Raadsinformatiebrief. Onderwerp Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer

Transcriptie

1 Raadsinformatiebrief Datum: 14 juni 2017 Registratienummer: Documentnummer: Portefeuillehouder: Mark Buijs Contactpersoon: Bart Ensing, Onderwerp Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer Inleiding Over de uitvoering van de Archiefwet 1995 wordt aan de gemeenteraad verantwoording afgelegd door het college van burgemeester en wethouders door middel van dit verslag. De provincie maakt vervolgens achteraf, bij de uitoefening van het generieke toezicht, gebruik van dezelfde informatie. Eind 2015 heeft de Provincie Noord-Brabant het Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht toegezonden. Hierin staat op welke manier zij de komende vier jaar het Interbestuurlijk Toezicht zullen uitoefenen op de gebieden Archief- en informatiebeheer, Financieel toezicht, Huisvesting vergunninghouders, Monumentenzorg, Omgevingsrecht en Ruimtelijke Ordening. Een belangrijk onderdeel uit het beleidskader is het systematisch toezicht. Daarbij stellen zij ieder jaar bij iedere gemeente vast in welke mate de taakuitvoering aan de eisen voldoet. Het interbestuurlijk toezicht Archief- en informatiebeheer van de Provincie Noord-Brabant sluit aan bij de aanbevelingen van de VNG. Dit houdt in dat het college de raad informeert over archiefzorg en -beheer via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s), voor het eerst gemeten in Het systematisch archieftoezicht is gebaseerd op de interne rapportage van het college aan de raad over de uitvoering van de Archiefwet in het voorgaande jaar. Met dit verslag brengt het college de raad ook op de hoogte van de verbeteringen die naar aanleiding van het verslag zijn of worden opgestart. De Provincie wil een afschrift van het verslag en de verbetervoorstellen die naar de raad zijn gestuurd ontvangen. Dit verslag is gebaseerd op het onderzoek van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). Deze indicatoren geven inzicht in hoeverre het archief- en informatiebeheer bij de gemeente voldoet aan de wet- en regelgeving. De provincie zal de komende 4 jaar in het kader van het interbestuurlijk toezicht archief- en informatiebeheer aan de volgende KPI-thema s aandacht besteden: 1. Lokale regelingen (KPI nr.1 ); 2. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden (KPI nr.3); 3. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder (KPI nr.4); 4. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats (KPI nr.6); 5. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots (KPI nr.7).

2 KPI-Thema s 1. LOKALE REGELINGEN (KPI nr.1 ) Heeft de gemeente een actuele archiefverordening en een actueel besluit informatiebeheer vastgesteld? En heeft de gemeente bij gemeenschappelijke regelingen of uitbesteding van taken voorzieningen getroffen voor de zorg voor archieven? Archiefverordening Boxtel De gemeente beschikt over een archiefverordening betreffende de archiefzorg en het toezicht op het archiefbeheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven. Hierin is de zorg geregeld die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Deze verordening is vastgesteld door de gemeenteraad op 25 maart 2008 en vervolgens medegedeeld aan het college van Gedeputeerde Staten. De verordening voldoet gedeeltelijk aan de huidige eisen. De aanwijzing van een archiefbewaarplaats is bijvoorbeeld niet opgenomen en regels betreffende de toezichthouder ontbreken in de regeling. Besluit Informatiebeheer Boxtel Het Besluit Informatiebeheer zal aan de huidige wettelijke eisen aangepast moeten worden. De regeling is vastgesteld op 8 januari 2008 en medegedeeld aan het college van Gedeputeerde Staten. Begin mei 2017 is door de VNG een nieuw model archiefverordening, aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer, beheerregeling informatiebeheer en Raadsbesluit archiefverordening vastgesteld. In Q3 van 2017 wordt een start gemaakt met het actualiseren en harmoniseren van de verordening en besluiten informatiebeheer voor gemeente Sint- Michielsgestel, Boxtel en MijnGemeenteDichtbij. Gemeenschappelijke regelingen / uitbesteding van taken Een actueel overzicht van gemeenschappelijke regelingen is onderdeel van de begroting en het jaarverslag (paragraaf F Verbonden partijen). - De Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer in 2017/2018 opnieuw vaststellen waarin de laatste wet- en regelgeving is verwerkt en deze mede te delen aan het college van Gedeputeerde Staten. 2. ORDENING, AUTHENTISITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN (KPI nr. 3) -Beschikt de organisatie over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archief bescheiden? -Kunnen authenticiteit en context van archiefbescheiden vastgesteld worden? -Is de toegankelijke staat van de archieven gewaarborgd? -Gebruikt de organisatie duurzame materialen voor het opmaken en bewaren van de archiefbescheiden? Overzicht van archiefbescheiden De gemeente maakt gebruik van een NEN 2028 en ISO 9001 gecertificeerd document management systeem (DMS): MyCorsaNxt van BCT, voor het registreren en beheren van de digitale archiefbescheiden. In het onderzoek Grip op Informatie, wat eind 2016 is afgerond, is er van de gehele organisatie een overzicht per team gemaakt. In dit overzicht staan de processen van het team, waar de documentopslag van dat proces plaatsvindt en hoe en wie deze informatie beheerd. Hieruit

3 blijkt dat er maar een beperkt gedeelte van deze informatie in het DMS staat. Andere plaatsen waar informatie staat zijn de vak-applicaties en afdelingsschijven. Met dit overzicht is er inzicht gekomen in waar de informatie is opgeslagen en hoe het beheer is geregeld. De fysieke dossiers kunnen worden ontsloten m.b.v. het DMS. In de Archiefregeling is opgenomen dat gemeenten dienen te beschikken over een Documentair structuurplan (DSP) om een samenhangend, actueel en compleet overzicht van de te bewaren archiefbescheiden te verkrijgen. De gemeente Boxtel maakt hiervoor gebruikt van de I-Navigator. De i-navigator is een beheers hulpmiddel, ontwikkeld om de informatiehuishouding van een organisatie in kaart te brengen en deze te beheren. Dit hulpmiddel voorkomt toekomstig verlies aan digitaal geheugen en maakt een adequaat informatie- en archiefbeheer mogelijk. Authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden De analoge (fysieke) archieven zijn in goede-, geordende- en toegankelijke staat overeenkomstig de bepalingen in de Archiefwet Enkele van deze archieven, met name de semi-statische archieven, zijn geplaatst in de archiefbewaarplaats van de gemeente. De statische archieven zijn overgedragen en bevinden zich in de archiefbewaarplaats van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in Den Bosch. De authenticiteit en de context zijn goed te herleiden uit de fysieke dossiers. De inventarissen van de statische- en overgedragen archieven van de gemeente Boxtel zijn digitaal te raadplegen op De toegankelijkheid is daarmee gewaarborgd. De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen en gegevensdragers voor het beheer van blijvend te bewaren archiefbescheiden, overeenkomstig de bepalingen in de Archiefregeling. Bij digitale archiefbescheiden gebeurt dit door het toekennen metagegevens. Er is geen beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metadataschema overeenkomstig het Toepassingsprofiel Lokale Overheden (TMLO). In de toekomst is dit een aanbeveling om digitale archieven over te brengen. De authenticiteit wordt mede geborgd door dat: - Documenten worden gegenereerd vanuit het DMS, versiebeheer is ingericht. - Van ontvangen documenten gegevens over authenticiteit worden vastgelegd in het DMS. - s (met eigenschappen) worden geïmporteerd in het DMS. Door gebruik te maken van de i-navigator wordt bij registratie in het DMS de context vastgelegd - Opstellen van een metadata schema om de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van digitale archiefbescheiden te waarborgen. 3. DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN IN HET BIJZONDER (KPI nr. 4) Zijn er adequate maatregelen genomen om digitale archiefbescheiden duurzaam te bewaren? Denk daarbij aan het vastleggen van de wettelijk voorgeschreven metagegevens, het gebruik van goede opslagformaten en voorzieningen van compressie, encryptie, migratie en conversie. Duurzaam bewaren, opslagformaten Er is geen beleid vastgesteld ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden. Er wordt niet volledig gewerkt op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). De gemeente is hiermee bekend en werkt op enkele onderdelen met dit referentiekader maar heeft dit niet vertaald in een beheersomgeving. Het document managementsysteem My Corsa Nxt wordt gebruikt voor het beheren van een groot aantal informatiestromen. Daarnaast bevindt zich veel informatie in (proces) applicaties of

4 op netwerkschijven. Om meer grip te krijgen op de informatie die niet in het DMS staat is er het programma digitaal en procesgericht werken gestart. Dit was ook een aanbeveling vanuit het onderzoek Grip op Informatie. Het programma gaat het platform Office 365 implementeren om het duurzaam bewaren van de informatie te verbeteren. Een ander onderdeel van het programma is het maken van een beleid op het beheer van digitale archiefbescheiden en het gebruik van een e-depot. De opslagformaten die gebruikt worden voldoen aan een open standaard. In 2016 is het oude document management systeem MyCorsa gemigreerd naar een nieuwe versie MyCorsaNxt. Dit is een webbased versie. Tijdens de migratie is aan de database niets veranderd. Er is een verslag opgesteld van de uitgevoerde stappen van het migratieplan. Er wordt geen gebruik gemaakt van compressietechnieken. Alleen bij standaard bestandsformaattechnieken vindt de normale compressie plaats waarbij weinig of geen dataverlies optreedt. - Vaststellen van beleid met betrekking tot beheer digitale archiefbescheiden - Vaststellen van beleid ten aanzien van functionele eisen om de authenticiteit van informatieobjecten, waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie, te waarborgen en overige afwijkende standaarden waarbij naast PDF-A ook het oorspronkelijke formaat zal worden bewaard. 4. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS (KPI nr. 6) Zijn alle te bewaren archieven ouder dan 20 jaar overgebracht naar de archiefbewaarplaats? De gemeente Boxtel heeft het overbrengen van een viertal archieven, ouder dan 20 jaar, naar de archiefbewaarplaats van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in Den Bosch nog niet formeel geregeld. Andere noodzakelijke werkzaamheden kregen in de voorafgaande jaren meer prioriteit. De gemeente heeft een machtiging aangevraagd bij de provincie voor het opschorten van de termijn van overbrenging overeenkomstig artikel 13, lid 3 van de Archiefwet De provincie heeft de gemeente gemachtigd de overbrenging van de archieven op te schorten tot 1 juli Daarbij is als voorwaarde gesteld dat informatie uit deze archieven openbaar is en toegankelijk is voor burgers. De volgende archieven dienen voor 1 juli 2018 overgedragen te worden aan het BHIC: - Archief gemeente Politie , ter grootte van 6 m1; - Archief gemeente Boxtel , ter grootte van 37 m1; - Archief gemeente Liempde , ter grootte van 18 m1; - Archief gemeente Boxtel , ter grootte van 21m1. De werkzaamheden worden op dit moment uitgevoerd. De verwachting is dat het overbrengen van de archieven voor i juli 2018 kan plaatsvinden. Voor het archiefbestand bouw-, milieu- en omgevingsvergunningen is een vervangingstraject opgestart dat is afgerond. De papieren bestanden zijn gedigitaliseerd en ingelezen in het document management systeem (DMS).. Daarna zal in overleg met het BHIC het overdragen van deze digitale bestanden naar een e-depot worden besproken. De eerste besprekingen hebben plaatsgevonden. In de huidige dienstverleningsovereenkomst met het BHIC is dit onderdeel nog niet geregeld. - De werkzaamheden voor overbrenging archieven worden op dit moment structureel uitgevoerd. De verwachting is dat het overbrengen van de archieven voor 1 juli 2018 kan plaatsvinden.

5 5. ARCHIEFPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS (KPI nr. 7) Voldoen alle fysieke archiefplaatsen en archiefruimten aan de eisen uit de Archiefregeling? Beschikt de gemeente voor de opslag van een permanent te bewaren digitale archiefbescheiden over een e-depot? De gemeente beschikt over een eigen archiefbewaarplaats en ruimte in de kelder van het gemeentehuis. In 2014 zijn, na opmerkingen van de provincie, de archiefbewaarplaats en - ruimte aangepast. Op enkele punten voldeed de ruimte niet meer aan de eisen voor brandveiligheid. De toetsing heeft plaatsgevonden aan de eisen van de Archiefregeling. Op 2 maart 2016 meldde de provincie dat zij instemt met de aangebrachte verbeteringen. De gemeente beschikt nog niet over de mogelijkheden van een e-depotvoorziening voor de permanente bewaring van digitale archiefbescheiden. Zoals gesteld bij punt 4 zal overleg plaatsvinden met het BHIC over een geschikte oplossing voor het overbrengen van digitale archiefbestanden. Ook wordt onderzocht wat het platform office365 hierin kan betekenen. De archiefregeling geeft geen specifieke eisen aan voor de bouw en inrichting van een serverruimte of datacentrum. Aan de hand van de checklist serverruimte voor een e-depot opgesteld door het Landelijk Overleg van Archiefinspecteurs (LOPAI) kan geconstateerd worden dat de gemeente grotendeel voldoet aan deze eisen. Slechts op enkele punten na, bij het onderdeel bouwkundige eisen en klimaatbeheersing, voldoet de serverruimte niet aan deze eisen - Verkennende gesprekken voeren met het BHIC over het aanpassen van de dienstverleningsovereenkomst op het onderdeel overbrengen van digitale bestanden naar een e-depot. Burgemeester en wethouders van Boxtel, De secretaris, drs. H.A.M. van Berkel De burgemeester, M. Buijs