011 Versie : _1 Document : 264 Zaaknummer : 11-12893 Inleiding.... 3 1. De wettelijke verplichting... 3

Nadere informatie

GEMEENTE VELSEN 1 * APR. 2015

GEMEENTE VELSEN 1 * APR. 2015 noord-hollands archief a Theo Pieters Gemeente Velsen Postbus 465 1970 AL IJMUIDEN X0 GEMEENTE VELSEN INGEK NR Docinfo 1 * APR. 2015 Datum: 9 april 2015 Onderwerp: Jaarverslag 2014 Uw kenmerk: Ons kenmerk:

Nadere informatie

D ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND

D ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND Overeenkomst tussen gemeente Edam-Volendam en Omgevingsdienst IJmond over het beheer van archiefbescheiden uit hoofde van de voor

Nadere informatie

Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. 8 mei ECIB/U Lbr. 17/022 (070)

Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. 8 mei ECIB/U Lbr. 17/022 (070) Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad Datum 8 mei 2017 Ons kenmerk ECIB/U201700314 Lbr. 17/022 Telefoon (070) 373 8835 Bijlage(n) 4 Onderwerp Model Archiefverordening 2017 en aanhangende modellen

Nadere informatie

de Archiefwet 1995; 2015;

de Archiefwet 1995; 2015; Archiefverordening 2016 De gemeenteraad van de gemeente Cranendonck gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d 3 november 2015 f '-fj - ^ ^3^' gelet op artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet

Nadere informatie

Waterschap pjj Rijn en IJssel

Waterschap pjj Rijn en IJssel Waterschap n.ijn en ussel ingekomen Waterschap pjj Rijn en IJssel 1i DEC. 2016 16.09912 Waterschap Rijn en IJssel t.a.v. het college van dijkgraaf en heemraden Liemersweg 2 7006 GG DETIN CHEM Doetinchem

Nadere informatie

gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d., nr

gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d., nr Ontwerp Archiefverordening Rijnland 2015 De Verenigde Vergadering van het hoogheemraadschap van Rijnland; gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d., nr overwegende dat -

Nadere informatie

Gemeentearchief Reimerswaal Jaarverslag

Gemeentearchief Reimerswaal Jaarverslag Gemeentearchief Reimerswaal Jaarverslag 2015 2016 Case 17.000173 Datum 28 maart 2017 Hanneke Jansen afdeling Dienstverlening Inhoudsopgave 1. Inleiding / aanleiding... 4 2. Formatie en werkzaamheden...

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Heemstede Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE -6 % ' ^ Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 1 augustus 2012

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

Besluit Algemeen bestuur

Besluit Algemeen bestuur Besluit Algemeen bestuur 07-07-2014 Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis 2014 Opsteller Wytse Kelder Aantal pagina s 6 Behandelend gremium Algemeen bestuur Datum overleg 07-07-2014

Nadere informatie

Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen. Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013

Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen. Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013 Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013 Commissie Oosting, 2008 interbestuurlijk (verticaal) toezicht op

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris Besluit Informatiebeheer gemeente Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, Gelet op artikel van de Archiefverordening

Nadere informatie

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam van 12 april 2011, registratienummer ; raadsstuk ;

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam van 12 april 2011, registratienummer ; raadsstuk ; Archiefverordening Rotterdam 2011 De raad van de gemeente Rotterdam, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam van 12 april 2011, registratienummer 578475; raadsstuk

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT]

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Waterschap ei [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Verslag toepassing Wet Revitalisering Generiek Toezicht Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) p. 2-7 p. 8-17 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT)

Nadere informatie