Verslag archiefbeheer gemeente Reusel-De Mierden Scope: beheer niet-overgebrachte archiefbescheiden

Transcriptie

1 ** Verslag archiefbeheer gemeente Reusel-De Mierden 2016 Scope: beheer niet-overgebrachte archiefbescheiden Mei 2017

2 INHOUD Inleiding 2 1. Lokale regelingen (KPI 1) 3 2. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en 4 duurzaamheid archiefbescheiden (KPI 3) 3. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder (KPI 4) 5 4. Overbrenging archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats (KPI 6) 6 5. Archiefbewaarplaatsen en archiefruimten (KPI 7) 7 1

3 INLEIDING Op grond van artikel 9 van de Archiefverordening 2016 doet het college als archiefzorgdrager tenminste tweejaarlijks verslag aan de raad over de uitvoering van de Archiefwet Dit vloeit voort uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT), dat het toezicht door de provincie vervangt door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. De raad controleert het college op de uitvoering van haar taken. Het provinciale generieke toezicht wordt voortaan secundair en achteraf uitgeoefend. De archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) inspecteert tweejaarlijks het archiefbeheer. Voor het inspectieonderzoek wordt gebruik gemaakt van het raamwerk van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Archief, ontwikkeld door de VNG tegen de achtergrond van de invoering van de Wet RGT. Vanuit het Interbestuurlijk Toezicht stelt de provincie met het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2016 prioriteit aan vijf van de tien KPI-thema s. Vanuit dit toezicht verwacht de provincie jaarlijks vóór 15 juli een KPI rapportage over de volgende KPI-thema s: 1) Lokale regelingen (KPI 1); 2) Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden (KPI 3); 3) Digitale archiefbescheiden in het bijzonder (KPI 4); 4) Overbrenging archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats (KPI 6); 5) Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots (KPI 7). De bevindingen op basis van zelfevaluatie zijn in dit verslag opgenomen. 2

4 1. KPI 1 LOKALE REGELINGEN 1.1 Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer De Archiefverordening geeft aan op welke wijze aan de zorg voor archieven inhoud wordt gegeven. De Archiefverordening is op 26 januari 2016 geactualiseerd en vastgesteld door de raad. Voor de uitvoering van het beheer van nog niet overgedragen archiefbescheiden stelt het college nadere regels vast in een Besluit Informatiebeheer. Dit besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en de ordening van papieren en digitale informatie van de gemeente Reusel-De Mierden en de taakvelden van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK). De beheerstaken voor de archieven van de GRSK zijn formeel nog niet geregeld en moeten worden ingevuld. Het huidige Besluit Informatiebeheer van de gemeente Reusel-De Mierden is op 11 februari 2016 vastgesteld door het college. Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij de afdeling Bedrijfsvoering. Medewerkers van het cluster Documentaire Informatie Voorziening (DIV) dragen zorg voor de uitvoering van het integrale archiefbeheer tot het moment van vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Ook de overbrenging van de blijvend te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het RHCe behoort bij de beheertaken. De streekarchivaris speelt met name hierin een actieve rol, omdat het beheer na overbrenging bij deze functionaris komt te liggen. De informatie wordt na overbrenging voor de eeuwigheid bewaard en is kosteloos voor iedereen raadpleegbaar. 1.2 Samenwerkingsverbanden/gemeenschappelijke regelingen In een gemeenschappelijke regeling/samenwerkingsverband moet, gelet op de Archiefwet 1995, regels gesteld worden ten aanzien van de zorg, het beheer, het toezicht en de bewaring van de archiefbescheiden opgemaakt en/of ontvangen door onder de samenwerkingsregeling vallende organen. Ook vereist de Archiefwet 1995 dat bij opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen dan wel bij het overdragen van taken, voor de betreffende archiefbescheiden in het besluit bepalingen moeten worden opgenomen over de bewaring, vervreemding en/of terbeschikkingstelling van archiefbescheiden. Van belang is dat altijd duidelijk moet zijn wie verantwoordelijk is voor de archivering en hoe deze geregeld is. Dat betekent dat bij het uitbesteden van taken het bevoegd overheidsorgaan nog steeds eindverantwoordelijk is voor zowel de taak als de archiefvorming. Uiteindelijk moeten de gemeentelijke organen zich altijd kunnen verantwoorden voor hun handelen. Organen van de gemeente nemen deel aan samenwerkingsverbanden/gemeenschappelijke regelingen. Bij elke gemeenschappelijke regeling ontbreekt het tenminste aan een of meer regels of bepalingen zoals vereist door de Archiefwet Zo is de zorg van de archiefbescheiden van organen van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK) nog niet gerealiseerd. De gemeente heeft dit, samen met de Kempengemeenten en de organen van GRSK, inmiddels opgepakt en het is opgenomen in de Kadernota GRSK Daarnaast beheert de gemeente het archief van de stafafdeling van de GRSK. De archiefbescheiden worden opgenomen in het archiefsysteem van de gemeente. Dit wordt conform de eisen uit de Archiefwet 1995 uitgevoerd. 3

5 1.3 Conclusie Ten aanzien van de samenwerkingsverbanden/gemeenschappelijke regelingen is nog niet voldoende voorzien in de voorwaarden om een goed beheer mogelijk te maken. De gemeente neemt hiertoe actie. Er wordt gestreefd te werken volgens de normering en eisen van wet- en regelgeving. 2. KPI 3 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN 2.1 Actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht archiefbescheiden Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht de overheidsorganen 'de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Dit geldt niet alleen voor het beheer van papieren archiefbescheiden, maar ook voor het beheer van audiovisuele en digitale archiefbescheiden. Het beheer vindt plaats in elke fase van de levenscyclus (van creatie tot vernietiging). Elk archief valt of staat bij het al of niet geordend zijn. Bovendien moet zekerheid bestaan over de echtheid en dat dit over een bepaalde tijd nog kan worden vastgesteld. Kortom: de bestuurder, burger en ambtenaar moeten erop kunnen vertrouwen dat een dossier compleet is en elk moment ongewijzigd kan worden ingezien. In de dagelijkse praktijk wordt zowel met digitale als papieren archiefbescheiden gewerkt. Het papier wordt als leidend beschouwd. Op dit moment is sprake van een hybride situatie: - Geregistreerde fysieke/papieren archiefbescheiden. Deze worden als origineel beschouwd; - Geregistreerde digitale archiefbescheiden (digitale originelen en scans); - Ongeregistreerde digitale archiefbescheiden (digitale originelen). Dit zijn archiefbescheiden die digitaal zijn aangemaakt of via persoonlijke zijn ontvangen. Ze zijn veelal niet geregistreerd en staan onder andere op afdelingsschijven opgeslagen. De hybride situatie is verwarrend en onwenselijk. Het leidt tot dubbele (registratie)werkzaamheden, vervuiling van informatiebronnen en mogelijk het kwijtraken van archiefbescheiden. De gemeente werkt dan ook toe naar een digitaal vervangingsbesluit. 2.2 Authenticiteit en context Het archiveringssysteem Corsa waarborgt de toegankelijkheid van de archiefbescheiden. Het vastleggen van metadata is daartoe een onmisbaar onderdeel. De gegevens zijn (nog) niet gewaarborgd in een door het college vastgesteld metadataschema conform de landelijk NEN-ISO De praktijk wijst uit dat de in Corsa gemaakte registraties voldoende zijn voor het terugvinden van de archiefbescheiden. 2.3 Toegankelijke staat Het systeem voor toegankelijkheid is Corsa. De huidige in Corsa geregistreerde archiefbescheiden kunnen op dit moment gevonden, leesbaar of waarneembaar gemaakt worden. De toegankelijke staat van de archiefbescheiden wordt daarmee gewaarborgd. 4

6 2.4 Duurzame materialen Alle papieren archieven in de archiefruimte zijn verpakt in zuurvrije dozen, waarin zij te zijner tijd zullen worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats. De archiefblokken zijn doorzoekbaar in Corsa en in overzichtslijsten. Het duurzame verpakkingsmateriaal is niet aantoonbaar gecertificeerd. 2.5 Conclusie De gemeente is zich ervan bewust dat het archiefbeheer nog niet volledig voldoet aan de eisen van de wet- en regelgeving. Het verandertraject is in 2016 in gang gezet middels de beleidsvisie en bijbehorend uitvoeringsprogramma, waarin de gemeente toewerkt aan het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van haar archief. 3. KPI 4 DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN 3.1 Visie digitale dienstverlening en informatievoorziening Binnen de gemeente Reusel-De Mierden neemt de digitale dienstverlening een belangrijke plaats in. Niet alleen de burger vraagt om verbetering op dit vlak, ook het Rijk wordt steeds veeleisender naar de gemeente als het gaat om de kwaliteit van de uitvoering van de dienstverlening. Het verbeteren van de digitale dienstverlening vraagt om grote aanpassingen en acties. De gemeente voert deze uit in twee stappen. De eerste stap is het op orde brengen van de interne informatievoorziening. De tweede stap is het verbeteren van de externe digitale dienstverlening. In 2016 is de gemeente gestart met het op orde brengen van de interne informatievoorziening. Hiertoe is een integrale visie opgesteld: Visie digitale dienstverlening en informatievoorziening. Op 5 april 2016 heeft het college de visie vastgesteld. De visie heeft verder vorm gekregen in een uitvoeringsprogramma. Het uitvoeringsprogramma biedt een plan van aanpak om de komende jaren het digitaal archiefbeheer en informatiebeleid te verbeteren. Hierbij dient alle informatie te worden opgeslagen in één centraal informatiesysteem Corsa volgens één structuur. Op deze manier is alle informatie binnen de gemeente centraal overzichtelijk en toegankelijk en kan de medewerker gemakkelijker in gesprek treden met collega s en kennis en kunde delen. In de visie en het uitvoeringsprogramma is aandacht voor het wegnemen van hybride archivering. Dit heeft betrekking op: - een informatiestructuur: de wijze waarop informatie binnen de gemeente wordt geplaatst, beheerd en teruggevonden is eenduidig; - procedures en afspraken over dossiervorming: het scanproces, het registreren van dossiers, documenten en het toekennen van metadata. De gemeente voert de aanpassingen en acties die voortvloeien uit het uitvoeringsprogramma in 2017 verder uit. Daarnaast is bewustwording een zeer belangrijk aandachtspunt. De bewustwording wordt gecreëerd door middel van een juiste inzet van communicatie, voorlichting en training gegroepeerd per team. Hierin is een primaire en sturende rol weggelegd voor het MT/bestuur en de coördinatoren. 5

7 3.2 Vervangingsbesluit Volledig digitaal werken kan enkel als er vervanging is verkregen. Dit betekent dat archiefbescheiden worden vervangen door digitale reproducties. Deze reproducties nemen dan de plaats in van het origineel. Dit zorgt voor efficiency- en ruimtebesparing. Voor het verkrijgen van vervanging dient het vervangingsproces te zijn beschreven in een handboek, goedgekeurd door het RHCe en vastgesteld door het college. Medio 2017 wordt gestart met het opstellen van het handboek. 3.3 Conclusie De gemeente heeft met haar beleidsvisie en uitvoeringsprogramma beleid en kaders opgesteld voor het digitaal archiefbeheer. In 2016 is het verandertraject in gang gezet en is gestart met het uitvoeren van de aanpassingen en acties. 4. KPI 6 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS 4.1 Overgebracht archief De te bewaren archiefbescheiden dienen ingevolge de Archiefwet 1995 na een periode van twintig jaar - binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het RHCe. De gemeente heeft de overbrenging van het archiefblok 1996 aangehouden in verband met de herindeling van de gemeenten Reusel en Hooge en Lage Mierde. Het volgende archiefblok dat wordt overgebracht is of In 2016 zijn de volgende registers van de burgerlijke stand overgebracht: Huwelijken: gemeente Hooge- en Lage Mierde ; Huwelijken: gemeente Reusel ; Overlijden: gemeente Reusel De gemeente is overgegaan tot vervanging van de bouwvergunningen t/m 1996 in de vorm van digitalisering. De bouwvergunningen worden digitaal overgedragen aan het RHCe. Op 3 mei 2016 heeft het college ingestemd met het vervangingsbesluit. Vanwege capaciteit- en bezettingsproblemen bij het RHCe heeft de gemeente de bouwvergunningen nog niet kunnen overdragen. Naar verwachting worden de bouwvergunningen in 2017 overgebracht naar het RHCe. Omdat de vertraging te wijten is aan de kant van het RHCe verwacht de gemeente dat het overdragen van de bouwvergunningen in 2017 geen problemen oplevert. De bouwvergunningen en de Hinderwetvergunningen worden afzonderlijk overgedragen. De reden hiervoor is dat beide vergunningen andere metadata omvatten en de Hinderwetvergunningen complexer zijn. 6

8 4.2 Conclusie De gemeente voldoet niet geheel aan de normering en eisen van de wet- en regelgeving ten aanzien van het overbrengen van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. In 2017 wordt gestreefd de bouwvergunningen t/m 1996 over te dragen aan het RHCe. 5. KPI 7 ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS 5.1 Inspectie oktober 2014 Op 7 oktober 2014 heeft de provincie de gemeente bezocht om de bewaaromstandigheden van de akten van de Burgerlijke Stand te inspecteren bij de afdeling burgerzaken. Tijdens dit bezoek is ook de archiefruimte bij DIV bezocht. De ruimten voor de akten Burgerlijke Stand voldoet nagenoeg geheel aan de krachtens de Archiefregeling te stellen eisen. Een drietal zaken werd nog ter verbetering genoemd door de provincie: - Tijdens de inspectie kon niet worden vastgesteld of het ventilatierooster in de archiefruimte is voorzien van een brandwerende klep met een weerstand tegen branddoorslag van minimaal 60 minuten. De gemeente kan dit niet aantonen middels certificaten van de brandwerendheid van ventilatiekoker, deur en ventilatierooster. Met de bouw van het gemeentehuis is echter wel rekening gehouden met de brandwerendheid van tenminste 60 minuten van deze materialen. Hiermee gaat de gemeente ervan uit dat verdere maatregelen niet nodig zijn. - De archiefruimte beschikt over een verkeerd type handblusmiddel. Er dienen een of meer koolzuursneeuwblussers te worden geplaatst. De gemeente heeft daarom de schuimbrandblusser in de archiefruimte vervangen door één koolzuursneeuwblusser. - De provincie heeft de suggestie gedaan om de gemeentelijke akten en de dubbelen op gescheiden locaties in het gemeentehuis te bewaren. Hiermee wordt het risico op verloren gaan geminimaliseerd. Ten tijde van de inspectie werden de akten alleen in de archiefruimte bij burgerzaken bewaard. De gemeente heeft dit aangepast: de dubbele akten van de Burgerlijke Stand worden na opmaak in de archiefruimte bij DIV bewaard. De originele akten worden bewaard in de archiefruimte bij burgerzaken. 5.2 e-depot De gemeente beschikt niet over een eigen e-depot, bestemd voor permanent beheer van het digitale archief. Voor het technisch beheer van de digitale archiefbescheiden die op de gemeentelijke server staan wordt gebruik gemaakt van de diensten van Shared Service Center Kempengemeenten (SSC De Kempen). 5.3 Conclusie De gemeente voldoet aan de normering en eisen van de wet- en regelgeving ten aanzien van de archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots. 7