Tweejaarlijks verslag archief. Op grond van de Archiefverordening Oss 2011 periode

Transcriptie

1 Tweejaarlijks verslag archief Op grond van de Archiefverordening Oss 2011 periode Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GIDALC

2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 4 DIV HERINDELING MAASDONK 4 REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT OP ZORG EN BEHEER ARCHIEVEN 4 POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 4 VOORUITBLIK INTERBESTUURLIJK TOEZICHT 4 ARCHIEVEN 5 INLEIDING 5 DYNAMISCHE ARCHIEVEN 5 SEMI-STATISCHE ARCHIEVEN 5 STATISCHE ARCHIEVEN 5 ORGANISATIE VAN HET BEHEER 6 ZORGDRAGER 6 TOEZICHT OP ZORG EN BEHEER 7 TOEZICHT OP ZORG 7 TOEZICHT OP BEHEER 7 INTERN TOEZICHT 8 WIJZIGING TOEZICHT 8

3 ARCHIEFRUIMTEN 8 PROJECTEN 9 PROJECT VOORBEREIDENDE WERKZAAMHEDEN M.B.T. OVERDRACHT MILIEUDOSSIERS OSS C.A. 9 PROJECT OVERDRACHT ARCHIEF GEMEENTE OSS PERIODE PROJECT AANPAK VERNIETIGBARE BESTANDEN 9 VERWERKING WERKDOSSIERS VAN AFDELINGEN EN AMBTENAREN 9 PROJECT SUBSTITUTIE C.Q. VERVANGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN 9 PROJECT BIBLIOTHEEK 9

4 Managementsamenvatting Hierbij treft u het tweejaarlijks verslag aan van de afdeling Administratief Logistiek Centrum (ALC) van de dienst gemeentebedrijven, onderdeel Documentaire Informatievoorziening (DIV), dat aan de raad wordt aangeboden. Dit verslag wordt opgesteld op grond van artikel 8 van de Archiefverordening Oss In deze rapportage wordt ingezoomd op activiteiten en ontwikkelingen op het gebied van documentaire informatievoorziening in de periode van DIV De focus in deze periode binnen de afdeling Administratief Logistiek Centrum (ALC) is vooral gericht op het verder digitaliseren van ingekomen post en het digitaal archiveren daarvan. Naast deze activiteit blijft het verwerken van fysieke archieven de nodige aandacht vragen. Qua archivering blijft er voor de afdeling ALC nog steeds sprake van een hybride omgeving, omdat er zowel sprake is van digitaal archiveren en het fysiek opslaan van documenten. Op een aantal activiteiten wordt in de navolgende hoofdstukken ingegaan maar de belangrijkste ontwikkelingen wil ik hier alvast vermelden. Herindeling Maasdonk Eind 2014 is de herindeling met Maasdonk afgerond. Dit heeft ook zij het beperkte consequenties gehad voor de documentaire informatievoorziening. Revitalisering Generiek Toezicht op zorg en beheer archieven De Wet Revitalisering Generiek Toezicht is op 1 oktober 2012 in werking getreden. De bedoeling van de wet is vereenvoudiging van het interbestuurlijk toezicht. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat de gemeenteraad meer zelf de taken van haar bestuur controleert. Postbehandeling en digitalisering poststromen Gedurende deze verslagperiode zijn de meeste afdelingen aangesloten op het Document Management Systeem. (DMS) Hierdoor vindt de inkomende poststroom voortaan digitaal plaats en worden uitgaande brieven ook digitaal opgeslagen. De verwachting is dat medio 2015 de fasegewijze uitrol per afdeling is afgerond. De belangrijkste kenmerken van het werken met DMS zijn, dat alle medewerkers van de gemeente Oss vanaf iedere werkplek: ;) ; t digitaal ontvangen (alle brieven worden gescand); -archief vervangt het papieren archief) Vooruitblik 2015 Interbestuurlijk toezicht Het interbestuurlijk toezicht is in beweging. Het Beleidsplan Interbestuurlijk Toezicht door de Provincie Brabant gaat in 2015 zijn laatste jaar in. Op dit moment wordt gewerkt aan het beleidsplan Hierbij wordt ook input vanuit gemeenten en waterschappen gebruikt. Verandering uitvoering interbestuurlijk toezicht Mede naar aanleiding van signalen van gemeenten en waterschappen heeft de Provincie een aantal rondetafelbijeenkomsten georganiseerd. De uitkomst daarvan is dat de Provincie een aantal verbeterpunten in het interbestuurlijk toezicht heeft onderkend: De doelstelling van het toezicht moet duidelijker, gaat het alleen om toetsing aan de wet of ook om kwaliteitsverbetering bij de toezichtgenieters; Het toezichtsproces moet duidelijker, hoe en wanneer is welke functionaris of (bestuurs) laag aan zet; Communicatie moet helder, tijdig en naar de juiste doelgroep; Vertrouwen moet uitgangspunt zijn (dit punt komt er mede naar aanleiding van de signalen vanuit de gemeenten en waterschappen in). Deze veranderingen moet leiden tot een vernieuwde vorm van interbestuurlijk toezicht vanaf Uitvoeringsprogramma 2015

5 Vanuit het beleidsplan wordt jaarlijks een uitvoeringsprogramma opgesteld. In het Uitvoeringsprogramma 2015 staan de belangrijkste activiteiten van de Provincie voor de verschillende aandachtsgebieden. Voor het aandachtsgebied Archief- en Informatiebeheer wordt de nadruk gelegd op enkele risico s: Terugvindbaarheid en betrouwbaarheid van archief en informatie. Bewaaromstandigheden archieven. Herindelingen, reorganisaties en uitbestedingen en de gevolgen voor archiefbeheer. Hierop aansluitend gaat de Provincie in 2015 in zijn toezicht naar de gemeenten bijzondere aandacht geven aan de volgende activiteiten: Audio- en video-opnamen van raadsvergaderingen (videotulen) Archiveren van agenda s Metagegevensschema (terugvindbaarheid van met name digitale archieven) Horizontale verantwoording als een van de uitgangspunten van de wet revitalisering generiek toezicht Digitaal depot voor de overbrenging van digitale archieven Incidenten en voorlichting welke aanleiding kunnen zijn tot nader onderzoek of maatregelen vanuit de Provincie Archieven Inleiding Binnen de fysieke archieven zijn drie fasen te onderscheiden: Dynamisch (dagelijks gebruikt door de medewerkers van de gemeente; meestal 2 tot ca. 4jaar); Semi-statisch (nog af en toe gebruikt door de medewerkers; meestal ca jaar); Statisch (vrijwel niet meer gebruikt door de medewerkers; ouder dan 20 jaar). De laatste jaren is sprake van afbouw van fysieke archieven en komen digitale archieven daarvoor in de plaats. In een digitale wereld is deze onderverdeling minder zichtbaar. Onderstaande toelichting spitst zich dan ook toe op de fysieke archieven. Dynamische archieven Deze archieven staan bij de afdeling GIDALC op de derde verdieping van het gemeentehuis. Door opschoning en digitalisering hebben wij de omvang van deze archieven gehalveerd. Deze trend zal zich komende jaren verder voortzetten. Op de werkplek van de afdeling personeelszaken stonden de personeelsdossiers. Deze zijn eveneens geheel gedigitaliseerd en de fysieke dossiers zijn opgeruimd. Semi-statische archieven Deze archieven zijn opgeslagen in archiefruimten onder het gemeentehuis en in de archiefruimten van Raadhuislaan 13 (onder studie Bliq) Door vooral prioriteit te geven aan het opschonen van deze archiefbescheiden, is de omvang van het semi-statisch archief ook ten opzichte van de vorige verslagperiode sterk geslonken. Dit houdt in dat wij deze archiefruimte niet meer nodig hebben. Door ons te richten op digitalisering en de gevolgen van het nieuwe kantoorconcept is de afgelopen jaren een achterstand ontstaan in de overdracht van permanent te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in s-hertogenbosch. Vanaf medio 2014 hebben wij een hogere prioriteit gegeven aan de inventarisatie en opschoning van archiefbescheiden die permanent bewaard moeten blijven. Deze archiefbescheiden gaan over de periode en wij verwachten deze in 2016 over te brengen naar het BHIC. Statische archieven Zoals blijkt uit het voorgaande onderdeel moeten archiefbescheiden, die zich in de semi-statische archieven bevinden en volgens archiefwetgeving permanent bewaard dienen te worden, te worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Oss is de grootste deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling (BHIC), waarbij 19 organisaties zijn aangesloten. Het BHIC zorgt dat die archiefbewaarplaats voldoet aan de daaraan gestelde eisen. De overgebrachte archieven worden door het BHIC beheerd en beschikbaar gesteld aan onderzoekers. De meeste overgebrachte archieven die

6 daar zijn opgeslagen zijn in principe openbaar, tenzij bij de akte van overdracht tijdelijke beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld. Naast het raadplegen van documenten in fysieke vorm in de studiezalen, wordt vaak internet als hulpmiddel op afstand ingezet. (Zie eventueel de website van BHIC: In deze verslagperiode hebben twee overdrachtsmomenten van archieven richting BHIC plaatsgevonden. 26 november 2013: restant bouwvergunningen van de voormalige gemeente Oss over de periode met een omvang van ongeveer 38 m1 22 september 2014: 1e serie bouwvergunningen voormalige gemeente Oss met een omvang van ongeveer 32 m1 Organisatie van het beheer In het kader van dit verslag is het van belang om in het kort aan te geven hoe het beheer van de archieven volgens de wettelijke regels is vastgesteld en hoe hier in de praktijk bij de gemeente Oss vorm aan wordt gegeven. Zorgdrager Het college van burgemeester en wethouders is belast met de zorg voor de archieven van de gemeente. In de praktijk ligt deze taak bij het cluster Documentaire Informatievoorziening van de afdeling Administratief Logistiek Centrum. Teamleider ALC Cluster Documentaire logistiek Cluster Documentaire informatievoorziening Cluster Financiële administratie Eenheid Documentaire logistiek De volgende taken zijn binnen de eenheid ondergebracht (deze opsomming en die bij de andere eenheden zijn bedoeld om een beeld te geven van de taakverdeling; het is geen volledige lijst): vastleggen documenten (inclusief registreren en inboeken facturen); distribueren documenten; toegankelijk maken documenten; ordenen documenten; selecteren documenten; beheren documenten; beschikbaar stellen documenten; rappelleren bij vertraging in de routing of het terug bezorgen van stukken. Eenheid Documentaire informatieverzorging De medewerkers van de eenheid nemen de inhoudelijke documentaire informatie-verzorging ter hand. Denk onder andere aan de volgende taken: verzorgen van structurele aanpassingen in het beheer van documenten; onderzoeken documenten; schonen archieven; uitvoeren operationeel applicatiebeheer documentaire informatievoorziening.

7 Toezicht op zorg en beheer Volgens archiefwetgeving is het college van burgemeester en wethouders belast met de zorg voor de archieven. De provinciale archiefinspectie houdt toezicht op de uitvoering van deze taak en brengt periodiek rapportages uit over de stand van zaken. In deze verslagperiode ging het om : maart 2013: ingezoomd op het proces van vervanging van fysieke door digitale documenten juli 2014: onderzoek naar de archiefruimten van de afdeling Burgerzaken. Daarnaast wordt door de gemeentearchivaris, in de Osse situatie, door het Brabants Historisch Informatie Centrum, toezicht op het beheer van archiefbescheiden uitgeoefend, die zich in de Osse archiefruimten bevinden. Deze instantie heeft in deze verslagperiode twee inspectierapporten uitgebracht te weten: april 2014: Verslag archiefinspectie aan de Raadsgriffie. juni 2014: Verslag archiefinspectie aan de Rekenkamercommissie Toezicht op zorg Toezicht op de archiefzorg is een vorm van interbestuurlijk toezicht. Gedeputeerde staten van een provincie zijn belast met het toezicht op de zorg voor archieven van gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en regionale politiekorpsen. Zij kunnen de bestuurders van deze overheidsorganisaties (de zorgdragers) aanspreken op hun bestuurlijke verantwoordelijkheden op dat terrein. In de praktijk voert de Provinciale Archiefinspectie namens gedeputeerde staten deze vorm van toezicht uit. In dat kader zijn er in deze verslagperiode twee bezoeken van de archiefinspectie aan Oss geweest : Toetsing werkwijze bij het vervangen van fysieke documenten door digitale exemplaren. De conclusie van het onderzoek is dat we voldoen aan de eisen die destijds waren opgesteld ten aanzien van de vervanging. Daarbij is een positief oordeel gegevens over de inrichting van onze digitale processen : Bezoek aan de afdeling Burgerzaken om de bewaaromstandigheden van akten van de burgerlijk stand in kaart te brengen. Men heeft enkele opmerkingen geplaatst over de inrichting van de archiefruimten waar deze akten staan (blussers, kabelgoten e.d.). In overleg met de afdeling Vastgoed zijn de nodige maatregelen in november 2014 uitgevoerd, zodat weer voldaan wordt aan de wettelijke eisen. Toezicht op beheer Bij toezicht op het archiefbeheer houdt een onderdeel van de overheid zelf toezicht op de naleving van de archiefwetgeving door de andere onderdelen bij die overheid. Dit toezicht wordt bij de gemeente Oss uitgevoerd door onze archivaris, die werkzaam is bij het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Dit laatste is gebaseerd op grond van artikel 32, 2e lid, van de Archiefwet 1995 en betreft specifiek het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Door het BHIC wordt gecontroleerd of de archieven op een doelmatige en doeltreffende manier worden opgezet en beheerd volgens de wettelijke voorschriften die daarvoor gelden. In deze verslagperiode zijn er door het BHIC twee archiefinspecties uitgevoerd : Inspectiebezoek aan de Raadsgriffie. De belangrijkste conclusie treft u in onderstaand schermafdruk aan:

8 : Inspectiebezoek aan de Rekenkamercommissie De belangrijkste conclusie treft u in onderstaande schermafdruk aan: Naast voorgaande inspectie heeft het BHIC de procedureel vereiste adviezen over de vernietiging van archiefbescheiden uitgebracht. Intern toezicht Naast het externe toezicht van de provinciale archiefinspectie en het BHIC kent Oss een vorm van intern toezicht. De kwaliteitsmedewerker documentaire informatievoorziening, voert in overleg met zijn teamleider een aantal van belang zijnde kwaliteitscontroles uit en legt deze vast in een rapportage. De bevindingen worden gerapporteerd aan de leidinggevenden van de afdeling Informatieve diensten en eveneens aan afdelingshoofden en teamleiders van andere afdelingen als daar aanleiding voor is. Wijziging toezicht De Wet Revitalisering generiek toezicht is per 1 oktober 2012 in werking getreden. De gemeenteraad zal meer zelf de taken van het bestuur controleren. Hieraan zijn twee belangrijke randvoorwaarden verbonden: * de controlerende positie van de raad moet in zijn kracht worden gezet * de verantwoording moet zoveel mogelijk transparant en openbaar zijn Om de raad hierbij te ondersteunen voert het Kwalteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) het project Revitalisering Generiek Toezicht uit via Waar staat je gemeente.nl. Daarnaast kan een gemeente ook periodiek verslaglegging aan de raad doen. Het gaat hierbij overigens niet alleen om toezicht op archieven maar ook om andere vakgebieden zoals financiën, ruimtelijke ontwikkeling, omgevingsrecht, monumentenzorg en externe veiligheid. Archiefruimten Op dit moment beschikt Oss over onderstaande archiefruimten.

9 1. Het centrale archief bevindt zich op de derde verdieping bij de afdeling GIDALC. Dit archief bestaat uit een dynamisch archief en is opgeslagen in vierladekasten; 2. Bij de afdeling Personeel & Organisatie stonden de dynamische personeelsdossiers van ambtenaren in dienst bij de gemeente Oss opgesteld. Deze zijn inmiddels overgebracht naar het semi-statisch archief. 3. De 3 archiefruimten in de kelder. Raadhuislaan 2; 4. De archiefruimten bij Raadhuislaan 13 (Bliq); Deze archiefruimten zijn nagenoeg opgeschoond en worden in 2015 afgestoten. Projecten Hieronder volgt de stand van zaken van die projecten die in de afgelopen twee jaar zijn afgerond of op dit moment nog lopen. Project voorbereidende werkzaamheden m.b.t. overdracht milieudossiers Oss c.a. Afgelopen twee jaar zijn diverse werkzaamheden uitgevoerd die betrekking hebben op milieudossiers van Oss en voormalige gemeenten die nu onder Oss vallen. Hieronder een overzichtje van deze categorie archiefbestanden die in 2015 daadwerkelijk aan het BHIC kunnen worden overgebracht. 1. milieudossiers van de voormalige gemeenten Berghem, Megen en Ravenstein over de periode milieudossiers van Oss en de voormalige gemeente Lith over de periode Project overdracht archief gemeente Oss periode Dit project loopt nog en het gaat hier om ongeveer 500 strekkende meter aan archiefbestanden. Zoals toegelicht onder punt 3 semi-statische archieven geven wij hier vanaf 2014 bijzondere prioriteit aan. We hebben deze overdracht dan ook als specifiek project gedefinieerd en externe ondersteuning ingeschakeld. Daarnaast hebben we kritisch de omvang van de over te brengen archieven onderzocht en hebben een effectieve aanpak bepaald. De verwachting is dat wij daarmee het project in overeenstemming met de wens van de provinciale archiefinspectie in 2016 kunnen afronden. Project aanpak vernietigbare bestanden Naast de wettelijk over te dragen archiefbestanden, bestaan er ook grote aantallen dossiers die niet permanent bewaard behoeven te worden. Deze dossiers zijn afgestemd per vernietigingsjaar. Zo hebben we nog de series van 2010 t/m 2014 die vernietigd moeten worden. Daarnaast dient er met het BHIC nog overleg plaats te vinden over de betreffende verklaringen van vernietiging. In deze verslagperiode is ongeveer 250 strekkende meter archief daadwerkelijk vernietigd. Verwerking werkdossiers van afdelingen en ambtenaren De 130 verhuisdozen, die in het kader van het flexibele huisvestingsconcept destijds in het archief zijn geplaatst, zijn gedurende deze verslagperiode allemaal door medewerkers van GIDALC verwerkt. Project substitutie c.q. vervanging van archiefbescheiden In de vorige rapportage is al veel aandacht voor dit doorlopend project geweest. De Archiefwet 1995 kent de mogelijkheid om originele ontvangen archiefbescheiden te vervangen door digitale documenten. Concreet betekent 'substitutie' dat het papieren document vervangen wordt door het digitale document en daarvan is pas echt sprake als het fysieke document is vernietigd. De procedure was zodanig dat voor elke afdeling afzonderlijk een aanvraag bij onze archivaris en provinciale archiefinspectie moest worden ingediend. In de loop van 2014 zijn deze aanvragen afgerond en heeft Oss nu voor alle afdelingen groen licht om alle fysieke ingekomen documenten te scannen en deze scans te beschouwen als het formele ingekomen document. Project bibliotheek Naast de digitalisering van archiefbescheiden is in het begin van elk kalenderjaar tijdens deze verslagperiode opnieuw binnen het bibliotheekgebied nagegaan of het huidige contract met de uitgever van vooral digitale abonnementen nog voldoet aan de Osse behoefte. Het resultaat van dat onderzoek heeft uitgewezen, dat een aantal abonnementen kon vervallen omdat het gebruik zeer laag bleek te zijn. Bij de totstandkoming van het nieuwe contract is vooral gelet op verbeterde functionaliteit van het systeem en de eenvoudige toegang voor gebruikers. Vanaf elke werkplek, kan elke medewerker indien nodig, gebruik maken van dit digitale systeem. Naast volledige wetteksten is ook commentaar op die wetteksten te vinden en is de mogelijkheid aanwezig om jurisprudentie te raadplegen. Daarnaast kan men een aantal abonnementen op tijdschriften ook digitaal raadplegen. Voor degenen die een i-pad ter beschikking hebben, kunnen ook een special app hiervoor downloaden.

10