rhc regionaal historisch centrum eindhoven

Transcriptie

1 rhc regionaal historisch centrum eindhoven Raiffeisenstraat 18 Eindhoven Postbus AD Eindhoven i I B info@rhc-eindhoven.nl Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Helmond Postbus AZ HELMOND uw kenmerk onderwerp Audit archiefbeheer Geacht college, uw brief van ons kenmerk 5722/NLE datum 08 juni 2018 doorkiesnummer 7949 Introductie In het kader van het door het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) uit te oefenen toezicht met betrekking tot het beheer van de niet overgebrachte archieven conform de Archiefwet 1995 is in 2017 een onderzoek/audit bij de gemeente Helmond gedaan. Doelstelling onderzoek/audit De doelstelling van het onderzoek was het in beeld brengen in hoeverre er bij het beheer van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Helmond aan de Archiefwet 1995 en onderliggende landelijke en lokale regelgeving wordt voldaan. De volgende probleemstelling stond bij dit onderzoek centraal: "Wordt er bij de gemeente Helmond gewerkt volgens de normering en eisen van de weten regelgeving?" De scope van het onderzoek bestond uit een drietal punten: 1) Toetsing van de lokale regelingen; 2) Toetsing van de ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid; 3) Toetsing van het digitaal archiefbeheer. Rapportage Het resultaat van het onderzoek is vastgelegd in de "Rapportage onderzoek archiefbeheer gemeente Helmond 2017/2018" Aanbevelingen In de rapportage zijn naar aanleiding van de bevindingen aanbevelingen gedaan. Positief is dat tijdens het onderzoek is gebleken dat de gemeente maatregelen heeft getroffen ten aanzien van het vaststellen van een Archiefverordening en een Besluit Informatiebeheer. Dit betekent dat deze stukken actueel zijn en er een goede basis ligt voor het archiefbeheer bij de gemeente. Een andere belangrijke verbetering is dat er na het onderzoek maatregelen zijn getroffen ten aanzien van de borging van de digitale duurzaamheid.

2 Er zijn ook een paar aanbevelingen. Deze worden hieronder opgesomd: 1. Onderzoeken wanneer een wijziging in de gemeenschappelijke regeling gaat plaatsvinden en deze gelegenheid gebruiken om met de deelnemers de omissie(s) ten aanzien van de regels en bepalingen uit de Archiefwet 1995, die van toepassing zijn, te herstellen; 2. Onderzoeken wat er geregeld is met betrekking tot het archiefbeheer bij de uitbesteding van taken aan privaatrechtelijke partijen en vervolgens, indien nodig, aanpassen van de overeenkomsten om een goed, geordend en toegankelijk archiefbeheer te waarborgen. 3. Vastleggen van een metagegevensschema dat voldoet aan de regelgeving; 4. De procedure voor digitale vernietiging vastleggen en periodiek monitoren; Follow-up monitoring Het RHCe wordt graag van de voortgang van de implementatie van de overeengekomen verbeteracties schriftelijk op de hoogte gesteld. Hoogachtend, drs. N. Lehmann streekarchivaris RHCe 2/2

3 00 ro o oo, R A P P O R T A G E O N D E R Z O E K A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E H E L M O N D / S C O P E : B E H E E R N I E T - O V E R G E B R A C H T E A R C H I E F B E S C H E I D E N rho regionaal historisch centrum eindhoven M w. N. Lehmann, streekarchivaris Dhr. G-J. Hulsegge, archiefinspecteur Dhr. G. Dorssers, archiefinspecteur adres: auditing@rhc-eindhoven.nl postbus A D Eindhoven t: Eindhoven, 8 juni 201 8

4 Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting Lokale regelingen Ordening, authenticiteit, context,toegankelijkheid en duurzaamheid Digitale archiefbescheiden Algemene conclusie Aanbevelingen 4 2 Inleiding Aanleiding van het onderzoek Object en doelstelling onderzoek Scope van het onderzoek Aanpak onderzoek en de te hanteren onderzoeksmethoden 6 3 Resultaten Lokale regelingen Conclusie Aanbevelingen Ordening, Authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Conclusie Aanbeveling Digitale archiefbescheiden Conclusies Aanbevelingen 11

5 1 M A N A G E M E N T S A M E N V A T T I N G Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) heeft in de maanden november en december van 2017 een onderzoek gedaan naar het beheer van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Helmond. De doelstelling van het onderzoek is het in beeld brengen in hoeverre het beheer van de nietovergebrachte archieven van de gemeente Helmond aan de Archiefwet en onderliggende landelijke en lokale regelgeving voldoet. Hierbij is onvermijdelijk dat ook de zorg aan de orde komt. Zorg is de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheer, de voorwaarden om goed beheer mogelijk te maken, als ook de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het toezicht op het beheer. 1 De volgende probleemstelling staat bij dit Gemeentesecretaris onderzoek centraal: "Wordt er bij de gemeente Helmond gewerkt volgens de normering en eisen van de wet- en regelgeving?' Zorg College van B&W r r Beheer Hloezicht Streekarchivaris! Bij het toetsen van de mate waarin de gemeente Helmond het beheer van de nietovergebrachte archieven uitvoert, is als uitgangspunt gekozen voor een drietal hoofdstukken uit de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) van de VNG, hoofdstuk 1: Lokale regelingen, hoofdstuk 3: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid, hoofdstuk 4: Digitale archiefbescheiden. De informatie uit de aangeleverde documenten en de informatie uit de interviews met vakmedewerkers van de gemeente Helmond vormen de basis voor deze rapportage. De conclusies uit het onderzoek zijn in de onderstaande paragrafen samengevat. In een aparte paragraaf is een samenvatting van de aanbevelingen opgenomen. 1.1 LOKALE REGELINGEN Er is voorzien in de voorwaarden o m een goed archiefbeheer mogelijk te maken. Het archiefbeheer bij gemeenschappelijke regelingen en het archiefbeheer bij externe partijen krijgt de nodige aandacht van de jurist. 1.2 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT,TOEGANKELIJKHEID EN D U U R Z A A M H E I D Er wordt voor een deel gewerkt volgens de normering en eisen van de wet- en regelgeving. 1.3 DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Het digitale archiefbeheer wordt steeds beter uitgevoerd volgens de normering en eisen van de wet- en regelgeving. 1 Zie ook het organogram in de bijlage 'rolverdeling'.

6 1.4 ALGEMENE CONCLUSIE Op basis van de onderzochte onderdelen kan geconcludeerd worden dat de gemeente Helmond volop bezig is met digitaal werken. De gemeente beschikt over een archiefverordening en nadere regels informatiebeheer uit Vanwege de veranderende wetgeving en de totstandkoming van de gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven (MRE), vindt er actualisatie plaats van de lokale archiefregelgeving. De gemeente moet zorgdragen voor goede afspraken over het archiefbeheer bij de gemeenschappelijke regelingen en bij het uitbesteden van archiefbeheertaken bij privaatrechtelijke partijen. Momenteel blijkt dat dit onderwerp vanuit de gemeente al aandacht krijgt. Positief is de mate van aandacht voor een optimale informatieveiligheid. Dit gaat gepaard met een goed archiefbeheer (digitaal en analoog) en daarvoor zullen maatregelen moeten worden getroffen zoals regelgeving voorschrijft: het vaststellen van een metagegevensschema, zoals regelgeving voorschrijft; het vastleggen van de handelingen voor het digitaal archiefbeheer, zoals conversie en migratie; het vastleggen van een proces voor digitale vernietiging. 1.5 AANBEVELINGEN De aanbevelingen die naar aanleiding van het onderzoek zijn gedaan, zijn hieronder samengevat: 1. Onderzoeken wanneer een wijziging in de gemeenschappelijke regeling gaat plaatsvinden en deze gelegenheid gebruiken om met de deelnemers de omissie(s) ten aanzien van de regels en bepalingen uit de Archiefwet 1995, die van toepassing zijn, te herstellen; 2. Onderzoeken wat er geregeld is met betrekking tot het archiefbeheer bij de uitbesteding van taken aan privaatrechtelijke partijen en vervolgens, indien nodig, aanpassen van de overeenkomsten om een goed, geordend en toegankelijk archiefbeheer te waarborgen. 3. Vaststellen van een beleid omtrent de borging van de digitale duurzame toegankelijkheid van digitale informatie en deze periodiek monitoren; 4. Vastleggen van een metagegevensschema dat voldoet aan de regelgeving; 5. De procedure voor digitale vernietiging vastleggen en periodiek monitoren; 6. Handelingen zoals conversie, migratie en encryptie vastleggen, indien van toepassing;

7 I N L E I D I N G 2.1 AANLEIDING VAN HET ONDERZOEK De aanleiding van het onderzoek is het door het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) uit te oefenen toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven van de gemeente Helmond. 2.2 OBJECT EN DOELSTELLING ONDERZOEK Het object van het onderzoek is het beheer van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Helmond. De doelstelling van het onderzoek was het in beeld brengen in hoeverre er bij het beheer van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Helmond aan de Archiefwet 1995 en de onderliggende landelijke en lokale regelgeving wordt voldaan. Hierbij was het onvermijdelijk dat ook de zorg aan de orde k w a m. Zorg is de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van de archiefbescheiden. 2 Daarbij gaat het o m het creëren van de voorwaarden, alsmede zorgdragen voor voldoende mensen en middelen o m een goed beheer mogelijk te maken. De volgende probleemstelling staat bij dit onderzoek centraal: "Wordt er bij de gemeente Helmond gewerkt volgens de normering en eisen van de wet- en regelgeving?" 2.3 SCOPE V A N HET ONDERZOEK De scope van het onderzoek bestaat uit: 1) Lokale regelingen 2) Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 3) Digitale archiefbescheiden De volgende punten vallen buiten de scope van het onderzoek: * Interne kwaliteitszorg en toezicht; * Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; * Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats; * Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots; * Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; * Rampen, calamiteiten en veiligheid; * Middelen en mensen; Artikel 3 Archiefwet 1995

8 2.4 A A N P A K ONDERZOEK EN DE TE H A N T E R E N O N D E R Z O E K S M E T H O D E N De audit bestaat uit: Beoordelen van opgevraagde en aangeleverde documentatie; Gesprekken met vak- en beleidsfunctionarissen; Terugkoppelen gesprekken door middel van gespreksverslagen; Opstellen van een rapportage naar aanleiding van de bevindingen en geaccordeerde gespreksverslagen; Terugkoppeling concept-verslag met verantwoordelijke voor archiefbeheer; Terugkoppeling definitief verslag met portefeuillehouder namens het college van burgemeester en wethouders en gemeentesecretaris;

9 R E S U L T A T E N 3.1 LOKALE REGELINGEN Archiefverordening en besluit informatiebeheer De Archiefwet 1995 is van toepassing op de archiefvorming van overheidsorganen. In een archiefverordening en een besluit informatiebeheer is bepaald hoe binnen de organisatie vorm wordt gegeven aan de zorg en het beheer van het archief. De gemeente Helmond beschikt over een Archiefverordening (vastgesteld op 9 april 2013) en over een Nadere Regels Informatiebeheer Helmond 2013 (vastgesteld op 22 januari 2013). Reglement van orde van de gemeenteraad In het reglement van orde van de gemeenteraad artikel 20 (vastgesteld op 1 maart 2011) is opgenomen op welke wijze bestuursvergaderingen worden vastgelegd. Van elke gemeenteraadsvergadering worden notulen en een besluitenlijst gemaakt, dat in de eerstvolgende vergadering wordt vastgesteld. 3 Dit reglement zal in 2018 worden ingetrokken. Op het moment van de vervaardiging van dit verslag is dit nieuwe reglement nog niet vastgesteld. Mandaat Er is sprake van machtiging van het college van burgemeester en wethouders aan de ambtelijke organisatie, alsmede onder-mandatering aan de adviseur documentaire informatievoorziening ten aanzien van het archiefbeheer. Samen werkings verbanden/gemeenschappelijke regelingen In de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente Helmond deelneemt is steeds meer aandacht voor het archiefbeheer. Privaatrechtelijke partijen In de algemene voorwaarden in contracten zijn tegenwoordig wel de eigendomsrechten van de content geregeld, maar er zijn nauwelijks tot geen regelingen getroffen voor het archiefbeheer. 3 J. 1 CONCLUSIE "~ Er is voorzien in de voorwaarden om een goed beheer mogelijk te maken. Er wordt gestreefd te werken volgens de normering en eisen van wet- en regelgeving. Er moet aandacht moet worden gegeven aan het archiefbeheer bij de gemeenschappelijke regelingen en bij de privaatrechtelijke partijen AANBEVELINGEN 1) Onderzoeken wanneer een wijziging in de gemeenschappelijke regeling gaat plaatsvinden en deze gelegenheid gebruiken o m met de deelnemers de omissie(s) ten aanzien van de regels en bepalingen uit de Archiefwet 1995, die van toepassing zijn, te herstellen; 2) Onderzoeken wat er geregeld is met betrekking tot het archiefbeheer bij de uitbesteding van taken aan privaatrechtelijke partijen en vervolgens, indien nodig. 3 Reglement van orde, vastgesteld

10 aanpassen van de overeenkomsten om archiefbeheer te waarborgen. een goed, geordend en toegankelijk 3.2 ORDENING, AUTHENTICITEIT, C O N T E X T, TOEGANKELIJKHEID EN D U U R Z A A M H E I D Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Alle te bewaren archiefbescheiden worden zoveel mogelijk in het Document Management Systeem ( DMS, applicatie Verseon) gearchiveerd. Verseon is als zaaksysteem generiek uitgerold en wordt dus ook gebruikt daar waar nog eigen applicaties worden gebruikt. Deze taakapplicaties zijn zoveel mogelijk gekoppeld aan het zaaksysteem. Daar waar dat niet het geval is moet men twee systemen bijhouden, voorbeelden zijn Squit (milieu) en Octopus (bezwaarschiften). De inrichting van het D M S is in het verleden veelal gedaan vanuit de analoge wijze van archiveren in plaats van volledig digitaal werken. Sinds 2014 is het zaakgericht werken uitgangspunt en sinds 2016 is het digitaal archiveren leidend. Ordening en toegankelijkheid De zaaktypecatalogus en de metadata bepalen de structuur en toegang van het digitale archief. Ten aanzien van analoog archief bepaalt de Basis Archief Code (BAC) de structuur en een dossierinventaris vormt de toegang op de analoge archiefbescheiden. Authenticiteit en context Authenticiteit en context bij digitale archiefbescheiden worden bepaald door het toekennen van een zaaktype, het invullen van metadata en de kwaliteit van het gescande document. Digitalisering bouwvergunningen De bouwvergunningen 1906 tot 1990 zijn gedigitaliseerd door de firma M en R te Kampen aan de hand van het handboek digitalisering bouwvergunningen gemeente Helmond. Het handboek is op advies van de toenmalige streekarchivaris vastgesteld. De digitalisering is reeds afgerond en de betreffende bouwvergunningen zijn overgebracht naar de openbare archiefbewaarplaats van het RHCe. De digitalisering van de serie bouwvergunningen periode wordt op dit moment in eigen beheer gerealiseerd. Vernietiging van archiefbescheiden Vernietiging van archiefbescheiden vindt jaarlijks plaats. De vernietigingslijsten (v-lijsten) circuleren langs de vak-afdelingen. Vervolgens worden de V-lijsten ter goedkeuring aan de streekarchivaris aangeboden. Na goedkeuring wordt tot vernietiging overgegaan. Voor de vernietiging van de digitale bescheiden is in de software een digitale vernietigingsmodule aanwezig. Er wordt een lijst met te vernietigen documenten uitgedraaid. Alle documenten worden dan - na goedkeuring vernietigd. De toetsing en goedkeuring gaat uiteindelijk via het RHCe. Verder wordt verwezen naar 3.3. E-depot De gemeente beschikt nog niet over een E-depot. In het project Digitaal Duurzaam Beheer Systeem (DDBS), een samenwerking tussen de gemeenten uit de regio en het RHCe, is men bezig met het ontwikkelen van een E-depot waarbij de gemeente zal aansluiten. Dit e-depot is slechts een gedeelte van de oplossing voor een duurzame toegankelijkheid. De gemeente zal ook zelf maatregelen moeten treffen voor de duurzame toegankelijkheid van de digitale op termijn over te brengen archiefbescheiden. Hiervoor is aandacht binnen de gemeente. 8

11 3.2.1 CONCLUSIE Er wordt steeds meer gewerkt volgens de normering en eisen van de wet- en regelgeving AANBEVELING Vastleggen van beleid omtrent de borging van de digitale duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. 3.3 DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Digitaal archiefbeheer De gemeente streeft naar volledig digitaal werken. Op 28 juni 2013 is het handboek digitale vervanging gemeente Helmond door de toenmalige streekarchivaris dr. F.F.M. Ector geaccordeerd voor vaststelling door het College van Burgemeester en Wethouders. 4 De basis voor digitaal werken was daarmee gelegd. Met de uitrol van het zaaksysteem met een DMS-component is hiermee een grote stap gezet. Het digitale systeem is in de organisatie leidend. Echter wordt in de organisatie nog steeds ook analoog bewaard als werkarchief of gearchiveerd omdat het niet voor vervanging in aanmerking komt. Gebruik van overige archiefapplicaties en de relatie met het DMS Het D M S is generiek uitgerold, ook daar waar gebruik wordt gemaakt van taakapplicaties. In die gevallen waar de betreffende applicatie niet kan worden gekoppeld met het D M S moet men minimaal twee systemen bijhouden. Het D M S is leidend. Vernietiging Voor vernietiging van digitaal archief is een vernietigingsmodule in het D M S beschikbaar. Er wordt een lijst met te vernietigen documenten vervaardigd. Alle betreffende archiefbescheiden opgeslagen in het D M S worden na goedkeuring van deze lijst vernietigd. W a t betreft de te vernietigen documenten in de back-upbestanden geldt dat deze blijven bestaan totdat betreffend bestand is overschreven. Dit is uiterlijk na 1 jaar. Een procedure omtrent het vernietigen van digitaal archief ontbreekt. Metagegevensschema De toenmalige streekarchivaris dr. F.F.M. Ector heeft op 28 juni 2013 een metadataset goedgekeurd te gebruiken bij de digitale vervanging van fysieke documenten. 5 Het betreft een geheel van beschrijvende metadata. In samenwerking met de gemeenten uit de regio Zuidoost Brabant heeft de gemeente meegewerkt aan de ontwikkeling van een regionaal toe te passen metagegevensschema gebaseerd op het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) dat eind 2017 in gezamenlijkheid van gemeenten is overeengekomen. Ten aanzien van de metagegevens van de digitale bouwvergunningen, periode tot 1990, is een schema vastgesteld. 4 5 Handboek digitale vervanging gemeente Helmond, versie 25 juni 2013 Metadataset vervanging van fysieke berichten gemeente Helmond, versie 25 juni 2013

12 Ops/agforma ten De opslag van archiefbescheiden, met uitzondering van de gml-bestanden, vindt in het D M S plaats in het bestandsformaat PDF-A als eindresultaat. Dit is in het systeem ingeregeld. Conversie Er is geen controle of er goed is geconverteerd. Wel zijn conversiegegevens per document terug te halen. Er wordt geen verklaring van conversie opgesteld. Encryptie Er vindt geen encryptie plaats. Duurzaamheid Een beleid omtrent digitaal duurzame opslag moet nog worden vastgesteld. In forma tie veiligheid Er is op dit moment ruimschoots aandacht voor de informatieveiligheid. Dit bleek volgens ENSIA niet goed te zijn geregeld. Er is een begin gemaakt o m dit te verbeteren. De gemeente Helmond heeft inmiddels een informatiebeveiligingsplan opgesteld dat in de loop van 2018 door het College van Burgemeester en Wethouders zal worden vastgesteld. De intentie van het informatiebeveiligingsplan is om de problemen integraal aan te pakken en op te lossen. Zo zullen de gegevens- en beveiligingslekken in beeld moeten worden gebracht en vervolgens opgelost. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Een van de aspecten, die met informatieveiligheid te maken heeft is een privacybeleid. Ten aanzien hiervan is er een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld, met zowel adviserende als controlerende taken. De directe aanleiding is de inwerkingtreding van de A V G. Compliance Voor de nieuwe organisatie is er een complianceteam opgericht om vraagstukken op het gebied van informatieveiligheid, privacy, compliance en archivering te behandelen en af te stemmen. Het complianceteam wordt ingeschakeld op het moment dat er een project wordt opgestart (projectopdracht). Er vindt dan toetsing plaats aan de actuele wet- en regelgeving, privacy, architectuur, enzovoorts. Binnen het complianceteam wordt geen nieuw beleid gemaakt. Er wordt gecontroleerd met landelijke en lokale richtlijnen, alsmede vastgesteld beleid CONCLUSIES Het digitale archiefbeheer wordt steeds beter uitgevoerd volgens de normering en eisen van de wet- en regelgeving. Het D M S is leidend in de organisatie. Men streeft er naar alle gedigitaliseerde archiefbescheiden hierin onder te brengen. Men is in het bezit van goedgekeurde en vastgestelde handboeken vervanging archiefbescheiden. Informatieveiligheid heeft ruime aandacht. Problemen worden zowel beleidsmatig en praktisch goed opgepakt. Privacybeleid is daarbij een van de speerpunten. 10

13 00 ro o it. oo i cn i ro o M oo? AANBEVELINGEN 1) Vastleggen van een metagegevensschema dat voldoet aan de regelgeving; 2) De procedure voor digitale vernietiging vastleggen en periodiek monitoren; 3) Handelingen zoals conversie, migratie en encryptie vastleggen, indien van toepassing. 1 1

14 I Horizontale verantwoording overeenkomstig archiefverordenin Zorg College Burgemeester en van Wethouders ngnjpen m idien de IQQZ nipt Archiefwet 1995 niet of niet naar behoren wordt uitgevoerd. Toezicht achter* :hteraf College van edeputeerde e Staten Bestuurlijk Ambtelijk Beheer Gemeentesecretaris Toezicht Streekarchivaris RHCe Medewerkers DIV Toezicht op de naleving van Archiefwet 1995 Archiefinsoectie RHCe