centrum voor regionaal historisch onderzoek Verslag van het toezicht op het archiefbeheer van de gemeente Waterland 2016

Transcriptie

1 Waterlands Archief centrum voor regionaal historisch onderzoek Verslag van het toezicht op het archiefbeheer van de gemeente Waterland 2016 Mevrouw L.M. de Beurs Archiefinspecteur Waterlands Archief Juni 2016

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Inleiding 3 Managementsamenvatting met stoplichtenmodel 4 1. Lokale regelgeving 8 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 9 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Digitale archiefbescheiden Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen 16 2

3 Inleiding Conform artikel 32 van de Archiefwet 1995 houdt de gemeentearchivaris 1 toezicht op de nietovergebrachte archieven van de gemeente. Op 25 april 2016 heeft daarom een archiefinspectie plaatsgevonden bij uw gemeente. Net zoals tijdens de inspectie van 2013, waren ook nu de KPI s 2 het uitgangspunt van de inspectie. Voorafgaand aan de inspectie heeft de gemeente Waterland de KPI-vragenlijst ingevuld. De vragen uit deze lijst zijn onderverdeeld in een tiental onderwerpen. Naar aanleiding van de gegeven antwoorden, kan gemeten worden of de gemeente Waterland aan de wettelijke vereisten van de Archiefwet 1995 voldoet en of de gemeente compliant is. Door gebruik van de KPI s is het mogelijk de resultaten te vergelijken, niet alleen met andere organisaties, maar ook in de eigen organisatie door de jaren heen. De nummering van de tien onderwerpen uit de KPI-vragenlijst, komt overeen met de tien hoofdstuknummers uit dit inspectieverslag. Een opsomming van de belangrijkste conclusies en aanbevelingen leest u in de managementsamenvatting. Tevens is in deze samenvatting een zogenoemd stoplichtenmodel opgenomen. Zo kunt u in één oogopslag zien aan welke punten de gemeente Waterland voldoet en aan welke punten nog gewerkt dient te worden. Tijdens de inspectie is gesproken met de heren Van den Berg (hoofd afdeling Facilitaire Zaken), Van Dommelen (coördinator I&A) en De Vries (medewerker DIV). Zij worden hartelijk bedankt voor hun tijd en inzet. Lianne de Beurs Archiefinspecteur Waterlands Archief Purmerend, De gemeentearchivaris voor de gemeente Waterland is de directeur-archivaris van het Waterlands Archief 2 KPI = Kritische Prestatie-indicatoren 3

4 Managementsamenvatting met stoplichtenmodel Op 25 april 2016 heeft er een inspectie op het archiefbeheer plaatsgevonden bij de gemeente Waterland. In het verslag leest u de bevindingen van deze inspectie. In deze managementsamenvatting leest u de belangrijkste conclusies en aanbevelingen. Daarnaast is in deze samenvatting een zogenoemd stoplichtenmodel opgenomen. Aan de hand van dit stoplichtenmodel kunt u in één opslag zien aan welke punten de gemeente voldoet (groen), aan welke punten de gemeente deels voldoet (oranje) en aan welke punten de gemeente nog niet voldoet (rood). Belangrijkste conclusies en aanbevelingen Bij uitbesteding van archiefbeheertaken worden de afspraken hieromtrent niet altijd vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). In de toekomst zullen alsmaar meer taken worden uitbesteed en het is belangrijk hierover afspraken te maken. Denk hierbij aan: wie is de eigenaar van de gegevens en wat gebeurt er met de gegevens als de gemeente wil overstappen naar een andere aanbieder? Conform artikel 16 van de Archiefregeling, dient de gemeente over een kwaliteitssysteem te beschikken. In 2014 is in samenwerking met de gemeente Landsmeer een beheerplan informatiehuishouding opgesteld. Dit beheerplan kan dienen als kwaliteitssysteem voor de gemeente Waterland, maar wordt nu niet gebruikt en actueel gehouden. Om de kwaliteit van het informatiebeheer te waarborgen, is het aan te bevelen opnieuw te kijken naar een kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem kan op verschillende manieren worden ingericht. Voorbeelden hiervan worden genoemd bij KPI 2.1 van dit verslag. De gemeente Waterland beschikt niet over een overzicht van alle digitale archiefbescheiden die zich in de organisatie bevinden. Digitale archiefbescheiden kunnen zich bevinden in het documentmanagementsysteem (DMS) Corsa, afdelingsapplicaties (al dan niet gekoppeld aan Corsa), afdelingsschijven, persoonlijke schijven en in de mailbox van de ambtenaar. Omdat er geen overzicht is, kan niet gewaarborgd worden dat dossiers compleet zijn en dat alle stukken tijdig vernietigd worden. De gemeente Waterland beschikt nog niet over een vastgesteld metadataschema, conform artikel 19 van de Archiefregeling. Binnen de Waterlandse gemeenten is afgesproken een metadataschema te hanteren op basis van het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO). Vanwege de uitwisselbaarheid van gegevens tussen verschillende systemen, is het aan te bevelen een metadataschema vast te stellen. Net als bij veel andere gemeenten, wordt ook bij de gemeente Waterland steeds meer digitaal gewerkt. Stukken worden digitaal ontvangen of opgemaakt. Er komt minder papier binnen bij de gemeente. Echter, omdat de digitale beheeromgeving op dit moment nog niet op orde is, kan er nog niet digitaal gearchiveerd worden en is het papieren archief nog leidend. Digitale archiefbescheiden worden zowel in het DMS geregistreerd als 4

5 geprint en analoog gearchiveerd. Dit is dubbel werk en kost daardoor meer tijd en geld. Deze situatie is op de lange termijn niet houdbaar. Het is aan te bevelen te investeren in de digitale beheeromgeving. Daarnaast is het aan te raden een handboek vervanging op te stellen zodat de enkele papieren documenten gedigitaliseerd kunnen worden en er complete digitale dossiers gevormd kunnen worden. Treed hierover tijdig in overleg met de archivaris. Vorig jaar is er een medewerker van de afdeling DIV met pensioen gegaan. Deze uren zijn niet opgevuld. Door nieuwe taken op het gebied van het Sociaal Domein en het nog steeds hybride archiveren, zijn de werkzaamheden alleen maar meer geworden. Hoewel er geen achterstanden zijn in de dagelijkse archiefwerkzaamheden, blijven wel andere (wettelijke) taken liggen en kan er niet geïnvesteerd worden in nieuwe ontwikkelingen. Voorbeelden hiervan zijn het actualiseren van het kwaliteitssysteem, het op orde maken van de digitale beheeromgeving, een digitale bewaarstrategie opstellen en het vaststellen van archiefprocedures. Het is aan te bevelen zorg te dragen voor voldoende deskundig personeel, zodat de gemeente Waterland al haar wettelijke taken kan uitvoeren en meegaat met de nieuwe ontwikkelingen op het gebied van (digitaal) informatie- en archiefbeheer. Stoplichtenmodel Toelichting Voldoet Voldoet deels Voldoet niet Niet van toepassing - Lokale regelgeving KPI De gemeente Waterland beschikt over een vastgestelde en geactualiseerde Archiefverordening KPI 1.3 De gemeente Waterland beschikt over een vastgesteld en geactualiseerd Besluit Informatiebeheer KPI 1.4 Wijzigingen van overheidstaken op het gebied van dossiervorming van het Sociaal Domein zijn binnen de gemeente opgepakt. Wijzigingen van overheidstaken op het gebied van inkoop- en contractbeheer van het Sociaal Domein zijn gemeenschappelijk opgepakt. Aandacht voor archiefzorg was er in deze contracten nog niet. Dit wordt opgepakt KPI 1.5 Er wordt een register van gemeenschappelijke regelingen (GR) bijgehouden. Bij de vastgestelde GR s is een archiefparagraaf opgenomen KPI 1.6 De gemeente Waterland beschikt over een vastgestelde mandaatregeling KPI 1.7 Bij uitbesteden van archiefbeheertaken worden de afspraken hieromtrent niet altijd vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) 5

6 Interne kwaliteitszorg en toezicht KPI 2.1 De gemeente heeft nog geen kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd KPI 2.2 De gemeente heeft in ISW-verband een gekwalificeerde archivaris benoemd KPI De directeur-archivaris brengt regelmatig verslagen uit over het beheer en toezicht van de (niet) overgebrachte archieven Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden KPI 3.1 De gemeente Waterland beschikt over een overzicht van analoge archiefbescheiden De gemeente Waterland beschikt nog niet over een overzicht van alle digitale archiefbescheiden KPI De gemeente maakt gebruik van metagegevens, maar heeft nog geen vastgesteld metadataschema Via zoekvragen in het DMS en de zoekmogelijkheid via My-lexoverheid worden de bescheiden in Corsa toegankelijk gemaakt KPI De gemeente Waterland gebruikt duurzame materialen en gegevensdragers KPI 3.6 De duurzaamheid voor papieren archieven is goed gewaarborgd De duurzaamheid van digitale archieven is niet goed gewaarborgd. Er is nog geen bewaarstrategie Digitale archiefbescheiden KPI 4.1 De gemeente Waterland is bekend met RODIN, maar heeft nog geen beleid op het gebied van de digitale beheeromgeving KPI 4.2 Er is nog niet nagedacht over het archiveren van incourante bestanden KPI 4.3 Er worden technische metagegevens vastgelegd, deze zijn echter niet vastgesteld in een metadataschema KPI 4.4 Er is een overzicht van bestandsformaten welke opgeslagen kunnen worden in Corsa KPI Er is nog geen sprake van compressie, encryptie, conversie en migratie - Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden KPI 5.1 De gemeente Waterland gebruikt de gemeentelijke selectielijst KPI 5.2 De gemeente Waterland maakt een verklaring van vernietiging op KPI 5.3 Er vindt nog geen vervanging van archiefbescheiden plaats - KPI 5.4 Er heeft geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden - Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats KPI 6.1 De archiefblokken zijn tijdig naar het Waterlands Archief overgebracht KPI 6.2 Er is een verklaring van vernietiging opgemaakt KPI 6.3 Er is geen sprake van uitstel van overbrenging vanwege bedrijfsvoering - 6

7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot KPI De gemeente Waterland heeft in ISW-verband het Waterlands Archief aangewezen als archiefbewaarplaats KPI 7.3 De gemeente Waterland beschikt over een eigen archiefruimte waarvoor een verklaring van geen bezwaar is afgegeven Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden KPI Er zijn geen uitzonderingen op de openbaarheid na overbrenging - Rampen, calamiteiten en veiligheid KPI De gemeente Waterland beschikt over een calamiteitenplan, deze is echter nog niet geactualiseerd. 7

8 1. Lokale regelgeving Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? KPI Archiefverordening De gemeente Waterland beschikt sinds november 2014 over een geactualiseerde Archiefverordening. Deze is op 25 november 2014 gezonden aan Gedeputeerde Staten van Noord-Holland. KPI 1.3 Besluit Informatiebeheer Daarnaast is ook het Besluit Informatiebeheer geactualiseerd. Deze is op 24 november 2014 vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders. KPI Wijziging overheidstaken en Gemeenschappelijke Regelingen Sinds 1 januari 2015 zijn de gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Participatiewet. Dit brengt nieuwe taken met zich mee, welke veelal worden opgepakt in samenwerking met andere gemeenten. De dossiervorming van de cliëntendossiers op het gebied van de Participatiewet, Jeugdwet en Wmo doet de gemeente Waterland zelf. Er zijn geen wijk- en/of jeugdteams die dossiers vormen of beheren. Op het gebied van inkoop van de zorg en contractenmanagement met zorgaanbieders, heeft de gemeente Waterland samen met andere gemeenten in de regio Zaanstreek-Waterland een Gemeenschappelijke Regeling Zonder Meer gesloten. De gemeente Zaanstad sluit namens de gemeenten in de regio de overeenkomsten met de zorgaanbieders voor de inkoop van de zorg. Op dinsdag 3 mei jl. is samen met de archiefinspecteur van Zaanstad, de heer Bongenaar, gesproken met twee inkoop- en contractmanagers en de juridisch adviseur contractmanagement van Zaanstad over deze overeenkomsten en de zorg van archiefbeheer hierin. Tot op heden was er nog geen aandacht voor archiefzorg in de gesloten overeenkomsten met zorgaanbieders. Naar aanleiding van het gesprek van 3 mei jl. is toegezegd hier aandacht aan te besteden bij nieuwe en opnieuw vast te stellen contracten. De gemeente Waterland houdt een register bij van de Gemeenschappelijke Regelingen die zijn aangegaan. Bij elke Gemeenschappelijke Regeling is een archiefparagraaf opgenomen. KPI 1.6 Mandaatregeling archiefzorg De gemeente Waterland beschikt over een mandaatregeling voor de archiefzorg waarbij namens de zorgdrager besluiten genomen kunnen worden. De volgende zaken met betrekking tot archiefzorg zijn gemandateerd aan het afdelingshoofd Facilitaire Zaken: Overbrenging van archiefbescheiden naar het Waterlands Archief. Opmaken van de verklaring van vernietiging van archiefbescheiden. Vervreemding van archiefbescheiden. Vervanging (substitutie) van archiefbescheiden. 8

9 KPI 1.7 Uitbesteden archiefbeheertaken Indien er (aspecten van) archiefbeheertaken worden uitbesteed aan derden, dienen hiervoor overeenkomsten te worden opgesteld. Denk hierbij aan inhuur van personeel, hosting van digitale gegevens en de huur van archiefruimten. De video s van de raadsnotulen van de gemeente worden geback-upt door NotuBiz Nederland B.V. Afspraken omtrent de wijze van het maken van back-ups zijn gemaakt in de offerte. Hoewel er door de gemeente wel afspraken zijn gemaakt over wat er met de back-ups gebeurt als de gemeente met een andere aanbieder in zee gaat, staan deze niet vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). De website van de gemeente wordt middels Pagefreezer geback-upt. Hoewel ook hier afspraken zijn gemaakt met deze partij, is ook hier geen DVO opgesteld. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? KPI 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer. Artikel 16 van de Archiefregeling stelt dat de zorgdrager ervoor moet zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De gemeente Waterland heeft in samenwerking met de gemeente Landsmeer in 2014 een beheerplan informatiehuishouding opgesteld. Deze kan dienen als kwaliteitssysteem van de gemeente. Helaas is het beheerplan informatiehuishouding niet geworden wat de gemeente Waterland had verwacht. Het wordt daarom nu niet gebruikt en actueel gehouden. Op dit moment wordt aandacht besteed aan het herschrijven van het beheerplan. Door personele onderbezetting en omdat er andere zaken spelen die urgenter worden gevonden door de gemeente, wordt hier echter geen prioriteit aan gegeven. Tijdens de inspectie is gesproken over de verschillende vormen die een kwaliteitssysteem kan aannemen. Een kwaliteitssysteem moet vooral bruikbaar zijn voor de gemeente en niet een document zijn dat onderin de la verdwijnt. Tijdens het gesprek kwam naar voren dat de gemeente op dit moment bezig is met de inrichting en beschrijving van processen in het Sociaal Domein. Ook dit kan onderdeel worden van je kwaliteitssysteem. Belangrijk hierbij is dat de processen niet alleen nu goed beschreven worden, maar dat er ook structurele controle plaatsvindt op de actualiteit en kwaliteit van deze processen. Het kwaliteitssysteem is het instrument waarmee de organisatie kan meten of de gewenste kwaliteit wordt behaald. Net als het beschrijven van de processen binnen het Sociaal Domein, zijn er nog veel meer onderdelen op het gebied van informatiehuishouding binnen de organisatie die met behulp 9

10 van een kwaliteitssysteem getoetst kunnen worden. Voorbeelden zijn het schrijven van de procedures (bijvoorbeeld de scan-, registratie- en vernietigingsprocedure) of het maken van kwalitatief goede dossieromschrijvingen. Andere voorbeelden worden genoemd in de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO), welke van de zomer definitief zal zijn. Neem hier kennis van tijdens het inrichten van een kwaliteitssysteem binnen de eigen organisatie. KPI 2.2. Gekwalificeerde gemeentearchivaris Het bestuur van het Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Waterland (ISW) heeft voor het Waterlands Archief een gekwalificeerde gemeentearchivaris (archivistiek A) genoemd, zoals is vastgelegd in de Regeling Streekarchief Waterland uit 1978 KPI Toezicht op archiefbeheer en beheer overgebrachte archieven Conform de Archiefverordening Waterland 2014, artikel 9 tot en met 14 voert de archiefinspecteur namens de archivaris van het Waterlands Archief eenmaal per twee jaar een inspectie uit bij uw gemeente. Hiervan wordt een verslag opgesteld. Daarnaast wordt in het jaarverslag van het Waterlands Archief over het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven gerapporteerd aan het ISW-bestuur. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van archiefbescheiden? KPI 3.1 Geordend overzicht van te bewaren archiefbescheiden De gemeente Waterland beschikt over een overzicht van de analoge archiefbescheiden. Dit overzicht wordt bijgehouden op dossierniveau in het documentmanagementsysteem (DMS) Corsa (versie 7.2). In dit DMS kan via zoekvragen gezocht wordt op (een combinatie van) metadata. Daarnaast kan via My-lex-overheid 3 gezocht worden in Corsa. De gemeente Waterland heeft nog geen goed overzicht van alle digitale archiefbescheiden in de organisatie. Deze documenten kunnen op verschillende plekken worden opgeslagen: in het DMS Corsa, in een afdelingsapplicatie (al dan niet gekoppeld aan het DMS), op afdelingsschijven, op persoonlijke schijven of in de mailbox. Afdeling DIV heeft toegang tot het DMS met daaraan gekoppelde afdelingsapplicaties en de afdelingsschijven. Tot de persoonlijke schijven en de mailbox heeft de afdeling DIV geen toegang. 3 My-lex-overheid is een zoekmogelijkheid via het intranet. Met een zoekvraag wordt het DMS Corsa, de website, het intranet en de mail doorzocht. 10

11 De afdelingsschijven worden jaarlijks door de afdeling DIV geschoond (in 2016 worden de bestanden uit 2009 geschoond). Met het MT is afgesproken dat alles wat op deze schijven staat, een concept-status heeft. Stukken die voor bewaring in aanmerking komen worden bij een opschoningsactie alsnog geregistreerd in het DMS Corsa. Er is geen zicht op welke archiefbescheiden zich eventueel nog op de persoonlijke schijven en in mailboxen bevinden. Omdat er geen overzicht is, kan niet gewaarborgd worden dat dossiers compleet zijn en dat alle stukken tijdig vernietigd worden. Op dit moment kan het voorkomen dat archiefbescheiden in mailboxen of op persoonlijke schijven staan, die al vernietigd hadden moeten worden. KPI Authenticiteit en context en systeem voor toegankelijkheid Aan documenten en dossiers in het DMS Corsa worden metagegevens toegekend. Op (een combinatie van) deze metagegevens kan doormiddel van zoekvragen in Corsa en door Mylex-overheid gezocht worden. De gemeente werkt nog niet zaakgericht en werkt ook nog niet met een i-navigator-tool. Het project zaakgericht werken staat wel op de agenda, maar is door uitvallen van de projectleider nog niet van de grond gekomen. Hoewel de gemeente dus gebruik maakt van metagegevens, beschikt de gemeente nog niet over een vastgesteld metadataschema. Conform artikel 19 van de Archiefregeling is de zorgdrager verplicht een metadataschema vast te leggen. Binnen de Waterlandse gemeenten is afgesproken een metadataschema te hanteren op basis van het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO) 4. Vanwege de uitwisselbaarheid van gegevens tussen verschillende systemen, is het aan te bevelen een metadataschema vast te stellen. Er is op dit moment geen volledige audittrail op de documenten in Corsa. Wel kan worden nagegaan wie het document heeft aangemaakt en bewerkt heeft. KPI Duurzame materialen, gegevensdragers en verpakkingsmaterialen bij opslag Bij aanschaf van papier en printers/toners wordt rekening gehouden met de eisen voor permanente bewaring. Voor papier gebruikt de gemeente Papyrus Plano Superior, welke voorkomt op de lijst van LOPAI 5. De door de gemeente gebruikte printer (Canon C5240I) komt niet voor op de lijst van printers waarvan door het COT 6 is vastgesteld dat zij voldoen aan de duurzaamheidsnorm ISO De printer staat echter wel op de lijst 7 van gecertificeerde printers door een Zweeds testbureau (SP Sweditsh National Testing and Research Institute) waaruit blijkt dat de printer aan de eisen van de ISO voldoet. 4 Afgesproken tijdens de TMLO bijeenkomst van december Zie voor deze lijst: 6 Zie voor deze lijst: 7 Zie voor deze lijst: Sidor/default.aspx 11

12 Daarnaast maakt de gemeente Waterland gebruik van duurzame verpakkingsmaterialen bij de opslag van papieren archiefbescheiden (denk hierbij aan zuurvrije archiefdozen, dossiermappen, tabstroken, etiketten en weekmakervrije zippels). Er worden geen CD s of DVD s gebruikt om archiefbescheiden te bewaren. Opnamen van raadsvergaderingen worden gearchiveerd op de website. De video s van de raadsnotulen worden door NotuBiz geback-upt, zie ook KPI 1.7 KPI 3.6 Systeem voor duurzaamheid Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring zoals verpakken in zuurvrije materialen in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang laten zien. Dit is op orde bij de gemeente Waterland. Naast het bewaren en beheren van de bescheiden in zuurvrije materialen (zie ook KPI 3.4 en 3.5), worden alle nietjes en plastic stukken verwijderd. Voor de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden zijn andere maatregelen nodig. Voor het leesbaar en toegankelijk houden van digitale bescheiden is daarom een bewaarstrategie nodig. In een bewaarstrategie beschrijft men bijvoorbeeld hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Ook kun je in de bewaarstrategie in kaart brengen welke bestandsformaten je binnen de organisatie gebruikt. De gemeente Waterland beschikt nog niet over een vastgestelde bewaarstrategie. 4. Digitale archiefbescheiden Hoofdvraag: werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? KPI 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer De gemeente Waterland is bekend met het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). De gemeente werkt hier echter nog niet mee. Beleid ten aanzien van het beheer van de digitale archiefbescheiden in een goede digitale beheeromgeving is nog in ontwikkeling. KPI 4.2 Functionele eisen Bij het archiveren van digitale bestanden, dient ook rekening gehouden te worden met het gedrag van documenten. Het gaat hier om bestanden waarbij bepaalde functionaliteiten niet automatisch bewaard blijven als deze worden geconverteerd of gemigreerd. Denk hierbij aan 3D-bestanden en rekenformules in Excelbestanden. De gemeente heeft hierover nog niet nagedacht. 12

13 KPI 4.3 Aanvullende metagegevens Onder aanvullende metagegevens verstaat de archiefwet technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven, bijvoorbeeld verwijzingen naar de hard- en softwareomgeving waarop de informatie is ontstaan, opslagformaten, compressiegegevens en gegevens omtrent een digitale handtekening. Wanneer technische metadata worden vastgelegd, moeten deze zijn opgenomen in het vastgelegde metadataschema. Zoals eerder beschreven bij KPI 3.2, beschikt de gemeente Waterland hier nog niet over. KPI 4.4 Opslagformaten De gemeente Waterland beschikt over een overzicht van de bestandsformaten welke opgeslagen kunnen worden in het DMS Corsa. Voor scannen van documenten in Corsa wordt gebruik gemaakt van PDFA-1b. KPI Voorzieningen compressie, encryptie, conversie en migratie Er wordt op dit moment nog geen gebruik gemaakt van compressie, encryptie, conversie en migratie bij de gemeente Waterland. Op dit moment zijn de papieren dossiers nog leidend binnen de organisatie. Voordat de gemeente over wil gaan op digitale archivering, dient de beheeromgeving op orde te zijn. Daarbij is het nodig om vooraf ook over deze zaken na te denken. Deze onderwerpen kunnen onderdeel zijn van de bewaarstrategie (zie KPI 3.6). 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? KPI 5.1 Archiefselectielijst en stukkenlijst Voor de selectie van archiefbescheiden maakt de gemeente Waterland gebruik van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen (2012). Er wordt geen aparte stukkenlijst gebruikt. De nieuwe selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen, die in 2017 ingaat, is voor 29 februari vastgesteld. KPI 5.2 Vernietiging en verklaring De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzondering daargelaten. De gemeente Waterland vernietigd tijdig haar analoge archiefbescheiden, er zijn geen noemenswaardige achterstanden. Er wordt op dit moment nog niet digitaal vernietigd. KPI 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen De gemeente Waterland heeft nog geen vervangingsbesluit. De papieren dossiers zijn leidend. Digitale stukken worden geprint en in het analoge dossier gearchiveerd om het dossier compleet te houden. Dit is in feite omgekeerde vervanging. Omdat de gemeente Waterland steeds meer digitaal gaat werken en er steeds minder papieren post binnenkomt, is het aan te 8 Deze datum was door de VNG aangemerkt als uiterste vaststellingsdatum 13

14 raden wel tot vervanging over te gaan. Immers, een groot deel van het archief is al digitaal. Vervanging is dan alleen nodig voor enkele papieren ingekomen stukken en stukken die zijn voorzien van een natte handtekening. Voordat er een vervangingsbesluit kan worden genomen, dient de gemeente een handboek vervanging op te stellen en aan te kunnen tonen dat de digitale beheeromgeving op orde is. Treed hierover tijdig in overleg met de archivaris. KPI 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen De gemeente Waterland heeft in de afgelopen jaren geen archiefbescheiden vervreemd of vervreemd archief ontvangen. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Hoofdvraag: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed, correct in de praktijk? KPI 6.1 Overbrenging na 20 jaar De gemeente Waterland heeft al haar archiefbescheiden tot 1990 overgebracht naar het Waterlands Archief. Er zijn hierdoor geen achterstanden in de overbrenging. Het archiefblok van dient uiterlijk in 2020 overgebracht te zijn. Tijdens de inspectie bleek dat er aan dit blok nog het een en ander dient te gebeuren, voordat het in goede, geordende en toegankelijke staat kan worden overgebracht. Zo moet het archief nog worden omgepakt, dienen de omschrijvingen nog nagekeken te worden en moet er nog een deel geschoond worden. Aan te bevelen is om deze werkzaamheden tijdig in te plannen en hierover in overleg te treden met de archivaris. KPI 6.2 Verklaring van overbrenging Bij overbrenging wordt een verklaring van overbrenging opgemaakt. KPI 6.3 Niet overbrenging vanwege bedrijfsvoering Hiervan is tot nu toe geen sprake geweest. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Hoofdvraag: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? KPI Archiefbewaarplaats Door de bij de ISW (Intergemeentelijke Samenwerkingsorgaan Waterland) aangesloten gemeenten in de regio Waterland (Beemster, Edam-Volendam, Landsmeer, Purmerend, 14

15 Waterland en Wormerland), is het Waterlands Archief aangewezen als archiefbewaarplaats. De archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar worden door de gemeente Waterland overgebracht naar het Waterlands Archief. KPI 7.3 Archiefruimten De gemeente Waterland beschikt over een eigen archiefruimte in het gemeentehuis waar de semi-statische archiefbescheiden van 1991 tot heden worden bewaard. In 2008 is voor deze ruimte een verklaring van geen bezwaar afgegeven. Via een datalogger vindt er periodieke controle op de klimaatbeheersing plaats. KPI 7.4 E-depot Een e-depot blijft een actueel onderwerp voor zowel gemeenten als archiefdiensten. Op dit moment is er nog geen werkende e-depotvoorziening bij het Waterlands Archief. Wel wordt er gekeken welke mogelijkheden er zijn op het gebied van een digitaal depot. Daarnaast zijn er afgelopen jaren bijeenkomsten met de gemeenten georganiseerd omtrent het e-depot en is er een pilot geweest met de gemeente Waterland. Momenteel wordt de mogelijkheid bekeken om binnen redelijke tijd aan te sluiten bij het e-depot van het Noord-Hollands Archief te Haarlem. Voor de gemeente is het vooral van belang om een goede digitale beheeromgeving te hebben. Dit zodat de digitale archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat opgeslagen kunnen worden tot het moment dat deze overgedragen worden naar een e-depot. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? KPI Beperkingen openbaarheid na 20 en 75 jaar De archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn in principe openbaar. De Archiefwet formuleert in artikel 15 enkele uitzonderingen op deze openbaarheid. Voor de archiefbescheiden van de gemeente Waterland zijn geen beperkingen op de openbaarheid van toepassing. Over artikel 15a van de Archiefwet, welke de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie regelt, zijn werkafspraken gemaakt bij de gemeente Waterland. 15

16 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? KPI Onderdeel gemeentelijk rampenplan en plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente Waterland werkt samen met de veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland. In het risicoprofiel van deze veiligheidsregio is een paragraaf opgenomen voor de veiligheid van cultureel erfgoed. De gemeente beschikt over een calamiteitenplan, echter deze dient nog geactualiseerd te worden. Dit staat op de planning voor dit jaar. In het calamiteitenplan worden dan ook de veiligstelling van digitale archiefbescheiden meegenomen. 10. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? KPI 10.1 Middelen Een specificatie van de ter beschikbaar gestelde middelen voor de zorg en beheer van archiefbescheiden is in de organisatie niet aanwezig. KPI Mensen De gemeente Waterland beschikt over fte archief producerende ambtenaren. De taakgroep DIV bestaat uit 2,7 fte personeel. Dit is 0.9 fte minder dan tijdens de inspectie van Uit de inspectie bleek dat dit komt door pensionering van een collega. De uren zijn niet opgevuld door een nieuwe medewerker. Echter, door onder andere de nieuwe taken op het gebied van Sociaal Domein en het nog steeds hybride (zowel analoog als digitaal) archiveren, zijn de werkzaamheden voor team DIV alleen maar meer geworden in vergelijking met Hoewel er op dit moment geen achterstanden zijn in de archivering, is er door de formatiekrapte geen tijd vrij voor een aantal (wettelijke) taken op het gebied van archiefzorg en beheer. Zo beschikt de gemeente nog niet over een up-to-date kwaliteitssysteem, zijn nog niet alle procedures op het gebied van archief vastgesteld en is er geen bewaarstrategie voor digitale archieven. Juist door het investeren in deze zaken, is het straks beter mogelijk om over te gaan naar digitale archivering, wat op termijn tijd en geld bespaart. Er worden op dit moment geen opleidingen gevolgd door personeel uit de taakgroep DIV. Wel is er budget beschikbaar voor opleidingen en cursussen. 16