Toekomstbestendige archiefinstellingen

Transcriptie

1 Toekomstbestendige archiefinstellingen december 2016 Jacco van Gastel Evert Obdeijn

2 Doel van de workshop:

3 Warming up: Scenario s Zelf aan de slag Opdracht aan archiefinstelling Andere aanbieder Opschalen

4 Warming up: positie e-depot

5 Warming up: ARCHIEF Insourcen? Opschalen? Cultuurtaak?

6 Regisseursrol archivaris: Informatieadviseur Analyseren werkprocessen informatieketen; Waarderen bedrijfsactiviteiten en digitale informatie zorgdrager (o.b.v. selectielijsten); Risico analyse; Communicatie met bedrijfsvoering en informatiemanagement; Advisering inzake gebruik metadata; Advisering inzake controle instrumenten; Kennis van wet- en regelgeving. Cultuurmakelaar Verhalen en etaleren (laat zien dat het archief er is en wat het archief te bieden heeft); Verbinden van informatie (t.b.v. waardering) maar ook van partijen; Waarderen van de (wisselende) maatschappelijke waarde van de informatie; Communiceren; Samenwerken; Benutten van de mogelijkheden van ICT als het gaat om toegankelijk maken en presenteren van informatie; Kennis van wet- en regelgeving.

7 Opmaat naar.

8 Klaar voor de start

9 Doel Gedeelde, toegankelijke IT infrastructuur Informatie beheren (=incl. archiveren) en gebruiken op voldoende kwaliteitsniveau Vraagt Zowel voor overheden als archiefinstelling Visie op het netwerk Organisatieverandering Gedeelde scope Verleden/toekomst Bedrijfsvoering en/of cultuur

10 Stappenplan duurzame toegankelijkheid

11 Aan de slag:

12 Wie? de archivaris én de informatiemanager én de cultuurambtenaar Én de bedrijfsvoering => Breng expertise samen!

13 Scenario keuze op basis van Stakeholderanalyse: Wie zijn de stakeholders Welke kansen liggen er Wat zijn de risico s Wat is de hoogste prioriteit => Gedeelde visie!

14 Keuze van de positie van een e-depot Bepalend voor: Overgebrachte fase Afgesloten zaak fase Procesfase (e-depot en/of proces specifieke applicaties) Dichter bij de procesfase betekent meer integratie met de informatiehuishouding van de overheid

15 Scenario keuze afwegingen: Positie e-depot Wat zelf, wat uitbesteden Efficiency Continuïteit Beschikbaarheid specialistische functies Bestuurlijke invloed/democratische legitimatie Regionale binding / emotie samenwerkingscultuur

16

17

18 Toekomst ongewis: We weten nog lang niet alles van de ideale (digitale) wereld We gaan mogelijk met een leverancier aan de slag waar we over een aantal jaren weer afscheid van gaan nemen We kiezen en implementeren mogelijk e-depot dat over een aantal jaren weer vervangen moet worden => De markt maar ook de eigen organisaties groeien en we moeten dus periodiek evalueren wat de volgende stap zal zijn

19 De veranderagenda beslaat een aantal jaren! Vraagt verder experimenteren En de bereidheid eigen resultaten te delen resultaten van anderen te adopteren resultaten weg te gooien en te vervangen te leren van elkaar

20 Weer een stap verder!

21 Randvoorwaarden: Strategisch Informatie Overleg (SIO) PCDA Cyclus Kwaliteitsbeleid Digitalisering en zaakgericht werken Vervanging Metadatering Organisatieverandering

22 Doel van de businesscase

23 Strategische keuzes zoals eerder benoemd: Welk van de vier scenario s? Positie fysiek archief Positie e-depot Taken archiefinstelling Rol en positie archivaris

24 Plan van aanpak: Eigenaar Sponsorgroep Helder en haalbaar doel Haalbare stappen Voldoende ruimte voor toetsing en bijstelling

25 Wat denkt U? Wie heeft er al een businesscase gemaakt? Wat waren de grootste opstakels?

26 Inhoud: Scope Strategische uitgangspunten Wat zelf doen, wat inkopen Rol/positie archivaris Stakeholders Beschrijving huidige situatie

27 Inhoud (2): Tijdhorizon Financiële aspecten Niet financiële aspecten (maatschappelijke kosten baten analyse) Gevolgen organisatie en bestuurlijke invloed Risico s van de alternatieven Wat is het advies!

28 Kostenmodel: Kostenveroorzakers voor het in stand houden van een e-depotvoorziening: De inzet van nieuwe functies (o.a. Preservering, E-conservator, gegevensbeheer, applicatiebeheer, functioneel beheer); Opleiding; Kosten van software; Kosten van hardware; Kosten van opslag; Kosten beschikbaar stellen (website); Externe/consultancy; Overhead (PIOFACH); Informatiebeveiliging; Organisatiekosten (bestuurskosten, kosten van samenwerking).

29 Kostenmodel: OIAS-model kent de functies: Opname Opslag Preservering Metadatabeheer Toegang Administratief beheer

30 Stappenplan Samenstelling projectteam (Welke expertise hebben we nodig) Projectplan (doorlooptijd, budget) Dan opstellen businesscase

31 Veel gemaakte fouten: 1 persoon stelt alleen de businesscase (BC) op Doelstelling BC sluit niet aan op strategie organisatie Wachten tot alles bekend is Alleen besluiten op cijfers Te rooskleurige inschattingen Geen tussentijdse evaluatie

32 Hulpvragen voor het uitwerken 1. Welke expertise is nodig, is die in huis of beschikbaar? 2. Wat is de omvang van de benodigde formatie (gespecificeerd naar discipline) (zie voorbeelden pilots); 3. Welke investeringen zijn noodzakelijk (zie voorbeelden pilots)? 4. Wat zijn de structurele lasten en baten (zie voorbeelden pilots)? 5. Wat zijn de eenmalige implementatiekosten (zie voorbeelden pilots)? 6. Wat zijn de voordelen/nadelen van de uitgewerkte optie(s)? 7. Wat betekent de optie voor kwetsbaarheid /continuïteit: hoe kan dit geborgd worden? 8. Hoe kan kennis en innovatie op peil gehouden worden? Wat doet de organisatie zelf en wat wordt ingekocht? Bij welke partijen kunnen we inkopen? Is aanbesteding noodzakelijk? Wat zijn de kosten van aanbesteding? Wat moet er (contractueel) geregeld worden (o.a. beschikbaarheid, continuïteit)? Wat zijn de risico s en welke maatregelen kunnen genomen worden?

33 Casusbeschrijvingen: voorbeelden met leerpunten: 1. Duurzaam archiveren raakt iedereen in de organisatie; 2. Zorg voor een breed gedragen visie en goede werkprocessen; 3. Betrek medewerkers bij de veranderingen, duidelijke communicatie is belangrijk; 4. Zorg dat de gekozen systemen de werkprocessen ondersteunen; 5. Standaardisatie van TMLO gebruik zal het alleen maar makkelijker maken om het proces van metadatering in hoge mate te automatiseren; Het op orde hebben van de informatiehuishouding van de zorgdrager vergemakkelijkt de overgang naar een e-depot.

34 Af

35 Beschikbaar materiaal voor hulp (o.a.): Voorbeelden van andere archiefinstellingen Handreiking aanbesteding Eisen voor e-depot voorzieningen E-depotmonitor Positionering van archiefinstellingen Op weg naar 2020 en verder..

36 Succes!!!!

37 Vragen?