Waterlands AfcKìef centrum voor regionaal historisch onderzoek

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Waterlands AfcKìef centrum voor regionaal historisch onderzoek"

Transcriptie

1 11 JUL m Waterlands AfcKìef centrum voor regionaal historisch onderzoek Postbus AD Purmerend Wielingenstraat ZN Purmerend tel fax directeur -archivaris: mevr. drs. F.E. Brouwer Datum : Kenmerk WA : Plaats : Purmerend Onderwerp : Archiefinspectie - KPľs Uw brief van Bijlage(n) 3 Uw kenmerk Behandeld door : JK 1 JUL 2Ű13 Geacht college, ING-i: ÎOMüftl Conform artikel 12 van de Archieŕverordening (2012) heeft de directeur archivaris van het Waterlands Archief het toezicht op het beheer van de niet overgedragen archieven van de ISWgem eenten. De digitalisering en de grootschalige informatiestromen leiden tot fundamentele en onomkeerbare maatschappelijke ontwikkelingen. Ook gemeenten moeten zich daarvan goed bewust zijn en er voor zorgdragen dat deze uitdagingen duurzaam tegemoet kunnen worden getreden. Op 11 juni ĵļ, heeft er daarom wederom een archiefinspectie plaatsgevonden waarbij de speciale aandacht uitging naar de overgang van analoge naar digitale archivering. De aanbevelingen sluiten hopelijk aan bij de door u in gang gezette ontwikkelingen en kunnen zo in de komende tijd de nodige ondersteuning bieden bij de te zetten stappen. Met het inwerking treden van de Wet revitalisering generiek toezicht per 1 oktober 2012, is er meer nadruk komen te liggen op de interne controle bij gemeenten, die meer dan tevoren hun eigen kwaliteit moeten gaan meten. Het interbestuwiijk toezicht (provinciaal toezicht) wordt verder op afstand gepositioneerd, maar blijft evenals het intern toezicht op alle aspecten van de archiefwetgeving van toepassing. "Nu de provinciale toezichthouder meer op afstand komt te staan, is versterking van het horizontaal toezicht binnen de gemeente noodzakelijk. De VNG heeft de belangrijkste archiefwettelijke verplichtingen die hieruit voortvloeien, handzaam samengevat in tien Key Performance Indicators (KPľs) oftewel Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen. Deze vormden het uitgangspunt bij de inspectie. Op grond van de genoemde KPľs wordt door de gemeentelijke archiefinspecteur, in dit geval de archiefinspecteur van het Waterlands Archief, een verslag gemaakt. Dit verslag is leidend bij de uitoefening van het interbestuurlijk toezicht en dient dan ook door u aan Gedeputeerden Staten van de provincie Noord Holland te worden gestuurd. Ook kan het verslag gebruikt worden bij de horizontale verantwoording door het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad. De uitwerking van de archief KPľs vindt u in het bijgaande rapport.

2 Graag verneem ik uw reactie op het rapport en de maatregelen die u van plan bent te nemen naar aanleiding van de daarin genoemde actiepunten en aanbevelingen. Ook wil ik u vragen mij te informeren ten aanzien van uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Mocht daartoe aanleiding zijn, dan ben ik uiteraard graag bereid het verslag nader toe te lichten. In afwachting van uw reactie, verblijf ik, met vriendelijke groet, met vriendelijke groet, mw. drs. F.E. Brouwer, directeur-archivaris Waterlands Archief

3 Waterlands Archief centrum voor regionaal historisch onderzoek Meting KPľs Kritische Prestatie-Indicatoren Archief en Informatiebeheer Gemeente Waterland i r Mevr. drs. J.T.M. Kramer Archiefĩnspecteur Waterlands Archief juli 2013

4 Inhoudsopgave Inleiding 3 Visie, beleid en cultuur 4 ĩ. Lokale regelgeving 6 2. Interne Kwaliteitszorg en toezicht 7 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 8 4. Digitale archiefbescheiden Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Archiefbewaarplaats, archiefruimten en e-depots Ter beschikking stelling van naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen 16 Bijlage 1: Overzicht KPľs 17 2

5 Inleiding Dc gemeente dient verantwoording af te kunnen leggen van haar handelen en ervoor te zorgen dat dit handelen, ook in de toekomst, gereconstrueerd kan worden. Daarom is het belangrijk met de neerslag van dit handelen, het archief, zorgvuldig om te gaan. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden verstaan we alle in het kader van de taakuitvoering van een organisatie ontvangen en opgemaakte documenten, zowel op papier als digitaal, en zowel de te bewaren als de op termijn vernietigbare bescheiden. In het kader van het toezicht op het informatiebeheer door de gemeentearchivaris jp de directeurarchivaris van het Waterlands Archief), zoals vastgelegd in de artikelen 9 tot en met 14 van de Archiefverordening (2012), is op 11 juni jl. een inspectie uitgevoerd op basis van de KPľs (Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen). De genoemde (archief ) kpi's zijn in 2011 ontwikkeld door de VNG. 1 Doel van de kpi's is om gemeenten en andere lokale overheidsorganen in staat te stellen verantwoording af te leggen aan raad of bestuur van de mate waarin hun informatiehuishouding aan wet en regelgeving voldoet. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezicht en dient op grond van de per 1 oktober 2012 inwerking getreden Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) het verslag na vaststelling te ontvangen. De uitkomsten zoals die in dit rapport staan, geven dus weer in welke mate de gemeente Waterland op dit moment compliant is. Voordeel van het gebruik van kpi's is de onderlinge vergelijkbaarheid van organisaties (ook landelijk). Er kleven echter beperkingen aan: de archiefwetgeving is op sommige punten zeer detaillistisch en op andere punten juist te globaal. De uitkomsten van de archief kpi's kunnen daarom enigszins het zicht ontnemen op de grote lijnen en achterliggende factoren die maken dat een organisatie wel of niet aan wet en regelgeving voldoet. De conclusies, adviezen en aanbevelingen zijn in het rapport verwerkt. De nummering van onderwerpen in deze rapportage komt overeen met de onderwerpen van de archief kpi's. Niet alle deelvragen zijn relevant voor de gemeente Waterland. In dit verslag zijn alleen de relevante archief kpi's opgenomen. De gemeente Waterland voldoet aan een aantal kritische prestatie indicatoren voor archief en informatiebeheer. In onderdeel II van dit rapport is visueel aangegeven aan welke punten wordt voldaan, niet wordt voldaan en deels wordt voldaan. Zoals in dit rapport is aangegeven dient u op een aantal punten actie te ondernemen alvorens u geheel duurzaam digitaal kunt gaan werken c.q. archiveren. Tijdens deze Archief KPI inspectie is gesproken met dhr. T. van den Berg, hoofd afdeling Facilitaire Zaken en dhr. G. de Vries, medewerker DIV. 1 Voor achtergrondinformatie over de kpi's zie 3

6 Visie, beleid en cultuur Is er een vastgestelde visie en beleid ten aanzien van de informatievoorziening? In het Programmaplan Waterland heeft Antwoord, het Egem-i Realisatieplan en het visiedocument Van papier naar digitaal (2009) is neergelegd hoe de archieffunctie geleidelijk wordt gedigitaliseerd. Op dit moment is er geen vastgestelde visie op en uitgewerkt beleid voor de informatievoorziening binnen uw gemeente. Aanbevolen wordt een ICT- visie vast te stellen waarin de contouren worden geschetst van de toekomstige ICT, op basis van een veranderende omgeving en de wensen en eisen die voortvloeien uit maatschappelijke en technologische trends. Deze kunnen vervolgens worden vertaald naar de eisen die gesteld worden aan de informatievoorziening van de gemeente Waterland. In deze visie dient aangegeven te worden waar de organisatie naar toe wil, welke concrete stappen de organisatie moet nemen om daar te komen en op welke termijn. Aangeraden wordt voor de komende drie tot vijf jaar een plan van aanpak te maken, waarin vermeld wordt welke processen wanneer geheel digitaal gaan verlopen en gearchiveerd worden. Daarbij is het van belang een proces op basis van een procesbeschrijving te digitaliseren, inclusief de te archiveren documenten. Een essentiële voorwaarde voor het slagen van een digitaliseringproces is een goede samenwerking tussen DIV, de vakafdeling en ICT. Hoe gaan directie, management, behandelend ambtenaren en DIV om met de archiefbescheiden? Thans worden de op papier ingekomen archiefstukken gescand en geregistreerd en vervolgens digitaal de organisatie ingestuurd. Ook wordt door de burger correspondentie per naar de gemeente gestuurd. Mails worden in principe ook geregistreerd en aan het digitale dossiers toegevoegd. De uitgaande brieven worden door de ambtenaar geregistreerd. Digitaal vervaardigde adviezen, besluiten, rapporten e.d. worden aan het digitale dossier gehangen. Uitgaande brieven worden echter ook geprint en na voorzien te zijn van een natte handtekening, gescand en door DIV aan het digitale dossier gehangen. Hierdoor worden twee uitgaande brieven digitaal gearchiveerd, het digitaal ontstane exemplaar zonder handtekening en het gescande exemplaar met handtekening. Naast het scannen van de ingekomen en uitgaande post en het digitaal archiveren van deze stukken, worden de stukken die voor permanente bewaring in aanmerking komen ook analoog gearchiveerd. Echter, niet alle s die voor permanente bewaring in aanmerking komen, worden uitgeprint en aan het analoge dossier toegevoegd. Aangezien papier nog leidend is binnen uw organisatie, is het van essentieel belang dat de analoge dossiers die voor definitieve bewaring in aanmerking komen, compleet zijn. Verder bleek dat de voor vernietiging in aanmerking komende analoge documenten numeriek in dozen worden opgeborgen. Hiervan is de directeur-archivaris van het Waterlands Archief niet schriftelijk in kemiis gesteld. Dit dient alsnog te gebeuren zodat hierover de nodige afspraken gemaakt kunnen worden. Tevens wordt aangeraden deze bescheiden op vemietigingsjaar te plaatsen. Thans worden betreffende stukken alleen numeriek in dozen geplaatst en bevinden zich documenten met verschillende vernietigingstermijnen in dezelfde archiefdoos. Nogmaals wordt de aandacht gevraagd om dossieromschrijvingen conform de vijf beschrijvingselementen te beschrijven. De dossiers dienen vóór overdracht naar het Waterlands Archief hieraan te voldoen. Door in de dynamische fase hier aandacht aan te besteden, worden extra kosten achteraf voorkomen.

7 Het gevaar van hybride archivering is dat op den duur noch het digitale noch het analoge archief compleet is. Aangeraden wordt om niet jarenlang hybride te blijven archiveren maar per sectie/ afdeling of werkproces over te gaan op volledig digitale archivering, mits er aan de eisen van de digitale beheeromgeving wordt voldaan. Het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN), in 2010 opgesteld door de organisaties van provinciale en gemeentelijke archiefmspecteurs, biedt een handvat voor het inrichten van de digitale beheeromgeving. In het najaar van 2011 is er bij het Waterlands Archief voor de gemeenten een presentatie gehouden over RODIN. 5

8 Kritische prestatie-indicatoren archief en informatiebeheer L Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Archiefverordening. De huidige Archieŕverordening van de gemeente Waterland is in 1999 vastgesteld door de raad. In de afgelopen jaren zijn door de archiefinspecteur diverse aangepaste versies naar uw organisatie gezonden; deze werden echter niet vastgesteld. In januari 2012 is de laatste wijziging, die voldoet aan de huidige wet en regelgeving, naar u g d. De verordening regelt naast de zorg van B&W voor de archiefbescheiden ook het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Graag ontvang ik zo spoedig mogelijk een kopie van de vastgestelde Archiefverordening Besluit Informatiebeheer Het Besluit Informatiebeheer is eveneens in 1999 vastgesteld door B&W en beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen alsmede het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Ook van dit besluit zijn in de jaren 2004, 2006, 2010 en 2012 aangepaste versies naar u gezonden. Helaas heeft dit tot op heden niet mogen leiden tot een nieuw vastgesteld Besluit Informatiebeheer. Ook in dit geval ontvang ik graag zo spoedig mogelijk een kopie van het vastgestelde besluit. 1.4 Wijziging Overheidstaken In 2003 zijn personeelsdossiers van het in dienst zijnde personeel in het openbaar onderwijs overgedragen aan SPOOR (Stichting Primair Openbaar Onderwijs Regio Waterland en Oostzaan). Hiervoor is een verklaring opgesteld. Verder zijn in 2006 de milieutaken uitbesteed aan de Milieudienst Waterland. Ook hiervoor is een overeenkomst opgesteld. Echter, het college van B&W blijft zorgdrager van deze overgedragen archiefbescheiden en daarmee verantwoordelijk voor de stukken tot en met de vernietiging ervan. De overgedragen dossiers kunnen alleen tijdelijk, maximaal 20 jaar, uitgeleend worden. Indien dit niet in de betreffende overeenkomsten is opgenomen, is het raadzaam deze alsnog aan te passen. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen Door uw organisatie wordt een register bijgehouden van gemeenschappelijke regelingen die zijn aangegaan. In het register 2 dient per gemeenschappelijke regeling een aantal zaken te worden opgenomen zoals: de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst en de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen. Hieraan voldoet u. Ingevolge artikel 40 van de Archiefwet 1995 dient het college bij instelling van een gemeenschappelijke regeling voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden. Gezien het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden, blijft artikel 40 van de Archiefwet een belangrijk aandachtspunt. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie verantwoordelijk is voor de archivering. Zo kan de gemeente Waterland zich blijven verantwoorden voor haar handelen. Wei Gemeenschappelijke Regeling art.27 In hel register warden in ieder geval vermeld: a. de deelnemers b. de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst c. de bevoegdheden die bij de regeling dan wel. met toepassing van artikel 10. tweede lid tweede volzin, krachtens dc regeling zi jn overgedragen d. het adres en de plaats van vestiging e. of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld. 6

9 Volgens de ontvangen informatie is de gemeente Waterland voor geen enkele gemeenschappelijke regeling aangewezen als zorgdrager of beheerder van het archief. 1.6 Mandaatregeling Archiefzorg De gemeente heeft een mandaatregeling voor de archiefzorg waarbij namens de zorgdrager (B&W) besluiten genomen kunnen worden. In uw mandaatrcgeling zijn de volgende bevoegdheden met betrekking tot archiefzorg gedelegeerd aan het afdelingshoofd Facilitaire Zaken: 1. Overbrenging archief naar Waterlands Archief 2. Opmaak verklaring van vernietiging 3. Vervreemding archiefbescheiden 4. Vervanging archiefbescheiden 1.7 Uitbesteding archiefbeheerstaken Wanneer archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, dienen hiervan dienstverleningsovereenkomsten te worden vastgesteld waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeente ten aanzien van het archiefbeheer (permanente bewaring, overdracht, vernietiging e.d.). Te denken valt aan het hosten van de website, het inhuren van een extern bureau of buurgemeente voor bepaalde gemeentelijke taken of externe archiefruimte. Wanneer de gemeente Waterland de archiefbeheerstaken in handen legt van een externe partij dienen hiervoor in een overeenkomst waarborgen te worden vastgelegd. In oktober 1978 is door het bestuur van de gemeente Waterland de "Regeling Streekarchief Waterland" getekend. Hierin is vastgelegd dat het beheer van de statische (overgedragen) archieven in een archiefbewaarplaats in de zin der wet (Waterlands Archief) in handen is gesteld van een gekwalificeerd archivaris. Verder bleek dat de gemeentelijke website wordt gehost door WIND. Naast persberichten, officiële bekendmakingen en documenten van raadsvergaderingen die in CORSA worden gearchiveerd en geëxporteerd naar de website, bevat deze applicatie ook informatie die voor korte of langere tijd bewaard dient te worden. Het archiefbeheer van uw website is aan derden (WIND) uitbesteed. Ook hiervoor dient een overeenkomst opgesteld te worden. Bovendien heeft u archiefbeheerstaken op het gebied van de WMO 3 en bijstandsdossiers uitbesteed aan gemeente Hoorn en zal deze taak binnen niet al te lange tijd aan een andere partij worden uitbesteed. Hiervoor geldt hetzelfde als hierboven vermeld. Tijdens de behandelingen van de kpi's kwamen de reeds eerder vernielde uitbestedingen van de archiefbeheerstaken aan het licht. Onderzocht moet worden of er nog andere archiefbeheerstaken zijn uitbesteed. Indien dit het geval blijkt te zijn, zullen ook hiervoor dienstverleningsovereenkomsten vastgesteld moeten worden. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de hvaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer De Archiefřegeling 2010 (artikel 16) schrijft voor dat de zorgdrager zorgt voor een kwaliteitssysteem voor archiefbescheiden. Met behulp van een kwaliteitssysteem wordt zichtbaar hoe het informatiebeheer is georganiseerd, waar de verantwoordelijkheden liggen en wat er nog verbetering behoeft. Hierbij staat het juiste beheer van digitale informatiebronnen centraal. In augustus 2011 heeft de gemeente een toelichting "Kwaliteitsplan, art. 16 van de Archiefregeling" ontvangen van het Water 3 WMC^ Wet Maatschappelijke Ondersteuning 7

10 lands Archief. Deze dient als handreiking bij het toepassen van een kwaliteitssysteem en het opstellen van een Beheerplan Informatiehuishouding. Elke organisatie stelt kwaliteitseisen aan de archieven en aan de informatiehuishouding. Vaak zijn deze impliciet en dus niet vastgelegd. Met het vertalen van kwaliteitseisen naar toetsbare nonnen worden de kwaliteitseisen in overeenstemming gebracht met zowel de wet- en regelgeving als de taken en verantwoordelijkheden van de organisatie. Hierbij spelen de kpi's ook een belangrijke rol. Door uw archiefbeheer periodiek te controleren, weet u niet alleen of u aan de wettelijke eisen voldoet, maar ook of de informatievoorziening de primaire processen van uw organisatie optimaal ondersteunt. Op grond van de controleresultaten kunt u werken aan een verbetering van de informatievoorziening. Afgesproken was dat uiterlijk in december 2012 een Beheerplan Informatiehuishouding zou zijn opgesteld, inclusief een verbetertraject. Tot op heden ontbreekt een dergelijke plan. 2.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris Het IS W bestuur heeft voor het Waterlands Archief een gekwalificeerde gemeentearchivaris (archivistiek A) benoemd, zoals is vastgelegd in de "Regeling Streekarchief Waterland" uit Toezicht op archiefbeheer en 2.4 Beheer overgebrachte archieven In de Archiefverordening 2012, die nog niet door u is vastgesteld, staat in artikel 14 dat de archivaris verslag uitbrengt aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Door middel van inspectierapporten, voortgangsrapporten en KPI-verslag wordt (tweejaarlijks verslag uitgebracht van de uitoefening van dit toezicht op het beheer van de niet- overgebrachte archiefbescheiden. Daarnaast wordt in het jaarverslag van het Waterlands Archief over het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven gerapporteerd aan het ISW- bestuur. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.1 Geordend Overzicht van te bewaren archiefbescheiden De gemeente Waterland beschikt over een geautomatiseerde dossierinventaris in Corsa van de analoge archiefbescheiden waarbij de ordeningsstructuur conform de BAC (Basis Archiefcode) is. Dit bestand betreft alle archiefbescheiden van 1990 tot heden van zowel permanent te bewaren als vernietigbare archiefbescheiden. In het bestand kan op alle vastgelegde metadata of een combinatie daarvan gezocht worden. Het is nog niet mogelijk om voor alle digitaal gearchiveerde/gedigitaliseerde archiefbescheiden een geordend overzicht te genereren aangezien niet alle processen digitaal in Corsa worden gearchiveerd. Zo worden bijvoorbeeld de WMO en bijstandsdossiers alleen analoog gearchiveerd. Na afliandeling van de zaak vindt door DIV controle plaats op de volledigheid van de stukken die bij de zaak horen. De volledigheid van de zaken/processen is tevens afhankelijk van de toezending van de stukken door de ambtenaren aan DIV of het archiveren in Corsa. Zo was niet altijd na te gaan wat medewerkers op hun netwerkschijven hadden staan en niet door DIV lieten archiveren. Daarom is er in mei ff, een besluit vastgesteld waarbij DIV toegang heeft tot de afdelingsschijven/persoonlijke schijven van de medewerkers. Nadat deze zijn opgeschoond, mogen geen nieuwe archiefstukken op deze netwerkschijven worden opgeslagen, maar mag alleen in het DMS (Corsa) worden gearchiveerd. 8

11 Al in eerdere inspectierapporten is de nadruk gelegd op goede dossieromschrijvingėn. Deze horen te bestaan uit de vijf archivistische bcschrijvingselementen. Een correcte omschrijving dient uit een goed lopende Nederlandse zin te beslaan en niet uit een hoofdomschrijving en subbeschrijving of uit een rubrieksnaam. De gebruikte dossieromschrijvingen worden onder andere door de ambtenaar zelf gemaakt waardoor veel omschrijvingen niet overeenkomen met de inhoud. Zij beschrijven vaak alleen het eerste document en niet het eindresultaat van een proces bijvoorbeeld: "Aanvraag van ţ r verzoek om ' en niet de gehele zaak zoals: Verlening van, Afwijzing van of Intrekking Ook worden door de ambtenaren zelfbedachte afkortingen gebruikt. Aangezien de archiefstukken ook door derden begrepen moeten kunnen worden, wordt nadrukkelijk afgeraden om afkortingen te gebruiken. Door in de dynamische fase hier aandacht aan te besteden worden extra kosten achteraf voorkomen. DIV zal na voltooiing van de zaak/het proces de dossieromschrijving moeten aanpassen en eventueel gebruikte afkortingen te wijzigen. Verder wordt aanbevolen het zaakgerichte werken uniform voor de gehele organisatie in te richten en zo min mogelijk uitzonderingen te maken. Aangezien papier nog leidend is binnen uw organisatie dient het permanent te bewaren, analoge archief compleet te zijn. Dit betekent dat digitaal binnengekomen bescheiden (zoals e mails) uitgeprint moeten worden en aan het dossier worden toegevoegd. Uw organisatie heeft besloten de analoge stukken die voor vernietiging in aanmerking komen, numeriek op te bergen en daarvan geen dossiers meer te vormen. Deze wijziging in de ordening had schriftelijk meegedeeld moeten worden aan de directeur archivaris van het Waterlands Archief, die het toezicht heeft op het beheer van de niet overgedragen archieven (art. 13 ArchieŕVerordening 2012). Bij deze het verzoek dit alsnog te doen en aan te geven of alle vernietigbare processen numeriek worden opgeborgen of dat dit alleen geldt voor zaken die een korte (1 3 jaar), middellange (5 7 jaar) of lange (10 20 jaar) vernietigingstermijn hebben. Hierover dienen nadere afspraken gemaakt te worden. 3.2 Authenticiteit, context en toegankelijkheid en 3.3 Systeem voor toegankelijkheid Hoewel papier nog leidend is binnen uw organisatie, vindt al heel veel digitaal plaats. Zo worden inkomende, analoge archiefstukken gescand en digitaal gearchiveerd, evenals na afloop van het werkproces in principe de uitgaande brief. Daarnaast worden digitaal vervaardigde adviezen, rapporten, voorstellen e.d. digitaal aan het dossier gehangen. Bovendien worden de e mails digitaal gekoppeld aan een (zaak) registratie. Het huidige documentmanagement systeem (DMS) biedt mogelijkheden om de metagegevens te registreren die zowel in de papieren als in de digitale omgeving vastgelegd moeten worden. Te denken valt aan: dossierbesclirijving (inhoud), ordeningskenmerk (structuur), documentsoort (verschijningsvorm), wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces ontvangen/opgemaakt, beheeractiviteiten (vernietiging, overdracht e.d.), dossiervorming (samenhang met andere archiefbescheiden). Deze laatste functionaliteit, het aan een digitaal dossier/zaak hangen van archiefbescheiden, is zowel beschikbaar voor DíV medewerkers als voor de behandelende ambtenaren. Op dit moment moeten nog veel gegevens handmatig worden ingevoerd zoals bijvoorbeeld de vernietigingstemlijn. Geconstateerd is dat niet de werkelijke vernietigingstermijn conform de selectielijst wordt ingevoerd maar dat een langere bewaartermijn wordt ingevuld. Dit heeft consequenties voor de toegankelijkheid, privacy van de burgers (Wbp 4 ) en kosten. Thans wordt er alleen gearchiveerd in het DMS (Corsa). Echter wanneer in de toekomst processen ook in afdelingsapplicaties gearchiveerd gaan worden, dient DIV betrokken te worden bij het toegankelijk maken (metadata toevoegen) van deze processen. Vanwege de uniformiteit, uitwisselbaarheid van gegevens, de wettelijk verplichte metadata en de toekomstige overdracht aan het Waterlands Archief, is het noodzakelijk DIV hierbij te betrekken. 4 Wbp m Wet Bescherming Persoonsgegevens 9

12 Het nauwkeurig en consequent invullen van metagegevens blijft mensenwerk; de kwaliteit van de toegang op het archief wordt dan ook bepaald door dc kwaliteit van de ingevulde metagegevens (zoals correcte dossieromschrijvingen en juiste vernietigingstermijnen). In dit kpi-verslag zijn alleen de metagegevens beoordeeld die in het DMS worden geregistreerd en niet die, welke ook nog in afdelingsapplicaties worden vastgelegd. Met behulp van een audittrail van het DMS kan elke stap en elke handeling die door een medewerker wordt uitgevoerd, worden nagegaan. Na afloop van een werkproces kan dan door analyse worden aangetoond dat de gevolgde route van begin tot eind op correcte wijze is uitgevoerd. Zo kan de rechtmatigheid van dc gevolgde procedure worden aangetoond. Uw organisatie werkt niet met een audittrail, maar denkt dit in de nabije toekomst wel te gaan doen. Verslagen van de raad en raadscommissies De besluitenlijsten van de raad worden - conform het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad - in papieren vorm opgemaakt en ondertekend. Daarnaast worden de raadsvergaderingen in WAVE (WAV) vastgelegd en op een externe harde schijf bewaard. WAVE- bestanden zijn medium-, platform- en bestandssysteemonafhankelijk. Daardoor is WAVE uitwisselbaar. Bij WAVE kan echter gebruik gemaakt worden van compressie, hetgeen informatieverlies tot gevolg heeft en daarom sterk wordt afgeraden. Hoewel papier leidend is binnen uw organisatie, is het tevens van belang ook de op audio vastgelegde raadsvergaderingen duurzaam te archiveren. Het geeft de burger de mogelijkheid om nu en in de toekomst precies te horen wat tijdens de vergadering is besproken. Dit bevordert de transparantie van het democratische besluitvormingsproces. 3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers Bij de aanschaf en aanbesteding van papier (NEN 2728) wordt rekening gehouden met de eisen voor permanente bewaring (zie: De door uw organisatie gebruikte printers van SHARP MX-7001N staan niet op de lijst van goedgekeurde printers. Van de SHARP en HP toners is het niet duidelijk of deze voldoen aan de Archiefregeling (zie printerlijst.html). Bij cot-nl kunt u informatie inwinnen over de door u gebruikte printers en toners. Bij vervanging van de apparatuur en toners dient u rekening te houden met de in de archiefregeling gestelde eisen. 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Met de hieronder vermelde, door u gebruikte materialen blijkt u voor een deel te voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling. Voor de gebruikte tabstroken, tekeningenzakken en etiketten is dit niet duidelijk. Duurzame verpak Merk Eis Archiefregeling Voldoet kingsmaterialen Ja/nee Dossieromslagen VEHA SNF 260 ICN kwaliteitseis 2 en 12 Ja Zipples Jalema Weekmakervrij Ja Tabstroken CIB/VNG welknr? 1CN-1 9 Tekeningenzakken VEHA welk nr? ICN-1 9 Etiketten VEHA welk nr? ICN- kwaliteitseis nr Archiefdozen VEHA/Amsterdamse doos lcn-4of 13 Ja Aangeraden wordt te controleren of de gebruikte materialen voldoen aan de Archiefregeling. Indien dit niet het geval mocht zijn, wordt geadviseerd daar in het vervolg bij de inkoop rekening mee te houden. 10

13 3.6 Systeem voor duurzaamheid Om de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden te garanderen, zijn specifieke maatregelen nodig. Voor het leesbaar en toegankelijk houden van digitale archiefbescheiden is daarom een bewaarstrategie nodig, waarin beschreven staat hoe te handelen indien een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) wijzigt. Volgens de Nederlandse wet- en regelgeving moeten in digitale vorm opgemaakte én gebruikte documenten ook in digitale vorm worden bewaard. Op dit moment wordt een deel van de documenten gemaakt met de intentie deze op papier af te drukken, aangezien papier nog leidend is binnen uw organisatie. Bij de creatie wordt nog onvoldoende rekening gehouden met de digitale levensduur van het document. Te denken valt aan: tekstdocumenten, mailberichten, kaarten, tekeningen, foto's, spreadsheets, audio- en videobestanden, films, websites en databases. De beste bewaarmethode verschilt per digitaal informatieobject: een website moet anders worden bewaard dan een database of een tekstdocument. De bewaarmethode hangt ook af van de lengte van de periode waarover de informatieobjecten bewaard moeten blijven. Een informatieobject dat voor permanente bewaring in aanmerking komt, dient anders te worden behandeld dan een object dat slechts vijfjaar bewaard hoeft te blijven. De gemeente Waterland heeft nog geen bewaarstrategie ontwikkeld; voor digitale bescheiden is dit absoluut noodzakelijk. Het is niet nodig om zelf het wiel uit te vinden, leen "best practices" bij andere overheidsorganisaties die al langer digitaal werken en ervaring hebben met het bewaren en beheren van informatieobjecten. Voor de duurzame bewaring van analoge bescheiden worden, naast het gebruik van zuur- en weekmakervrije artikelen, ook nietjes en plastic uit de stukken verwijderd. 4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer De gemeente Waterland werkt nog niet met RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer). Dit is een checklist die de organisatie kan gebruiken bij het inrichten van een digitale beheeromgeving. De digitale beheeromgeving is een systeem in organisatiekundige zin. Het omvat naast aanbevelingen voor databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software voor het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden, een vastgestelde visie en beleid ten aanzien van de informatievoorziening, vastgelegde processen en procedures, financiële soliditeit en goed opgeleid en voldoende personeel. Aan de hand van een externe audit op grond van RODIN kan gecontroleerd worden of de digitale beheeromgeving van uw organisatie op orde is en wordt inzicht gegeven in hoeverre de gemeente Waterland "in control" is. 4.2 Functionele eisen Uw organisatie maakt gebruik van sjablonen voor digitale archiefbescheiden maar de bedoeling is om in de nabije toekomst met smart documents te gaan werken Naast inhoud, structuur en verschijningsvorm dient ook het "gedrag' van bepaalde documenttypen te worden vastgelegd. Het betreft hier informatieobjecten met functionaliteiten die niet vanzelf bewaard blijven, zoals 3D-bestanden, rekenformules, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites. De organisatie dient zich af te vragen welke incourante informatieobjecten er gebruikt worden, welke functionaliteiten er voor permanente bewaring in aanmerking komen en hoe dit bewerkstelligd kan worden. De gemeente Waterland moet zich hierover nog beraden. 11

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN - Bijlage bij VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011- VNG-MODEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT]

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Waterschap ei [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Verslag toepassing Wet Revitalisering Generiek Toezicht Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) p. 2-7 p. 8-17 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT)

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom ) : rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij staat vermeld negatief

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Samenstelling

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK Brabantlaan 1 Postbus 90151 -Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond. Rapportage KPI-meting 2015

Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond. Rapportage KPI-meting 2015 Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Eemsmond Rapportage KPI-meting 2015 1 2 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Heemstede Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE -6 % ' ^ Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 1 augustus 2012

Nadere informatie

GESCAMD OP 2 1 OKI. 201^ Gemeente Wormerland. Gemeenteraad van Wormerland Postbus 20 1530AAWORMER. Gemeente \C^\ Wormerland ^7^

GESCAMD OP 2 1 OKI. 201^ Gemeente Wormerland. Gemeenteraad van Wormerland Postbus 20 1530AAWORMER. Gemeente \C^\ Wormerland ^7^ Gemeente \C^\ Wormerland ^7^ l) GESCAMD OP 2 1 OKI. 201^ Gemeente Wormerland Gemeenteraad van Wormerland Postbus 20 1530AAWORMER Datum Uw brief van Uw kenmerk Ons nummer Behandeld door Doorkiesnummer 30

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag over de periode van januari 2014 tot mei 2015 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die nog niet

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014.

Hierbij stuur ik u als waterschapsarchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014. Wjlprich.ip [ j Rijn en Ij'.snl 15.03649 Waterschap Rijn en IJssel t.a.v. Dijkgraaf en Heemraden Liemersweg 2 7006 GG DOETINCHEM Waterschap Rijn en IJssel ingekomen - 8 APR, 2015 Doetinchem Ons kenmerk

Nadere informatie

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht)

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) VERANTWOORDING U treft aan het verslag van de coördinator DIV met betrekking tot het archief van de Gemeente Achtkarspelen. Daarmee worden zowel

Nadere informatie

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8).

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG 2004 BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN *ZE99C6E6C79* = Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN = = datum: 30 april 2014 ons kenmerk: ZA.14-26938/DU.14-20279 doorkiesnummer: (0599) 320 183 uw brief van: uw kenmerk: onderwerp: verslag en verantwoording

Nadere informatie

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 Datum: 27 oktober 2014 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Persoverleg: Nee Bijlagen: 4 Afschrift

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel nr: 8878 Nummer: 15A.00433 Datum: 15 juli 2015 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Bijlagen: 5 Afschrift aan: M. Schreurs,

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijdemeren; gelet op de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995; en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

GEMEENTE VELSEN 1 * APR. 2015

GEMEENTE VELSEN 1 * APR. 2015 noord-hollands archief a Theo Pieters Gemeente Velsen Postbus 465 1970 AL IJMUIDEN X0 GEMEENTE VELSEN INGEK NR Docinfo 1 * APR. 2015 Datum: 9 april 2015 Onderwerp: Jaarverslag 2014 Uw kenmerk: Ons kenmerk:

Nadere informatie

Zaakgericht werken. Adviesrapport Peel en Maas

Zaakgericht werken. Adviesrapport Peel en Maas Zaakgericht werken Adviesrapport Peel en Maas Ed Vullings juni 2012 Inhoud Samenvatting 3 1 Inleiding 4 1.1 Huidige situatie 4 1.2 Doelstelling 4 2 Voorwaarden zaakgericht werken 5 2.1 Organisatorische

Nadere informatie

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 ARCHIEFBESLUIT 1995 (Tekst geldend op: 06-09-2007) Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin

Nadere informatie

III MPGSD2O1 4012110580338

III MPGSD2O1 4012110580338 t 4 R E G I O N A A L ti[archief t DORDRECHT III MPGSD2O1 4012110580338 GSD 21.01.2014 0338 OPIPP1177791.1PIP 11/11 aonderdeel VAN 00RORECHTS MUSEUM Postadres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT Gemeente Sliedrecht

Nadere informatie

Telefoon 075 651 2100 Fax 075 651 2244 Gemeenteraad Oostzaan

Telefoon 075 651 2100 Fax 075 651 2244 Gemeenteraad Oostzaan Gemeente Oostzaan Buiten gewoon Bezoekadres Postadres Gemeentehuis Kerkbuurt4, 1511 BD Oostzaan Postbus 20, 1 530 AA Wormer Telefoon 075 651 2100 Fax 075 651 2244 Gemeenteraad Oostzaan E-maii Kerkbuurt

Nadere informatie

JAARVERSLAG ARCHIEF 2014. Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG

JAARVERSLAG ARCHIEF 2014. Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG JAARVERSLAG ARCHIEF 2014 Auteur Marja Disveld Functie Beleidscoördinator DIV Datum 26 november 2015 Versienummer definitief JAARVERSLAG Inleiding Het voorliggende KPI-verslag gemeente Aalten is gebaseerd

Nadere informatie

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1.

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1. Jaarverslag 2010 Archiefbeheer en zorg Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot Datum : 21 april 2011 Versie : _1 Document : 264 Zaaknummer : 11-12893 Inleiding.... 3 1. De wettelijke verplichting... 3

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

i 28 mei 2015 BMO/fzci Kees Ruigrok

i 28 mei 2015 BMO/fzci Kees Ruigrok Adviesformulier 23 Het college van B. en W. De burgemeester El De secretaris El Het managementteam Agendanummer: Datum: Afdeling/team: Adviseur: i 28 mei 2015 BMO/fzci Kees Ruigrok Reg.nr. Par. manager:

Nadere informatie

ONTVANGEN 1 7 2012 Regionaal Archief

ONTVANGEN 1 7 2012 Regionaal Archief ONTVANGEN 1 7 2012 Regionaal Archief Alkmaar *B201219840* Bezoekadres Bergerweg 1 1815 AC Alkmaar Burgemeester en wethouders van Heerhugowaard Postbus 390 1700 AJ HEERHUGOWAARD Postadres Postbus 9232 1800

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

Noord-Hollands Archief

Noord-Hollands Archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Bloemendaal Postbus 201 2050 AE OVERVEEN Datum: 28 mei 2014 Onderwerp: Jaarverslag 2013 Uw kenmerk: Ons kenmerk: Z-14-06211

Nadere informatie

B&W besluit Publicatie

B&W besluit Publicatie B&W besluit Publicatie Onderwerp Mandaatbesluit ten behoeve van het archiefbeheer door Milieudienst IJmond Collegebesluit 1. Het college besluit het Mandaatbesluit Milieudienst IJmond vast te stellen.

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Midden-Delfland februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

Behandeling in de raadscommissie

Behandeling in de raadscommissie Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 12G201781 PORT.HOUD: Schelberg ONDERWERP: Horizontale verantwoording archiefbeheer 2012. Griffie-advies voor behandeling in commissie

Nadere informatie

Normenset Archivering Amsterdam

Normenset Archivering Amsterdam Amsterdam Normenset bestemd voor de organisatie en inrichting van een digitale en analoge beheeromgeving voor de archivering van informatie binnen de gemeente Amsterdam Datum: Auteur: G. Zwagerman,, Hoofd

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Dienst.. De heer. Postbus.. 1000 AN AMSTERDAM. adejonker@stadsarchief.amsterdam.nl. Archiefinspectie. Geachte heer..,

Dienst.. De heer. Postbus.. 1000 AN AMSTERDAM. adejonker@stadsarchief.amsterdam.nl. Archiefinspectie. Geachte heer.., Bezoekadres Vijzelstraat 32 1017 HL Amsterdam Postbus 51140 1007 EC Amsterdam Telefoon 020 2511 511 Fax 020 2511 512 Retouradres: Stadsarchief, Postbus 51140, 1007 EC Amsterdam Dienst.. De heer. Postbus..

Nadere informatie

655070 rapportage Toezichtinformatie 2014

655070 rapportage Toezichtinformatie 2014 Heemstede De raad van de gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE Verzenddatum Bijlage Ons kenmerk Betreft 1 4 JULI 2015 655070 rapportage Toezichtinformatie 2014 Geachte raad, Op 1 oktober 2012

Nadere informatie

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2014

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2014 Nr. 950100 Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2014 Versie d.d. 14 oktober 2015 Vastgesteld door B&W d.d. 8 december 2015 Ter kennisname naar de Raad d.d. 17 december

Nadere informatie

Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016

Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Hoorn. Nr. 46410 14 april 2016 Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016 Zaaknummer: 1280834 - Gelezen het voorstel van de Afdeling Informatievoorziening,

Nadere informatie

*3042244* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN. Inspectierapportage.

*3042244* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer)

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) Overwegende: De Minister van Constitutionele en Binnenlandse Zaken,

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

noord-hollands archief 23 JUNI20H Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE

noord-hollands archief 23 JUNI20H Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE 23 JUNI20H Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 18juni 2014 Jaarverslag

Nadere informatie

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN PROGRAMMA Voorstellen Inleiding Verschillende vormen van samenwerking Gevolgen voor archiefzorg en archiefbeheer Aan de slag: wat te regelen? VOORSTELLEN Jeanine Nolen

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie