Via Invoegen Koptekst en voettekst kunt u de tekst wijzigen

Transcriptie

1 Via Invoegen Koptekst en voettekst kunt u de tekst wijzigen

2

3 Inhoudsopgave De ICT wereld en de archief wereld Huidige situatie bij het Stadsarchief / knelpunten Gewenste situatie / doelarchitectuur Architectuuroplossingen Waar zijn wij nu mee bezig Wat komen we hierbij tegen Tips Vragen Stelling

4 De context Stadsarchief Amsterdam Ca. 90 km archief (2018) 2 locaties Ondersteund: Bestuur + ca. 43 directies en 7 stadsdelen + particuliere collecties E-depot Stadsarchief Ca. 250 TB (2018) Ca scans per dag Gemeentelijk en particuliere content. ICT Amsterdam Ca applicaties (2014) Ca gebruikers Verbind: Bestuur + ca. 43 directies verdeeld in 5 clusters en 7 stadsdelen

5 De Archief wereld en de ICT wereld Ze verstaan elkaar vaak niet: Praten ieder hun eigen taal en hebben eigen vakjargon De één zit in het heden en de ander in het verleden De één is voornamelijk intern gericht en de ander naar buiten Zelfde begrippen hebben vaak bij beide andere betekenis

6 De twee werelden verbinden Beide bedienen de gehele organisatie en moeten ze duurzaam, beveiligd en toegankelijk zijn. Stadsarchief Amsterdam ICT Amsterdam Informatiemanagement Architectuur Informatieanalyse Compliance en privacy Functioneel beheer Contractbeheer Regie en kaders Informatieplanning Structuur en samenhang Gezamenlijk doel en strategie Informatiemanagement

7 Huidige situatie Stadsarchief Amsterdam Verouderde systemen Analoog en digitaal nog gescheiden E-depot Stadsarchief Dubbele opslag van data en veel beheer Verouderde systemen Gebruik is gericht op specifieke doelgroepen ICT Amsterdam Zeer veel moeite met grote volumes data Werkplekstandaardisatie op massa gericht en geeft problemen

8 Gewenste situatie Verbreden dienstverlening Geïntegreerd gebruik gegevens Vervroegd overbrengen Tijdelijke bewaring en uitplaatsen faciliteren Innovatieve oplossingen Hergebruik generieke toepassingen en procesbouwblokken 1 Amsterdam en 1 kenniscentrum Bewaren en beheren loskoppelen van publicatie en gebruik

9 Medewerker & ketenpartners Inzien en gebruik Gebruiken Raadplegen en gebruiken Burgers, ondernemers en bezoekers Raadplegen en gebruiken Raadplegen en verzoeken Presentatie & tentoonstelling Doelarchitectuur UI kenniswerker Open data platform City data Amsterdam Beeld & geluid Dienstverlening Stadsarchief Presentatie & participatie Api en Inzage Inzage, api en downloads levering Inzage en levering Ontsluiten, ter beschikking stellen via generieke Datahub gemeente Amsterdam Levering User generated data Datasets Datamanagement en Datagovernance Kenniscentrum informatiebeheer Ondersteuning uitgeplaatste afgesloten dossiers en objecten. Tijdelijke bewaring afgesloten dossiers (3-10 jaar) Objecten en/of dossier Bewaren en beheren archief & collectie Beheren en behouden digitaal bewaardepot Dossiers en/of archiefblokken Innemen In bewaring nemen: Intake, analyse en controle Beheren en behouden fysiek bewaardepot Collectie Uitplaatsing Vervreemding Uitlening Samenwerkende archief & collectie diensten Ondersteunen zaak- en processen Uitplaatsen afgesloten objecten Ontvangen intake en analyse gemeentelijk archief Overdragen duurzaam te bewaren Verwerven en/of inkopen particulier archief Overdragen of in bewaring geven archief Gemeentelijke archiefvormers (rve s) Particulieren

10 Architectuur oplossingen Spaghetti tussen beheer en raadplegen Moeizame aanlevering van de archiefvormers Onbegrijpelijke toegang voor de interne gebruikers Stadsarchief positie in groter geheel Borging van kennis en kunde op informatiebeheer Efficiëntere en effectievere werkprocessen en beheer Verbreding en integratie van diensten en producten gemeente Amsterdam Keuze en aansluiting juiste systemen en toepassingen Breder hergebruik en integratie van data Datamanagement en datagovernance

11 Datamanagement en datagovernance Producten en diensten Het DAMA model DATAHUB (GEGEVENSKNOOPPUNT) KERN REGISTRATIES BASIS REGISTRATIES

12 Waar zijn wij nu mee bezig Vervangen raadpleegomgeving Vervangen beheeromgeving Pilots uitplaatsen Pilots verbreding gebruik Informatieplan en referentiearchitectuur

13 Wat komen we hierbij tegen Veel inspanning om OAIS model te implementeren Het is lastig om 1 metadatamodel te hanteren (TMLO voldoet niet) De gehele omgeving vervangen vraagt enorm veel van de organisatie Vanuit andere dan de traditionele doelgroepen is er een behoefte Beeldmateriaal is toegevoegd aan de kaart van Amsterdam Behoefte om ook in tijdslagen te kunnen tonen op de kaart

14 Tips Eerst goed organiseren daarna pas automatiseren Zorg voor een goede sponsor Zorg voor een goede uitwerking van de gewenste processen Zorg dat je in een vroeg stadium bij het MT aan tafel zit Implementeer steeds kleine stukjes en doe pilots, maak het niet te groot Laat publicatie ook vooral aan de markt en de doelgroepen over Zoek innovatieve oplossingen: automatisch metadateren, ordenen Zorg voor een goede informatieplanning en doelarchitectuur die elk kwartaal bijgesteld wordt

15 Vragen?

16 Stelling: is in goede en geordende staat aanleveren van archiefbescheiden wel haalbaar en nodig in de digitale wereld?

17