Wordt er voldaan aan de norm. Het "Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zuidhorn 2010" is vastgesteld in de B&W-vergadering van 2 februari 2010.

Transcriptie

1 * UITWERKING KPI'S GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN Wordt er voldaan aan de norm Norm (onderdeel) 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, De Archiefverordening Zuidhorn 2009 is door de gemeenteraad vastgestelde vastgesteld door de gemeenteraad op 9 Archiefverordening inzake de archiefzorg die november voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? De verordening is medegedeeld aan GS (?) en gepubliceerd op 9 december 2009 en Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving. 1.2 Verordening toezicht archiefbeheer In de Archiefverordening Zuidhorn 2009 (zie Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, bij 1.1.) is ook het toezicht geregeld. door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? 1.3 Besluit Informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit Informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? 1.4 Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken naar een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? 1.5 Gemeenschappelijke regelingen Treft het college als archiefzorgdrager, bij de Het "Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zuidhorn 2010" is vastgesteld in de B&W-vergadering van 2 februari Laatste samenvoeging heeft plaatsgevonden bij de gemeentelijke herindeling in Aduard, Grijpskerk, Oldehove en Zuidhorn zijn samengevoegd tot nieuwe gemeente Zuidhorn. Bij een eventuele nieuwe herindeling o.i.d. zal het college voorzieningen treffen. De gemeente participeert in 4 P A * Post en Archief Actie Aanpassen i.v.m. invoering Wet revitalisering generiek toezicht. Aanpassen i.v.m. invoering Wet revitalisering generiek toezicht.

2 instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? gemeenschappelijke regelingen: ARCG - art De secretaris is belast met de bewaring en het archief van het lichaam EDR - niet in de gemeenschappelijke regeling, archieven zijn ondergebracht bij het Staatsarchiv Aurich H&OG - art Voor de archiefbescheiden van de regeling zijn de voorschriften omtrent de zorg, de bewaring en het beheer der archiefbescheiden, alsmede die omtrent het toezicht daarop, zoals die voor de gemeente Groningen zijn of nader zullen worden vastgesteld, van overeenkomstige toepassing art In geval van opheffing van de regeling, worden de archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Groningen Novatec - art. 13- Voor de bewaring van de op grond van art. 5 der Archiefwet over te brengen archiefbescheiden wijst het Algemeen Bestuur een archiefbewaarplaats aan Houdt de zorgdrager een register bij? 1.6 Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? 1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ achiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten, waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Gemandateerd aan het afdelingshoofd Bedrijfsvoering. Deels Ons archiefbeheer als zodanig is niet uitbesteed. Er zijn wel gegevens die extern beheerd worden zoals de hosting van onze website of het WOZ-portaal. Het is niet altijd duidelijk hoe het beheer is geregeld. Inventariseren op welke plekken nog meer archiefbescheiden worden beheerd en daarvoor indien nodig overeenkomsten afsluiten.

3 2 INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer Beginnen met opzetten kwaliteitssysteem. Er is een handboek Post & Archief waarin Maakt het college als archiefzorgdrager voor het verschillende procedures zijn opgenomen. Dit beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik is niet meer actueel en voldoet niet als van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare kwaliteitssysteem. eisen zijn geformuleerd? Zo ja, - welk? voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van het kwaliteitssysteem? 2.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de weiovergebrachte? Er is geen gemeentelijke archivaris genoemd. Er wordt echter wel voldaan aan Aw art (wanneer geen archivaris is benoemd wordt de archiefbewaarplaats beheerd door de secretaris). Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? 2.3 Verslag toezicht archiefbeheer Het eerste verslag verschijnt begin Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Zie Verslag beheer archiefbewaarplaats Zie 2.3 Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? 3 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Deels 3.1 Geordend overzicht

4 Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Van de overgebrachte archieven van de voormalige gemeenten Aduard, Grijpskerk en Oldehove zijn beschrijvende inventarissen aanwezig. Het archief van de voormalige gemeente Zuidhorn is nog niet overgebracht en alleen toegankelijk via een dossierinventaris. Gegevens in één overzicht verzamelen en actualiseren. Voor de series bouwvergunningen van de 4 voormalige gemeenten (tot 1990) is een secundaire toegang in Excel gemaakt. Het niet-overgebrachte deel van de archiefbescheiden (het dynamische archief) is toegankelijk via Verseon en is opgebouwd conform de basisarchiefcode, dit is echter niet specifiek in een overzicht vastgelegd. 3.2 Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: de inhoud, structuur en verschijningsvorm; wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; de samenhang met andere archiefbescheiden; de uitgevoerde beheeractiviteiten; de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. 3.3 Systeem voor toegankelijkheid Waarborgt het archiveringssysteem de Er is een overzicht van processen vanuit het Model-DSP van VHIC (2008) maar dit is niet meer actueel. Bovendien ontbreekt de directe koppeling naar archiefbescheiden. Deels Er worden wel metagegevens vastgelegd, maar welke dit zijn en waar die worden opgeslagen is niet duidelijk. Er is nog geen metagegevensschema opgezet. Dit is gewaarborgd via de diverse Opzetten metagegevensschema.

5 toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? 3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van (te bewaren) archiefbescheiden? 3.6 Systeem voor duurzaamheid Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 3.4 en 3.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na tenminste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? inventarissen en het DMS (Verseon). Deels Voor verpakkingsmateriaal van (te bewaren) papieren archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van materialen die voldoen aan de geldende normen. Voor digitale archiefbescheiden in het DMS (Verseon, sinds juni 2011) geldt dat de gescande documenten in PDF/A worden opgeslagen. Er zijin nog geen afspraken en procedures voor het onderhouden van de goede staat. Afspraken vastleggen en procedures opstellen. De oude bouwvergunningen (tot 1990) zijn omgepakt in zuurvrije materialen. Voor de overige archieven is een overzicht beschikbaar van de materiële toestand ervan. Planmatige controle opzetten. 4 SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Beheeromgeving digitale archieven toetsen aan 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer Referentiekader Opbouw Digitaal Werkt de gemeente op basis van het

6 Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer? 4.2 Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? 4.3 Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 3.2) 4.4 Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd? 4.5 Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? En zijn die voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? Veel informatie is wel bekend maar nergens vastgelegd. Verseon is deels aangepast aan de wensen van de gemeente. Gescande documenten in Verseon zijn PDF/A bestanden. N.v.t. Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie en encryptie. Informatiebeheer (RODIN). Inventariseren en vaststellen. Wordt in geval van encryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? 4.6 Converteren en migreren Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Deels Er is een conversie geweest van PostManager naar Verseon, dit had echter niet te maken met de toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Het ging om de invoering van digitaal en zaakgericht werken. Er is geen verklaring van de conversie opgemaakt. Is een verklaring van de conversie/migratie opgemaakt? 5 VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 5.1 Archiefselectie en stukkenlijst

7 Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor de Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? 5.2 Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?. Selectie van archiefbescheiden gebeurt doorlopend. Te bewaren dossiers worden geplaatst in een archiefblok dat loopt vanaf Gezien de termijn voor overbrengen (20 jaar) zal dit blok moeten worden afgesloten en bewerkt zodat het kan worden overgebracht. Een natuurlijk moment hiervoor zou de overgang naar digitaal archiveren zijn. Te vernietigen dossiers worden geplaatst in jaarblokken, zodat er jaarlijks vernietiging kan plaatsvinden Aandachtspunt bij de verdergaande digitalisering. Zo ja, waarborgt het college als

8 archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Heeft het college als archiefzorgdrager een verklarign tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? - Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7 Aw? 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd? Zo ja.. heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OGW ontvangen? Heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? 6 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 ar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? 6.1 Overbrenging na 20 ar Geen actie nodig. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de De archieven van de voormalige gemeenten gemeente, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar Aduard, Grijpskerk en Oldehove zijn de daarvoor aangewezen openbare overgebracht naar de eigen archiefbewaarplaats? archiefbewaarplaats.

9 Zo nee, Het archief van de voormalige gemeente welke archiefbescheiden zijn niet Zuidhorn is nog niet overgebracht. overgebracht? Dit archief moet nog worden geïnventariseerd voor het officieel kan worden overgebracht en Wat is de reden c.q. de redenen, daarvoor ontbreekt momenteel nog de kennis. principieel en/of praktisch, van de niettijdige overbrenging? 6.2 Verklaringen van overbrenging. Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? 6.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering N.v.t. Heeft het college als archiefzorgdrager voor Er is geen archief aangewezen dat om archiefbescheiden die om redenen van redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht zou kunnen worden overgebracht. kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? 7 ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUI VITEN EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaror nstandigheden op orde? 7.1 Archieforganisatie/kwaliteitszorg/ benchmark Is er door de gemeente een (gemeentelijke of Het beheer van de archiefbescheiden in de regionale) archieforganisatie aangewezen ten archiefbewaarplaats wordt door de gemeente behoeve van de uitvoering van het beheer van de zelf uitgevoerd. archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? n.v.t. - zie antwoord eerste vraag Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? 7.2 Archiefbewaarplaats Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit en -regeling genoemde eisen voldoet? n.v.t. - zie antwoord eerste vraag Oppakken in het kader van de opleiding W A (Voortgezette Vorming Archiefbeheer) of kiezen voor uitbesteding.

10 Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Zo ja, Zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art 33 Aw? 7.3 Archiefruimten Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen? Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? 7.4 E-depot Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?, de omgevingsvergunningen (voorheen bouwvergunningen) bij Bouw en Woningtoezicht. Er zijn 2 archiefruimten waarvan niet bekend is of zij aan de eisen voldoen. Het gaat om de archiefruimte bij Bouw- en Woningtoezicht en om de het archief van Sociale Zaken. Archiefruimten toetsen aan de Archiefregelingen laten vaststellen indien zij aan de eisen voldoen. Het archief van Sociale Zaken is op termijn te vernietigen en valt hier dus niet onder. N.v.t. Gebruikt het college dit e-depot t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? 8 TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheldseisen van de Archiefwet? 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?

11 Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over genoemde kosten? 8.2 Beperking openbaarheid na 20 ar In beginsel zijn archiefbescheiden na 20 jaar openbaar: heeft het college als archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na 20 jaar afdoende gemotiveerd, gelet op artikel 15.1 van de Archiefwet? De beperkingscriteria zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredig bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen danwel van derden. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15.a. van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking van de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? 8.3 Beperking openbaarheid na 75 ar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde, is opgenomen in de Legesverordening (Titel 1, Hoofdstuk 10) Bij de verklaring van overbrenging voor de archieven van de vm gemeenten Aduard, Grijpskerk en Oldehove is opgenomen het collegebesluit "beperking openbaarheid archiefbescheiden". Dit geldt nog niet voor het archief van de vm gemeente Zuidhorn. Dit is nog niet overgebracht en er is dus ook nog geen beperking van de openbaarheid vastgesteld. Omdat dit archief nog niet is overgebracht is het dus eigenlijk in z'n geheel nog niet openbaar.. Advies ingewonnen bij de vakafdeling (PAZ)... N.v.t. Er is maar één categorie stukken die na 75 jaar nog niet openbaar is: geboorteaktes. Deze zijn bij wet van openbaarheid uitgezonderd en niet door het college aangewezen. Beperking van de openbaarheid vaststellen bij overbrengen van dit archief.

12 staten? 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd? 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest? Zo ja, werkt de archieforganisatie mee aan de monitor dienstverlening? 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie(registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement? Is opgenomen in artikel 3.5 en 3.6 van het Bezoekersreglement archieven gemeente Zuidhorn. Situatie heeft zich nog niet voorgedaan. Indien deze situatie zich zou voordoen. Wordt geregeld wanneer zich de situatie voordoet. Bezoekersreglement archieven gemeente Zuidhorn. Inventarissen overgebrachte - en dus openbare - archieven zijn te raadplegen via Bezoekersreglement is te raadplegen via

13 vww.zuidhorn.nl en komt op de nieuwe website van het GroningerArchiefNet (medio 2014) 9 RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 9.1 Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, In het Regionaal Risicoprofiel Regio beleids- en crisisplan waarin ten minste Groningen is de veiligheid van cultureel procedures met tjetrekking tot de verplaatsing of erfgoed meegenomen als vitaal belang. In het veiligstelling van objecten met een gemeentelijk rampenplan zijn verder geen cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) afspraken opgenomen. archiefbescheiden zijn opgenomen? 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de Ontwikkelen veiligheidsplan. archiefruimte(n) en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1.) 9.3 Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen? Prioriteiten vaststellen en verzamelplaats aanwijzen. Nog niet aan de orde geweest. Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat Nog niet aan de orde geweest. mee te doen aan incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk? 10 MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? 10.1 Middelen Hoeveel middelen stelt het college als In de begroting is voor personeel een bedrag archiefzorgdrager na goedkeuring van de raad ter van opgenomen en voor overige beschikking om de kosten te dekken die zijn kosten als bijvoorbeeld archiefmaterialen een bedrag rond Kosten die verband verbonden aan de uitoefening van de zorg voor houden met de digitalisering zijn opgenomen c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de in de post e-dienstverlening. gemeentelijke organen en het toezicht daarop?

14 10.2 Mensen, kwantitatief tbv beheer Hoeveel mensen (fte's) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring van de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (zie ook 2.2.) Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? 10.3 Mensen, kwalitatief tbv beheer Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (zie ook 2.2.) Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren gedaan worden? In totaal 2,3 fte. Overbrengen archiefblok oud-zuidhorn. N.v.t. Deels Alleen voor inventarisatie t.b.v. overbrenging (zie 10.2) ontbreekt nog de benodigde kennis. Planning maken voor aanpak inventarisatie archiefblok oud-zuidhorn. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? 10.4 Mensen, kwantitatief tbv toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs of andere medewerkers (zie ook 2.2.) N.v.t. Geen specifieke formatieruimte vastgesteld. Regelen intern toezicht op de archiefzorg (uitvoerende bevoegdheid ter beoordeling van de werkzaamheden).