Jaarverslag over 2018

Transcriptie

1 Jaarverslag over 2018 Van de gemeentearchivaris aan burgemeester en wethouders van Noordoostpolder. Collectie 55, inv Protestdemonstratie tegen kernenergie op de renbaan Emmeloord, Pagina 1

2 Inhoud Inleiding... 3 Beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats... 4 Acquisitie en verwerving... 4 Beheersactviteiten... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Materieel beheer... 5 E-depot... 6 Zichtbaarheid... 6 Bezoekers... 7 Toezicht op de gemeentelijke organisatie... 8 Veranderingen van de informatieketen... 8 Vernietigen en bewaren... 8 Kwaliteitsbewaking... 9 Pagina 2

3 Inleiding Per 1 januari 2016 is het beheer van de oudere en overgedragen archieven belegd bij de gemeente Noordoostpolder. Hiervoor was dit belegd bij Het Nieuwland Erfgoedcentrum, thans Het Flevolands Archief. Daartoe is een gemeentearchivaris benoemd. Deze is naast het beheer van de overgebrachte archieven ook belast met het toezicht op het gemeentelijk informatiebeheer. Dit jaarverslag bestrijkt de periode van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2018 en behandelt zowel het beheer van de archiefbewaarplaats als het toezicht op het informatiebeheer. Het verslag is bestemd voor het college van burgemeester en wethouders. Het college is belast met de zorg (bestuurlijk) voor de naleving van de Archiefwet 1995 en aanverwante wet- en regelgeving. Dit verslag dient samen met het eerder aangeboden KPI-verslag 2018 als basis voor de jaarlijkse verantwoording van het college aan de gemeenteraad. Na behandeling door de gemeenteraad kan deze informatie worden doorgezonden naar de Provincie Flevoland. Daarmee voldoet de gemeente aan afspraken zoals deze zijn gemaakt in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht. In dit jaarverslag zal in tegenstelling tot het KPI-verslag globaal worden ingegaan op het afgelopen jaar. Er zal worden ingezoomd op de belangrijkste ontwikkelingen en aandachtspunten die in het afgelopen jaar naar voren kwamen. Openstaande punten uit de voorgaande jaarverslagen zullen ook worden meegenomen. E. Vermeeren de Jonge, gemeentearchivaris Noordoostpolder, 25 maart 2019 Pagina 3

4 Beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats Acquisitie en verwerving Het afgelopen jaar zijn veel gemeentelijke archieven overgedragen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Deze archieven zijn de afgelopen jaren bewerkt en gedigitaliseerd conform het project Digitalisering Archieven. Met deze overbrengingen heeft de gemeente een groot deel van de achterstand ingelopen. Tevens zijn archieven die zich op diverse andere locaties bevonden, overgebracht. Hiermee is het beheer op de archieven weer gecentreerd. In 2018 zijn de volgende archieven overgebracht: Overgebrachte archieven Meter(s) Historisch archief Noordoostpolder ,88 Historisch archief Noordoostpolder ,00 Registerboeken van de begraafplaatsen 2,00 Vergunningenarchief Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO), Archief van de in de gemeente Noordoostpolder uitgevoerde bodemonderzoek Archief van de privaatrechtelijke- en reclame vergunningen Archief van de archief- persoons- en woningkaarten van de gemeente Noordoostpolder. 22,13 26,50 9,88 37,38 Vergunningenarchief van de Hinderwet c.q. Milieuwet 88 Archief van de gemeentelijke politie, ,1 Totaal 327,49 Daarnaast zijn er drie particuliere archieven geacquireerd. Het eerste archief betreft slechts één omslag, maar is in zijn vorm zeer uniek. Het gaat om een afstudeerscriptie van mevrouw Haveman als sociaal werker. Mevrouw Haveman heeft begin jaren vijftig onderzoek gedaan naar de noodzaak van sociaal werk in de dan nog jonge Noordoostpolder. Het stuk geeft een zeer gedetailleerd beeld van de sociale samenhang en cohesie binnen de Noordoostpolder. Pagina 4

5 Het tweede archief is het archief van het echtpaar Papma. Het echtpaar heeft zich vanaf het moment van vestigen in de Noordoostpolder maatschappelijk beziggehouden. Het archief, dat geschonken is door de erfgenamen Papma, laat net als het hierboven beschreven archief, goed zien hoe het maatschappelijk leven er uit zag. Daarmee is ook dit archief een absolute aanwinst voor de gemeente. De officiële afhandeling van deze schenking dient nog geformaliseerd te worden in Als derde heeft de gemeente aan het eind van het verslagjaar via Het Flevolands Archief het archief van de Stichting Christelijk Primair Onderwijs (SCPO) ontvangen. In verband met een fusie en het daarmee opheffen van de stichting was het bestuur op zoek naar een bewaarplaats voor het archief. Onder tijdsdruk is dit archief per abuis bij Het Flevolands Archief te Lelystad terecht gekomen. De archivaris heeft daarna contact opgenomen met uw gemeente archivaris om een overdracht tussen beide organisaties te bewerkstelligen. Hierbij is het archief naar Documentwacht gebracht om behandeld te worden tegen een verdenking van schimmels. Daarop volgend is het archief naar het gemeentehuis gebracht, waar het in de periode 2019/2020 zal worden bewerkt en geïnventariseerd. Beheersactiviteiten De gemeente beschikt over een eigen inpandig gesitueerde archiefbewaarplaats. Deze bewaarplaats bevind zich op de begane grond en doet enkel dienst voor de akten van de burgerlijke stand en de daarbij behorende registerboeken. In het afgelopen jaar is gebleken dat deze ruimte niet beschikt over geschikte dataloggers. Er is daarmee geen inzicht in de klimatologische condities van deze ruimte over het afgelopen jaar. Daarnaast is gebleken dat er regelmatig technische storingen zijn in de (regel)-techniek rondom deze ruimte, waardoor temperaturen erg kunnen oplopen. In overleg met de provinciaal toezichthouder is besloten om in 2019 deze ruimte aan een integrale schouw te onderwerpen. Verbeterpunten en acties zullen aan het college worden voorgelegd. Dit is reeds met uw gemeentesecretaris voorbesproken. Naast deze eigen archiefbewaarplaats heeft de gemeente de beschikking over een externe archiefbewaarplaats. Deze ruimte wordt afgenomen van VADA Archieven B.V. te Nijverdal. Hierin worden de historische gemeentelijke archieven, gedeponeerde en persoonlijke archieven beheerd. Het beheer van deze ruimte wordt gedaan door medewerkers van VADA Archieven B.V. Er is nagevraagd hoe de klimatologische waardes waren in het verslagjaar en of er nog andere meldenswaardige zaken hebben voorgevallen. Hier is op geantwoord dat de klimatologische waarden conform het gestelde in de Archiefregeling waren en dat er geen incidenten hebben plaatsgevonden. Materieel beheer De gemeente gebruikt in elk stadium van het archiefbeheer materialen die voldoen aan de ICNnormen. Bij het overdragen van archieven worden de archieven nogmaals voorzien van nieuw materiaal, zoals omslagen en dozen. De levensduur van deze dozen is tussen de 20 en 30 jaar. De gemeente Noordoostpolder heeft de eerste archieven in de afgelopen 10 jaar overgedragen. Er is in het afgelopen jaar dan ook geen noodzaak geweest om de archieven te herpakken. Pagina 5

6 E-depot In 2018 hebben de werkzaamheden aan het e-depot veel stil gelegen. Er is gestart met het aansluiten van de ingest-module van Circle Software op de opslagmethodiek van DiVault B.V. Deze opslagmethodiek die gebruik maakt van dubbele redundancy in combinatie met procesafspraken rondom het gebruik van e-depot en de opslag, vergroten de digitale duurzaamheid. Deze werkzaamheden zullen in het eerste kwartaal van 2019 worden afgerond. Tevens is de gemeente aanwezig geweest bij een bijeenkomst van de Stichting voor Digitale Duurzaamheid. De gemeente steunt deze stichting met een financiële compensatie sinds ze een contract aanging met DiVault B.V. Het overbrengen van archiefbescheiden naar het e-depot loopt vertraging op en verloopt nog weinig gestructureerd. Voor de komende jaren dient hier meer aandacht voor te komen Zichtbaarheid Sinds de gemeente het beheer van de overgebrachte archieven weer in eigen hand heeft genomen zijn er veel stappen genomen om zowel het informatiebeheer als het archiefbeheer te verbeteren. Daarbij lag de focus in de eerste periode vooral op de interne processen. In 2018 hebben de archieven ook een meer zichtbare functie gekregen naar de buitenwereld. De gemeentearchivaris heeft in de lokale pers aandacht kunnen vestigen op de gemeentelijke archieven en het belang van openbaarheid tijdens een openbaarheidsdag 1. Tijdens de gemeenteraadsverkiezingen in maart zijn er archiefstukken terug uitgeleend aan de gemeentelijke organisatie. Hiermee is in de Poldertoren een tentoonstelling georganiseerd. Deze tentoonstelling liet de geschiedenis van het gemeentelijk bestuur zien in zowel woord als in beeld. De respons op deze tentoonstelling was zeer positief. Hoewel er dit jaar geen activiteiten vanuit de bibliotheek werden georganiseerd, is de gemeentearchivaris wel aangeschoven bij diverse overlegorganen welke tot doel hebben Het verhaal van de Polder te vertellen. 1 Openbaarheidsdag is de 1 e maandag na nieuwjaarsdag waarop traditioneel geheimhoudingsverklaring aflopen en archieven dus openbaar toegankelijk worden. Pagina 6

7 Bezoekers In het afgelopen jaar hebben 8 personen een verzoek aan het gemeentearchief gedaan. Dat is een absolute daling van 1 ten opzichte van 2017, percentueel gaat het om een daling van 11%. Aan deze daling ligt geen duidelijke oorzaak ten grondslag. Net als in voorgaande jaren gaat er veel aandacht uit naar de audiovisuele collecties. Type verzoek collectie vraag Zoekvraag AV collectie Vraag of er beeldmateriaal is over de kampen in Emmeloord zoekvraag/ informatieverzoek Av Verzoeker is op zoek naar foto's m.b.t. de Luchtwachttoren. Daarnaast is verzoeker zoon van een fotograaf en vraagt zich af of de collectie is opgenomen in het GA Zoekvraag AV-collectie Vraagt over een foto van een lagere school docent uit 1943 Zoekvraag diverse collectie Is er materiaal over het Emmelerbos Zoekvraag AV-collectie Zijn er foto's van de bouw Diemenlaan/ de Zuidert? Zoekvraag AV-collectie Zijn er foto's van de gymzaal in Creil en de woonwagenplaats in Creil Zoekvraag Zoekvraag Archief Directie v/d Wieringermeer Akten Burgerlijke stand, AV-collectie, Archief Openbaar Lichaam Kan ik inzage krijgen in het selectierapport (1947) van mijn ouders Verzoek tot aktes van ouders, waar lag een van de kampen, wanneer zijn ouders uit de polder verhuisd. Pagina 7

8 Toezicht op de gemeentelijke organisatie Dit hoofdstuk gaat over het toezicht van de gemeentearchivaris op het informatiebeheer van de gemeente zelf. In 2018 hebben veel veranderingen plaats gevonden die een directe impact hebben op het informatiebeheer. Daarnaast zijn er ontwikkelingen geweest die in min of meerdere mate van invloed zijn op het informatiebeheer. Vanwege dit onrustige jaar is het nog lastig om een oordeel te vellen over de huidige stand van het informatiebeheer. Een negatief oordeel zou geen recht doen aan de ontwikkelingen van het afgelopen jaar. Wel moet er in 2019 een definitieve beheersituatie ontstaan, zodat regulier toezicht kan plaats vinden. Ook dan kunnen de aanbevelingen uit het jaarverslag 2017 en de aanbevelingen uit het KPI-verslag 2018 worden opgepakt. Ondanks het feit dat het toezicht op dit moment bemoeilijkt wordt door de vele (technische) veranderingen, wil ik in dit hoofdstuk wel aan enkele belangrijke onderwerpen wat aandacht schenken. Veranderingen van de informatieketen In 2018 hebben de veranderingen binnen de informatieketen hun (semi-) definitieve vorm gekregen. Daarbij zijn nieuwe systemen in gebruik genomen, terwijl afscheid is genomen van een aantal bedrijf kritische applicaties. Dat heeft met zich meegebracht dat informatie vanuit diverse systemen naar andere systemen gemigreerd diende worden. Deze nieuwe systemen moeten zich nog (verder) bewijzen binnen de organisatie. Deze veranderingen vragen veel van medewerkers, met potentieel verlies van informatie tot gevolg. In het gehele traject is de gemeentearchivaris weliswaar betrokken geweest, maar onvoldoende om formeel advies gevraagd. Het blijkt lastig voor de organisatie om dit toezicht te accepteren en in te bedden. Geadviseerd wordt om dit toezicht voor 2019 nadrukkelijk te verankeren. De gemeente heeft als ambitie om vanuit het Programma Dienstverlening de komende jaren vergaande digitale dienstverlening te ontwikkelen. Het is belangrijk om bij het verbeteren van de dienstverlening de wettelijke kaders en richtlijnen niet uit het oog te verliezen. Vernietigen en bewaren In de beoordeling van het Interbestuurlijk Toezicht Archieven over 2017 en het KPI-verslag 2018 zijn achterstanden geconstateerd. Die achterstanden bevinden zich voornamelijk in de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan twintig jaar. Op dit moment ligt er een solide plan om op afzienbare tijd deze achterstanden weg te werken. Het blijft echter belangrijk dat de voortgang van dit plan zorgvuldig wordt gemonitord. Het jaarlijks vernietigen van de daar voor in aanmerking komende archiefbescheiden blijft een zorgenkindje. In het afgelopen jaar is er wederom aanzienlijk uitgelopen in tijd en heeft er geen bedrijfsmatige controle plaatsgevonden. Het verdient de aanbeveling om het proces rondom de jaarlijkse vernietiging te gaan vastleggen. Het is verstandig om daarbij rekening te houden met de capaciteit die dit vraagt van de medewerkers. Pagina 8

9 Kwaliteitsbewaking In 2018 had de gemeente op het gebied van kwaliteitsbewaking ambities op drie gebieden: Hotspotmonitor, Strategisch Informatieoverleg en het Kwaliteitssysteem. Op dit moment voert de gemeente een diffuus beleid ten aanzien van het informatiemanagement. Veel medewerkers zijn bezig met dit onderwerp met als gevolg dat er evenzoveel overlegvormen zijn. Aangegeven is dat er minder overlegvormen komen en dat dit meer centraal georganiseerd wordt. Het is dan verstandig om een van deze centrale overlegvormen het Strategisch Informatieoverleg (SIO) te laten zijn. Andere vormen van overleg kunnen hierin worden opgenomen, terwijl voldaan wordt aan een wettelijke verplichting. Het SIO zou tevens in een meer uitgebreide setting vorm kunnen geven aan de Hotspotmonitor. Het is daarbij belangrijk dat beide overleggen niet dubbel gevoerd gaan worden. Het afbakenen van de taken en verantwoordelijkheden is daarbij randvoorwaardelijk. In 2018 zijn de eerste verkennende gesprekken rondom de Hotspotmonitor gevoerd. Het verdient aanbeveling om in 2019 dit? (samen met het SIO) meer concreet te maken. In 2018 is een eerste PDCA vanuit het kwaliteitssysteem KIDO doorlopen. De uitkomsten van deze eerste screening op het gebied van beleid zullen in 2019 gevolg krijgen. Simultaan daaraan zal gewerkt worden aan een verdere implementatie van het kwaliteitssysteem en het breder onderzoeken van de organisatie. Pagina 9