REGIOBIJEENKOMST Archiefinnovatie Decentrale Overheden 14 december, Den Bosch WELKOM

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "REGIOBIJEENKOMST Archiefinnovatie Decentrale Overheden 14 december, Den Bosch WELKOM"

Robert Willemsen
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 REGIOBIJEENKOMST Archiefinnovatie Decentrale Overheden 14 december, Den Bosch WELKOM

2 REGIOBIJEENKOMST Archiefinnovatie Decentrale Overheden 15 december, Zwolle Jamil Jawad stuurgroep AIDO

3 Regionale bijeenkomsten 3

4 Special publiek denken Duurzaam toegankelijke informatie 4

5 Brandbrief Voorkom digitale dementie 5

6 Handreikingen professionals 6

7 Tweede Kamer - BZK 7

8 REGIOBIJEENKOMST Archiefinnovatie Decentrale Overheden 14 december, Den Bosch Herriët Heersink (ICTU)

9 Verleden, heden en toekomst: hoe goed hebben wij onze digitale informatiehuishouding op orde? Archiefinnovatie Decentrale Overheden 14/15 december 2016 Herriët Heersink, ICTU

10 Digitale wereld staat niet stil Fysieke en digitale werelden convergeren, als het gaat over informatiebeheer; Technologie als enabler én als pusher: digitale mobiliteit verandert onze samenleving; Publiek & politiek worden geconfronteerd met nieuwe kwesties, o.a. Kamervragen Archiefinnovatie Decentrale Overheden 14&15 december 2016

11 Andere dynamiek, andere aanpak Exploreren en experimenteren Werelden verbinden (semantiek!) De ICT bouwer De informatiespecialist De ICT ontwerper De archivaris De manager / bestuurder Archiefinnovatie Decentrale Overheden 14&15 december 2016

12 Hoe staan we ervoor? Behoefte aan inzicht (2016): Verkenning GDI en duurzaam archiveren/ toegankelijk (Archief 2020) Verkenning informatiehuishouding decentrale overheden (MinBZK) Kwantitatief onderzoek beleidsinformatie digitaal archiveren bij decentrale overheden Archiefinnovatie Decentrale Overheden 14&15 december 2016

13 Verkenningen Decentrale overheden zijn bezig met een inhaalslag, kaders en beleidsmatige handvatten zijn er in voldoende mate. De kunst is deze nu toe te passen met praktische hulpmiddelen; Implementatie van duurzame opslag en toegankelijkheid van informatie vereist grondig doordenken van informatieverwerking in de processen en hoe de systemen hier op in te regelen. Bij nieuwe systemen is dit relatief eenvoudig, bij legacy complex; Actieplan Zet in op implementatie en praktische uitvoering. Bied voorbeelden en hulpmiddelen als stimulans. Volg de voortgang en signaleer tijdig knelpunten Verbind werelden.

14 Kwantitatief onderzoek beleidsinformatie digitaal archiveren bij decentrale overheden (Archief2020) Stand 1 december 2016 Uitkomsten op hoofdlijnen AIDO bijeenkomsten 14 &15 december 2016

Uitkomsten kwalitatief onderzoek: essenties 1. Decentrale overheden over de hele linie actief aan het digitaliseren, vooruitgang is zichtbaar, bewustwording substantieel toegenomen; 2.

15 Uitkomsten kwalitatief onderzoek: essenties 1. Decentrale overheden over de hele linie actief aan het digitaliseren, vooruitgang is zichtbaar, bewustwording substantieel toegenomen; 2. werkprocessen grotendeels gedigitaliseerd, geen aantoonbare relatie tussen omvang van organisatie en mate van digitalisering. Informatiebeheer vaak nog met verschillende (soorten) systemen, grote diversiteit; 3. Archiefbewaarplaatsen in eigen beheer, bij streek- of regionaal archief of bij een regionaal historisch centrum. Het merendeel oriënteert zich op een e-depot of met voorbereidingen gestart ; 4. Niet geld of capaciteit maar kennis essentieel voor een digitale informatiehuishouding op orde. De rol van de Archivaris/ Informatiebeheerder als verbinder in ontwikkeling; 5. Actieve openbaarheid van alle informatie die daarvoor in aanmerking is in ontwikkeling. Ook social media begint voorzichtig een plek te krijgen. Wel behoefte aan meer houvast (beleid en prioriteitstelling). 15 Kwantitatief onderzoek beleidsinformatie digitaal archiveren bij decentrale overheden, 14 december 2016

16 Respons & onderzoeksaanpak kwantitatief onderzoek Begeleidingsgroep: VNG, IPO, UvW Online peiling uitgevoerd in oktober 2016 Inzicht in facts en figures van digitaal informatiebeheer bij decentrale overheden Alle gemeenten (389), provincies (12) en waterschappen (21) zijn benaderd. Voor gemeenten: gemeentesecretarissen op naam uitgenodigd voor deelname. Voor IPO en UvW hoofden Informatiebeheer &DIV Respons totaal: 54% 16 Kwantitatief onderzoek beleidsinformatie digitaal archiveren bij decentrale overheden, 14 december 2016

17 In welke mate heeft uw organisatie haar processen gedigitaliseerd? Het merendeel van de processen is gedigitaliseerd (informatieverwerking binnen werkprocessen). Nadere analyse leert dat de omvang van de organisatie hier geen invloed op heeft (geen relatie aangetroffen). Digitalisering is voorwaardelijk voor het efficiënt ondersteunen van zaakgericht werken: ca. 90% van de gemeenten werkt gedeeltelijk of geheel zaakgericht, ca. 83% van de waterschappen, ca. 50% provincies. Lage percentage provincies kan te maken hebben met relatief veel beleidsmatig werken, edoch, dat zou dan ook bij waterschappen van toepassing (moeten) zijn. 17 Kwantitatief onderzoek beleidsinformatie digitaal archiveren bij decentrale overheden, 14 december 2016

De rol en positie van de Archivaris of de Informatiebeheerder is ten opzichte van nulmeting in 2014 steviger geworden (o.a. als deelnemer aan SIO en vergelijkbare overleg: nu in ruim 50% van de organisaties).

18 Is digitaal informatiebeheer als herkenbaar onderdeel opgenomen in informatieplannen en beleid? Digitaal informatiebeheer wordt herkend en heeft daarmee positie gekregen in de organisatie. De rol en positie van de Archivaris of de Informatiebeheerder is ten opzichte van nulmeting in 2014 steviger geworden (o.a. als deelnemer aan SIO en vergelijkbare overleg: nu in ruim 50% van de organisaties). Maar er is nog voldoende ruimte voor verbetering! De archivaris/ archieffunctie wordt (meer) betrokken bij initiatie van projecten en beheervraagstukken: gemeenten bijvoorbeeld respectievelijk 57% en 41%, provincies 42% en 33%. 18 Kwantitatief onderzoek beleidsinformatie digitaal archiveren bij decentrale overheden, 14 december 2016

19 Heeft uw organisatie een kwaliteitssysteem om de kwaliteit van het proces van informatiebeheer en archivering te borgen? Waar het beeld in 2014 nog somber was over het gestructureerd omgaan met informatiebeheer, is in 2016 een kentering zichtbaar. 68 % geeft aan een kwaliteitssysteem te hebben of bezig te zijn met de ontwikkeling van een kwaliteitssysteem om de kwaliteit van het proces van informatiebeheer en archivering te borgen. 19 Kwantitatief onderzoek beleidsinformatie digitaal archiveren bij decentrale overheden, 14 december 2016

Digitale archivering/digitaal informatiebeheer Kunt u aangeven in hoeverre binnen uw organisatie al gebruik wordt gemaakt van een e-depotvoorziening?

20 Digitale archivering/digitaal informatiebeheer Kunt u aangeven in hoeverre binnen uw organisatie al gebruik wordt gemaakt van een e-depotvoorziening? Archiefbewaarplaatsen zijn over het geheel genomen in gelijke verhoudingen ondergebracht in eigen beheer, bij streek- of regionaal archief of bij een regionaal historisch centrum. Het merendeel van de organisaties oriënteert zich op het aansluiten op een e-depot ( > 60% gemeenten en waterschappen), een aantal is met de voorbereidingen gestart of is al aangesloten middels een pilot ( ca. 35%). In meerderheid wordt voorzien het e- depot in eigen beheer in te richten of aan te sluiten bij een regionale voorziening. 20 Kwantitatief onderzoek beleidsinformatie digitaal archiveren bij decentrale overheden, 14 december 2016

21 Wat is er in uw organisatie nog nodig om aan de gestelde eisen voor 'goed digitaal archiveren' te kunnen voldoen? Opvallend is dat men vooral behoefte heeft aan relevante expertise bij personeel, naast personele capaciteit. Dit is consistent met de waarneming dat men primair collega s in andere organisaties als kennisbron benadert om kennis en ervaring te delen (als aangegeven in eerdere antwoorden). 21 Kwantitatief onderzoek beleidsinformatie digitaal archiveren bij decentrale overheden, 14 december 2016

22 REGIOBIJEENKOMST Archiefinnovatie Decentrale Overheden 14 december, Den Bosch Wilma Delissen-van Tongerlo (burgemeester gemeente Peel en Maas)

23 REGIOBIJEENKOMST Archiefinnovatie Decentrale Overheden 14 december, Den Bosch Wim Reijnders (directeur West-Brabants Archief)

24 REGIOBIJEENKOMST Archiefinnovatie Decentrale Overheden 14 december, Den Bosch Jacco van Gastel (AIDO)

25 Toekomstbestendige archiefinstellingen december 2016 Jacco van Gastel Evert Obdeijn

26 De Handreiking gaat in op: Urgentie Kansen Scenario s Rol archiefinstelling/archivaris In de toolkit: Beslisboom/stappenplan Businesscase HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

27 Gebruiksaanwijzing: Als naslagwerk Als richtingwijzer Als inspiratiebron HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

28 Welke taken voeren archiefinstellingen uit? Archiefwettelijke taken Maatschappelijke rol Cultuur-educatie Overige dienstverlening 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

29 Het landschap: Er zijn ruim 200 archiefinstellingen: Zelfstandige archiefdienst Streekarchief RHC HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

30 Samenwerking bij gemeenten: HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

31 Wie is er gestart (mei 2016): Archiefinstellingen gestart met implementeren E-depot 28% ja nee 67% HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

32 Kansen: Openbaar en transparant bestuur Economische kansen Big data Ketensamenwerking (omgevingswet) Cultuur en erfgoed HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

33 Kansen voor de archiefstelling: Bedrijfsvoering: Adviseur informatiehuishouding Adviseur metadata, zoekfuncties Cultureel erfgoed: Verbinden partijen Open data beschikbaar stellen en verrijken. HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

34 Archiefinstelling in de toekomst ARCHIEF Insourcen? Opschalen? Cultuurtaak? HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

35 Scenario s (decentrale overheden): Zelf doen Huidige archiefinstelling Andere aanbieder Opschalen HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

36 Samenwerking: Schaalvraagstuk => optimale schaal? Netwerken Cultuur Splitsing fysiek en digitaal archief? HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

37 Rol archivaris: Twee aspecten: Informatiemakelaar Cultuurmakelaar Aanvullen competenties voor digitale taak? HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

38 Beslisboom HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

39 Samen aan de slag: Overheden en Archiefinstelling! HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

40 Aan de slag! HANDREIKING TOEKOMSTBESTENDIGE ARCHIEFINSTELLINGEN

41 REGIOBIJEENKOMST Archiefinnovatie Decentrale Overheden 14 december, Den Bosch filmpje Tussenbalans AIDO

Vergelijkbare documenten

VŅGLecieņbrief Duurzame toegankelijk heid van digitale informatie en Selectiemst 2017

VŅGLecieņbrief Duurzame toegankelijk heid van digitale informatie en Selectiemst 2017 Van: VNG Aan: OW-Info Onderwerp: Lbr. 17/045 - Duurzame toegankelijkheid van digitale informatie en Selectielijst 2017 Datum: donderdag 17 augustus 2017 10:07:05 Bekijk deze nieuwsbrief in uw browser VŅGLecieņbrief