KPI verslag gemeente Moerdijk 2012

Transcriptie

1

2

3

4 KPI verslag gemeente Moerdijk 2012 Vooraf: In onderstaande tekst worden de termen archief en informatie door elkaar gebruikt. Met beiden wordt echter hetzelfde bedoeld, namelijk bescheiden, ongeacht hun vorm, door de gemeente ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. (Archiefwet 1995, art. 1 lid c sub 1) Het gaat dus om zowel de analoge, papieren archiefbescheiden als digitale archiefbescheiden. Inleiding De organisatie van het archieftoezicht staat op het punt fundamenteel te veranderen. Per 1 oktober 2012 treedt de wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking. Met deze wet komt het toezicht vanuit de provincie meer op afstand te staan (het verticale toezicht) en dient ergo het horizontale toezicht te worden versterkt. Dit horizontale toezicht heeft betrekking op de zorg voor en het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden. Onderdeel hiervan is dat het college van Moerdijk verslag doet aan de raad inzake de zorg voor de gemeentelijke archieven. Op 29 augustus 2011 is aan de gemeenteraad de toezegging gedaan dat dit verslag in 2012 zal worden aangeboden. Ter ondersteuning van de verantwoordingsplicht van het college en gelet op de wijzigingen in het (archief)toezicht, heeft de VNG een instrumentarium ontwikkeld, de zogeheten Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). Daarover is vorig ar op 21 juli 2011, een ledenbrief uitgebracht 1. Met behulp van tien KPI-vragen kan een beeld worden gegeven of de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Daarbij wordt eveneens gekeken of er bij aspecten van het archiefbeheer al dan niet sprake is van taakverwaarlozing. In dat geval kan de provincie alsnog ingrijpen. Hoe dat in zijn werk gaat is geregeld in een onlangs verschenen notitie Nieuwe Schoenen (Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht) 2. Er zit enorm veel beweging in de wereld van het gemeentelijk informatiebeheer. Digitalisering lijkt wel een toverwoord. Gemeenten zijn bezig met een transitie van analoog naar digitaal in alle facetten van de bedrijfsvoering en taakuitoefening. Zowel intern als extern verschijnen met grote frequentie notities, rapporten, richtlijnen en andere documenten, die van belang zijn voor dat transitieproces. Voorbeelden zijn naast de KPI s het referentiekader RODIN en de Baseline gemeentelijke informatiehuishouding. Op allerlei wijzen worden gemeenten daardoor begeleid op 1 pdf 2 _vastgest_ipo_ pdf

5 weg naar een exclusief digitale informatiehuishouding. Dat proces is onomkeerbaar en stelt de gemeentelijke organisatie voor een forse uitdaging, die zowel bestuur als ambtelijke organisatie raakt. Verantwoord omgaan met informatie is van groot belang uit oogpunt van o.m. bedrijfsvoering, verantwoording en controle. Overheden kiezen steeds meer digitale kanalen voor zaakafhandeling met burgers. Met name de omslag naar digitaal archiefbeheer vraagt om complexe, maar noodzakelijke waarborgen om informatieverlies te voorkomen. Een andere trend is dat het niet meer mogelijk is om als gemeente zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen, denk in dit verband aan de gevolgen van de wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO) en de rol van de social media. Tegelijkertijd zal de informatie- en kennisbehoefte van gemeenten toenemen door de verdergaande decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden. Interoperabiliteit en standaarden spelen een steeds belangrijker rol. De informatie en kennis is nodig om financiele missers te vermijden en om de verwachtingen van de burgers te kennen er eraan te voldoen. Het is daarom noodzakelijk dat zowel college als raad goed op de hoogte zijn van de stand van zaken in de eigen gemeente. Een disfunctionerende informatiehuishouding brengt nl. risico s met zich mee. De KPI toets kan helpen eventuele risico s in kaart te brengen en passende maatregelen te nemen om de mogelijke negatieve gevolgen te verminderen. De KPI s komen naast en niet in de plaats van het reguliere archiefwettelijke toezicht (archiefinspectie). In overleg tussen de gemeente Moerdijk en het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) is afgesproken dat de KPI rapportage door het RAWB wordt opgesteld. In de voorfase is op een constructieve en positieve wijze samengewerkt met betrokkenen van de gemeente Moerdijk. Bij het opstellen van de hierna volgende rapportage is op onderdelen al rekening gehouden met de normstelling en aanbevelingen in de Baseline gemeentelijke informatiehuishouding 3. Algemene bevindingen en aanbevelingen: Zowel de door het RAWB in samenwerking met de Provinciale Archiefinspectie (PAI) in 2011 gehouden RODIN-audit, als de recente KPI-check, geven een beeld van een goed op weg zijnde gemeente. Het gesprek met de algemeen directeur/gemeentesecretaris bevestigde dit beeld. Moerdijk is bereid initiatieven te nemen, is actief betrokken bij regionale ontwikkelingen en beschikt over een enthousiast en deskundig team Document- en Informatiebeheer (DIV). De zorg voor het analoge archiefbeheer is goed op orde. De Chemiepack ramp van nuari 2011 was een prima graadmeter: de benodigde analoge dossiers kwamen tijdig en volledig beschikbaar. Echter, vanuit deze solide analoge basis moet de komende ren worden gebouwd aan een goed functionerend digitaal archief. Uit alles blijkt dat de gemeente Moerdijk deze opdracht serieus en daadkrachtig opneemt. Maar, dit gaat niet zonder slag of stoot: er is nog veel werk aan de winkel. Moerdijk bevindt zich in dit opzicht in een overgangsfase. Het vizier is gericht op een volledig digitaal werkende organisatie vanaf Op tal van plekken in de organisatie is dit in beweging gebracht, maar aan enkele belangrijke randvoorwaarden is nog niet voldaan. In de brief van de directeur van het RAWB van 16 november 2011(zie 3 U pdf

6 bijlage 2) is reeds daarnaar verwezen. Het KPI traject heeft ook enkele aandachtspunten opgeleverd. In een aantal gevallen is daarbij sprake van taakverwaarlozing, die overigens niet vanzelfsprekend tot interventie van de provincie hoeft te leiden. De onderstaande adviezen en aanbevelingen hebben direct daarop betrekking in de zin dat zij, samen met de reeds in gang gezette ontwikkelingen in de gemeentelijke informatiehuishouding, de taakverwaarlozing kunnen opheffen. De belangrijkste aanbevelingen zijn: - Stel een nieuwe Archiefverordening en een nieuw Besluit Informatiebeheer op. - Benoem een Chief Information Officer (CIO). Geef deze nieuwe functie de gelegenheid zich te ontwikkelen tot de spil van het gemeentelijk informatiebeheer. - Zorg voor een toetsbaar systeem van interne kwaliteitszorg voor het archiefbeheer (art. 16 Archiefregeling 2010) en toets ook met regelmaat. Zorg voor een periodieke kritische zelf-auditing. Het Gemeentearchief Rotterdam heeft hiervoor een bruikbare tool ontwikkeld: de Zelfevaluatie Baseline 4. - Zet volledig in op digitaal werken, in alle lagen van de organisatie d.w.z. van bestuur tot bode; benut daarvoor de richtlijnen m.b.t. zaakgericht werken in de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten 5. - Geef goede sturing aan het proces van Digitaal Werken; implementeer stapsen fasegewijs (er ligt bijv. een goed projectplan Orde op zaken, zaken op orde: Moerdijk digitaal ) en hou steeds het beoogde einddoel goed voor ogen. - Maak een informatiebeleidsplan waarin een aantal essentiele zaken is geregeld, zoals visie, wie is waarvoor verantwoordelijk?, standaards, beveiliging, enz.. In de hiervoor genoemde Baseline is een model voor dit plan opgenomen in hoofdstuk 2a 6. Daarnaast verdient het aanbeveling om het bestaande Documentair Structuur Plan (DSP) op termijn te vervangen door een Beheerplan, gericht op de digitale archivering. - Regel een machtiging voor vervanging van alle archiefbescheiden, dus ook de te bewaren. Hierdoor wordt het mogelijk de hybride fase versneld te ontgroeien. Stem goed af met het RAWB hoe de archivering in die hybride fase vorm te geven. Juist in die fase is het extra van belang om de volledigheid en betrouwbaarheid van informatie te garanderen! Zorg er ook voor dat de duurzaamheid van de digitale archieven wordt gegarandeerd: regel in samenwerking met de bij het RAWB aangesloten gemeenten de opslag van digitale archiven in een E-depot! - Geef het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) de ruimte om digitale informatiehuishouding mee vorm te geven: stel voldoende middelen en menskracht hiervoor ter beschikking. Zeker in de overgangsfase maar ook in de beginfase van het digitale werken is veel deskundige ondersteuning wenselijk. Een goed functionerend voorbeeld is te vinden bij waterschap Brabantse Delta. - Stimuleer de regionale archiefsamenwerking die tot doel heeft om specifieke taken van de archivaris rond toezicht en E-depot zowel kwalitatief als kwantitatief te versterken erken_v1_0.pdf 6

7 De overheid dient te zorgen voor een goede informatievoorziening. Burgers, medeoverheden en andere instellingen moeten kunnen vertrouwen op een betrouwbare overheid, die besluiten neemt op basis van volledige, actuele en authentieke informatie. De digitalisering van de samenleving noopt tot het nemen van passende maatregelen. Daarin heeft de gemeente Moerdijk nog wat stappen te zetten: er is een CFO (Chief Financial Officer) aangewezen, maar geen CIO en de financiele risico s zijn in kaart gebracht, maar de informatie risico s nog niet. Dat laatste is belangrijk: een onvoldoende werkende informatievoorziening kan leiden tot halfbakken of zelfs foutieve beslissingen. Daaraan zijn risico s verbonden: ontevreden burgers, imagoverlies en zelfs financiele schade 7. Informatiebeheer dient structureel op de agenda van zowel MT, College als Raad te komen. De opdracht voor de gemeente Moerdijk voor de komende ren is: Investeer in een goed digitaal archiefbeheer en draag gezamenlijk de zorg daarvoor, zowel bestuurlijk als ambtelijk. 7 Het al eerder genoemde Gemeentearchief Rotterdam heeft hiervoor een tool in ontwikkeling. Zie daarvoor: %20ter%20beschikking

8 De KPI rapportage De rapportage bestaat uit twee onderdelen: - Een beschrijving van de stand van zaken met betrekking tot de 10 KPI hoofdstukken bij de gemeente Moerdijk - Een ingevuld KPI bestand (bijlage 1) 1. Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De archiefvorming van overheidsorganisaties, zoals de gemeente Moerdijk, valt onder de Archiefwet De archiefverordening en het besluit informatiebeheer beschrijven hoe de gemeente Moerdijk de Archiefwet vorm geeft. De archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor het archief dat door de gemeentelijke organen wordt gevormd. Verder is de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. Het besluit informatiebeheer beoogt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren ervan te regelen. Hoewel de vigerende archiefverordening uit 2006 al rekening houdt met de gevolgen van de wet dualisering, is er toch sprake van een verouderde versie. Bovendien is in de archiefverordening niets vastgelegd inzake het toezicht dat door de benoemde gemeentearchivaris wordt uitgeoefend. Recent (december 2011) is door de samenwerkende provinciale archiefinspecties ( een nieuw model archiefverordening opgesteld. Het verdient aanbeveling dit nieuwe model te implementeren in de gemeente Moerdijk. Daarmee is dan tegelijkertijd het toezicht afdoende geregeld. Wat voor de archiefverordening geldt, geldt eveneens voor het besluit informatiebeheer. Ook hier is sprake van een verouderde versie en dient een actualisatie naar LOPAI model plaats te vinden. De aanpassingen aan de lokale archiefregelgeving dienen vooraf te gaan aan de formulering van een integraal gemeentelijk informatiebeleid. Daardoor kunnen tijdig kaders worden aangegeven, die van belang zijn bij de invulling van dat informatiebeleid. De gemeente Moerdijk kent momenteel geen mandaatregeling, bedoeld om namens het college besluiten te nemen inzake de archiefzorg, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels. Of er perse een mandaat geregeld moet worden is de vraag, beter is het om in het op te stellen informatiebeleid op een duidelijke wijze bevoegdheden en verantwoordelijkheden m.b.t. archiefzorg en beheer vast te leggen. Daarbij past ook het aanwijzen van de Chief Information Officer (CIO), door de VNG aanbevolen in de ledenbrief van 21 juli Het beste is hiermee te wachten totdat de nieuwe organisatiestructuur medio 2013 is uitgekristalliseerd. Aanbevolen wordt om een CIO op staf- of managementniveau aan te wijzen. Gezien het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden, is artikel 4 van de Archiefwet een heel belangrijk aandachtspunt. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie er verantwoordelijk is voor de archivering. Hierdoor kan de gemeente Moerdijk zich blijven verantwoorden voor

9 haar handelen. Met betrekking tot de meest recente samenwerkingsverbanden zijn door het college afdoende voorzieningen getroffen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden. Het ter zake deskundige team DIV biedt daarbij de benodigde professionele ondersteuning. Toch is het zaak hierbij extra alert te blijven. Zo is het nog niet duidelijk wat de gevolgen zijn voor de archiefvorming bij de nieuw in te stellen omgevingsdienst (OMWB). 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college ervoor te zorgen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Over het begrip kwaliteitssysteem heerst echter nog veel onduidelijkheid. Op diverse plekken zijn initiatieven op dit terrein. De gemeente Moerdijk maakt nu nog geen gebruik van een kwaliteitssysteem. Aanbevolen wordt om dit wel op te pakken en voor 1 nuari 2014 een werkbaar systeem te implementeren en onderdeel te laten zijn van reguliere planning- en controlcycli. Het is een open deur te stellen dat informatie pas betekenisvol wordt als deze aan kwaliteitseisen voldoet. Die eisen liggen o.m. vast in diverse regelingen (o.a. de Archiefregeling 2010), NEN-ISO normen (zoals de normen en 2082) en andere richtlijnen en toetsinstrumenten zoals RODIN en Baseline. Gedeeltelijk hanteert de gemeente Moerdijk deze: het documentair managementsysteem (DMS) Verseon is NEN-ISO 2082 gecertificeerd; in 2011 is een RODIN audit uitgevoerd en de aanbeveling in de Baseline tot zaakgericht archiveren wordt al langere tijd toegepast. Hoewel de gemeente Moerdijk een gekwalificeerd gemeentearchivaris heeft benoemd (de directeur van het RAWB), is er geen regelmatig verslag van zijn uitoefening van het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden. Het RAWB heeft daartoe onvoldoende capaciteit en kwaliteit. Om die reden onderschrijft het bestuur van het RAWB de plannen tot vergaande archiefsamenwerking in de regio West-Brabant, met als doel juist die inspectietaken op een volwaardige wijze uit te kunnen voeren. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente Moerdijk heeft de beschikking over een Documentair Structuurplan (DSP) en maakt gebruik van de zgn i-navigator, beide geschikte toepassingen ter ondersteuning van zaakgericht archiveren. Echter, deze ondersteunen met name het DMS Verseon. Daarnaast zijn er in de gemeentelijke organisatie tal van applicaties, die niet zijn gekoppeld aan het DMS. Een volledig geordend overzicht van alle gemeentelijke archiefbescheiden is er dus niet. Organisatiebreed is er de intentie om koppelingen tot stand te gaan brengen met bedrijfswaardevolle applicaties in de organisatie. Dat dit nu nog niet direct wordt uitgevoerd heeft te maken met de ontwikkelingen rond uitbesteding van gemeentelijke taken aan de regio zoals Vergunning en Handhaving (Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant)), uitvoering

10 Werk en Inkomen (Werkplein Etten-Leur), belastingen (BWB), e.d. Uiteindelijke doel is te komen tot een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht. In de inleiding is al gesteld dat de gemeente Moerdijk zich verder dient te focussen op digitaal werken en digitale archivering. Anders dan in het analoge tijdperk, behoeft digitale informatie extra aandacht wat betreft identificering en ontsluiting. Voor een digitaal document is het van essentieel belang dat authenticiteit, integriteit, leesbaarheid en betrouwbaarheid (NEN ISO 15489) steeds worden gewaarborgd. Daarvoor worden metagegevens vastgelegd, liefst volgens een gangbare standaard. Onlangs heeft het stadsarchief van Amsterdam een bruikbare standaard voor metagegevens ontwikkeld 8. Zo n standaard zou ook in de gemeente Moerdijk, met het oog op toekomstige digitale archivering, op termijn ook kunnen worden geïmplementeerd. De metagegevens die nu worden vastgelegd zijn voor papieren documenten toereikend, voor digitale nog niet. Wat duurzaamheid betreft zijn zaken m.b.t. de papieren documenten en dossiers goed geregeld, voor digitale documenten is dit nog niet het geval. Een E depot is er niet (zie ook hst. 7) 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? In de gemeente Moerdijk is nog geen expliciet beleid vastgesteld op basis waarvan de digitale archiefbescheiden moeten worden beheerd. Vooralsnog is het papieren archief leidend. Toch wordt er op grote schaal al geïnvesteerd in de voorbereidingen van digitaal werken. (een projectplan is inmiddels beschikbaar) Om digitaal werken optimaal te ondersteunen met digitaal archiefbeheer is het wel nodig dat beleid wordt ontwikkeld en dat er bindende afspraken gemaakt worden op alle niveaus in de organisatie inclusief het bestuur. Zaken als opslagstandaards en conversie/migratie moeten o.a. daarin worden geregeld. In de Baseline staan afdoende handvaten en richtlijnen om het digitaal archiefbeheer succesvol in te richten. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Selectie en vernietiging geschieden volgens de daartoe geldende regels. Van vervreemding is geen sprake. Art. 7 van de Archiefwet 1995 biedt de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de te vernietigen bescheiden met een bewaartermijn van minder dan 20 ar heeft de gemeente Moerdijk reeds een vervangingsbesluit genomen met instemming van het RAWB, maar de feitelijke toepassing vindt nog niet plaats. Daarnaast is in voorbereiding een verzoek tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden. Het RAWB adviseert om volop energie en tijd in dat vervangingsverzoek te steken, het geeft de gemeente straks alle kansen om de stap 8 t%20ter%20beschikking

11 naar digitaal werken te zetten. Daarbij de kanttekening te plaatsen dat volledig digitaal werken ook een duurzaam E depot vereist! 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 ar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? De gemeente Moerdijk heeft bijna alle archiefbestanden conform de Archiefwet 1995 naar de archiefbewaarplaats overgebracht. Een uitzondering vormen de bouwdossiers over de periode Vanwege vergevorderde plannen tot digitalisering en vervanging van deze dossiers is met instemming van gedeputeerde staten de overbrenging van dit bestand opgeschort. Nu er vanwege de bezuinigingen geen middelen meer beschikbaar zijn voor die digitalisering, heeft GS gelast de dossiers alsnog over te brengen. Met ingang van zal dit gerealiseerd moeten zijn. De overbrenging geschiedt in goed overleg met het RAWB. Het RAWB dringt er bij het gemeentebestuur op aan om alsnog middelen te voteren voor digitalisering en vervanging van de bouwdossiers. Dit komt zowel het interne als externe gebruik zeer ten goede en voorkomt hoge opslagkosten in de archiefbewaarplaats. Het RAWB wil graag voor door het college hierover worden geïnformeerd. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en E-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Zowel archiefbewaarplaats als archiefruimten voldoen aan de daartoe gestelde eisen. Een E depot is er evenwel niet voor de gemeente Moerdijk. Plannen zijn nog niet concreet. In samenwerking met het RAWB dient wel op korte termijn een start te worden gemaakt met de voorbereidingen hiertoe. Steeds meer digitale archieven vragen om een duurzame bewaarstrategie. Landelijk zijn er positieve ontwikkelingen, waar de gemeente Moerdijk en het RAWB bij aan kunnen haken. 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Aan alle geldende eisen wordt voldaan. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De gemeente Moerdijk heeft geen calamiteitenplan met betrekking tot het behoud van archiefbescheiden, zowel papier als digitaal. Op zijn minst zou een abonnement op de Documentenwacht moeten worden afgesloten, zodat de gevolgen van calamiteiten kunnen worden beperkt. Het RAWB participeert in een regionaal veiligheidsnetwerk. Overigens is in het calamiteitenplan van het RAWB ook niets geregeld m.b.t. de archiefbescheiden. De veiligheid van mens (personeel) staat voorop.

12 10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Het RAWB is belast met het beheer van de ingevolge de Archiefwet 1995 overgedragen archieven van de gemeente Moerdijk. De gemeente draagt 30% bij aan de kosten van het RAWB, in 2012 een bedrag van Daarnaast is door de gemeente Moerdijk met het RAWB overeengekomen dat vanaf 2009 arlijks een bedrag van beschikbaar is voor digitalisering van kwetsbare en informatierijke archiefbestanddelen. Deze digitalisering is een vervolg op een eerder gerealiseerd meerrig behouds- en restauratieplan. De digitalisering loopt door tot en met het ar Het RAWB heeft 7,8 fte voor het beheer van de archieven. Omgerekend is dus voor de gemeente Moerdijk 2,34 fte inzetbaar. Voor de meeste reguliere archiefwerkzaamheden is dat voldoende, echter het RAWB kan onvoldoende capaciteit noch kwaliteit leveren om het wettelijke archieftoezicht op een hoogwaardige wijze uit te oefenen. De snelle en complexe ontwikkelingen rond m.n. digitale archivering vragen juist om extra inzet en expertise. Niet alleen het RAWB blijft hierbij in gebreke. De vier West-Brabantse archiefdiensten hebben daarom besloten om in gezamenlijkheid deze problematiek aan te pakken. Het samenwerkingstraject van die vier heeft primair tot doel om het E depot (waarmee bedoeld al hetgeen betrekking heeft op digitaal archiveren) te realiseren. Daarvoor is eerst dan nog wel een kwaliteitsslag nodig bij de voor die taak in aanmerking komende medewerkers. Op dit moment is de personele bezetting voor deze E-taken minimaal! Het team DIV van de gemeente Moerdijk is belast met het beheer van de nog niet overgedragen archieven. Het takenpakket van DIV heeft de laatste ren een duidelijke verandering ondergaan. Van sec-uitvoerend (registreren en archiveren) is DIV geëvolueerd tot een spin-in-het-web wat betreft de informatiehuishouding in de gemeente Moerdijk, waarbij taken als advisering en innovatie een belangrijke rol zijn gaan spelen. De organisatorische bundeling met I & A was een logische stap in die ontwikkeling. Op dit moment heeft het cluster DIV in totaal 11,66 fte waarvan 8,27 in vaste dienst en 3,39 in tijdelijke dienst dan wel ingehuurd vanuit de WVS. De taakverdeling is nog wel vrij klassiek : de meer uitvoerende taken zoals postverwerking en archivering worden door de medewerkers gedaan, met een opleidingsniveau van minimaal SOD 1. De taken m.b.t. het informatiemanagement zijn voor de hoger opgeleide medewerkers, o.a. met een HBO opleiding informatiemanagement. Het is goed te constateren dat de gemeente Moerdijk ruimte en mogelijkheden voor verdere scholing en opleiding biedt. Daardoor kan een betere aansluiting worden gevonden met de noodzakelijke kwaliteiten en competenties die de DIV medewerkers nodig hebben in hun ondersteunende en adviserende rol bij de transitie van analoog naar digitaal werken. Het moge duidelijk zijn dat de beoogde transitie een groot beslag zal doen op de beschikbare personele capaciteit van DIV. Zowel bij de voorbereiding/planning als bij de implementatie en nazorg zijn DIV medewerkers intensief betrokken. En tegelijkertijd gaan alle gewone werkzaamheden door. Het is lastig in te schatten

13 hoeveel capaciteit voor hoelang nodig is in dit traject. DIV zal dit inzichtelijk moeten maken en de ruimte moeten krijgen (lees voldoende fte, zowel tijdelijk als permanent) om de klus(sen) te klaren. Een recente ontwikkeling digitaal werken bij het waterschap Brabantse Delta leert dat een competente helpdeskfunctie noodzakelijk is, zeker in de eerste periode van digitaal werken. Daar is een vliegende brigade actief (4 fte) die de organisatie begeleidt op het pad naar digitaal werken. De gemeente Moerdijk doet er verstandig aan zich te spiegelen aan dit voorbeeld en de benodigde middelen beschikbaar te stellen. Dit betaalt zich ongetwijfeld later terug. H. Janssen Directeur RAWB September 2012 BIJLAGE 1 Ingevulde KPI vragenlijst.

14 BIJLAGE 2 Brief van het RAWB aan het gemeentebestuur van Moerdijk d.d. 16 november 2011 Aan college van burgemeester en wethouders onze datum : 16 november 2011 ons kenmerk :-- onderwerp : (digitaal) archiefbeheer bijlagen : 1 nadere informatie bij : J.H.M. Janssen Geacht college, Een betrouwbare, up-to-date en volledige informatievoorziening is van groot belang voor bestuur, bedrijfsvoering en taakuitvoering van uw gemeente. Een gemeente die in control is wat betreft zijn informatiehuishouding, is in staat om verantwoording af te leggen aan raad en burgers, kan worden gecontroleerd door accountant en rekenkamer en draagt bij aan de instandhouding van het culturele erfgoed. In onze democratische rechtsstaat zijn deze drie kernfuncties (verantwoording, controle en erfgoed) van grote waarde. We leven in een tijd waarin de klassieke uiting van informatie, het papieren archief, plaats maakt voor digitale vormen. E mail verdringt de brief, websites maken telefoongesprekken overbodig en raadsleden vergaderen met elkaar via digitale media. We communiceren via laptop, i-phone en tablet PC. Informatie wordt in toenemende mate exclusief digitaal gemaakt, verwerkt en opgeslagen. Het papieren dossier lijkt zijn langste tijd te hebben gehad. Het beheer van het papieren archief hebben we de afgelopen decennia prima onder de knie gekregen. Incidenten daargelaten, konden we dossiers te allen tijde terugvinden en raadplegen. Centrale archiefvorming was vrij makkelijk te realiseren, de bewaring en opslag was gewaarborgd met dossiermappen, archiefdozen en paternosterkasten. De stormachtige digitalisering van de laatste twee decennia heeft de archiefwereld behoorlijk op z n kop gezet. Het beheer van digitale informatie lijkt versimpeld door toepassing van hard- en software. Maar zo eenvoudig ligt het niet. Opslag en reproductie van digitale informatieobjecten vragen om heel andere oplossingen dan analoge! We zitten midden in de transitie van analoog naar digitaal, maar zijn zeker nog niet zover dat we kunnen spreken van een authentieke, betrouwbare en vooral duurzame digitale informatiehuishouding bij de overheid. In 2005 publiceerde de erfgoedinspectie het rapport Een dementerende overheid, waarin werd ingegaan op de vele problemen die digitale archivering met zich meebrengt en de zorg werd uitgesproken dat de overheid niet meer in staat is om op elk gewenst moment digitale archiefinformatie te reproduceren! Anno 2011 is die conclusie helaas nog steeds van toepassing.

15 Deze wat uitvoerige inleiding dient om de volgende twee aandachtspunten in het juiste kader te plaatsen: 1. Audits digitale informatiehuishouding: Bij de ordening, ontsluiting en bewaring van digitale informatie moet de overheid rekening houden met een veelheid aan wet- en regelgeving, normen en standaarden. Deze zijn medio 2010 samengevat door de samenwerkende archiefinspecties in een referentiekader RODIN. Dat staat voor: Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. RODIN is een checklist, die door overheidsorganisaties zelf kan worden toegepast om inzicht te krijgen in de mate waarin wordt voldaan aan de al eerder genoemde spelregels die gelden bij digitaal informatiebeheer. Knelpunten en kwetsbaarheden kunnen aan het licht worden gebracht. RODIN speelt een rol bij wat genoemd zou kunnen worden het digitaal risicomanagement. In de eerste helft van dit ar heeft het RAWB samen met de Provinciale Archiefinspectie RODIN-audits gehouden bij de vier bij het RAWB aangesloten gemeenten. Aan de hand van de door de gemeenten ingevulde RODIN-vragenlijst werd een stand van zaken opgemaakt. Uiteraard zijn er per gemeente verschillen, de een is op een bepaald punt verder dan de ander. Uw eigen RODIN vragenlijst maakt duidelijk waar uw gemeente precies staat. Rode draad bij de vier gemeenten was dat er onvoldoende zicht en grip is op alle digitale informatie in de organisatie. Opslag in open standaards is ook nog geen gemeengoed en een breed gedragen informatiebeleid ontbreekt bij elke deelnemer. Conclusie van RAWB en Provinciale Archiefinspectie was dat de vier gemeenten beslist nog niet in control zijn wat betreft hun digitale informatiehuishouding. Bovendien is er nog geen zicht op duurzame opslag van digitale archieven. Uiteraard zijn er al stappen in de goede richting gezet. DIV afdelingen zijn enthousiast en druk doende met opzet, ontwikkeling en beheer van Document Management Systemen (DMS), met de implementatie van een Zaaktypencatalogus (ZTC), enz. Maar een DMS is niet toereikend voor beheer en opslag van alle archiefinformatie in uw organisatie! Op tal van plekken bevinden zich applicaties, die eveneens voor korte of langere tijd te bewaren informatie genereren. En hoe gaat uw organisatie om met s? Met tweets? Met informatie op uw website? Bovendien heeft uw gemeente het voornemen om binnen enkele ren de dienstverlening langs digitale weg te laten verlopen. Zowel landelijk (NUP) als regionaal (via de RWB) zijn trajecten onderweg die moeten leiden tot het genoemde doel. Digitale dienstverlening is onhaalbaar zonder een deugdelijke digitale informatiehuishouding. De kwaliteit daarvan bepaalt in belangrijke mate of de dienstverlening uitvoerbaar en betrouwbaar is. Momenteel werkt het Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING) aan het opstellen van een richtlijn die DIV verbindt met de doelstellingen en de werkwijze van een moderne elektronische gemeente. Die Baseline DIV wordt een modern en actueel kader waarin documentaire informatiehuishouding en archivering is verbonden met onder andere zaakgericht werken. Kortom: de digitale koers die is ingeslagen behoeft scherpere regie, aansturing en controle. De RODIN-audits hebben aangetoond dat dit nog onvoldoende geschiedt.