GEMEENTE VELSEN 1 * APR. 2015

Transcriptie

1 noord-hollands archief a Theo Pieters Gemeente Velsen Postbus AL IJMUIDEN X0 GEMEENTE VELSEN INGEK NR Docinfo 1 * APR Datum: 9 april 2015 Onderwerp: Jaarverslag 2014 Uw kenmerk: Ons kenmerk: Z UIT Geachte Theo Pieters, Bij deze zend ik het Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats over de periode november 2013 tot met december In dit verslag is een kleine correctie toegepast ten opzichte van versie 1.0 dat eerder gezonden is aan het college van B en W van de gemeente Velsen. Deze versie 1.1 is vanaf heden de juiste versie en bestemd voor het college van B en W. Met vriendelijke groet, Stella Mechelse Noord-Hollands Archief Postbus DA Haarlem info@noord-hollandsarchief.nl Locatie Jansstraat Jansstraat RX Haarlem (023) Locatie Kleine Houtweg Kleine Houtweg CH Haarlem (023) IBAN: NL46 RABO KvK: BTW: NL B01

2 Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats over de periode november 2013 tot met december Versie 1.1 Samenstelling S. H. Mechelse Maart 2015

3 Inhoud I Werkwijze en verantwoording 3 II Inleidingen Managementsamenvatting 4 III Samenvatting resultaten archief KPľs 5 Geconstateerde risico's 7 Actiepunten en aanbevelingen 7 1. Lokale regelgeving 8 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Digitale archiefbescheiden Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen Visie, beleid en cultuur 19?-

4 I Werkwijze en verantwoording De gemeentearchivaris van Velsen, de directeur van het Noord-Hollands Archief, is belast met het toezicht op de naleving van de Archiefwet. Mevrouw S.H. Mechelse, archiefinspecteur, oefent dit toezicht namens de archivaris uit bij de gemeente Velsen. De Archiefverordening 2013 van de gemeente Velsen bepaalt dat de archivaris één maal per jaar verslag doet aan het college van Burgemeester en Wethouders (B en W) betreffende de uitoefening van het toezicht. Het college van B en W doet tenminste één maal per jaar verslag aan de Gemeenteraad waarbij de verslagen van de gemeentearchivaris worden meegestuurd, aldus de verordening. Het referentiekader van het jaarlijks verslag van de gemeentearchivaris over periode november december 2014 is net als vorig jaar de Kritische Prestatie Indicatoren voor het informatiebeheer (archief KPI's), opgesteld in opdracht van de VNG in het kader van de versterking van het horizontaal toezicht. De archief KPI's geven vooral het al-of-niet voldoen aan wet- en regelgeving weer, met andere woorden de 'compliance' van uw organisatie. Een goede informatiehuishouding is de basis voor 'accountability', dat is de erkenning van de verantwoordelijkheid voor beleid, besluiten, producten, acties en transacties, en de verplichting om te rapporteren en verantwoording af te leggen voor de daaruit voortvloeiende gevolgen. Dit jaarverslag geeft een beeld van de volgende vragen: - In hoeverre is de gemeente Velsen compliant aan Archiefwet- en regelgeving? - In hoeverre is de gemeente Velsen in staat verantwoording af te kunnen leggen over haar beleid, besluiten, etc? Eventuele gebreken in compliance en accountability worden uitgedrukt in geconstateerde risico's. Ter voorkoming van deze risico's worden actiepunten en aanbevelingen aangedragen. 3

5 II Inleiding en Managementsamenvatting In vergelijking met het Jaarverslag 2013 zijn verbeteringen geconstateerd in de naleving van de Archiefwet en de uitvoering van het archiefbeheer van de gemeente Velsen. Met de invoering van het zaakgericht werken zal de kwaliteit van het informatiebeheer verbeteren door de invoering van de zaaktypecatalogus waarmee de werkprocessen zijn gestandaardiseerd en de registraties verbeteren. Ook is er in het verslagjaar geïnvesteerd in de medewerkers die belast zijn met het informatiebeheer. Een positieve ontwikkeling is dat werkeenheid Documentaire Informatie (Dl) actief betrokken wordt bij projecten die raken aan het informatiebeheer van de gemeente. Er zijn ook achterstanden in over te dragen archief geïnventariseerd en er zijn archieven overgedragen waardoor de gemeente Velsen nu grotendeels voldoet aan het wettelijke overbrengingstermijn. Er zijn echter ook actiepunten uit het vorige verslag die de gemeente Velsen nog op dient te pakken. Ter voorbereiding op het digitale werken en archiveren zullen in de komende jaren nog grote stappen gezet moeten worden. Zo heeft de gemeente Velsen bijvoorbeeld geen kwaliteitssysteem geïmplementeerd voor de verbetering van de informatiehuishouding en werkt ze niet volgens het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Door de openstaande verbeterpunten voldoet de gemeente formeel nog niet op een aantal belangrijke punten. Onder deze punten zijn bovendien onderdelen die de provincie als verticaal toezichthouder kan aanmerken als taakverwaarlozing en die onderdeel uitmaken van de gemeentelijke benchmark Waar Staat Je Gemeente. Het archiefonderdeel van de gemeenteraad valt in het kader van de dualisering formeel onder de Griffie. De verzameling raadstukken (besluiten) vallen praktisch gezien onder hetzelfde archiefbeheerregime. 4

6 Ill Samenvatting resultaten archief KPI's De volgende symbolen geven aan in hoeverre de gemeente Velsen voldoet aan een KPI en daarnaast welke KPI's door Gedeputeerde Staten als taakverwaarlozing kunnen worden aangemerkt. Het betekent dus niet dat deze punten bij de gemeente Velsen als taakverwaarlozing zijn aangeduid. Van KPI 10 zijn geen kengetallen beschikbaar en is dus moeilijk in een stoplicht weer te geven. Velsen voldoet aan de KPI Velsen voldoet deels aan de KPI Velsen voldoet niet aan de KPI KPI is niet van toepassing Onbekend of Velsen voldoet aan de KPI Externe toezichthouder (Gedeputeerde Staten van Noord-Holland) merkt het niet volledig voldoen aan een KPI als taakverwaarlozing 1 1 O 1 f nvt O TVW 1. Lokale regelingen 1.1- Geactualiseerde, vastgestelde verordening archiefzorg en toezicht 1 TVW 1.2 archiefbeheer, die is meegedeeld aan Gedeputeerde Staten 1.3 Geactualiseerd, vastgesteld besluit informatiebeheer Voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, TVW splitsing of overdracht van taken 1.5 Voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden bij de instelling van gemeenschappelijke regelingen 1.6 Vastgestelde mandaatregeling Uitbesteden van archiefbeheer(staken) O O 1 2. Kwaliteitssysteem archiefbeheer 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer O TVW 2.2 Benoeming gekwalificeerde gemeentearchivaris TVW 2.3 Jaarlijks verslag toezicht archiefbeheer 1 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 3.1 Actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden 3.2 Vastlegging beschrijving metagegevens in metagegevensschema 1 TVW 3.2 Van alle archiefbescheiden die in Corsa of Atos e-suite staan geregistreerd kan worden vastgesteld: O Corsa Atos 3.2» De inhoud, structuur en verschijningsvorm TVW 3.2 «Wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak een stuk is O 1 TVW opgemaakt 3.2 «De samenhang met andere archiefbescheiden O 1 TVW 3.2 «De uitgevoerde beheeractiviteiten TVW 3.2» De besturingsprogrammatuur/toepassingsprogrammatuur O TVW 3.3 Archiveringssysteem waarborgt toegankelijkheid voldoende 1 TVW 3.4 Gebruik duurzame materialen en gegevensdragers O TVW TVW 5

7 3.5 Gebruik duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag 1 TVW 3.6 Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie) o 4. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder 4.1 Inrichten digitale beheeromgeving op basis van Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer 4.2 Functionele eisen voor inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van digitale archiefbescheiden 4.3 Aanvullende metagegevens O 4.4 Opslagformaten die aan open standaarden voldoen O TVW 4.5 Voorzieningen voor compressie en/of encryptie O TVW 4.6 Tijdige migratie/conversie O TVW 1 O TVW 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 5.1 Gebruik gemeentelijke selectielijst 5.2.a Tijdig vernietigen van archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is 1 TVW verstreken 5.2.b Opmaken van verklaringen van vernietiging 1 TVW 5.3 Vervanging met juiste en volledige weergave van de gegevens in de te nvt TVW vervangen archiefbescheiden 5.4 In geval van vervreemding, machtiging, raadpleging juiste deskundigen en opmaken verklaring nvt TVW 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 6.1. Tijdige overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats na 1 TVW maximaal 20 jaar 6.2 Opmaken verklaring van overbrenging 1 TVW 6.3 Machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij Gedeputeerde Staten nvt TVW 7. Archiefruimten 7.3.a Archiefruimte(n) die aan de archiefwettelijke eisen voldoen O TVW 7.3.b Te bewaren en op termijn over te brengen archief wordt in deze 1 TVW archiefruimte(n) bewaard 8. Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 8.2a - Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de 1 TVW 8.2d Archiefwet? 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 6

8 9.2 Calamiteitenplan en ontruimingsplan archiefruimten O Geconstateerde risico's Het niet voldoen aan Archiefwet- en regelgeving kan ertoe leiden dat Gedeputeerde Staten als horizontaal toezichthouder nadere informatie inwinnen en mogelijke verdere stappen zetten als onderdeel van de interventieladder. Daarnaast wordt het gebrek aan compliance zichtbaar bij deelname aan de benchmark Waar Staat Je Gemeente. Nog belangrijker is dat als de informatiehuishouding bij de gemeente niet op orde is, de gemeente mogelijk niet in staat is verantwoording af te kunnen leggen over haar handelen. Archief heeft niet alleen een functie in de bedrijfsvoering, maar ook in de verantwoording over de besluiten en uitvoering van taken van de gemeente. Tekortkomingen in het archiefbeheer vormen risico's voor het kunnen voldoen aan informatieverzoeken en het kunnen overhandigen van bewijslast naar de burger. Actiepunten en aanbevelingen - Zorg voor goede afspraken inzake archiefbeheer bij het aangaan van samenwerkingsverbanden (KPI1.4) - Werk toe naar volledig digitaal werken en archiveren, zorg voor voldoende middelen en mensen (KPI 10) - Voer een zelfevaluatie uit aan de hand van RODIN voor de stand van zaken van de beheeromgeving van de digitaal archiefwaardige informatie (KPI 4.1) - Zorg middels de doorontwikkeling van het kwaliteitssysteem voor continue bewaking van de kwaliteit (KPI 2.1) - Stel een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht op van de archiefwaardige informatie (digitaal en papier) (KPI 3.1) - Ken de verplichte metadata toe aan de archiefbescheiden en leg deze vast in een metagegevensschema (KPI 3.2) - Archiveer de ruimtelijke plannen conform de handreiking van Geonovum (KPI 4.1) - Monitor applicaties op tijdige conversie/migratie en stel procedures vast voor conversie en migratie (KPI 4.6) - Stel een calamiteitenplan op voor de archiefbescheiden die zich bij de gemeentelijke organisatie bevinden (KPI 9) - Zorg voor een bewaarstrategie zodat bij de creatie en bewaring van analoge archiefbescheiden de juiste materialen worden gebruikt (KPI 3.6) 7

9 1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Archiefverordening en Besluit informatiebeheer De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Velsen zijn door respectievelijk de Gemeenteraad en het college van B en W vastgesteld in december Hiermee zijn deze actueel. In mei 2014 is de actuele Archiefverordening gemeld bij Gedeputeerde Staten van Noord-Holland. Hiermee voldoet de gemeente Velsen aan artikel 30 lid 1 van de Archiefwet Voorzieningen bij wijziging overheidstaken Ingevolge artikel 4 van de Archiefwet 1995 dient het college voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden bij een nieuwe taak, opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden zijn voorbeelden hiervan. Vanaf 2015 zijn gemeenten door wettelijke veranderingen verantwoordelijk voor jeugdzorg, werk en inkomen en de zorg aan langdurig zieken en ouderen. Bij de gemeente Velsen worden vier sociale wijkteams gevormd waarvan er in november 2014 al twee operationeel waren. De sociale wijkteams bestaan uit vier organisaties op het gebied van zorg en welzijn. Deze wijkteams zijn het eerste aanspreekpunt voor de burger. Het wijkteam heeft korte lijnen met de gemeente, onder wiens verantwoording het team opereert, en met het Centrum Jeugd en Gezin. Eind 2014 zijn de contracten gesloten met (zorg)aanbieders voor de uitvoering van de taken. Bij het afsluiten van deze contracten is geen rekening gehouden met de archiefzorg, -beheer en -toezicht. Hieromtrent zijn geen schriftelijke afspraken gemaakt. Juist bij samenwerkingsverbanden kan onduidelijkheid bestaan over de verantwoordelijkheden en de werkwijze bij de registratie en archivering. Team Dl wordt nu wel betrokken bij het aangaan van samenwerkingsverbanden waardoor ook het informatiebeheer meegenomen wordt in de te maken afspraken. Met terugwerkende kracht zullen de contracten bekeken worden, en waar nodig aangepast te voldoen aan de wettelijke archiefzorg. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden De gemeente Velsen nam in de periode van dit verslag deel in de volgende gemeenschappelijke regelingen: - Centraal Nautisch Beheer - Recreatieschap Spaarnwoude - Gemeenschappelijke Regeling Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlatenregio West- Kennemerland (opvolger Carel) - Noord-Hollands archief - Milieudienst IJmond - Rein Unie - Afvalschap IJmond- Zaanstreek - Veiligheidsregio Kennemerland - IJmond werkt! 8

10 Noemenswaardige veranderingen hier zijn: IJmond Werkt! In december 2013 is de gemeenschappelijke regeling IJmond Werkt! in werking getreden. IJmond Werkt is de opvolger van de Meergroep. In de regeling is het volgende omtrent archiefbeheer opgenomen: 1. Het dagelijks bestuur is belast met de zorg en toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van het samenwerkingsverband, overeenkomstig een door het algemeen bestuur, met inachtneming van artikel 40 van de Archiefwet 1995 vast te stellen regeling. 2. De regeling wordt aan gedeputeerde staten meegedeeld. 3. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden wijst het algemeen bestuur een archiefbewaarplaats aan. Het is onbekend of het algemeen bestuur van IJmond Werkt! inmiddels een regeling heeft opgesteld en of er een archiefbewaarplaats is aangewezen. De dossiers van IJmond Werkt! kunnen archiefbescheiden bevatten die aanvullend zijn op de dossiers van de Sociale Dienst van de gemeente Velsen, en andere gemeenten. Gemeenschappelijke Regeling Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlatenregio West- Kennemerland (opvolger CAReL) Deze gemeenschappelijke regeling is per april 2014 in werking getreden. In de GR tekst is een archiefparaaf opgenomen. Hierin is bepaald dat: Hef gemeenschappelijk orgaan draagt zorg voor de archiefbescheiden van de regeling overeenkomstig het bepaalde bij of krachtens de wettelijke voorschriften daaromtrent. De bewaring en het beheer van de archiefbescheiden berust bij de uitvoerende gemeente. De uitvoerende gemeente is de gemeente Haarlem. In het vorige jaarverslag is aangekaart dat bij de rechtsvoorganger het Centraal Meld- en registratiesysteem RMC voor voortijdig schoolverlaters en Leerplicht (CAReL), waarin de leerplichtambtenaren van de gemeente werkten, niet alle archiefbeheertaken naar behoren uitgevoerd werden. Zo werd benoemd dat men werkte aan een vernietigingsfunctie in het systeem en dat er geen richtlijnen voor archiveren voor de ambtenaren beschikbaar waren. Het is onduidelijk of het archief van de gemeente Velsen in CAReL over gaat in de nieuwe GR en/ of wordt overdragen aan de gemeente. Omgevingsdienst IJmond Het college van B en W van de gemeente Velsen heeft het archiefbeheer in oktober 2013 gemandateerd aan de Omgevingsdienst IJmond. De verantwoordelijkheden inzake het archiefbeheer zijn nu duidelijk belegd. De afdeling Juridische zaken werkt momenteel aan een overzicht van verbonden partijen, waaronder gemeenschappelijke regelingen. Conform artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen is de het college van B en W belast met het bijhouden een register bij van de regelingen waaraan hun gemeente deelneemt. Het is belangrijk om overzicht te hebben van de gemeentelijke taken die door andere organisaties uitgevoerd worden en indien nodig heldere afspraken te maken inzake archiefbeheer. Dit heeft de Provincie ook als aandachtpunt benoemd. 9

11 Somenwerking met gemeente Uitgeest: Naast de taken die de gemeente Velsen overgedragen heeft, voert Velsen taken uit voor de gemeente Uitgeest. Deze taken bestaan uit de onderdelen: belastingen, automatisering, BAG. BAG: Over de werkzaamheden voor Uitgeest inzake de BAG zijn geen afspraken op papier vastgelegd. Alle papieren documenten gaan naar Uitgeest en worden daar gearchiveerd en in het DMS van Uitgeest opgeslagen. De gemeente Velsen houdt een digitaal werkexemplaar. Belastingen: Voor de werkzaamheden inzake de belasting geldt eveneens dat er geen afspraken op papier zijn vastgelegd. De documenten behorende bij deze taak worden door de gemeente Velsen beheerd en bewaard. Automatisering: De verleende dienst is van uitvoerende aard en afspraken inzake archiefbeheer zijn niet noodzakelijk. De gemeente Uitgeest heeft gekozen om zich terug te trekken uit de regio IJmond en gaat samenwerken met de gemeenten Bergen, Castricum en Heiloo in de gemeenschappelijke regeling BUCH. Dit betekent dat de uitbesteding van taken aan de gemeente Velsen teruggetrokken zullen worden. Voor het informatiebeheer omtrent deze taken dienen maatregelen getroffen te worden door zowel de gemeente Uitgeest als Velsen. 1.6 Mandaatregeling De gemeente Velsen beschikt over een vastgestelde mandaatregeling en een bijbehorend mandaatregister uit 2011, hierin zijn ook de mandaten geregeld ten aanzien van het archiefbeheer. Voor veel beheerbesluiten is het afdelingshoofd gemandateerd, in de praktijk tekent de gemeentesecretaris of het college van B en W. 1.7 Uitbesteding Archiefbeheerstaken De opslag van de vernietigbare WMO dossiers is na scanning van de dossiers uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij. In het contract met deze partij zijn geen maatregelen getroffen in geval van faillissement, beslaglegging of inbeslagname. In 2015 zullen nadere afspraken betreffende archiefbeheer gemaakt worden. Het onderzoek naar het beheer van de informatie die voortvloeit uit de door de gemeente Velsen uitgevoerde taken ten behoeve van de gemeente Uitgeest heeft er toe geleid dat het team Dl dit onderzoek uitbreidt naar het informatiebeheer betreffende alle taken die Velsen voor anderen uitvoert, maar ook betreffende taken die anderen voor Velsen uitvoeren. Deze positieve ontwikkeling zorgt er voor dat team Dl tijdig gevraagd wordt mee te denken over de invulling van het informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling dient de zorgdrager ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Evenals vorig jaar is het gebruik van een dergelijk kwaliteitssysteem op basis van een norm in Velsen niet aan de orde. In 2012 is een begin gemaakt met het beschrijven van werkprocessen en het opstellen van werkinstructies archiveren. In het vorige jaarverslag is dan ook een kwaliteitsverbetering geconstateerd doordat meer informatie dat voor duurzame bewaring in 10

12 aanmerking komt geregistreerd werd. Ook neemt de werkeenheid Dl in steeds grotere mate de regierol in. Het kwaliteitssysteem archiefbeheer bij de gemeente Velsen krijgt dus steeds meer vorm, maar dient voor continue bewaking van de kwaliteit van het informatiebeheer verder ontwikkeld te worden. Met de invoering van het zaakgericht werken zal de kwaliteit van het informatiebeheer verbeteren door de invoering van de zaaktypecatalogus waarmee de werkprocessen zijn gestandaardiseerd. Volgend jaar zal er ten behoeve van alle gemeenten in Nederland een beschrijving zijn van een kwaliteitssysteem van de werkgroep kwaliteitssysteem van Archief De richtlijnen die hierin genoemd gaan worden kunnen ook een leidraad zijn voor de gemeente Velsen Gekwalificeerde gemeentearchivaris en verslag toezicht archiefbeheer De gemeente Velsen heeft de directeur van het Noord-Hollands Archief benoemd als gemeentearchivaris, deze is in het bezit van een diploma archivistiek A. Sinds 2011 brengt hij jaarlijks verslag uit aan het college van de wijze van zijn bevindingen bij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.1 Geordend overzicht Volgens artikel 18 van de Archiefregeling moet ieder overheidsorgaan beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. De gemeente Velsen werkt momenteel aan een dergelijk overzicht. Medio 2015 zal het overzicht van de papieren archieven worden afgerond. Het gaat om de dynamische- en semi-statische archieven die zich zowel in als buiten de archiefruimte van het gemeentehuis bevinden. Dit overzicht wordt opgesteld volgens het format dat door Het Noord- Hollands Archief aangereikt is. Medio 2015 zal het overzicht van de digitale archiefbescheiden worden opgesteld. Een totaaloverzicht van de archiefbescheiden is een voorwaarde voor het hebben van een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden. Zonder overzicht is niet zeker of de archiefbescheiden wel worden beheerd, of op de juiste wijze worden beheerd. Denk daarbij aan de toegankelijkheid voor medewerkers tot informatie, de vernietiging van privacygevoelige informatie, het voorkomen van onrechtmatige vernietiging van informatie etc Authenticiteit en context en Systeem voor toegankelijkheid Documentair management systeem, records managament systeem Gemeente Velsen gebruikt het DMS Corsa voor de registratie van analoge archiefbescheiden. De gemeente is lid van Dimpact, een samenwerkingsverband van Nederlandse gemeenten. Dimpact heeft als doelstelling betere dienstverlening en efficiëntere bedrijfsvoering te realiseren voor haar lid gemeenten. Dimpact heeft in 2012 een intensief Europees aanbestedingstraject doorlopen voor een multichannel frontoffice en een zaaksysteem suite. De keuze is hierbij gevallen het Zaaksysteem Atos-e-Suite. In Atos e-suite is document-1 records management functionaliteit (DMS/RMA) volledig 11

13 geïntegreerd met de zaak gerelateerde documentopslag, die bovendien NEN gecertificeerd is. De Atos e-suite kan dus ook gebruikt worden als beheer- en bewaarsysteem van archiefbescheiden. De gemeente Velsen zal per proces overgaan van registratie en opslag in Corsa naar Atos e-suite. In 2014 is een start gemaakt met de implementatie van het zaaksysteem waarbij enkele processen van Burgerzaken zijn opgenomen. De werkprocessen van de WABO zijn de volgende stap bij de uitrol van de Atos e-suite. Na WABO processen worden de werkprocessen Bezwaar en Beroep van de afdeling Juridische zaken uitgerold. De overige 400 werkprocessen worden in 2015 als generiek proces ingericht. Corsa blijft als raadpleegomgeving van afgesloten dossiers in gebruik en er zijn nog geen concrete plannen voor uitfasering van Corsa. De verwachting is dat aan het eind van 2015, S0 o Á van de werkprocessen in Atos e-suite opgenomen zijn. Voornamelijk bestuurlijke besluitvorming blijft voorlopig in Corsa geregistreerd. Corsa kent geen koppeling met Atos e-suite. Corsa en Atos e-suite, zijn bedoeld als beheer en bewaarapplicatie van archiefbescheiden. Maar ook andere systemen en applicaties kunnen archiefbescheiden bevatten. Bij de invoering van het zaakgericht werken kunnen meer werkprocessen worden afgehandeld in het zaaksysteem. Dit heeft vermindering van het aantal applicaties tot gevolg en een vollediger archief in het zaaksysteem. Ook heeft het zaaksysteem betere functionaliteit die noodzakelijk is bij archiefbeheer. Vakapplicaties voorzien vaak niet in duurzaam beheer of vernietiging van informatie. Wanneer het gaat om privacygevoelige gegevens is dit een kwalijke zaak. Ook is vernietiging van bepaalde archiefbescheiden ongeacht hun vorm verplicht volgens de Archiefwet. De gemeente Velsen archiveert analoog. Dit wil zeggen dat de dossiers analoog compleet gemaakt worden. Digitale bescheiden worden uitgeprint, waarna het analoge stuk leidend is. Dit heeft als voordeel dat het overzichtelijk is welke dossiers compleet zijn en afgesloten kunnen worden. Wel is het zo dat ook de gemeente Velsen archiefwaardige digitale informatie bezit. Bijvoorbeeld van de digitale bestemmingsplannen is per wet bepaald dat het digitale plan leidend is. Ook de digitale opnames van raadsvergaderingen zijn digitale archiefbescheiden die duurzaam en dienen blijvend bewaard te worden. Een overzicht van digitale archiefwaardige informatie binnen de gemeente Velsen zal een inzage geven in de applicaties waarin digitaal archief opgeslagen wordt. Het is noodzakelijk dat hierna ook een strategie opgesteld wordt waarin opgenomen is hoe de ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden gewaarborgd kan worden. Metadata en ordening Artikel 17 van de Archiefregeling schrijft voor welke metadata moet worden toegekend aan de archiefbescheiden. In vorige archief-kpi-verslagen is bij het toetsen van dit artikel alleen gekeken naar het document management systeem Corsa. Uitgaand van de metadatering in het DMS Corsa voldoet de gemeente Velsen daar evenals vorig jaar niet geheel aan. In het onderstaande overzicht zijn de functionaliteiten van zowel Corsa als Atos e-suite opgenomen: 1 Nen2082 is een norm voor eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. 12

14 kpi vraag deelvraag Corsa Atos e-suite 3.2.a. - wanneer, door wie en uit wanneer? 2 hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; Bij binnenkomst poststuk of dossier Bij binnenkomst poststuk of ontvangen door behandelaar zelf Team Dl en behandelaar Team Dl en zaakbehandelaar Uit Hoofde van welke taak of werkproces? In Corsa worden documenten aan dossiers gekoppeld. Ordening geschied middels de BAC. Zal voor ieder in te voeren zaaktype worden vastgelegd 3.2.a. 3 - de samenhang met andere archiefbescheiden; z 'i n archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming/zaakvorming? Ja, niet automatisch Ja Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd? Nee Digitaal blijft digitaal, maar is niet vastgesteld dat het dan 'origineel' is. Meer een werkafspraak. 3.2.a. 4 - de uitgevoerde beheeractiviteiten; Is de bewaartermijn van de archiefbescheiden vastgelegd? Ja Ja Is vastgelegd of archiefbescheiden zijn Jg jg gewijzigd, vernietigd, overgedragen, vervreemd, overgebracht? de Is de besturingsprogrammatuur of (\ļ ee f\j ee i toepassingsprogrammatuur inzake de 5 besturingsprogrammatuur ľtľ 7 7, " archiefbescheiden vastgelegd' Of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Archiveren in het systeem betekent dat na afhandeling van een zaak een review en toets van het resultaat door Team Dl gedaan wordt, en het document niet meer te wijzigen is. Momenteel wordt uitgezocht welke functionaris de zaaktypecatalogus zal gaan beheren. Voor de inrichting van de Zaaktypecatalogus wordt een set van andere gemeenten gebruikt, voorafgaand aan de uitrol wordt het aangepast. De manier van archiveren is sinds vorig jaar ongewijzigd. De stukken worden aan een zaak, of op Basis Archief Code geregistreerd. De ingekomen stukken worden voor afhandeling gescand. Uitgaande en interne stukken en college voorstellen worden digitaal aangemaakt, geregistreerd en opgeslagen door de behandelend ambtenaar. Deze stukken, en ook s, worden geprint en toegevoegd aan het papieren dossier. Er is dus sprake van een hybride (digitaal en papieren) archief. Zolang het papieren archief nog leidend is, moet de gemeente alert blijven dat de dossiers volledig zijn. Papier en digitaal lopen zo veel mogelijk één op één. Nadelen van hybride archivering zijn dat deze werkwijze meer werk oplevert en het feit dat deze onduidelijkheden tot gevolg kan hebben inzake authenticiteit en versiebeheer. Op termijn is een volledig digitaal archief onvermijdelijk en wenselijk. Een goede digitale beheeromgeving is hiervoor noodzakelijk. Velsen groeit hier naar toe. 13

15 De kwaliteitsimpuls bij het personeel (zie hoofdstuk 10) kan positieve gevolgen hebben bij de voorbereiding van het digitaal werken en archiveren. De gemeente Velsen heeft nog geen metadataschema vastgesteld conform art. 19 van de Archiefregeling. Team Dl wil dit metadataschema in samenwerking met Dimpact opstellen. Het opstellen van het metadataschema voor Atos e-suite zal in 2015 opgepakt worden. Het is echter noodzakelijk om dit schema te vergelijken met metadata die vastgelegd wordt in andere applicaties en systemen waar archiefbescheiden in opgeslagen of geregistreerd zijn. Waarborg toegankelijkheid De archiefwaardige informatie die in Corsa is geregistreerd is binnen een redelijke termijn te vinden en leesbaar of waarneembaar te maken. Ook voor het zaaksysteem Atos e-suite is dit van toepassing en zal de verbeterde samenhang met andere archiefbescheiden in het zaakgericht werken een positief effect hebben op de toegankelijkheid. Omdat een overzicht van alle archiefwaardige informatie vooralsnog bij de gemeente Velsen ontbreekt, is onzeker of dit geldt voor alle archiefbescheiden. 3.4 en 3.5 Duurzame materialen en gegevensopslag - Het papier dat de gemeente Velsen gebruikt voor de archiefbescheiden voldoet aan NEN Dit is een vereiste ingevolge artikel 4 van de Archiefregeling. - Dossiermappen zijn niet allemaal zuurvrij, hebben niet allemaal weekmakervrije zippels en bevatten soms veel plastic. Bij inventarisatie en bewerking voor overbrenging zullen deze dossiers worden ontdaan van plastic en ijzer en voorzien van zuurvrije mappen en weekmakervrije zippels. Wanneer dit tijdig gebeurt zal bij het papieren te bewaren archief na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zijn. - De printers en toners die gebruikt worden voor het printen van aktes bij de afdeling Burgerzaken voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Het is onduidelijk of de andere multifunctionals en toners voldoen aan de kwaliteitswaarborgen. - De gemeente Velsen archiveert alleen analoog. Dat wil zeggen dat het gebruik van duurzame gegevensdragers nog niet aan de orde is. Voor duurzaamheid van de digitale informatie heeft de gemeente een Back-up en Recovery procedure ingericht. - Het semi-statische archief wordt in de daarvoor toegewezen en goedgekeurde archiefruimte opgeslagen. 3.6 Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie) De gemeente Velsen heeft geen bewaarstrategie geformuleerd met zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Hoewel de gemeente Velsen nog analoog archiveert, worden documentstromen en processen in toenemende mate digitaal. Het is een aanbeveling om een bewaarstrategie op te stellen voor beheer van analoog en digitaal archief. Het Noord-Hollands archief kan hierbij ondersteuning bieden. 4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 14

16 4.1 RODIN Voor de digitale beheeromgeving is een referentiekader beschikbaar: RODIN. De gemeente Velsen kan door middel van een zelfevaluatie aan de hand van RODIN per onderdeel een overzicht krijgen van de stand van zaken van de digitale beheeromgeving. In de vorige jaarlijkse verslagen van de gemeentearchivaris werd aanbevolen om deze zelfevaluatie uit te voeren, er is nog geen gevolg gegeven aan deze aanbeveling vanwege de beperkte inzet van het team Informatie Management. In 2015 zal deze evaluatie aan de hand van RODIN opgepakt worden. In de praktijk van de ruimtelijke ordening zijn de digitale ruimtelijke plannen conform de Wet ruimtelijke ordening (Wro) de authentieke plannen. Geonovuml heeft een handreiking voor het archiveren van ruimtelijke plannen opgesteld. De digitale bestemmingsplannen dienen conform deze handreiking te worden gearchiveerd: met de nodige metadata en niet gezipt. 4.2 Functionele eisen Functionele metadata is de technische metadata die het gedrag van het document vastleggen. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites) Nu worden digitale tekeningen geplot en geprint. Hierbij gaat essentiële functionele metadata verloren. Het is zaak om deze metadata ook vast te leggen in het DMS. Na het verkrijgen van overzicht van de digitale archiefbescheiden dient dit opgepakt te worden met het vastleggen van een metadataschema. In dit schema zullen ook de functionele eisen aan de orde komen. 4.3 Aanvullende metagegevens Onder 'aanvullende' metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven, bijvoorbeeld verwijzingen naar de hard- en softwareomgeving waarop/waarin de informatie is ontstaan, opslagformaten, compressiegegevens en gegevens omtrent de digitale handtekening. In Atos e-suite en Corsa wordt veel van deze metadata automatisch vastgelegd onder 'eigenschappen'. Na het implementeren van een vastgesteld metadataschema op basis van TMLO zal blijken of alle benodigde aanvullende metagegevens vastgelegd worden. 4.4 Opslagformaten In Corsa en Atos worden de digitale archiefbescheiden opgeslagen in het oorspronkelijke bestandsformaat en in PDF/A. Het gebruik van een open standaard is volgens artikel 26 van de Archiefregeling verplicht wanneer sprake is van digitale archiefbescheiden. Van enkele archiefbescheiden is wettelijk bepaald dat het digitale stuk het origineel is. Dit zijn onder andere bestemmingsplannen en de digitaal opgenomen raadvergaderingen. 4.5 Voorzieningen voor compressie of encryptie In Corsa en Atos wordt geen gebruik gemaakt van compressie of encryptie. 4.6 Voorzieningen voor migreren of converteren Het is onbekend of er een procedure is om applicaties planmatig te monitoren voor tijdige migraties. Verklaringen van conversie of migratie worden niet opgemaakt. De migratie of conversie van gegevens en systemen is te verantwoorden doordat er procedures vastgelegd zijn, en gevolgd 15

17 worden. Team Dl houdt toezicht op volledigheid van de conversie of migratie. Voor migratie van archiefbescheiden en registraties hiervan dient een verklaring voor migratie opgesteld te worden conform art. 26 van de Archiefregeling. Dit is in het vorige jaarverslag al aangekaart, maar tot op heden is geen verklaring voor migratie opgesteld. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 5.1 Gemeentelijke selectielijst en stukkenlijst De gemeente selecteert de archiefbescheiden aan de hand van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst. 5.2 Vernietiging en verklaringen In 2014 heeft het college tijdige vernietiging van archiefbescheiden toegepast. Hiervoor heeft het Noord-Hollands archief meerdere proces verbalen van vernietiging opgesteld. 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen De gemeente Velsen heeft tot op heden geen verzoek om positief advies tot vervanging ingediend bij de gemeentearchivaris. Vervanging is het proces waarbij papieren archiefbescheiden worden vervangen door digitale versies waarna de papieren documenten worden vernietigd. De gemeente Velsen wil het proces tot het verkrijgen van een positief advies voor vervanging na voltooiing van het zaakgericht werken inzetten. De eerste aanzet is de zelfevaluatie aan de hand van RODIN die in 2015 uitgevoerd zal worden. 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen De afgelopen vijfjaar zijn geen archiefbescheiden vervreemd naar een andere zorgdrager. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? 6.1 Overbrenging na 20 jaar Door de verbouwing van het gemeentehuis De Beurs zijn de achterstanden in overbrenging aan het licht gekomen en afgehandeld. In 2013 is de gemeente begonnen aan de bewerking van een zestal archiefblokken. Deze ontwikkeling is in 2014 doorgezet met het overdragen van de archiefblokken. «Het archief van het Grondbedrijf Velsen , 2,6 meter * Aanvulling op het archief van het Gemeentebestuur van Velsen, (1917) (1988), 39 meter» Het archief van het Bedrijf Openbare Werken en Groenvoorziening te Velsen, (1911) (1998), 83,40 meter» Het archiefdeel van de hinderwetvergunningsdossiers van de gemeente Velsen, (1904) , 45,60 meter» Het archief van de Gemeentelijke Dienst voor Sociale Zaken, (1995), 7,2 meter 16

18 «Het archief van de Brandweer te Velsen (1962) ,11 meter Bij herinrichting van de archiefruimten na de verbouwing van De Beurs zijn andere (delen van) archiefblokken die bewerkt en overdragen dienen te worden op de kaart gezet. Na volledige inventarisatie van het gehele analoge archief bij de gemeente zal een bewerkingsplan opgesteld worden en de archieven overgedragen worden. De gemeente zal medio 2015 het geordende overzicht van alle archiefbescheiden klaar hebben. Een onderdeel van de archieven zijn de tekeningen van de gemeente Velsen. Deze zullen na inventarisatie eveneens bewerkt en overgedragen worden. Dit stond eerder voor het jaar 2013 op de planning, maar is uitgesteld. De milieudossiers vormen een apart vraagstuk. Een groot deel van de milieudossiers bevindt zich bij de Omgevingsdienst IJmond. Ook de milieudossiers die zich bij de Omgevingsdienst IJmond bevinden, dienen te worden geïnventariseerd en overgedragen naar de archiefbewaarplaats. In 2016 zal vanuit het initiatief van de Omgevingsdienst een project gestart worden voor deze klus. De archiefbescheiden zijn na overbrenging openbaar en kosteloos te raadplegen door geïnteresseerden en de gemeente Velsen voldoet aan artikel 12 van de Archiefwet 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 7.1 Archiefbewaarplaats In het Besluit Informatiebeheer is bepaald dat de locaties Jansstraat 40 en Kleine Houtweg 18 van het Noord-Hollands Archief de archiefbewaarplaats van de gemeente Velsen zijn. Deze archiefbewaarplaats voldoet aan alle wet- en regelgeving. 7.2 Archiefruimten In het vorige jaarverslag is vermeld dat de klimaatinstallaties van de archiefruimte in De Beurs niet voldeed aan de eisen van de Archiefregeling. In 2014 heeft de archiefinspecteur van het Noord- Hollands archief mee gekeken met het aanbestedingsproces van deze installatie, en momenteel is de klimaatinstallatie met succes geïnstalleerd. Er is in juli 2014 een checklist archiefruimte opgesteld waaraan de gemeente Velsen zelf kan controleren in hoeverre de archiefruimten voldoen aan de eisen van de Archiefregeling. Tot op heden worden de klimaatwaarden van de archiefruimten niet structureel vastgelegd. Dit heeft met de software van de klimaatinstallatie te maken die in de eerste helft van 2015 geïmplementeerd wordt. Medio 2015 zullen de archiefruimten voldoen aan de gestelde eisen. In samenwerking met het Noord-Hollands Archief zal de ruimte periodiek getoetst worden. Zodra het Zaakgericht werken ingevoerd is zal het Team Dl beginnen met een zelfevaluatie aan de hand van RODIN. Hierin zal de beheeromgeving van digitale informatie beschreven worden en zal uit naar voren komen welke stappen de gemeente Velsen moet doorlopen voor een goede digitale beheer omgeving. Een overzicht van de aanwezige digitale archiefbescheiden is hiervoor een vereiste. Dit overzicht zal medio 2015 gereed zijn. 7.4 e-depot 17

19 Sinds januari 2015 is het Noord-Hollands archief aangesloten op een operationeel e-depot. In de toekomst zal Velsen digitaal archief overdragen aan het Noord-Hollands Archief, waarbij de duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden geborgd is. Het e-depot van het Noord-Hollands archief voldoet aan de Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3), het toetsingskader voor lange termijnbeheer van blijvend te bewaren digitale informatie. 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? De gemeente voldoet in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente Velsen heeft geen veiligheidsplan met een calamiteitenplan en een ontruimingsplan voor de veiligstelling van de archiefbescheiden. De gemeente Velsen is bezig met de ontwikkeling van het calamiteitenplan. Gezien het gegeven dat de gemeente grotendeels analoog archiveert, is het van groot belang dat dit veiligheidsplan zo spoedig mogelijk gereed is. Bij de gemeente Velsen wordt ook gewerkt aan het opstellen van informatie beveiligingsplannen, deze zijn van groot belang bij calamiteiten die de (digitale) informatie treffen. 10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? 10.1 Middelen Het is niet mogelijk om de exacte middelen die het college als zorgdrager beschikbaar stelt voor archiefbeheer en archiefzorg weer te geven. In het vorige verslagjaar waren de beschikbare middelen voor uitoefening van de structurele archiefzorg en archiefbeheer totaal: C ,26 Over 2014 zijn geen gegevens over de structurele beschikbaar gestelde middelen aangeleverd. Het archiefbeheer zit door de gehele organisatie waardoor de specificatie van de beschikbare middelen voor archiefzorg en -beheer niet eenvoudig te geven zijn. In het vorige verslag is éénmalig C ,- beschikbaar gesteld voor de inventarisatie en bewerking van archieven. Voor 2014 is C ,- om digitaal werken verder mogelijk te maken (vervanging) beschikbaar gesteld. Voor 2015 is aanvullend budget vrijgemaakt voor digitalisering fysieke archiefbescheiden (C ,-) en externe hulp voor overbrenging volgend archiefblok ((C ,-) Mensen, kwalitatief en kwantitatief 18

20 Ten behoeve van een kwaliteitsverbetering van het informatiebeheer en het daaraan gekoppelde zaakgericht werken is er evenals in ,3 fte externe inhuur. Momenteel zijn er structureel 10,37 fte beschikbaar voor archiefzorg en -beheer. Dit is aanzienlijk meer dan in de voorgaande jaren. In 2012 was dit namelijk 8,54 fte en in ,66 fte. De fte's zijn verdeeld over de volgende functies: - 1,77 fte beheer Corsa/ Zaaksysteem Atos e-suite/ Smartdocuments - 1 fte Teamleider Dl - 7,6 fte medewerker Dl Daarnaast wordt voor 2015 een nieuwe adviseur Dl geworven. Het kwaliteitsniveau van de medewerkers is conform het benodigde opleiding-, werk- en denkniveau dat nodig is voor de verplichte werkzaamheden. Er worden trainingen geven op het gebied van competentieontwikkeling (teamtraining, communiceren en personele loopbaanontwikkelingen) en specifieke trainingen voor het zaakgericht werken en werken met het DMS Atos e-suite. Zowel op kwalitatief als kwantitatief vlak zijn er verbeteringen waar te nemen in vergelijking met het vorige verslagjaar b Wettelijke achterstanden Team Dl is bezig met het opstellen van een actueel geordend overzicht van alle archiefbescheiden van de gemeente. Bij de inventarisatie van het analoge archief zijn enkele achterstanden geconstateerd. Deze achterstanden zullen in de komende periode stuk voor stuk weggewerkt, dat wil zeggen bewerkt en overgedragen, worden. 11. Visie, beleid en cultuur Is er een vastgestelde visie en beleid ten aanzien van de informatievoorziening en hoe gaan directie, management en behandelend ambtenaren om met de archiefbescheiden? 11.1,11.2 en 11.3 Vastgestelde visie op de informatievoorziening, en vastgesteld beleid voor de informatievoorziening In 2009 is er een informatievisie vastgesteld voor de gemeente Velsen waar het Team Dl niet of nauwelijks bij betrokken is geweest. Het is daardoor ook niet opgesteld met het oog op duurzaam beheer van informatie. In 2014 zat en zit Team Dl dichter op het beleid en wordt het ook actief betrokken bij nieuwe ontwikkelingen. In 2015 wordt een nieuwe visie en nieuw beleid opgesteld waarbij Team Dl actief betrokken wordt Medewerking van behandelende ambtenaren bij archiefbeheer Team Dl heeft de afgelopen jaren hard gewerkt om het belang van goed archiefbeheer bij de behandelende ambtenaren aan de aandacht te brengen. Team Dl wordt als partner van de afdelingen gezien en vaak betrokken bij verschillende vraagstukken die raken aan het informatiebeheer. Door competentieontwikkeling van de medewerkers Team Dl worden deze ontwikkelingen voortgezet. 19

21 11.5 Draagvlak bij directie en management Eveneens als vorig jaar is het informatie en archiefbeheer onder de aandacht van directie en management. Team Dl zit dicht op het beleid, er is goed contact tussen Team Dl en alle afdelingen en er wordt gezamenlijk gewerkt aan verbetering van informatiebeheer. 20 i