Wetgeving Regeling/Model Kwaliteitscriteria Oordeel gemeenteraad. archiefzorg. Medegedeeld aan GS. Informatiebeheer tbv archiefbeheer

Transcriptie

1 Publieke verantwoording gemeentelijke archiefzorg en -beheer Wetgeving /Model Kwaliteitscriteria Oordeel art. 30 art. 32 Algemene wet bestuursrecht titel Gemeentewet art Burgerlijk Wetboek Boek 6 art. 32 art. 3 ex art. 12 (deel) CAR-UWO tzt verordening geordende en toegankelijke staat (te bewaren archiefscheiden Archiefverordening tbv archiefzorg Medegedeeld aan GS Verordening/Besluit Informatiebeheer tbv archiefbeheer Medegedeeld aan GS Delegatie- en mandaatregeling (Archiefzorg alleen aan ander overheidsorgaan) Uitbesteding via privaatrechtelijke dienstverleningsovereenkomsten (Alleen archiefbeheer) Intern toezicht op beheer door: - Archivaris of - Gemeentesecretaris Scholing personeel Te bewaren (verplicht) en overige (facultatief): - Documentair structuurplan of - Informatieplan - Planning en controlcyclus en/of - Interne audit

2 Wetgeving /Model Kwaliteitscriteria Oordeel art. 3 ex art. 12 (deel) Voor overbrenging registratie tbv: - Fysieke bescheiden - Digitale bescheiden Vindplaatsen bescheiden art. 5 Selectielijst (inter) gemeentelijke organen - Werken conform Selectielijst - Aanvullende stukkenlijsten (facultatief) art. 3, 7 Vervangings- en vernietigingsverklaring niet B- art. 12 Archiebesluit art. 9 art. 13 art. 12 art. 9 art art Periodieke overbrenging archief- Bescheiden naar na 20 jaar - Achterstand in overbrenging Machtiging B&W en verklaringen eerder of later dan 20 jaar over te brengen geordende en toegankelijke staat (te bewaren ) Overbrengingsverklaringen Na overbrenging registratie tbv: - Fysieke bescheiden - Digitale bescheiden Openbaarheidsregeling inclusief beperkingen B&W overgebrachte

3 Wetgeving /Model Kwaliteitscriteria Oordeel art Gebruiks- en bezoekersreglement - Afwijzingen raadplegingen door beheerder art. 18 Uitleningen en voorwaarden door beheerder tbv. andere overheidsorganen en instellingen Digitale frontoffice met: - Toegang tot collectieregistratie art. 7 art. 11 GS-Beleidsregel vervanging duurzaamheid en - Gebruiks- en bezoekersreglement Vervanging te bewaren plus vernietiging origineel; Vervangings- en vernietigingsverklaring Toestemming GS Vervreemding Machtiging minister OCW Fysieke en audiovisuele dragers/materialen

4 Wetgeving /Model Kwaliteitscriteria Oordeel art. 21 Te bewaren : art. 12 (deel) geordende en toegankelijke staat (Te bewaren ) - Waarborg authenticiteit mbv metadata - Toestand digitale apparatuur/programmatuur/ bescheiden - Binnen redelijke termijn te raadplegen - Voorzieningen voor behoud (conversie, migratie) - Opslag volgens bepaalde digitale standaarden art. 21 art. 13 Art. 21 art. 4 en 40 Bouw en verbouw en en archiefruimten Eisen duurzaam digitaal depot Aanwijzing tbv. te bewaren door B&W Fysieke bewaarcondities: - Archiefruimte - Archiefbewaarplaats Vooraf toestemming aan GS gevraagd voor (ver)bouw Te bewaren digitale, Digitale bewaarconditites: E-depot -Voorzieningen archief binnen gemeenschappelijke regelingen

5 Wetgeving /Model Kwaliteitscriteria Oordeel Interne reorganisatie: Voorzieningen bij: - Interne reorganisatie, Externe reorganisatie: art. 4 plus - Externe taakoverdracht, herindeling Bij gemeenten: Wet algemene regels herindeling art. 70 Intern: kwaliteitszorgsysteem en Wet rampen en zware ongevallen Besluit kwaliteitscriteria planvorming rampenbestrijding art. 9 DIVA-Model Kwaliteitshandvest ICN-Model Calamiteitenplan ICN-Model Collectieplan (achtergrond) Extern: - Kwaliteitshandvest - Monitor dienstverlening - Onderdeel gemeentelijk rampenplan c.q. de procedures mbt de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde - Veiligheidsplan archiefruimte en met calamiteitenplan en ontruimingsplan - Veiligheidsnetwerk erfgoedinstellingen - Aanwijzen verzamelplaats tijdelijk te herplaatsen archieven obv prioriteiten in collectieplan - Incidentenregistratie

6 Wetgeving /Model Kwaliteitscriteria Oordeel Overige algemene wet inzake Arbo, Brand e.d. Site Kenniscentrum Veiligheid Erfgoedinstellingen