Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gouda 2016

Transcriptie

1 Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gouda 2016 INLEIDING Het college van Burgemeester en Wethouders is ingevolge artikel 30 Archiefwet zorgdrager voor de gemeentelijke archiefbescheiden en dient daar in eerste instantie verantwoording over af te leggen aan de gemeenteraad. Dit gebeurt door middel van een jaarlijkse rapportage. Deze rapportage schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer bij gemeente Gouda en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT). De WRGT zorgt voor een vereenvoudiging van het toezicht tussen de verschillende bestuurslagen, het zogenoemde interbestuurlijk toezicht. Het belangrijkste uitgangspunt van de wet is dat het interbestuurlijk toezicht verschuift van verticaal toezicht naar horizontale verantwoording. Dit betekent dat niet langer de provincies en het Rijk, maar de gemeenteraden primair verantwoordelijk zijn voor het toezicht op de uitvoering van de gemeentelijke medebewindtaken (de taken die de gemeente uitvoert namens het Rijk of de provincie). Naar aanleiding van het oordeel van de provincie over 2015 de gemeente is via het programma Geheugen van Gouda gestart met het verbeteren van het archief- en informatiebeheer. Aandachtspunten zijn de actualisatie van de lokale regelingen, het inrichten van duurzaam digitaal archiefbeheer en een systeem van kwaliteitszorg en het wegwerken van de achterstanden in overbrenging. De archiefruimte in het stadhuis voldoet niet aan wettelijke vereisten, een plan van aanpak hiervoor ontbreekt heeft de gemeente Gouda besloten om te kiezen voor een algemeen format voor deze rapportage en in een vroeg stadium samen te werken met het streekarchief Midden Holland en de provinciaal archiefinspecteur. Door deze samenwerking is de inspectie in staat gesteld vroegtijdig te adviseren en heeft Gouda de juiste prioriteiten kunnen stellen. De KPI s beschrijven de stand van zaken binnen de gemeente Gouda over het jaar Per KPI wordt in het rapport in een korte conclusie de vraag beantwoord in welke mate de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Daarnaast wordt in de rapportage onder het kopje Wettelijk voorschrift het archiefwettelijk kader geschetst. Ten behoeve van bestuur en management wordt de rapportage voorafgegaan door een samenvatting van de resultaten van de KPI s. De samenvatting wordt grafisch ondersteund door gekleurde bolletjes, waarmee in één oogopslag een beeld verkregen wordt van de kwaliteit van de informatiehuishouding en in welke mate de gemeente aan de wettelijke eisen voldoet. 1 Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2016

2 MANAGEMENTSAMENVATTING RAPPORTAGE INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER 2016 Mate waarin de gemeente voor de betreffende KPI-categorie aan de wettelijke eisen voldoet: Voldoet Voldoet voor aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet voor aanzienlijk deel niet Voldoet in het geheel niet 1. Lokale regelingen De gemeentelijke regelingen voldoen aan de wettelijke eisen. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht De gemeente werkt aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding. In de archiefwet wordt voorgeschreven dat gemeenten over een toetsbaar kwaliteitssysteem moeten beschikken. In dit kwaliteitssysteem zijn verantwoordelijkheden belegd en worden taken uitgevoerd om een vooraf afgesproken kwaliteit te bereiken. Gemeente Gouda beschikt nog niet over een toetsbaar kwaliteitssysteem. Toezicht en verslaglegging zijn wel belegd. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden De papieren archieven van de gemeente worden planmatig geordend. Het archiveringssysteem borgt de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van deze archieven. Bovenstaande is voor digitale archieven onvoldoende geborgd. Hier moet dus nog het nodige gebeuren. Denk aan het opstellen van een totaaloverzicht van digitale archieven. Maar ook het vaststellen en implementeren van een bewaarstrategie. 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Digitale archieven moeten in goede staat bewaard kunnen blijven zolang dat nodig is. Momenteel kunnen we deze digitale duurzaamheid nog onvoldoende garanderen. Een kwaliteitssysteem en bewaarstrategie moeten ontwikkeld en vastgesteld worden om dit te borgen. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden De gemeente bepaalt wanneer archieven niet meer van belang zijn. Zij zorgt dan voor tijdige en correct uitgevoerde vernietiging van deze archieven. Vooral voor het digitale archief voldoet de praktijk maar gedeeltelijk en zijn er nog aandachtspunten. 2 Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2016

3 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats De informatie die voor blijvende bewaring in aanmerking komt wordt na 20 jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats (het GouweDepot). In 2016 was er sprake van een achterstand in deze overbrenging. Inmiddels is deze achterstand ingelopen. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en E-depots De archiefruimten voldoen momenteel niet aan alle eisen. De bewaaromstandigheden worden in 2017 zoveel als mogelijk op orde gebracht. 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden De archieven zijn openbaar zodra ze zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (het GouweDepot). De informatie is daar gratis raadpleegbaar. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid In 2016 had Gouda geen protocollen voor de bescherming van archieven bij calamiteiten. In 2017 wordt dit op orde gebracht. 10. Middelen en mensen De gemeente stelt voldoende middelen beschikbaar om voor de archieven in het Huis van de Stad te zorgen en deze te beheren. De kwantiteit en kwaliteit van de medewerkers van de afdeling Informatievoorziening & Automatisering is voldoende. De wettelijk verplichte werkzaamheden kunnen naar behoren worden gedaan. 3 Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2016

4 RAPPORTAGE INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER LOKALE REGELGEVING REGELINGEN Voldoen de de gemeentelijke regelingen aan aan de de wettelijke eisen? eisen? De archiefverordening voldoet aan de wettelijke eisen. Op 22 juni 2016 is een nieuwe archiefverordening vastgesteld. Deze regeling vervangt de archiefverordening Eind 2016 is gestart met een actualisatie van het Besluit Informatiebeheer. In de eerste helft van 2017 kan dit besluit vastgesteld worden. Het vigerende Besluit Informatiebeheer stamt uit Samenwerking binnen gemeenschappelijke regelingen of andere samenwerkingsverbanden komt op veel plekken in de organisatie voor. Driekwart van de afdelingen voert activiteiten uit in het kader van gemeenschappelijke regelingen of regi onale samenwerking. Het betreft hier niet alleen de verbonden partijen op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR), maar ook andere samenwerkingsverbanden waarin informatie wordt uitgewisseld. De gemeenschappelijke regelingen en samenwerkings verbanden waar de gemeente Gouda deel van uitmaakt worden bijgehouden in een register. De zorg voor archiefbescheiden staat expliciet in het register genoemd. In de tekst van de regelingen is een archiefparagraaf opgenomen die het informatiebeheer belegt bij de organisatie die het secretariaat voert voor de regeling. Dit register wordt ieder jaar geactualiseerd. De gemeente beschikt over een vastgesteld mandatenbesluit. Dit besluit van het college van B en W regelt in welke zaken door een portefeuillehouder of een ambtenaar besluiten mogen worden genomen. Er hebben zich in de laatste vijf jaar twee gevallen voorgedaan van overheveling van taken naar een ander overheidsorgaan. Het betreft de uitplaatsing van bouw- en woningtoezicht naar ODMH en het plaatsen van taken rondom de decentralisaties in het sociaal domein bij de sociale teams. In beide gevallen is aandacht voor de informatievoorziening en het archiefbeheer: Met ODMH zijn afspraken vastgelegd, in het geval van de sociale teams is dit nog een lopend dossier. Afspraken met de sociale teams worden in 2017 bekrachtigd. Wettelijk voorschrift Op grond van artikel 4 van Archiefwet 1995 dient het college als archiefzorgdrager voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoegen, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan. Het betreft hier (juridische) voorzieningen waarbij de gemeentelijke organisatie moet zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding van archiefbescheiden. Daarnaast zal het college, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert en taken in mandaat worden uitgevoerd, dienovereenkomstig voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden moeten treffen. Conclusie: De gemeentelijke regelingen voldoen aan de wettelijke eisen LOKALE INTERNE REGELGEVING KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Voldoen Werkt de gemeentelijke structureel regelingen aan aan de kwaliteit(sverbetering) de wettelijke eisen? van haar informatiehuishouding? De toetsing van het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Gouda is vastgelegd in het aanvullend beleidskader archieftoezicht uit 2012 en het besluit informatiebeheer. De hierin vastgelegde zaken vormen echter nog geen compleet en integraal kwaliteitssysteem voor het hele informatielandschap van de gemeente Gouda. Het kwaliteitssysteem is in ontwikkeling. 4 Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2016

5 In de praktijk blijkt dat ruim driekwart van de afdelingen (deel)controles uitvoert op het gebied van informatievoorziening. Deze werkzaamheden zijn nog niet ingebed in een volledig en actueel kwaliteitssysteem informatievoorziening. De gemeentelijke organisatie maakt een omschakeling: van de nadruk op centraal en achteraf controleren op papieren dossiers, naar het ontwikkelen van integraal en digitaal omgaan met informatiekwaliteit. Vooral op het gebied van digitale informatie moet in dit kader nog een slag worden gemaakt. Zo is een integraal beeld van werkprocessen en metadatering van de informatie onder verantwoordelijkheid van de gemeentelijke organisatie in ontwikkeling. In het kader van het Geheugen van Gouda is de organisatie bezig een kwaliteitssysteem voor alle (digitale) informatie op te zetten. Onderdeel daarvan is het inrichten van periodieke, structurele kwaliteitscontroles. De archivaris die is aangewezen is onderdeel van het Streekarchief Midden Holland. De archivaris is in bezit van een diploma archivistiek. Door de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden Holland wordt jaarlijks verslag gedaan over het beheer van de door de deelnemende gemeenten overgebrachte archiefbescheiden. Het verslag wordt via het college ter kennis van de raad gebracht. Wettelijk voorschrift Het inrichten van een (archiefwettelijk voorgeschreven) toetsbaar kwaliteitssysteem is noodzakelijk om de kwaliteit van archief- en informatiebeheer binnen de gemeentelijke organisatie te kunnen borgen. Dit betekent dat een gemeente kwaliteitseisen stelt aan het informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken. Interne toetsing en evaluatie van deze gestelde kwaliteitseisen dienen in dit verband cyclisch te worden uitgevoerd. Conclusie: De gemeente werkt aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding, maar beschikt nog niet over een archiefwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem waarin verantwoordelijkheden zijn belegd en taken worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken. Toezicht en verslaglegging zijn belegd. Verbetermaatregel: Een ondersteunend kwaliteitsysteem wordt voorbereid en is in 2017 als basis operationeel. Het optimaliseren van het kwaliteitszorgsysteem is een continu proces. Q ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Ten aanzien van de goed geordende staat van informatie moet een onderscheid worden gemaakt tussen de papieren archieven in centraal beheer bij team DIV (semistatische archieven), de digitale archieven in centraal beheer en de informatie die zich bij afdeli ngen bevindt (dynamische archieven). De papieren archieven in centraal beheer betreffen vooral papieren dossiers. Deze archieven zijn geordend, en zijn binnen redelijke termijn leesbaar en toegankelijk te maken. Papieren archieven in centraal beheer worden altijd geordend volgens de standaard ordening van de basisarchiefcode (BAC) door de centrale archiefmedewerkers. Dit gebeurt na afsluiten van een dossier door de centrale medewerkers documentaire informatievoorziening (DIV). 5 Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2016

6 In 2014 is geconstateerd dat de goede geordende staat van digitale informatie en informatie op afdelingen niet kan worden gegarandeerd. Zowel van digitale archieven en informatie in bezit van afdelingen is er voor het grootste deel geen centraal en integraal overzicht van de manie r waarop informatie moet worden opgeslagen en geordend. Het betreft vooral digitale informatie in zowel lopende als afgesloten dossiers. Digitale informatie is opgeslagen op een mengeling van netwerkschijven, outlookarchieven en vakapplicaties. Het aandeel informatie dat zich in vakapplicaties bevindt verschilt sterk per afdeling, maar een meerderheid van de afdelingen gebruikt naast het centaal aangeboden DMS nog eigen vakapplicaties om informatie in op te slaan. Deze vakapplicaties zijn opgenomen in de CMDB. Informatie over de metadatering van de digitale informatie, de gebruikte bestandsformaten en eventuele migratiestrategieën is nog niet goed vastgelegd voor de informatie op afdelingen. Daardoor kan de authenticiteit en context van deze archieven nog niet altijd goed worden geborgd. In het kader van het verbeterprogramma Geheugen van Gouda zijn stappen gezet om deze situatie structureel op orde te brengen. Zo wordt er gewerkt aan het inrichten van nieuwe software en aan werkafspraken die de goede ordening van informatie faciliteren. De bevindingen op het gebied van de materiële staat van de archieven, gaan over drie zaken: de papieren informatie, de hardware/infrastructuur en de software waarin informatie is opgeslagen. Er zijn allerlei maatregelen die de gemeente treft om papieren informatie in goede staat te houden. Voor het opslaan en bewaren van papieren informatie worden in de gemeentelijke organisatie duurzame materialen gebruikt, zoals zuurvrij papier, mappen en binders. Er wordt actief beheerd om te zorgen dat de papieren archieven gedurende de bewaartermijn in goede staat blijven en geen noemenswaardige achteruitgang doormaken. Wettelijk voorschrift Een overheidsorgaan dient te beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Een geordend overzicht van alle papieren en digitale informatie draagt bij tot het in control brengen van de informatievoorziening, vooral als archiefwaardige (digitale) informatie zich buiten het DMS in allerlei vakapplicaties of buiten de beheeromgeving van de afdeling Informatie & Automatisering bevindt. Aan de hand van een dergelijk overzicht kan de (digitale) beheeromgeving voor de (digitale) archivering worden vastgesteld en wordt risicomanagement mogelijk gemaakt. Conclusie: De ordening van papieren archiefbescheiden geschiedt planmatig en het archiveringssysteem waarborgt de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van deze bescheiden. Wat betreft de digitale archiefbescheiden moet het nodige worden gedaan, zoals het opstellen van een overzicht van digitale bescheiden die zich buiten het DMS bevinden en de documentatie, vaststelling en implementatie van een bewaarstrategie. Verbetermaatregel: Een testomgeving om digitaal duurzaam te werken is in 2016 gerealiseerd. N.a.v. de testresultaten worden nog enkele aanpassingen doorgevoerd in de techniek en inrichting van de oplossing, alvorens deze in 2017 productie te nemen. M.b.t. duurzame archivering als voorloper op een extern e-depot wordt de huidige inrichting heroverwogen en op basis van nieuwe inzichten ingericht. M.b.t. de duurzame archivering van het digitale archief in een extern e-depot wordt in 2017 in pilotvorm geparticipeerd in het project e-depot van het Streekarchief Midden Holland. Q Q Q Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2016

7 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? In 2016 kon nog niet altijd worden gegarandeerd dat digitale informatie gedurende de bewaartermijn in goede staat blijft. De hardware voldoet aan de gestelde eisen. De infrastructuur waarin de organisatie werkt en informatie opslaat is volledig dubbel uitgerust en men beschikt over back-up procedures. De juiste software en beheersafspraken voor digitale informatie zijn nog in ontwikkeling als onderdeel van het programma Geheugen van Gouda. Informatie over de metadatering van de digitale informatie, de gebruikte bestandsformaten en eventuele migratiestrategieën moet beschikbaar zijn om een goede staat van digitale informatie te kunnen garanderen. Dit is nog niet voor alle digitale informatie het geval, maar is een lopend dossier in het kader van het Geheugen van Gouda. Conclusie: In 2016 kon nog niet altijd worden gegarandeerd dat digitale informatie gedurende de bewaartermijn in goede staat blijft. Hier ligt een relatie met het in ontwikkeling zijnde kwaliteitssysteem en met een nog vast te stellen bewaarstrategie. Verbetermaatregel: zie verbetermaatregel bij KPI LOKALE VERNIETIGING, REGELGEVING VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente Gouda gebruikt de selectielijst van de VNG voor het selecteren en vernietigen van archiefbescheiden. Een nieuwe versie van deze lijst is per 1 januari 2017 van kracht geworden. Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) besluit op basis van de jaarlijkse hotspotmonitor welke documenten uitgezonderd worden van vernietiging. Het archiefbeheer wordt echter alleen strikt toegepast op papieren bescheiden. Digitale stukken worden niet structureel vernietigd, hiervoor is het archiefregime nog in ontwikkeling. De centrale vernietiging van archiefbescheiden, waar het wordt toegepast, gebeurt volgens de geldende regels, met toestemming van de opstellers en met opstellen van de juiste verklaring. Voordat informatie bij de centrale archiefdienst terechtkomt voor selectie en vernietiging, is er in veel gevallen op afdelingen al een schifting gemaakt wat waard is om naar DIV te sturen en wat weg kan. Hierbij wordt door driekwart van de afdelingen geen gebruik gemaakt van de regels in de VNG selectielijst, maar de werkwijze die men hierbij gebruikt is een aandachtspunt in het kader van het verbeterprogramma Geheugen van Gouda. Vanaf 2015 is er een officieel vervangingsbesluit voor de digitalisering van de facturen. Voor alle overige informatie geldt dat zij niet wordt vervangen. Voor deze overige informatie wordt in 2017 een vervangingsbesluit vastgesteld, de voorbereidingen hiervoor zijn in 2016 gestart. Er zijn twee punten van aandacht voor de organisatie op het gebied van vervanging: Op sommige afdelingen wordt wel actief gescand om informatie te bewaren. De originelen worden over het algemeen bewaard of in overleg met de archiefmedewerkers overgedragen aan het centrale archief. In een enkel geval worden originelen weggegooid door afdelingen, dit is aandachtspunt in het verbeterprogramma Geheugen van Gouda. 7 Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2016

8 De discrepantie tussen een papieren archiefregime dat op orde is en een digitaal archiefregime dat nog in ontwikkeling is, brengt een risico met zich mee dat onbewust en onbedoeld originele papieren stukken worden vernietigd terwijl er nog digitale werkkopieën aanwezig zijn. Er wordt in het kader van het Geheugen van Gouda aan maatregelen gewerkt om het digitale archiefregime te verbeteren en daarmee deze situatie in de toekomst te verhelpen. Er heeft de afgelopen vijf jaar geen vervreemding plaatsgevonden van archiefbescheiden van de gemeente Gouda. Wettelijk voorschrift Krachtens de archiefwet 1995 zijn overheidsorganen verplicht om papieren en digitale archiefbescheiden te selecteren en met behulp van de vigerende selectielijst te bepalen of deze voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen. In het verlengde hiervan is het overheidsorgaan verplicht om de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen (uitzonderingen daargelaten) en hiervan een verklaring om te maken. Conclusie: De gemeente weegt zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie. De gemeente draagt zorg voor de tijdige en op correcte wijze uitgevoerde (digitale) vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Vooral ten aanzien van het digitale archiefregime voldoet de praktijk maar gedeeltelijk en zijn er nog aandachtspunten. Verbetermaatregel: zie verbetermaatregel bij KPI LOKALE OVERBRENGING REGELGEVING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? De gemeente Gouda heeft een achterstand in het overdragen van archieven aan de archiefbewaarplaats. Deze is als volgt ontstaan. Voordat de nieuwe archiefbewaarplaats, het Gouwe Depot, in gebruik werd genomen kon er vanwege ruimtegebrek geen nieuw archief worden overgedragen. Sinds 2015 is het Gouwe Depot in gebruik. De gemeente Gouda moet nu de opgelopen achterstand in archieven zo snel mogelijk overdragen. Daarvoor dienen de betreffende archiefdelen nog te worden opgeschoond. Hierover zijn afspraken gemaakt met het Streekarchief en er zijn in 2016 extra mensen ingezet om deze termijn tot een minimum te beperken. Als er sprake is van overbrenging, maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, een verklaring op. Conclusie: De gemeente Gouda heeft een achterstand in het overdragen van archieven aan de archiefbewaarplaats. Hiervoor zijn de nodige maatregelen getroffen en in werking gezet. Verbetermaatregel: Het wegwerken van achterstanden in de overbrenging wordt begin 2017 ingelopen. Archief DOW 1948 t/m 1988 en archief Secretarie 1983 t/m 1988 worden in Q overgedragen aan de Streekarchiefdienst en zijn vanaf dat moment openbaar. Q Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2016

9 5. 7. LOKALE ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, REGELGEVING ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Voldoen Zijn de de fysieke gemeentelijke bewaaromstandigheden regelingen aan de op wettelijke orde? eisen? De archiefruimte in het Huis van de Stad voldoet niet aan alle eisen van de archiefwet, deze constatering is al gedaan bij de ingebruikname in In het kader van het verbeterprogramma dat in 2015 is gestart heeft een uitgebreide inventarisatie plaatsgevonden van verbetermaatregelen en risico s. In 2016 is een verbeterplan met aanbevelingen opgesteld. Besluitvorming hierover zal begin 2017 plaatsvinden. De archiefbewaarplaats is het Gouwe Depot van het Streekarchief Midden Holland. Deze archiefbewaarplaats voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Gemeente Gouda heeft momenteel nog geen E -depot. Opties en mogelijkheden ten aanzien van het opzetten van een E-depot worden in 2017 verder verkend, in nauwe samenwerking met de Streekarchiefdienst Midden Holland. Wettelijk voorschrift De archiefwet- en regelgeving stelt regels en voorschriften aan de bouw en verbouwing van de ruimten waarin archieven bewaard worden. Voor archiefbescheiden die op termijn vernietigd worden, gelden slechts enkele algemene eisen. De bewaring van archiefbeschei den die, zoals aangewezen in een geldige selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moet aan hogere kwaliteitseisen voldoen. Deze bescheiden moeten ook in speciale ruimten worden bewaard. Na twintig jaar worden archiefbescheiden die blijvend bewaard moeten worden, overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Zolang dat nog niet is gebeurd, moeten deze bescheiden in een speciaal daartoe ingerichte archiefruimte worden bewaard, die voldoende beveiligd moet zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Conclusie: De fysieke bewaaromstandigheden van archiefbescheiden zijn op orde of worden binnen afzienbare tijd op orde gebracht. Verbetermaatregel: De archiefruimte in het Huis van de Stad en de beheerprocedures van deze ruimte zijn binnen de bouwtechnische mogelijkheden aangepast. Q LOKALE TER BESCHIKKING REGELGEVING STELLEN VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? De gemeente Gouda neemt deel aan de Regeling Streekarchief Midden -Holland. In de archiefbewaarplaats van het Streekarchief berusten de archiefbescheiden ouder dan 20 jaar. De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen. Daarnaast kan iedereen al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken. Door het Algemeen Bestuur van de Streekarchiefdienst is een Bezoekersreglement en een Tarievenlijst met leveringsvoorwaarden vastgesteld. Door het streekarchief wordt per individueel document een aantekening geplaatst in het archiefbeheersysteem als er beperkingen gelden. In het Bezoekersreglement van het Streekarchief is onder 3.4 een (tijdelijke) beperking van openbaarheid opgenomen voor stukken die in bewerking zijn of in slechte staat verkeren. 9 Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2016

10 Op grond van het bepaalde in artikel 17 van de Archiefwet vindt een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen. Ditzelfde geldt voor stukken die nog niet of maar ten dele openbaar zijn. Op grond van artikel 18 van de Archiefwet worden stukken altijd uitgeleend aan gemeente Gouda. Conclusie: Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en gratis te raadplegen LOKALE RAMPEN, REGELGEVING CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Voldoen Heeft de de gemeentelijke plannen regelingen voor het aan behoud de wettelijke van de (te eisen? bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? In 2016 heeft de gemeente een actueel calamiteitenplan opgesteld voor de archiefruimten. In dit plan wordt aandacht besteed aan de reikwijdte, de verantwoordelijkheidsverdeling en de ontruiming van archiefbescheiden. Dit plan wordt begin 2017 aan de directie voorgelegd. Conclusie: De gemeente beschikt in 2017 over plannen voor het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden. Verbetermaatregel: Een vastgesteld calamiteitenplan, inclusief een jaarlijkse oefening en evaluatie van de gedane oefening. Q LOKALE MIDDELEN REGELGEVING EN MENSEN Voldoen Kan de de gemeentelijke beredeneerd regelingen aangeven de gelet wettelijke op haar eisen? wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De gemeente stelt voldoende middelen beschikbaar om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden. Tevens is budget beschikbaar voor verbetermaatregelen in het kader van het programma Geheugen van Gouda. Het kwaliteitsniveau van de medewerkers Informatievoorziening & Automatisering is dusdanig dat alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren kunnen worden voldaan. Voor scholing is een opleidingsbudget beschikbaar. Conclusie: De gemeente stelt voldoende middelen beschikbaar voor de uitoefening van de zorg voor c.q. beheer van de niet-overgebrachte archieven. De kwantiteit en kwaliteit van de medewerkers van de afdeling Informatievoorziening & Automatisering is dusdanig dat de wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren kunnen worden gedaan. 10 Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2016