Verslag en verantwoording over 2017 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Transcriptie

1 Verslag en verantwoording over 2017 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

2 Verslag en verantwoording over 2017 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Inleiding De Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT) is in werking getreden per 1 oktober Hierdoor is de gemeente naast het toezicht op de zorg voor (digitale) archieven ook verantwoordelijk voor het toezicht op het (informatie)beheer. De informatiehuishouding van de gemeente Delfzijl is door de sectie Registratie en Archief van de afdeling Dienstverlening getoetst aan het model-archiefkader van de VNG door middel van Kritische Prestatie Indicatoren (PKI s). Deze KPI s zijn afgeleid van de voor de gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Beantwoording van deze KPI s is niet vrijblijvend, maar verplicht. Deze archief-kpi s zijn leidraad geweest voor het opmaken van het jaarverslag dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager ex artikel 30 van de Archiefwet aan de gemeenteraad dient te overleggen. De archiefinspecteur in de provincie Groningen heeft aangegeven dat met nadruk gekeken zal worden naar de volgende vier onderwerpen: - kwaliteitseisen; - goede, geordende en toegankelijke staat; - vernietiging, openbaarheid; - duurzame beheeromgeving. Uit de toetsing aan de KPI vragenlijst zijn een aantal verbeterpunten naar voren gekomen waarop actie dient te worden ondernomen. De meest belangrijke daarvan zijn in dit jaarverslag genoemd. Verbetering van archief- en informatiebeheer is een doorgaande bezigheid. In 2018 zal hiermee worden doorgegaan. Het doel is om genoemde actiepunten tot uitvoering te brengen en daarmee zo veel mogelijk te voldoen aan de genoemde KPI s. Daarvoor zal een planning van uit te voeren werkzaamheden worden opgesteld. De te ondernemen acties zijn: 1) invoeren BIS 2) inrichten ZTC (beschrijven werkprocessen, inrichten workflow) 3) maatregelen nemen om het gebruik van Decos te stimuleren 4) overbrengen archiefblok Delfzijl Lokale regelgeving Regelgeving De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn de basis hoe onze gemeente de Archiefwet vorm geeft. De archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen. De archiefverordening van de gemeente Delfzijl is in 2017 opnieuw vastgesteld. Vaststelling vond plaats in verband met de inwerkingtreding van de Wet Interbestuurlijk Toezicht. De artikelen in de verordening die betrekking hebben op het toezicht zijn daaruit geschrapt. Het besluit informatiebeheer beschrijft in onze gemeente de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats 2

3 overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Het besluit informatiebeheer is in 2017 opnieuw vastgesteld i.v.m. de inwerkingtreding van de Wet Interbestuurlijk Toezicht. Het informatiebeheer is m.i.v organisatorisch ondergebracht bij de afdeling Publiekszaken, team Documentaire Informatievoorziening. De medewerkers daarvan dragen zorg voor de uitvoering van het integrale archiefbeheer. Wijzigingen in taken en organisatie Al geruime tijd worden in het kader van de samenwerking in DAL- of DEAL-verband gemeentelijke taken uitgevoerd. Het betreft hier onder andere de uitvoering van de Wet werk en Inkomen (ISD verband), personeelszaken, VTH DEAL en ICT/informatisering (GEMCC). Uitvoering van deze taken brengt met zich mee dat de schriftelijke (en digitale) neerslag daarvan, in casu de archivering van documenten, decentraal plaatsvindt. Vanaf medio november 2013 voert de regionale omgevingsdienst voor onze gemeente taken uit. De omgevingsdienst verzorgt de vergunningsverlening en toezicht- en handhavingstaken. In een dienstverleningsovereenkomst is onder andere vastgelegd hoe wordt omgegaan met de opmaak, verzending en archivering van documenten. De gemeente blijft verantwoordelijk voor de taakuitvoering en daarmee ook voor de archivering. Dat geldt ook voor de uitvoering van taken door de Veiligheidsregio. Om te voorkomen dat zich met betrekking tot archivering bij bovengenoemde organen ongewenste ontwikkelingen voordoen zal er op worden toegezien dat de afspraken op correcte wijze worden uitgevoerd. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Kwaliteitssysteem Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B&W ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden (digitaal en fysiek) voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden en procedures die nodig zijn voor de kwaliteitszorg en -controle. Een kwaliteitssysteem geeft weer hoe een correcte uitvoering van vastgestelde procedures en protocollen plaatsvindt. Een kwaliteitssysteem bestaat uit een aantal onderdelen zoals: 1) een dienstverleningsovereenkomst (DVO) waarin afspraken worden gemaakt tussen DIV en de organisatie over het gebruik van Decos (registratie, toevoegen van documenten, etc.) en andere gedragsregels t.a.v. de informatievoorziening, 2) een zaaktypencatalogus (ZTC) waarin processen staan beschreven en de documentaire neerslag die daar het gevolg van is, 3) een handboek vervanging waarin een scanprotocol is opgenomen en de procedure voor het vernietigen van papieren archief. In 2016 is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) vastgesteld met de verschillende afdelingen in de organisatie over het gebruik van Decos en de procedures en werkwijzen rond archief en informatie. Ook is een interne afsprakenlijst DIV ontwikkeld. Dit is in 2016 afgerond. Al een aantal jaren terug is zaaktypen.nl aangeschaft, de applicatie waarmee een zaaktypencatalogus kan worden in gericht. Een goed gebruikte zaaktypencatalogus waarin de juiste metadata en bewaartermijnen zijn toegekend is van groot belang omdat daarmee de informatiestroom binnen de organisatie beter gemonitord kan worden. De module moet 3

4 worden gevuld en werkprocessen moeten worden beschreven, tevens moet de workflow per zaaktype worden gebouwd en ingericht. Dit vergt veel tijd van de applicatiebeheerder(s). Vorig jaar stond de module in de testfase en hierin is geen verandering gekomen. Een Handboek Vervanging wordt relevant zodra er digitaal gewerkt en gearchiveerd wordt en er daadwerkelijk vervangen gaat worden. Zover is het nog niet maar het is gewenst hier zo spoedig mogelijk toe over te gaan. Er zijn in 2017 geen vorderingen gemaakt bij het verwezenlijken van een kwaliteitssysteem. Belangrijkste hobbel was het digitaliseren van de Bestuurlijke Besluitvorming (BIS). Deze module wordt ontwikkeld in samenspraak en in combinatie met Decos en Gemeenteoplossingen (GO). Dit project vergt veel tijd en energie van de applicatiebeheerders en heeft een ernstig constiperende werking op de verdere ontwikkeling van het informatiebeheer in deze organisatie. De module werkt in principe zoals wij dit willen maar diverse keren moesten er aanpassingen worden gedaan aan de module, zowel in de ontwikkeling als in de workflow. Wij gaan er nu vanuit dat deze module in elk geval zal worden uitgerold in De planning voor 2017 is doorgeschoven naar 2018: - Ingebruikneming Zaaktype.nl - Beschrijven aantal werkprocessen - Inrichten Workflow Advies: 1) BIS nu z.s.m. uitrollen in de organisatie 2) Begin maken met het inrichten en implementeren van Zaaktypen.nl Toezicht Ten principale is een gemeentelijke archivaris verantwoordelijk voor het toezicht op de zorg van niet overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden en het beheer van de archiefbescheiden na overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Indien geen archivaris is aangesteld is wettelijk gezien de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor het toezicht. De gemeentesecretaris dient zich voor het uitoefenen van het toezicht te laten bijstaan door kwalitatief bevoegde personen. Het uitoefenen van het toezicht kan op verschillende manieren geregeld worden. Bijvoorbeeld door het aanwijzen van een gekwalificeerde interne of externe toezichthouder en/of in samenwerking met andere gemeenten. De gemeente heeft in het DEAL samenwerkingsverband een streekarchivaris aangesteld. De streekarchivaris is aangewezen voor het uitoefenen van het toezicht op het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebracht archiefbescheiden. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Documentair structuurplan Op grond van artikel 18 van de archiefregeling dient de gemeente te beschikken over een actueel-, compleet- en logisch samenhangend overzicht van de bij de gemeente berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het overzicht is met name van belang voor digitale documenten en databestanden. Het geeft inzicht in: - welke taken of werkprocessen de gemeente uitvoert; - welke applicaties daarvoor worden gebruikt; - welke archiefdocumenten (digitaal of fysiek) of data daaruit voortvloeien; - of documenten permanent dan wel op termijn voor vernietiging in aanmerking komen; 4

5 - waar en in welke vorm documenten worden bewaard; - met welke applicaties permanent te bewaren documenten/data ze blijvend geraadpleegd kunnen worden. Het hebben van een overzicht is belangrijk, omdat daarmee vastgesteld kan worden of documenten c.q. data die voor bewaring in aanmerking komen- op een andere locatie worden bewaard dan in het centrale archief. Zonder zo n overzicht bestaat de kans dat informatie ten onrechte wordt vernietigd of door niet tijdige conversie op termijn niet meer te raadplegen is. Met de aanschaf en inrichting van een ZTC wil de gemeente voor een groot deel gaan voldoen aan de eis voor het hebben van een dergelijk overzicht. In de ZTC worden processen beschreven en de daaruit voortvloeiende documentaire neerslag. Ook wordt een metadataschema in de ZTC geïntegreerd. Aanvullend zal de gemeente een overzicht moeten genereren van de gebruikte applicaties en de informatie die zich daarin bevindt. De planning is om in 2018 een begin te maken met het invullen van een ZTC. (zie ook hierboven) Een overzicht van gebruikte applicaties is in 2017 gemaakt. In 2018 zal deze aangevuld en geactualiseerd worden. Een depotlijst met overzicht van de papieren archieven is gemaakt. Authenticiteit, context en toegankelijkheid fysieke archieven De fysieke archieven zijn in goede, geordende en toegankelijke staat. De archieven van de rechtsvoorgangers van Delfzijl zijn geplaatst in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De archieven zijn (goed) toegankelijk door middel van archiefinventarissen. De overgebrachte archieven zijn formeel overgedragen. Voor de toegang op het semi statisch archief van Delfzijl vanaf 1980 is een papieren dossierinventaris en vernietigingsregister aangelegd. Het dynamisch archief is rechtstreeks toegankelijk. De dossiers zijn geordend op basis van de basisarchiefcode. De authenticiteit en context zijn uit de fysieke (zaak)dossiers goed te herleiden. Het archief van de OMD, dat enige jaren op de zolder heeft gelegen, is in bewerking. In 2018 zal het afgerond worden zodat het voldoet aan de eisen voor ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid. Het archiefblok Delfzijl is ook in bewerking. Afronding van dit omvangrijke archiefbestand zal nog enige jaren in beslag nemen. Duurzaamheid De gemeente maakt voor de bewaring van fysieke archiefbescheiden gebruik van duurzame verpakkingsmaterialen. De oudere archiefbestanden die zich in de archiefbewaarplaats bevinden zijn nog niet allemaal omgepakt. In een planning van uit te voeren werkzaamheden aan het papieren archief is dit onderdeel meegenomen. Voordat tot volledige digitale archivering wordt overgegaan zal voorzien moeten worden in een duurzame wijze van opslag van documenten/gegevens (e-depot). 4. Digitale documenten en bestanden De organisatie registreert alle inkomende documenten op een zaakgerichte wijze in het zaaksysteem Decos. Het zaaksysteem wordt gebruikt voor digitale afhandeling. Reactie en vervolgdocumenten worden bij correct gebruik van het zaaksysteem aan het zaakdossier toegevoegd. Documenten die voor bestuurlijke besluitvorming geagendeerd zijn worden na 5

6 besluitvorming gescand, geregistreerd en aan het zaakdossier toegevoegd. Na afhandeling van een zaak wordt het digitale zaakdossier (nog) niet definitief gearchiveerd. De gemeente is bezig met het invoeren van een bestuurlijk informatiesysteem (Gemeenteoplossingen). Dit zal gekoppeld worden aan Decos. Documenten voor de bestuurlijke besluitvorming zullen zodoende gemakkelijker bij de zaken in Decos kunnen worden gevoegd. Invoering van dit systeem heeft vertraging opgelopen. In 2018 zal dit operationeel worden. (zie ook hierboven) Omdat er geen voorziening is voor ondertekening van uitgaande brieven en deze niet worden nagescand worden deze fysiek gearchiveerd. Voordat wordt overgegaan tot digitale archivering zal hiervoor een voorziening moeten worden getroffen. Hybride situatie Sinds 2011 werkt de gemeente met Decos en Decos Join maar nog steeds wordt dat niet voldoende of op de juiste manier gebruikt zodat niet vertrouwd kan worden op de volledigheid van digitale zaakdossiers. Er worden nog veel documenten buiten het zaaksysteem om opgemaakt. Daarom worden de permanent te bewaren documenten nog fysiek gearchiveerd. Dit brengt extra kosten met zich mee want al meerdere jaren wordt er iemand ingehuurd die het papieren archief bijhoudt. Vanaf het begin is Decos te veel beschouwd als iets wat alleen voor DIV relevant is, te weinig is beseft dat de aanschaf en implementatie van een zaaksysteem gevolgen heeft voor de werkwijze van de gehele organisatie. De halfslachtige invoering van Decos heeft geleid tot een hybride situatie die duur en omslachtig is en die het risico in zich draagt dat archiefbescheiden tussen wal en schip raken en zodoende verloren gaan. De invoer van de nieuwe gebruiksvriendelijker versie van Decos (Join) heeft tot nog toe niet tot de gewenste verbeteringen geleid. Om de ongewenste hybride situatie te beëindigen en over te gaan tot een moderne digitale wijze van werken en archiveren dient aan een aantal voorwaarden te worden voldaan. Binnen de organisatie dient er discipline te zijn het zaaksysteem als leidend te beschouwen en alle documenten die van belang zijn daarin op te slaan. Het digitaal en zaakgericht werken moet tot standaard worden verheven, het om-decos-heen-werken moet zoveel mogelijk ontmoedigd worden. Het MT moet hierin het goede voorbeeld geven. Ten slotte dient er werk te worden gemaakt van het inrichten van een zaaktypencatalogus (zie boven) en het opstellen van een Handboek vervanging (zie boven). Advies: Het stimuleren van het gebruik van Decos Join en ontmoedigen dat nog buiten Decos Join om wordt gewerkt 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Vernietiging De voor vernietiging in aanmerking komende (fysieke) archiefbescheiden worden jaarlijks vernietigd. Vernietiging daarvan vindt plaats op basis van de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen sinds 1 januari 1996 (en actualisaties daarvan). Verklaringen van vernietiging, inclusief specificaties van vernietigde dossiers worden opgemaakt en in het archief bewaard. Sinds de invoering van het digitaal- en zaakgericht werken in 2011 worden digitale documenten / zaken in het zaaksysteem Decos opgenomen. Vernietiging van daarvoor in aanmerking komende (digitale) documenten heeft nog niet plaatsgevonden. Documenten / zaken worden geregistreerd op basis van de zaaktypecatalogus. Er wordt nog geen gebruik 6

7 gemaakt van de mogelijkheden voor (resultaatafhankelijke) waardering van bewaar- of vernietigingscriteria. Om over te kunnen gaan naar digitaal archiveren zal daarvoor een voorziening getroffen moeten worden. Dit kan in de vorm van het toevoegen van vernietigingstermijnen aan de zaken in de zaaktypecatalogus. Met de aanschaf van Zaaktypen.nl en het hierin inrichten van een nieuwe zaaktypencatalogus moet hierin verbetering komen. De invoering daarvan is voorlopig doorgeschoven naar 2018 (zie ook hierboven). Om alle documenten die na een bewaartermijn van 7 jaren vernietigd kunnen worden niet meer fysiek in dossiers te hoeven archiveren is de keuze gemaakt om deze in een numerieke serie te bewaren. Vernietiging vindt eerst plaats vanaf Hierdoor wordt niet voldaan aan de verplichting om daarvoor in aanmerking komende documenten tijdig te vernietigen. Vervanging en vervreemding De permanent te bewaren archiefbescheiden en bescheiden die langer dan 7 jaren worden bewaard, worden in fysieke vorm gearchiveerd. Het fysieke archief is nog leidend. Er worden nog geen papieren archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties.(substitutie). Omgekeerde substitutie komt wel voor. Zo worden alle digitaal opgemaakte of ontvangen documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen uitgeprint en in fysieke vorm gearchiveerd. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor digitale documenten die in het kader van de omgevingsvergunning (WABO) digitaal binnen komen. Deze worden uitgeprint op papier, op papier afgehandeld en fysiek gearchiveerd. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Van de archieven van de voormalige gemeenten Bierum en Termunten tot 1990 en Delfzijl tot 1979 alsmede de gedeponeerde archieven zijn archiefinventarissen vervaardigd. De archieven zijn geplaatst in de openbare archiefbewaarplaats. De archieven zijn, behoudens een uitzondering, formeel overgebracht en, met inachtneming van beperkende bepalingen, openbaar en kosteloos te raadplegen. Het overbrengen van het archiefblok Delfzijl heeft grote prioriteit. De uiterste termijn daarvoor verloopt aan het eind van Hiervoor dienen spoedig maatregelen te worden getroffen. Advies: Maatregelen nemen om het archiefblok Delfzijl formeel over te brengen naar de archiefbewaarplaats 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot Archiefbewaarplaats De gemeentelijke archiefbewaarplaats is gevestigd in het gemeentehuis. De archiefbewaarplaats dateert van 1992 en voldeed destijds aan de gestelde eisen. Bij brief van heeft Gedeputeerde Staten laten weten dat de meeste bewaarplaatsen goedgekeurd na 1991 aan de dan geldende regels voldoen. In 2009 is een nieuw klimaatbeheersingssysteem gerealiseerd. Archiefruimten Naast de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn er twee archiefruimten. Hierin worden alleen op termijn te vernietigen archiefbescheiden bewaard. 7

8 E-depot De definitie van een e-depot is: met het e-depot, ook wel digitaal depot genoemd, wordt bedoeld het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee men in staat is digitale objecten en metadata in te nemen en te garanderen deze op lange termijn te beheren en beschikbaar te kunnen houden. De gemeentelijke archiefbewaarplaats, bestemd voor berging van fysieke archiefbescheiden dient te voldoen aan de eisen van de archiefregeling De opslag van digitale documenten en data vindt plaats op servers. De serverruimte is geplaatst in het gemeentehuis te Appingedam (gemeenschappelijk computer centrum GEMCC). Op het moment dat overgegaan wordt tot digitale archivering van permanent te bewaren archiefbescheiden zal ook voorzien moeten worden in een e-depot. D.m.v. het bijwonen van bijeenkomsten probeert de gemeente zich zo goed mogelijk te informeren hieromtrent. Op dit punt wordt gezamenlijk met de andere DAL-gemeenten opgetrokken. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Fysieke archiefbescheiden Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats zijn deze in principe openbaar. De archiefbescheiden ouder dan 20 jaar zijn, tijdens de kantooruren, voor een ieder kosteloos te raadplegen. Tegen betaling kunnen afschriften worden verkregen. Dit geldt ook voor registers van de burgerlijke stand en bevolkingsregisters, zij het dat daarvoor een afwijkend openbaarheidregime geldt. De voorwaarden voor het raadplegen van de archiefbescheiden zijn beschreven in een bezoekersreglement. Naast fysiek bezoek aan het gemeentehuis is het ook mogelijk om digitaal (voor)onderzoek te doen, genealogische gegevens te raadplegen of fotocollecties te raadplegen. Daartoe is de gemeente aangesloten bij het Groninger Archiefnet en de Beeldbank Groningen. Door de streekarchivaris, die in DEAL verband is aangesteld, worden zo nu en dan publieksgerichte activiteiten georganiseerd. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid In 2018 wordt een calamiteitenplan voor het archief vastgesteld. Een depotstaat maakt daar onderdeel vanuit. De gemeente is aangesloten bij de Documentenwacht. In geval van calamiteiten (bijvoorbeeld waterschade of schimmelexplosies) kan hulp van de Documentenwacht ingeroepen worden. Er hebben zich in 2017 geen incidenten voorgedaan. Voor geautomatiseerde informatiesystemen heeft de gemeente een informatiebeveiligingsplan vastgesteld. Beveiliging rondom toegang c.a. van het zaaksysteem DECOS is daarin meegenomen. 8

9 10. Middelen en mensen Formatie Om de wettelijke archieftaak te kunnen uitvoeren worden jaarlijks structurele middelen geraamd. Onder de wettelijke taak wordt verstaan het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van archiefbescheiden, het beschikbaar stellen van informatie en onderzoek in openbare archieven mogelijk te maken. Tot 2011 werd nog gewerkt in een papieren beheeromgeving. De werkzaamheden die tot het vakgebied van post- en archiefzaken behoorde konden met de beschikbare formatie naar behoren worden uitgevoerd. Daarop was de beschikbare formatie dan ook gebaseerd. Met het invoeren van digitaal- en zaakgericht werken wordt zowel in kwantitatieve als kwalitatieve zin meer gevraagd van de medewerk(st)ers belast met post- en archiefzaken. Niet alleen wordt, in tegenstelling tot voorheen, een veelvoud van documenten op een zaakgerichte wijze geregistreerd, ook ondersteuning in gebruik en het doorontwikkelen van het digitaal werken vraagt de nodige kennis en inspanning. Een aantal externe, tijdelijke krachten is aangesteld om bij te staan bij het registreren van de post en het bijwerken van het semi-statisch archief. Een (landelijk) gegeven is dat zolang ongestructureerde informatie (vastgelegd in documenten, etc.) handmatig omgezet moet worden naar gestructureerde informatie (vastlegging van metadata) in formatieve zin alle zeilen bijgezet moeten worden. Als gevolg van het digitaal werken wordt wel enig voordeel behaald doordat de op korte termijn te vernietigen fysieke documenten nu op eenvoudige wijze numeriek worden gearchiveerd. Permanent te bewaren archiefbescheiden worden echter ook nog fysiek gearchiveerd. Een hybride situatie, zoals onder punt 4 beschreven, is niet wenselijk. Achterstanden Er is geconstateerd dat er achterstallige werkzaamheden zijn. De werkzaamheden bestaan onder andere uit het bewerken van niet geïnventariseerde bestanddelen, het archiveren van losse stukken in het semi statisch archief en het ompakken van archiefbestanden in zuurvrije opbergmiddelen. Het betreft incidentele werkzaamheden. Mede gelet op de ontwikkelingen op de bestuurlijke organisatie in de provincie en een aanstaande herindeling is het gewenst om de fysieke bestanden in goede en geordende staat te brengen. Dat heeft voortdurend de aandacht. 9