Gemeente fl Bergen op Zoom

Transcriptie

1 Gemeente fl Bergen op Zoom Aan de leden en burgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: - Toezichtoordeel archief-en informatiebeheer 2017 Ons kenmerk U Beh. door B. Steffensen Afdeling Middelen, Facilitair Inkoop DIV Datum 6 SEP, 2018 Doorkiesnr Bijlage(n) 2 Beste leden en burgerleden, Het archiefverslag 2017 en de daaruit vloeiende verbeteracties hebben wij in april 2018 vastgesteld en ter kennisname aan de gemeenteraad en de provincie voorgelegd. Op basis van dit archiefverslag heeft de provincie in mei 2018 nadere vragen gesteld over het feit dat de gemeente niet beschikt over een geordend overzicht van archiefbescheiden. De vragen van de provincie zijn door het college middels brief van 12 juli 2018 beantwoord. In deze brief hebben we aangegeven dat we de provincie uiterlijk november 2018 gaan informeren over het besluit met betrekking tot de aanschaf van een DSP-tool en de nader te bepalen vervolgstappen. Op basis van de criteria uit het Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht heeft de provincie het archiefverslag beoordeeld als voldoet. De kleur "groen" op de kaart zal in december 2018 op de website van de provincie gepubliceerd worden. De provincie geeft in haar toezichtoordeel verder aan dat ze voor 2018 een uitgebreider archiefverslag verwacht. Daar gaan we aan voldoen. Dit is ook conform de Archiefverordening van de gemeente. Hierin is vastgesteld dat het ene jaar het archiefverslag door de archivaris wordt opgesteld op basis van de Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG en het andere jaar volstaat wordt met een voortgangsverslag van de interne actiepunten van het jaar daarvoor. Ter uw informatie de huidige stand van zaken met betrekking tot de punten in het archiefverslag die nog niet gerealiseerd zijn: Actiepunt 3 van het archiefverslag Geordend overzicht In het archiefverslag wordt aangegeven dat de gemeente een incompleet overzicht heeft van archiefbescheiden (waar bevindt zich welke informatie, tot welk proces behoort de informatie en hoe is deze toegankelijk). De aanbeveling is om een overzicht te maken op basis van processen (zaaktypen). Naar aanleiding van vragen van de provincie hierover hebben we middels brief aan de provincie aangegeven dat we de provincie uiterlijk november 2018 gaan informeren over het besluit met betrekking tot de aanschaf van een DSP-tool en de nader te bepalen vervolgstappen. Stand van zaken: Het adviestraject met betrekking tot de gewenste tooi zal conform de planning worden opgepakt zodat we de provincie uiterlijk november 2018 nader kunnen informeren. Jacob Obrechtlaan AR Bergen op Zoom Contact: Postbus AA Bergen op Zoom I wvw.bergenopzoom.nl T F (0164) KvK B nvbng rek. nr B IBAN: NL41BNGH B BIC: BNGHNL2G

2 Actiepunt 4 van het archiefverslag Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots In samenwerking met het West-Brabants Archief is er afgelopen jaar meegedaan aan een zogenaamd TMLO-mapping (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden). Metadata uit Corsa werd getoetst aan de TMLO-standaard. Daaruit is gebleken dat er enkele aanpassingen nodig zijn (o.a. relatie werkprocessen en zaaktypen). Stand van zaken: Het WBA heeft inmiddels een digitaal depot systeem aangeschaft. Samen met de deelnemende gemeenten en de leverancier wordt het digitaal depot nu verder ingericht. Een deelnemende gemeente moet een ToPX xml aan het digitale depot aanleveren met daarin de vereiste gegevens en documenten. Bergen op Zoom, de leverancier van het DMS (BCT) en het WBA werken samen aan de vervaardiging van een ToPX xml vanuit het DMS. Hierbij worden de gegevens geleverd die door het WBA -in het kader van de TMLOverplicht zijn gesteld. Zodra het ToPX xml bestand geleverd kan worden zal Bergen op Zoom een aantal dossiers met documenten en gegevens aanleveren zodat het WBA kan beoordelen of het ToPX xml voldoet. De aanlevering zal plaatsvinden in Actiepunt 5 van het archiefverslag Rampen, calamiteiten en veiligheid. Neem een paragraaf op in het beveiligingsinformatiebeleid om in geval van een calamiteit blijvend te kunnen beschikken over digitale informatie. Stand van zaken: In het IB Beleid worden maatregelen voorgesteld ten aanzien van bedrijfscontinuiteitsbeheer. Als eerste heeft op basis van de vragenlijst uit de handreiking dataclassificatie van de IBD de beschikbaarheidsnorm voor Corsa vastgesteld. Op dit moment zijn we nadere informatie aan het ophalen bij de softwareleverancier van Corsa. Vervolgens zal een opdracht verstrekken om het bedrijfscontinuïteitsplan voor Corsa uit te werken. Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, secretaris, burgemeester, J.M. Wingéns MPA Dhr. dr. F.A. Petter

3 Van Aan Onderwerp Ter attentie van Zaak identificatie Datum Provincie Noord-Brabant sprovincie-noord-brabant:» Gemeente Bergen op Zoom sgemeente-bergen-opzoorr^ Toezichtsoordeel :47:39 Geachte heer, mevrouw, Bijgevoegd het Toezichtsoordeel Archief- en informatiebeheer. Met vriendelijke groet, Team Berichtenbox Bijlage: _ pdf (66.9 kb)

4 Provincie Noord-Brabant Brabantlaan 1 Postbus MC 's-hertogenbosch Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom Postbus AA BERGEN OP ZOOM Telefoon (073) Fax (073) IBAN NL86INGB Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: Onderwerp Toezichtoordeel Archief- en Informatiebeheer Datum 20 juli 2018 Ons kenmerk Geacht college, Door erop toe te zien dat de lokale overheden hun maatschappelijke taken goed uitvoeren, dragen we bij aan een bestendig en veilig Brabant met een sterk openbaar bestuur. Een bestuur waar de inwoners op kunnen vertrouwen. Respect voor de eigen verantwoordelijkheid van besturen en raden is het uitgangspunt. Bij de uitvoering van ons systematisch toezicht vragen we gemeenten in Noord- Brabant voor 15 juli het verslag archiefbeheer over het vorige jaar, naar ons toe te sturen. Het verslag ontvingen we op 15 mei C / Uw kenmerk UI Contactpersoon I.J.H. (Ingmar) Koch Telefoon (073) ikoch@brabant.nl Bijlage(n) Op basis van de criteria uit het Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht beoordelen wij uw gemeente voor wat betreft ons systematisch toezicht op het archief- en informatiebeheer als voldoet. Archief- en informatiebeheer Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor goed bestuur. Hierbij is het op orde zijn van de digitale en papieren archivering een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Wanneer overheidsarchieven niet volledig en betrouwbaar zijn, belemmert dat een goede bedrijfsvoering en de verantwoording naar de samenleving. Voor ons toezicht op het archief- en informatiebeheer sluiten we aan bij de aanbeveling van de VNG dat het college de raad jaarlijks informeert over archiefzorg en -beheer van het voorafgaande jaar. Voor de beoordeling van uw verslag baseren we ons op de volgende 5 thema's: KPI-nr Omschrijving 1 Lokale regelingen De provincie Noord-Brabant is verkozen tot best bestuurde decentrale overheid Meer informatie op:

5 Provincie Noord-Brabant 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 4 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Datum 20 juli 2018 Ons kenmerk C / Criteria waaraan wij toetsen Uw verslag aan de raad beoordelen we aan de hand van de volgende criteria: Oordeel Voldoet Voldoet gedeeltelijk Voldoet niet Criteria U brengt jaarlijks verslag uit aan de raad, beschrijft minimaal de 5 prioritaire thema's - indien nodig - de voorgenomen verbetertrajecten en stuurt ons een afschrift hiervan voor 15 juli. U brengt jaarlijks verslag uit aan de raad, maar beschrijft niet alle 5 prioritaire thema's of alle benodigde verbetertrajecten of de beschreven verbetertrajecten voldoen niet. U stuurt ons het verslag aan de raad in afschrift voor 15 juli. U brengt geen verslag uit aan de raad of een afschrift van het verslag is niet voor 15 juli naar ons toegestuurd. Oordeel We baseren ons oordeel vooral op het proces van verslaglegging. Dit oordeel kan daardoor afwijken van de bevindingen en het oordeel die de archivaris in zijn verslag aan uw bestuur beschrijft. Deze zijn vooral op de ínhoud gericht. Het verslag archiefbeheer ontvingen wij voor 15 juli en u bood het verslag aan de raad aan op 1 6 mei Op 1 7 mei hebben we contact opgenomen met uw gemeente en u om aanvullende informatie verzocht. Deze hebben we tijdig ontvangen. Het verslag beschrijft de 5 thema's waar wij onze beoordeling op baseren en waar nodig zijn verbetervoorstellen gedaan. We beoordelen uw gemeente daarom als 'voldoet'. Over de verslaglegging op het gebied van archiefbeheer in uw gemeente spreken wij onze waardering uit. Uw gemeente krijgt de kleur 'groen' op de kaart, die wij in december 2018 op onze website zullen publiceren. Gevraagde actie van uw kant Aangezien u dit jaar enkel een beknopt voortgangsverslag hebt opgesteld, gaan we ervan uit dat u de raad en ons volgend jaar een uitgebreider verslag stuurt waarin tenminste alle vijf de hierboven benoemde thema's aan bod komen. In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording gaan we ervan uit dat u uw raad over het oordeel informeert. 2/3

6 Provincie Noord-Brabant Datum Totaal overzicht eind dit jaar Aan het eind van dit jaar zullen we u een totaaloverzicht sturen van de uitkomsten van ons systematisch toezicht op de gebieden Archieftoezicht, Financieel toezicht, Huisvesting vergunninghouders, Monumentenzorg, Omgevingsrecht en Ruimtelijke Ordening. 20 juli 2018 Ons kenmerk C / Tot slot Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de heer I..J.H. Koch van ons team IBT archief- en informatiebeheer. Hij is op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer (073) Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze, Mw. drs. E. Breebaart, Programmamanager Interbestuurlijk toezicht In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend. 3/3

7 Archiefverslag 2017 gemeente Bergen op Zoom Onderwerp Aanbevelingen / Toelichting Actie Actie-verantw. Stand van zaken 1 Lokale regelingen In 2014 zijn in Bergen op Zoom de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Vanuit de VNG zijn er in mei 2017 nieuwe modellen van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer opgesteld, maar er is echter nog een discussie gaande over de modellen van de VNG en die van de beroepsvereniging KVAN-BRAIN. De discussie over de modellen van de VNG en KVAN- BRAIN afwachten. Vervolgens zowel de Archiefverordening als het Besluit Informatiebeheer aanpassen. Gerealiseerd. Zowel de Archiefverordening als de Beheerregelìng zijn vastgesteld. 2 Gemeenschapp elijke regelingen 3 Geordend overzicht 4 Archiefbewaarpl aatsen, archiefruimten en e-depots Er wordt aandacht gevraagd voor archiefaspecten van gemeenschappelijke regelingen en de GR ISD Brabantse Wal in het bijzonder. Er is op dit moment sprake van een incompleet overzicht van informatie en waar deze zich bevindt. Het opstellen van een overzicht van de werkprocessen (zaaktypen) binnen de organisatie is van belang voor de kwaliteit van de informatiehuishouding en het verder kunnen inrichten van een zaaksysteem. In samenwerking met het West-Brabants Archief heeft de gemeente het afgelopen jaar meegedaan aan een zogenaamde TMLO-mapping (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden). De test heeft uitgewezen dat er nog enkele aanpassingen nodig zijn (o.a. relatie werkprocessen en zaaktypen uit de zaaktypecatalogus) in het consequent toekennen van metadata in Corsa. 1.Bruikleenovereenkomst fysieke cliëntendossiers verlengen 2.Archiefverslag van de ISD uitbrengen aan de deelnemers 1.De aanbeveling is om een overzicht te maken van informatie en waar deze zich bevindt op basis van de werkprocessen (zaaktypen) van de organisatie. Het team zal hier organisatiebreed aandacht voor vragen. 2.Daarnaast wordt aanbevolen dat met de proceseigenaren bij de inrichting van zaaktypes afspraken maken over het selectie- en archiveringsproces. De benodigde aanpassingen in Corsa maken op basis van de uitkomsten van de TMLO-mapping (o.a. relatie werkprocessen en zaaktypen). en GO ISD Gerealiseerd. De bruikleenovereenkomsten zijn verlengd en er is in 2016 een archiefverslag uitgebracht. Nog niet gerealiseerd. Momenteel wordt er een inventarisatie gehouden om te komen tot een compleet overzicht van werkprocessen en de bijbehorende informatie. Aansluitend hierop zijn we bezig met een adviestraject voor de aanschaf en implementatie van een gepaste tooi waarin o.a. het selectie-en archiveringsproces opgenomen is. Nog niet gerealiseerd. De aangegeven aanpassingen van de TMLO-mapping worden meegenomen met de nieuwe IMLO (Informatiemodel Metadatering Lokale Overheden). De benodigde aanpassingen zullen eind 2018 gerealiseerd zijn.

8 5 Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente beschikt niet over een rampenplan, maar het is vrij simpel om je te abonneren op document-wacht om in geval van een calamiteit de papieren archiefbescheiden veilig te stellen. Om in geval van een calamiteit blijvend te kunnen beschikken over de digitale informatie is het van belang om daarover in het beveiligingsinformatiebeleid een paragraaf op te nemen. Bovendien zou het goed zijn om af en toe te oefenen om te kijken in hoeverre er werkelijk toegang gekregen kan worden tot die digitale informatie. 1.Bekijk of het nodig is om een abonnement te nemen op Document-Wacht. 2.Neem een paragraaf op in het beveiligingsinformatiebeleid om in geval van een calamiteit blijvend te kunnen beschikken over digitale informatie. Dit zal samen met l&p opgepakt worden en l&p 1. Gerealiseerd. Abonnement bij Documentenwacht is afgesloten. 2. Nog niet gerealiseerd. De continuïteit van Corsa zal worden gewaarborgd in het Informatiebeveiligingsplan. Naar verwachting zullen de maatregelen die genomen moeten worden eind 2018 gerealiseerd zijn. 6 Middelen en mensen De ontwikkeling van uitvoerder naar regisseur is een van de gevolgen van digitaal en zaakgericht werken op de rol van de afdeling DIV. Is er voldoende formatie beschikbaar voor regie- en beleidsmatige taken overeenkomstig de uitgangspunten, zoals die zijn geformuleerd in de missie en visie , van Documentaire Informatievoorziening naar Informatiemanagement. Onderzoek of er voldoende formatie beschikbaar is voor regie- en beleidsmatige taken. Gerealiseerd. Per 1 februari is er een Kwaliteitsmanager aangesteld. Hierdoor is er voldoende formatie beschikbaar voor regie- en beleidsmatige taken