CONCEPT OVEREENKOMST ARCHIEFZORG

Transcriptie

1 CONCEPT OVEREENKOMST ARCHIEFZORG BIJLAGE Partijen: 1. De Gemeenschappelijke Regeling met een openbaar lichaam Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers, gevestigd te Doetinchem en aldaar kantoorhoudende aan de IJsselkade 13, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd de voorzitter van haar bestuur de heer mr. H.L.M. Bloemen en door en haar directeur, mevrouw E.T.G. Siero, hierna te noemen: het Erfgoedcentrum, en 2. de publiekrechtelijke rechtspersoon Waterschap Rijn en IJssel, gevestigd te Doetinchem en aldaar kantoorhoudende aan de Liemersweg 2, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door het college van dijkgraaf en heemraden en namens deze drs. H.Th.M. Pieper, dijkgraaf en drs. C. Roos, secretaris-directeur, hierna te noemen: het Waterschap, hierna gezamenlijk te noemen: partijen overwegende: dat op grond van artikel 35 en 36 van de Archiefwet 1995 het algemeen bestuur van het Waterschap op 13 november 2012 de Archiefverordening Rijn en IJssel 2012 heeft vastgesteld; dat het college van dijkgraaf en heemraden op 17 juli 2012 het Besluit Informatiebeheer Waterschap Rijn en IJssel 2012 heeft vastgesteld; dat gezien het bepaalde in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefverordening Rijn en IJssel 2012 het college van dijkgraaf en heemraden de zorg heeft voor de archiefbescheiden van het Waterschap; dat als archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 36 van de Archiefwet 1995 is aangewezen de bewaarplaats die zich bevindt in het Waterschapsgebouw van het Waterschap te Doetinchem; dat als waterschapsarchivaris als bedoeld in artikel 37 van de Archiefwet 1995 is aangewezen mevrouw H.A.C. Marsman-Slot en het in de bedoeling ligt dat mevrouw Marsman per 1 juni 2014 in die functie wordt opgevolgd door de streekarchivaris/directeur van het Erfgoedcentrum; dat het Erfgoedcentrum zich bezighoudt met het beheren van archieven die verbonden zijn met de regio Achterhoek en Liemers en het ter beschikking stellen van deze archieven voor onderzoek; komen het volgende overeen: Artikel 1: Begripsbepalingen In deze overeenkomst wordt verstaan onder: a. het Erfgoedcentrum: het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers te Doetinchem; b. de Wet: de Archiefwet 1995; c. de Archiefverordening: de Archiefverordening Rijn en IJssel 2012; d. de waterschapsarchivaris: de archivaris als bedoeld in artikel 37 van de Archiefwet; 1

2 e. de archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van het Waterschap als bedoeld in artikel 36 van de Archiefwet 1995 zijnde de bewaarplaats die zich bevindt in het Waterschapsgebouw van het Waterschap aan de Liemersweg 2 te Doetinchem; f. de archiefbescheiden: de archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, sub c van de Archiefwet 1995; g. Besluit informatiebeheer: Besluit Informatiebeheer Waterschap Rijn en IJssel 2012; h. Beheerder: de manager Informatie- en Communicatietechnologie. Artikel 2: Doel Deze overeenkomst wordt gesloten ter behartiging van het belang van de ingevolge artikel 12 en 13 van de Archiefwet 1995 in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van het Waterschap, alsmede van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het Waterschap, voor zover deze nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, een en ander in overeenstemming met het bepaalde in de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer. Artikel 3: De waterschapsarchivaris 1. Het algemeen bestuur van het Waterschap heeft tot archivaris als bedoeld in artikel 37 van de Archiefwet 1995 mevrouw H.A.C. Marsman-Slot benoemd. Mevrouw H. Marsman-Slot zal per 1 juni 2014 terugtreden als waterschapsarchivaris. De waterschapsarchivaris vervult de taken die op grond van de Archiefwet en de Archiefverordening Rijn en IJssel 2012 aan hem zijn opgedragen en wordt daarbij terzijde gestaan door het Erfgoedcentrum op zodanige wijze dat het Waterschap als zorgdrager als bedoeld in de Wet aan zijn zorgplicht voldoet. 2. Het Waterschap is voornemens na het terugtreden van mevrouw H.A.C. Marsman- Slot de streekarchivaris van het Erfgoedcentrum aan te wijzen als waterschapsarchivaris voor de duur van deze overeenkomst en onder de voorwaarde dat de streekarchivaris in dienst is/blijft van het Erfgoedcentrum. 3. De beheerder voert het dagelijks beheer van de documenten van het Waterschap voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats overeenkomstig het Besluit informatiebeheer. Hij stelt daartoe onder meer archiefbescheiden ter beschikking van de medewerkers van het Waterschap en houdt toezicht op het correct inleveren en terugplaatsen van de archiefbescheiden. Ter zake rust geen verantwoordelijkheid op de streekarchivaris van het Erfgoedcentrum. 4. De beheerder is verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van stukken uit de archiefbewaarplaats aan de medewerkers van het Waterschap en hij houdt toezicht op het correct inleveren en terugplaatsen van deze archiefbescheiden. Ter zake rust geen verantwoordelijkheid op de streekarchivaris van het Erfgoedcentrum. 5. Het ter beschikking stellen van stukken uit de archiefbewaarplaats aan anderen dan medewerkers van het Waterschap geschiedt uitsluitend door de streekarchivaris op de wijze die de streekarchivaris goeddunkt onder verantwoordelijkheid van het Erfgoedcentrum. 2

3 Artikel 4: Activiteiten Erfgoedcentrum 1. Het Waterschap geeft hierbij het Erfgoedcentrum opdracht voor het verrichten van de navolgende activiteiten, welke opdracht door het Erfgoedcentrum hierbij wordt aanvaard: a. het beheren van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van het Waterschap; b. het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van het Waterschap; c. het opnemen in de archiefbewaarplaats en beheren van archiefbescheiden en documentatie afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit direct verband houdt met het Waterschap en de hem opgedragen taken en dit voor de kennis van de geschiedenis van het Waterschap van belang kan zijn; alsmede al hetgeen voorts tot het gebruikelijke, wettelijk voorgeschreven archiefbeheer behoort, een en ander met inachtneming van het bepaalde in artikel 2 lid Onder de activiteiten als bedoeld in het eerste lid onder a. begrijpen partijen dat: i. de voor het beheer te gebruiken menskracht en materialen door het Erfgoedcentrum ter beschikking worden gesteld en de kosten ervan zijn begrepen in de vergoeding als bedoeld in artikel 10 lid 1; ii. met betrekking tot de uit het beheer voortkomende kosten als opgesomd in lid 5 van dit artikel en in artikel 10 lid 2 die niet behoren tot het reguliere beheer, signaleert het Erfgoedcentrum de noodzaak tot het uitvoeren van de desbetreffende acties en draagt zorg voor het opvragen van offertes, c.q. het opstellen van bestekken en/of programma s van eisen voor de namens het Waterschap uit te voeren werkzaamheden; iii. het Erfgoedcentrum digitaliseringsprojecten begeleidt en contactpersoon is inzake hosting van inventarissen, opslag, etc.; iv. het Erfgoedcentrum inventarissen en gedigitaliseerde stukken via de website beschikbaar stelt (hosting). 3. Onder de activiteiten als bedoeld in het eerste lid onder b. begrijpen partijen dat: i. de streekarchivaris in het kader van het toezicht één keer per jaar een archiefinspectie uitvoert; ii. de hiervoor bedoelde inspectie in een jaarlijkse rapportage aan de beheerder en aan de zorgdrager resulteert die voldoet aan het bepaalde in artikel 6 lid 2; iii. de streekarchivaris beschikbaar is voor het geven van adviezen, beantwoorden van vragen die betrekking hebben op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden. 4. Onder de activiteiten als bedoeld in het eerste lid onder c. begrijpen partijen dat: i. het actief verwerven (plegen van acquisitie), beheren en beschikbaar stellen van andere, particuliere archieven en verzamelingen geen doelstelling is van de overeenkomst; ii. aangeboden andere, particuliere archieven en verzamelingen beoordeeld worden op waarde door de streekarchivaris, waarna deze het Waterschap adviseert over de waarde van opname van de verzameling voor het historisch archief van het Waterschap. Het Waterschap beslist uiteindelijk over opname van het aangebodene in zijn archief; iii. het Erfgoedcentrum algemene inlichtingen verstrekt / voorlichting geeft over de archieven van het Waterschap. 3

4 5 Tot de reguliere werkzaamheden van het Erfgoedcentrum als bedoeld in de voorgaande leden van dit artikel behoren niet: i. de werkzaamheden als hiervoor bedoeld onder lid 2 sub 2 waarvan de noodzaak wordt vastgesteld, zoals het koppelen bestanden, het maken van conversies en inventarissen, etc.; ii. iii. iv. het digitalisering van archieven waarvan de noodzaak wordt vastgesteld; het uitvoeren van (historisch) onderzoek ten behoeve van public relations zoals artikelen, publicaties, tentoonstellingen, e.d. Indien het Waterschap gebruik wil maken van de dergelijke diensten van het Erfgoedcentrum dan wordt de daaraan bestede tijd in rekening gebracht nadat daarover voorafgaand overeenstemming is bereikt tussen partijen. Indien het Erfgoedcentrum ter zake van de diensten van het Waterschap gebruik wil maken is het voorgaande van overeenkomstige toepassing; het organiseren en opzetten van tentoonstellingen en/of evenementen. Participatie in welke vorm dan ook door het Waterschap moet in alle gevallen vooraf afgestemd worden met de unit Communicatie van het Waterschap. 6. De streekarchivaris controleert in zijn algemeenheid of aan de Wet, de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer wordt voldaan. 7. Het Erfgoedcentrum zal de opdracht uitvoeren in nauw overleg met de beheerder, voert daartoe met de beheerder het nodige overleg en maakt daartoe de nodige werkafspraken. Artikel 5: Archiefbewaarplaats 1. Het beheer van de archiefbewaarplaats ligt bij de waterschapsarchivaris die bij die taak wordt ondersteund door het Erfgoedcentrum. 2. De verantwoordelijkheid voor de juiste constructie, beveiliging en klimaat van de archiefbewaarplaats ligt bij het Waterschap als de zorgdrager in de zin van de Wet. Het Erfgoedcentrum heeft de verantwoordelijkheid de zorgdrager te wijzen op tekortkomingen aan de constructie, beveiliging en klimaat van de archiefbewaarplaats. Artikel 6: Verplichtingen Erfgoedcentrum 1. Het Erfgoedcentrum draagt zorg voor de activiteiten als bedoeld in artikel 4 op basis van de eisen zoals die zijn neergelegd in de Wet en de daarop gebaseerde regelgeving, waaronder de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. 2. Jaarlijks voor 1 juni wordt door het Erfgoedcentrum aan het college van dijkgraaf en heemraden van het Waterschap verslag uitgebracht over het in het afgelopen kalenderjaar in overleg met de waterschapsarchivaris gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats en meer in het bijzonder betreffende de werkzaamheden van het Erfgoedcentrum voor het Waterschap en de toestand van de archiefbescheiden, de wijze waarop de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke zijn gebracht, c.q. zijn gebleven en de wijze waarop ze worden bewaard. In het verslag wordt voorts gemeld of er archiefbescheiden in aanmerking zijn gekomen voor vernietiging en of tot vernietiging is overgegaan. 4

5 Indien de waterschapsarchivaris zaken heeft aangetroffen die in verband met de ter zake geldende regelgeving moeten worden aangepast, wordt zulks eveneens in het verslag vermeld. Artikel 8: Overleg Partijen voeren tenminste twee keer per jaar overleg over de uitvoering van deze overeenkomst. Het initiatief tot dit overleg wordt genomen door het Erfgoedcentrum. Artikel 9: Aansprakelijkheid Het Erfgoedcentrum is aansprakelijk voor de aantoonbaar toegebrachte schade welke toerekenbaar is aan het Erfgoedcentrum, aan archiefstukken die in eigendom zijn van het Waterschap voor de hoogte van het bedrag dat in rekening wordt gebracht voor restauratie van het beschadigde. In samenspraak met het Waterschap wordt bepaald door wie en waar restauratie plaats vindt. Artikel 10: Financiële bepalingen 1. Het Waterschap betaalt het Erfgoedcentrum een vaste jaarlijkse vergoeding voor geleverde diensten behorende tot het gebruikelijke, wettelijk voorgeschreven archiefbeheer op basis van de overeengekomen activiteiten als vermeld in deze overeenkomst. De overeengekomen vergoeding bedraagt per 1 juni per jaar. Over dit bedrag brengt het Erfgoedcentrum geen BTW in rekening. De vergoeding als bedoeld in dit eerste lid wordt jaarlijks, voor het eerst per 1 januari 2015, aangepast en verhoogd met het percentage waarmee de lonen van het personeel van het Erfgoedcentrum in het daaraan voorafgaande jaar zijn geïndexeerd volgens de van toepassing zijnde CAO. 2. Tot incidentele kosten die door het Erfgoedcentrum bij het Waterschap in rekening kunnen worden gebracht en die buiten de kosten voor het normale, wettelijk voorgeschreven archiefbeheer vallen zoals in het eerste lid bedoeld, worden in elk geval gerekend: a. kosten voor restauratie van archiefbescheiden; b. kosten voor digitalisering; c. kosten voor aankoop archivalia; d. kosten voor speciale projecten; e. kosten voor opslag van digitale bestanden. Deze incidentele kosten worden door het Waterschap aan het Erfgoedcentrum uitsluitend vergoed indien vooraf met het maken van de betreffende kosten door het Waterschap is ingestemd. Voor rekening van het Waterschap komen voorts de kosten voor vaste evenementen zoals de DIV-studiedag en de Oost Gelderse Dag van de Geschiedenis. Het Waterschap draagt jaarlijks bij in het organiseren van de DIV-dag en de Oost Gelderse Archievendag en stelt daarvoor een maximum van 500 per evenement beschikbaar. 3. Het Erfgoedcentrum zal halfjaarlijks, voor de aanvang van het betreffende tijdvak, een gespecificeerde nota toesturen aan het Waterschap. In de nota worden tevens de incidentele kosten als bedoeld in het voorgaande lid die zijn gemaakt in het voorgaande tijdvak opgenomen en gespecificeerd. 5

6 Artikel 11: Duur van de overeenkomst 1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van vijf jaar en vangt aan op 1 juni Per 1 juni 2019 wordt de overeenkomst voor onbepaalde tijd verlengd. 2. Voor 1 juli 2018 treden partijen met elkaar in overleg om te bezien of de tariefstelling als bedoeld in artikel 10 nog passend is gezien de door het Erfgoedcentrum verleende diensten voor het Waterschap. Indien partijen overeenstemming bereiken over de tariefstelling wordt de overeenkomst met vijf jaar verlengd. Partijen leggen de nader overeengekomen tarieven en de datum waarop de verlenging van de overeenkomst ingaat, schriftelijk vast. 3. Ieder der partijen is gerechtigd de overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één volledig kalenderjaar, voor het eerst tegen 1 juni Indien de overeenkomst wordt verlengd als bedoeld in het tweede lid, is opzegging alleen mogelijk tegen het einde van de nadere periode van vijf jaar. 4. Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst is alleen mogelijk in geval van in gebreke blijven van één der partijen. Artikel 12: Toepasselijk recht, bevoegde rechter Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing en geschillen over de uitvoering daarvan zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Arnhem. Aldus opgemaakt in tweevoud te Waterschap Rijn en IJssel drs. C. Roos drs. H.Th.M. Pieper secretaris-directeur dijkgraaf Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers mr. H.L.M. Bloemen mevrouw E.T.G. Siero voorzitter directeur 6