III MPGSD2O

Transcriptie

1 t 4 R E G I O N A A L ti[archief t DORDRECHT III MPGSD2O GSD OPIPP PIP 11/11 aonderdeel VAN 00RORECHTS MUSEUM Postadres: Postbus AA DORDRECHT Gemeente Sliedrecht t.a.v. Het college van Burgemeester en Wethouders Postbus AA Sliedrecht Regionaal Archief Dordrecht Stek 13 DORDRECHT T Contactpersoon R. Lassche T E r.lassche@dordrecht.n1 Datum Ons kenmerk Uw kenmerk Bijlage(n) Betreft Verslag Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding 2013 Geacht College, Bijgaand zend ik u het verslag van de gemeentearchivaris inzake de toestand van de informatiehuishouding conf orm artikel 14 van de Archiefv erordening 2004 van de gemeente Sliedrecht. U wordt in het kader van het horizontale toezicht geacht dit verslag mee te delen aan de provinciearchiv aris van Zuid-Holland. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnf ormeerd. Hoogachtend, De gemeentearchivaris van Sliedrecht, drs. T.J. de Bruijn. Pagina 1/1

2 0 PI P1 11 /PrI P' Pl oi r Pr I PI PIPPI PIPPI r r P I P I P T I I I P I P I P I P ii Iii R E G I O N A A L 1F DORDRECHT ONDERDEEL VAN OORORECHTS MUSEUM Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Sliedrecht over 2013 Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht R. Lassche BMIC, gemeentelijk archiefinspecteur in opdracht van de Gemeentearchivaris van Sliedrecht, drs. T.J. de Bruijn Regionaal Archief Dordrecht nuari 2014

3 Inleiding Conform artikel 14 van de Archiefverordening van de gemeente Sliedrecht brengt de gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van Burgemeester en Wethouders.' Het college dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad. Het verslag is gebaseerd op de Key Performance Indicators (KPI's) opgesteld door de VNG2. Hierin worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de inform atiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. Op 12 novem ber 2013 is deze vragenlijst voorgelegd aan de afdeling documentaire informatievoorziening in uw organisatie3. Op 13 decem ber 2013 ont ving ik de ingevulde lijst vanuit uw organisatie retour. Deze is als bijlage meegezonden en vorm t, naast observaties van de archiefinspecteur, de basis van dit verslag. Op 1 nuari 2013 zijn Erfgoedcentrum DiEP, de Dordtse Musea en het Centrum Beeldende Kunst formeel samengevoegd tot één organisatie. De naam van deze nieuwe organisatie is Dordrechts Museum. In de loop van 2013 is besloten om de naam Erfgoedcentrum DiEP te veranderen in Regionaal Archief Dordrecht. Als sluitstuk van deze reorganisatie is in nuari 2013 de heer T.J. de Bruijn door het college van Burgemeester en Wethouders van Dordrecht definitief benoemd tot gemeentearchivaris van Dordrecht en daarmee tegelijkertijd tot gemeentearchivaris van uw gemeente. Het digitaliseringsproject dat medio 2012 is gestart in verband met de verhuizing van het Regionaal Archief Dordrecht naar het Hof in 2014 werd in 2013 voortgezet. De overgebrachte doop-, trouw- en begraaf boeken, repertoria op de notariële archieven, de registers van de burgerlijke stand, huwelijkse bijlagen, bevolkingsregisters, kadastrale leggers en beeldcollectie van uw gemeente worden integraal in dit project meegenomen en zullen uiterlijk begin via de website van het Regionaal Archief Dordrecht zijn te raadplegen. Op verzoek van de gemeentearchivaris is in 2013 door het Nationaal Archief te Den Haag de aanvulling op de notariële archieven ( ) aan uw gem eente vervreem d en in de archief bewaarplaats opgenomen. 1. Lokale regelgeving De gemeente beschikt over een archiefverordening. Deze is op 28 juni 2004 vastgesteld. De wet Dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden is hierin opgenomen. Het besluit informatiebeheer is vastgesteld op 8 juni De gemeente m eldt dat de verordening en het besluit zijn medegedeeld aan GS. Op dit moment wordt vanuit het SCD gewerkt aan de actualisatie van zowel de verordening als het besluit. Op 8 augustus 2013 zijn concepten hiervan voorgelegd aan de archiefinspectie. Het daaruit voortvloeiende commentaar is inmiddels verwerkt.4 Naar verwachting wordt de verordening en het besluit spoedig respectievelijk door de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders vastgesteld. Archiefverordening Sliedrecht 2004, artikel Zie ledenbrief VNG betreffende horizontale verantwoording gemeentelijke archief keten d.d Mozaiek znr: : d.d R. Lassche aan A. Zwaan: KPI' s t.b.v. het verslag van de gemeentearchivaris. Mozaiek znr:

4 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht In de gemeente Sliedrecht is geen kwaliteitssysteem in gebruik waaraan de kwaliteit van de informatiehuishouding wordt getoetst. Wel maakt het SCD gebruik van diverse processen en werkinstructies om de uniformiteit en kwaliteit te borgen. Tevens wordt rekening gehouden met de door de archiefinspectie gestelde eisen'. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Onderstaande beschrijving m et betrekking tot punt drie van de KPI's is integraal gekopieerd uit het verslag van vorig ar.' Er heeft in 2013 geen concrete verbetering plaatsgevonden op dit gebied. 'Het SCD maakt gebruik van het Mid-Officesysteem Mozaiek dat fungeert als DMS. De afgelopen ren is het systeem uitvoerig onderzocht door de archief inspectie en beschreven in het integrale kwaliteitsinspectierapport door dhr. L. Scheuneman. Hieruit blijkt dat het systeem niet voldoet aan de wettelijk gestelde normen. Er is onvoldoende garantie dat de ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archief bescheiden zijn geborgd. Dit vor m t een ernstige bedreiging voor het goed functioneren van de gemeente Sliedrecht.' 4. Digitale archiefbescheiden Onderstaande beschrijving met betrekking tot punt vier van de KPI's is integraal gekopieerd uit het verslag van vorig ar. Er heeft in 2013 geen concrete verbetering plaatsgevonden op dit gebied. 'Uit de integrale kwaliteitsinspectie uitgevoerd door de heer Scheuneman blijkt dat de digitale informatiehuishouding zeer matig op orde is. Mozaiek blijkt onvolledig en onbetrouwbaar. Het systeem dient zo spoedig mogelijk verbeterd te worden zodat het voldoet aan de criteria die zijn geformuleerd in het integrale kwaliteitsinspectierapport van dhr. Scheuneman.' 5. Vernietiging Onderstaande tabel geeft de stand van zaken rond de vernietiging van archief bescheiden weer. De gemeente heeft nog geen machtiging aangevraagd voor het vernietigingsar Gelet op de Archiefwet 1995, artikel 3, dient de gemeentelijke overheid zorg te dragen voor een tijdige vernietiging van archiefbescheiden. Om die reden is het van belang dat de gemeente zo spoedig mogelijk een machtiging tot vernietiging aanvraagt teneinde het achterstallige vernietigingswerk te kunnen verrichten. Mozaiek Zaaknummer en Aanvraag Machtiging Procesverbaal Archiefblok Vernietigingsar machtiging verleend vernietiging Sliedrecht Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Burgerlijke stand Op 10 december 2013 zijn de registers van de burgerlijke stand voor zover deze openbaar zijn, overgebracht naar de archiefbewaarplaats.8 5 Dit punt is overgenomen uit het verslag van vorig ar. Mozaiek znr: Mozaiek znr:

5 Opschorting overbrengingstermijn bouwdossiers De gemeente heeft geen opschorting van de overbrengingstermijn van de (bouw)dossiers die ouder zijn dan 20 ar aangevraagd bij GS. Dit dient z.s.m. te gebeuren. Ook in het arverslag over 2012 is dit reeds opgemerkt. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De gemeente Sliedrecht beschikt over een geschikte archiefruimte. Deze is echter niet recentelijk getoetst aan de eisen die gesteld worden in de Archiefregeling. De archiefinspecteur zal het komende ar de ruimte op basis van deze regeling toetsen. 8. Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden De archiefbescheiden opgemaakt en ontvangen door de gemeente Sliedrecht die conform de Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar de archief bewaarplaats zijn toegankelijk en beschikbaar voor het publiek. De archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van het Regionaal Archief Dordrecht. De archief bescheiden kunnen kosteloos fysiek op de studiezaal worden geraadpleegd voor zover er geen openbaarheidbeperkingen zijn opgenomen. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de bezoekcijfers van het Regionaal Archief Dordrecht in Studiezaal Bezoeken Website via archieven.n1 Zoekacties Paginaweergaves Website inclusief Beeldbank Bezoeken Paginaweergaves Rampen, calamiteiten en veiligheid De gem eente Sliedrecht beschikt niet over een calam iteitenplan met betrekking tot hét behoud van archiefbescheiden, zowel papier als digitaal, in bijzondere omstandigheden. Het is van belang dat dit plan zo spoedig mogelijk wordt vastgesteld. Dit punt werd reeds gem eld in het verslag van Middelen en mensen De div-werkzaamheden van de gem eente Sliedrecht worden uitgevoerd door medewerkers van het SCD. De formatie div is sinds de start van het SCD gaandeweg verder afgebouwd in het kader van het uitgangspunt van volledig digitaal werken. Het college van Burgemeester en Wethouders stelt beschikbaar. Dit bedrag is gebaseerd op de bijdrage aan het SCD. Daarnaast is geen afzonderlijke post opgenomen voor overige uitgaven archiefzorg en archief beheer. Verslag aldus vastgesteld door de gemeentearchivaris van Sliedrecht, Dordrecht I 2014 drs. T.J. de Bruijn 8 Mozaiek znr: CL 4

6 BIJLAGE: Key Performance Indicators (KPI's) Behorende tot het Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding Ingevuld door medewerkers van de afdeling IB/DIV

7 / Verdere handelingen /uitleg,s,,, -,w,: Toelichting, 1.1 Gemeente Aw art Model - verordening LOPAI Gemeente Aw art Model - verordening LOPAI 1.2 Gemeente Aw art Model - verordening LOPAI 1.1. Verordening archiefzorg 1.1. Verordening archiefzorg 1.2. Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? t E Exemplaar m t Archiefverordening vastgesteld op 10 december Dit zal op korte termijn plaatsvinden Eventuele opmerkingen Archiefverordening vastgesteld op 10 december Gemeente Aw art Model - verordening LOPAI 1.3 Gemeente Model- besluit Lopai 1.1. Verordening archiefzorg 1.3. Besluit informatiebeheer 1.4 Gemeente Aw art Wijziging overheidstaken 1.5 Gemeente Aw art. 40; 1.5. Gemeenschappelijke regelingen Gemeente Wgr art Gemeenschappelijke regelingen Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? Exemplaar meesturen Dit zal op korte termijn plaatsvinden Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer van de Archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overiebrachte archiefbescheiden? Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo, welke? Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Eventuele opmerkingei Actualisatie vindt momenteel plaats Zo, welke? Geef een toelichting Houdt de zorgdrager een register bij? Toel exemplaar gernschappelfj ' regeling meesturen Geef eefltbelichtin4 Er worden passende maatregelen genome v Q d e archiefbesche ` " opheffing, splitsin overdracht van takofl, 1.6 Gemeente Awb Titel Uitbesteden archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Eventuele opmerldr1be:2,

8 1.7 Gemeente BW Boek 6; Gw art Uitbesteden archiefbeheer Indien (aspecten van) het archiefbeheer / archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Exemplaar meesturen, Eventuele opmerkingen INTERNE KWAUTEITSZORG EN TOEZICHT Werkt de gemeente structureel aan de kw Iltelt(sverbeterIng) van haar InformatlehulshoudIng? ~ 1 ~ ~ ~ ~ 1 k 2.1 Beide Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489: Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Er vinden wel kwaliteitscontroles plaats, maar hiervoor wordt geen kwaliteitssysteem gebruikt Beide Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489: Beide Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489: Kwaliteitssysteem archiefbeheer 2.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer 2.2 Archief Aw art Gekwalificeerde gemeentearchivaris Zo, - welk? nvt nvt Geef aan welk kwaliteitssysteem - En voldoet het beheer van de archiefbeschieden aan de eisen van dat kwaliteitssyteem? Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? Niet van toepassing Niet van toepassing Archief Aw art Gekwalificeerde gemeentearchivaris 2.3 Archief Aw art Verslag toezicht archiefbeheer Zo, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

9 2.4 Archief Aw art Modelverordening LOPAI 2.4.verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgfrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? 3. 3, ORDENING, AUTHEN11CITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaam held van de archiefbescheiden? 3.1 Beide Aw art. 3 en 21.2; Ab art. 12; Ar art. 18 en 23; 3.1. Geordend overzicht Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur'? Toelichting Diverse overzichten zijn mogelijk, maar niet één compleet en logisch samenhangend overzicht. 3.2 Beide art. 17 en Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: nvt Beide Ar art Authenticiteit en context Beide Ar art Authenticiteit en context Beide Ar art Authenticiteit en context Beide Ar art Authenticiteit en context Beide Ar art Authenticiteit en context 3.3 Gemeente Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art Gemeente Aw art Ab art. 11 Ar art. 3-8 en Systeem voor toegankelijkheid 3.4. Duurzame materialen en gegevensdragers - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; - wanr, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; - de samenhang met andere archiefbescheiden; - de uitgevoerde beheeractiviteiten; - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archief bescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarmbaar te maken is? Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? 3.5 Beide Aw art Ab art. 11 Ar art Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden?

10 3.6 Beide Ab. Art Systeem voor duurzaamheid Di e All ARCHIEFBESCH IDEN, Werkt de gemeente inzake digitale archiefbeschelden Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 3.4 en 3.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd ar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiele staat gebracht en gehouden?.. - systematische aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan - Archiefbescheiden op de Noordendijk staan niet in goedgekeurde archiefruimte. Momenteel vinden er wel acties plaats om alle archiefbescheiden in goede, In.ist, 4.1 Gemeente Model- referentie 4.1. Opbouw digitaal Werkt de gemeente op basis van het kader RODIN BRAIN informatiebeheer Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer?., Gemeente Ar art. 17, 21 en Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? 4.3 Gemeente Ar art. 19, Aanvullende Metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geimplementeerd? (zie ook 3.2) 4.4 Gemeente Ar art Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Gemeente Ar art Voorzieningen compressie en encryptie Gemeente Ar art Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archief bescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd is tegen inbreuk door derden? Gemeente Ar art Voorzieningen compressie en encryptie 4.6 Gemeente Ar art Converteren, migreren Gemeente Ar art Converteren, migreren Wordt in geval van ecryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Is er een verklaring van de conversie / migratie opgemaakt? 5, 5. VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvreag: - Weegt de gemeente het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle :'.,., rle?,-,..,... _,.., Gemeente Aw art. 5 Ab art Archiefselectielijst en stukkenlijst Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden? M i

11 5.1.2 Gemeente Aw art. 5 Ab art Gemeente Aw art. 5 Ab art Gemeente Aw. Art. 3 Ab art Gemeente Aw. Art. 3 Ab art Gemeente Aw art 7; AB art. 6.1 Model beleidsregel 5.1. Archiefselectielijst en stukkenlijst 5.1. Archiefselectielijst en stukkenlijst 5.2. Vernietiging en verklaringen 5.2. Vernietiging en verklaringen 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen Gemeente Ab art 6.2 en Vervanging, besluiten en verklaringen Gemeente Ab art 6.2 en Vervanging, besluiten en verklaringen Gemeente Aw art. 7; Ab art 6.2 en Vervanging, besluiten en verklaringen Gemeente Aw 3, 8 en Vervreemding, besluiten en verklaringen Gemeente Aw 3, 8 en Vervreemding en verklaringen Gemeente Ab art Vervreemding en verklaringen Gemeente Ab art Vervreemding en verklaringen Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenhjst? Geef een toelichting Voor numeriek geordende documenten; in de toekomst voor Mozaiek DP stukken Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietig«? zo op 5.3.1, - waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Zo, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7 AW? Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 ar archiefbescheiden vervreemd? Indien heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet " te bewaren archiefbescheiden na 20 ar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? Gemeente Aw art. 3 en Ab art. 9.1 en Gemeente Aw art. 3 en Ab art. 9.1 en Overbrenging na 20 ar 6.1. Overbrenging na 20 ar Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 ar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? Zo, - welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? s worden geprint. WABO documenten van het OLO worden geprint zonder reden is taakverwaarlozing. Momenteel wordt onderzocht of bouwvergunnigen worden overgebracht in 2014 Geef een overzicht Bouwvergunningen

12 6.1.3 Gemeente Aw art. 3 en Ab art. 9.1 en Overbrenging na 20 ar Zo, - wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? Wat zijn de redenen waarom ze niet zijn overgebracht? Praktische, frequente raadpleging 6.2 Gemeente Ab art Verklaringen van overbrenging 6.3 Gemeente Aw art Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Archief Model DIVA (nu BRAIN) 7.1. Archiefinstelling/kwaliteits zorg/benchmark Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 ar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? iiii ; Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? Archief Model DIVA (nu BRAIN) 7.1. Archiefinstelling/kwaliteits zorg/benchmark Archief Model DIVA (nu 7.1. BRAIN) Archiefinstelling/kwaliteits zorg/benchmark Archief Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, en 59 Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? 7.2 Archiefbewaarplaats Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? Archief Aw. Art. 21.1, 31, 7.2 Archiefbewaarplaats Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren 33.2 en 34. Ab overgebrachte archiefbescheiden? art. 13. Ae 27-41, Archief Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, en Gemeente Aw art Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en Gemeente Aw art Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en Archiefbewaarplaats Zo op zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art. 33 AW? 7.3. Archiefruimten Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is genoemde eisen voldoen? 7.3. Archiefruimten Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? De inspectieverslagen worden op basis van het INKmanagementmodel ingericht toelichting: in gemeente of buiten gemeente Buiten gemeente

13 7.4.1 Archief Aw art Ab art. 13 Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) Archief Aw art Ab art. 13 Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) 7.4. E-depot Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? 7.4. E-depot Gebruikt het college dit e-depot t.b.v de te bewaren archiefbescheiden HIKKING STELUNG VAN NAAR ARCHI FBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN. Voldoet de gemeente In de praktijk aan de openbaarheideeleen van de Archletwet? toelichting: in gemeente of buiten gemeente Archief Aw. Art. 14, 17, en Archief Aw. Art. 14, 17, en Beschikbaarheid originelen en dubbelen 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? Archief Aw. Art. 14, 17, en Beschikbaarheid originelen en dubbelen Beide Aw art. 15 en Beperking Ab art 9.3 en 10 openbaarheid na 20 ar Gemeente Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en Beperking openbaarheid na 20 ar Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten? In beginsel zijn archiefbescheiden na 20 ar openbaar: heeft het college als archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na 20 ar afdoende gemotiveerd gelet op artikel 15.1 van de Archiefwet? De beperkingscriteria zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredig bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen danwel van derden. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? Beide Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en Beide Aw art. 15 en 16 Ab art 9.3 en Beperking openbaarheid na 20 ar 8.2 Beperking openbaarheid na 20 ar 8.3 Beide Aw art Beperking openbaarheid na 75 ar Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15.a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? Hebben het collge als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 ar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? Er is geen overzicht van dergelijke archiefbescheiden

14 8.4.1 Archief Aw. Art Afwijzing raadpleging of gebruik Archief Aw. Art Afwijzing raadpleging of gebruik Archief Aw art. 3, 18 en Archief Aw art. 3, 18 en Uitleningen aan overheidsorgaan en desundige instelling 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling Archief Aw. Art. 14 en Regulering fysiek bezoek en gebruik Archief Model DIVA (nu 8.6 Regulering fysiek BRAIN) bezoek en gebruik Archief Model DIVA (nu 8.6 Regulering fysiek BRAIN) bezoek en gebruik 8.7 Archief 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd? Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiele voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Is er een regelement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? zo, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest? zo, werkt de archieforganisatie mee aan de monitor dienstverlening? Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksregelement? RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archlefbeschelden bij blizonderhede omstandigheden? Dit hoeft niet voorgekomen te zijn, als dit het geval is, geef dat aan in de toelichting. Onbekend of dit is voorgekomen 9.1 Beide Wetveiligheidsre 9.1. Onderdeel gio's gemeentelijk rampenplan art. 3 handreiking reg. Risico-profiel, punt 6 Vitaal Belang 9.2. Plan veiligheid, Beide Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI calamiteiten en ontruiming Beschikt de gemeente/ regio over een risicoprofiel, beleids- en cirisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? Beide Modellen coalamiteiten en collectieplan RCE/ICN 9.2. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Archief Modellen 9.3. Regionaal en coalamiteiten en landelijk collectieplan veiligheidsnetwerk O f ` illsal Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1.) Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor encgoedinstellingen? Niet van toepassing

15 9.3.2 Archief Model incidenten 9.3. Regionaal en registratie RCE/KVE landelijk veiligheidsnetwerk Stelt de gemeente de archiefbewaarplaats in staat mee te doen aan incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk? MIDDELEN EN MENSEN Kan de gemeente berederd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwallteltsnlveau? Niet van toepassing 10.1 Beide Aw art Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Beide Aw art Mensen, kwantitatief Hoeveel mensen (fte's) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook 2.2.) Hoeveelheid opgeven en toelichten Minimaal Hoeveelheid opgeven en toelichten Bedrag gebaseerd op bijdrage aan SCD. Daarnaast geen afzonderlijke post opgenomen voor overige uitgaven archiefzorg en archiefbeheer. Taken zijn uitbesteed aan GR Drechtsteden Beide Aw art Mensen, kwantitatief Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Geef een toelichting Archivering, overbrenging Beide Aw art Mensen, kwantitatief Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? Beide Aw art Mensen, kwalitatief Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder tbv beheer de opleiding van het onder 10.2 bedoelde persol aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.) Geef een toelichting Geef een overzicht in de toelichting Uitbesteed aan GR Drechtsteden Beide Aw art Mensen, kwalitatief tbv beheer Beide Aw art Mensen, kwalitatief tbv beheer 10.4 Archief Aw art Model LOPAI + WGA (nu BRAIN) rekennormformat ie gem Mensen, kwantitatief tbv toezicht Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? Geef een toelichting Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale Geef een toelichting toezichthouders? Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager 2,5 Hoeveelheid en vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de onderverdeling in de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de toelichting gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs of andere medewerkers? (Zie ook 2.2.) 2 fte inspectie en 0,5 fte gemeentearchivaris. totaal bevestiging waar of van toepassing is totaal KPI categorieën Tkverw. waarvan met taakverwaarlozing 49 39,0 38,0 22, indien getal niet gelijk dan zijn er nog vragen onbeantwoord