: 14: Dienstverlening, organisatie en intergemeentelijke samenwerking : 652 / Archiveren

Transcriptie

1 B&W-nota zaaknummer blad Ska : : 1/7 datum nota programma werkdoel onderwerp : 14: Dienstverlening, organisatie en interlijke samenwerking : 652 / Archiveren : Horizontale verantwoording lijke informatiehuishouding 2016 en 2017 advies: 1. Kennis te nemen van het Verslag Archief KPI's Reactie uit te laten gaan aan Erfgoedcentrum (ECAL) conform concept-brief. 3. Gemeenteraad te informeren middels het raadsvoorstel. 4. Het Verslag Archief KPI's 2016 ter kennis te brengen van de Interbestuurlijk toezichthouder archieven (Provincie Gelderland). 5. Genoemde aandachtspunten uit te laten voeren door team DIV, inclusief aanschaf en installatie van rookmelders t.b.v. archiefruimte. Secr./Dir Oortgiesen Burg. Bengevoord Gommers Saris Te Gronde Aalderink akkoord & bespreken 'MP ^ 3 besluit : Het besluit staat op pagina 3 ' r behandeld door: mevr. E. ten Bras, mevr. K.M. Wolterink team: Documentaire Informatie Voorziening collegiaal overleg gepleegd met: mevr. M.L. Tanck team: Gebouwenbeheer manager: R.J.F. Jansen financiële consequenties: Ja, aanschaf en installatie rookmelders archiefruimte exclusief BTW gedekt in de begroting van is / wordt opgenomen op de termijnagenda? niet op termijnagenda aanvrager is op grond van artikel 4:7 van de Algemene wet bestuursrecht geïnformeerd over het (gedeeltelijk) negatieve advies: openbaarheid: niet openbaar openbaar (met uitgestelde publicatie) openbaar (directe publicatie) kritische termijn voor besluitvorming: nee portefeuillehouder: dhr. G.J.W. te Gronde naar raadscommissie: Nee Ja, ter informatie / voor overleg met college H Ja, ter voorbereiding behandeling c.q. besluitvorming raad naar raad: nee KI ja

2 de geadresseerde en evt. andere belanghebbenden die naar verwachting bedenkingen hebben tegen het advies zijn op grond van artikel 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht gehoord: communicatie via: persbericht anders, nl ISl bijlagen: 1. Verslag Archief KPI's Overzicht verbeterpunten 3. Raadsvoorstel 4. Concept-raadsbesluit 5. Concept-brief aan ECAL

3 besluit Sta b l a d :3/7 datum nota : onderwerp: Horizontale verantwoording lijke informatiehuishouding 2016 en 2017 behandeld door: mevr. E. ten Bras, mevr. K.M. Wolterink datum besluit door college B&W: 7 november 2017 besluit: 1. Kennisgenomen van het Verslag Archief KPI's Reactie uit laten gaan aan Erfgoedcentrum (ECAL) conform concept-brief. 3. Gemeenteraad informeren middels raadsvoorstel. 4. Het Verslag Archief KPI's 2016 ter kennis brengen van de Interbestuurlijk toezichthouder archieven (Provincie Gelderland). 5. Genoemde aandachtspunten uit laten voeren door team DIV, inclusief aanschaf en installatie rookmelders archiefmimte. overwegingen college indien besluit afwijkend is van het ambtelijk advies:

4 B&W-nota b l a d : 4 / 7 datum nota : inleiding: Conform artikel 14 van de Archiefverordening van de brengt de archivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van burgemeester en wethouders. Het college dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de raad conform artikel 17 van de bovengenoemde verordening. De archivaris heeft een verslag opgesteld, gebaseerd op de Archief Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Deze KPI's zijn opgesteld door de VNG in het kader van de Wet Revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt), die op 1 oktober 2012 in werking is getreden. Omdat de externe toezichthouder (de provincie) bij de invoering van de Wet Rgt op grotere afstand is komen te staan van de, zijn KPI's vastgesteld om de horizontale verantwoording te versterken. Het verslag wordt door de archivaris naar het college gestuurd. Het college dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de raad. In de KPI's zijn tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de informatiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. Per indicator wordt bepaald of voldaan wordt aan de wettelijke eisen en of er sprake is van taakverwaarlozing. Wanneer er sprake is van taakverwaarlozing op één of meerdere indicatoren kan de provinciale toezichthouder (Interbestuurlijk toezichthouder archieven) besluiten in te grijpen. Het verslag over 2016 beperkt zich tot enkele onderdelen uit de checklist KPI's. Het toezicht op nietovergebrachte archieven richt zich in het bijzonder op de aanwezigheid van een actuele Archiefverordening en het daarbij behorende Besluit informatiebeheer. Daarnaast is de veilige bewaring van informatie beoordeeld. Daarbij is deels gekeken naar de ruimten waar archiefbescheiden (analoog en digitaal) bewaard worden en is deels het calamiteitenplan beoordeeld op het veiligstellen van archiefbescheiden. Voor 2017 zal de toetsing bestaan uit het bestuderen van onze reactie op het KPI-verslag 2016, de verantwoording aan de raad en de vervolgacties die binnen onze organisatie zijn uitgezet. advies: 1. Kennis te nemen van het Verslag Archief KPI's Reactie uit te laten gaan aan Erfgoedcentrum (ECAL) conform concept-brief. 3. Gemeenteraad te informeren middels het raadsvoorstel. 4. Het Verslag Archief KPI's 2016 ter kennis te brengen van de Interbestuurlijk toezichthouder archieven (Provincie Gelderland). 5. Genoemde aandachtspunten te laten uitvoeren door team DIV, inclusief aanschaf en installatie van rookmelders t.b.v. de archiefruimte. argumenten/onderbouwing: Ad 1: Jaarlijks brengt de archivaris verslag uit aan het college over de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding. Dit verslag is aan de B&W-nota toegevoegd ter kennisname (bijlage 1). Ad 2: Met deze brief geven we aan dat het verslag over 2016 ter kennis genomen is door het college en dat wij de aanbevelingen overnemen en gaan uitvoeren (bijlage 5).

5 Ad 3: Het college legt verantwoording af over de informatiehuishouding aan de raad. Met het bijgevoegde raadsvoorstel en (concept-)raadsbesluit wordt de raad hierover geïnformeerd (bijlage 3 en 4). Ad 4: De laatste stap in de verantwoording van de informatiehuishouding is het op de hoogte brengen van de interbestuurlijk toezichthouder archieven. Ad 5: De verslaglegging van de Archief KPI 2016 is een stuk beknopter dan die over 2014/2015 en er zijn een paar onderdelen nader beoordeeld (zie ook bijlag 2): 1. Lokale reaelgeving: Toezicht op niet overgebrachte archieven richt zich vooral op de aanwezigheid van een actuele Archiefverordening en het daarbij behorende Besluit Informatiebeheer. Actualisatie van de verordening en het besluit werden noodzakelijk geacht. Op het moment van verslaglegging waren de nieuwe Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer nog niet formeel vastgesteld door de raad en B&W. Voor dit onderdeel heeft de archivaris geen aanbevelingen gegeven. Gemeld kan worden dat de Archiefverordening inmiddels is geactualiseerd (vastgesteld door de raad in haar vergadering van 22 december 2016). Het Besluit Informatiebeheer is januari 2017 vastgesteld door B&W. De getekende Verordening en het Besluit zijn toegezonden aan de archivaris. 2. Archiefruimten (fysiek en digitaal): Dit jaar is aandacht geschonken aan de archiefruimte waarover onze organisatie beschikt. Het is niet alleen van belang om een archiefruimte voor analoge (papieren) archiefbescheiden te hebben die aan de eisen voldoet, maar het is ook noodzakelijk om aandacht te schenken aan de opslag en bewaring van digitale gegevens. Ook deze gegevens zijn over het algemeen archiefbescheiden en voor de bewaring hiervan zijn eveneens voorschriften opgesteld. De checklist archiefruimte is met uitzondering van enkele vragen volledig beantwoord voor de fysieke archiefruimte in het kantoor. In het bij zijn van de beleidsmedewerker DIV heeft de archiefinspecteur een nadere beoordeling van de archiefruimte uitgevoerd op 13 oktober Onduidelijkheden bij de beantwoording van de checklist zijn verhelderd. Conclusie: a) In het systeemplafond zitten kieren die te maken hebben met de airsock ten behoeve van de klimaatbeheersing. Het is denkbaar dat hierdoor risico's worden gelopen ten aanzien van ongedierte en brand voortplanting; b) De archiefruimte heeft geen rookmelders in art van de Archiefregeling staat dat een archiefruimte voorzien moet zijn van rookmelders; c) Het klimaat in de archiefruimte wordt gemonitord door meetapparatuur. Het is onduidelijk of de controle (en de frequentie van controle) op de deugdelijke werking van de meetapparatuur voldoende wordt uitgevoerd. De meetgegevens over de temperatuur geven een goed beeld weer, met uitzondering van de maand januari toen kwam de temperatuur 16 dagen boven de 20 graden. De luchtvochtigheid was begin 2016 een enkele keer onder de 40% en vanaf eind mei steeg de luchtvochtigheid naar waarden boven de 60%. De apparatuur is inmiddels bijgesteld waardoor de luchtvochtigheid is verbeterd. d) Archiefdozen met te vernietigen archiefbescheiden staan op de grond; e) In het kader van informatiebeveiliging is over constructieve maatregelen en voorschriften, calamiteitenplan, protocollen en regelementen niets in de checklist opgenomen. Wel zijn er mondelinge afspraken wie bevoegd is de archiefruimte te betreden.

6 Aanbevelingen archivaris: Ad a) Ad b) Ad c) Ad d) Ad e) Voorkom kieren in het plafond. Deze vormen risico's op het vlak van ongedierte en het nestelen van micro-organismes of van brandvoortplanting; Voorzie de ruimte van rookmelders; Controleer de meetapparatuur ten behoeve van het klimaat op de deugdelijke werking ervan; Vermijd het op de grond plaatsen van archiefbescheiden zodat ze niet direct in kunnen komen met vocht, stof of ongedierte; Neem mondelinge afspraken en maatregelen over beveiliging en toegang tot informatie op in procedures en protocollen en controleer of de serverruimten, ook externe serverruimten, voldoen aan de eisen die worden gesteld. Interne toelichting: Op 13 februari 2017 heeft overleg plaatsgevonden tussen M.L. Tanck (gebouwenbeheerder), B. Timpert (teamcoördinator DIV) en E. ten Bras (beleidsmedewerker DIV). In dit overleg zijn de bovenstaande punten (a t/m e) aan de orde gekomen. Ad a) De kieren in de plafondplaten zijn redelijk eenvoudig te dichten. Dit zal in overleg met team Gebouwenbeheer zo snel mogelijk (voor 1 januari 2018) uitgevoerd worden; Ad b) Er moeten rookmelders aangeschaft worden voor de archiefruimte. In overleg met het team Gebouwenbeheer zullen rookmelders aangeschaft en geïnstalleerd worden in de Archiefruimte. De kosten van aanschaf en installatie van nieuwe rookmelders zijn 2345,- exclusief BTW; Ad c) De luchtvochtigheid en de temperatuur in de archiefruimte wordt constant gemonitord. De temperatuur- en luchtvochtigheidmeter in de archiefruimte zelf wordt wekelijks uitgelezen. De installatie voor de klimaatbeheersing meet ook de temperatuur en luchtvochtigheid. De gegevens hiervan worden één keer per twee maanden door de leverancier aangeboden. De metingen van de leverancier en onze eigen metingen worden met elkaar vergeleken. Mochten deze uit elkaar lopen, dan moet de meetapparatuur opnieuw geijkt worden. Ad d) De op de grond geplaatste archiefbescheiden staan daar omdat er ruimtegebrek is in de archiefruimte. Er is bewust voor gekozen om het gedeelte van het archief met de kortste bewaartermijn (vernietiging in 2018) op de grond te plaatsen. Na het overbrengen van het archiefblok (voor 1 januari 2018) en het overbrengen van de bouwdossiers van (in de loop van 2018) zal er voldoende ruimte gecreëerd zijn om alle archiefbescheiden weer in de stellingen te plaatsen. Ad e) Voor toegang in beveiligde ruimtes, dus ook de archiefruimte, bestaat een protocol "Toegang beveiligde ruimtes". Dit hoeft dus niet opgesteld te worden. Voor wat betreft de controle van externe serverruimtes is contact geweest met Green Valley over het invullen van de checklist Serverruimten. Deze checklist is inmiddels ingevuld door Green Valley. 3. Rampen, calamiteiten en veiligheid: Het derde punt van aandacht is het veiligstellen van archiefbescheiden (zowel analoog als digitaal) bij het optreden van calamiteiten. Een calamiteitenplan waar deze veiligstelling van archiefbescheiden is geregeld ontbreekt binnen de. Conclusie: Het verdient aanbeveling om een calamiteitenplan op te stellen voor het verplaatsen (veiligstellen) van zowel analoge als digitale archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden (calamiteiten). Aanbevelingen archivaris: Stel een calamiteitenplan op waarin voldoende aandacht is voor het verplaatsen en veiligstellen van zowel analoge als digitale archiefbescheiden bij onvoorziene omstandigheden zoals een ontruiming of een ramp. Laat dat calamiteitenplan onderdeel uitmaken van het algemene calamiteitenplan van de.

7 Interne toelichting: Het opstellen van dit calamiteitenplan zal onderdeel uitmaken van het organisatiebrede Informatieveiligheidsbeleid. Hierover gaat team DIV in gesprek met de teams Informatiemanagement en Gebouwenbeheerder. Wij streven ernaar om in het 2 e kwartaal 2018 een plan opgesteld te hebben, danwel dit te laten opnemen in het (op te stellen) Business Continuïteitsplan (door team Informatiemanagement). betrokkenen paragraaf: advisering externe adviesorganen/belangenorganisaties: scenario's (indien gewenst/mogelijk): financiële paragraaf incl. financiële risico's: Bedrag a t.b.v. aanschaf en installatie rookmelders wordt verwerkt in de 1 e financiële prognose 2018 (budget van Team Gebouwenbeheer). overige risico's: aspecten duurzaamheid: vervolgprocedure en planning: relatie met andere besluitvorming/andere projecten: Op 29 september 2015 is besloten prioriteit te geven aan de verbeterpunten waar taakverwaarlozing dreigde en de overige verbeterpunten na 2016 op te pakken. Hiergenoemde verbeterpunten maken daar deel van uit. integriteitstoets: overige opmerkingen: