O O *

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "O O *"

Transcriptie

1 O O * Verslag verantwoording archief- en informatiebeheer gemeente Súdwest-Fryslân

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Bevindingen en aanbevelingen Lokale regelingen Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Digitale archiefbescheiden Vernietigen en vervreemden van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Archiefbewaarplaatsen, Archiefruimten en e-depots Ter beschikking stelling van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden9 2.9 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Middelen en mensen Samenvatting Bijlagen: 2 (corsanrs. O , O ) Pagina 2 van 11 O

3 1. Inleiding Dit stuk gaat over het toezicht op de gemeentelijke archieven. Vóór 2014 werd het toezicht op de gemeentelijke archieven uitgevoerd door de Provincie, namelijk door de provinciale archiefinspectie. De provincie maakte aan de hand van hun jaarlijkse bezoek aan de gemeente een verslag op dat aan de gemeente werd aangeboden. Door een wijziging van bestaande en invoering van nieuwe wetgeving is deze inspectietaak gedeeltelijk bij de gemeente terecht gekomen. Wet Revitalisering Generiek Toezicht Op 1 oktober 2012 is de wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT) in werking getreden. Het specifieke toezicht van de provincie is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturend toezicht is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf, ook wel horizontale verantwoording genoemd. Het college van B en W moet zich in de eerste plaats verantwoorden voor de uitvoering van de taken aan de gemeenteraad. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het toezicht. In de praktijk betekent dat dit toezicht niet meer vooraf wordt uitgeoefend door middel van verplichte consultaties en het vragen van toestemming aan Gedeputeerde Staten, maar achteraf. De toezichthouder beschikt over twee belangrijke bevoegdheden voor optreden achteraf: 1. De provincie kan op basis van artikel 124 van de Gemeentewet in plaats treden van- en op kosten van- de gemeente, indien er sprake is van onbehoorlijke of niet tijdige uitvoering van een wettelijke verplichte beslissing, handeling of resultaat door het college of de raad. 2. Schorsing en vernietiging van een besluit van het college of de raad dat strijdig is met het algemeen belang of recht op basis van artikel 237a van de Gemeentewet. Aan de wijziging van het interbestuurlijk toezicht zijn twee randvoorwaarden aan verbonden: De controlerende positie van de raad moet in zijn kracht gezet worden; Verantwoording moet zoveel mogelijk transparant en openbaar zijn. Dit is niet nieuw. Met de dualisering van de Gemeentewet is de controlerende rol van de raad al een belangrijk onderdeel van de verantwoordingsstructuur van de gemeente. Juist met deze wijziging in het toezicht wordt er nu gerekend op de kracht en de ondersteunende rol van de raad. Om de raad te ondersteunen bij haar controlerende rol om de transparantie te vergroten heeft het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) in opdracht van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) het project Revitalisering Generiek Toezicht via waarstaatjegemeente.nl uitgevoerd. Op deze site wordt ingegaan op de kritische prestatie indicatoren (KPI s) die voor het interbestuurlijk toezicht van belang zijn. Deze indicatoren geven inzicht in de prestaties van gemeenten op de wettelijke medebewindstaken. Deze informatie is van de raad van belang om te beoordelen of de gemeente aan plichten voldoet. Ook voldoen deze indicatoren zoveel mogelijk aan de informatievraag van de verticale toezichthouder die op de hoofdlijnen informatie van de gemeente nodig heeft om aan haar rol invulling te geven. Omdat de toezichthouder sober en terughoudend op zal treden zal er in beginsel geen aanvullende informatie meer noodzakelijk. Archieftoezicht en Interbestuurlijk Toezicht In de archiefverordening van Súdwest-Fryslân, vastgesteld op 14 november 2013, is in artikel 8 bepaald dat het college van Burgemeester en wethouders eenmaal in de twee jaar aan de raad verslag aan de raad doen hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van de Archiefwet. Omdat in onze gemeente nog geen gemeentearchivaris is benoemd, is volgens de wet de gemeentesecretaris de beheerder van het archief. De taken hieromtrent worden uitgeoefend door het team Informatievoorziening( artikel 8 Besluit Informatiebeheer Súdwest-Fryslân). Om de gemeenten te ondersteunen bij de horizontale verantwoording van de zorg en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 heeft de VNG een raamwerk Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) ontwikkeld. Beantwoording van deze archief KPI s geeft inzicht in het voldoen van de gemeente aan de wettelijke verplichtingen en vereisten die door de Archiefwet 1995 en andere voorschriften worden gesteld en bieden daarmee tevens een kapstok voor de (verplichte) verslaglegging door het Pagina 3 van 11 O

4 college van B en W aan de gemeenteraad. De archief KPI s brengen tevens een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. De archief KPI s bevatten de volgende te toetsen elementen: 1. Lokale regelingen; 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden; 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden; 5. Vernietiging. Vervanging en vervreemding van archiefbescheiden; 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar archiefbewaarplaats; 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots; 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden; 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid; 10. Middelen en mensen. Uitvoering De gemeentearchivaris of bij zijn afwezigheid de gemeentesecretaris heeft op basis van artikel 32, lid 2 van de Archiefwet twee hoofdtaken: 1. Beheer van de te bewaren archiefbescheiden in de statische fase na overdracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats; 2. Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden in de dynamische en semi-statische fase. Het besluit Informatiebeheer SWF heeft de uitvoering van taken van de beheerder van het gemeentearchief overgedragen aan het team Informatievoorziening. Het ligt dan voor de hand dat dat team het KPI-verslag opmaakt. De adviseur Documentaire Informatievoorziening, die het archiefbeheer en -toezicht in zijn takenpakket heeft, is belast met het opstellen van het verslag. Als archiefzorgdrager is het college van B en W op basis van artikel 30 van de Archiefwet verantwoordelijk voor het vaststellen van het KPI-verslag. Het vastgestelde verslag wordt dan ter beoordeling naar de gemeenteraad gezonden. Hierna wordt het verslag ook nog eens aan de provinciale toezichthouder gezonden. Het verslag In het verslag wordt aan de hand van de tien KPI s ingegaan op de stand van zaken van de archieven en de informatiehuishouding. Het is gebaseerd op de door de adviseur Documentaire Informatievoorziening ingevulde vragenlijsten (als bijlage aan verslag toegevoegd). De ingevulde vragenlijsten worden gebruikt om te bepalen waar de gemeente SWF op dit moment staat. In de vragenlijsten wordt verschil gemaakt tussen niet overgedragen archieven en naar de archiefbewaarplaats overgedragen archieven. Beide aspecten komen in het verslag aan de orde, hoewel de nadruk ligt op de niet overgedragen archieven. Uit de ingevulde vragenlijsten wordt duidelijk of de gemeente voldoet aan de wettelijke eisen. Is dat niet het geval, dan is in de systematiek van het interbestuurlijk toezicht sprake van taakverwaarlozing. Het niet oplossen van de oorzaak daarvan kan de provincie doen beslissen om in de plaats van de gemeente te treden. Hoewel de gemeente moet voldoen aan alle eisen van de Archiefwet, kan wel gesteld worden dat het oplossen van sommige gebreken een hogere prioriteit heeft dan de andere. Gelijktijdig met verslag worden aanbevelingen op gesignaleerde knelpunten gedaan. Een groot aantal opgenomen zaken zijn niet zomaar op te lossen en behoren in feite tot een continue proces tot verantwoorde kwaliteitsverbetering, waarvan de daartoe behorende middelen en tijdsinvestering behoort tot het teamplan. KPI vragenlijsten Van de kant van de provincie worden de KPI vragenlijsten beoordeeld aan de hand van een aantal cruciale risicofactoren. Deze zijn: 1. Het beheer van zowel analoge als digitale overheidsinformatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem; Pagina 4 van 11 O

5 2. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht; 3. Zowel analoge als de digitale overheidsinformatie wordt tijdig vernietigd dan wel overgebracht; 4. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt duurzaam beheerd en is geplaatst in daartoe geëigende omgevingen Deze risicofactoren zijn omgezet naar de volgende thema s, waarbij de beoordeling plaats vindt aan de hand van verschillende KPI vragen: Kwaliteitssystem; Goede, geordende en toegankelijke staat; Selectie, vernietiging en openbaarmaking; Beheeromgevingen. De ingevulde KPI vragenlijsten (2014 en 2015, zie bijlagen) verschillen niet veel van elkaar. Bij 2015 is bij de overgebrachte archieven een wijziging te zien bij de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen. Dit wordt nader uitgewerkt in het verslag bij het punt 7 over de archiefbewaarplaatsen. Pagina 5 van 11 O

6 2. Bevindingen en aanbevelingen 2.1 Lokale regelingen Zowel de archiefverordening SWF als het Besluit Informatiebeheer SWF zijn actueel. Met de invoering van de Wet RGT en wijziging van de Archiefwet zijn de Archiefverordening Súdwest-Fryslân en het Besluit Informatiebeheer Súdwest-Fryslân aangepast. De archiefverordening SWF is door de raad vastgesteld in zijn vergadering van 14 november Het Besluit Informatiebeheer SWF is door het college van B en W in haar vergadering van 27 januari 2014 vastgesteld. Ook heeft de gemeente een bezoekersreglement archieven. Dit is door het college van B en W vastgesteld in haar vergadering van 15 mei Aanbeveling Blijf zorgen voor een actuele Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer. Vooral het laatste verdient aandacht i.v.m. met verhuizingen archieven voormalige gemeenten buiten de gemeente SWF. 2.2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient er een toetsbaar kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer te zijn. SWF beschikt niet over een kwaliteitssysteem. In feite dient informatiebeheer gedocumenteerd en toetsbaar plaats te vinden op basis van referentiekaders en normen van bijvoorbeeld KING en het Nederlands Normalisatie Instituut. Voor de analoge archief- en dossiervorming zijn de nodige handleidingen, procedures en voorschriften aanwezig. Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) ingesteld ten behoeve van de regie over het gemeentelijk archiefbeleid waaronder zaken t.a.v. vervanging, vervreemding, overbrenging en beperking van de openbaarheid zal, is enkele malen bijeengekomen. De gemeente SWF doet dit in samenwerking met de gemeenten De Fryske Marren en Heerenveen. Aanbeveling Stel kwaliteitsprocedures vast met ingang van 1 januari Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden. Ordening vindt plaats conform de BasisArchiefCode van de VNG. Het Document Management Systeem (DMS) is niet zodanig ingericht dat authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden is gewaarborgd. Er is geen vastgesteld metadataschema (overzicht van beschrijvende gegevens over een document). Metadata wordt niet eenduidig gebruikt wat de toegankelijkheid niet ten goede komt. Contextuele metadata wordt handmatig vastgelegd. Er wordt geen geautomatiseerde contextmetadata vastgelegd. Een duurzaamheidsplan gericht op langdurige bewaring van digitale documenten ontbreekt. Kenmerken ten behoeve van de authenticiteit worden handmatig vastgelegd, maar is op dit moment ad hoc en niet gebaseerd op vorm, inhoud en gedrag van bestanden. De gemeente beschikt niet over een volledig overzicht waarin aangegeven wordt over welke analoge en digitale gegevensbestanden het beschikt, waar deze zich bevinden, hoe deze beheerd (ook voor de langere termijn), bewaard en geraadpleegd worden en wie er voor verantwoordelijk is. De meeste archiefbescheiden, zowel de niet- overgebrachte als afgesloten archiefbescheiden, bevinden zich in goede en geordende staat. Pagina 6 van 11 O

7 Het papier, de printers en inkt/toners, mappen en hechtmechanieken die de gemeente gebruikt voldoen aan de eisen van de Archiefregeling Bij inkoop van de materialen wordt rekening gehouden met de eisen genoemd in de Archiefregeling. Aanbevelingen Stel een metadataschema op en stel deze vast. Stel een digitaal duurzaamheidsplan op en stel deze vast. DMS inrichten conform NEN 2082 voor wat betreft contextmetadata en authenticiteit. Metadata zoveel mogelijk geautomatiseerd laten vastleggen. Het opstellen van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van analoge en digitale bestanden, waarmee een verantwoorde wijze van beheer van informatie gerealiseerd kan worden. Zorg voor opname van de kwaliteitseisen uit de Archiefreling in het inkoopproces. 2.4 Digitale archiefbescheiden De gemeente werkt deels aan digitaal informatiebeheer. Voor zover er mee wordt gewerkt wordt aan de wettelijke eisen voldaan namelijk aan de Archiefwet en NEN Bij de gemeente wordt zowel analoog (fysiek) als digitaal gearchiveerd. Dit wordt hybride archivering genoemd. De analoge en digitale dossiers dienen synchroon te lopen. Een kleine meting wees uit dat niet altijd het geval is. Dit is een verbeterpunt. De gemeente kent een DMS namelijk Corsa. Voor het opbouwen van digitale dossiers wordt Corsa-Arch(ief) gebruikt. Helaas komt niet alle informatie Corsa. Op zich zou dit niet zorgelijk zijn als applicaties waar in de organisatie ook mee wordt gewerkt zouden voldoen aan de Archiefwet en NEN 2082 en/of er een koppeling met Corsa. Dit is helaas vaak niet het geval. Zo kan er bepaalde informatie die van belang kan zijn niet gedeeld worden. Aanbevelingen Er voor zorgen dat de digitale en fysieke dossiers synchroon lopen. Inspanning te verrichten dat op termijn er wel koppelingen mogelijk zijn met het huidige of toekomstige (zaakgericht werken) DMS. 2.5 Vernietigen en vervreemden van archiefbescheiden Bij de dossiervorming zowel fysiek (analoog) als digitaal wordt rekening gehouden met de selectie van op termijn vernietigbare bescheiden en de te bewaren en uiteindelijk over te dragen archiefbescheiden. Jaarlijks worden de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden volgens de geldende voorschriften vernietigd en op de juiste wijze vastgelegd. In december 2013 (C ) is een verzoek, uitgevoerd in 2014, aan het college gedaan voor vervroegde vernietiging van cliëntendossiers Algemene Bijstandwet (Abw) en Wet werk en bijstand (WBB) in verband met ruimtegebrek in de gemeente aanwezige archiefbewaarplaatsen c.q. archiefruimten. Het college heeft ingestemd met het verzoek om vervroegde vernietiging. In de toelichting van de gemeentelijke selectielijst Archiefbescheiden (Staatscourant van 25 juni 2012 nr ) staat onder meer dat gemeenten in het kader van de Wet Werk en Bijstand kunnen besluiten de termijn van 20 jaar te bepalen op 7 jaar indien het college hiertoe een besluit neemt. Het was een éénmalige machtiging. Het ging over dossiers over de periode Voor de uitvoering hiervan is dus aan alle wettelijke regels voldaan. Bij de fysieke en digitale archiefvorming wordt in de eerste fase al rekening gehouden met de cultuurhistorie. Echter bij digitale opbouw is dit niet in een veld zichtbaar. Aanbevelingen Bij de jaarlijkse vernietiging er goed op letten dat er zowel digitaal als fysiek wordt vernietigd en dat de procedure correct wordt uitgevoerd. Pagina 7 van 11 O

8 Bij het project zaakgericht werken moet duidelijker rekening worden gehouden met cultuurhistorie. Dit kan door middel van een veld cultuurhistorie in te voeren. De werkgroep zaakgericht werken hierop attenderen. 2.6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats. Dit punt is eigenlijk bij SWF nog niet van toepassing. De gemeente bestaat pas sinds Wel heeft de gemeente afgesloten archieven van de rechtsvoorgangers. Deze bevinden zich in archiefbewaarplaatsen die voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling Het gaat om de navolgende archieven: Archieven van de voormalige gemeente Bolsward; Archieven van de voormalige gemeente Nijefurd en rechtsvoorgangers; Archieven van de voormalige gemeente Sneek; Archieven van de voormalige gemeente Wûnseradiel; Archieven van de voormalige gemeente Wymbritseradiel en rechtsvoorgangers; Archief van de voormalige Intergemeentelijke Sociale Dienst (ISD); Archief van het voormalige ICT- samenwerkingsverband Zuidwest-Friesland (ISZF). 2.7 Archiefbewaarplaatsen, Archiefruimten en e-depots De gemeentelijke archiefruimten (voor de niet-overgebrachte archieven) zijn in orde. De archiefruimte van de Burgerlijke Stand is onderzocht en voldoet aan de wettelijke eisen. De gemeente heeft de beschikking over twee serverruimtes te weten 1 in Bolsward en 1 in Leeuwarden. Beide ruimtes zijn beveiligd tegen inbraak, ongeautoriseerde toegang, voorzien van klimaatbeheersing, brandmelders en cameratoezicht. Watermelders ontbreken. Alle relevante data wordt simultaan op beide locaties opgeslagen en er worden back-ups gemaakt. De back-ups worden op 3 locaties bewaard en zijn ook goed beveiligd. Wat de archiefbewaarplaatsen betreft het navolgende: De gemeentelijke archiefbewaarplaatsen voldoen aan de wettelijke eisen. De historische archieven bevinden zich op diverse locaties hetgeen niet een ideale situatie is. Graag vaart maken met de voortgang om te komen tot een centrale archief-bewaarplaats. In het besluit Informatiebeheer gemeente SWF staan de archiefbewaarplaatsen vermeldt. Ten tijde van de herindeling waren op alle locaties van de voormalige gemeentehuizen archiefbewaarplaatsen aanwezig. Door afkeuring (wateroverlast)van de archiefbewaarplaats van de voormalige gemeente Bolsward en afstoting van de gemeentehuizen van de voormalige gemeenten Nijefurd en Wûnseradiel moest naar geschikte locaties worden omgekeken die voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling Deze bleken binnen de gemeente SWF niet beschikbaar te zijn. Het archief van de voormalige gemeente Bolsward en een gedeelte van het archief van de voormalige gemeente Sneek is ondergebracht bij de gemeente Franekeradeel. Hiertoe heeft de gemeente een overeenkomst met de gemeente Franekeradeel gesloten. Daar genoemde gemeente op zeer korte termijn ook gaat herindelen heeft ze de ruimte weer nodig. In februari 2017 verhuist het archief van de vm. Gemeente Bolsward en een gedeelte van Sneek tijdelijk naar het streekarchief in Dokkum. Pagina 8 van 11 O

9 Met het streekarchief in Dokkum is ook een overeenkomst gesloten voor tijdelijke plaatsing van de archieven van de voormalige gemeenten Nijefurd en Wûnseradiel. Zoals eerder aangegeven verhuist het archief van de voormalige gemeente Bolsward en een gedeelte van Sneek in februari 2017 naar Dokkum. Dit wordt dan ook nog in de bestaande overeenkomst met het streekarchief toegevoegd. In de gemeente SWF bevinden zich thans nog twee archiefbewaarplaatsen die aan de wettelijke eisen voldoen namelijk: De archiefbewaarplaats locatie IJlst. Hier bevinden zich de archieven van de voormalige gemeente Wymbritseradiel en rechtsvoorgangers; De archiefbewaarplaats Sneek. Hierin bevindt zich 90 procent van het archief van de voormalige gemeente Sneek. Deze bewaarplaats wordt ook gebruikt voor de opbouw van het archief van SWF. De te vernietigen stukken van de rechtsvoorgangers van SWF bevinden zich allemaal op locatie IJlst. E-depot is bij ons nog niet op toepassing. Aan de ontwikkelingen wordt wel actief aan deelgenomen. Aanbevelingen Bij de unit Archief over te gaan naar clean desk. Kamer unit Archief beveiligen. Watermelders serverruimtes installeren. Aansturen om snel te komen tot één centrale archiefbewaarplaats. Vinger aan de pols houden bij ontwikkelingen e-depot. 2.8 Ter beschikking stelling van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden De gemeentelijke organisatie voldoet in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet. Bij het ontbreken een gemeentearchivaris is de gemeentesecretaris de beheerder van de gemeentearchief. In het besluit Informatiebeheer SWF is de taak opgedragen aan het team Informatievoorziening. De taak wordt uitgevoerd door een adviseur Documentaire Informatievoorziening. Voor de locaties in Franeker en Dokkum is bij overeenkomst het beheer tijdelijk over gedragen aan respectievelijk de gemeenten Franekeradeel en het streekarchief in Dokkum. De archieven zijn in principe openbaar (tenzij anders aangegeven en bepaald bij overdracht, inbewaargeving of schenking) en kosteloos raadpleegbaar in de bezoekersruimte te Sneek, IJlst, Franeker en in de studiezaal op het streekarchief te Dokkum. Het merendeel van de archieven is toegankelijk via beschrijvende inventarissen. Het overige deel is toegankelijk via dossierinventarissen. Voor afgesloten archieven geldt dat deze toegankelijk moeten zijn d.m.v. een beschrijvende inventaris. Aanbevelingen Inventarisatie maken van archieven waarvan nog een beschrijvende inventaris van gemaakt moet worden. De tijd en kosten in kaart brengen wat genoemde gaat kosten. 2.9 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Ten aanzien van de archiefbescheiden (of andere objecten met een cultuurhistorische waarde) zijn geen plannen of procedures i.v.m. calamiteiten. Dit geldt voor zowel de overgebrachte als overgedragen archieven in de archiefbewaarplaatsen. Aanbeveling Zorg gezamenlijk met ICT voor een calamiteitenplan. Pagina 9 van 11 O

10 2.10 Middelen en mensen Er is voldoende menskracht en geld beschikbaar om de wettelijke taken uit te voeren. Door de snelle ontwikkelingen op het gebied van de Informatievoorziening met name de digitalisering, veranderende wetgeving is het van belang dat de medewerkers hier proactief in zijn en zich de kennis eigen te maken d.m.v. seminars, cursussen ect. De ontwikkelingen houden ook een verandering in werkzaamheden in. Het niveau van de werkzaamheden wordt zwaarder. Aanbeveling Personeelsbestand passend bij de veranderende situatie ontwikkelen. Dat is kwalitatief en niet kwantitatief. Pagina 10 van 11 O

11 3. Samenvatting Het archief functioneert voldoende. Onderstaande aanbevelingen hebben de hoogste prioriteit om het niveau van het archiefbeheer op een hoger niveau te brengen: Personeelsbestand passend bij veranderende situatie te ontwikkelen. Dat is kwalitatief en niet kwantitatief. De archiefkamer beveiligen. Geen bezetting is deur op slot. Clean desk policy scherper uitvoeren. Kwaliteitsprocedures opstellen en uitvoeren per 1 januari Pagina 11 van 11 O

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER 2014-2015 Inleiding Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT) in werking getreden. De invoering

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,

Nadere informatie

Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn

Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn * PA201 400694* Post en Archief 201400694 Verslag archiefzorg en -beheer 2012-2013 Gemeente Zuidhorn Gemeente Zuidhorn Samenvatting Voor u ligt het verslag Archiefzorg en -beheer 2012-2013 gemeente Zuidhom.

Nadere informatie

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp:

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: 1 Gemeente ļj įí Berçen Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom III II III II III INI III IIII o 1 NOV. 2013 Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Verslag Kritische

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema

Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema Advies B&W tģļļ flj/j ^ĩorsële B&W 22 januari 2013 Beslissing Akkoord Bespreken Registratienummer Burgemeester Gelok Raadsinformatiebijeenkomst n.v.t. Secretaris Van den Berge yy y Gemeenteraadsbijeenkomst

Nadere informatie

Verslag verantwoording archief- en informatiebeheer Dongeradeel 2015

Verslag verantwoording archief- en informatiebeheer Dongeradeel 2015 Verslag verantwoording archief- en informatiebeheer Dongeradeel 2015 StreekarchiefNoordoost Friesland Tj. Jongsma, april 2016 1 Inleiding Dit verslag is in feite een actualisatie van het verslag over 2014,

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee:

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee: Postregistrator Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: VNG [VNG@VNG.NL] dinsdag 13 november 2012 11:30 gemeente Ledenbrief 12/099: Toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 IN12.06707 IIIIIIlllllllUlllllllIHll

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk ,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk , VERORDENING INFORMATIEBEHEER GEMEENTE GRONINGEN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394, gelet op de artikelen 30, eerste

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F Verslag archief 2015 2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 3 DIV 2015 3 POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 3 INTERBESTUURLIJK

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2016 GR Ferm Werk 6 juli 2017 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording af aan het algemeen bestuur en Gedeputeerde Staten

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

Inleiding Aanleiding Resultaat

Inleiding Aanleiding Resultaat Memo Aan: Gemeenteraad Oude IJsselstreek Cc: Van: College B&W Datum: 9 februari 2017 Kenmerk: 17ini00254 Onderwerp: Jaarlijks verslag gemeentearchivaris over beheer archiefbescheiden Inleiding Bijgevoegd

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over 2015 Auteur: Wil Mettes Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Versie 1.0 april 2016 Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

Nadere informatie

Jaarverslag archief. Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen. Datum: 20 febr. 2017

Jaarverslag archief. Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen. Datum: 20 febr. 2017 Jaarverslag archief 2016 Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen Datum: 20 febr. 2017 Voorwoord Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden. Hierdoor is onder

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand. van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam

Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand. van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam over 2014 Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht R. Lassche BMIC,

Nadere informatie

RAADSVOORSTEL 16R.00535

RAADSVOORSTEL 16R.00535 RAADSVOORSTEL 16R.00535 gemeente WOERDEN Indiener: college van burgemeester en wethouders Datum: 20 september 2016 Portefeuillehouder(s): burgemeester Portefeuille(s): Bestuurlijke en juridische zaken

Nadere informatie

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Avalex gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 2 maart 2017 gelet op artikel 40,

Nadere informatie

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12 AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER Raadsvergadering: 27 mei 2015 Registratienummer: TB15.5023243 Agendapunt: 12 Onderwerp: Vaststelling archiefverordening gemeente Ten Boer 2015 Voorstel: 1. De Archiefverordening

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gouda 2016

Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gouda 2016 Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gouda 2016 INLEIDING Het college van Burgemeester en Wethouders is ingevolge artikel 30 Archiefwet zorgdrager voor de gemeentelijke archiefbescheiden en dient daar

Nadere informatie

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 4 oktober 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1.1 Aanleiding van het onderzoek 3

Nadere informatie

Besluit van Provinciale Staten

Besluit van Provinciale Staten Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland 2014 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet

Nadere informatie

gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d., nr

gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d., nr Ontwerp Archiefverordening Rijnland 2015 De Verenigde Vergadering van het hoogheemraadschap van Rijnland; gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d., nr overwegende dat -

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen

Nadere informatie

RAADSVOORSTEL. B en W-besluit nr.: Naam programma: Onderwerp

RAADSVOORSTEL. B en W-besluit nr.: Naam programma: Onderwerp RAADSVOORSTEL Rv. nr.: B en W-besluit d.d.: B en W-besluit nr.: Naam programma: Bestuur en dienstverlening Onderwerp Verordening Archief- en Informatiebeheer Leiden 2015 Aanleiding: Gemeenten zijn op grond

Nadere informatie

Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda

Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda Rapportage Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda Gouda, april 2016 Auteur: Maro Pas Managementsamenvatting De gemeente Gouda hecht belang aan een gemeentebrede aanpak van het informatiebeheer.

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING

GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING In het verslag van de archivaris zijn per Kritische Prestatie Indicator aandachtspunten geformuleerd. Deze aandachtspunten vormen de basis voor de in dit plan opgenomen verbeteracties en planning hiervan.

Nadere informatie

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN - Bijlage bij VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011- VNG-MODEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Gemeenteblad nr. 348, 5 januari 2017 Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten, Gelet op: Artikel 6 van de Archiefverordening 2017; Overwegende

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

de Archiefwet 1995; 2015;

de Archiefwet 1995; 2015; Archiefverordening 2016 De gemeenteraad van de gemeente Cranendonck gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d 3 november 2015 f '-fj - ^ ^3^' gelet op artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s gemeente Reimerswaal 2013

Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s gemeente Reimerswaal 2013 Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s gemeente Reimerswaal 2013 Kruiningen, oktober 2013 Inleiding... 3 1. Lokale regelgeving...

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2014 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Jaarverslag archiefbeheer en -zorg

Jaarverslag archiefbeheer en -zorg 2014 Colofon Opgesteld door : A.W. Boot Datum : 9apri 2015 Versie : 1.0 Document : 15-18576-3643 Inhoudsopgave 1. Inleiding......3 2. Wettelijke verplichtingen.....3 3. Beheer van archieven.....3 4. Huisvesting...

Nadere informatie

Verbeteringen KPI- rapportage Gemeente Zederik juli 2014 t.o.v. rapportage november 2013

Verbeteringen KPI- rapportage Gemeente Zederik juli 2014 t.o.v. rapportage november 2013 Verbeteringen KPI- rapportage Gemeente Zederik juli 2014 t.o.v. rapportage november 2013 = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving Ja: groene arcering. Gemeente voldoet aan de norm Deels: oranje

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer 2015

Besluit Informatiebeheer 2015 15.0002092 Besluit Informatiebeheer 2015 Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek, gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2015, Overwegende dat: - de voortschrijdende

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluit Informatiebeheer Valkenswaard 2011 Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluiten vast te stellen de navolgende: Voorschriften

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen. Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013

Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen. Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013 Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013 Commissie Oosting, 2008 interbestuurlijk (verticaal) toezicht op

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L 2 0 1 6 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Aanleiding

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Midden-Delfland februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college

Nadere informatie

Jaarverslag archief. Gemeente Hoogeveen. Datum: 15 februari 2017

Jaarverslag archief. Gemeente Hoogeveen. Datum: 15 februari 2017 Jaarverslag archief 2016 Gemeente Hoogeveen Datum: 15 februari 2017 Voorwoord Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden. Hierdoor is onder meer het archieftoezicht

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg).

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg). HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg BESLUIT: Vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Wetstechnische informatie

Nadere informatie

Tweejaarlijks verslag archief. Op grond van de Archiefverordening Oss 2011 periode

Tweejaarlijks verslag archief. Op grond van de Archiefverordening Oss 2011 periode Tweejaarlijks verslag archief Op grond van de Archiefverordening Oss 2011 periode 2012-2014 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GIDALC Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. 8 mei ECIB/U Lbr. 17/022 (070)

Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. 8 mei ECIB/U Lbr. 17/022 (070) Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad Datum 8 mei 2017 Ons kenmerk ECIB/U201700314 Lbr. 17/022 Telefoon (070) 373 8835 Bijlage(n) 4 Onderwerp Model Archiefverordening 2017 en aanhangende modellen

Nadere informatie

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT]

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Waterschap ei [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Verslag toepassing Wet Revitalisering Generiek Toezicht Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) p. 2-7 p. 8-17 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT)

Nadere informatie

BAOZW/U Lbr. 11/049

BAOZW/U Lbr. 11/049 Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8020 betreft horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201101357 Lbr. 11/049

Nadere informatie

Officiële uitgave van het college van dijkgraaf en heemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.

Officiële uitgave van het college van dijkgraaf en heemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. WATERSCHAPSBLAD 29 Officiële uitgave van het college van dijkgraaf en heemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. Nr. 7834 september 2016 Bekendmaking Besluit Informatiebeheer Hoogheemraadschap

Nadere informatie

Norm 1: Bestuur en Beleid

Norm 1: Bestuur en Beleid Norm 1: Bestuur en Beleid De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens het college van burgemeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn

Nadere informatie

Wetgeving Regeling/Model Kwaliteitscriteria Oordeel gemeenteraad. archiefzorg. Medegedeeld aan GS. Informatiebeheer tbv archiefbeheer

Wetgeving Regeling/Model Kwaliteitscriteria Oordeel gemeenteraad. archiefzorg. Medegedeeld aan GS. Informatiebeheer tbv archiefbeheer Publieke verantwoording gemeentelijke archiefzorg en -beheer Wetgeving /Model Kwaliteitscriteria Oordeel art. 30 art. 32 Algemene wet bestuursrecht titel 10.1. Gemeentewet art. 160-169 Burgerlijk Wetboek

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen 30,

Nadere informatie

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten:

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: Hoofdstuk I Algemene bepalingen VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET BEHEER

Nadere informatie

Gemeentearchief Reimerswaal Jaarverslag

Gemeentearchief Reimerswaal Jaarverslag Gemeentearchief Reimerswaal Jaarverslag 2015 2016 Case 17.000173 Datum 28 maart 2017 Hanneke Jansen afdeling Dienstverlening Inhoudsopgave 1. Inleiding / aanleiding... 4 2. Formatie en werkzaamheden...

Nadere informatie

Wordt er voldaan aan de norm. Het "Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zuidhorn 2010" is vastgesteld in de B&W-vergadering van 2 februari 2010.

Wordt er voldaan aan de norm. Het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zuidhorn 2010 is vastgesteld in de B&W-vergadering van 2 februari 2010. * UITWERKING KPI'S GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN Wordt er voldaan aan de norm Norm (onderdeel) 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 Verordening

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer gemeente Eindhoven verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995

Verslag archief- en informatiebeheer gemeente Eindhoven verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 Verslag archief- en informatiebeheer gemeente Eindhoven 2014-2016 verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 gemeente Eindhoven Sector Facilitaire en Administratieve Ondersteuning

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijdemeren; gelet op de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995; en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Heemstede Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE -6 % ' ^ Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 1 augustus 2012

Nadere informatie

Archiefverordening Avri 2016

Archiefverordening Avri 2016 NOTITIE Archiefverordening Avri 2016 Auteur Avri Versie 1 Datum 25 januari 2016 Archiefverordening Avri 2016 Het algemeen bestuur van Avri gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 1 februari

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN *ZE99C6E6C79* = Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN = = datum: 30 april 2014 ons kenmerk: ZA.14-26938/DU.14-20279 doorkiesnummer: (0599) 320 183 uw brief van: uw kenmerk: onderwerp: verslag en verantwoording

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

In 2013 zijn al veel verbeterpunten opgepakt en op dit moment staan de volgende punten nog open:

In 2013 zijn al veel verbeterpunten opgepakt en op dit moment staan de volgende punten nog open: Verslag dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager aan de raad aanbiedt omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet Inleiding Op grond

Nadere informatie

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS,

Nadere informatie

agendapunt 3.b.9 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Datum 11 oktober 2016 Bijlagen 3 Zaaknummer 52992

agendapunt 3.b.9 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Datum 11 oktober 2016 Bijlagen 3 Zaaknummer 52992 agendapunt 3.b.9 1272673 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 11 oktober 2016 Aard bespreking Besluitvormend

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

centrum voor regionaal historisch onderzoek Verslag van het toezicht op het archiefbeheer van de gemeente Waterland 2016

centrum voor regionaal historisch onderzoek Verslag van het toezicht op het archiefbeheer van de gemeente Waterland 2016 Waterlands Archief centrum voor regionaal historisch onderzoek Verslag van het toezicht op het archiefbeheer van de gemeente Waterland 2016 Mevrouw L.M. de Beurs Archiefinspecteur Waterlands Archief Juni

Nadere informatie

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid december 2004-januari 2005 Rijksarchiefinspectie Basisgegevens 1 Naam organisatie Raad voor de Transportveiligheid (RVTV)

Nadere informatie

HOOFDSTUK 2 DE ZORG VAN GEDEPUTEERDE STATEN VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN

HOOFDSTUK 2 DE ZORG VAN GEDEPUTEERDE STATEN VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN CVDR Officiële uitgave van Utrecht. Nr. CVDR366047_1 29 december 2016 Besluit van Provinciale Staten van Utrecht van 9 februari 2015, nr. 8108B1AD, betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de

Nadere informatie

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK Brabantlaan 1 Postbus 90151 -Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Archiefverordening GGD Hart voor Brabant Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015

Archiefverordening GGD Hart voor Brabant Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015 f AB 20150112-5.4-1 Hart voor Brabant Gezondheid telt! Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015 Het algemeen bestuur van de GGD Hart voor Brabant, gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van

Nadere informatie

Besluiten het navolgende Besluit Informatiebeheer provincie Utrecht 2014 vast te stellen.

Besluiten het navolgende Besluit Informatiebeheer provincie Utrecht 2014 vast te stellen. BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE UTRECHT 2014 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie