Conform het bepaalde in artikel 8 van de Archiefverordening ontvangt u hierbij ons verslag "Kritische Prestatie Indicatoren Archief ".

Transcriptie

1 Gemeente ñ Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom - 4 APR Uw kenmerk Ons kenmerk U Datum Uw brief Beh. door B. Steffensen Doorkiesnr Onderwerp: GN Verslag Kritische Afdeling Middelen, Facilitair S Services Bijlage(n) 2 Prestatie Indicatoren ( KPI) Archief Geachte leden en duoburgerleden, Conform het bepaalde in artikel 8 van de Archiefverordening ontvangt u hierbij ons verslag "Kritische Prestatie Indicatoren Archief ". In verband met de voorgenomen Gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief en de mogelijke samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering is ervoor gekozen dit verslag van de gemeente Bergen op Zoom over drie jaar op te nemen. Op deze manier loopt de verslaglegging van de gemeenten Steenbergen, Woensdrecht en Bergen op Zoom gelijk. In het verslag vindt u informatie over de activiteiten ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet De in het verslag opgenomen aanbevelingen zijn inmiddels vertaald naar actiepunten ter uitvoering door de ambtelijke organisatie. Voor de verantwoording/verslaglegging heeft de VNG de zogenaamde KPľs ontwikkeld (Kritische Prestatie Indicatoren). Door het beantwoorden van deze KPľs blijkt of de gemeente aan de eisen van de wet- en regelgeving voldoet. Tevens brengen de KPľs een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt. Hierdoor kunnen de prestaties van gemeenten ter uitvoering van de Archiefwet 1995 onderling vergeleken worden. Gelijktijdig met deze brief wordt het verslag en de interne actiepunten ook toegezonden aan Gedeputeerde Staten. Dit conform de verplichtingen volgend uit de Archiefwet 1995 en de wet Revitalisering Generiek Toezicht. Mocht u over deze brief nog vragen of opmerkingen hebben dan kunt u contact opnemen met de heer W. Reijnders, bereikbaar via telefoonnummer of de heer J. Dik, bereikbaar via telefoonnummer Jacob Obrechtlaan AR Bergen op Zoom E stadskantoor@bergenopzoom.nl Postbus AA Bergen op Zoom I T F (0164) KvK B nvbngrek. nr B IBAN: NL41BNGH B BIC: BNGHNL2G

2 Hoogachtend s het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, secre j burgemeester, DFTr. nr.d dr FA Petter f S

3 Verslag Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) Archief inn in mi ui ii in ii ii Reg datum 10/12/2015 Gemeente Bergen op Zoom Inleiding In het driehoeksoverleg van 22 april 2014 is afgesproken dat het KPI-verslag van in het teken zal staan van de follow-up van de conclusies en aanbevelingen uit het KPI-verslag van Als bijlagen bij dit verslag zijn de volgende documenten opgenomen: - De ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) Archief Het verslag Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) Archief Interne actiepunten naar aanleiding van aanbevelingen van de archivaris op basis van de ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren Archief 2010/2012

4 Verslag Algemene opmerkingen: Aanbeveling in KPl-verslaq : Het is aan te bevelen dat volgend jaar iemand van de afdeling audit betrokken is bij het onderzoek naar de KPI's. Opgenomen actiepunt: Betrekken van het team B&C ( Beleid S Control) bij het invullen van de KPI's. Bevinding : Invullen is misschien wat sterk uitgedrukt, maar m.b.t. hoofdstuk 2 van KPI lijst (interne kwaliteitszorg en toezicht) is het verstandig om in het kader van een auditplan gemeentebreed de samenwerking op te zoeken. Control S Audits heeft DIV handvatten gegeven om een eigen kwaliteitssysteem op te zetten. Hierbij worden in eerste instantie de eigen processen in kaart gebracht en zullen vervolgens meetpunten (kwaliteitscontroles) aangebracht worden. Daarnaast wil DIV aansluiten op de handreiking "kwaliteitsysteem informatiebeheer" van AIDO. Deze handreiking wordt in het voorjaar van 2016 verwacht. Hoofdstuk 1:» Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen conform Archiefwet 1995? Ja. Aanbeveling in KPI-verslag Een tekstuele aanpassing is nodig op zowel het besluit informatiebeheer als de archiefverordening. Beide gemeentelijke regelingen verwijzen naar de ministeriële regeling geordende en toegankelijk staat archiefbescheiden. Dit is nu archiefregeling geworden. Opgenomen actiepunt: Aanpassen Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Bevinding : In mei en juni 2014 zijn nieuwe Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Verder is in oktober 2014 Handboek vervanging aangepast. (zie hoofdstuk 4 en 5) «Gemeenschappelijke regelingen: Voldoen de regelingen aan de wettelijke eisen conform Archiefwet 1995? Nee. Bij de belasting en bij milieu zijn in de gemeenschappelijke regelingen (GR) vooraf geen afspraken gemaakt betreffende de archiefvorming. Conform artikel 40 van de Archiefwet dient een gemeenschappelijke regeling een voorziening te bevatten omtrent de zorg voorde archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Aanbeveling in KPI-verslag : Neem structureel een paragraaf voor archiefvorming op bij nieuwe vormen van samenwerking en zorg dat dit ook bestuurlijk geregeld is.

5 Opgenomen actiepunt: Richtlijnen t.a.v. een archiefparagraaf voor toekomstige samenwerking opstellen en implementeren in de organisatie. Bevinding : Er is een tekst aangeleverd m.b.t. een archiefparagraaf voorde checklist van de kadernotitie "Regie op Uitvoering". In bijlage 2 bij de KPI: een overzicht/stand van zaken bij GR Belastingsamenwerking (Etten-Leur), ISD Brabantse Wal (Bergen op Zoom) en GR Regionaal Bureau Leerpücht.(Breda). - GR Belastingsamenwerking: Er is in provinciaal verband overleg geweest over de Belastingsamenwerking. Inmiddels is er voor deze GR de archief parag raaf en contract/dvo met de toezichthouder opgesteld. - GR ISD: Voor de in Bergen op Zoom gevestigde GR is de archivaris van het Markiezenhof de toezichthouder. Voor deze GR is nog geen contract/dvo opgesteld met de archivaris. De gemeente dient als participant van deze samenwerking de GR hierop te wijzen. - GR Regionaal Bureau Leerplicht: De gemeente Woensdrecht heeft GR Regionaal Bureau Leerplicht (Breda) erop gewezen dat er een archiefparagraaf en contract/dvo moet worden vastgesteld. Als participant van deze GR zal ook de gemeente Bergen op Zoom de GR hierop moeten wijzen. - GR ICT West-Brabant-West: Voor deze GR is er een archiefparagraaf opgesteld. In overleg met het Regionaal archief West-Brabant te Oudenbosch is afgesproken dat een contract/dvo door de GR West-Brabants Archief opgesteld zal worden. Hoofdstuk 3:» Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden. Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archietbescheiden? Nee. Er is in 2013 geconstateerd dat er meerdere registratiesystemen gebruikt worden binnen de gemeentelijke organisatie. Het is onduidelijk welke gegevens zich in welk registratiesysteem bevinden en of deze gegevens ook in Corsa aanwezig zijn. Vanuit het in control zijn van de informatiehuishouding is het belangrijk dat er één registratiesysteem is, welke ook leidend is voor de organisatie. CORSA is hiervoor het aangewezen registratiesysteem. Digitale duurzaamheid kan alleen worden gegarandeerd als afdeling DIV beheerder is van het registratiesysteem. Aanbeveling in KPI-verslag : Breng alle registratiesystemen in kaart door middel van een inventarisatie. Maak vervolgens de koppeling naar CORSA om zodoende een effectieve, transparante en vloeiende bedrijfsvoering te hebben. Bevinding/vraag : Naar aanleiding van het verslag en de aanbeveling van de KPI 2010/2012 heeft de gemeente het volgende actiepunt opgenomen: "Naar verwachting zal in 2014 informatiemanagement gepositioneerd worden in de organisatie. Realisatie van dit punt zal in het kader van een gegevens- en metadata-inventarisatie invulling moeten krijgen." Wat is de stand van zaken hiervan?

6 Aanvullende vraag hierbij: In 2013 is geconstateerd dat het onduidelijk is waar en van welke processen de informatie aanwezig is. Bij de gemeentelijke processen horen standaard documenten die volgens de zaaktypencatalogus bekend zijn. Met betrekking tot een planmatig ordening en waarborging van de toegankelijkheid dient er binnen Corsa gebruik gemaakt te worden van de gestandaardiseerde zaaktypencatalogus en standaard metadata conform de TMLO Wat is hiervan de stand van zaken? Hoofdstuk 4:» Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden. Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Ja, deels De machtiging voor substitutie (digitale vervanging) is binnen. Vanaf 1 januari 2014 zal de substitutie toegepast worden en worden de digitale documenten leidend. Volledige substitutie vereist een e-depot. Er is een West- Brabants initiatief tussen drie diensten die via een bestuurlijke opdracht werken aan de mogelijke gezamenlijke opzet van zo'n digitaal depot. Aanbeveling in KPI-veslag : Voor het waarborgen van de authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de archiefbescheiden zal met voorrang een migratieplan opgesteld en beheerd moeten worden. Bevinding/vraag : Het opstellen van een migratieplan CORSA is opgenomen in het Project Digitalisering Documenten Huishouding (DDH) in verband met het e-depot. Wat ís de stand van zaken hiervan? Als bijlage 6 is meegestuurd de ingevulde lijst RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer). Aanbeveling om hier in 2016 verder naar te (laten) kijken. Er is specifieke kennis nodig om de aspecten genoemd in de ingevulde RODIN lijst op zijn merites te beoordelen. Hoofdstuk 5:» Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden. Weegt de gemeente zorgvuldig afwanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie'? Nee, Voor de digitale vernietiging voldoet de gemeente nog niet aan alle wettelijke eisen. Er is nog geen vernietiging toegepast op de bestanden in CORSA. Aanbeveling in KPI-verslag : Zorg dat alle documenten die voor vernietiging in aanmerking komen, vernietigd zijn in Bevinding De procedure voor digitale vernietiging is opgesteld. Daarbij is rekening gehouden met het intact houden van de dossierinventaris. De feitelijke vernietiging vindt inmiddels jaarlijks plaats. Oorspronkelijk was het de bedoeling dat de behandelaar van een te bewaren zaak de selectie van bewaren en vernietigen op documentniveau uit zou voeren bij het afsluiten van de zaak. Met de archivaris is echter afgesproken dat binnen een te bewaren zaak niet vernietigd wordt (de gehele zaak wordt bewaard om de volledige context te waarborgen).

7 Hoofdstuk 6:» Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet (te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen) correct in de praktijk? Nee, Op enkele archiefbescheiden na zijn alle daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden ouder dan 20 jaar overgebracht. Met de start van een driehoeksoverleg in 2004 wordt de overdracht van de toekomstige over te brengen archiefbescheiden besproken en gerealiseerd. Het college heeft als zorgdrager geen machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij gedeputeerde staten. Er is nog geen volledig overzicht van bestanden die wel overgebracht hadden moeten zijn; dit wordt zo spoedig mogelijk opgesteld met daaraan verbonden een plan van aanpak van de bewerking van die archiefbestanden met het jaar waarin overbrenging zal plaatsvinden. Bevinding : Op verzoek van de gemeente heeft de Provincie op 27 juni 2014 een machtiging tot opschorting van overbrenging verleend voor het archiefblok De machtiging is geldig tot 1 juli Elk jaar dient de gemeente een voortgangsrapportage van de bewerking van dit archiefblok te sturen naar de Provincie. De bewerking van het archiefblok is bijna gereed. De planning is dat de overbrenging in 2016 plaats zal vinden. Hoofdstuk 7:» Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Ja, De gemeente Bergen op Zoom beschikt sinds 2010 over een goede archiefbewaarplaats, die aan alle eisen voldoet. Er is nog geen sprake van een e-depot. In de gemeentelijke organisatie zal dit meer aandacht moeten krijgen. De archiefdiensten in de regio West-Brabant zijn met elkaar in gesprek om gezamenlijk tot een digitaal depot te komen. Aanbeveling in KPI-verslag : Geef bestuurlijk aandacht voor het realiseren van een e-depot. Bevinding en vraag : Het college heeft de GR West-Brabants Archief opdracht gegeven om een e-depot te ontwikkelen. Onderzoek en realisering van een voorlopige interne duurzame opslag is opgenomen in het project Digitalisering Documenten Huishouding (DDH) Apparatuur is aangeschaft. Wat is de stand van zaken van deze voorlopige interne duurzame opslag? Hoofdstuk 10:» Middelen en mensen. Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Nee.

8 Het traditioneel proces voor de div medewerker is sterk aan het veranderen. Het is noodzakelijk dat er een structurele bezetting is voor het borgen van de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding. Deze is er momenteel niet. Aanbeveling in KPI-verslaq : Laat een extern onderzoek uitvoeren naar de kwaliteit en kwantiteit van de DIV organisatie met het oog op de snelle veranderingen in de organisatie, waarbij mensen van papier naar digitaal moeten werken inclusief alle processen. Bevinding I vraag : Voor archiefbewaarplaats en DIV is een overzicht ( bijlage 2) aangeleverd, hierin aantal fte.s en totale kosten van DIV en archiefbewaarplaats ( personeelskosten, kosten instandhouding archieven, kapitaallasten). In oktober 2013 heeft een extern bureau (Becis) een onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit en de kwantiteit van DIV. Een van de adviespunten was om nieuwe rollen binnen DIV te realiseren, zodat ingespeeld kon worden op de in - en externe ontwikkelingen. In september 2014 is het vervolgtraject in gang gezet door het in kaart brengen van de talenten en verbeterpunten van het personeel. Ik heb vernomen dat de nieuwe functies in augustus 2015 vastgesteld zijn. De slag van analoog naar digitaal vergt grote inspanningen, ook op het gebied van kennis. Graag ontvang ik een overzicht van de opleidingen/trainingen die in dit verband gepland staan voor de medewerkers en of daar voldoende middelen voor gereserveerd zijn. Bergen op Zoom,..j december 2015.! Reijţiders gemeentearchivaris

9 Interne actiepunten naar aanleidingen van bevindingen/aanbevelingen/vragen van de archivaris op basis van de ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren Archief De KPI staan in het teken van de follow-up van de conclusies en aanbevelingen uit vorige KPI-rapport. H. stuk Alg. Onderwerp Aanbeveling KPI Bevinding/aanbeveling/vragen KPI Actie Datum gereed Invullen KPIlijst 2014 jaar iemand van de afdeling audit bij Invullen is misschien wat sterk uitgedrukt, maar m.b.t. Kwaliteitssysteem informatiebeheer (afhankelijk Het is aan te bevelen dat volgend Bevindinq: het onderzoek naar de KPI's. hoofdstuk 2 van KPI lijst (interne kwaliteitszorg en toezicht) is ontwikkelen en invoeren op basis van van het verstandig om in het kader van een auditplan handvatten Control S Audits en de levering gemeentebreed de samenwerking op te zoeken. Control 4 handreiking "Kwaliteitsysteem door AIDO) Audits heeft DIV handvatten gegeven om een eigen Informatiebeheer" van AIDO. kwaliteitssysteem op te zetten. Hierbij worden in eerste instantie de eigen processen in kaart gebracht en zullen vervolgens meetpunten (kwaliteitscontroles) aangebracht worden. Daarnaast wil DIV aansluiten op de handreiking "kwaliteitsysteem informatiebeheer" van AIDO. Deze handleiding wordt in het voorjaar van 2016 verwacht. Actieverantw. Teammanager Facilitair S Services 1 Locale regelingen Een tekstuele aanpassing is nodig op zowel het besluit informatiebeheer als de archiefverordening. Beide gemeentelijke regelingen verwijzen naar de ministeriële regeling geordende en toegankelijk staat archiefbescheiden. Dit is nu archiefregeling geworden. Bevindinq: In mei en juni 2014 zijn nieuwe Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Verder is in oktober 2014 Handboek vervanging aangepast (zie hoofdstuk 4 en 5). Geen (de actie is in 2014 uitgevoerd) n.v.t. n.v.t. 1 Gemeenschappelijke regelingen Neem structureel een paragraaf voor archiefvorming op bij nieuwe vormen van samenwerking en zorg dat dit ook bestuurlijk geregeld is. Er is een tekst m.b.t. een archiefparagraaf aangeleverd voor de checklist van de kadernotitie "Regie op Uitvoering". In bijlage 2 bij de KPI: een overzicht /stand van zaken bij GR GRISD: De gemeente dient de GR d.m.v. een brief erop te wijzen dat er een Teammanager Facilitair S Services

10 Belastingsamenwerking (Etten-Leur), ISD Brabantse Wal (Bergen op Zoom) en GR Regionaal Bureau Leerplicht.(Breda). contract/dvo opgesteld moet worden. GR Belastinasamenwerkinq: Er is in provinciaal verband overleg geweest over de Belastingsamenwerking. Inmiddels is ervoor deze GR de archiefparagraaf en contract/dvo met de toezichthouder opgesteld. - GR ISD; GR Reqionaal Bureau Leerplicht: De gemeente dient de GR d.m.v. een brief erop te wijzen dat er een contract/dvo opgesteld moet worden. Voor de in Bergen op Zoom gevestigde GR is de archivaris van het Markiezenhof de toezichthouder. Voor deze GR is nog geen contract/dvo opgesteld met de archivaris. De gemeente dient als participant van deze samenwerking de GR hierop te wijzen. - GR Reqionaal Bureau Leerplicht: De gemeente Woensdrecht heeft GR Regionaal Bureau Leerplicht (Breda) erop gewezen dat er een archiefparagraaf en contract/dvo moet worden vastgesteld. Als participant van deze GR zal ook de gemeente Bergen op Zoom de GR hierop moeten wijzen. - GR ICT West-Brabant-West: Voor deze GR is er een archiefparagraaf opgesteld. In overleg met het Regionaal archief West-Brabant te Oudenbosch is afgesproken dat een contract/dvo door de GR West-Brabants Archief opgesteld zal worden. 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid, duurzaamheid Breng alle registratiesystemen in kaart door middel van een inventarisatie die dit jaar wordt uitgevoerd. Maak vervolgens de koppeling naar CORSA om zodoende een effectieve, transparante en vloeiende Vraaq: Naar aanleiding van het verslag en de aanbeveling van de KPI 2010/2012 heeft de gemeente het volgende actiepunt opgenomen: "Naar verwachting zal in 2014 informatiemanagement gepositioneerd worden in de organisatie. Realisatie van dit punt zal in het kader van een gegevens- en metadata-inventarisatie invulling moeten Stand van zaken: Het overzicht van applicaties wordt inmiddels centraal beheerd bij l&p. In samenwerking (l&p, vakafdeling en F&S) zal in 2016 vanuit dit overzicht bekeken worden waar zich welke Overzicht: Teammanager Facilitair ĥ Services 8. Teammanager Informatie i Processen

11 bedrijfsvoering te hebben. krijgen." Wat is de stand van zaken hiervan? proces/informatie bevindt en zal vervolgens de benodigde acties in kaart worden gebracht. Aanvullende vraag: In 2013 is geconstateerd dat het onduidelijk is waar en van welke processen de informatie aanwezig is. Bij de gemeentelijke processen horen standaard documenten die volgens de zaaktypencatalogus bekend zijn. Met betrekking tot een planmatig ordening en waarborging van de toegankelijkheid dient er binnen Corsa gebruik gemaakt te worden van de gestandaardiseerde zaaktypencatalogus en standaard metadata conform de TMLO. Wat is hiervan de stand van zaken? Stand van zaken ì acties: Zaaktvoencataloqus: De zaaktypencatalogus is in Corsa ontwikkeld. Inmiddels zijn een paar zaaktypen ingericht. De zaaktypen proces voor proces inrichten in Corsa. Planning afhankelijk van een aantal factoren, zoals rol/inzet zaaksysteem en Zaaktypen cataloqus: Afhankelijk van een aantal factoren Teammanager Facilitair à Services samenwerking Brabantse Wal TMLO: TMLO: De invulling van de TMLO in Corsa is opgepakt binnen F&S. De organisatiebrede invulling is verantwoordelijkheid van l&p. Zal in de loop van 2016 in Corsa worden geïmplementeerd. 4 Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Voor het waarborgen van de authenticiteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de archiefbescheiden zal met voorrang een migratieplan opgesteld en beheerd moeten worden. Vraaq: Het opstellen van een migratieplan CORSA is opgenomen in het Project Digitalisering Documenten Huishouding (DDH) in verband met het e-depot. Wat is de stand van zaken hiervan? Als bijlage 6 is meegestuurd de ingevulde lijst RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer). Stand van zaken: Het migratieplan kan pas opgesteld worden als het e-depot volledig operationeel is. Zie hoofdstuk 7. Afhankelijk van oplevering interne e- depot door ICT-WBW Teammanager Facilitair à Services Aanbeveling om hier in 2016 verder naar te (laten) kijken. Er is specifieke kennis nodig om de aspecten genoemd in de

12 ingevulde RODIN lijst op zijn merites te beoordelen. 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Zorg dat alle documenten die voor vernietiging in aanmerking komen, vernietigd zijn in Bevindinq: De procedure voor digitale vernietiging is opgesteld. Daarbij is rekening gehouden met het intact houden van de dossierinventaris. De feitelijke vernietiging vindt inmiddels jaarlijks plaats. Geen n.v.t. n.v.t. Oorspronkelijk was het de bedoeling dat de behandelaar van een te bewaren zaak de selectie van bewaren en vernietigen op documentniveau uit zou voeren bij het afsluiten van de zaak. Met de archivaris is echter afgesproken dat binnen een te bewaren zaak niet vernietigd wordt (de gehele zaak wordt bewaard om de volledige context te waarborgen). Nee, Op enkele archiefbescheiden na zijn alle daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden ouder dan 20 jaar overgebracht. Met de start van een driehoeksoverleg in 2004 wordt de overdracht van de toekomstige over te brengen archiefbescheiden besproken en gerealiseerd. Het college heeft als zorgdrager geen machtiging tot opschorting van overbrenging Bevindinq: Op verzoek van de gemeente heeft de Provincie op 27 juni 2014 een machtiging tot opschorting van overbrenging verleend voor het archiefblok De machtiging is geldig tot 1 juli Elk jaar dient de gemeente een voortgangsrapportage van de bewerking van dit archiefblok te sturen naar de Provincie, De bewerking van het archiefblok is bijna gereed. De planning is dat de overbrenging in 2016 plaats zal vinden. Stand van zaken: In december 2014 en 2015 is er een voortgangsrapportage opgestuurd naar de Provincie. De verwachting is dat de bewerking van het archiefblok in 2016 gereed zal zijn. Overbrenging archiefblok eind Overbrenging archiefbescheiden naar de archiefbewaar plaats (afhankelijk van gereedmelding bewerking) Teammanager Facilitair S Services aangevraagd bij gedeputeerde staten. Er is nog geen volledig overzicht van bestanden die wel overgebracht hadden moeten zijn; dit wordt zo spoedig mogelijk opgesteld met daaraan verbonden een plan van aanpak van de bewerking van die archiefbestanden met het jaar

13 waarin overbrenging zal 7 Archiefbewaar plaatsen, archiefruimten en e-depots plaatsvinden. Geef bestuurlijk aandacht voor het realiseren van een e-depot. Bevindinq: Het college heeft de GR West-Brabants Archief opdracht gegeven om een e-depot te ontwikkelen. Onderzoek en realisering van een voorlopige interne duurzame opslag is opgenomen in het project Digitalisering Documenten Huishouding (DDH). Apparatuur is aangeschaft. Wat is de stand van zaken van deze voorlopige Stand van zaken: Het project DDH is opgeleverd, de verdere realisatie is neergelegd bij Team F&S. De functionele inrichting van de voorlopige interne duurzame opslag is klaar. Het systeem heeft nog een technische aanpassing nodig Teammanager Informatie S Processen 8, ÏCT WBW interne duurzame opslag? Technische aanpassing voorlopige interne duurzame opslag realiseren 10 Middelen en mensen Laat een extern onderzoek uitvoeren naar de kwaliteit en kwantiteit van de DlV organisatie met het oog op de snelle veranderingen in de organisatie waarbij mensen van papier naar digitaal moeten werken inclusief alle processen. Bevindinq ì vraaq: Voor archiefbewaarplaats en DIV is een overzicht (bijlage 2) aangeleverd, hierin aantal fte.s en totale kosten van DIV en archiefbewaarplaats (personeelskosten, kosten instandhouding archieven, kapitaallasten). In oktober 2013 heeft een extern bureau (Becis) een onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit en de kwantiteit van DIV. Een van de adviespunten was om nieuwe rollen binnen Het overzicht van de te volgen opleidingen en trainingen in 2016 zijn opgenomen op de volgende bladzijde. De middelen hiervoor zijn gereserveerd Teammanager Facilitair S Services DIV te realiseren, zodat ingespeeld kon worden op de in - en externe ontwikkelingen. In september 2014 is het vervolgtraject in gang gezet door het in kaart brengen van de talenten en verbeterpunten van het personeel. "Ik heb vernomen dat de nieuwe functies in augustus 2015 vastgesteld zijn. De slag van analoog naar digitaal vergt grote inspanningen, ook op het gebied van kennis. Graag ontvang ik een overzicht van de opleidingen/trainingen die in dit verband gepland staan voor de medewerkers en of daar voldoende middelen voor gereserveerd zijn."

14 Opleidingen 2016 Medewerker Gewenste opleiding Kosten Advies Becis (voorbeelden van specifieke vakopleidingen zijn van Dior Opleidingsinstituut) Medewerkers Incompany, gevolgen 4000 Kennis op het qebied van NEN ISO 15489, Baseline DIV en alle Gegevens 4 [Ķ 5) en ontwikkelingen voor normen, Archiefwet Archiefbeheer (S archivering Opleidinq: Recordmanaqer registratie) Conclusie 1 nadere argumenten voor opleiding De opleiding is conform advies Becis, er is gekozen voor een incompanyopleiding zodat de specifieke kennis-leerdoelen bereikt kunnen worden. Benodigde kennis/opleiding voor het kunnen uitoefenen van de functie ("bijblijven in het vak") en voor het waarborgen van (de kwaliteit van) het digitaal informatiebeheer. NB: deze opleidinq is specifiek bedoeld voorde medewerker gegevens 4. In het kader van doorontwikkelingsmogelijkheden naar andere functie binnen DIV zal ook de medewerker gegevens 5 deze opleiding volgen. Functioneel Beheer (incl. Senior) Medewerker Gegevens 3(41) Vervolgcursus Xential Incompany, functioneel beheer algemeen Kennis op het qebied van Procesbeheer, Corsa (beheer), ITIL, informatiesystemen, klantgericht benaderen, adviesvaardigheden, Archiefwet Opleidinq: Inleidinq informatiemanaoement, relatie procesmanagement en informatiemanagement, Modules Beide opleidingen zijn conform advies Becis. Benodigde kennis/opleiding ("bijblijven in het vak") voor het kunnen uitoefenen van de functie en voor het waarborgen van de kwaliteit van de informatievoorziening. leergang informatiemanagement, didactische vaardigheden NB: Becis beschrijft 3 rollen: Medew. accountbeheer, Medew. procesbeheer en functioneel beheer Corsa en Medew. opleidingen. Bovenstaande heeft betrekking op deze 3 rollen. De 3 rollen zijn verwerkt in de functies Medewerker Functioneel Beheer en Senior Functioneel Beheer. 2 medewerkers Gegevens 5 VHICMBO Informatiebeheer 6880 In het rapport van Becis wordt voor deze rol geen specifieke kennis 1 opleidingen vermeld. Dit heeft te maken met het feit dat Becis ervan uitging dat de organisatie in 2015 veel meer had Advies Becis: n.v.t. Het betreft hier een basisopleidinq die noodzakelijk is voor het kunnen uitoefenen van deze functie ("bijblijven in het vak") en ingezet op e-formulieren, automatische registratie en om de kwaliteit van de informatievoorziening te waarborgen. kanaalsturing op dit gebied waardoor registratie van documenten drastisch verminderd zou zijn. Tevens in het kader van doorontwikkelingsmogelijkheden van de medewerkers naar een andere functie binnen DIV.

15 Beleidsadviseur/ Medewerker Gegevens 1 Leergang Informatiemanagement Split Vision 3450 Kennis op het qebied van Baseline, DIV en perspectief Informatiemanagement, Gemma, Adviesvaardigheden, ICT (globaal), Archiefwet. Opleiding: Leergang Informatieadviseur Opleidinq is qedeelteliik conform advies Becis (de leergang informatieadviseur is iets minder breed dan de leergang informatiemanagement). In dit opzicht "bijblijven in het vak". Anderszins is dit een opleidinq in het kader van organisatieontwikkeling (de organisatie wil informatiemanagement opzetten) en arbeidsmobiliteit.