Waterschap pjj Rijn en IJssel

Transcriptie

1 Waterschap n.ijn en ussel ingekomen Waterschap pjj Rijn en IJssel 1i DEC Waterschap Rijn en IJssel t.a.v. het college van dijkgraaf en heemraden Liemersweg GG DETIN CHEM Doetinchem : dinsdag 13 december 2016 ns kenmerk : U-0154/EM/HV nderwerp : Archief KPI's 2016 Bijlage :-l- Geachte college van dijkgraaf en heemraden, Hierbij stuur ik u het Archief KPI-verslag 2016 toe. De VNG heeft Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor het archief opgesteld om de horizontale verantwoording te versterken. Deze Archief KPI's zijn gehanteerd bij het uitvoeren van het toezicht. p grond van de huidige Archiefverordening breng ik als gemeentearchivaris verslag uit aan het college van dijkgraaf en heemraden over het toezicht van de informatiehuishouding binnen uw organisatie. vereenkomstig bovengenoemde verordening dient het college hierover verantwoording af te leggen aan het algemeen bestuur. Het verslag beperkt zich dit jaar tot enkele onderdelen uit de checklist Archief Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Het toezicht op niet-overgebrachte archieven richt zich met name op de aanwezigheid van een actuele Archiefverordening en het daarbij behorende Besluit informatiebeheer. Dit is de basis van het op een verantwoorde wijze omgaan met informatie. Voorts is de veilige bewaring van informatie beoordeeld. Daarbij is deels gekeken naar de ruimten waar archiefbescheiden (analoog en digitaal) worden bewaard en is deels het calamiteitenplan beoordeeld op het veiligstellen van archiefbescheiden. Het verslag met aanbevelingen is als bijlage hierbij gevoegd. Met belangstelling zie ik uw reactie op dit verslag tegemoet en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan het algemeen bestuur en de toezending van het verslag aan de interbestuurlijk toezichthouder archieven. Vanzelfsprekend ben ik bereid om het verslag nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Femia Siero, Directeur historisch onderzoek 1 a rchiefbeheer erfgoededucatie acquisitie publicaties streektaal j bibliotheek archiefinspectie Usselhade AN Doetinchem Postbus AR Doetinchem t. e. i lnfo@ecal.nu

2 Bi lage bij b rief U-0B4 Inleiding Het voorliggende KPi-ver siag van Waterschap Rijn en ijssei is gebaseerd op de Kritische Prestatie indicatoren (KPi's ) voor de gemeentelijke archieftaken zoals die zijn opgesteld door de VNG. De archief-kpi's omvatten tien hoofdvragen die bij het beantwoorden daarvan een beeld vormen van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwetteiijke eisen voldoet. Vorig jaar is verslag uitgebracht op basis van het invullen van de gehele archief KP i's, dit jaar is gekozen om een deel van de KPi's nader te beoordelen. De focus van het toezicht op niet-overgebrachte archieven strekt zich ondermeer uit naar de thans geldende Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer. Actualisatie van de verordening en het besluit werd noodzakelijk geacht. Begin dit jaar kwamen modellen Archiefverordening en Besluit informatiebeheer via de website van Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) beschikbaar. Het aanpassen van de verordening en het besluit werd daarmee vergemakkelijkt. Verder is aandacht geschonken aan de archiefruimte waarover uw organisatie beschikt. Het is niet alleen van belang om een archiefruimte voor analoge archiefbescheiden te hebben die aan de eisen voldoet, maar het is eveneens noodzakelijk om aandacht te schenken aan de opslag en bewaring van digitale gegevens. ok deze gegevens zijn over het algemeen archiefbescheiden en voor de bewaring daarvan zijn voorschriften opgesteld. Tenslotte heeft dit jaar een beoordeling plaatsgevonden op de aanwezigheid van een calamiteitenplan. Een calamiteitenplan dat betrekking heeft op het veiligstellen van archiefbescheiden in het geval van een calamiteit. Het hebben van een dergelijk plan Is niet alleen noodzakelijk maar het is eveneens van belang om relaties te leggen met het ontruimingsplan van uw organisatie of met een Informatiebeveiligingsplan bijvoorbeeld. Het verslag beschrijft per onderdeel d e stand van zaken binnen uw organisatie. In een korte conclusie wordt de vraag beantwoord in hoeverre de gemeente aan de archiefwetteiijke eis voldoet. De aanbevelingen worden apart benoemd. De gegevens voor dit verslag zijn bij brief van 12 april 2016 opgevraagd. p 24 mei jl. zijn door uw college de volgende stukken verstuurd: Archiefverordening Rijn en IJssei 2012 Besluit informatiebeheer Rijn en IJssei 2012 Checklist archiefruimten Noodplan analoge archieven De ontvangen documenten vormen de basis van het KP I-verslag. 1. Lokale regelgeving Archiefverordening en Besluit informatiebeheer

3 Bijlage bij brief 216-U-0154 Archiefverordening De getekende 'Archiefverordening Rijn en ijssei 2012' is in de vergadering van het aigemeen bestuur van 13 novemb er 2012 vastgesteld. Besiuit informatiebeheer in de vergadering van het coiiege van dijkgraaf en heemraden is het Besiuit informatiebeheer Rijn en ijssei 2012 op 17 juli 2012 vastgesteld en ondertekend. p grond van de Archiefverordening Rijn en ijssei 2011 in het Besluit vastgesteld. De ontvangen Archiefverordening voldoet over het aigemeen aan de bepalingen die de Archiefwet 1995 stelt. p een enkel punt (zie hieronder) zo u de verordening bij een volgende wijziging kunnen worden aangepast. De 'Hoofdstuk i - Algemene bepalingen' uitbreiden met definities die in de archiefverordening voorkomen, zoals 'archiefbescheiden' en 'archiefruimten'; Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats is in de Archiefverordening onder 'Hoofdstuk II - De zorg van het college voor de archiefbescheiden' opgenomen. Hieruit is op te maken dat het aanwijzen een zorg of bevoegdheid van het coiiege is terwijl in de Archiefwet 1995 in artikel 36 echter is bepaald dat het bestuur de archiefbewaarplaats aanwijst. De terminologie 'het bestuur' is kennelijk niet gelijk aan het 'dagelijks bestuur' waar in dezelfde wet in andere artikelen ook sprake is. Het is overigens aan te bevelen om een apart besluit tot aanwijzing van d e archiefbewaarplaats te nemen in plaats van dit op te nemen in de archiefverordening. Het toegezonden Besiuit informatiebeheer Rijn en ijssei 2012 is in juli 2012 vastgesteld terwijl de Archiefverordening pas in november 2012 is vastgesteld. Normaliter volgt het nemen van het Besluit informatiebeheer op de vaststelling van de Archiefverordening. In dit geval heeft het besluitvormingsproces dus niet de normale route doorlopen. Verder is in artikel 1, lid 1b sprake van een 'Archiefverordening Rijn en ijssei 2011'. Mogelijk is hier sprake van een typefoutje bij het opstellen van de tekst. p enige onderdelen behoeft h et Besiuit informatiebeheer aanpassing, en wel bij: Bij 'Hoofdstuk I - Algemene bepalingen'; hanteer bij voorkeur termen en definities die aigemeen gebruikt worden en overeenstemmen met wet- en regelgeving. De term 'Documenten' bijvoorbeeld is beperkter dan de term 'archiefbescheiden'; in het voorliggend Besluit informatiebeheer ontbreekt een passage over het Strategisch Informatie verleg (Sl). Sinds januari 2013 is het Archiefbesiuit gewijzigd en aangepast op het instellen van een Si; Het Besluit informatiebeheer mist een bepaling over het te hanteren / ingevoerde kwaliteitssysteem. vereenkomstig de huidige modellen Archiefverordening en Besiuit informatiebeheer voor gemeenten zuilen ook de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer voor de waterschappen worden aangepast aan de huidige wet- en regelgeving. Zo zuilen sommige artikelen in de nieuwe modellen worden verplaatst van de Archiefverordening naar het

4 lüijiage bij brief 2016-U-0154 Besluit Informatiebeheer en omgekeerd. Daarbij zuilen eveneens artikelen worden samengevoegd om meer eenheid te krijgen. Pas t.z.t. de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer aan; Volg de gebruikelijke weg in het besluitvormingsproces bij het vaststellen van de Archiefverordening en het daaruit voortvloeiende Besluit informatiebeheer; Neem een apart besluit tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats. 2. Archiefruimten (fysieke en digitale) Hoewel de ontvangen checklist archiefruimte ongedateerd is, is bij bepaling 2.2 op te maken dat invulling daarvan waarschijnlijk vóór 2015 heeft plaatsgevonden. Verder is niet bekend wie de checklist heeft ingevuld. fschoon ten tijde van het invullen van de checklist geen overlast van water is geweest, is in de loop van 2016 wel degelijk sprake van wateroverlast in de archiefruimte ais gevolg van het overlopen van een vochtvreter. p onderdelen voldoet de archiefruimte niet volledig aan het gestelde in de Archiefregeling. Denk in dit kader aan; de overschrijding van de waarden van relatieve luchtvochtigheid en temperatuur; de niet altijd zelfsluitende deur; of een beginnende brand met de beschikbare hulpmiddelen voldoende kan worden vertraagd of geblust. Het is namelijk onduidelijk of de worpiengte van de brandslang voldoende is. Een brandblusser is echter wei aanwezig. Hoewei in de brief van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers van 12 april jl. niet expliciet aandacht is gevraagd voor het invullen van een checklist voor serverruimten, zijn dergelijke ruimten evengoed te beschouwen als archiefruimten waar digitale archiefbescheiden zijn opgeslagen. Inmiddels zijn dergelijke checklisten wel ingevuld en zullen worden besproken met de archiefinspecteur. Voorts is het van belang om ook andere - mogelijk externe - ruimten waar archiefbescheiden zijn opgeslagen te beoordelen aan de hand van de checklist. Te bewaren zowel als te vernietigen archiefbescheiden dienen namelijk ten minste veilig bewaard te worden. tref zodanige maatregelen dat de archiefruimte voldoet aan d e wettelijke ei sen; bepaal of uw organisatie over externe archiefruimten beschikt (ook serverruimten) en vui in dat geval de checklist archiefruimte.

5 Bijlage bij brief U Rampen, calamiteiten en veiiigtieid Calamiteitenplan Er is een 'Noodplan analoge archieven' (Doe. Nr. P met revisiedatum: ). Het plan richt zich op analoge archieven die veilig gesteld dienen te worden in noodsituaties. Het plan verwijst naar het Caiamiteitenpian Waterschap Rijn en IJssel. Voorts wordt in het plan aandacht besteed aan het verplaatsen en veiiigsteiien van analoge archiefbescheiden die zich in de verschillende ruimten (kantoorruimte, archiefruimte en archiefbewaarplaats) bevinden. Calamiteitenplan Het 'Noodplan analoge archieven' is volledig voor wat betreft de analoge archiefbescheiden. Een calamiteitenplan waarin ook aandacht is voor digitale informatie is niet ontvangen. Is een dergelijk plan niet aanwezig dan is het van belang om dat op te stellen. Laat het veiligstellen van digitale archiefbescheiden ook onderdeel uitmaken van het caiamiteitenpian