Gemeentearchief Reimerswaal Jaarverslag

Transcriptie

1 Gemeentearchief Reimerswaal Jaarverslag Case Datum 28 maart 2017 Hanneke Jansen afdeling Dienstverlening

2

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding / aanleiding Formatie en werkzaamheden Gemeentelijke formatie Overige medewerkers Taakstelling Archiefinspectie Dienstverlening Bezoekersaantallen Interessegebieden Overige contacten Uitgevoerde werkzaamheden Digitaliseren beeldarchief Aanwinsten cultuurhistorische bibliotheek Schenking van archieven Overige activiteiten Educatie Digitalisering Zeeuw E-depot Vooruitblik Gemeente Reimerswaal

4 Gemeente Reimerswaal

5 Samenvatting Op grond van de Archiefverordening 2014 brengt de gemeentearchivaris tweejaarlijks verslag uit aan het College van Burgemeester en Wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en het uitgeoefende archieftoezicht. Het College kan op zijn beurt met het verslag van de gemeentearchivaris verantwoorden naar de Raad over de wijze waarop aan de zorgplicht voor het archiefbeheer wordt voldaan. Door archieven in goede en geordende staat te brengen worden deze goed toegankelijk en zijn de archieven een basis voor de informatievoorziening voor de eigen organisatie en later een bron voor het cultureel erfgoed. In de wet Revitalisering Generiek Toezicht is geregeld dat het verslag kan worden gebruikt als informatie ten behoeve van de provinciaal toezichthouder (verticaal toezicht). Behalve door de horizontale verantwoording tussen het College en de raad dienst het verslag ook worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten. Gemeente Reimerswaal

6 1. Inleiding / aanleiding Voor u ligt het jaarverslag van het gemeentearchief over de periode van de gemeente Reimerswaal. Op grond van artikel 15 van de archiefverordening van de gemeente Reimerswaal brengt de archiefbeheerder eenmaal per twee jaar verslag uit van de werkzaamheden betreffende het historisch archief van de gemeente Reimerswaal aan het college van Burgemeester en Wethouders. Na vaststelling door het college wordt het verslag ter kennisname gebracht aan de gemeenteraad en toegezonden aan de Provinciale Archiefinspectie. 2. Formatie en werkzaamheden 2.1. Gemeentelijke formatie Ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden op het gebied van het historisch archief is 8 uur ter beschikking gesteld. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door mevrouw H. Jansen, medewerkster Documentaire Informatievoorziening (DIV) 2.2. Overige medewerkers Op dit moment zijn er geen vrijwilligers actief in het historisch archief. In 2014 is door dhr. A.J. Bart, archivaris van de gemeente Borsele, een begin gemaakt met bewerken van het archief uit de periode van de gemeente Reimerswaal. Naar verwachting worden deze werkzaamheden in 2017 afgerond Taakstelling In de beschikbare ruimte (8 per week) wordt getracht om het historisch archief: te bewerken; te inventariseren; beschikbaar te stellen aan geïnteresseerden. De volgende werkzaamheden zijn uitgevoerd: ontvangen van bezoekers; beantwoorden van vragen, zowel schriftelijk als mondeling van interne en externe bezoekers; het geven van educatieve informatie Archiefinspectie De archiefinspectie met betrekking tot de wet Revitalisering Generiek Toezicht valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en is uitgevoerd door H. Jansen, medewerkster DIV. De belangrijkste punten betroffen het invulformulier archieftoezicht met een terugblik naar eerdere rapportages. Daaruit kwam naar voren dat wij nog niet kunnen beschikken over een kwaliteitssysteem rondom de informatiehuishouding en het archiefbeheer. Wel is een Handboek vervanging archiefbescheiden opgesteld waarin is vastgelegd op welke manier wij papieren documenten vervangen en digitaal maken en beheren. 3. Dienstverlening Het gemeentearchief is op dinsdag- en donderdagmiddag geopend voor bezoekers. Dinsdag is een vrije inloopmiddag, op donderdag kan alleen op afspraak een bezoek worden gebracht. Bezoekers kunnen archiefstukken, afbeeldingen en boeken raadplegen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om informatie op te vragen, schriftelijk, telefonisch, per en sinds eind 2016 kan ook via de website een digitaal formulier ingevuld worden waarin om informatie verzocht kan worden. Gemeente Reimerswaal 4

7 3.1. Bezoekersaantallen Onderstaande overzichten brengen de ontwikkeling van de afgelopen jaren in beeld. Het totaal aantal archiefvragen neemt af (zowel intern als extern). Ook zijn de verhoudingen te zien tussen het doel van de archiefvraag, in welke periode men geïnteresseerd is en welke kanalen gebruikt worden voor het aanvragen van een archiefstuk Totaal aantal archiefvragen Aantal archiefvragen Doel van de archiefvraag % 20% 40% 60% 80% 100% Bodemonderzoek Bouwvergunning Genealogie Overige Archiefvragen naar periode Archiefvragen intern / extern % 20% 40% 60% 80% 100% Voor % 50% 100% Intern Extern 3.2. Interessegebieden De bezoekers van het Reimerswaalse gemeentearchief bleken vooral geïnteresseerd in genealogie en bouwvergunningen. Daarnaast vallen nog een aantal interessegebieden op. de Tweede Wereldoorlog; particuliere archieven; begraafplaatsen; kerkelijke archieven; bouwvergunningen; de Watersnoodramp 1953; bodemgegevens Overige contacten In de periode heeft de medewerker DIV meerdere keren het Vlaams/Zeeuwse Archivarissen- en het Diensthoofden Overleg Zeeuwse Archivarissen (DOZA) bijgewoond. Daarnaast heeft zij diverse bijeenkomsten bezocht om kennis en ervaringen met medewerkers van andere gemeenten te delen. Ook kijkt zij mee waar op onderdelen kan worden samengewerkt. Gemeente Reimerswaal 5

8 4. Uitgevoerde werkzaamheden In het verleden zijn er diverse archiefblokken bewerkt en geïnventariseerd. In de 8 uur die nu beschikbaar is voor het gemeentearchief is het onmogelijk om ook nog een archief te bewerken. In 2014 is door inhuur van dhr. A. Bart, archivaris van de gemeente Borsele een start gemaakt met het bewerken van het archief van de periode De verwachting is dat in 2017 een inventaris van deze periode wordt opgeleverd. Daarnaast zal worden gekeken welke mogelijkheden er zijn om het archief gereed te maken voor openbaarmaking Digitaliseren beeldarchief In 2012 is door het college ingestemd om samen met de Bevelandse gemeenten een beeldbank op te zetten om fotomateriaal uit het archief beschikbaar te stellenop. In Reimerswaal is de uitvoering door tijdgebrek blijven liggen. Inmiddels is het fotomateriaal gescand en wordt gewerkt om in de loop van 2017 live te gaan. Veel foto s zijn in de achterliggende jaren zonder overeenkomst aan de gemeente Reimerswaal geschonken. Omdat niet bekend is wie de eigenaar is kan ook geen aanspraak op auteursrecht gedaan worden. 5. Aanwinsten cultuurhistorische bibliotheek Boerderijen met hun bewoners in Oost Zuid Beveland door M. Sinke Schenking van archieven Gedurende de periode heeft het gemeentearchief de volgende bijzondere archiefbescheiden in haar collectie op mogen nemen: Door P. Bouwman, Kruiningen is aan het gemeentearchief geschonken: Notulenbok en reglement van de Verzekeringsmaatschappij van geldelijke uitkering bij het verliezen van varkens Helpt Elkander gevestigd te Kruiningen En Statuten der vereeniging tot het oprichten en in stand houden van weegbruggen in de gemeente Kruiningen 1932 gevestigd te Kruiningen Overige stukken zoals een oud gedicht over Oude Kruiningers. Toespraak jhr. Dr. G.F. Sandberg na gereed komen boek Kruiningen heerlijkheid en gemeente 1982 De Scheldebode krant 30 october 1954, 5 mei 1956 en 8 october 1956 Door J. Eckhardt, Yerseke; Genelaogie Fam. Tramper, Foto Johannus Tramper en foto van Maria Tramper- van der Hart, Aanstellingsakten van de Algemeene Nederlandsche Politiënbond. Enkele oude kranten. Gemeente Reimerswaal 6

9 7. Overige activiteiten 7.1. Educatie De jeugd- en jongerenwerker van de afdeling Onderwijs en Welzijn heeft verschillende malen basisscholen uitgenodigd om te laten zien hoe er in de gemeente Reimerswaal gewerkt wordt. Een bezoek aan de archiefbewaarplaats was voor de kinderen een leuk moment om te laten zien dat de geboorteakte van hen die in Reimerswaal zijn geboren daadwerkelijk aanwezig was. Ook gingen zij terug in de geschiedenis om gegevens over hun voorouders op te zoeken Digitalisering De ontwikkelingen bij het cluster DIV op het gebied van digitalisering worden nauwlettend in de gaten gehouden en stap voor stap ingevuld, om in de toekomst mee te kunnen liften op deze ontwikkelingen. Digitale archivering gebeurt niet net als in de analoge werkwijze achteraf maar start al bij de aanvang van een proces. Dit alles heeft als gevolg dat DIV vanaf het begin van het proces betrokken moet worden als het gaat om de archivering en dus het duurzaam en toegankelijk houden van de informatie. Dit vraag andere vaardigheden van zowel de DIV medewerkers als de behandelaars. Om de kennis daarvan te vergroten volgt één medewerker van DIV de opleiding Leergang Digitaal Informatiebeheer (LIRM), en één medewerker volgt de opleiding Leergang Aankomend Record manager (LARM) 7.3. Zeeuw E-depot Als vervolg op het rapport Toekomstig informatiebeheer Zeeuwse overheden heeft het college van B&W ingestemd met het advies om aan te sluiten bij de ontwikkelingen van een e-depotvoorziening van het Zeeuws Archief in samenwerking met de Zeeuwse overheden. Regelmatig vinden zowel bestuurlijk als ambtelijk bijeenkomsten plaats om te kijken hoe ver de informatiehuishouding op orde is, en wat er eventueel nodig is om dit te kunnen bereiken. 8. Vooruitblik 2017 In het KPI verslag over de periode zijn aanbevelingen gedaan om de zorg op het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden van de gemeente Reimerswaal te verbeteren. In 2017 en 2018 wordt verder uitwerking gegeven van de aanbevelingen uit dit verslag. 1. Verder invulling geven aan de invoering van een kwaliteitssysteem op de archieffunctie 2. Inventariseren en overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 3. Ontwikkelingen voor een e-depot voorziening binnen de Zeeuwse gemeenten 4. Meer bekendheid te geven aan de archieven van derden die in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen 5. Een intern calamiteitenplan voor de archieven opstellen 6. Personele inzet om alle ontwikkelingen goed te kunnen borgen. Gemeente Reimerswaal 7