Jaarverslag archief. Gemeente Hoogeveen. Datum: 15 februari 2017

Transcriptie

1 Jaarverslag archief 2016 Gemeente Hoogeveen Datum: 15 februari 2017

2 Voorwoord Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden. Hierdoor is onder meer het archieftoezicht veranderd. De Provincie Drenthe heeft de taak toezicht te houden op de uitvoering van wettelijke medebewindstaken op die domeinen waarvoor de provincie als toezichthoudend orgaan is aangewezen. Het gaat hier om interbestuurlijk toezicht (IBT). Ook het archief is een toezichtsdomein. Dit houdt in dat de gemeente verantwoording aflegt aan de Provincie over de archiefzorg en het archiefbeheer van de gemeente. Binnen de gemeente legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad. De informatie die aan de gemeenteraad wordt verstrekt is voldoende om verantwoording aan de provincie af te leggen. Over 2015 is voor de eerste maal een jaarverslag opgesteld en aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd. Het Jaarverslag 2015 is door het college op 29 juli 2016 voor kennisgeving aangenomen en daarna aangeboden aan de raad. De raad heeft het verslag in de raadsvergadering van 8 september 2016 behandeld. Daarna is het verslag toegezonden aan Gedeputeerde Staten van Drenthe. Hierbij is niet voldaan aan tijdige toezending van de vereiste informatie waardoor de provinciaal toezichthouder geen afgewogen oordeel kon geven. De provincie is wel op de hoogte gesteld dat tijdige aanlevering niet mogelijk was. Het Jaarverslag 2015 ging uit van een beoordeling van de feitelijke situatie. Hiermee beoogde dit verslag ook een vorm van een nulmeting te zijn. Wij hebben er daarom voor gekozen om het Jaarverslag 2016 op te stellen op basis van het verslag Dit geeft voor de provincie ook voldoende informatie voor beoordeling op de vier cruciale thema s, die in overleg met de Drentse gemeenten, in september 2012 vastgesteld zijn: 1. De werking van een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer 2. De goede, geordende en toegankelijke staat van 3. De selectie, vernietiging en openbaarmaking van 4. De bewaaromgevingen voor Het verslag is op basis van de Kritische Performance Indicatoren (KPI s). In een samenvatting wordt de stand van zaken t.a.v. de uitvoering van de actiepunten/conclusies uit het Jaarverslag 2015 weergegeven. Op 19 december 2016 is in het kader van het IBT een overleg geweest met de Provinciaal Archiefinspecteur (de heer Bunskoeke). Als aanvulling op het overzicht zijn de aandachtspunten van de Provinciaal Archiefinspecteur ook opgenomen. Tenslotte zijn de actiepunten voor 2017 benoemd. Het Jaarverslag 2016 wordt na behandeling in BenW en Raad uiterlijk 15 juli 2017 beschikbaar gesteld aan de provincie. Hoogachtend, N. Kramer, Gemeentesecretaris Bijlagen: Deel 1: Samenvatting Deel 2: Archief KPI s Archiefverslag gemeente Hoogeveen 2016 Pagina 2 van 11

3 Deel 1: Samenvatting INLEIDING Archieftaken Het team Archief voert alle archiefwettelijke taken uit voor alle aan het team aangeboden. Zowel analoge als digitale en permanent te bewaren of op termijn vernietigbare bescheiden. De Archiefwet 1995 geeft de wettelijke kaders. De archiefverordening en besluiten informatiebeheer zijn de basis hoe de gemeente de archiefwet vorm geeft. Hieruit ontstaan dus ook de taken voor het team archief. Ontwikkelingen Digitalisering Een ingrijpende ontwikkeling is de digitalisering. Procestriggers zijn steeds vaker mailberichten en intelligente webformulieren en steeds minder begint een proces met een fysieke brief of een aanvraagformulier. Echter de organisatie werkt nog niet volledig digitaal maar bevindt zich in de zogenaamde hybride situatie die wel steeds meer kantelt richting volledig digitaal. Ook wordt informatie die uit een proces voort komt, deels vastgelegd in Taakspecifieke (TSA s )of SAAS toepassingen. Vaak onttrekt zich zowel het beheer als de inhoud van deze applicaties/toepassingen buiten het zicht van Archief. De omvang, vorm, soort en wie verantwoordelijk is voor de informatieobjecten in deze taakapplicaties is niet helder. Beleid hiervoor moet worden ontwikkeld. Werken volgens eenduidige processen Door de samenvoeging per worden alle archiefwettelijke taken vanaf die datum uitgevoerd door medewerkers van één team Archief. Archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer zijn gelijk getrokken. Bovendien is één handboek vervanging opgesteld voor de archieven van beide gemeenten en SODH. De werkprocessen zijn beschreven. Het blijkt in de praktijk echter lastig om de werkwijzen, die karakteristiek waren bij beide gemeenten, te wijzigingen in uniforme werkwijzen. Taken van archief door elke medewerker uitvoerbaar. De ingezette lijn om tot kennisdeling te komen voor wat betreft de verschillende archiefprocessen moet doorgezet worden. Kennisoverdracht en zorg voor vervangbaarheid is hier de doelstelling. Hierdoor wordt de continuïteit en uniformiteit van de archiefwerkzaamheden goed geborgd. Voorwaarde die hiervoor ingevuld moet worden is, voor zover mogelijk, centrale huisvesting van alle archiefmedewerkers. In 2016 is een begin gemaakt met invulling van de randvoorwaarden die noodzakelijk zijn voor centrale huisvesting. Conclusie Door veel in- en externe ontwikkelingen staat het Archief onder druk. Het vraagt veel van de archiefmedewerker om de juiste dingen te doen en om mee te gaan in alle vernieuwingen. Vooral de aansluiting met nieuwe ontwikkelingen zijn lastig te realiseren. Archiefverslag gemeente Hoogeveen 2016 Pagina 3 van 11

4 Bevindingen per hoofdvraag inclusief conclusie. 1. Lokale regelgeving De archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeente wordt gevormd. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte dienen te voldoen. De Verordening en het Besluit Informatiebeheer zijn gemaakt op basis van de BRAIN modellen vs. 26 januari 2016 en door BenW en Raad vastgesteld. Aanpassingen zullen worden gedaan als dit door de invoering van zaakgericht werken noodzakelijk is. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer, zoals bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling is nog niet opgesteld. Er zijn wel processen beschreven en deze zijn in 2016 geactualiseerd. Deze processen blijven punt van aandacht door de inrichting van het nieuwe zaaksysteem Decos JOIN. Door de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht (wet RGT) moet verslag worden uitgebracht. Het was de intentie dit tweejaarlijks uit te voeren. Omdat dit niet conform de regels is wordt jaarlijkse verslaglegging uitgevoerd. Gemeente Hoogeveen voldoet deels aan de regelgeving omdat kwaliteitsaspecten alleen zijn vastgelegd in procedures. In 2017 een start maken om onderdelen van het KIDO (Handreiking Kwaliteit Informatiebeheer Decentrale Overheden) toe te passen. Verslaglegging wordt vanaf 2015 jaarlijks uitgevoerd. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid, duurzaamheid De basisarchiefcode (bac) wordt gebruikt voor de ordening van. Alle analoge archieven in de archiefruimte en archiefbewaarplaats bevinden zich in goede en geordende staat en zijn raadpleegbaar via archiefinventarissen en Corsa (Corsa is het NEN 2082 gecertificeerde document management systeem). Inventarissen en bac zorgen echter niet voor het compleet in beeld brengen van een geordende en goede staat. Onvoldoende is in beeld welke TSA s worden gebruikt en welke deze bevatten. In 2016 is een begin gemaakt met archivering van Videotulen, de gem. websites en social media. Een verdere beschrijving van de ordening zal samen met de invoering van het zaakgericht werken worden opgepakt. Onder meer door inventarisatie welke TSA s worden gebruikt en welke deze bevatten. Beleid t.a.v. archivering social media aanscherpen. Archiefverslag gemeente Hoogeveen 2016 Pagina 4 van 11

5 4. Digitale Er wordt deels digitaal gewerkt en de digitale beheeromgeving voldoet ten dele aan de eisen. Het vervangingsproces voor vernietigbare is opnieuw vastgesteld en geïmplementeerd. Er wordt bovendien gewerkt aan de implementatie van een nieuw zaaksysteem Decos JOIN. Deze invoering maakt conversie van /metadata van Corsa naar Decos JOIN noodzakelijk. Bovendien heeft de invoering van Decos JOIN invloed op processen. Een systeem voor duurzaamheid: Voorschriften voor formaten, opslag conversies/migratie en conversie- / migratieverslagen zijn onvoldoende vastgelegd. De ontwikkeling van een e-depot is nog niet opgepakt. Toepassing van het TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden) is onduidelijk De gemeente voldoet deels aan de eisen. Bij de invoering van Decos JOIN zal het opstellen van conversieplannen, conversieverslagen, testprotocollen, testplannen voldoende onder de aandacht worden gebracht Ook wordt onderzocht wat het TMLO voor de archieven betekent. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van In de registratiefase en bij de vorming van de dossiers wordt rekening gehouden met de selectie van conform de geldende Selectielijst. Jaarlijks wordt een vernietigingslijst opgesteld. Analoge en digitale documenten, dossiers en de bijbehorende metadata in het DMS Corsa worden vernietigd. Vanuit Archief wordt niet toegezien op vernietiging van documenten in TSA s en netwerkschijven. BenW is akkoord gegaan met het door de VNG, namens gemeenten opgestelde, ontwerp van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen Deze nieuwe lijst gaat gelden voor alle documenten die vanaf worden ontvangen of opgemaakt. Het bestaande Handboek vervanging is geactualiseerd en vastgesteld. Het vervangingsbesluit is nu van toepassing op alle vernietigbare. Conclusie De gemeente voldoet aan de eisen van selectie en vernietiging t.a.v. alle aan het archief aangeboden. Er zijn geen achterstanden in de vernietiging. Aanpassingen in verband met de nieuwe selectielijst moeten geborgd worden. Aandacht voor vernietiging in TSA s is gewenst. De vervanging conform het geactualiseerde Handboek vervanging is goed geïmplementeerd. Om vervanging uit te kunnen voeren voor alle moet een aanvullend vervangingsbesluit worden genomen. 6. Overbrenging van naar de openbare archiefbewaarplaats Grotendeels zijn alle permanent te bewaren van voor 1991 overgebracht naar de daartoe aangewezen archiefbewaarplaats in het Compagnieshuis te Hoogeveen. Enkele nog over te brengen archieven verkeren in de juiste materiële en inhoudelijke en geordende staat voor overbrenging. Ook is een depotlijst aanwezig waarop de locatie van archieven vermeld staat. Beheerder en toezichthouder (voor overbrenging) is niet aangesteld. Het beheer over deze behoort tot de werkzaamheden van de medewerkers Archief. Gemeente Hoogeveen voldoet op een enkel punt na, aan de eisen die worden gesteld aan tijdige overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats. Archiefverslag gemeente Hoogeveen 2016 Pagina 5 van 11

6 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De archiefbewaarplaats in het Compagnieshuis te Hoogeveen is door G.S. goedgekeurd en voldoet dus aan de eisen. De archiefbewaarplaats is bestemd voor alle overgedragen permanent te bewaren archieven. De archiefruimte, bestemd voor de tijdelijke bewaring van op termijn te vernietigen archieven, in het Raadhuis te Hoogeveen, voldoet niet volledig aan de eisen. Hierop zijn wel acties uitgezet; dit is onderdeel van het integraal beveiligingsbeleid. Bij de inrichting van de serverruimte, waar de digitale archiefbestanden zich bevinden, is rekening gehouden met uitwijk/brandveiligheid e.d. Gemeente Hoogeveen kent geen e-depotvoorziening voor de bewaring van permanent te bewaren digitale bestanden. De gemeente voldoet aan de gestelde eisen t.a.v. de archiefbewaarplaats en grotendeels aan de eisen t.a.v. de archiefruimte. Evt. vanuit efficiëntie-overwegingen de mogelijkheid van centrale huisvesting van overgebrachte archieven van gemeenten Hoogeveen en De Wolden onderzoeken. Het verdient aanbeveling om alternatieve mogelijkheden voor een e-depot voorziening (bv. opzetten van een eigen beheeromgeving) te onderzoeken of evt. met regio gemeenten een gezamenlijke strategie te bepalen om een e-depotvoorziening te realiseren. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte. Na de overbrenging van de naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en kosteloos te raadplegen in de studiezaal. Het Huisreglement is geactualiseerd. De gemeente heeft diverse archieven geplaatst op Drents Archiefnet. De evt. kosten voor onderzoek, verstrekken van inlichtingen en fotokopieën zijn opgenomen in de legesverordening van de gemeente Hoogeveen. Het aantal bezoekers aan de studiezaal bedroeg in 2016 gemiddeld 3 bezoekers per week. Dit zijn vaak dezelfde bezoekers. De gemeente voldoet aan de eis dat de in de archiefbewaarplaats berustende kosteloos voor een ieder zijn te raadplegen en voldoet dus aan eisen t.a.v. informatieverstrekking. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente heeft op 6 oktober 2015 integraal informatiebeveiligingsbeleid en een Visie informatiebeveiliging vastgesteld. Of datarestore na een calamiteit voldoende is getest is niet bekend. Er is een Calamiteitenplan Archief opgesteld maar nog niet vastgesteld. Na vaststelling moet dit plan worden aangehaakt bij het nieuwe BHV/Calamiteitenplan. Er is een contract met het bedrijf VanWaarde afgesloten. Dit bedrijf ondersteunt bij een calamiteit in de analoge archieven. De gemeente voldoet grotendeels aan de eisen. Het Calamiteitenplan Archief moet nog worden vastgesteld en worden aangehaakt bij het BHV-plan. Testen datarestore na calamiteit onderzoeken. Archiefverslag gemeente Hoogeveen 2016 Pagina 6 van 11

7 10. Middelen en mensen De kosten voor ICT en informatievoorziening (inclusief Archief) zijn niet apart begroot. Personele lasten zijn opgenomen in de algemene personeelsbegroting. Onderhoud en aanschaf van archiefmiddelen zijn ondergebracht in budgetten van de facilitaire dienst. Er zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. De omvang van de achterstand was eind 2016 rond de nog te archiveren digitale documenten. Onder meer door ziekte was er sprake van onderbezetting. Ook alle nieuwe ontwikkelingen vragen veel capaciteit en expertise. Menskracht en middelen zijn onvoldoende om de achterstanden weg te werken en nieuwe ontwikkelingen bij te houden. Archiefverslag gemeente Hoogeveen 2016 Pagina 7 van 11

8 Deel 2: Verantwoording archiefzorg en beheer gemeente Hoogeveen op basis van Kritische Performance Indicatoren (KPI s) Verantwoording archiefzorg en beheer gemeente Hoogeveen op basis van Kritische Performance Indicatoren (KPI s) KPI Omschrijving Conclusies / actiepunten Jaarverslag Archief Lokale regelgeving 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Gemeente Hoogeveen voldoet aan de wetgeving. Actualisatie van de verordening en het besluit is gewenst. Gemeente voldoet deels aan de regelgeving omdat het niet over een kwaliteitssysteem beschikt; kwaliteitsaspecten wel zijn vastgelegd in beschreven procedures. Verslaglegging m.i.v. verslagjaar 2015 tweejaarlijks plaats uitvoeren. De gemeente beschikt t.a.v. de aangeboden over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren). De gebruikte materialen voldoen aan eisen van duurzaamheid. In het DMS Corsa worden documenten in het duurzaam pdf-a formaat opgeslagen. Reactie Provinciaal Inspecteur op Jaarverslag 2015 Er is op bepaalde punten afgeweken van de modellen. Kwaliteitssysteem KIDO (van ) toe passen. Verslaglegging dient jaarlijks uitgevoerd te worden voor oordeel over de vier cruciale thema s Het actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle behelst meer dan het toepassen van de BAC en het opstellen van inventarissen. Uitvoering in 2016 Actiepunten 2017 Op basis van de BRAIN modellen vs. 26 januari 2016, is een nieuwe archiefverordening en een nieuw besluit Informatiebeheer opgesteld. Deze zijn resp. door de raad en BenW vastgesteld en gepubliceerd. Op 24 november 2016 meegedeeld aan G.S. van Drenthe. Een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer, zoals bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling is niet opgesteld. Het archiverings-/vervangingsproces is geactualiseerd. Verslag 2015 in opgesteld en naar GS gezonden. In samenhang met invoering van Decos JOIN is deels in kaart gebracht welke TSA s worden gebruikt en welke deze bevatten. Videotulen (archivering van de geluidsverslagen raadsvergadering) wordt sinds november 2016 uitgevoerd. Ook zijn met terugwerkende kracht vanaf december 2011 alle verslagen gearchiveerd Archivering van de gemeentelijke websites is gestart m.i.v. 1 april 2016 Aanpassingen zullen worden gedaan als ook de invoering van het zaakgericht werken daar aanleiding toe geeft. Een start maken om onderdelen van het KIDO toe te passen. Verslaglegging vanaf verslagjaar 2015 jaarlijks uitvoeren. Een beschrijving van de ordening zal samen met de invoering van het zaakgericht werken worden opgepakt. Opstellen van een bewaarstrategie voor videotulen, websites en social media etc. is een aandachtspunt. Archiefverslag gemeente Hoogeveen 2016 Pagina 8 van 11

9 In kaart brengen waar en welke digitale aanwezig zijn in de organisatie. Vanaf 22 april is een start gemaakt met archivering van Social media (Alg. Twitter accounts en Facebook pagina) 4. Digitale 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van Er moet beleid ontwikkeld worden voor archivering van gemeentelijke websites en social media. Gemeente voldoet deels aan de eisen. Invoering van zaakgericht werken d.m.v. het zaaksysteem Decos JOIN vormt een belangrijk onderdeel in processen en verdere ontwikkeling van analoog naar digitaal archiveren. De gemeente voldoet aan de eisen van selectie en vernietiging t.a.v. alle aan het archief aangeboden. Er zijn geen achterstanden in de vernietiging. De vervanging conform het bestaande Handboek vervanging is, m.u.v. de facturen, goed geïmplementeerd. Om vervanging beter uit te kunnen voeren moet er een nieuw vervangingsbesluit komen voor alle op termijn Er is geen systeem voor duurzaamheid: Voorschriften voor formaten, opslag conversies/migratie en conversie- / migratieverslagen. Toepassing TMLO is onduidelijk Digitale vernietiging onduidelijk geregeld (incompleet, metadata) Het is niet helder wie de beoordeling doet van het historisch belang van voordracht tot evt. vernietiging woning-, hinderwet- en milieuvergunning. Is kwaliteitscontrole afdoende geregeld t.a.v. de postprocessen die Er zijn regels vastgesteld voor het vervangen van analoge stukken door digitale bestanden. In 2016 is het reguliere vernietigingsproces van fysieke en digitale /metadata uitgevoerd. Hiervan is een verklaring van vernietiging opgesteld incl. een specificatie van de vernietigde. Ook is de depotlijst bijgewerkt. BenW is akkoord gegaan met het door de VNG, namens gemeenten opgestelde, ontwerp van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 (van toepassing voor alle opgemaakt of ontvangen vanaf ) Het handboek Vervanging is geactualiseerd en door de Directie Onder aandacht brengen juiste uitvoering van conversie bij overgang naar Decos JOIN. Onder meer opstellen van conversieplannen, conversieverslagen, testprotocollen, testplannen) Onderzoeken wat het TMLO betekent voor onze archieven. In 2017 worden noodzakelijke aanpassingen in informatie- en archiefsystemen doorgevoerd, die verband houden met de invoering van de Selectielijst 2017 Aandacht voor het opstellen van procedures voor vernietiging van digitale gegevens en bestanden in TSA's. Alle op termijn vernietigbare vervangen conform de regels vastgelegd in het Archiefverslag gemeente Hoogeveen 2016 Pagina 9 van 11

10 vernietigbare. bij ander team uitgevoerd worden. vastgesteld. Juiste vervanging van facturen is in 2016 geïmplementeerd. geactualiseerde handboek Afstemming met verantwoordelijke over toepassen juiste controles in het scan- en postproces. 6. Overbrenging van naar de openbare archiefbewaarpla ats 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 8. Ter beschikking stelling van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte De gemeente voldoet op een enkel punt na, aan de eisen die worden gesteld aan tijdige overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats. De gemeente voldoet aan de gestelde eisen t.a.v. de archiefbewaarplaats en grotendeels aan de eisen t.a.v. de archiefruimte. Het regelen van de definitieve bewaar-omgeving voor digitale is nog niet acuut nodig. Het verdient wel aanbeveling stappen te ondernemen om (evt. met regio gemeenten) een gezamenlijke strategie te bepalen om een e- depotvoorziening te realiseren. De gemeente voldoet aan de eis dat in de archiefbewaarplaats kosteloos voor een ieder zijn te raadplegen. Ook voldoet de gemeente aan de informatieverstrekking. Duidelijke planmatige aanpak overbrenging ontbreekt. Beheerder en toezichthouder (voor overbrengen) aanstellen. Archiefruimte raadhuis Hoogeveen voldoet niet. Meetgegevens archiefbewaarplaats als bewijs van voldoen aan normen ontbreekt in verslag I.v.m. geringe urgentie geen actie ondernomen. In de archiefbewaarplaats worden periodiek de vochtwaarden gecontroleerd. Er zijn in 2016 overschrijdingen geconstateerd. Ook waren er geen storingen in het klimaatsysteem (Bij een evt. storing wordt direct actie ondernomen om het probleem op te lossen). Er is een oriënterend gesprek gevoerd met regio gemeenten over de realisatie van een e-depotvoorziening Een nieuw huisreglement is vastgesteld door de Directie. Het gemiddeld aantal bezoeken aan de studiezaal was 3 per week. Veelal waren dit dezelfde bezoekers. Archieven vml. gemeentelijke diensten en gedeponeerde archieven (43 dozen) overbrenging incl. opstellen verklaring van overbrenging heeft aandacht. Aandacht voor alternatieve mogelijkheden voor e- Depot voorziening, bv. het opzetten van een eigen beheeromgeving. Onderzoek naar mogelijkheid centrale huisvesting van alle overgebrachte archieven van gemeenten Hoogeveen en De Wolden, zodat het beheer effectief en efficiënt georganiseerd kan worden. Openingstijden Oud Archief Hoogeveen en De Wolden harmoniseren. Onderzoek centrale huisvesting van overgebrachte archieven Archiefverslag gemeente Hoogeveen 2016 Pagina 10 van 11

11 Overleg over harmonisatie van de relevante onderdelen in de legesverordeningen gem. Hgv. en De Wolden. Afstemming over harmonisatie relevante onderdelen legesverordening heeft niet plaats gevonden. gemeente Hoogeveen en De Wolden voor efficiëntere begeleiding bezoekers. Afstemming harmonisatie relevante onderdelen legesverordening. 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid 10. Middelen en mensen De gemeente voldoet op dit moment deels aan de eisen. Door het op opstellen van een Calamiteitenplan Archief wordt de kennis over veiligheidszorg en de bewustwording hierover voldoende geborgd. Inzet van menskracht en middelen is voldoende gewaarborgd. Calamiteiten is punt van aandacht. Digitaal heeft een andere focus i.v.m. archiefbeheer. Onder meer de vraag of er wordt getest of na een calamiteit bij terugzetten backups de datarestore goed gaat. Een calamiteitenplan is in concept gereed. Ook zijn diverse voorzieningen getroffen voor eerste hulp bij een calamiteit. Er is een contract met VanWaarde afgesloten. Er zijn achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden. Achterstanden worden zichtbaar door de voorbereidingen van de conversie naar het nieuwe zaaksysteem. De achterstand was eind 2016 rond de te archiveren digitale documenten. Onder meer door ziekte was er sprake van onderbezetting. Calamiteitenplan Archief vast laten stellen door de Directie. Dit plan laten aanhaken bij het BHV/Calamiteiten plan. Onderzoeken of in het Informatiebeveiligingsbeleid is opgenomen dat datarestore na calamiteit getest wordt. In 2017 bezien of (bepaalde expertise) ingehuurd moet worden voor extra werkzaamheden zoals: -Invoering zaaksysteem Decos JOIN -Scannen documenten milieudossiers t.b.v. de RUDd. - Archiefverslag gemeente Hoogeveen 2016 Pagina 11 van 11