Behandeling in de raadscommissie

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Behandeling in de raadscommissie"

Transcriptie

1 Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 12G PORT.HOUD: Schelberg ONDERWERP: Horizontale verantwoording archiefbeheer Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad RAADSGRIFFIE GRIFFIER: DHR. G.J. EEFTINK ADJUNCT-GRIFFIER: MW. A. HAARHUIS ADJUNCT-GRIFFIER: DHR. L.F. NIJLAND paraaf griffier Behandelen Informeren Datum Commissie Fysiek Commissie Sociaal Commissie Bestuur I Trefpunt (uitgebreide commissie) Raadsvergadering 18/12 LN Opmerkingen griffier: Behandeling in de raadscommissie Bestuur Fysiek Sociaal Datum: Agendapunt: Besluit: Geïnformeerd Akkoord voor raadsbehandeling Hamerstuk Niet-akkoord paraaf griffier Opmerkingen commissiegriffier: Stuknummer:

2 BESLISSINGSFORMULIER COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORT. HOUDER 12G C.W.B. Bakker IF Schelberg ONDERWERP Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo AGENDANUMMER AFGESTEMD MET PORTEFEUILLEHOUDER? GERAADPLEEGDE ADVIESORGANEN Provinciale archiefinspecteur INTERACTIE/PARTICIPATIE BELEIDSPROGRAMMA/FACETAGENDA Overige COMMUNICATIE Openbaar Publiceren op openbare besluitenlijst. OPMERKINGEN VAN DE SECRETARIS ONTWERPBESLUIT Het college besluit: 1. De rapportage Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo De tien Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) vast te stellen 2. De gemeenteraad hierover te informeren BESLUIT DATUM BEGROTINGSASPECTEN Niet van toepassing (eventueel binnen een product) FORMATIEASPECTEN Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de formatie. ONTWERPTOELICHTING T.B.V. OPENBARE BESLUITENLIJST Het college heeft de rapportage Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo 2012 vastgesteld. Dit document is bedoeld om de documentaire informatievoorziening binnen de gemeente Hengelo in kaart te brengen en te toetsen aan kwaliteitsnormen. Dit is vereist in het kader van nieuwe Wet revitalisering generiek toezicht. TOELICHTING/AANDACHTSPUNTEN T.B.V. COLLEGE BIJLAGE(N) Rapportage Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo De tien kritische Prestatie Indicatoren

3 ADVIES VOOR BESLISSING VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER 12G ONDERWERP Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo AANLEIDING EN DOEL Het toezicht op het archiefbeheer binnen de gemeentelijke overheid gaat veranderen. Van specifiek toezicht op het archiefbeheer door provincies, gaat het toezicht meer verschuiven naar zogenaamde horizontale generieke verantwoording. Dat betekent per 1 oktober 2012 een nieuwe vorm van verantwoording van het archiefbeheer onder supervisie van de Wet revitalisering generiek toezicht. Een noodzakelijke voorwaarde voor het generiek worden van het provinciale interbestuurlijk archieftoezicht is de versterking van de horizontale verantwoording op het terrein van de informatiehuishouding en archivering binnen de gemeenten. Dit sluit aan bij de dualisering van het gemeentebestuur. Concreet houdt dit in dat het college van B&W in de beginfase jaarlijks en in een later stadium tweejaarlijks verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad inzake de stand van zaken m.b.t. het archiefbeheer binnen de eigen organisatie. (Overigens schreef de Archiefverordening gemeente Hengelo 2009 al voor dat B. en W. tenminste eens in de twee jaar verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad over de naleving van artikel 30 uit de Archiefwet.) Daarvoor heeft de VNG, in overleg met IPO en betrokken ministeries een model verantwoording, in de vorm van zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s), op het terrein van de Archiefwet ontwikkeld en in juli 2011 per ledenbrief aan de gemeenten toegezonden. Deze KPI s zijn afgeleid van de voor gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling en daarmee verplicht gesteld. OVERWEGINGEN Aan de hand van een door de VNG ter beschikking gesteld model, waarin tien zogeheten Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) zijn uiteengezet, is de informatievoorziening van de gemeente Hengelo in de periode april tot en met augustus 2012 getoetst en beoordeeld, waarbij de uitkomst van deze toetsing en beoordeling is vervat in deze rapportage. In deze rapportage zijn de 10 kritische performance indicatoren, overeenkomstig het door de VNG verstrekte model, weergegeven. Uit de resultaten kan geconcludeerd worden dat de gemeente Hengelo op het gebied van documentaire informatievoorziening kwalitatief goed presteert en op afzonderlijke terreinen (substitutie en digitaal werken) zelfs een voortrekkersrol vervult in Twente. Aandachtspunten voor komend jaar zijn de verdere uitwerking en optimalisering van digitaal werken en de interne verhuizing en inrichting van de archiefbewaarplaats. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN N.v.t. VERVOLGTRAJECTEN EN PRODUCTEN Na kennisneming door de gemeenteraad van de rapportage, wordt de verantwoording aan de provincie toegezonden. ADVIES AAN HET COLLEGE Aan het college wordt voorgesteld: 1. De rapportage Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo De tien Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) vast te stellen 2. De gemeenteraad hierover te informeren

4 Horizontale verantwoording archiefbeheer gemeente Hengelo De tien kritische Prestatie Indicatoren (KPI s)

5 Samenvatting Voor u ligt de verantwoording over het archiefbeheer gemeente Hengelo Aan de hand van een door de VNG ter beschikking gesteld model, waarin tien zogeheten Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) zijn uiteengezet, is de informatievoorziening van de gemeente Hengelo in de periode april tot en met augustus 2012 getoetst en beoordeeld, waarbij de uitkomst van deze toetsing en beoordeling is vervat in deze rapportage. Samengevat leidt de verantwoording over het archiefbeheer tot het volgende beeld: Kritische Prestatie Indicator 1. LOKALE REGELINGEN 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E- DEPOTS 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID 10.MIDDELEN EN MENSEN Status archiefbeheer Hengelo Deze rapportage is niet alleen een instrument voor de gemeente Hengelo om een goed beeld van de kwaliteit van haar eigen informatievoorziening te verkrijgen (en waar de verbeterpunten liggen), de rapportage dient tevens als hulpmiddel voor de provinciaal Archiefinspecteur van de Provincie Overijssel in het kader van de tweejaarlijkse archiefinspectie. Hengelo, augustus 2012 Gemeentearchief Hengelo. 2

6 Inhoudsopgave Samenvatting 2 Inhoudsopgave 3 1. Aanleiding verantwoording archiefbeheer 4 2. Doelstelling verantwoording archiefbeheer 4 3. Kwaliteitszorg 4 4. Uitwerking van de 10 kritische prestatie indicatoren 5 1. LOKALE REGELINGEN 6 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT 8 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID MIDDELEN EN MENSEN 23 3

7 1. Aanleiding verantwoording archiefbeheer Het toezicht op het archiefbeheer binnen de gemeentelijke overheid gaat veranderen. Van specifiek toezicht op het archiefbeheer door provincies, gaat het toezicht meer verschuiven naar zogenaamde horizontale generieke verantwoording. Per 1 oktober 2012 zal deze nieuwe vorm van verantwoording van het archiefbeheer onder auspiciën van de Wet revitalisering generiek toezicht van kracht worden. Een noodzakelijke voorwaarde voor het generiek worden van het provinciale interbestuurlijk archieftoezicht is de versterking van de horizontale verantwoording op het terrein van de informatiehuishouding en archivering binnen de gemeenten. Dit sluit aan bij de dualisering van het gemeentebestuur. Concreet houdt dit in dat het college van B&W in de beginfase jaarlijks en in een later stadium tweejaarlijks verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad inzake de stand van zaken m.b.t. het archiefbeheer binnen de eigen organisatie. (Overigens schreef de Archiefverordening gemeente Hengelo 2009 al voor dat B. en W. tenminste eens in de twee jaar verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad over de naleving van artikel 30 uit de Archiefwet.) Daarvoor heeft de VNG, in overleg met IPO en betrokken ministeries een model verantwoording, in de vorm van zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s), op het terrein van de Archiefwet ontwikkeld en in juli 2011 per ledenbrief aan de gemeenten toegezonden. Deze KPI s zijn afgeleid van de voor gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling en daarmee verplicht gesteld. Na kennisneming door de gemeenteraad van de rapportage, wordt de verantwoording aan de provincie toegezonden. 2. Doelstelling verantwoording archiefbeheer De periodieke rapportage is niet alleen een instrument voor de gemeente Hengelo om een goed beeld van de kwaliteit van haar eigen documentaire informatievoorziening te verkrijgen (en waar de verbeterpunten liggen), de rapportage dient tevens als hulpmiddel voor de provinciaal Archiefinspecteur van de Provincie Overijssel in het kader van de drie- of tweejaarlijkse archiefinspectie. Hoewel de provincie bij het generieke toezicht uitgaat van vertrouwen, blijft de provincie de situatie bij gemeenten toetsen aan de Archiefwet en regelgeving. Zij heeft dus zodanige informatie nodig, dat daaruit blijkt of de gemeente Hengelo aan deze wet- en regelgeving voldoet. In principe is dit dezelfde informatie, die de gemeente Hengelo ook nodig heeft voor haar versterkte horizontale verantwoording, dienende voor de verantwoording van B&W aan de raad. 3. Kwaliteitszorg Een extra kwaliteitscontrole is ingebouwd doordat deze rapportage tegen het licht is gehouden door de afdeling Bedrijfsondersteuning van de gemeente Hengelo. 4

8 4. Uitwerking van de 10 kritische performance indicatoren In dit hoofdstuk zijn de 10 kritische performance indicatoren, overeenkomstig het door de VNG verstrekte model weergegeven. De 10 performance indicatoren zijn nader uitgesplitst in deelvragen. In de eerste kolom is een verwijzing naar de betreffende regelgeving opgenomen, waarbij de volgende afkortingen zijn gehanteerd: Aw = Archiefwet Ab = Archiefbesluit Ar = Archiefregeling. Per KPI worden de antwoorden vervolgens nader toegelicht. 5

9 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Regelgeving Aw art Model- Verordening LOPAI Deelvraag KPI 1.1. Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? Antwoord Hengelo Aw art Model- Verordening LOPAI Model- Besluit LOPAI Aw art Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? 1.3. Besluit informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? 1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? 1.5. Gemeenschappelijke regelingen Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de Aw art. 40. gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Wgr art. 27. Houdt de zorgdrager een register bij? Awb Titel Bw Boek Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? 1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten, waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Zie 6

10 Toelichting De gemeenteraad van Hengelo heeft bij besluit van 15 september 2009 de Archiefverordening gemeente Hengelo 2009 en het Besluit Informatiebeheer gemeente Hengelo vastgesteld als vervanging van de archiefverordening De verordening is gebaseerd op de model archiefverordening vastgesteld door het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). Met name in het Besluit Informatiebeheer gemeente Hengelo is de interne regelgeving aangepast aan de huidige ontwikkelingen op het gebied van digitalisering binnen het vakgebied van DIV (Digitale Informatie Voorziening) Daarnaast zijn in de verordening en het besluit, het toezicht op het beheer van de archiefbewaarplaats en de toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden vastgelegd. Bij brief van 2 november 2009 heeft de provinciaal archiefinspecteur van Overijssel Drs. L. Folkertsma meegedeeld dat er geen opmerkingen zijn bij de archiefverordening Indien de gemeente Hengelo zal worden geconfronteerd met eventuele opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken, zullen daarvoor middels een afzonderlijk besluit van het college van B&W de noodzakelijke voorzieningen worden getroffen t.a.v. de archiefbescheiden. Hetzelfde geldt wanneer de gemeente Hengelo zal participeren in een gemeenschappelijke regeling. Bij verzelfstandiging van onderdelen van de gemeentelijke organisatie wordt gezorgd dat er in overeenkomsten hieromtrent een aparte paragraaf wordt opgenomen m.b.t. de archiefzorg. In de begroting en het jaarverslag opgenomen, paragraaf Verbonden Partijen staat een actueel overzicht van alle verbonden partijen, inclusief deelname Gemeenschappelijke Regelingen vermeld. Deze gegevens worden periodiek geupdated door de afdeling Financieel Beleid. 1.6 De gemeente Hengelo beschikt over een mandaatbesluit. Onder hoofdstuk 3, Sector Informatie en faciliteiten, afdeling Documentaire informatievoorziening, wordt de vernietiging van archiefbescheiden gemandateerd van het college van B. en W. naar resp. directie, sectormanager, afdelingshoofd. 1.7 Het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (waarin de gemeente Hengelo participeert), besteedt de opslag van haar semi-statische archieven uit aan het gecertificeerde en door de LOPAI goedgekeurde archiefopslag bedrijf VADA in Nijverdal. Hiervan is een overeenkomst opgemaakt. 7

11 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteits(verbetering) van haar informatiehuishouding? Regelgeving Ar art. 16. Link met NEN-ISO 15489:2001 Aw art en Aw art Model- Verordening LOPAI Aw art Model- Verordening LOPAI Deelvraag KPI 2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als archiefzorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Zo ja, - welk? - voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? 2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? 2.3. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? 2.4. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Antwoord Hengelo in ontwikkeling, zie nee, zie nee, zie nee, zie Toelichting 2.1 De gemeente Hengelo werkt hard aan de implementatie van een nieuw zaaksysteem ten behoeve van postregistratie, workflow en archivering. In dit nieuwe zaaksysteem is een zogeheten Records Management Applicatie ingebouwd, dat als instrument voor een kwalitatief goede informatiehuishouding fungeert. Daarnaast is het streven om in 2012 machtiging tot substitutie te verkrijgen van de provincie Overijssel, teneinde volledig digitaal te kunnen archiveren. Om deze verklaring te verkrijgen moet worden voldaan aan een reeks van waarborgen en kan dus worden beschouwd als een extra toets op de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen de gemeente Hengelo. 2.2 De gemeente Hengelo heeft geen benoemde archivaris in dienst, maar wel een archivaris die in het bezit is van het diploma Middelbaar Archiefambtenaar (een landelijke opleiding in de archivistiek). Formeel berust de verantwoordelijkheid 8

12 voor het archief daarbij bij de gemeentesecretaris/directeur. In de praktijk berusten de taken die daarbij horen bij de archivaris Eens per drie of twee jaar vindt er archiefinspectie plaats door de Provinciaal archiefinspecteur van de provincie Overijssel. Naar aanleiding van die inspectie wordt door de inspecteur rapport opgemaakt met daarin de bevindingen t.a.v. het archiefbeheer en de archiefbewaarplaats van de gemeente Hengelo. Dat rapport wordt aan het college van B. en W. aangeboden en eventuele aanbevelingen worden uitgevoerd. Er vindt daarnaast geen aparte rapportage plaats van de archivaris aan het college. 9

13 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt ordening planmatig, waarborgen het systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Regelgeving Aw art. 3. en Ab art. 12. Ar art. 18. en 23. Ar art 17. en 19. Aw art. 3. en Ab art. 12. Ar art. 20. Aw art Ab art. 11. Ar art en Deelvraag KPI 3.1. Geordend overzicht Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? 3.2. Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; - de samenhang met andere archiefbescheiden; - de uitgevoerde beheeractiviteiten; - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden Systeem voor toegankelijkheid Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? 3.4. Duurzame materialen en gegevensdragers Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Antwoord Hengelo nee, zie in ontwikkeling, zie Aw art Ab art. 11. Ar art Ab art Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van (te bewaren) archiefbescheiden? 3.6. Systeem voor duurzaamheid Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 3.4. en 3.5. zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Toelichting 3.1 De gemeente Hengelo beschikt niet over een ordeningsplan. Daarentegen wordt van elk over te dragen archiefgedeelte een inventaris opgemaakt. Tot op heden was archiefvorming middels de basisarchiefcode gangbaar. Daarnaast zijn 10

14 sommige archiefonderdelen toegankelijk middels een neveningang. Voorbeelden daarvan zijn de registers van grondtransacties op naam (geordend op datum besluit) en registers van de verstrekte vrijstellingen c.q. ontheffingen Wro op perceelaanduiding (geordend op vigerend bestemmingsplan). Daarnaast beschikt de gemeente Hengelo over een archievenoverzicht waarin de archieven die zich in de gemeentelijke archiefbewaarplaats bevinden, rubrieksgewijs worden opgesomd. 3.2 De waarborging van authenticiteit is in de fysieke omgeving geregeld door middel van de uiterlijke kenmerken als de zgn. natte handtekening en datering. De context is gewaarborgd door de dossiervorming volgens een structurele systematiek. Momenteel is de gemeente Hengelo bezig met de invoering van een zaaksysteem waarbij de intentie bestaat om na invoering van dit systeem de bescheiden digitaal te archiveren. Het uitgangspunt bij de aanbesteding en aanschaf van dit systeem zijn volledig toegespitst op de waarborging van authenticiteit en context van het digitale archief. 3.3 In de fysieke archiefomgeving zijn alle bescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar (raadpleegbaar) door middel van de gestructureerde ordening en de toegankelijkheid van de bescheiden die is gewaarborgd door middel van de in punt 3.1 omschreven overzichten. Voor de toekomstige digitale omgeving moeten de beschrijvingen m.b.t. de toegankelijkheid nog worden opgemaakt en vastgesteld. 3.4 De gemeente Hengelo heeft haar inkoopbeleid afgestemd op NEN-gecertificeerde materialen. Archiefbescheiden die ontvangen zijn en niet voldoen aan deze certificering worden vervangen door gecertificeerde exemplaren (b.v. oude faxberichten op fotografisch papier worden gekopieerd op gecertificeerd papier). Archiefbescheiden op digitale opslagmedia worden, indien noodzakelijk, geprint en in papieren toestand bewaard. De materialen waarmee de gemeente in deze werkt, voldoen aan de duurzaamheidseisen. 3.5 De gemeente Hengelo gebruikt voor de opslag van de archiefbescheiden zuurvrije dozen, de zgn. Amsterdamse Doos. Voor de hechting van de documenten worden cadmiumvrije zippels gebruikt. 3.6 De duurzaamheid van de archiefbescheiden wordt bij de gemeente Hengelo gewaarborgd door de manier van verwerking van de documenten bij de dossiervorming: alle bescheiden die voor bewaring in aanmerking komen worden ontdaan van nietjes, paperclips en andere hechtmaterialen. Korte memobriefjes worden, indien nodig voor reconstructie van de zaak, op een A4 papier geplakt. De materiële toestand in de statische fase wordt mede gewaarborgd door optimale condities m.b.t. klimaatbeheersing van de archiefruimte resp. de archiefbewaarplaats. Er wordt gewerkt aan een beschrijving van het archiveringsproces waarin alle stappen m.b.t. de archivering worden uitgewerkt 11

15 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheeer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Regelgeving Model- Referentiekader/ RODIN LOPAI+WGA (nu BRAIN) Ar art. 17., 21. en 22. Ar art. 19., 24. Ar art Ar art Ar art. 25. Toelichting: Deelvraag KPI 4.1. Opbouw digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer? 4.2. Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? 4.3. Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 3.2.) 4.4. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd? 4.5. Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd is tegen inbreuk door derden? Wordt in geval van encryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? 4.6. Converteren en migreren Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Is er een verklaring van de conversie/migratie opgemaakt? Antwoord Hengelo nee, zie n/a 4.1 De gemeente Hengelo is bekend met het RODIN Document dat wordt gezien als nuttig instrument m.b.t. in het digitaliseringsproces. Met één van de samenstellers van RODIN, provinciaal archifinspecteur Lolke Folkertsma worden nauwe contacten onderhouden i.h.k.v. het digitaliseringsproces De gemeente Hengelo archiveert in de digitale omgeving op zaakniveau. Daarbij staan de documenten niet op zichzelf, maar worden zaaksgewijs gekoppeld. Daarnaast worden metadata aan de zaak als geheel gekoppeld aan individuele documenten gekoppeld. Zo kunnen documenten via verschillende ingangen vinden worden getraceerd (zaaktype, behandelaar, aanvrager, etc.). als gevolg 12

16 van het implementeren van het Perfect View systeem zijn eisen vastgesteld t.a.v. inhoud en structuur van het archief. 4.4 Worddocumenten worden naar PDF-A bestanden omgezet zodat deze duurzaam bewaard kunnen worden. PDF-A wordt beschouwd als een duurzaam bestandsformaat. Om er zeker van te zijn dat het digitaal archiveren naar behoren geschiedt is een substitutietraject gestart. Het streven is om digitale archivering leidend te maken 4.5 De gemeente Hengelo maakt geen gebruik van compressie- en/of encryptietechnieken. Software en data staan op een fileserver zonder compressie en zonder encryptie. De software en data zijn door gebruikers alleen te benaderen door van de applicatie gebruik te maken. De beveiliging is geborgd door het reguleren van toegang tot de applicatie en autoriseren binnen de applicatie. 4.6 De gegevens die tot op heden in Corsa worden opgeslagen moeten maximaal vijf jaar bewaard worden. Corsa wordt aangehouden tot alle zogenaamde cases vernietigd kunnen worden. Er vindt dus geen migratie plaats. Gegevens blijven staan waar ze staan tot de bewaartermijn verstreken is. Voor IRIS (het toekomstige systeem) worden speciale XML bestanden aangemaakt die ervoor zorgen dat als wordt overgegaan op een ander systeem, de informatie goed bewaard blijft. Alle velden die in IRIS gevuld worden, zullen automatisch in het xml-bestand worden gezet. 13

17 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag:Weegt de gemeente Hengelo zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Regelgeving Aw art. 5. en 9. Ab art Aw art. 3. Ab art. 8. Aw art. 7. Ab art Model- Beleidsregel LOPAI Deelvraag KPI 5.1. Archiefselectielijst en stukkenlijst Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? 5.2. Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? 5.3. Vervanging, besluiten en verklaringen Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Antwoord Hengelo nee, zie nee, zie nee, zie nee, zie Ab art en 8. Zo ja, - waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? in ontwikkeling, zie - heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Aw art. 7. Ab art. 6.2 en 8. Aw 3., 8. en 10. Ab art. 7. Ab art. 8. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7. Aw? 5.4. Vervreemding, besluiten en verklaringen Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd? Zo ja, - heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? - heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? - heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? nee nvt nvt nvt 14

18 Toelichting: Selectie en vernietiging van archiefbescheiden zijn bij de gemeente Hengelo gemandateerd van college van B. en W. naar ambtelijk niveau. Concreet houdt dit in dat de archivaris de vernietiging ter hand neemt. Daarbij vormen de landelijke selectielijsten de richtsnoer voor vernietiging, maar worden daarnaast lokale cultuurhistorische aspecten van archiefbescheiden meegewogen. Van de te vernietigen bescheiden worden geen lijsten opgemaakt, doorgaans vanwege het feit dat de vernietigde stukken hoofdzakelijk bestaan uit series (financiële) bescheiden die strikt volgens landelijk vastgestelde termijnen worden vernietigd. Het beleid t.a.v. selectie en vernietiging zal overigens wijzigen met de invoering van de nieuwe wijze van digitaal archiveren. Bij die nieuwe werkwijze worden al bij archivering vernietigingstermijnen van de afzonderlijke (digitale) bescheiden vastgelegd. Voor daadwerkelijke vernietiging zal daarnaast ook in de nieuwe situatie een extra controle plaatsvinden door de archivaris waarbij cultuurhistorische waarden ook hierbij nog worden meegewogen De gemeente Hengelo heeft het traject ingezet om te komen tot een machtiging substitutie van de provincie Overijssel. Volgens planning moet eind 2012 de machtiging zijn afgegeven door de Provincie. De substitutieverklaring is vooral noodzakelijk om volledig digitaal te kunnen archiveren. Voor een deel wordt er al digitaal gearchiveerd waarbij de originele archiefbescheiden worden vernietigd (cliëntendossiers, wmo dossiers), echter betreft het hier archiefbescheiden die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen en waarvoor geen toestemming voor vernietiging van de provincie is vereist. Vervreemding van archiefbescheiden heeft zich de laatste vijf jaar niet voorgedaan bij de gemeente Hengelo. 15

19 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente Hengelo het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? Regelgeving Deelvraag KPI Antwoord Hengelo Aw art. 3. en Ab art. 9.1 en 12. Ab art Overbrenging na 20 jaar Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? Zo nee, - welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? nvt - wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of nvt praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? 6.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? nee, zie Aw art en Toelichting: 6.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? nvt Alle archiefbescheiden ouder dan 20 jaar zijn conform regelgeving overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats in het stadhuis aan het Burg. nsenplein 1. Een overzicht van de archieven die zich bevinden in de archiefbewaarplaats, staat op www. hengelo.nl; bezoek Hengelo; historie. Niet overgebrachte archieven bevinden zich in het stadskantoor aan de Hazenweg. Het betreft hoofdzakelijk het dynamisch archief van de gemeente Hengelo (het zogenoemde zakenarchief ) met daarnaast enkele deelarchieven zoals het archief van bouw- en woningtoezicht en het milieuarchief. Van overbrenging wordt geen verklaring opgemaakt. Na overbrenging zijn de archieven openbaar en dus voor eenieder in te zien. 16

20 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Regelgeving Model DIVA (nu BRAIN) Idem Deelvraag KPI 7.1. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archieforganisatie aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? Antwoord Hengelo Zie Nee Nee Aw art. 21.1, 31., en 34. Ab art. 13. Ar , en Archiefbewaarplaats Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit en -regeling en genoemde eisen voldoen? Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Zo ja, zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art 33. Aw? Aw art Ab art. 13. Ar , 57. en 59. Aw art Ab art. 13. Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) 7.3. Archiefruimten Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en besluit genoemde eisen voldoen? Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? 7.4. E-depot Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e- depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Gebruikt het college dit e-depot t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Nee nvt Toelichting 7.1 Voor uitvoering van het beheer van archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats is door de gemeente Hengelo een archivaris aangesteld. De archivaris is in het bezit van het diploma archivistiek als Middelbaar Archiefambtenaar De gemeente Hengelo beschikt over een archiefbewaarplaats. Hier bevinden zich statische en semi-statische archieven die voor een deel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. In totaal herbergt de archiefbewaarplaats ongeveer 100 verschillende archieven, verdeeld over twee archiefruimten. Een deel van de 17

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN - Bijlage bij VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011- VNG-MODEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

Nadere informatie

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT]

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Waterschap ei [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Verslag toepassing Wet Revitalisering Generiek Toezicht Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) p. 2-7 p. 8-17 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT)

Nadere informatie

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom ) : rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij staat vermeld negatief

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Heemstede Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE -6 % ' ^ Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 1 augustus 2012

Nadere informatie

III MPGSD2O1 4012110580338

III MPGSD2O1 4012110580338 t 4 R E G I O N A A L ti[archief t DORDRECHT III MPGSD2O1 4012110580338 GSD 21.01.2014 0338 OPIPP1177791.1PIP 11/11 aonderdeel VAN 00RORECHTS MUSEUM Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT Gemeente Sliedrecht

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond. Rapportage KPI-meting 2015

Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond. Rapportage KPI-meting 2015 Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond Rapportage KPI-meting 2015 1 2 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8).

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG 2004 BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Verslag Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding 2014

Verslag Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding 2014 rrron, wrrirr : E EEL AAL PEGION4.41 ILtIARCHIEF DORDRECHT Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT Gemeente Papendrecht t.a.v. Het college van Burgemeester en Wethouders Postbus 11 3350 AA Papendrecht Regionaal

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht)

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) VERANTWOORDING U treft aan het verslag van de coördinator DIV met betrekking tot het archief van de Gemeente Achtkarspelen. Daarmee worden zowel

Nadere informatie

Onderwerp: Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Ommen over 2012/2013

Onderwerp: Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Ommen over 2012/2013 Raadsvoorstel Zaakkenmerk: 608728 Raad 9 nuari 2014 Documentkenmerk: 608732 B. en W. 10 december 2013 Behandeld door: dhr. E Wolbink E-mail: Erwin.Wolbink@ommen-hardenberg.nl Onderwerp: Verslag horizontale

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

ONTVANGEN 1 7 2012 Regionaal Archief

ONTVANGEN 1 7 2012 Regionaal Archief ONTVANGEN 1 7 2012 Regionaal Archief Alkmaar *B201219840* Bezoekadres Bergerweg 1 1815 AC Alkmaar Burgemeester en wethouders van Heerhugowaard Postbus 390 1700 AJ HEERHUGOWAARD Postadres Postbus 9232 1800

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Samenstelling

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Aan de raad van de gemeente Lingewaard

Aan de raad van de gemeente Lingewaard 10 Aan de raad van de gemeente Lingewaard *14RDS00140* 14RDS00140 Onderwerp Vaststellen Archiefverordening 2014 1 Samenvatting Op grond van de Archiefwet 1995 dienen de gemeenteraden verordeningen op te

Nadere informatie

KPI verslag gemeente Moerdijk 2012

KPI verslag gemeente Moerdijk 2012 KPI verslag gemeente Moerdijk 2012 Vooraf: In onderstaande tekst worden de termen archief en informatie door elkaar gebruikt. Met beiden wordt echter hetzelfde bedoeld, namelijk bescheiden, ongeacht hun

Nadere informatie

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 ARCHIEFBESLUIT 1995 (Tekst geldend op: 06-09-2007) Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin

Nadere informatie

Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014.

Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014. Wjlprich.ip [ j Rijn en Ij'.snl 15.03649 Waterschap Rijn en IJssel t.a.v. Dijkgraaf en Heemraden Liemersweg 2 7006 GG DOETINCHEM Waterschap Rijn en IJssel ingekomen - 8 APR, 2015 Doetinchem Ons kenmerk

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Noord-Hollands Archief

Noord-Hollands Archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Bloemendaal Postbus 201 2050 AE OVERVEEN Datum: 28 mei 2014 Onderwerp: Jaarverslag 2013 Uw kenmerk: Ons kenmerk: Z-14-06211

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

noord-hollands archief 23 JUNI20H Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE

noord-hollands archief 23 JUNI20H Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE 23 JUNI20H Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 18juni 2014 Jaarverslag

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN *ZE99C6E6C79* = Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN = = datum: 30 april 2014 ons kenmerk: ZA.14-26938/DU.14-20279 doorkiesnummer: (0599) 320 183 uw brief van: uw kenmerk: onderwerp: verslag en verantwoording

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel nr: 8878 Nummer: 15A.00433 Datum: 15 juli 2015 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Bijlagen: 5 Afschrift aan: M. Schreurs,

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

De Sheet TWV LOPAI is op dit moment niet gereed. Deze zal eventueel in een latere versie worden opgenomen.

De Sheet TWV LOPAI is op dit moment niet gereed. Deze zal eventueel in een latere versie worden opgenomen. Handleiding e formulier archief KPI's De gele vlakken leiden u door de KPI heen. Alle gele vlakken moet u beantwoorden. Als u deze beantwoord heeft dan wordt het vlak blauw en kunt u naar het volgende

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Zaakgericht werken. Adviesrapport Peel en Maas

Zaakgericht werken. Adviesrapport Peel en Maas Zaakgericht werken Adviesrapport Peel en Maas Ed Vullings juni 2012 Inhoud Samenvatting 3 1 Inleiding 4 1.1 Huidige situatie 4 1.2 Doelstelling 4 2 Voorwaarden zaakgericht werken 5 2.1 Organisatorische

Nadere informatie

Raadsvoorstel. Onderwerp: Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Hardenberg over 2012/2013

Raadsvoorstel. Onderwerp: Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Hardenberg over 2012/2013 Raadsvoorstel Zaakkenmerk: 610664 Raad 21 nuari 2014 Documentkenmerk: 610665 B. en W. 10 december 2013 Behandeld door: dhr. E Wolbink E-mail: Erwin.Wolbink@ommen-hardenberg.nl Onderwerp: Verslag horizontale

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen (Archiefverordening)

Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen (Archiefverordening) ARCHIEFVERORDENING PROVINCIE FRYSLÂN 2014 Provinciale Staten van Fryslân; gelezen het voorstel van gedeputeerde staten van { }; gelet op de artikelen 27, 28 en 29 van de Archiefwet 1995; BESLUITEN: vast

Nadere informatie

Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016

Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Hoorn. Nr. 46410 14 april 2016 Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016 Zaaknummer: 1280834 - Gelezen het voorstel van de Afdeling Informatievoorziening,

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag over de periode van januari 2014 tot mei 2015 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die nog niet

Nadere informatie

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1.

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1. Jaarverslag 2010 Archiefbeheer en zorg Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot Datum : 21 april 2011 Versie : _1 Document : 264 Zaaknummer : 11-12893 Inleiding.... 3 1. De wettelijke verplichting... 3

Nadere informatie

Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad. Behandeling in de raadscommissie

Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad. Behandeling in de raadscommissie Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 13G200122 PORT.HOUD: OA ONDERWERP: subsidie onderhoud AED's Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad RAADSGRIFFIE GRIFFIER:

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

B&W 8 mei 2007 Gemeenteblad

B&W 8 mei 2007 Gemeenteblad Jaar: 2007 Nummer: 35 Besluit: B&W 8 mei 2007 Gemeenteblad NADERE REGELS INFORMATIEBEHEER HELMOND 2007 Burgemeester en wethouders van Helmond; Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Helmond 2007

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Midden-Delfland februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college

Nadere informatie

De Sheet TWV LOPAI is op dit moment niet gereed. Deze zal eventueel in een latere versie worden opgenomen.

De Sheet TWV LOPAI is op dit moment niet gereed. Deze zal eventueel in een latere versie worden opgenomen. Handleiding e-formulier archief KPI's De gele vlakken leiden u door de KPI heen. Alle gele vlakken moet u beantwoorden. Als u deze beantwoord heeft dan wordt het vlak blauw en kunt u naar het volgende

Nadere informatie

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2014

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2014 Nr. 950100 Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2014 Versie d.d. 14 oktober 2015 Vastgesteld door B&W d.d. 8 december 2015 Ter kennisname naar de Raad d.d. 17 december

Nadere informatie

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 Datum: 27 oktober 2014 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Persoverleg: Nee Bijlagen: 4 Afschrift

Nadere informatie

Normenset Archivering Amsterdam

Normenset Archivering Amsterdam Amsterdam Normenset bestemd voor de organisatie en inrichting van een digitale en analoge beheeromgeving voor de archivering van informatie binnen de gemeente Amsterdam Datum: Auteur: G. Zwagerman,, Hoofd

Nadere informatie

JAARVERSLAG ARCHIEF 2014. Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG

JAARVERSLAG ARCHIEF 2014. Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG JAARVERSLAG ARCHIEF 2014 Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG Inleiding Het voorliggende KPI-verslag gemeente Aalten is gebaseerd

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee:

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee: Postregistrator Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: VNG [VNG@VNG.NL] dinsdag 13 november 2012 11:30 gemeente Ledenbrief 12/099: Toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 IN12.06707 IIIIIIlllllllUlllllllIHll

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer)

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) Overwegende: De Minister van Constitutionele en Binnenlandse Zaken,

Nadere informatie

Jaarverslag (Nulmeting) Interbestuurlijk Toezicht

Jaarverslag (Nulmeting) Interbestuurlijk Toezicht Jaarverslag (Nulmeting) Interbestuurlijk Toezicht INLEIDING Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek toezicht in werking getreden. Volgens de Memorie van Toelichting is deze wet in het leven

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

GEMEENTE VELSEN 1 * APR. 2015

GEMEENTE VELSEN 1 * APR. 2015 noord-hollands archief a Theo Pieters Gemeente Velsen Postbus 465 1970 AL IJMUIDEN X0 GEMEENTE VELSEN INGEK NR Docinfo 1 * APR. 2015 Datum: 9 april 2015 Onderwerp: Jaarverslag 2014 Uw kenmerk: Ons kenmerk:

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijdemeren; gelet op de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995; en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN PROGRAMMA Voorstellen Inleiding Verschillende vormen van samenwerking Gevolgen voor archiefzorg en archiefbeheer Aan de slag: wat te regelen? VOORSTELLEN Jeanine Nolen

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad. Behandeling in de raadscommissie

Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of raad. Behandeling in de raadscommissie Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 13G200212 PORT.HOUD: Schelberg ONDERWERP: Samenvatting onderzoek jeudige overvallers. Griffie-advies voor behandeling in commissie en/of

Nadere informatie

Gemeenteblad. van de gemeente Tubbergen. Jaargang: 2012. Nummer: 2. Uitgifte: 13 januari 2012

Gemeenteblad. van de gemeente Tubbergen. Jaargang: 2012. Nummer: 2. Uitgifte: 13 januari 2012 Gemeenteblad Elektronisch uitgegeven van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2012 Nummer: 2 Uitgifte: 13 januari 2012 Besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 19 mei 2011 tot vaststelling

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere

Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere Auteur : drs. F.P. Smit, archiefinspecteur Versie : 0.9 Datum : 30 juni 2010 Status : Ter vaststelling Stadsarchivaris INHOUD

Nadere informatie