Verbeterplan DIV Overzicht en aanpak verbeterpunten archief-/informatiebeheer n.a.v. KPI verslag 2015

Transcriptie

1 Verbeterplan DIV Overzicht en aanpak verbeterpunten archief-/informatiebeheer n.a.v. KPI verslag Aanpak verbeterpunten In het KPI verslag zijn verschillende verbeterpunten naar voren gekomen. De verbeterpunten zijn hieronder in een overzicht verzameld. Bij elk verbeterpunt een risico indexering toegevoegd. Dit geeft inzicht in welke risico s als eerste opgepakt moeten worden. Risico index Quick win: Weinig inspanning verreist om het risico op te lossen. 1 Minimaal risico Het risico is zeer klein. 2 Beperkt risico Het risico is klein. 3 Risico Er is een risico. 4 Kritisch Er is een vergroot risico. 5 Zeer kritisch Er is een groot risico. Definities Archiefbescheiden: Bescheiden die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt. Archiefbescheiden zijn uniek van karakter en hebben een directe relatie met de taak van het overheidsorgaan. Taakverwaarlozing: Een begrip uit de wet Revitalisering Generiek Toezicht: het verzaken van in medebewind uit te voeren wetgeving. Bij taakverwaarlozing kan de toezichthouder (provincie) een besluit tot indeplaatsstelling nemen. Projecten De verschillende verbeterpunten worden opgepakt via diverse projecten in de organisatie of binnen het cluster DIV. De projecten van het cluster DIV betreffen geen formele projecten in de vorm van een projectstructuur. De projecten zijn: Lopende gemeente brede projecten Eigentijdswerken op de maat van Nederweert: o Afronden fase A (o.a. afronden digitaal waarmerken). o Uitvoeren fase B JOIN (o.a. aansluiten op mijnoverheid.nl, e-formulieren). Lopende projecten DIV Actualisatie DIV nieuwe stijl. Digitalisering processen waaronder kanaalsturing inkomende facturen. Backlogscannen/vervanging o Afronden onderzoek afbakening project. o Scannen archieven met of zonder vervanging. Kosten-baten analyse archiefbewaarplaats. Overbrenging jaarblokken en Wegwerken extra aanwas analoge archivering (n.a.v. verbouwing kantoren). On hold totdat extra aanwas is weggewerkt: inventarissen cd/dvd collectie, geluidsbestanden raadsvergaderingen, etc. Indeling document Dit document is verdeeld in drie tabellen: 1. Verbeterplan 2. Doorgeschoven verbeterpunten Afgeronde gemeente brede projecten Eigentijdswerken op de maat van Nederweert: fase A, uitrol JOIN en introductie zaakgericht werken (evenementenvergunning). Afgeronde projecten DIV Opruimactie 3. Afgeronde verbeterpunten 1

2 1. Verbeterplan Verbeterpunt Wat is het risico als we het niet doen? Risico index Actie Planning Uit KPI verslag KPI 1 - Lokale regelgeving Zie doorgeschoven verbeterpunten KPI 2 - Interne kwaliteitszorg en toezicht Ontbreken wettelijk verplicht Risico op incomplete en onbetrouwbare (archief)gegevens kwaliteitssysteem doordat de kwaliteit niet wordt bewaakt. Daarnaast, De normen, indicatoren en vergroot risico bij digitaal (zaakgericht) werken omdat de beheersmaatregelen die nodig zijn archivering aan de voorzijde (d.w.z. tijdens het ontstaan om diverse documenten in te van de informatie) plaats vindt in plaats van achteraf. zetten als instrument voor het Hierdoor wordt het moeilijk om gemaakte fouten achteraf te structureel verbeteren van de corrigeren. kwaliteit ontbreken. Wie pakt het op: Annelies KPI 3 - Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Ontbreken van een goed geordend overzicht van alle archiefbescheiden. (ordeningsplan) Het gebruik van ondersteunende software kan bijdragen aan het inkaart brengen doordat de onderlinge relaties tussen processen, informatie en applicaties. Het specifieke metadataschema voor de gemeente Nederweert is nog niet vastgesteld. Een metadataschema is de grondslag voor de vulling van het zaaksysteem. Landelijke standaarden borgen de onderlinge uitwisselbaarheid en duurzame toegankelijkheid van digitale bestanden. KPI 4 - Digitale archiefbescheiden Geen beleid geformuleerd ten aanzien van het beheer en duurzame toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden (bewaarstrategie) - Het Referentiemodel Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) kan als basis dienen voor het te formuleren beleid. Er wordt geen gebruik gemaakt van een wettelijke goedgekeurde standaard metadata voor het beheer van digitale archiefbescheiden. Er wordt niet voldaan aan artikel 18 van de archiefregeling. Geen zicht en beheer op digitale archiefbescheiden in het document managementsysteem, andere applicaties zoals Key2Financiën en de GISVG of op persoonlijke en afdelingsschijven. Dit is een afbreukrisico en kan tot informatieverlies leiden. Zicht en beheer op digitale archiefbescheiden en de onderlinge relaties tussen processen, informatie en applicaties is cruciaal voor het houden van grip op informatie. Vooral in een hybride situatie waarbij 2 stromen beheerst moeten worden is het noodzakelijk dat er grip op de informatiestromen wordt gehouden. 4 Indicatoren en beheersmaatregelen benoemen in risico & control matrix. Cyclus Plan-Do-Act-Check verder uitwerken en borgen : Overzichten verder uitwerken. Met KPI verslag 2016 evalueren. Wie pakt het op: Annelies en Jill 2017 ordeningsplan verder vormgeven. Terugvindbaarheid van archiefbescheiden op middellange 4 Inrichting toetsen aan metadataschema en en lange termijn wordt moeilijk. En een duidelijke relatie schema vaststellen en toepassen met de taak of het werkproces waarin de archiefbescheiden zijn ontstaan ontbreekt. Wie pakt het op: Arjan samen met Tom, Jill en Annelies Vergroot risico na invoering van digitaal (zaakgericht) werken: garanderen toegankelijkheid, betrouwbaarheid, leesbaarheid en bruikbaarheid op de middellange en lange termijn wordt moeilijk , 2014, , , Tot nu gebruikgemaakt van het metadatamodel voor Rijksoverheden gebruikt. Voortaan gebruik maken van Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) (landelijke standaard). Huidige zaakinrichting toetsen aan TMLO. Verschillen zullen minimaal zijn maar TMLO is op lagere overheden, gemeenten, toegespitst. 5 Kaders bepalen en vastleggen in het (digitaal)archiefbeleid , 2014, Wie pakt het op: Annelies samen met Lex, Jill en Arjan Samenwerking met ICT opzoeken. De backup procedure is ingericht op calamiteiten maar een bewaarstrategie is gericht op lange termijn. Daarnaast, interoperabiliteit (communicatie en uitwisseling tussen systemen) en standaarden spelen een steeds belangrijkere rol. Vergroot risico na invoering van digitaal (zaakgericht) werken: garanderen toegankelijkheid, betrouwbaarheid, leesbaarheid en bruikbaarheid op de middellange en lange termijn wordt moeilijk. Zie KPI 3 Zie KPI 3 Zie KPI 3 Zie KPI 3 Wie pakt het op: zie KPI 3 Zie KPI 3 + in een digitale omgeving is het noodzakelijk om het gedrag van informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites) vast te leggen. Ontbreken beleid en beheer op het Invoering van digitaal (zaakgericht) werken vergroot het 5 T.b.v. Visie DIV aanleveren beleid/beheer , 2014, 2

3 Verbeterpunt Wat is het risico als we het niet doen? Risico index Actie Planning Uit KPI verslag toepassen van open standaarden opslagformaten Geen procedure vastgesteld voor het uitvoeren van conversie en/of migratie risico: garanderen van toegankelijkheid, betrouwbaarheid, leesbaarheid en bruikbaarheid van digital archiefbescheiden op de middellange en lange termijn wordt moeilijk. Wie pakt het op: Arjan Vergroot risico na invoering van digitaal (zaakgericht) werken: garanderen toegankelijkheid, betrouwbaarheid, leesbaarheid en bruikbaarheid op de middellange en lange termijn wordt moeilijk. Vervanging Vervanging voorkomt dat nieuwe digitale processen blijven steken in een hybride situatie. De hybride situatie maakt het overbrengen van complete dossiers onmogelijk. Overbrenging analoog vindt plaats na 20 jaar maar overbrenging van digitale dossiers zal op een kortere termijn plaats vinden. Hybride situatie dubbel (beheers)werk met zich mee. Wie pakt het op: Daniëlle onderzoek afronden, Jill realisatie vervanging op basis van onderzoek. open standaarden. Onderdeel van de bewaarstrategie: Vastleggen van het gedrag van informatie, welke afwijkende informatieobjecten worden gebruikt en beschrijven welke gestandaardiseerde open formaten in plaats daarvan moeten worden gebruikt zodat bestanden de functionele eisen/gedrag behouden. Zaaktypen.nl is een open standaard die reeds wordt gebruikt. 4 Nader te bepalen Nader te bepalen 2013, 2014, Wie pakt het op: Arjan Verkenning onderwerp en vervolgens procedure opstellen. 4 Onderzoek afbakening afronden Opstellen handboek vervanging Aandachtspunt hybride situatie bestuurlijke besluitvorming. Onderzoek 4 e kwartaal half april 2016 Handboek vervanging mei Ontbreken e-depot voor de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden Zie KPI 7 Zie KPI 7 Zie KPI 7 Zie KPI 7 Zie KPI 7 KPI 5 - Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Vervanging Zie KPI 4 Zie KPI 4 Zie KPI 4 Zie KPI 4 Zie KPI , 2014, Wijze waarop vernietiging plaatsvindt opnemen in het format proces-verbaal Ontbreken informatie over de vernietiging van archieven. Quick win Format aanvullen 2016 vernietiging Wie pakt het op: Annelies In de verklaring van vernietiging archieven ontbreekt de wijze waarop de vernietiging heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld verbranding of versnippering). Beleid over het vernietigen van digitale archiefbescheiden Niet voldoen aan wettelijke verplichting om archiefbescheiden te vernietigen 3 Op basis van selectielijst 2017 visie ontwikkelen Wie pakt het op: Jill samen met Annelies (visie DIV) Het beleid van vernietigen van digitale bestanden onderdeel laten uitmaken van het beleid voor duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden. Beleid afstemmen op nieuwe selectielijst KPI 6 - Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Bouwvergunningen tot en met 1990 overbrengen Wettelijke verplichting om dossiers na 20 jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats Geen. Aanbesteding en uitvoering Wie pakt het op: Jill Aanbesteden. Daarbij bepalen of het overbrengen van de bouwdossiers t/m 1990 wel/niet in de opdracht meegenomen wordt. KPI 7 - Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en E-depots Archiefbewaarplaats voldoet niet aan wettelijke eisen: ontbreken klimaatsysteem Lange termijn risico: aantasting van de documenten. 4 Kosten-baten analyse archiefbewaarplaats uitvoeren. Ontbreken E-depot , 2014, Wie pakt het op: Annelies Het onderzoek is voortgezet middels een klimaatonderzoek in archiefbewaarplaats. Het klimaatonderzoek is opnieuw gestart en loopt tot medio juli Verwachting: eind 2016 inzicht in resultaten onderzoek mogelijkheden opslag archieven. Garanderen van toegankelijkheid, betrouwbaarheid, leesbaarheid en bruikbaarheid van digitale archiefbescheiden op de lange termijn is niet mogelijk. De invoering van digitaal (zaakgericht) werken vergroot de kans op informatieverlies. 2 Landelijke ontwikkelingen volgen t.b.v. visie ontwikkeling , 2014 Wie pakt het op: Jill samen met Annelies (visie DIV) Het e-depot is het eindstation van digitale archivering. De implementatie van digitaal zaakgericht werken is het moment om een visie te ontwikkelen op digitale duurzaamheid. Handvatten: regionale kennisuitwisseling over e-depot in Noord- & Midden Limburg en landelijke standaarden zoals functioneel ontwerp voor e-depot en een aanbestedingsbestek en een business case E-depot van KING. 3

4 Verbeterpunt Wat is het risico als we het niet doen? Risico index Actie Planning Uit KPI verslag KPI 8 - Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Zie doorgeschoven verbeterpunten KPI 9 - Rampen, calamiteiten en veiligheid Calamiteitenplan: informatie ontbreekt Archief loopt verhoogd risico bij calamiteiten door 3 Afronding: borgen calamiteitenplan , 2014 en onvoldoende bekend bij verwarring en tijdsverlies. medewerkers Wie pakt op: Annelies Calamiteitenplan incl. verzamelplaats is vastgesteld door college op KPI 10 Middelen en mensen

5 2. Doorgeschoven verbeterpunten Verbeterpunt Wat is het risico als we het niet doen? Risico index Actie Planning Uit KPI verslag KPI 1 - Lokale regelgeving In de tekst van de GR BsGW beschrijft slechts de uitwisseling van informatie maar de verantwoordelijkheden voor de zorg en het eigendom van de informatie niet benoemd. Informatiebeheer/archivering op het gebied van de drie decentralisaties in het sociale domein (3D s) wordt nog onvoldoende beheerst. Gezien het feit dat gemeenten steeds meer Nader te bepalen Nader te bepalen Nader te bepalen 2014 samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden, moet altijd duidelijk zijn welke organisatie verantwoordelijk is voor de archivering. Hierdoor kan Nederweert zich blijven verantwoorden voor haar handelen. Wie pakt het op: nader te bepalen - Het is onduidelijk waar de verantwoordelijkheden liggen op 4 Verantwoordelijkheden vastleggen Eind 2016/ , het gebied van zorg en beheer van de informatie zijn uitgezocht maar nog niet vastgelegd. Wie pakt het op: nader te bepalen Bij actualisatie overzicht publiek- en privaatrechtelijke verbondenheden bepalen: opnemen in register en/of in het samenwerkingscontract. KPI 3 - Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Voor het overgrote deel van de oude archiefbescheiden worden metadata wel ingezet, maar slechts een beperkte set. Ontbreekt een duidelijke relatie met de taak of het werkproces waarin de archiefbescheiden zijn ontstaan. Wie pakt het op: nader te bepalen - KPI 5 - Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Signalering van vervreemding van archiefbescheiden borgen De zorgdrager is verplicht om zicht te hebben op en beheer te voeren over haar archiefbescheiden. Als archiefbescheiden worden vervreemd zonder dat de wettelijke verplichting verklaring is opgemaakt dan kan de zorgdrager haar plicht niet uitvoeren. Nader te bepalen Nader te bepalen Nader te bepalen 2013, 2014, 2 Procedure signalering vervreemding archiefbescheiden opstellen Wie pakt het op: volgt in een later stadium Stap 1: Procedure signalering vervreemding archiefbescheiden opstellen. Stap 2: Procedure bekendmaken bij medewerkers. KPI 6 - Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Wijze van opslag van de registers en Midden-lange en lange termijn risico: aantasting van de brondocumenten van de burgerlijke documenten. stand in een brandvertragende kast op de afdeling is niet wenselijk 4 Registers overbrengen naar archiefbewaarplaats en indien nodig/wenselijk registers digitaliseren Nader te bepalen 2014 Nader te bepalen 2013, 2014, Wie pakt het op: nader te bepalen T.b.v. verbouwing hal (Eigentijds werken) is geadviseerd om de registers over te brengen naar archiefbewaarplaats en indien noodzakelijk voor bedrijfsvoering/dienstverlening digitalisering van de registers bekijken. Dit advies wordt meegenomen in besluitvorming over de verbouwing. Verbeterpunt heeft relatie met KPI 7, (klimaat)onderzoek archiefbewaarplaats. KPI 8 - Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Ontbreken kwaliteitshandvest en deelname aan kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven Ontbreken regels omtrent het uitlenen van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen Advies om de dienstverlening naar de burger te verbeteren. 1 - Nader te bepalen 2013 Wie pakt het op: nog te bepalen Nader te bepalen Deze situatie heeft zich nog nooit voorgedaan. Het wordt wel gezien als taakverwaarlozing. Wie pakt het op: nog te bepalen Oriëntatie: er is geen voorbeeld beschikbaar. Uitvoering: nader te bepalen. 1 Opstellen en vaststellen regels. Nader te bepalen 2013, 2014, 5

6 3. Afgeronde verbeterpunten Verbeterpunt Wat is het risico als we het niet doen? Risico index Actie Afgerond op Uit KPI verslag KPI 1 - Lokale regelgeving Ontbreken gegevens in het register Gemeenschappelijke Regelingen KPI3 - Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Originele geldende milieuvergunningen van voor 2010 bevinden zich op de betreffende afdeling (in de zogenaamde dug-out ). KPI 4 - Digitale archiefbescheiden Ontbreken vernietigingsgrondslag en opmaken proces-verbaal met wijze van vernietiging van elke afzonderlijke vernietiging Incompleet overzicht. - Overzicht aanvullen Procedure is beschreven, vastgesteld en geborgd door de actualisatie op te nemen in de taken en jaarplanning DIV. Midden-lange en lange termijn risico: aantasting van de documenten. 3 Zie kengetallen archiefbescheiden voor actuele stand van zaken. 2013, 2014 Uitsterfbeleid: wanneer deze vergunningen worden afgesloten of vervangen, worden ze overgedragen aan het archief. Verwachting is dat de omvang van deze dossiers de komende jaren snel zal afnemen. De archieven verhuist van de dug-out naar een domeinarchief (Eigentijds Werken) - - Toevoegen aan vernietigingslijst en procedure beschrijven. Procedure jaarlijkse vernietiging en vernietiging verkiezingsstukken zijn vastgesteld en opgenomen op taken en jaarplanning DIV. KPI 7 - Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en E-depots Een tweetal archiefcollecties zijn Midden-lange en lange termijn risico: aantasting van de - Zie kengetallen archiefbescheiden 2013, 2014 opgeslagen in ruimte (op de afdeling) documenten. Milieuvergunningen: zie KPI 3 (openstaande/lopende verbeterpunten). die niet voldoen aan de wettelijke Cliëntdossiers: uitsterfbeleid, wanneer de cliëntdossiers worden afgesloten worden de dossiers overgedragen aan het eisen: archief. Originele geldende De omvang van de collecties worden jaarlijks geteld bij de actualisatie van de kengetallen archiefbescheiden. milieuvergunningen van voor 2010: in een Dug-out. Originele cliëntdossiers WMO en WWB (wet werk en bijstand) voor 2009 in paternosterkast. Een vlag (archiefstuk) ligt onbeschermd opgeslagen in de archiefbewaarplaats Aantasting van de vlag. - Archiefdoos op maat bestellen De archiefdoos is geleverd en de vlag is in de doos opgeborgen in de archiefbewaarplaats. KPI 8 - Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden De inventarissen van openbare archiefbescheiden zijn niet digitaal, via Advies om de dienstverlening naar de burger te verbeteren. - De inventarissen digitaal beschikbaar stellen via de website. de website beschikbaar De inventarissen zijn digitaal beschikbaar op de website Nederweert. KPI 9 - Rampen, calamiteiten en veiligheid Archiefbewaarplaats niet opgenomen Archief loopt verhoogd risico bij calamiteiten door - De provinciale risicokaart en culturele op risicoprofiel van de Veiligheidsregio verwarring en tijdsverlies. waardenkaart zijn niet bedoeld om Limburg-Noord archiefbewaarplaats op te nemen , 2014, Bericht Provincie Limburg: de kwetsbare objecten op de provinciale risicokaart zijn voor het in kaart brengen van objecten waar grote groepen minder zelfredzame mensen verblijven. De kaart biedt geen mogelijkheid om cultureel erfgoed op te nemen. De culturele waardenkaart is gericht op archeologie en is bedoeld als hulpmiddel bij opgravingen of bouwen. De culturele waardenkaart heeft geen functie ten aanzien van calamiteiten. KPI 10 Middelen en mensen Geen eigen archivaris Advies Formatie van DIV is gebaseerd op de oude, traditionele taken (analoog archief). Aandacht voor de formatie om ook de werkzaamheden voor het digitale uit te kunnen oefenen blijft wenselijk. Na overgang naar digitaal: tijdelijk extra inzet borgen om de uitvoering de nieuwe taken uit te kunnen blijven voeren. Secretaris is beheerder van het archief. Daarnaast wordt benodigde expertise, zoals t.b.v. het KPI verslag, ingehuurd. - 2 fulltime trainees t.b.v. vacatures , 2014 applicatiebeheerder en DIV specialist aangetrokken - 6