Verslag Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding 2014

Transcriptie

1

2 rrron, wrrirr : E EEL AAL PEGION4.41 ILtIARCHIEF DORDRECHT Postadres: Postbus AA DORDRECHT Gemeente Papendrecht t.a.v. Het college van Burgemeester en Wethouders Postbus AA Papendrecht Regionaal Archief Dordrecht Hof 6, 3311 XG DORDRECHT T Contactpersoon R. Lassche T E r. lassche dord recht. nl Datum Ons kenmerk Uw kenmerk Bijlage(n) Betreft Verslag Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding 2014 Geacht college, Bijgaand zend ik u het verslag van de gemeentearchivaris inzake de toestand van de informatiehuishouding conform de regel gesteld in de Archiefverordening 2014 van de gemeente Papendrecht. U wordt in het kader van het horizontale toezicht geacht dit verslag mee te delen aan de gemeenteraad en Gedeputeerde Staten van Zuid- Holland. Mocht uw college naar aanleiding van dit verslag nog vragen hebben, ben ik bereid een mondelinge toelichting te geven. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, De gemeentearchivaris van Papendrecht, drs. T.J. de Bruijn. Pagina 1/1

3 PIPPITPTIMP IPTPIPPPIIT orrrprrorrrip R E G 1 0. N A A 1. ttearchief a t DORDRECHT ONDERDEEL VAN DORDRECHTS MUSEUM Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Papendrecht over 2014 Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht R. Lassche BMIC, gemeentelijk archiefinspecteur In opdracht van de gemeentearchivaris van Papendrecht, drs. T.J. de Bruijn Regionaal Archief Dordrecht februari 2015

4 Inleiding Conform artikel 14 van de Archiefverordening van. de gemeente Papendrecht brengt de gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het College van Burgemeester en Wethouders.' Het College dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de Raad. Het verslag is gebaseerd op de Key Performance Indicators (KPI's) opgesteld door de VNG2. Hierin worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de informatiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. Op 10 november 2014 is deze vragenlijst voorgelegd aan de afdeling Documentaire Informatievoorziening in uw organisatie'. Op 19 december 2014 ontving ik de ingevulde lijst vanuit uw organisatie retour. Deze is als bijlage meegezonden en vormt, naast observaties van de archiefinspecteur, de basis van dit verslag. Regionaal Archief Dordrecht Op 30 september 2014 was de studiezaal van het Regionaal Archief Dordrecht aan het Stek voor de gehele collectie naar het Stadsdepot en de verhuizing van de studiezaal naar Hof 6 was besloten om de studiezaal tijdelijk voor twee maanden te sluiten. Op 26 november vond de officiële opening plaats door wethouder P.H. Sleeking. Vanaf 2 december kunnen de bezoekers weer gebruik maken van alle faciliteiten op de geheel nieuwe studiezaal. Het digitaliseringsproject dat medio 2012 is gestart in verband met de verhuizing van het Regionaal Archief Dordrecht werd in 2014 voortgezet. Onder andere de kadastrale leggers, de repertoria op de notariële archieven, de registers van de burgerlijke stand, huwelijkse bijlagen, bevolkingsregisters en beeldcollecties van de gemeente worden integraal in dit project meegenomen. De digitale afbeeldingen zullen uiterlijk medio 2015 via de website van het Regionaal Archief Dordrecht gratis zijn te raadplegen en te downloaden. Aanbevelingen en verbeterpunten De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn geactualiseerd en vastgesteld, maar er zijn nog geen afschriften van de documenten ontvangen door de archiefinspectie. Deze moeten toegezonden worden. Vanuit het SCD worden de ontwikkelingen aangaande kwaliteitssystemen voor de informatiehuishouding op nationaal niveau nauwlettend gevolgd en vertaald naar de lokale context. Het is het komende jaar van belang dat tot concretisering en implementatie wordt overgegaan. De inrichtingsprincipes opgesteld door DIV in 2014 om te komen tot een documentair structuurplan, zijn vastgesteld. Het documentair structuurplan zelf dient nog wel te worden vastgesteld. Alle te bewaren archiefbescheiden moeten worden overgebracht naar een archiefruimte die aan de wettelijke eisen voldoet. Om volledig over te gaan naar digitaal archiveren zal een deel van de functionaliteit van Mozaiek moeten worden vervangen. De aanbesteding die moet leiden tot de aanschaf en implementatie van de te vervangen (archief)functionaliteiten is inmiddels Drechtstedenbreed in gang gezet. De bouwvergunningen tot 1990 moeten naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats worden overgebracht. Gedurende de loop van het komende jaar worden de dossiers in dat kader in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht. ' Archiefverordening Papendrecht 1996, artikel Zie ledenbrief VNG betreffende horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen d.d Mozaiek znr: : E -mail d.d R. Lassche: KPI's t.b.v. het verslag van de gemeentearchivaris. 2

5 - De archiefruimte moet verbeterd worden, zodat er aan de wettelijke eisen wordt voldaan. - Er is een calamiteitenplan voor de nog niet overgebrachte archieven vastgesteld, maar hiervan is nog geen afschrift ontvangen door de archiefinspectie. Dit document moet toegezonden worden. - Gezien de complexe ontwikkelingen die gaande zijn op DIV-gebied is het enerzijds aan te bevelen te investeren in het kennisniveau van de medewerkers. Anderzijds is het ook van belang dat er voldoende medewerkers beschikbaar zijn om de nodige werkzaamheden op adequate wijze te kunnen uitvoeren. 1. Lokale regelgeving Binnen het SCD zijn in 2014 geactualiseerde verordeningen en besluiten opgesteld en voorgelegd aan de Colleges en Raden van de Drechtsteden ter vaststelling. Vanuit Papendrecht zijn echter geen vastgestelde exemplaren geretourneerd aan het SCD noch aan de archiefinspectie. Aanvullend op bovengenoemde regelgeving is wel het beleidsdocument Beheerregels in formatieen archiefbeheer vastgesteld op 30 oktober 2014 door het Overleg Netwerksecretarissen Drechtsteden. Dit document is behalve voor de gemeente Papendrecht ook geldig voor de overige vijf Drechtsteden en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Algemeen Er heeft vanuit de archiefinspectie in 2014 geen gericht toezicht plaatsgevonden op de informatiehuishouding van de gemeente. Wel is er regelmatig overleg gevoerd met de archiefinspectie op het niveau van de Drechtsteden in SCD-verband. Zie hiervoor het desbetreffende jaarverslag. Kwaliteitssysteem Er is nog geen kwaliteitssysteem in gebruik voor de informatiehuishouding van Papendrecht. De medewerkers van de vakafdeling DIV bij het SCD volgen de ontwikkelingen rondom het leidende programma Archief2020 nauwlettend. Dit op nationaal niveau georganiseerde vakinhoudelijke orgaan zou in 2014 kaders stellen voor een kwaliteitssysteem, maar dit is nog niet gebeurd. Zodra de kaders duidelijk zijn, is de gemeente Papendrecht voornemens zich hieraan te conformeren en op basis daarvan een organisatiespecifiek kwaliteitssysteem vast te stellen. Advies De gemeente heeft het afgelopen jaar de archiefinspectie één keer geconsulteerd voor advies. Onderstaand een overzicht: Mozaiek zaaknummer Onderwerp advies Digitalisering bouwtekeningenarchief van de gemeente Papendrecht 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden De gemeente beschikt nog niet over een ordeningsplan (DSP), maar er zijn wel inrichtingsprincipes opgesteld door DIV in 2014 om te komen tot een documentair structuurplan / zaaktypencatalogus in Men is voornemens deze te implementeren in het nieuwe archiefsysteem, dat in voor alle Drechtsteden door het SCD wordt aanbesteed. De inrichtingsprincipes zijn inmiddels vastgesteld. 3

6 Archiefverplaatsing Met betrekking tot fysieke dossiers kan gemeld worden dat er in 2014 een groot aantal archiefbescheiden is verplaatst van de Noordendijk (een archiefruimte die niet voldoet aan de wettelijke eisen) naar de Drechtstedengemeenten (met meestal ruimten die wel voldoen aan de eisen). Nog niet alle bestanden zijn echter overgebracht. 4. Digitale archiefbescheiden In 2014 heeft het project Digitaal archief Drechtsteden een doorstart gemaakt en is nu het project Klant-, zaak- en archiefsysteem geworden. Dit is een groot project dat veel functionaliteiten van Mozaiek moet vervangen. Mozaiek is zoals ook in de vorige jaarverslagen is gemeld ontoereikend in zijn mogelijkheden om aan de eisen te voldoen die in hoofdstuk vier van de KPI's worden opgesomd. De aanbesteding voor een nieuw DMS wordt in 2015 afgerond, waarna concrete stappen gezet kunnen worden om het digitaal informatiebeheer conform de wettelijke voorschriften in te richten. 5. Vernietiging Onderstaande tabel geeft de stand van zaken rond de vernietiging van archief bescheiden weer. Gelet op de Archief wet 1995, artikel 3, dient de gemeentelijke overheid zorg te dragen voor een tijdige vernietiging van archiefbescheiden. De gemeente voldoet aan deze eis. Mozaiek Aanvraag Machtiging Procesverbaal Archiefblok Vernietigingsjaar Zaaknummer machtiging verleend vernietiging Gemeente 2013 Papendrecht Gemeente 2014 Papendrecht 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archief bewaarplaats Algemeen en bouwvergunningenarchief De gemeente heeft alle archiefbestanden die ouder zijn dan 20 jaar en in aanmerking komen voor permanente bewaring overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Een uitzondering hierop vormt het bouwvergunningenarchief. Dit bestand wordt het komende jaar in Drechtstedelijk verband in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht door archiefbewerkingsbureau KB&P en zal in de loop van 2015 worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Fotoarchief gemeente Papendrecht Voorts is op 28 oktober 2014 het fotoarchief formeel overgebracht naar de archief bewaarplaats.' Door het Regionaal Archief wordt een selectie van de foto's gemaakt die uiteindelijk wordt gedigitaliseerd en via de beeldbank aan het publiek beschikbaar gesteld. De foto's die niet worden opgenomen in de collectie van het Regionaal Archief, worden geschonken aan de historische vereniging van Papendrecht. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e -depots In het jaarverslag over 2013 is uitvoerig ingegaan op de in Papendrecht in gebruik zijnde archiefruimte. Deze voldoet op veel aspecten niet aan de norm. De belangrijkste kritiekpunten die in het bovengemelde verslag zijn opgenomen zijn: Mozaiek znr:

7 - geen geschikt klimaatbeheersingssysteem - poreuze vloeren, wanden en plafond - ongeschikte vloerbedekking In het jaarverslag over 2013 is gesteld dat uiterlijk op 1 januari 2015 de archiefbescheiden dienen te zijn opgeslagen in een daartoe geschikte ruimte. Hieraan is niet voldaan. In de antwoordkolom van de desbetreffende vraag in de KPI's, is niets ingevuld. Een concreet plan ter verbetering ontbreekt. 8. Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden De archiefbescheiden opgemaakt en ontvangen door de gemeente Papendrecht die conform de Archief wet 1995 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn toegankelijk en beschikbaar voor het publiek. De archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van het Regionaal Archief Dordrecht. De archiefbescheiden kunnen kosteloos fysiek op de studiezaal worden geraadpleegd voor zover er geen openbaarheidsbeperkingen zijn opgenomen. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de bezoekcijfers van het Regionaal Archief Dordrecht in 2014: Studiezaal Bezoeken Website via archieven.n1 Zoekacties Paginaweergaves Website inclusief Beeldbank Bezoeken Paginaweergaves Rampen, calamiteiten en veiligheid Er is een calamiteitenplan opgesteld in 2014 door het SCD. Het ligt in de lijn der verwachting dat het College van Burgemeester en Wethouders dit plan in de loop van 2015 vaststelt. Onder meer de procedures met betrekking tot verplaatsing en/of veiligstelling van archiefbescheiden zijn opgenomen in het betreffende calamiteitenplan. De noodverzamelplaatsen zijn de overige archiefruimten binnen de Drechtsteden. De crisismanager bepaalt ten tijde van een calamiteit welke ruimte het meest geschikt is. 10. Middelen en mensen De DIV-werkzaamheden zijn door Papendrecht grotendeels uitbesteed aan het SCD. De gemeente heeft geen eigen DIV-medewerkers in dienst. Er is bij het SCD - evenals in ,5 fte formatieruimte voor deze vakafdeling beschikbaar. Voorts kan gemeld worden dat in 2014 een ontwikkelmanager-div is aangesteld bij het SCD. Deelname benchmark In 2014 heeft de afdeling DIV-SCD deelgenomen aan een benchmark rapportage. Hieruit bleek dat de kosten uitgedrukt per inwoner voor DIV-diensten het laagst zijn in de Drechtsteden van alle deelnemende organisaties. Dat betekent dat in andere Nederlandse gemeenten doorgaans jaarlijks een hoger bedrag aan DIV wordt besteed. Ook is gebleken dat het scholingsniveau en de daarbij behorende inschaling van de DIV-medewerkers relatief laag is ten opzichte van andere gemeenten. 5

8 Verslag aldus vastgesteld door de gemeentearchivaris van Papendrecht, Dordrecht, 2.. februari drs. T.J. de Bruijn

9 Bijlage Key Performance Indicators (KPI) ingevuld door de beheerseenheid

10 Cat. Ina vullen Wel. Grondslag Categorie Deelvraag Taak- Ja/ nee Verdere handelingen Toelichting knmrk door: / modellen verweer- (uitleg lozingscriteria 1. Lokale regelgeving. Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen/ 1 1 Gemeente Aw dit 30 1 I 1 Verordening Beschikt de gemeente over eer) geactualiseerde, door de ja Ja Eventuele opmerkingen In 2014 is een nieuwe Model archief zong gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de Archiefverordening opgesteld. verordening archief zorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? SCD heeft geen ondertekende LOPAI versie gezien Gemeente Aw art Verordening Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? nee Ja Exemplaar meesturen Model archiefzorg verordening LOPAI 1 2 Gemeente Aw art Verordening toezicht Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de ja Ja Eventuele opmerkingen Model archiefbeheer gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht verordening op hel bij of krachtens de Archielwel bepaalde ten aanzien van het LOPAI beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archielbescheiden? I 1 2 Gemeente Aw art Verordening Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? nee Ja Exemplaar meesturen Model - archielzorg verordening LOPAI 1 :1 Gemeente Model- besluit 1.3. Besluit Beschikt de gemeente over een door het college als nee Ja Eventuele opmerkingen In 2014 is een nieuw Besluit Loge, inlormahebeheer archielzorgdrager vastgesteld Besluit inlormatiebeheer van de Informatiebeheer opgesteld. Archielbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats SCD heeft geen ondertekende overgebrachte archielbescheiden7 versie gezien. 1 4 Gemeente Aw art Wijziging Treft hel college als archieborgdrager voorzieningen omtrent de ja Ja Zo ja, welke? Geef een Er worden passende overheidstaken archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of toelichting maatregelen genomen voor overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo de archiefbescheiden bij ja, welke? opheffing, splitsing of overdracht van taken 1 5 Gemeente Aw art. 40; 1.5. Gemeenschappelijke Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een nee Ja exemplaar regelingen gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert. gemeenschappelijke voorzieningen regeling meesturen. omtrent de zong voor de archief bescheiden? Geef een toelichting Gemeente Wgr art Gemeenschappelijke Houdt de zorgdragen een register bij? nee Nee Toelichting. regelingen I 6 Gemeente Awb Titel Uitbesteden Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling nee Ja Exemplaar meesturen, archielzorg bedoeld om namens de zorgdragen besluiten te nemen, niet zijnde Eventuele opmerkingen regelgeving/het stellen van regels? 1 7 Gemeente BW Boek 6; Gw 1.7. Uitbesteden Indien (aspecten van) het archiefbeheer / archielbeheerstaken zijn nee Nee Exemplaar meesturen, ani archiefbeheer uitbesteed aan een privaatrechtekike partij of publiekrechtelijke partij. Eventuele opmerkingen zijn hiervan dan diensnerieningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? 2 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoof dvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwalitelt(sverbetering) van haar informallehuishouding? Belde Ar art. 16; Link 2.1. Kwalileilssysteern Maakt hel college als zorydrager voor hel beheer van te bewaren ja Nov Er vinden wel met archiefbeheer archielbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor kwaliteitscontroles plaats. NEN-ISO toetsbare eisen zijn gelormuleerd maar hiervoor wordt geen 15489:2001 kwaliteitssysteem gebruikt.? 1 I Bede Ar art. 16: Link 2.1. Kwaliteitssysteem Zo ja, elk' not not Geef aan welk met archiefbeheer kwaliteitssysteem HEN ISO 15489:2001

11 2 1 2 Beide Ar art. 16; Link 2.1. Kwahleitssysteem ja Niet van toepassing met archiefbeheer dat kwaliteitssyteern? NEN-ISO Archief AN, art Gekwalificeerde Heelt het college als archielzorgdrager een gemeentearchivaris nee Ja gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden en hel beheer van de wel overgebrachte? Archief Aw art Gekwalificeerde Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivisliek? ja Ja gemeentearchivaris 2.3 Archief A w art, Verslag toezicht Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college nee Ja archiefbeheer als archief zorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archielbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? 2.4 Archiel Aw art verslag beheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college nee Ja Model- archiefbewaarplaats als archiefrorgfrager van de wijze waarop het beheer van naar de verordening archiefbewaarplaats overgebrachte archielbescheiden uitoefent en LOPAI zijn bevindingen daarbij? ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoof dvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3 1 Beide Aw art. 3 en 3.1. Geordend overzicht Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch ja Nee Toelichting Diverse overzichten zijn 21.2, Ab art 12; samenhangend overzicht van ge bewaren) archielbescheiden, mogelijk, maar niet één Ar art. 18 en 23; geordend overeenkomstig delen tijde van de vorming van het compleet en logisch archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? samenhangend overzicht. Overzicht tot aan vorming van..., Beide art. 17 en Authenticiteit en Heeft het college als archielzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk nyt context der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld Beide Ar art Authenticiteit en - de ontleed, structuur ert verschirrngsvorm, ja Nee context Beide Ar art Authenticiteit en - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het ja.. Nee context werd ontvangen of opgemaakt Beide Ar art Authenticiteit en de samenhang met andere archiefbescheiden. la Nee context Beide Ar art Authenticiteit en de uitgevoerde beheeractivitaten, ia Nee context Beide Ar art Authenticiteit en - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprograminatuur inzake ja Nee context de archielbescheiden 3.3 Gemeente Aw art. 3 en 3 3. Systeem voor Waarborgt het archiveringssysteern de toegankelijke slaat van (te ja Nee 21.2 toegankelijkheid bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de Ab art. 12 archielbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden Ar art. 20 gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? 34 Gemeente Aw art Duurzame materialen Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) ja Nee Ab art. 11 en gegevensdragers materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te Ar art. 3-8 en bewaren) archiefbescheiden? Beide Aw art Duurzame Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen ja Ja Ab art. 11 verpakkingsmaterialen bij voor de opslag van blijvend te bewaren Ar art opslag archielbescherden? 3 6 Beide Ab. Art, Systeem voor Waarborgt het archoveringssysteern co zool er naast 3 4 en 3 5 ia Nee Archiefbescheiden op de duurzaamheid zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren Noordendijk staan niet in archielbescheiden na ten minste honderd jaar geen goedgekeurde archiefruimte. noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil Momenteel vinden er wel zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiele staat acties plaats om alle gebracht en gehouden, archiefbescheiden in goede, DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archlefbescheiden systematische aan digitaal Intormatlebeheer en voldoet ze een de specifieke wettelijke voorschriften? 4 1 Gerneeitte Model 4. I Opbouw digitaal Werkt de gemeente op basis van hel Nee referentie kader intormagebeheer Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer' ROOM,' DRAIN

12 4.2 Gemeente Ar art Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm j Nee en 22 en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? 4 3 Gemeente Ar art 19, Aanvullende Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geimplementeerd? nee Nee Metagegevens (zie ook 3.2) 4 4 Gemeente Ar art Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open la Nee standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Gemeente Ar art Voorzieningen Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening ja Nev compressie en encryptie van de archiefbescheiden in hel geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Gemeente Ar art Voorzieningen En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd is tegen inbreuk ja Nee compressie en encryptie door derden? Gemeente Ar art , Voorzieningen Wordt in geval van ecryplie bij overdracht van archiefbescheiden ja Nee compressie en encryptie aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleuiel verstrekt? 4 6 Gemeente Ar art Converteren. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan ja Nee migreren de geordende en toegankelijke staat van de archielbescheiden voldaan zal gaan werden? Gerneenie Ar art Converteren, Is er een verklaring van de conversie / migratie opgemaakt? ja Nee migreren 5 5, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN ja Hooldvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang la voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Gemeente Aw air $ 5 1. Archielselectieliist en Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke I, Ja Ab art. 2-5 stukkenlijst archiefbescheiden? Gemeente Aw art Archiefselectielijst en Maakt het college als archielzorgdrager bij de selectie van de Ia Ja Ab art. 2-5 stukkenlijst gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Gemeente Aw art Archiefselectielijst en Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? nee Ja Geef een toelichting Er is een aanvullende Ab art. 2-5 stukkenlijst selectielijst opgesteld door een Werkgroep Selectie en Gemeente Aw. Art, 3 Ab art Vernietiging en Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in la Ja 8 verklaringen aanmerking komende archielbescheicten? Gemeente Aw. Art. 3 Ab art Vernietiging en Maakt het college als archielzorgdrager verklaringen van vernietiging ja Ja 8 verklaringen op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Gemeente Aw art 7: AB art. 5.3 Vervanging, besluiten Past de gemeente vervanging toe (b.v. het vervangen van papieren nee Ja Ernaits worden geprint. W ABO 6.1 Model en verklaringen archielbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna documenten van het 010 beleidsregel de vervangen bescheiden worden vernietigd)? worden geprint 53.2 Gemeente Ab art 6.2 en Vervanging, besluiten zo ja op waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de.%.r Nee en verklaringen vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Gemeente Ab art 6.2 en Vervanging, besluiten Heelt hel college als archielzorgdrager een verklaring lot vervanging ja Nee en verklaringen van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Gemeente Aw art. 7: Ab art 5.3 Vervanging, besluiten Zo ja, heeft het college als archielzorgdrager voor de vervanging van ja Nee 6.2 en 8. en verklaringen blijvend le bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7 AW? Gemeente Aw 3,8 en Vervreemding, Heelt het college als archielzorgdrager in de afgelopen 5 jaar I lee Nee besluiten en verklaringen archielbescheiden vervreemd? 542 Gemeente Aw 3,8 en Vervreemding en Indien 54.1 ja- heelt de zorgdrager daarvoor tevoren een ja verklaringen machtiging van de minister van OCW ontvangen? Gemeente Ab art Vervreemding en heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de ja verklaringen voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Gemeente Ab art Vervreemding en heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt ja verklaringen en hel besluit tol vervreemdtng op de juiste wijze bekend gemaakt' OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archief-wel "te bewaren archielbeschelden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct In de praktijk?

13 6.1.1 Gemeente Aw art. 3 en 6.1. Overbrenging na 20 Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan ia Nee Nee zonder reden is De bouwvergunningen nog jaar 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare taakverwaarlozing. niet, maar er loopt nu een Ab art. 9.1 en archielbewamplaals? tratect voor overbrenging Gemeente Aw art. 3 en 6.1. Overbrenging na 20 Zo nee, Ilee Geef een overzicht Bomwergunningen jaar welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? Ab art. 9.1 en Gemeente Aw art. 3 en 6.1. Overbrenging na 20 Zo nee, nee Wat zijn de redenen Bedrijfsvoering jaar - wat is de reden c g. zijn de redenen, principieel en/o1 praktisch, van waarom ze niet zijn Ab art. 9.1 en de niet -tijdige overbrenging? overgebracht? Gemeente Ab art Verklaringen van Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder ja Ja overbrenging van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? 6.3 Gemeente Aw art Niet -overbrengen Heeft het college als archielzorgdrager voor archiefbescheiden die ja' Nee vanwege bedrijfsvoering om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E -DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 71.1 Archief Model DIVA (nu 7 1. Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) ne e Ja BRAIN) Archiefinstelhng/kwaliteils archiefinsielling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van hef zorgibenchmark beheer van de archielbescheiden in de archiefbewaarplaafs? Archief Model DNA (nu 7.1. Werkt de archtelorganisatie op basis van een nee Nee De inspectieverslagen worden BRAM Archielinstellingrkwaliteits kwaliteitszorgsysteem? op basis van het INKzorgbenchmark managementmodel ingericht Archiel Model DIVA (nu 7.1. Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? nee Nee DRAIN) Archielinstelling/kwaliteits zorgbenchmark Archief Aw. Art. 21.1, 31, 72 Archiefbewaarplaats Is door het college als archielzorgdrager een eigen gemeentelijke, ja Ja toelichting: in gemeente buiten gemeente 33.2 en 34. Ab een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen of buiten gemeente art. 13. Ae 27- archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze 41, en 59 aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? Archief Aw. Art. 21.1, 31, 7.2 Archiefbewaarplaats Gebruikt het college deze archielbewaarplaats t.b.v. de le bewaren ja Ja 33.2 en 34. Ab overgebrachte archiefbescheiden? art. 13. M Archief Aw. Art , 7.2 Archiefbewaarplaats Zo ia op zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, ja Ja 33.2 en 34. Ab inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats art. 13. Ae 27- goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art. 33 AW? 41, en Gemeente Aw art Archiefruimten - Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is Nee Ab art. 13 vastgesteld dat deze aan alle in de Archief regeling en -besluit Ar 27-46, 57 genoemde eisen voldoen? en Gemeente Aw art Archiefruimten Gebruikt het college deze archiefruimle(n) t.b.v. de te bewaren op ja Ja Ab art. 13 termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen Ar 27-46, 57 archielbescheiden? en Archief Aw art E -depot Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een nee Nee toelichting: M gemeente Ab art. 13 intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e -depot voor of buiten gemeente Model LOPAI de bewaring van digitale archielbescheiden dat aan de eisen op ED3 (Eisen basis van de Archief regeling voldoet? Duurzaam Digitaal Depot) Archief Aw art E -depot Gebruikt het college dit e -depot t.b.v dele bewaren [ree Nee Ab art. 13 archiefbescheiden. Model LOPA1 ED3 (Eisen Duurzaam Digeaal Depot) 8. B, TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN. Hooldvraeg: Voldoet de gemeente In de praktijk aan de openbaarheldselsen van de Archiefwet?

14 8.1.1 Archief Aw. Art 14, 17, 8.1 Beschikbaarheid Zijn de in de archielbewaarplaals berustende archiefbescheiden ja Ja en 19 originelen en dubbelen berustende archief bescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? Archief Aw. Art. 14, 17, 8.1 Beschikbaarheid Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften ia Ja en 19 originelen en dubbelen en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? Archief Aw Art. 14, 17, 8.1 Beschikbaarheid Heeft het college als archielzorgdrager regels opgesteld over de ia Ja en 19 originelen en dubbelen genoemde kosten? Beide Aw art. 15 en Beperking In beginsel zijn archiefbescheiden na 20 jaar openbaar heeft hel ia Ja Ab art 93 en 10 openbaarheid na 20 jaar college als archielzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na 20 laar afdoende gemotiveerd gelet op artikel 15 1 van de Archief wel? De beperkingscrileria zijn, eerbiediging persoonlijke levenssfeer: belang van de Staat of zijn bondgenoten: voorkomen van onevenredig bevaar- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen danwel van derden Gemeente Aw art 15 en Beperking Heelt hel college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen ja Ja Ab art 9.3 en 10 openbaarheid na 20 laar van de beheerder van de archielbewaarplaats? Beide Aw art. 15 en Beperking Heeft hel college als archielzorgdrager voldoende rekening nee Ja Ab art 9.3 en 10 openbaarheid na 20 jaar gehouden met artikel 15.a van de Archielwel die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? Beide Aw art. 15 en Beperking Hebben het collge als archielzargdrager node beheerder van de ja Ja Ab art 9.3 en 10 openbaarheid na 20 jaar archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archielbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? 8.3 Beide Aw art Beperking Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden ja Nee Er is geen overzicht van openbaarheid na 75 jaar die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken dergelijke archiefbescheiden een machtiging int opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? Archief Aw. Art Afwijzing raadpleging - Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaais regels geformuleerd nee Ja of gebruik omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Archief Aw. Art Afwijzing raadpleging Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een nee Dit hoeft niet Onbekend of dit is of gebruik verzoek tot raadpleging al gebruik gemotiveerd? voorgekomen te zijn, als voorgekomen dit het geval is. geef dal aan rode toelichting Archief Aw art. a 18 en 8.5 Uitleningen aan Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke nee Ja 19 overheidsorgaan en verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde desundige instelling tijd uit le lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? 8 52 Archiel Aw art en 85 Uitleningen aan Heelt de beheerder van de archief bewaarplaats inhoudelijke en ja Ja 19 overheidsorgaan en financiele voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van deskundige instelling archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Archiel Aw. Art. 14 en Regulering fysiek Is er een regelement voor het fysieke bezoek en gebruik van de nee Ja bezoek en gebruik publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Archiel Model DIVA (nu 8.6 Regulering fysiek zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een nee Ja BRAIN) bezoek en gebruik kwaliteitshandvest? Archiel Model DIVA (nu 86 Regulering fysiek zo ja. werkt de archielorganisatie mee aan de monitor nee Ja BRAIN) bezoek en gebruik dienstverlening? 8 7 Archief 8.7 Regulering digitaal Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met nee Ja bezoek en gebruik tenminste een toegang rolde collectie (registratie) en het bezoek- en _gebrodrsregelement, RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heet I de gemeente plannen voor het behoud van delta bewaren) archief bescheiden bij bljzonderhede omstandigheden? 9,1 Beide Wetverfighe,dsre 9.1. Onderdeel Beschikt de gemeente regio over een nsicoprolier beleods- en nee Nee De procedures (ebt goo's gemeentelijk rampenplan cinsplan waarin ten minste procedures met betrekking rolde verplaatsing of Velligslellinq ad. 3 verplaatsing ot veilogstelhng van objecten met een cultuurhistorische van archiefbescheiden,iir, ViPi handreiking reg waarde zoals (le bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? opgenomen in hel Risico -profiel, calamileitenplan. die punt 6 Vitaal momenteel ter besluitvorrning Belang voorligt aan hel college van B8W Beide Leidraad 9.2. Plan veiligheid, Heelt de gemeente een vedigherdsplan voor de archiefruimten en nee Nee Er is een calamiteitenplan calamiteitenplan calamiteiten en archielbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? opgesteld in Deze wordt archieven ontruiming binnenkort vastgesteld. LOPAI

15 9.22 Beide Modellen 9.2. Plan veiligheid, Heelt de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te!nee Ja De verzamelplaatsen zijn de coalamiterten en calamiteiten en ontruimen archiefbescheiden ab. v, prioriteiten in het collectieplan' ' overige archielruirnten binnen collectieplan ontruiming (oe ook 9.1.) de Drechtsteden. De RCE/ICN crisismanager bepaalt ten tijde van een calamiteit welke ruimte het meest geschikt is Archief Modellen 9.3. Regionaal en Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan nee Niet van toepassing coalamiteiten en landelijk een regionaal veiligheidsnetwerk voor edgoedinstellingen? collectieplan veiligheidsnetwerk GU-.. ar Ai Archief Model 9.3. Regionaal en Stelt de gemeente de archielbewaarplaats in staat niee te doen aan nee Niet wart toepassing incidenten landelijk incidemenregistratre richting het landelijke veiligheidsnetwerk ' registratie veiligheidsnetwerk MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? 10 1 Beide Aw art Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archietzorgdrager na nee Hoeveelheid opgeven en Bedrag gebaseerd op bijdrage goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken toelichten aan SGD. Daarnaast geen die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het afzonderlijke post opgenomen beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor overige uitgaven het toezicht daarop? archielzorg en archiefbeheer Beide Atnt art Mensen, Hoeveel mensen (fte's) stelt hel college als archiefzorgdrager na nee Minimaal Hoeveelheid opgeven en Taken zijn uitbesteed aan GR kwantitatief goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken toelichten Drechtsleden die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. VO O r en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook Belde Aw al : Mensen, Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden'? nee Ja Geef een toelichting Er zijn achterstanden in de kwantitatief archivering van documenten. Er loopt momenteel een project om alle achterstanden in kaart te brengen en weg te werken. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen achterstanden voor en na komst van hei SGD ( Er zijn ook achterstanden in de overbrenging van de bouwvergunningen. Die worden in 2015 overgebracht Beide AN, art Mensen, Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale nee Nee Geef een toelichting kwantitatief toezichthouders? Beide Arm aii : Mensen. kwalitatief Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder nee Geef een overzicht in de Uitbesteed aan GR tbv beheer de opleiding van het onder 10.2 bedoelde personeel aangeven toelichting Drechtsteden alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook Beide A. 1,1 t? Mensen, kwalitatief Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar nee Ja Geel een toelichting Erin voldoende kennis in huis tbv beheer behoren worden gedaan? om alle verschillende soorten werkzaamheden op archiefgebied Uitte kunnen voeren Beide Aw art Mensen, kwalitatief Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale nee Nee Geef een toelichting tbv beheer toezichthouders? 10.4 Archief Aw art Mensen, kwantitatief Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager nee 2.5 He Hoeveelheid en 2 fte inspectie en 0,5 Ite Model LOPAI.i. tbv toezicht vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de onderverdeling in de gemeentearchivaris. WGA (nu archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de toelichting BRAIN) gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs of rekennormformat andere medewerkers' (Zie ook 2.2.) ie gem. totaal bevestiging waar ja oh nee van toepassing is totaal KPI categorieén Tkverw. ja nee nee waarvan met taakverwaarlozing 49 43,0 37,0 24,0, 83 indien getal niet gelijk dan zijn er nog vragen onbeantwoord

16 oniminin.~rry irr-groprp-irpry. rpiron.n.~. E kr ON A AI ARCHIEF GCt DOPDP E C P T 2NnEP7EEL VAN DCROPE Postadres: Postbus AA DORDRECHT Gemeente Alblasserdam t.a.v. Het college van Burgemeester en Wethouders Postbus AA Alblasserdam Regionaal Archief Dordrecht Hof 6, 3311 XG DORDRECHT T Contactpersoon R. Lassche T E r.lassche@dordrecht.ni Datum Ons kenmerk Uw kenmerk Bijlage(n) Betreft Verslag Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding 2014 Geacht college, Bijgaand zend ik u het verslag van de gemeentearchivaris inzake de toestand van de informatiehuishouding conform de regel gesteld in de Archiefverordening 2014 van de gemeente Alblasserdam. U wordt in het kader van het horizontale toezicht geacht dit verslag mee te delen aan de gemeenteraad en Gedeputeerde Staten van Zuid- Holland. Mocht uw college naar aanleiding van dit verslag nog vragen hebben, ben ik bereid een mondelinge toelichting te geven. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, De gemeentearchivaris van Alblasserdam, drs. T.J. de Bruijn. Pagina 1/1