Auteur: W.W.L. ten Have Telefoonnummer: (0316) Onderwerp: Raadsbrief informatie- en archiefbeheer 2017

Transcriptie

1 Aan: Gemeenteraad Montferland Auteur: W.W.L. ten Have Telefoonnummer: (0316) Onderwerp: Raadsbrief informatie- en archiefbeheer 2017 Datum: Portefeuillehouder: Wethouder Van Leeuwen Registratienummer: 18INT00864 Geachte gemeenteraad, Aanleiding Een van de onderdelen van het vernieuwde toezicht op informatie- en archiefbeheer is een verhoogde frequentie van verslaglegging vanuit het college van B en W aan de gemeenteraad. In 2015 heeft het college hiervoor een uitgebreide rapportage opgesteld en u daarmee geïnformeerd over de stand van zaken op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Deze informatie is ook aan de gemeentearchivaris en de interbestuurlijk toezichthouder van de provincie gestuurd. In die rapportage is een elftal aanbevelingen benoemd: 1. Ontwikkel een visie op informatie- en archiefbeheer; 2. Stel kaders voor informatie- en archiefbeheer op en vast; 3. Actualiseer de ordeningsstructuur en het metagegevensschema voor de digitale informatiehuishouding; 4. Stel interne procedures en werkinstructies voor informatie- en archiefbeheer op, stroomlijn deze en communiceer hier regelmatig over; 5. Zorg voor een centrale rol voor informatie- archiefbeheer, inclusief een centraal digitaal archiefsysteem en onderzoek de rol van Corsa hierin; 6. Zorg in de huidige hybride situatie voor gedegen dossiervorming en archiefbeheer; 7. Maak een handboek vervanging om digitale informatie leidend te kunnen maken; 8. Zorg voor goed beheer van archiefwaardig materiaal dat buiten het centrale systeem wordt bewaard; 9. Zorg voor een efficiëntere (post)registratie en dossiervorming; 10. Pas waardering en selectie op een juiste wijze toe, en zorg daarbij voor tijdige vernietiging (uniform en centraal uitgevoerd); 11. Zorg dat op korte termijn de archiefbestanden die voor overbrenging in aanmerking komen conform een stappenplan gereed gemaakt zullen worden en worden overgebracht. Aangezien niet aan alle aanbevelingen direct invulling gegeven kan worden, is in het verslag van 2015 aangegeven dat de aanbevelingen in het tijdvak opgepakt worden. Deze raadsbrief beoogt invulling te geven aan de verantwoording van het college over het informatie- en archiefbeheer over De informatie uit deze raadsbrief wordt ook aan de gemeentearchivaris en de interbestuurlijk toezichthouder bij de provincie gestuurd. Daarnaast heeft de gemeentearchivaris in 2017 onderzoek gedaan naar aanleiding van het verslag informatie- en archiefbeheer over Hierbij is vooral ingegaan op de archiefruimtes. De aanbeveling wordt gedaan om de checklist voor serverruimtes in te vullen en de calamiteitenplannen door te nemen van de externe locaties waar informatie van de gemeente is geplaatst. Het college heeft de gemeentearchivaris aangegeven de aanbevelingen in 2018 op te zullen pakken en het resultaat terug te zullen koppelen. Het verslag van het toezicht, als ook het verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats, van de gemeentearchivaris zijn bij deze raadsbrief gevoegd. - 1

2 Consequenties 1. Visie informatie- en archiefbeheer In 2016 is de visie op informatie en archiefbeheer vastgesteld. Uitgangspunt is dat informatie zoveel mogelijk digitaal is en blijft gedurende de geldende bewaartermijn. Het duurzaam toegankelijk maken en bewaren van deze informatie, waarbij eenvoudige en snelle terugvindbaarheid is gewaarborgd, vormt de uitdaging voor het informatie- en archiefbeheer, voor nu en in de toekomst. 2. Kaders informatie- en archiefbeheer Om de kaders hierop in te stellen en te verduidelijken zijn de verordening en het bijbehorende besluit informatiebeheer in 2016 geactualiseerd. Deze actualisatie gaat dit jaar opnieuw spelen. De VNG heeft namelijk nieuwe modellen beschikbaar gesteld. Deze zijn in 2017 aangepast aan de heersende wetgevingsleer. Hiermee beoogt de VNG de juridische kwaliteit van de kaders te verhogen. Ook is inhoudelijk een verbinding gelegd met het archiefinnovatiebeleid en zijn de modellen aangepast aan gewijzigde wet- en regelgeving. 3. Ordeningsstructuur en metagegevens Om de kaders in de praktijk te brengen is in 2017 een start gemaakt met aanpassingen in de ordeningsstructuur. De huidige structuur kent een lange voorgeschiedenis en voldoet niet meer aan de eisen die daaraan gesteld worden vanuit informatie- en archiefbeheer. Daarom wordt het landelijke model nu omgevormd naar de Montferlandse situatie. De ordeningsstructuur is essentieel voor het gestructureerd registreren en vooral terug kunnen vinden en (her)gebruiken van informatie. Het werken aan de ordeningsstructuur heeft een extra lading gekregen doordat er in 2017 een marktconsultatie heeft plaatsgevonden naar zaaksystemen en documentmanagementsystemen. Aanleiding hiervoor waren de moeizame koppelingen tussen verschillende systemen, inefficiënte werkwijzen die daarvan het gevolg waren en de grote hoeveelheid maatwerk die er in gebruik is. Dit is met name vanuit beheeroogpunt uitermate complex en risicovol. Aangezien zowel het documentmanagementsysteem (DMS) als zaaksysteem in de nabije toekomst vanuit de leveranciers aangepast gaan worden, was dit een mooi moment om een marktanalyse uit te voeren. De consultatie en analyse hebben geleid tot een keuze voor een nieuw zaaksysteem dat direct gekoppeld is aan het in gebruik zijnde DMS. Hiervan wordt momenteel een zogenaamde proof of concept (POC) opgeleverd. De ordeningsstructuur zal in de nieuwe inrichting een belangrijke rol gaan spelen, als basis voor het digitale informatie- en archiefbeheer. Daarbij is het model van de ordeningsstructuur tussentijds gewijzigd, door de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In het kader van de AVG is het ook belangrijk om goed in kaart te hebben waar informatie zicht bevindt, hoe dit beheerd wordt en wanneer informatie verwijderd moet worden. 4. Procedures en werkinstructies informatie- en archiefbeheer Op gebied van werkinstructies heeft in 2017 een evaluatie plaatsgevonden van de postregistratie en scanwerkwijze. Dit heeft een aantal proces- en softwarematige veranderingen tot gevolg gehad. Ook zijn controles van registraties voortgezet en uitgebreid. Dit heeft mede te maken met het traject van vervanging, waar verderop in deze brief aandacht aan besteed wordt. Verder zijn er diverse cursussen en instructies verzorgd voor diverse afdelingen en gebruikersgroepen. 5. Centrale rol informatie- en archiefbeheer Dit laatste is een belangrijk element voor het centraliseren van het informatie- en archiefbeheer. Draagvlak binnen de organisatie hiervoor is van groot belang. Het informatie- en archiefbeheer vraagt namelijk om verantwoordelijkheden beleggen en afspraken maken, maar ook aanvaarden en oppakken ervan, in de vorm van een duidelijke rolverdeling en nakomen van afspraken. Voor toepassen van vervanging en de ordeningsstructuur is centraal informatie- en archiefbeheer een belangrijk uitgangspunt. Hierbij spelen het terugdringen van maatwerk en het efficiënt gebruik maken van standaardoplossingen een belangrijke rol. Daarbij moet echter wel kwaliteit het uitgangspunt blijven. 7. Handboek vervanging Vanuit dat uitgangspunt is in 2017 ook verder gewerkt aan het handboek vervanging. De procesen softwarematige aanpassingen in de postregistratie en scanwerkwijze hebben tot aanpassingen in het handboek vervanging geleid. Ook opmerkingen van de gemeentearchivaris zijn verwerkt. Momenteel ligt een versie voor waarop de gemeentearchivaris advies kan uitbrengen. Daarna kan - 2

3 besluitvorming door het college van B en W plaatsvinden. Met inzet van deze vervanging wordt beoogd het digitaal werken beter en efficiënter te kunnen ondersteunen en digitale informatie leidend te kunnen maken. De huidige hybride situatie (punt 6) wordt hierin ook meegenomen. In het vervangingstraject is de archivering vanaf meegenomen als apart project binnen vervanging. Er wordt gestreefd naar vervanging met terugwerkende kracht. Dit vraagt echter om extra controles op volledigheid en kwaliteit. 10. Waardering en selectie Voor waardering en selectie geldt dat in 2017 een nieuwe selectielijst is vastgesteld. Deze selectielijst biedt de uitgangspunten voor het toepassen van waardering. Daarbij zijn de vernietigingsrondes weer opgepakt en is de insteek om dit jaarlijks in het eerste kwartaal zijn beslag te laten krijgen. Er was een achterstand op dit punt. Deze is nu voor een deel ingelopen en zal in komende vernietigingsrondes aandacht blijven krijgen. 11. Archiefbewerking en overbrenging Tot slot blijft de archiefbewerking een belangrijke rol spelen. Het milieuarchief van de voormalige gemeente Bergh is afgelopen jaar bewerkt, met hulp van een medewerker op een werkervaringsplaats. Dit archiefblok wordt momenteel gereed gemaakt voor overbrenging. Het secretariearchief van Bergh over de jaren 1984 tot en met 2004 is nog in bewerking. Dit blijkt complexer te zijn dan vooraf ingeschat en vraagt meer tijd. De verwachting is dat eind 2018 het archief grotendeels is geïnventariseerd en bewerkt, zodat in de eerste helft van 2019 de overbrenging gerealiseerd kan worden. Ook enkele taakspecifieke archieven zullen geïnventariseerd en bewerkt worden, zoals het milieuarchief van Didam en de bouwvergunningen van zowel Bergh als Didam Punt 6, 8 en 9 vinden hun beslag in meerdere bovengenoemde punten. Deze drie punten sluiten ook aan bij het algemene streven naar een efficiëntere en effectievere informatiehuishouding. Vervolgtraject Concluderend kan gesteld worden dat er nog het nodige werk verzet moet worden om te komen tot gestructureerd (digitaal) informatie- en archiefbeheer. Met name de centrale rol van informatie- en archiefbeheer binnen de bedrijfsvoering. Voor informatie- en archiefbeheer vormt de visie op informatiebeheer hiervoor het uitgangspunt. Voor een goede ordening en toegankelijkheid blijft aandacht noodzakelijk voor informatie die buiten de centrale kanalen om wordt ontvangen, gegenereerd of verstuurd. De kaders zullen geactualiseerd gaan worden aan de hand van de nieuwe VNG-modellen. In 2018 zullen de Archiefverordening en de daaraan gekoppelde nieuwe beheersregels ter vaststelling worden aangeboden. Dit vormt de basis voor het verder werken aan digitaal informatie- en archiefbeheer. In lijn hiermee is de verwachting dat medio 2018 met vervanging gestart kan worden, wat de hybride archivering zoveel mogelijk moet voorkomen. Tegelijk speelt de eerder genoemde ordeningsstructuur hierbij een belangrijke rol, om het informatie- en archiefbeheer verder te structureren en invulling te geven aan de vastgestelde visie. Deze ordeningsstructuur dient in 2018 omgevormd te worden van model naar Montferlands maatwerk. Samen moet dit leiden tot efficiëntere postregistratie, dossiervorming en archiefbeheer. Tot slot blijft informatie op papier ook nog een rol spelen binnen het informatie- en archiefbeheer. Overbrenging, waardering en selectie zijn hierbij de thema's. In 2018 wordt verder gewerkt aan de inventarisatie en bewerking van het archief van de voormalige gemeenten Bergh en Didam. In deze raadsperiode is het doel om alle archieven van vóór de gemeentelijke herindeling over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Daarmee wordt de informatie openbaar en raadpleegbaar voor het publiek. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Montferland de secretaris, de burgemeester, T.M.J.M. Evers mr. P. de Baat MPM - 3

4 Gemeente Montferland t.a.v. het college van burgemeester en wethouders Bergvredestraat GK DIDAM - ^*-OOUj ĨUC/ì Gemeente MontferinnH Montferin,i reg. Nr. Doetinchem Ons kenmerk donderdag 7 december U-171/EM/HV Ingekomen: 7 íitü. 2ÜĨ/ Onderwerp Inspectie 2017 Bijlage -1- Geacht college, Hierbij stuur ik u het inspectieverslag 2017 toe. Op grond van de huidige Archiefverordening breng ik als gemeentearchivaris verslag uit aan het college van burgemeester en over het toezicht van de informatiehuishouding binnen uw organisatie. Overeenkomstig bovengenoemde verordening legt het college hierover verantwoording af aan de raad. Het toezicht op niet-overgebrachte archieven richt zich dit jaar op de acties die zijn voortgekomen na ontvangst van het KPI-verslag Het gaat dan met name over de maatregelen die zijn genomen ter verbetering van de informatiehuishouding. Daarnaast is onderzoek gedaan of tegemoet is gekomen aan de horizontale verantwoording naar de raad zoals in uw Archiefverordening is opgenomen. Het inspectieverslag met aanbevelingen is als bijlage hierbij gevoegd. Met belangstelling zie ik uw reactie op dit verslag tegemoet en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de raad en de toezending van het verslag aan de interbestuurlijk toezichthouder archieven. Vanzelfsprekend ben ik bereid om het verslag nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Femia Siero, gemeentearchivaris historisch onderzoek \ archiefbeheer erfgoededucatie \ acquisitie publicaties streektaal \ bibliotheek archiefinspectie IJsselbade 13 t AN Doetinchem e. info@ecal.nu Postbus 686 i AR Doetinchem

5 Inspectie 2017 Bijlage bíj brief 2017-U-0I71 Gemeente Montferland Inleiding Op grond van de huidige Archiefverordening brengt gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders over het toezicht van de informatiehuishouding binnen uw organisatie. Toetsing 2017 De toetsing voor 2017 bestaat met name uit de acties die zijn voortgekomen na ontvangst van het inspectieverslag 2016 en behandeling daarvan door uw college. Het verslag bevatte onder meer aanbevelingen ter verbetering van de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente Montferland. Aanbevelingen die door de interne organisatie bijvoorbeeld zijn opgenomen in een plan van aanpak t.b.v. het optimaliseren van de informatie en archief. Een van de andere onderwerpen van inspectie voor dit jaar is of wordt voldaan aan de horizontale verantwoording naar de raad zoals is geformuleerd in uw Archiefverordening. Ontvangen informatie De informatie voor dit verslag is bij brief van 15 juni 2017 opgevraagd. Met brief van 24 januari is reeds uitgebreid gereageerd op het KPI-verslag 2016 onder bijvoeging van het door de gemeente opgesteld verslag informatiebeheer over KPI-verslag 2016 Uit de aanbevelingen van het KPI-verslag 2016 kwam naar voren dat het wenselijk is om de lokale regelgeving aan te passen. Voorts was het van belang om alle (ook externe) archiefruimten regelmatig te toetsen aan de hand van de Checklist archiefruimte. Ook werd het advies gegeven om de Checklist serverruimte in te vullen zodat ook van deze ruimte kon worden beoordeeld of ze voldoen aan de vereisten. Tenslotte is verzocht om een calamiteitenplan voor archieven op te stellen en deze onderdeel uit te laten maken van het algemene calamiteitenplan van de gemeente. Vervolgacties De aanbevelingen uit het KPI-verslag 2016 omtrent de lokale regelgeving worden t.z.t. meegenomen bij het actualiseren van de kaders. Het beoordelen van archiefruimten wordt uitgevoerd indien er wijzigingen optreden in de opslag van archieven dan wel de archiefruimten die in gebruik zijn.

6 Bijlage bij blief 20fľ-U-0iri Vanwege het extern plaatsen van archiefbescheiden maakt de gemeente Montferland gebruik van calamiteitenplannen van externe partijen. Wordt na onderzoek duidelijk dat aanvullende plannen noodzakelijk zijn dan zullen die worden opgesteld. Verantwoording aan de raad Het KPI-verslag 2016 met reactie en het Verslag informatiebeheer over 2016 zijn in februari aan de gemeenteraad aangeboden. Bevindingen Conform het gestelde in artikel 5 van de Archiefverordening gemeente Montferland 2016 is door burgemeester en wethouders verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad. Hoewel externe partijen in het bezit zijn van calamiteitenplannen zullen deze niet geheel zijn toegespitst op de belangen van de gemeente Montferland. Het is met name van belang om te bepalen welke archiefbestanden bij een calamiteit als eerste veilig gesteld dienen te worden. Een externe partij zal in geval van een calamiteit wellicht andere - bedrijfsmatige - prioriteiten stellen. Aanbevelingen o Beoordeel of externe calamiteitenplannen voldoende zijn toegespitst op de archiefbescheiden uit Montferland en stel zo nodig zelf een (aanvullend) plan op. O Vul de Checklist serverruimte in zoals in het KPI-verslag 2016 wordt geadviseerd.

7 *18uit01730* *18uit01730* Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers t.a.v. gemeentearchivaris mevr. E.T.G. Siero Postbus AR DOETINCHEM Behandeld door: Dhr. W.W.L. ten Have Telefoonnummer: Ons kenmerk: 18uit01730 Behorend bij: 17ink19050 Uw kenmerk: 2017-U-171/EM/HV Datum: 13 april 2018 Bijlage(n): Verslag informatiebeheer 2017 Uw brief van: Onderwerp: KPI-verslag 2017 en verslag informatiebeheer Geachte mevrouw Siero, Wij willen u bedanken voor het toezenden van het KPI-verslag Via deze brief willen wij reageren op uw verslag en tegelijkertijd u ons eigen verslag informatiebeheer 2017 aanbieden. In uw KPI-verslag gaat u in op de gebruikte archiefruimtes en de controle hierop. Met name op het gebied van calamiteitenplannen en controle op serverruimtes geeft u aanbevelingen. Dit punt is al opgenomen als onderdeel van de ingezette kwaliteitsverbetering. Wij zullen er voor zorgen dat in 2018 uw aanbevelingen opgepakt worden. Het resultaat daarvan zullen wij aan u terugkoppelen. Bij deze brief ontvangt u van ons ook het verslag over het informatiebeheer over Wij zullen dit verslag, samen met uw KPI-verslag en onze reactie daarop, aanbieden aan onze gemeenteraad. Ook zullen wij de interbestuurlijk toezichthouder bij de provincie deze informatie sturen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Montferland, De secretaris, De burgemeester, T.M.J.M. Evers mr. P. de Baat MPM - 1 -