Financiële en Juridische zaken, AJZ, Jaap Boskma BMO, DIV/ Financiële en Juridische zaken, BMO, DIV,/ Financiële en Juridische zaken,

Transcriptie

1 KPI Omschrijving Actie Wie; Afdeling,team en naam medewerker Datum gereed Bijzonderheden 1 Lokale regelingen 1.4 Wijziging overheidstaken 1.5 Gemeenschappelijke regelingen Opstellen van beleid in geval van wijziging in taken of organisatie, samenwerking of uitbesteding waarin de bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheid voor de informatie wordt geregeld. Actualiseren, aanvullen en actueel houden van register van GR met deelnemers; overgedragen taken; adres en plaats van vestiging; openbaar lichaam of gemeenschappelijk orgaan; wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst. Opnemen van archiefbepalingen aangaan, wijzigen GR's over de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de archivering en afspraken over opheffen GR's. Financiële en Juridische zaken, AJZ, Jaap Boskma/ BMO; DIV 2015 Financiële en Juridische zaken, AJZ, Jaap Boskma BMO, DIV/ Financiële en Juridische zaken, AJZ, Jaap Boskma Regels stellen over de creatie en beheer van van de GR d.m.v. dienstverleningsovereenkomsten. BMO, DIV,/ Financiële en Juridische zaken, AJZ, Jaap Boskma Nagaan en vastleggen van de uitvoering van overdracht van taken en naar ROOBOL en eventueel maken nadere afspraken BMO, DIV 2015 Afspraken over de archiefzorg (in de ruimste zin van het woord) bij samenwerking met private partijen en projecten. BMO, DIV/ alle afdelingen Inventarisatie bestaande samenwerkingsovereenkomsten met private partijen en bekijken of hierbij de archiefzorg is geregeld. Zo niet, dan alsnog regelen. BMO, DIV/ alle afdelingen 2015 DDFK? Dit geldt ook voor andere samenwerkingsvormen waar taken van de gemeente op afstand worden gezet. Zoals nu bij Programma Súd Ie en Wetterfront Dokkum 1.7 Uitbesteden Archiefbeheer(staken) Aandacht voor de regeling en uitvoering van voorzieningen van van de eventueel betrokken rechtsvoorgangers, zoals bij de GR Brandweer NOF. Streekarchivaris/ BMO, DIV 2015 Afsluiten dienstverleningsovereenkomst met externe partijen m.b.t. hosting van gegevens. In de overeenkomst rekening houden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid. BMO, ICT, Marten Post 2015 Met Pink en Notubizz afdoende geregeld in een mailwisseling. Verder onderzoek nodig (website). DVO Leeuwarden. Treffen van maatregelen in het kader van faillissement, beslaglegging of in beslagname bij hosting gegevens bij externe partijen. BMO, ICT, Marten Post 2015 Zie hierboven 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht 2.1 Kwaliteitsysteem archiefbeheer Invoeren kwaliteitssysteem ten behoeve van de verbetering van de kwaliteit van de informatievoorziening organisatiebreed 2.1 a 2.1 b In het kwaliteitssysteem de volgende aandachtspunten opnemen: 1.- de organisatie van het informatiebeheer (strategisch, tactisch en operationeel) in relatie tot (het informatiebeleid van) de totale organisatie, haar werkprocessen, en (externe) ontwikkelingen die het informatiebeheer raken; 2 - de periodieke toetsing van de stand van zaken van het informatiebeheer en verbeterplannen 3 - het beleggen en vastleggen van bevoegdheden inclusief (onder)mandatering, verantwoordelijkheden en taken op het terrein van informatiebeheer 4 - vastgelegde procedures voor informatiebeheer, zoals voor documentenbehandeling, dossiervorming, en vernietiging of overbrenging 5 - (voldoende en voldoende geschoolde) mensen en middelen om het Informatiebeheer uit te voeren 6 - een correcte uitvoering van het Informatiebeheer conform procedures 7 - het bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de informatie, met een beschrijving van die informatie, de relatie met de werkprocessen waarop de informatie betrekking heeft, de vindplaats of de applicatie waarin de informatie is opgeslagen, de onderlinge relatie(s), de bewaartermijn en andere metadata. 8 - de duurzaamheid, zorg voor authenticiteit en beveiliging van de informatie BMO, DIV 2016 Ontwikkelde kwaliteitssysteem uit stageopdracht. Medio 2015 brengt Archiefinnovatie Decentrale Overheden een format kwaliteitssysteem uit.

2 2.1 c 2.3 Verslag toezicht archiefbeheer 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en durzaamheid Implementeren periodieke interne toetsing van het kwaliteitssysteem in PDCA Uitbrengen jaarlijks verslag door de gemeentearchivaris aan het college als zorgdrager over het uitgeoefende toezicht op het beheer en de bevindingen. BMO, DIV b) Streekarchivariaat; Tjeerd Jongsma Over 2014 is een verslag gemaakt; Het implementeren periodieke interne toetsing volgt op invoering kwaliteitsststeem (2.1a en In het overzicht met groen beoordeeld, maar in de tekstbijlage als aandachtspunt. 3.1 Geordend overzicht 3.2 Authenticiteit en context 3.2 a een steekproef). 3.2 a de inhoud, structuur en verschijningsvorm; Actualiseren en completeren van een logisch samenhangend overzicht van (te bewaren), geordend overeenkomstig ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. BMO, DIV icontroller onderdeel van 2016 zaaksysteem Leeuwarden. Invullen werkblad KPI 3.2 voor NO van de IBT-lijst per overzicht,systeem, database etc.op 3 verschillende niveaus met betrekking tot vastleggen gegevens over in de metadatavelden van systemen. 1) of de gebruikte (postregistratie-, zaak- of documentmanagement)systemen en applicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij KPI 3.2.a 1 t/m 3.2.a 5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties. 2) of de gemeente deze metadatvelden ook gebruikt en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van 2 - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd 3.2 a 2 ontvangen of opgemaakt; 3.2 a de samenhang met andere ; 3.2 a de uitgevoerde beheeractiviteiten; 5 - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de 3.2 a Duurzame materialen en gegevensdragers Opnemen aanschaf van duurzame materialen en gegevensdragers voor (te bewaren) in het inkoopproces BMO, ICT en DIV en applicatiebeheerders in de organisatie 2015 Financiële en Juridische zaken, AJZ, Anton Buwalda Afspraken om bij wijziging in aanschaf van duurzame materialen en gegevensdragers voor (te bewaren) dit door te geven aan DIV voor het bijhouden van de overzichtslijsten t.b.v. de verantwoording. De inkopers van alle afdelingen/ BMO, DIV Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Opnemen aanschaf van duurzame verpakkingsmaterialen voor (te bewaren) in het inkoopproces Financiële en Juridische zaken, AJZ, Anton Buwalda Afspraken om bij wijziging in aanschaf van duurzame verpakkingsmaterialen voor (te bewaren) dit door te geven aan DIV voor het bijhouden van de overzichtslijsten t.b.v. de verantwoording. De inkopers van alle afdelingen/ BMO, DIV Systeem voor duurzaamheid Implementeren en vaststellen bewaarstrategie van digitale BMO, DIV en ICT Digitale in het bijzonder 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer 4.2 Functionele eisen Werken op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Dit meenemen in het nog te ontwikkelen/ ontwikkelde kwaliteitssysteem BMO, DIV 2016 Vaststellen en implementeren functionele eisen van de afwijkende informatieobjecten.i.v.m. authenticiteit van de digitale BMO, DIV Opslagformaten Vaststellen te gebruiken opslagformaten binnen de gemeente BMO, DIV 2015 Vastgestelde bestandsformaat meenemen in de afspraken over archiefzorg bij overdracht van taken van de gemeente aan een GR of een samenwerkingsvorm BMO, DIV/ Financieel Juridische zaken, AJZ, met private partijen. Jaap Boskma Voorschrijven en zorgdragen dat iedereen binnen de gemeente gebruik maakt van de juiste, voorgeschreven opslagformaten. BMO, DIV 2015 Heeft relatie met transitie naar Leeuwarden. Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheid (TMLO) hierbij gebruiken? Gehoste systemen niet bekend bij ICT. Software catalogus gemeente Leeuwarden? Track en trace Gemeentewurk. Opnemen in inkoopvoorwaarden. Opnemen in inkoopvoorwaarden. Aandachtspunt bij transitie naar ICT Leeuwarden. Maakt onderdeel uit van het kwaliteitssysteem

3 4.6 Converteren en migreren 4.6 a Opnemen beleid voor conversie en migratie in het beleid ten aanzien van beheer van digitale ("digitale beheeromgeving") BMO, ICT, Marten Post, DIV 2015 Meenemen mogelijkheden van conversie en migratie van de informatie bij de aanschaf van een vervangend DMS/RMA/zaaksysteem BMO, DIV, ICT Onderdeel transitie 2015 Leeuwarden. 5 Vernietigen en vervreemding van 5.2 Vernietiging en verklaringen 5.2 b a 5.3 b 5.3 c Vervanging. Besluiten en verklaringen Opnemen in de verklaring voor vernietiging op grond van welke categorie(en) van welke selectielijst de vernietigde zijn vernietigd. BMO, DIV, Oebele Idema en Bavius Gras 2016 Nemen van besluit tot vervanging per geval/categorie (het betreft vervangen van papieren door digitale reproducties of omgekeerd, waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd) BMO, DIV 2016 Regelen dat na vervanging de originelen daadwerkelijk worden vernietigd. BMO, DIV 2016 Waarborgen dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen voorkomende gegevens. BMO, DIV 2016 Opmaken verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren en het besluit daarover bekendmaken BMO, DIV 2016 Wanneer het om blijvende te bewaren bescheiden gaat moeten de volgende aspecten van de vervanging in het besluit aan de orde komen: 1. - de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën waarvoor het vervangingsproces geldt de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur 3. - voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen de criteria voor de keuze ter zaken van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten het proces van vernietiging van de vervangen 8. - de kwaliteitsprocedures. Binnen Filetrak geen mogelijkheid voor; verouderd systeem. Vernietigingsplicht geldt ook voor back-ups en kopieën. Aandachtspunt is functiescheiding. Onafhankelijke audit/ control. 6 Overbrenging van archiefbewaarplaats 6.1 Overbrenging na 20 jaar Invullen/actualiseren werkblad "meter TB-NO" van de IBT-lijst 2015; na invullen Het ingevulde werkblad is te vinden op Alfresco Share. BMO, DIV Bewerken, inventariseren en overbrengen gemeentearchief over de periode en (gedeponeerde) particuliere archieven; hinderwetvergunningen van Lijst kleine archieven staat 2000 BMO, DIV 2015 op Alfresco Share. 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 7.3 Archiefruimten 7.3 a Uitzoeken of de serverruimte aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoet BMO, ICT, Marten Post 2015 Gelet op de actualiteit is dit een aandachtspunt. Hardware gaat over naar Leeuwarden.

4 7.4 E-depot 7.4 a Implementeren van een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale dat aan de eisen van de Archiefregeling voldoet. BMO, DIV en ICT Regionaal; oppakken in 2017 overleg met Leeuwarden. Gebruiken van een e-depot voor de te bewaren overgebrachte. BMO, DIV 2017 Zie hierboven a 9.2 b 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid Onderdeel gemeentelijk rampenplan Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming 10 Middelen en mensen Opnemen procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) in het risicoprofiel, beleids- en crisisplan als onderdeel van het gemeentelijk calamiteitenplan. Ontwikkeling, Openbare werken/ BMO, DIV 2016 calamiteitenplan oppakt. Opstellen veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met daarin opgenomen een calamiteitenplan en ontruimingsplan. Ontwikkeling, Openbare werken/ BMO, DIV 2016 calamiteitenplan oppakt. Opnemen in veiligheidsplan een aangewezen verzamelplaats voor te ontruimen op basis van prioriteiten in het collectieplan. Ontwikkeling, Openbare werken/ BMO, DIV 2016 calamiteitenplan oppakt Middelen 10.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer 10.2 a 10.2 b 10.3 Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer 10.3 b Beschikbaar stellen voldoende middelen gelet op de wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer Beschikbaar stellen voldoende mensen/tijd gelet op de wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer BMO, manager Greet Hettema BMO, manager Greet Hettema Wegwerken achterstanden in de verplichte archiefwerkzaamheden (kleine archieven, hinderwetvergunningen, personeelsdossiers; dossiervorming en - ordening projecten, afdelingsarchieven) BMO, DIV 2015 De beantwoording van deelvraag 10.2 b (deels) leidt tot een aandachtspunt voor de provincie. Er zijn achterstanden dus onvoldoende middelen beschikbaar. De beantwoording van deelvraag 10.2 b (deels) leidt tot een aandachtspunt voor de provincie. Er zijn achterstanden dus onvoldoende middelen beschikbaar. Inventariseren; PvA maken, risico's in kaart brengen en besluiten nemen over eventueel wegwerken achterstanden. Kleine archieven, hinderwetvergunningen en personeelsdossiers loopt. Inventariseren; PvA maken, risico's in kaart brengen en besluiten nemen over eventueel wegwerken Zorgen dat alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren kunnen worden gedaan. BMO, manager Greet Hettema achterstanden. Zie 2015 hierboven.

5