9ostzaan Buiten gewoon

Transcriptie

1 Gemeente 9ostzaan Buiten gewoon GESCAND OP 2 h NOV Gemeente Oostzaan Bezoekadres Postadres Gemeentehuis Kerkbuurt4, 151) BD Oostzaan Postbus 20, AA Wormer Telefoon Fax Gemeenteraad Oostzaan E-maii Kerkbuurt 4 Internet BD Oostzaan Dienstverlening antwoord@over-gemeenten.nl Uw kenmerk / Uw brief Ons kenmerk Datum 23 november Onderwerp Reactie op het KPI-rapport archief- en informatiebeheer Gemeente Oostzaan Behandelend ambtenaar Afdeling A.A. Clen Riet Beclrjjfsvoerjng Geachte leden van de gemeenteraad, Op 1 oktober is de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht geworden. De invoering van deze wet houdt een forse verandering in van het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten van onder meer de Archiefwet Het specifieke toezicht door de provincies is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturend toezicht vooraf is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Dit noemt men 'horizontale verantwoording': het college van B&W moet zich in de eerste plaats verantwoorden voor de uitvoering van taken aan de gemeenteraad. De provincies maken gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het toezicht. Om gemeenten bij deze horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet te ondersteunen, heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) ontwikkeld. Dit referentiekader is opgesteld door de VNG en afgestemd met de wetgever, gemeentelijke en landelijke deskundigen en met het interprovinciaal Overleg (IPO) en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). De Archief KPI's zijn te beschouwen als een archiefkader waarmee toetsing op alle aspecten van het archief- en informatiebeheer kan worden gedaan. De KPI's zijn niet vrijblijvend, maar verplicht. Ze zijn immers afgeleid van de geldende artikelen in de Archiefwet- en regelgeving. De resultaten van de toetsing KPI kunnen tevens het verslag vormen dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager ex art. 30 Archiefwet aan de raad moet overleggen. In april heeft voor de tweede keer de KPl-meting plaatsgevonden voor de Gemeente Oostzaan. De meting is uitgevoerd door de archiefinspecteur van de gemeente Zaanstad, de Wilt u bij reacties altijd de datum en ons kenmerk vermelden.

2 heer H. Bongenaar. Hij heeft ook voor de rapportage gezorgd (zie bijlage 1). Vanwege de samenwerking van de gemeente Oostzaan met de gemeente Wormerland was ook, mevrouw L. de Beurs, archiefinspecteur van het Waterlands Archief bij de gesprekken aanwezig. De volgende onderwerpen komen in de archief-kpi's aan de orde: 1. Lokale regelingen. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden. 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archieven. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots. 8. Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid. 10. Middelen en mensen. Conclusie van het rapport is dat de Gemeente Oostzaan bijna volledig voldoet aan alle kritische prestatie-indicatoren en dat er de afgelopen jaren hard gewerkt is om informatievoorziening naar een hoger niveau te tillen. Met name de actualisatie van de lokale archiefregelingen, de implementatie van het zaakgericht werken en de overdracht van te bewaren archiefbestanden aan het Gemeentearchief Zaanstad, zorgen voor dit mooie resultaat! Aandachtspunten zijn en blijven de ontwikkelingen op het gebied van digitaal documentbeheer en digitale dossiervorming. Deze zijn echter onlosmakelijk verbonden met de verdere implementatie en borging van het organisatie breed zaakgericht werken en de rol die het nieuwe team Informatie hierin gaat vervullen. De aandachtspunten uit het rapport vormen een uitstekende basis om het digitale informatiebeheer verder uit te werken en toekomstbestendig te maken. Als bijlage 2 treft u een overzicht aan van : 1. de belangrijkste aandachtspunten uit deze rapportage. 2. een overzicht van de uitwerkingen, acties en planning om deze aandachtspunten op te lossen. pag.2/3

3 vóór eind van het jaar staat het verificatiegesprek met de provinciaal archiefinspecteur de heer Schabbing gepland, de exacte datum hiervoor is nog niet vastgesteld. Tijdens dit verificatiegesprek wordt het rapport en de vervolgacties besproken. De archiefinspecteur van het Gemeentearchief Zaanstad, nodigen wij ook uit om hierbij aanwezig te zijn. Mej>vfiendeiy1<e gpsfet, jurgerit^éster ei/wethoude A. van den Assem secretaris R. Meerhof burgemeester pag. 3/3

4 Overzicht van de belangrijkste conclusies en aandachtspunten uit het rapport en de acties en uitwerkingen. Aandachtspunt, advies Diqitale archiefvorming en papieren archief. Voor Oostzaan is het papieren archief nog steeds leidend. Om dit te realiseren worden van digitale archiefbescheiden papieren afdrukken gemaakt. Deze manier van werken is weinig doelmatig. OVER-gemeenten werkt in toenemende mate digitaal waardoor een steeds groter deel van het archief digitaal wordt gecreëerd. Dit archief moet ook digitaal bewaard en beheerd worden, dat wil zeggen: tijdig vernietigd, gemigreerd of geconverteerd worden (KPI-hoofdstukken 3 en 4). 1.Zorg dat de archivering in Mozard goed ingeregeld wordt, dat wil zeggen: 0 zaaktypen ondersteunen zoveel mogelijk de procesgang; 0 voorkeurbestandsformaten, bewaartermijnen en verplicht in te vullen metadata worden op zaaktypeniveau gedefinieerd; 0 er vindt controle plaats op de compleetheid van zaken. 2. Voor alle archiefvorming die niet in Mozard plaatsvindt maar in vak- of back office-applicaties, dient en beheerregime te worden bepaald dat ten minste tijdige vernietiging en/of migratie omvat. 3. Maak een metagegevensschema. Uitwerking, status, planning Bij de gemeente Oostzaan (en bij de OVER-Gemeenten) bestaat op dit moment een hybride situatie waarbij zowel digitale als analoge (papieren) archiefbescheiden worden gearchiveerd. De beheersbaarheid van en de controle op de volledigheid van de dossiers wordt daardoor bemoeilijkt. Door de invoering van het zaakgericht werken en de implementatie van zaak systeem MOZARD, kunnen we aan de slag gaan met substitutie. Dat betekent dat de analoge originele archiefbescheiden door scanning omgezet gaan worden naar digitale originelen om als zodanig opgenomen te kunnen worden in MOZARD. Om over te mogen gaan tot substitutie is een Handboek Vervanging nodig. Dit handboek zou van toepassing zijn op zowel de permanent te bewaren als de op termijn te vernietigen archiefbescheiden. Voor de vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden is een machtiging voor vervanging van Gedeputeerde Staten van Noord- Holland vereist conform de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Provincie Noord-Holland. Voor te vernietigen archiefbescheiden is een besluit tot vervanging van het college van burgemeester en wethouders benodigd. Na verwerving van de machtiging kan de routinematige, digitale vervanging (substitutie) op archiefbescheiden plaatsvinden. Zowel voor permanent te bewaren als (op termijn) te vernietigen archiefbescheiden. Binnen het team Informatie is hierover al van gedachten gewisseld om op korte termijn een eerste opzet te ontwikkelen. Hierbij is de samenwerking met het Gemeentearchief Zaanstad noodzakelijk. MOZARD beschikt over een uitgebreide archieffunctionaliteit. Het complete team DIV heeft recentelijk een training van twee dagdelen gevolgd om de archieffunctie goed vorm te geven.

5 Vanaf 1 januari treedt de Selectielijst in werking, deze selectielijst is van toepassing op archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen op of na 1 januari Binnen het team Informatie zijn wij al begonnen met de voorbereidingen voor de implementatie hiervan zodat we vanaf 1 januari in MOZARD de juiste bewaartermijnen hanteren. Voor het vastleggen en aanpassen van een basis gegevensschema voor metadata willen wij gebruik gaan maken van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokalen Overheden( TMLO) van het landelijke actieprogramma Archief uitbesteden qemeenteliike taken. Oostzaan besteedt relatief veel taken uit aan andere gemeenten of brengt deze onder in gemeenschappelijke regelingen. In dat geval blijft het college van Oostzaan zorgdrager van het archief dat door deze organisaties wordt gevormd. In (te) veel gevallen worden echter geen afspraken over archivering en beheer in dienstverleningsovereenkomsten opgenomen, worden geen verantwoordelijkheden voor het archief in gemeenschappelijke regelingen vastgelegd, worden (fysieke) dossiers overgedragen zonder de terbeschikkingstelling formeel te regelen en houdt Oostzaan (te) weinig zicht op de archiefvorming bij derden. Naar aanleiding van de KPI-meting in 2013 is beterschap beloofd, maar in de praktijk is weinig veranderd omdat in de tussenliggende periode nauwelijks gemeenschappelijke regelingen en dienstverleningsovereenkomsten zijn gewijzigd (KPl 1.4 en 1.5). 1. Maak altijd afspraken over archivering en beheer van het archief wanneer taken aan derden worden uitbesteed en leg deze afspraken vast in een dienstverleningsovereenkomst. Betrek de afdeling DIV bij het maken van die afspraken. Leg ook vast wat er met het archief moet gebeuren als de overeenkomst beëindigd wordt. 2. Terbeschikkingstelling aan derden van originele archiefbescheiden (die nodig zijn voor de uitvoering van de uitbestede taken) moet altijd in een akte worden vastgelegd. Leg ook vast wanneer het archief retour komt of wie verantwoordelijk is voor de tijdige vernietiging van archiefbescheiden Dit aspect is ook al in aan de orde gekomen tijdens het vorige inspectiebezoek. De opmerkingen nav de archiefinspectie dienen opnieuw te worden meegenomen bij het aangaan/wijzigen van dienstverlenings-overeenkomsten en gemeenschappelijke regelingen. Een groot risico van het uitbesteden van taken is het gebrek aan controle en verlies aan informatie. Door het maken van heldere afspraken over het informatiebeheer en het vastleggen van de verantwoordelijkheid voor de archiefbescheiden, verkleinen we het risico van het verlies van informatie. Zo blijft het college van Oostzaan (ook op afstand) haar rol als zorgdrager van het archief op de juiste wijze vervullen.

6 of kopieën daarvan. 3. Bij de oprichting van een gemeenschappelijke regeling is het college van Oostzaan (mede-)verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de regelingentekst. Neem dit voortaan mee in het beleid inzake verbonden partijen. Kwaliteitssysteem. OVER-gemeenten beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden (KPI 2.1). Start zo snel mogelijk met het beschrijven van de kwaliteitseisen waaraan archiefbeheer en informatiehuishouding van OVERgemeenten zouden moeten voldoen om taken en verantwoordelijkheden van Oostzaan en Wormerland rechtmatig en doelmatig uit te kunnen voeren. Beschrijf vervolgens hoe en op welke termijn OVER-gemeenten de kwaliteitseisen denkt te implementeren. Voor het opzetten van een kwaliteitssysteem willen wij gebruik maken van de handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) die vanuit de het landelijke innovatieprogramma Archief2020, is opgesteld. Hoewel deze nog in concept is, biedt de handreiking heldere uitgangspunten om een kwaliteitsplan te ontwerpen die past bij de omvang van onze organisatie. We kunnen de handreiking gebruiken als: - Referentiekader voor de inrichting van het informatiebeheer - Toetssteen om verbetermogelijkheden te identificeren en verbeteracties te bepalen - Hulpmiddel om prestatie-eisen en normen vast te stellen, gericht op het continu verbeteren van de kwaliteit van het informatiebeheer. De start van dit project staat gepland voor het 4''' kwartaal van Achterstand in overbrenqinq. Oostzaan heeft de achterstand in het overbrengen van te bewaren archiefbescheiden naar Gemeentearchief Zaanstad deels ingelopen (KPI 6.1). 1.Archiefblok Oostzaan moet in 2016 overgebracht worden. 2. Het is wenselijk om de bewerking van archiefblok Oostzaan zo snel mogelijk op te pakken. Dit archiefblok moet uiterlijk in 2020 worden overgebracht. Archiefruimte. De archiefruimte in Oostzaan voldeed niet volledig aan de 1. De werkzaamheden voor de overdracht van dit archiefblok zijn al in volle gang. De materiële verzorging van dit blok is afgerond, 60 % van de dossiers zijn beschreven. De overdracht staat gepland voor december Zodra het archiefblok is overgedragen, starten wij met de voorbereiding voor de overdracht van het blok Deze dient uiterlijk in 2020 te zijn overgebracht. De blijvend te bewaren archiefbestanden van Oostzaan zijn in 2014 verhuisd naar de archiefruimte van Wormerland. Deze archiefruimte

7 eisen maar wordt ook niet langer gebruikt om blijvend te bewaren archieven te huisvesten. Besloten is om de blijvend te bewaren archiefbescheiden van Oostzaan in de archiefruimte van Wormerland op te slaan (KPI 7.3). Het klimaat in de archiefruimte van Wormerland is de afgelopen jaren niet gemonitord. De datalogger die in deze ruimte hangt moet regelmatig worden afgelezen. En als uit de meetgegevens blijkt dat het klimaat niet binnen de wettelijke waarden blijft, moet de klimaatinstallatie anders ingeregeld te worden. beschikt over een datalogger om temperatuur en de relatieve luchtvochtigheid te meten. Volgens de meest recente meetgegevens van de datalogger blijven de waardes van het klimaat van de archiefruimte, keurig binnen de marges zoals gesteld in de Archiefregeling 2009, art 45a. Deze meetgegevens worden meegestuurd met de reactie op het inspectierapport.

8 VERSLAG VAN HET TOEZICHT OP DE NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN VAN DE GEMEENTE OOSTZAAN 2015 Definitief d.d. 30 juli 2016 Archiefinspectie Gemeentearchief Zaanstad

9 KPI-verslag Oostzaan 2015 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 imanagementsamenvatting Conclusies en aanbevelingen Visuele samenvatting resultaten archief-kpi's 6 3 Resultaten inspectie op basis van archief-kpi's Lokale regelingen Kwaliteitssysteem archiefbeheer Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Digitale bescheiden in het bijzonder Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Archiefbewaarplaatsen en archiefruimten Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen 15 Foto omslag: gemeentehuis Oostzaan, 1928, J. Boon (collectienr Gemeentearchief Zaanstad)

10 KPI-verslag Oostzaan Inleiding De overheid dient verantwoording af te i<unnen leggen over haar handelen en ervoor te zorgen dat dit handelen, ooi< m de toekomst, gereconstrueerd kan worden. Daarom is het belangrijk met de neerslag van dit handelen, het archief, zorgvuldig om te gaan. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden wordt verstaan: alie in het kader van de taakuitvoering van een organisatie ontvangen en opgemaakte documenten, zowel op papier als digitaal, en zowel de te bewaren als de op termijn vernietigbare bescheiden. De gemeentearchivaris van Zaanstad houdt toezicht op de met-overgebrachte archieven van de gemeente Oostzaan, dat wil zeggen de archieven die (nog) met aan Gemeentearchief Zaanstad zijn overgedragen. Dit is een wettelijke taak ingevolge artikel 32 van de Archiefwet 1995 die nader is uitgewerkt m de Archiefverordening Oostzaan, art. 9 tot en met 14. Deze taak wordt in de praktijk uitgevoerd door een archiefinspecteur namens de gemeentearchivaris. In 2013 heeft het college van Oostzaan voor het eerst een toezichtverslag ontvangen dat is gebaseerd op de kritische prestatie-indicatoren Archiefwet 1995, kortweg archief-kpi's genoemd. Dit verslag is een herhaalmetmg. De archief-kpi's zijn ontwikkeld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten met het doel gemeenten te helpen om aan de archiefwet- en regelgeving te voldoen en op een uniforme wijze verantwoording af te kunnen leggen aan de raad. De resultaten van de archief-kpi's geven de mate weer waarin de informatiehuishouding van de gemeente Oostzaan aan archiefwet- en regelgeving voldoet ofwel m hoeverre de gemeente Oostzaan compliant is. Daarnaast worden de toezichtversiagen de afgelopen jaren gebruikt om Gedeputeerde Staten te voorzien van de toezichtinformatie waar zij op grond van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland, art. 1 en bijlage, recht op hebben in het kader van het interbestuurlijke toezicht op gemeenten. De archiefinspecteur heeft gesprekken gevoerd met en vragen voorgelegd aan de heren i^l. Schaafsma en A. den Riet, respectievelijk hoofd en medewerker Dienstverlening, die worden bedankt voor hun ruimhartige medewerking.

11 KPl-verslag Oostzaan Managementsamenvatting De gemeentearchivaris van Zaanstad heeft de wettelijke taak om toezicht te houden op de gemeentelijke archieven van Oostzaan die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en hierover jaarlijks te rapporteren aan het college. De gemeentearchivaris laat zich voor deze taak bijstaan door een archiefinspecteur. Het voorliggende rapport is gebaseerd op een inspectie op basis van de kritische prestatie-indicatoren Archiefwet 1995 (de zogenoemde archief-kpi's) die zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Het betreft een herhaalmeting van een eerdere inspectie in Conclusies en aanbevelingen Hieronder volgen de belangrijkste conclusies en aanbevelingen: Verbeteringen. Op een aantal punten heeft Oostzaan verbeteringen laten zien ten opzichte van de vorige meting: > Een nieuw Besluit informatiebeheer, gelijkluidend aan dat voor Wormerland en OVER-gemeenten, is vastgesteld voor Oostzaan. Al eerder had de raad een nieuwe Archiefverordening vastgesteid. > OVER-gemeenten heeft de keus gemaakt om het niet langer door de leverancier ondersteunde documentmanagementsysteem Berichtenadministratie te vervangen door zaaksysteem Mozard. Hiermee heeft OVER-gemeenten een belangrijke stap gezet op de weg naar goede digitale archivering. > Er is eindelijk werk gemaakt van de achterstanden in de overbrenging van archieven naar Gemeentearchief Zaanstad. In de afgelopen twee jaar zijn de bouwvergunningen Oostzaan overgebraciit. > De archiefruimte in het gemeentehuis van Wormeriand is geschikter gemaakt voor de bewaring van blijvend te bewaren archiefbescheiden van zowel Wormerland ais Oostzaan. > Er is een nieuw calamiteitenplan voor de archieven vastgesteld. > Digitale archiefvorming en papieren archief Voor Oostzaan is het papieren archief nog steeds leidend. Om dit te realiseren worden van digitaie arciiiefbescheiden papieren afdrukken gemaakt. Deze manier van werken is weinig doelmatig. OVER-gemeenten werkt in toenemende mate digitaal waardoor een steeds groter deel van het archief digitaal wordt gecreëerd. Dit archief moet ook digitaal bewaard en beheerd worden, dat wil zeggen: tijdig vernietigd, gemigreerd of geconverteerd worden (KPI-hoofdstukken 3 en 4). > Zorg dat de archivering in i^ozard goed ingeregeld wordt, dat wil zeggen: o zaaktypen ondersteunen zoveel mogelijk de procesgang; o voorkeurbestandsformaten, bewaartermijnen en verplicht in te vullen metadata worden op zaaktypeniveau gedefinieerd; o er vindt controle plaats op de compleetheid van zaken. > Voor alle archiefvorming die niet in Mozard plaatsvindt maar in vak- of back office-applicaties, dient en beheerregime te worden bepaald dat ten minste tijdige vernietiging en/of migratie omvat. > Maak een metagegevensschema. Uitbesteden gemeentelijke taken. Oostzaan besteedt relatief veel taken uit aan andere gemeenten of brengt deze onder in gemeenschappelijke regelingen. In dat geval blijft het college van Oostzaan zorgdrager van het archief dat door deze organisaties wordt gevormd. In (te) veel gevallen worden echter geen

12 KPl-verslag Oostzaan 2015 afspraken over archivering en beheer in dienstverleningsovereenkomsten opgenomen, worden geen verantwoordelijkheden voor het archief in gemeenschappelijke regelingen vastgelegd, worden (fysieke) dossiers overgedragen zonder de terbeschikkingstelling formeel te regelen en houdt Oostzaan (te) weinig zicht op de archiefvorming bij derden. Naar aanleiding van de KPI-meting in 2013 is beterschap beloofd, maar in de praktijk is weinig veranderd omdat in de tussenliggende periode nauwelijks gemeenschappelijke regelingen en dienstverleningsovereenkomsten zijn gewijzigd (KPI 1.4 en 1.5). > Maak altijd afspraken over archivering en beheer van het archief wanneer taken aan derden worden uitbesteed en leg deze afspraken vast in een dienstverleningsovereenkomst. Betrek de afdeling DIV bij het maken van die afspraken. Leg ook vast wat er met het archief moet gebeuren ais de overeenkomst beëindigd wordt. > Terbeschikkingstelling aan derden van originele archiefbescheiden (die nodig zijn voor de uitvoering van de uitbestede taken) moet altijd in een akte worden vastgelegd. Leg ook vast wanneer het archief retour komt of wie verantwoordelijk is voor de tijdige vernietiging van archiefbescheiden of kopieën daarvan. > Bij de oprichting van een gemeenschappelijke regeling is het college van Oostzaan (mede-)verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de regeiingtekst. Neem dit voortaan mee in het beleid inzake verbonden partijen. Kwaliteitssysteem. OVER-gemeenten beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden (KPI 2.1). > Start zo snel mogelijk met het beschrijven van de kwaliteitseisen waaraan archiefbeheer en informatiehuishouding van OVER-gemeenten zouden moeten voldoen om taken en verantwoordelijkheden van Oostzaan en Wormerland rechtmatig en doelmatig uit te kunnen voeren. Beschrijf vervolgens hoe en op welke termijn OVER-gemeenten de kwaliteitseisen denkt te implementeren. Aciiterstand in overbrenging. Oostzaan heeft de achterstand in het overbrengen van te bewaren archiefbescheiden naar Gemeentearchief Zaanstad deels ingelopen (KPI 5.1). > Archiefblok Oostzaan moet in 2016 overgebracht worden. > Het is wenselijk om de bewerking van archiefblok Oostzaan zo snel mogelijk op te pakken. Dit archiefblok moet uiterlijk in 2020 worden overgebracht. Archiefruimte. De archiefruimte in Oostzaan voldeed niet volledig aan de eisen maar wordt ook niet langer gebruikt om blijvend te bewaren archieven te huisvesten. Besloten is om de blijvend te bewaren archiefbescheiden van Oostzaan in de archiefruimte van Wormerland op te slaan (KPI 7.3). > Het klimaat in de archiefruimte van Wormerland is de afgelopen jaren niet gemonitord. De datalogger die in deze ruimte hangt moet regelmatig worden afgelezen. En als uit de meetgegevens blijkt dat het klimaat niet binnen de wettelijke waarden blijft, moet de klimaatinstallatie anders ingeregeld te worden.

13 KPI-verslag Oostzaan Visuele samenvatting resultaten archief-kpi's De volgende symbolen geven aan in hoeverre de gemeente Oostzaan aan een KPI voldoet en daarnaast welke KPI's door gedeputeerde staten als taakverwaarlozing worden aangemerkt: Oostzaan voldoet aan de KPI Zaanstad voldoet deels aan de KPI Zaanstad voldoet niet aan de KPI KPI is niet van toepassing KPI wordt door de externe toezichthouder (gedeputeerde staten van Noord-Holland) aangemerkt als taakverwaarlozingscriterium. De onderbouwing van onderstaande samenvatting is te vinden In hoofdstuk 3 van dit rapport. 1. Lokale regelingen a 1.5.b Geactualiseerde, vastgestelde, verordening archiefzorg en toezicht archiefbeheer, die is meegedeeld aan GS Geactualiseerd, vastgesteld, besluit informatiebeheer Voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken Voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden bij de instelling van gemeenschappelijke regelingen Aanwezigheid register van gemeenschappelijke regelingen Vastgestelde mandaatregeling Uitbesteden van archiefbeheer(staken) 2. Kwaliteitssysteem archiefbeheer Aanwezigheid kwaliteitssysteem archiefbeheer Benoeming gekwalificeerde gemeentearchivaris Verslag toezicht archiefbeheer e 2013 e e e 2Ulb mbw N n' Hl 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden a Aanwezigheid actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden Vastlegging beschrijving metagegevens in metagegevensschema Van alle bescheiden in het DMS + in Exceloverzichten worden metadata vastgelegd die de authenticiteit en context waarborgen Beheersysteem waarborgt toegankelijkheid voldoende Gebruik duurzame materialen en gegevensdragers Gebruik duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie papier) Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie digitaal) e 4.. V e ^/ Mm

14 KPI-verslag Oostzaan Digitale arciiiefbescheiden in het bijzonder Inrichten digitale beheeromgeving op basis van Referentiekader Opbouw Digitaal informatiebeheer [Let op: dit is geen wetteiijke verplichting] Functionele eisen voor inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van digitale archiefbescheiden Ontwerpen en implementeren aanvullende metagegevens Opslagformaten die (zoveel mogelijk) aan open standaarden Voorzieningen voor compressie en/of encryptie Tijdige migratie/conversie e e ^e 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden a 5.2.a 5.2.b Gebruik gemeentelijke selectielijst Tijdige vernietiging van papieren archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken Tijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden in applicaties Opmaken van verklaringen van vernietiging Vervanging met juiste en volledige weergave van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden In geval van vervreemding: machtiging, raadpleging juiste deskundigen en opmaken verklaring ^^ _ - e Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Tijdige overbrenging van archiefbescheiden naar de e e archiefbewaarplaats na maximaal 20 jaar 6.2 Opmaken verklaringen van overbrenging Machtiging tot opschorting van overbrenging van gedeputeerde - - staten 7. Archiefruimten 7.3.a 7.3.b Archiefruimte(n) die aan alle archiefwettelijke eisen voldoen Te bewaren en op termijn over te brengen archief wordt in deze archiefruimte(n) bewaard 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid a 9.2.b Regionaal risicoprofiel met procedures voor cultuurhistorische objecten Geactualiseerd calamiteitenplan archieven Aanwijzing verzamelplaats voor te ontruimen archiefbescheiden 2013 e 2015 e e e e

15 KPI-verslag Oostzaan Resultaten inspectie op basis van archief- KPFs 3.1 Lokale regelingen KPI Verordening archiefzorg en toezicht archiefbeheer Oostzaan beschikt over een actuele archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving (vastgesteld door de raad op 11 november 2013). De archiefverordening is ter kennis gebracht van GS per brief d.d. 2 december KPI 1.3 Besluit informatiebeheer Oostzaan beschikt over een Besluit informatiebeheer dat door het college op 3 juni 2014 is vastgesteld. Het sluit aan bij de besluiten informatiebeheer van Wormerland en OVER-gemeenten, zodat binnen de ambtelijke organisatie identieke voorschriften van toepassing zijn. KPI Uitbesteden van de uitvoering van gemeentelijke taken Oostzaan brengt veelvuldig de uitvoering van taken onder bij andere gemeenten of in gemeenschappelijke regelingen met andere overheden. In het KPI-verslag over 2013 werd geconstateerd dat het college van Oostzaan daarbij niet of nauwelijks voorzieningen treft voor het archief. Concreet gaat het om drie soorten voorzieningen: 1. als medeoprichter van een gemeenschappelijke regeling is het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de oprichtingstekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor de archiefbescheiden die (het openbaar lichaam van) de gemeenschappelijke regeling vormt; 2. als zorgdrager moet het college van burgemeester en wethouders regels stellen aan de creatie en het beheer van archiefbescheiden die ten behoeve van Oostzaan bij een gemeenschappelijke regeling of andere overheidsorganisatie worden opgemaakt of ontvangen; 3. wanneer een gemeenschappelijke regeling of andere overheidsorganisatie voor de taakuitvoering informatie nodig heeft uit afgesloten dossiers van Oostzaan, moet hiervoor een voorziening getroffen worden door papieren dossiers tijdelijk uit te lenen (terbeschikkingstelling) of door digitale of papieren kopieën te verstrekken. In alle gevallen moet die voorziening op schrift gesteld worden, in een akte van terbeschikkingstelling of in een dienstverleningsovereenkomst. Naar aanleiding van het KPI-verslag over 2013 is beterschap beloofd op dit punt. In de praktijk is er echter weinig veranderd, simpelweg omdat veel bestaande gemeenschappelijke regelingen en dienstverleningsovereenkomsten in de tussenliggende periode niet zijn herzien. Sinds het vorige KPI-verslag heeft Oostzaan in het kader van de decentralisatie van taken op het gebied van jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurig zieken en ouderen veel nieuwe dienstverleningsovereenkomsten afgesloten. Ook in deze overeenkomsten, die veelal regionaal worden afgesloten, zijn weinig of geen voorzieningen getroffen voor het archief. Naar aanleiding daarvan heeft op 3 mei jl. een gesprek plaatsgevonden tussen enerzijds medewerkers van de afdeling inkoop- en contractmanagement van Zaanstad (die mede namens Oostzaan opereren) en anderzijds de archiefinspecties van Waterland en Zaanstad. De medewerkers van de afdeling inkoop- en contractmanagement

16 KPI-verslag Oostzaan 2015 hebben toegezegd bij de herziening van overeenkomsten voortaan aandacht te besteden aan voorzieningen voor het archief. Register van gemeenschappelijke regeiingen Oostzaan beschikt over een register van gemeenschappelijke regeiingen dat sinds 1 augustus 2012 niet is geactualiseerd. Aile gemeenschappelijke regelingen worden echter ook op decentrale.regelgeving.overheid.nl gepubliceerd. De informatie over Oostzaan is actueel op deze website. KPI 1.6 Mandaatregeling archiefzorg Medewerkers hebben impliciet (onder)mandaat om de verklaringen te ondertekenen die de specificatie van vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden betreffen. Het college van Oostzaan heeft een algemeen afdoenings- en ondertekeningsmandaat aan de directie van OVER-gemeenten verleend voor alle bevoegdheden die aan het coliege toekomen met ondermandaten voor afdelingshoofden, die op hun beurt ondermandaat kunnen verlenen aan hun ondergeschikten. Uitzonderingen waarvoor het college géén mandaat of volmacht verleent zijn expliciet benoemd. De archiefzorg wordt niet als uitzondering genoemd. KPI 1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Omdat Oostzaan haar ambtelijke organisatie, en dus ook de documentaire Informatievoorziening (DIV), op afstand heeft gezet In OVER-gemeenten, zijn feiteiijk alle archiefbeheertaken uitbesteed. Het gaat bij deze KPI echter specifiek om taken die tot het domein van het informatiebeheer behoren en die worden uitgevoerd door derden. OVER-gemeenten huurt geen (tijdelijk) DIV-personeel in, maakt geen gebruik van externe archiefopslag en laat geen archieven extern bewerken. OVER-gemeenten heeft (digitale) informatie van de gemeente Oostzaan op externe servers in een datacenter in Tilburg staan op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Er worden geen data buiten Nederlands grondgebied opgeslagen. Het beheer van de statische archieven van Oostzaan is uitbesteed aan Gemeentearchief Zaanstad op basis van een dienstverleningsovereenkomst. 3.2 Kwaliteitssysteem archiefbeheer KPI 2.1 Kwaiiteitssysteem archiefbeheer Sinds 2010 schrijft de wet voor dat overheidsorganen voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik maken van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. Het gaat hierbij niet zozeer om een 'systeem', maar om het organiseren van een permanente cyclus van het stellen van kwaliteitseisen, en deze vervolgens implementeren, toetsen, evalueren en verbeteren. Oostzaan heeft (nog) geen kwaliteitssysteem dat de hele beheerketen van informatie omvat. Advies is om de Handreiking kwaliteitssysteem informatiebeheer voor de decentrale overheden af te wachten die deze zomer gereed zal zijn KPI 2.2 Gei<waiificeerde gemeentearchivaris Het college heeft de gemeentearchivaris van Zaanstad benoemd voor het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven van Oostzaan en het beheer van de Oostzaanse archieven in de archiefbewaarplaats van Zaanstad. KPI 2.3 Versiag toezicht archiefbeheer Het vorige KPI-verslag (over het jaar 2013) dateert van januari Omdat Oostzaan in één ambtelijke organisatie is ondergebracht met Wormerland, dat

17 KPI-verslag Oostzaan 2015 onder het toezicht van het Waterlands Archief valt, hebben Gemeentearchief Zaanstad en Waterlands Archief afgesproken om beurtelings een KPI-meting uit te voeren, het ene jaar het Waterlands Archief en het volgende jaar Gemeentearchief Zaanstad. Er wordt dus tweejaarlijks een KPI-verslag van Oostzaan aan het college gezonden. KPI 2.4 Verslag beheer archiefbewaarplaats Gemeentearchief Zaanstad maakt jaarlijks een verslag over het gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats voor het college van Zaanstad. Dit wordt niet structureel aan Oostzaan toegezonden. 3.3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden KPI 3.1 Geordend overzicht Het papieren archief is leidend voor Oostzaan. OVER-gemeenten beschikt over overzichten in Excel van respectievelijk papieren dossiers Oostzaan en documenten (met een koppeling naar het dossier waartoe de documenten behoren). Vanaf 2010 zijn in het documentmanagementsysteem (DMS) Berichtenadministratie van GemeenteOplossingen.nl scans toegevoegd aan de registratie. Dossiers die in digitale vakapplicaties worden gecreëerd, worden op papier afgedrukt en opgenomen in het Excelbestand. Hiermee heeft Oostzaan een (redelijk) compleet beeld van het papieren archief zoals dat bij OVERgemeenten in de archiefruimte staat. Dit betekent niet automatisch dat DIV overzicht heeft over alle archiefvorming. Oostzaan zet relatief veel taken op afstand zonder altijd zicht op de archiefvorming te houden of voorzieningen te treffen (zie KPI ). Ook heeft DIV geen zicht op digitale archiefbescheiden die op netwerkschijven worden opgeslagen of die worden ontvangen in/verstuurd vanuit persoonlijke mailboxen van de medewerkers. In de afgelopen tijd is Oostzaan versneld digitaal gaan werken. Digitale archiefvorming vindt in toenemende mate plaats in i^ozard, een zaaksysteem met DiMS-functie. Eind 2016 moeten alle processen in Mozard worden uitgevoerd die voorheen in Berichtenadministratie plaatsvonden. Mozard biedt goed overzicht over de archiefvorming op voorwaarde dat processen (zaaktypen) conform de procesgang worden ingericht en goed worden gebruikt door medewerkers. KPI 3.2 Authenticiteit en context OVER-gemeenten heeft geen metagegevensschema; dit is de beschrijving van eigenschappen die aan archiefstukken worden meegegeven, in welke velden deze eigenschappen in systemen worden vastgelegd en hoe de velden In de in gebruik zijnde systemen zich tot elkaar verhouden. Dit is nodig voor de (digitale) uitwisselbaarheid van gegevens, bijvoorbeeld bij overbrenging van digitale archiefbescheiden naar een e-depot, maar ook voor het digitaal verwerken van informatie in ketenverband. Zowel Berichtenadministratie als Mozard voorzien in de mogelijkheid om de gegevens op te nemen die wettelijk zijn vereist om de authenticiteit en context van archiefbescheiden vastte leggen. Een aantal digitaal verlopen werkprocessen in vakapplicaties blijven buiten het beheer van het DMS. Het vasthouden aan een volledig papieren archief terwijl een steeds groter deel van de organisatie digitaal werkt is niet efficiënt maar ook archiefwettelijk onjuist. Digitaal 'geboren' archiefbescheiden moeten ook digitaal beheerd worden. Dit betekent: tijdig vernietigd, gemigreerd of geconverteerd en voorzien van relevante metadata. Om volledig digitaal te kunnen werken en archiveren. 10

18 KPI verslag Oostzaan 2015 Niet overgebrachte archieven moeten daarnaast vervanging en een oplossing voor de digitale handtekening worden gerealiseerd. KPI 3.3 Systeem voor toegankelijkheid In de beheersystemen die door DIV worden bijgehouden (overzichten m Excel en DMS'en) kan op ieder ingevuld metagegeven gezocht worden. Hierbij moet worden aangetekend dat stukken onvindbaar zijn als medewerkers geen goede gegevens meegeven aan archiefbescheiden. Een simpele typefout kan een dossier of archiefstuk al onvindbaar maken. KPI 3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers Het door OVER-gemeenten gebruikte papier voldoet aan de norm voor duurzaamheid (NEN 2728:2006). De printer/scanners (Xerox Workcentre 7125) en bijbehorende toners die in de gemeentelijke administratie m gebruik zijn, komen niet voor op de lijst van printers waarvan door het COT is vastgesteld dat ZIJ voldoen aan de duurzaamheidsnorm ISO ^ Er is echter wel een verklaring van een Zweeds testbureau (SP Swedish National Testing and Research Institute) waaruit blijkt dat de betreffende printer/scanner SPCR004- gecertificeerd is. In deze certificering zouden de eisen uit ISO 9706, ISO en ISO zijn meegenomen. KPI 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag OVER-gemeenten maakt gebruik van duurzame verpakkingsmaterialen bij de opslag van papieren archiefbescheiden (zuurvrije archiefdozen, dossiermappen, tabstroken, zippels). KPI 3.6 Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie) Voor de overleving van papieren archiefbescheiden zijn waarborgen in de wet opgenomen, zoals het gebruik van duurzame materialen en bewaring m een geklimatiseerde ruimte. Dit is niet het geval voor de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden. Daarom is het formuleren van een bewaarstrategie noodzakelijk. Hierin moet worden beschreven hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring wijzigt (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) en wie daarvoor verantwoordelijk is. Oostzaan heeft formeel een papieren archief en voldoet aan de waarborgen voor een duurzaam papieren archief. Het is dus niet nodig om een bewaarstrategie voor het papieren archief te formuleren. Een bewaarstrategie voor digitaal archief ontbreekt hoewel dit wenselijk is. In OVER-gemeenten wordt m toenemende mate archief digitaal gecreëerd en dit moet volgens de wet ook digitaal worden bewaard. 3.4 Digitale bescheiden in liet bijzonder KPI 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer OVER-gemeenten is bekend met, maar werkt met op basis van, het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). RODIN biedt een handvat voor het inrichten van de digitale beheeromgeving in de vorm van een checklist waarin alle regelgeving en normen voor digitaal archiefbeheer zijn opgenomen. Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. KPI 4.2 Functionele eisen Oostzaan werkt met sjablonen in Word. In Mozard worden Word-bestanden vervolgens opgeslagen in PDF/A. Dit geldt voor alle courante kantoorapplicaties en voor afbeeldingen. De website van Oostzaan wordt extern gearchiveerd. ^ Te vinden op http //www cot-nl com/en/laboratorium/printerkeurinaen/printerliist html 11

19 KPI-verslag Oostzaan 2015 Echter, er is geen goed overzicht van informatieobjecten met incourante bestandsformaten zoais CAD-tekeningen, audiobestanden en videotuien. De videotulen van raadsvergaderingen bijvoorbeeld, worden nu op DVD bewaard. Dit is geen duurzame opslag. Naast het in i<aart brengen is het noodzai<elijk om dergelijke informatieobjecten op te slaan in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen en gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een digitale bewaarstrategie waarover OVER-gemeenten nog niet beschikt (zie KPI 3.6). KPI 4.3 Aanvullende metagegevens Er zijn geen aanvuiiende (technische) metagegevens ontworpen en geïmplementeerd. Informatie over piatform, hardware en softwareversie worden niet vastgelegd op het niveau van individuele bestanden maar in de administratie van de ICT-beheeromgeving. KPI 4.4 Opslagformaten Digitaai gemaakte archiefbescheiden (scans) worden bewaard in het formaat PDF/A-la. Dat is het meest duurzame opslagformaat dat op dit moment beschikbaar is. KPI 4.5 Voorzieningen compressie en encryptie Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie- en/of encryptietechnieken. Onderzocht wordt of extra beveiliging (en dus mogelijk encryptie) nodig is voor het mailverkeer in het kader van de decentralisaties in het sociale domein. KPI 4.6 Conversie en migratie OVER-gemeenten heeft (nog) geen conversie of migratie toegepast. Er worden geen documenten uit het huidige documentmanagementsysteem (DiMS) Berichtenadministratie overgezet naar het nieuwe zaaksysteem/di^ls i^lozard. De digitale documenten in Berichtenadministratie zijn voor het overgrote deel kopieën van papieren archiefbescheiden. 3.5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden KPI 5.1 Selectielijst en stukkenlijst Voor het bepalen van de bewaartermijn (de selectie) van archiefbescheiden maakt OVER-gemeenten gebruik van de voor alle Nederlandse gemeenten geldende selectielijsten voor respectievelijk archiefbescheiden die zijn ontstaan voor 1 januari 1996 en archiefbescheiden van na die datum. Het college van Oostzaan heeft de nieuwe selectielijst die vanaf 1 januari 2017 gaat gelden tijdig vastgesteld. OVER-gemeenten gebruikt geen eigen stukkenlijst bij het toekennen van bewaartermijnen in de dynamische fase. KPI 5.2 Vernietiging en verklaringen Wanneer de bewaartermijn is verstreken, worden archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen op een vernietigingslijst geplaatst. Na beoordeling door afdelingshoofden die kunnen aangeven of dossiers/ bescheiden alsnog moeten worden bewaard uit het oogpunt van bedrijfsvoering of verantwoording, wordt de vernietigingslijst naar de archiefinspectie gestuurd, die beoordeelt of de wettelijke bewaartermijnen zijn gehanteerd en of dossiers alsnog voor bewaring in aanmerking komen om cultuurhistorische redenen. Bij goedkeuring van de lijst ontvangt de gemeente een machtiging van de archiefinspectie, waarna tot vernietiging overgegaan kan worden, i^let deze 12

20 KPI-verslag Oostzaan 2015 procedure wordt voorkomen dat stukken te vroeg of ten onrechte worden vernietigd. De vernietigingslijsten tot en met 2015 zijn goedgekeurd. Er zijn dus geen achterstanden. Een punt van aandacht blijven digitale archiefbescheiden die in vakapplicaties worden gevormd. In dergelijke applicaties is niet altijd sprake van gestructureerde vernietiging op basis van wettelijke bewaartermijnen. Te vernietigen digitaie bescheiden worden tot heden niet in de vernietigingslijst opgenomen. Vernietiging is geen optie maar een wettelijke plicht, onder andere om te voorkomen dat privacygevoelige informatie te lang beschikbaar blijft. KPI 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen OVER-gemeenten maakt tot op heden geen gebruik van vervanging. Daarvan is sprake wanneer papieren bescheiden worden vervangen door digitale reproducties, waarna het papier vernietigd wordt en de digitale reproducties het origineel worden. OVER-gemeenten werkt hybride: men werkt digitaal en archiveert papier. Deze overgangssituatie dient zo kort mogelijk te duren. Omdat steeds meer documenten digitaal ontstaan - en wettelijk dus ook digitaal bewaard moeten worden - moet steeds vaker een afdruk van het digitale origineel gemaakt worden om het papieren archief compleet te maken. Feitelijk is dit ook vervanging. Het is efficiënter om zo snel mogelijk de keuze voor een volledig digitaal archief te maken. Hiervoor is het wel noodzakelijk om een goede digitale beheeromgeving in te richten. KPI 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen Er heeft in de afgelopen jaren geen vervreemding plaatsgevonden. 3.6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats KPI 6.1 Overbrenging na 20 jaar Archiefbescheiden dienen na maximaal 20 jaar te worden overgebracht naar het gemeentearchief van Zaanstad. Het gemeentearchief accepteert alleen geordende, toegankelijke en materieel verzorgde archieven. OVER-gemeenten had grote achterstanden in de overbrenging die in de afgelopen twee jaar deels zijn ingelopen. In zijn de volgende archiefbescheiden overgebracht: bouwvergunningen Oostzaan registers van de Burgerlijke Stand: o geboorteakten o huwelijksakten dec. 19 o overlijdensakten 1950 dec De achterstand bestaat nu nog uit het archief gemeente Oostzaan (15-jarenblok). Dit is voor circa de helft geschoond, materieel verzorgd en beschreven en zal in 2016 overgebracht moeten worden. Dat is ook afgesproken met de provinciale toezichthouder. KPI 6.2 Verklaring van overbrenging Voor de overbrenging van de hierboven genoemde archieven is een verklaring in tweevoud opgemaakt die is ondertekend door de gemeentesecretaris van Oostzaan. KPI 6.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering 13

21 KPI-verslag Oostzaan 2015 Het is mogelijk om de overbrenging na 20 jaar uit te stellen, bijvoorbeeld omdat archiefbescheiden voor de uitvoering van taken nog nodig zijn. In dat geval moet een machtiging tot opschorting aangevraagd worden bij Gedeputeerde Staten. Dit heeft OVER-gemeenten met gedaan, maar opschorting is ook niet van toepassing omdat het uitstel van overbrenging niet wordt veroorzaakt door de behoefte om langer over de bescheiden te beschikken. 3.7 Archiefbewaarplaatsen en archiefruimten 7.3 Archiefruimten In de zomer van 2012 heeft de provinciale archiefinspectie van Noord-Holland de archiefruimte in het gemeentehuis van Oostzaan geïnspecteerd. Bij die inspectie werd geconstateerd dat de archiefruimte van Oostzaan met volledig aan de wettelijke eisen uit de Archiefregeling voldeed (zie het verslag van de vorige KPImeting voor de details). OVER-gemeenten beschikt naast de archiefruimte in Oostzaan ook over een archiefruimte in het gemeentehuis van Wormerland. Omdat het met efficiënt is om twee archiefruimten in stand te houden die aan alle eisen voldoen, is besloten om het blijvend te bewaren archief van Oostzaan (met uitzondering van raads- en B&W-notulen) voortaan in Wormerland te huisvesten. In de archiefruimte van Oostzaan worden op dit moment voornamelijk te vernietigen archiefbescheiden bewaard. De provincie heeft voor de archiefruimte in Wormerland een verklaring van geen bezwaar afgegeven in De archiefmspecteur van het Waterlands Archief heeft in haar inspectierapport van augustus 2012 wel aangegeven dat nog enkele beheermaatregelen genomen dienen te worden om te zorgen dat de archiefruimte van Wormerland voiledig aan de eisen voldoet. Het ging om het verplaatsen van archiefkasten die rechtstreeks tegen de wand stonden (zodat ventilatie mogelijk wordt) en het vervangen van de sproeischuimblusser door een kooizuursneeuwblusser, Deze knelpunten zijn inmiddels opgelost. Alleen het monitoren van het klimaat in de archiefruimte laat nog te wensen over. Er is een datalogger in de archiefruimte aanwezig die echter niet wordt afgelezen waardoor niet kan worden beoordeeld of de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid in de ruimte aan de eisen voldoen. Advies is om dit wel te doen en de klimaatgegevens bij een volgende inspectie te overleggen. 3.8 Terbeschikkingsteliing van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Niet van toepassing. 3.9 Rampen, calamiteiten en veiligheid KPI 9.1 Onderdeel gemeentelijk rampenplan Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland heeft in 2011 m samenspraak met Politie, GHOR en de betrokken gemeenten een uitgebreid regionaal risicoprofiel opgesteld. Hierbij is de landelijke Handreiking Regionaal Risicoprofiei gevolgd die zes vitale belangen benoemt, waaronder "Veiligheid cultureel erfgoed" (vitaal beiang no. 6). Onderdeel van het risicoprofiel is de uitwerking van een aantal rampenscenario's op basis van impact en waarschijnlijkheid (risicoanalyse). Veiiigheidsregio Zaanstreek-Waterland heeft er bewust voor gekozen om de veiligheid van het cultureel erfgoed niet nader uit te werken in de risicoanalyse. Er zijn dus ook 14

22 KPI-verslag Oostzaan 2015 geen procedures opgesteld voor de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurlnistorische waarde zoais te bewaren archiefbescheiden. KPI 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Het college van Oostzaan heeft in februari 2016 een nieuw calamiteitenplan vastgesteld voor de dynamische en semistatische archieven. Het calamiteitenplan volgt het LOPAI-model Middelen en mensen KPI 10.1 Middelen OVER-gemeenten bedient zowel de gemeente Oostzaan ais de gemeente Wormerland. De verdeling van kosten en werkzaamheden tussen Wormerland en Oostzaan is ongeveer 50/40. Een aantal kostenposten wordt niet apart begroot. Materialen voor het papieren archief en beheer van de archiefruimte valien bijvoorbeeld onder de algemene bedrijfsvoeringskosten. Bijgevolg Is geen aparte tabel met kostenposten opgenomen. KPI 10.2 Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer De DIV-afdeling van OVER-gemeenten heeft 5,3 fte (7 medewerkers) in dienst voor postregistratie, scannen en archiefwerkzaamheden ten behoeve van Wormerland en Oostzaan. Er zijn geen objectieve kengetallen om te bepalen hoe groot de formatie van medewerkers informatiebeheer moet zijn. Er zijn echter nauwelijks achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden met uitzondering van de bewerking van het archief Oostzaan voor overbrenging naar het Gemeentearchief (zie KPI 6.1). Bijgevolg kan worden geconcludeerd dat de DIV-afdeling over voldoende capaciteit beschikt. KPI 10.3 Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer De DIV-afdeling van OVER-gemeenten is voldoende opgeleid op het terrein van archief- en informatiebeheer. Er is voldoende opleidingsbudget om de medewerkers regelmatig naar een studiedag of cursus te laten gaan. De onderstaande tabel geeft een overzicht van het opleidingsniveau. opleiding SODl S0D2 WA LRM IDM aantal medewerkers (totaal 7) KPI 10.4 Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Gemeentearchief Zaanstad heeft 1,1 fte beschikbaar voor toezicht, bestaande uit 1,00 fte archiefinspecteur en 0,1 fte gemeentearchivaris. Voor het toezicht op Oostzaan is daarvan 0,22 fte beschikbaar. Dit is conform de landelijk gebruikte Rekennorm (inter-)gemeentelijke archiefinspectie. Het toezicht bestaat uit het uitvoeren van inspecties, het geven van voorlichting en adviezen, het beoordelen van vernietigingslijsten en het begeleiden van overbrengingen van archieven naar het Gemeentearchief. 15